Arbeitszeitregelung im Oberkirchenrat ab 1. Oktober 2007

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1 EVANGELISCHER OBERKIRCHENRAT STUTTGART, POSTFACH Telefon Sachbearbeiterin - Durchwahl Frau Sautter -505 AZ Nr. 118/5 An die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Oberkirchenrat Arbeitszeitregelung im Oberkirchenrat ab 1. Oktober 2007 Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aktuell gilt für den Dienstbetrieb im Oberkirchenrat die Arbeitszeitregelung im Oberkirchenrat ab 1. November Die Arbeitsrechtliche Kommission hat am 21. Juli 2006 beschlossen, den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) in der für die Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände geltenden Fassung mit Wirkung vom 1. Oktober 2006 in den Geltungsbereich der KAO zu übernehmen. Eine Überarbeitung der bisherigen Bekanntgabe zur Arbeitszeitregelung im Oberkirchenrat (vom 23. Oktober 2003, AZ Nr. 112/5) war daher erforderlich. Die Änderungen gegenüber der seitherigen Arbeitszeitregelung sind durch Unterstreichung gekennzeichnet. Ab 1. Oktober 2007 gilt folgende Regelung: 1. Wochenarbeitszeit Die durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt für alle vollbeschäftigten privatrechtlich angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Oberkirchenrat 40 Stunden. Die durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt für alle vollbeschäftigten öffentlich-rechtlich beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einschließlich der Pfarrerinnen und Pfarrer im Oberkirchenrat 42,5 Stunden. 2. Tägliche Regelarbeitszeit Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt für alle vollbeschäftigten privatrechtlich angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter pro Arbeitstag 8 Stunden. Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt für alle vollbeschäftigten öffentlich-rechtlich beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einschließlich der Pfarrerinnen und Pfarrer 8 Std. 30 Min.

2 Die Arbeitszeit ist als Regelarbeitszeit auf die Werktage Montag bis Freitag verteilt: 7:45 bis 16:30 Uhr für alle vollbeschäftigten privatrechtlich angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 7:45 bis 17:00 Uhr für alle vollbeschäftigten öffentlich-rechtlich beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einschließlich der Pfarrerinnen und Pfarrer Infolge der gleitenden Arbeitszeit (Ziff. 3) ist die Regelarbeitszeit nur noch für Dienstbereitschaften, Arbeitszeitermittlungen usw. von Bedeutung. Zu Nr. 2: Während der täglichen Regelarbeitszeit müssen der Empfang sowie die Telefonzentrale besetzt, der Hausdienst und die Fahrbereitschaft erreichbar sein. Freitags müssen der Empfang / die Telefonzentrale bis 15:30 Uhr besetzt, und der Hausdienst und die Fahrbereitschaft bis 15:00 Uhr erreichbar sein. 3. Gleitende Arbeitszeit Beim Oberkirchenrat ist die gleitende Arbeitszeit eingeführt. 3.1 Die Kontaktzeit ist mit Ausnahme der Pausen (Ziff. 4) festgelegt auf Montag bis Donnerstag 9:00 bis 16:00 Uhr, Freitag 9:00 bis 12:30 Uhr. 3.2 Es wird davon ausgegangen, dass die Mitarbeiter/innen während der Kontaktzeit in ihrem Arbeitsbereich erreichbar sind, sofern sie nicht dienstlich abwesend sind. Bei nicht nur kurzzeitiger Abwesenheit vom Arbeitsplatz ist in gegenseitigem Einvernehmen der Telefonanschluss auf eine/n andere/n Mitarbeiter/in umzuschalten. Bei längerer Abwesenheit (z. B. Urlaubsabwicklung) empfiehlt es sich, auch die Telefonzentrale zu informieren. 3.3 Die Dienstbereitschaft ist Montag bis Donnerstag während der Kontaktzeit, Freitag bis 15:00 Uhr zu gewährleisten. Diese Erreichbarkeit ist zur (internen) Kommunikation erforderlich und dient darüber hinaus dazu, dass auch eingehende Anfragen qualifiziert beantwortet werden können. 3.4 Der früheste Arbeitsbeginn wird auf 6:30 Uhr, der späteste Arbeitsschluss auf 18:30 Uhr festgelegt. Sollen Arbeitsstunden, die über diesen Zeitraum hinausgehen, oder Arbeitsstunden an sonstigen freien Tagen auf die Arbeitszeit angerechnet werden, so bedarf dies der Genehmigung des Vorgesetzten. Diese Genehmigung ist in der Arbeitszeitliste zu vermerken. 3.5 Die täglichen Pausen werden auf die Arbeitszeit nicht angerechnet. 3.6 Sofern die dienstlichen Belange dies zulassen, kann jede/r Mitarbeiter/in im Einvernehmen mit ihrer/em / seiner/m Vorgesetzten innerhalb eines 5-Wochen- Zeitraums (Zeitraum der Arbeitszeitliste) zweimal bis zu maximal 8 bzw Stunden Arbeitszeit ausgleichen. Bei Zeitausgleich an einem Vor- oder Nachmittag muss der Dienst dabei spätestens 12:45 Uhr angetreten sein bzw. kann frühestens um 12:00 Uhr beendet

