Projektleistungen Dorfstrasse 143 CH Kilchberg Telefon 01 / Telefax 01 /

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1 Projektleistungen Projektleistungen Seite 1

2 Projektleistungen Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. ALLGEMEIN 5 2. STAMMDATEN FÜR DIE PROJEKTLEISTUNG ALLGEMEINE STAMMDATEN STAMMDATEN LEISTUNGSERFASSUNG STAMMDATEN MITARBEITER 5 3. ÖFFNEN DER PROJEKTLEISTUNGEN BILDSCHIRMANZEIGE 6 4. BILDSCHIRMAUFTEILUNG IN DEN PROJEKTLEISTUNGEN STUNDENEINTRÄGE SPESENEINTRÄGE 8 5. ARBEITEN MIT DEN PROJEKTLEISTUNGEN EINGABE DER ARBEITSZEIT VERSCHIEDENE ZEITEINTRÄGE FÜR DAS GLEICHE PROJEKT AM GLEICHEN TAG ERFASSEN PROJEKT-INFORMATIONEN BUDGETINFORMATIONEN NACHKALKULATIONS-INFORMATIONEN EINGABE DER SPESEN SPEICHERN ÄNDERUNG BEREITS ERFASSTER ARBEITSZEIT ANZEIGEN EINES ZEITEINTRAGES ZEITEINTRÄGE LÖSCHEN AUSWERTUNGEN STARTEN DATEN FÜR DIE AUSWERTUNG AUSWÄHLEN ZUSÄTZLICHE AUSWERTUNGEN DER PROJEKTLEISTUNGEN 15 Projektleistungen Seite 3

4 - 8. SPEZIELLE AUSWERTUNGEN DER PROJEKTLEISTUNGEN AUSWERTUNG ARBEITSSTUNDEN AUSWERTUNG LEISTUNGSERFASSUNG ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN DER PROJEKTLEISTUNGEN ZEITBERECHUNG STARTEN UMBUCHUNGEN ZEIT UMBUCHUNGEN SPESEN EINTRÄGE FIXIEREN / DEFIXIEREN SELEKTIERTE EINTRÄGE FIXIEREN EINTRÄGE VERRECHNEN SELEKTIERTE EINTRÄGE VERRECHNEN AUSWERTUNG ARBEITSSTUNDEN AUSWERTUNG PROJEKTLEISTUNGEN PROJEKTSTATUSBERICHT 21 Projektleistungen Seite 4

5 1. Allgemein Grundsätzlich funktioniert das Modul Projektleistungen genau gleich wie die Projektleistungen. Der Unterschied besteht lediglich in der Bildschirmdarstellung. In den Projektleistungen werden Stunden und Spesen für jeden Mitarbeiter auf dem Bildschirm dargestellt, in den Projektleistungen werden die Stunden und Spesen für jedes Projekt dargestellt. 2. Stammdaten für die Projektleistung Um ein sinnvolles Erfassen der Projektleistungen zu gewährleisten, sollten folgende Stammdaten vor dem Eintragen von Stunden oder Spesen, auf Ihre Bedürfnisse angepasst sein: 2.1 allgemeine Stammdaten Tätigkeiten Verrechnungsart 2.2 Stammdaten Leistungserfassung Spesensätze 2.3 Stammdaten Mitarbeiter 3. Öffnen der Projektleistungen Wählen Sie im Treemenu Agenda / Projektleistungen. Projektleistungen Seite 5

6 3.1 Bildschirmanzeige Beim Aufstarten des Programms erscheint jeweils der zuletzt bearbeitete Mitarbeiter. Mit Doppelklick oder über den Button können Sie jeweils den gewünschten Mitarbeiter im Mitarbeiterfeld auswählen. Ausserdem erscheint der Mitarbeiter, wenn Sie die ersten paar Buchstaben des Nachnamens eingeben und mit dem Tabulator das Feld verlassen. Das Datum definiert lediglich die Anzeige im Fenster. Wählen Sie ein Datum, danach können Sie Tag / Woche oder Monat mit einem entsprechenden Knopf definieren. Es wird dann auf dem Bildschirm der gewählte Tag, die Woche oder der Monat in welchem sich dieser Tag befindet angezeigt. Falls nur einige Datensätze dargestellt werden, können Sie mit dem Befehl Daten aktualisieren alle bereits erfassten Datensätze anzeigen. Extras Optionen Über die Buttons Tag, Woche oder Monat definieren Sie die welcher Zeitraum auf dem Bildschirm angezeigt werden soll. Das Programm nimmt jeweils das gewählte Datum und zeigt diesen Tag. Sind Woche oder Monat angewählt, wird die Woche oder der Monat in welchem sich dieser Tag befindet angezeigt. Wählen Sie hier das entsprechende Projekt Wenn Sie hier keinen Mitarbeiter auswählen, erscheinen die Daten aller Mitarbeiter für dieses Projekt Stundeneinträge Speseneinträge Projektleistungen Seite 6

7 4. Bildschirmaufteilung in den Projektleistungen Das jeweils aktive Modul wird blau hinterlegt. Wenn Sie also einen Zeiteintrag vornehmen möchten, muss Zeiterfassung blau hinterlegt sein. Dann werden die Befehle für die Zeiterfassung angewandt. Um Zeit- oder Spesenerfassung zu aktivieren, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Begriff. Der aktive Bereich wird dann blau. Hier können Sie zwischen der Stunden- und der Spesenerfassung wechseln. Klicken Sie einfach den gewünschten Begriff an. Projektleistungen Seite 7

8 4.1 Stundeneinträge Im oberen Bereich des Bildschirms können Sie Stundeneinträge erfassen und bearbeiten. 4.2 Speseneinträge Im unteren Bereich des Bildschirms können Sie Speseneinträge erfassen und bearbeiten. Projektleistungen Seite 8

9 5. Arbeiten mit den Projektleistungen Die nachstehend beschriebenen Befehle werden sowohl in der Zeit- als auch in der Spesenerfassung verwendet. Es wird nachstehend die Hilfe zur Zeiterfassung erklärt, die Spesenerfassung funktioniert analog. 5.1 Eingabe der Arbeitszeit 1. Starten Sie Cumulus. 2. Wählen Sie Agenda / Projektleistungen. 3. Es erscheint nun das Projekt, welches zuletzt bearbeitet wurde mit allen erfassten Datensätzen für den gewählten Tag / Woche / Monat oder evtl. Mitarbeiter Bildschirmanzeige 4. Setzen Sie den Mauszeiger in den Bereich der Zeiterfassung. 5. Wählen Sie Datensatz hinzufügen, um Arbeitsstunden zu erfassen 6. Nun können Sie den Mitarbeiter definieren, für welchen Arbeitsstunden erfasst werden sollen. Dieser Mitarbeiter muss nicht unbedingt mit demjenigen, welcher auf dem Bildschirm angezeigt wird, übereinstimmen. 7. Wählen Sie nun unter Projekt das Projekt auf welches die Arbeitsstunden gebucht werden sollen. 8. Nun definieren Sie das Datum für den Zeiteintrag. ACHTUNG: Das Programm schlägt automatisch den heutigen Tag vor. Falls Sie die Daten für einen anderen Tag vor- oder nacherfassen möchten, müssen Sie jetzt das Datum definieren. Projektleistungen Seite 9

10 9. Geben Sie nun die geleistete Arbeitszeit ein. Dies geschieht entweder indem Sie jeweils am Vor- und Nachmittag die effektiven vierstellig Arbeitszeiten eintragen, das Programm berechnet dann die Zeiten automatisch, oder gehen Sie direkt unter totale Arbeitsstunden und geben Sie die Zeit ein. (Beispiel : also entweder 0800 bis 1200 oder direkt 4 Std.). Wenn Sie die Zeit direkt eingeben beachten Sie bitte, dass es sich um eine dezimale Eingabe handelt. Wenn Sie also 8 Stunden und 15 Minuten gearbeitet haben, geben Sie 8.25 ein. 10. Falls Sie für diesen Zeiteintrag Überzeit geleistet haben, aktivieren Sie den entsprechenden Button. 11. Geben Sie nun die geleistete Tätigkeit und Verrechnungsart ein. 12. Falls Sie Bemerkungen hinzufügen möchten, gehen Sie nun auf den Button Bemerkungen. Sobald Sie diesen aktiviert haben, erscheint ein Bemerkungsfeld, in welchem Sie Ihre Notizen einfügen können. 13. Speichern Sie den erfassten Datensatz 5.2 Verschiedene Zeiteinträge für das gleiche Projekt am gleichen Tag erfassen Über den Button Eingabemaske wechseln gelangen Sie in ein neues Eingabefenster. In diesem können Sie für das gleiche Projekt verschiedene Tätigkeiten und Verrechnungsarten eingeben. Das Programm macht aus jedem Eintrag einen separaten Datensatz. Projektleistungen Seite 10