3 Zu Nr. 3: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind anzuhalten, die Arbeitszeit bzw. die Kontaktzeit einzuhalten. Für persönliche Angelegenheiten ist grundsätzlich die Zeit außerhalb der Arbeitszeit bzw. der Kontaktzeit zu verwenden. Die Ausweitung des Zeitausgleichsrahmens (bis zu zwei Arbeitstagen) sowie die Gewährung von arbeitsfreien Tagen gibt ausreichend Gelegenheit hierzu. Ausnahmen können nur in begründeten Fällen vom Dienstvorgesetzten genehmigt werden, sofern die dadurch ausfallende Arbeitszeit ausgeglichen wird. Akute Erkrankungen, die zu Ausfallzeiten führen und einer Arbeitsunfähigkeit gleichgestellt sind, führen nicht zur Verkürzung der Arbeitszeit. Muss eine ärztliche Behandlung während der Arbeitszeit erfolgen, so erfolgt die Freistellung für die erforderliche nachgewiesene Abwesenheitszeit. Neben der ärztlichen Behandlung sind auch die ärztliche Untersuchung sowie die ärztlich verordnete Behandlung erfasst. Grundsätzlich gilt, dass sich der Mitarbeiter, bzw. die Mitarbeiterin bemühen muss, den Arzttermin zunächst außerhalb der Arbeitszeit zu erhalten. Hierzu sind ggf. auch alle Möglichkeiten der Gleitzeitgestaltung zu nutzen. Nur wenn dies nicht zum Erfolg führt, besteht Anspruch auf Freistellung für die erforderliche, nachgewiesene Abwesenheitszeit. Der Nachweis ist ggf. durch eine schriftliche Bescheinigung des Arztes oder in sonst glaubhafter Weise zu führen. Ein Anspruch kann jedoch nur entstehen, wenn der Mitarbeiter, bzw. die Mitarbeiterin nicht bereits aus anderen Gründen von der Arbeitsleistung freigestellt ist, z. B. bei ärztlich bescheinigter Arbeitsunfähigkeit oder wegen Urlaubs oder bereits festgelegter Arbeitszeitverkürzungstage. Dienstbefreiung (d. h. Fehlzeiten ohne Arbeitszeitausgleich) kann auf entsprechenden begründeten Antrag nur durch das Referat Interne Verwaltung gewährt Dasselbe gilt auch für nicht nur im Einzelfall vorgesehene Abweichungen von der Kontaktzeit. Die darüber hinaus geltenden Dienstbefreiungsvorschriften (z. B. 29 KAO) sind anzuwenden. 4. Pausen 4.1 Die täglichen Arbeitspausen sind zu erfassen und in der Arbeitszeitliste zu vermerken. 4.2 Die Mittagspause kann ab 12:00 Uhr angetreten Sie ist spätestens um 14:00 Uhr zu beenden und darf aus Gründen des Arbeitsschutzes 30 Minuten nicht unterschreiten. 4.3 Die tägliche Pausenzeit (mindestens 45 Minuten) kann auf zwei Pausen verteilt

4 4.4 Tägliche Pausenzeiten unter 45 Minuten können nicht geltend gemacht Sonstige Arbeitsunterbrechungen sind in der Arbeitszeitliste als Pausenzeit zu vermerken. Die tägliche Gesamtsumme der Pausen darf zwei Stunden nicht überschreiten. Zu Nr. 4: Bei einer täglichen Arbeitszeit über sechs Stunden kann auf die Pausenzeiten nicht verzichtet Bei der weiteren Flexibilisierung der Arbeitszeit wird die Einhaltung und genaue Erfassung der Arbeitspausen erwartet. 5. Arbeitszeitausgleich durch die Gewährung freier Tage (Arbeitszeitverkürzungstage - AZV-Tage) Die Arbeitszeiterhöhung im Bereich des Landes und der Kommunen wurde im KAO- Bereich in der Weise umgesetzt, dass die privatrechtlich angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Arbeitsverhältnisse unter die KAO fallen, statt bisher an acht Arbeitstagen pro Kalenderjahr nur noch an drei Arbeitstagen pro Kalenderjahr auf Antrag von der Arbeit freigestellt werden (AZV-Tage). Für die öffentlich-rechtlich beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einschließlich der Pfarrerinnen und Pfarrer ergibt sich dadurch keine Änderung, d.h. sie können weiterhin im ersten Kalenderhalbjahr auf Antrag an vier Arbeitstagen und im zweiten Kalenderhalbjahr auf Antrag an fünf Arbeitstagen von der Arbeit freigestellt Für öffentlich-rechtlich beschäftigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einschließlich der Pfarrerinnen und Pfarrer ist es zulässig, pro Halbjahr bis zu zwei AZV-Tage wieder in Arbeitszeit umzurechnen (Regelarbeitszeit) und diese in die Arbeitszeitermittlung einzubringen. Durch Vereinbarung zwischen Mitarbeitervertretung und Dienststellenleitung besteht die Möglichkeit, Arbeitszeitausgleichstage auch für die Mitarbeiterschaft allgemein festzulegen. Zu Nr. 5: Die arbeitsfreien Tage sind in ihrer Rechtsqualität nicht dem Erholungsurlaub gleichgestellt. Deshalb verfallen die arbeitsfreien Tage, wenn sie nicht innerhalb des jeweiligen Kalenderjahres in Anspruch genommen Eine Übertragung auf das folgende Kalenderjahr ist nicht möglich. Eine Wartefrist für eine/n neu eingestellte/n Mitarbeiter/in besteht nicht, d. h. der Anspruch auf die arbeitsfreien Tage kann auch bereits innerhalb der Probezeit geltend gemacht Beginnt oder endet das Dienstverhältnis im Laufe des Kalenderhalbjahres, beträgt der Anspruch jedoch 1/12 der arbeitsfreien Tage für jeden vollen Beschäftigungsmonat innerhalb des Kalenderjahres. Ergeben sich bei der Berechnung Bruchteile von arbeitsfreien Tagen, werden diese auf volle Stunden aufgerundet.

5 Arbeitstage im Sinne dieser Bestimmungen sind alle Kalendertage, an denen die/der Mitarbeiter/in betriebsüblich zu arbeiten hat oder zu arbeiten hätte, mit Ausnahme der auf Arbeitstage fallenden gesetzlichen Feiertage, für die kein Freizeitausgleich gewährt wird. Bei den arbeitsfreien Tagen handelt es sich um eine Arbeitszeitregelung, die in den Arbeitszeitlisten und somit in den einzelnen Dezernaten, Referaten bzw. Geschäftsstellen abzuwickeln sind. Die Vormerkung erfolgt in der Arbeitszeitliste. Ein entsprechendes Kontrollblatt für den Dienstvorgesetzten wurde im Hause verteilt. Die Vorlage der Übersicht an das Referat Interne Verwaltung bleibt vorbehalten. Weitere Exemplare können beim Hausdienst angefordert Bei der zeitlichen Festlegung der arbeitsfreien Tage sind die Wünsche der/des Mitarbeiters/in zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende dienstliche Belange oder Wünsche anderer Mitarbeiter/innen, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen, entgegenstehen. Wird die/der Mitarbeiter/in an dem für die Freistellung vorgesehenen Tag aus dienstlichen bzw. betrieblichen Gründen zur Arbeit herangezogen, ist die Freistellung innerhalb desselben Kalenderjahres nachzuholen. Eine Nachholung in anderen Fällen ist nicht zulässig. Im Blick auf die erweiterten Zeitausgleichsmöglichkeiten können einzelne Arbeitszeitausgleichstage (AZV-Tage) nicht geteilt Auch nicht am Reformationsfest (31. Oktober, vgl. zu Nr. 7). 6. Arbeitszeitaufzeichnung Zur Selbstkontrolle und um dem Vorgesetzten zu ermöglichen, einen Überblick über die geleistete Arbeitszeit zu erhalten, sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verpflichtet, Aufzeichnungen über die tägliche Arbeitszeit zu führen. Hierzu ist von jeder Mitarbeiterin bzw. von jedem Mitarbeiter eine Arbeitszeitliste zu führen. Bei der Feststellung der täglichen Arbeitsstunden sind die Pausen (siehe Ziff. 4) zu berücksichtigen. Zu Nr. 6: Die bisherigen Arbeitszeitlisten sind weiterhin gültig und können beim Versand angefordert Die EDV-Arbeitszeitliste ist im öffentlichen Ordner bereitgestellt und weiterhin gültig. Sie basiert auf einer regelmäßigen, auf alle Wochentage gleich verteilten Arbeitszeit. Bei Abweichungen hiervon ist das EDV-Formular jeweils individuell anzupassen wobei selbstverständlich gewährleistet sein muss, dass die Arbeitszeit korrekt erfasst und berechnet wird. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter legen die Aufzeichnungen über die Arbeitszeit jeweils unmittelbar nach Ablauf von 5 Wochen dem Dienstvorgesetzten vor. Der Dienstvorgesetzte überwacht die Einhaltung der vorliegenden Arbeitszeitregelung und bewahrt die Aufzeichnungen für einen Jahreszeitraum auf. Eine Vorlage der Arbeitszeitlisten an das Referat Interne Verwaltung bleibt vorbehalten.

6 Ein Über- und Unterschreiten der regelmäßigen Arbeitszeit sollte möglichst während eines Fünfwochenzeitraums ausgeglichen Ist dieser Zeitraum zum Ausgleich nicht ausreichend, so kann der Ausgleich in einem der folgenden Abrechnungszeiträume erfolgen. Die Übertragung von Mehrarbeitsstunden auf den folgenden Abrechnungszeitraum ist auf max. 16 Arbeitsstunden begrenzt. Darüber hinaus nicht ausgeglichene Arbeitszeit verfällt. Im Rahmen der Flexibilisierungsmaßnahme kann in besonderen Ausnahmesituationen eine darüber hinausgehende Übertragung durch das Referat Interne Verwaltung genehmigt Ein Unterschreiten der regelmäßigen Arbeitszeit eines Fünfwochenzeitraums ist auf max. 16 Stunden begrenzt. Dienstreisen sind in den Aufzeichnungen über die Arbeitszeit zu kennzeichnen. Entsprechend 8 Abs. 10 KAO gilt hierzu: Dienstreisen werden mit ihrer tatsächlichen Dauer (dienstliche Inanspruchnahme am auswärtigen Geschäftsort und Reisezeit) als Arbeitszeit angerechnet, höchstens jedoch mit 10 Stunden täglich. 7. Dienstbefreiung/dienstfreie Tage Am Gründonnerstag, am Heiligen Abend und am 31. Dezember ist dienstfrei. Am Reformationsfest (31. Oktober) endet der Dienst um 12:00 Uhr. Zu Nr. 7: Die Dienstbefreiung am Reformationsfest wird den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gewährt, die an diesem Tag auch tatsächlich im Dienst sind. Wer an diesem Tag Erholungsurlaub in Anspruch nimmt, muss sich einen Urlaubstag anrechnen lassen. Dasselbe gilt für die Arbeitszeitverkürzungstage und den Arbeitszeitausgleich. Wer an diesem Tag seinen Dienst vor 7:45 Uhr antritt, kann diese Arbeitszeit zusätzlich zu der regelmäßigen Arbeitszeit vermerken. Wer an diesem Tag seinen Dienst nach 7:45 Uhr antritt, kann nur entsprechend weniger Arbeitszeit als die regelmäßige Arbeitszeit an diesen Tagen vermerken. Zusammen mit der Mitarbeitervertretung vertraut die Dienststellenleitung weiterhin darauf, dass Sie von der Ihnen ermöglichten individuellen Gestaltung und Erfassung Ihrer Arbeitszeit einen verantwortlichen Gebrauch machen. Mit freundlichen Grüßen Rupp Oberkirchenrätin

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