11 6. Projekt-Informationen In der Leistungserfassung steht Ihnen ein Projekt- Info Fenster zur Verfügung, in welchem die aktuellen Budget und Nachkalkulations-Daten aufgeführt sind. Im Handbuch des jeweiligen Moduls werden Sie auf diese Projekt-Info Fenster hingewiesen. Wenn Sie auf diesen Button klicken, erscheint das Fenster Projektinformationen. Dieses Fenster bietet 2 Register mit Informationen zum jeweiligen Bereich. 6.1 Budgetinformationen Im Register Budget erscheinen alle Informationen (gerechnet je nach Einstellung der Konfiguration) mit Projektansätzen oder Nachkalkulationsansätzen. Projektleistungen Seite 11

12 6.2 Nachkalkulations-Informationen Im Register Nachkalkulation wird immer mit Nachkalkulationsansätzen gerechnet. Das heisst, dass im Register NAKA die effektiven Kosten für das Projekt angezeigt werden. Projektleistungen Seite 12

13 6.3 Eingabe der Spesen 1. Starten Sie CUMULUS. 2. Wählen Sie Agenda / Projektleistungen. 3. Es erscheint nun das Projekt, welches zuletzt bearbeitet wurde mit allen erfassten Datensätzen für den gewählten Tag / Woche / Monat oder evtl. Mitarbeiter Bildschirmanzeige 4. Klicken Sie auf Spesenerfassung. Es wird nun diese Zeile blau. 5. Wählen Sie Datensatz hinzufügen, um neue Spesen zu erfassen 6. Nun können Sie den Mitarbeiter definieren, für welchen Spesen erfasst werden sollen. Dieser Mitarbeiter muss nicht unbedingt mit demjenigen, welcher auf dem Bildschirm angezeigt wird, übereinstimmen. 7. Wählen Sie nun unter Projekt das Projekt auf welches die Spesen gebucht werden sollen. 8. Nun definieren Sie das Datum für den Zeiteintrag. ACHTUNG: Das Programm schlägt automatisch den im Datumsfeld eingetragenen Tag vor. Falls Sie die Daten für einen anderen Tag vor- oder nacherfassen möchten, müssen Sie jetzt das Datum definieren. 9. Wählen Sie nun die gewünschte Spesenart mit F5 oder über den Button. Sie können die Beschreibung überschreiben falls Sie es wünschen. Projektleistungen Seite 13

14 10. Geben Sie den Preis für die gewählte Spesenart ein oder übernehmen Sie den Vorschlag des Programms 11. Definieren Sie die Anzahl der jeweiligen Spesenart 12. Falls Sie Bemerkungen hinzufügen möchten, gehen Sie nun auf den Button Bemerkungen. Sobald Sie diesen aktiviert haben, erscheint ein Bemerkungsfeld, in welchem Sie Ihre Notizen einfügen können. 6.4 Speichern Speichern Speichern + 1 Tag OK Speichern dieses Datensatzes, danach weitere Eingaben. Speichert diesen Datensatz und springt einen Tag weiter, Speichert den erfassten Datensatz und verlässt das Eingabefeld. 6.5 Änderung bereits erfasster Arbeitszeit Achtung: Zeiteinträge können nur geändert werden, solange sie nicht fixiert sind Zeiteinträge fixieren / defixieren 1. Markieren Sie den zu ändernden Zeiteintrag 2. Wählen Sie Datensatz ändern 3. Geben Sie die gewünschten Änderungen ein 4. Speichern Sie Ihre Änderungen 6.6 Anzeigen eines Zeiteintrages Wählen Sie Datensatz anzeigen oder Sie doppelklicken Sie den anzuzeigenden Datensatz. Dieser Befehl hat eine rein anzeigende Funktion. Sie können nichts am Eintrag ändern. 6.7 Zeiteinträge löschen Mit Datensatz löschen wird ein einzelner Datensatz definitiv gelöscht. Mit Mehrfach Datensätze löschen, können mehrere Einträge gleichzeitig gelöscht werden.!!!!!achtung: Wenn ein Zeiteintrag gelöscht wird, werden alle damit zusammenhängenden Daten wie: Arbeitsstunden, Rapporte, Rechnungen etc. mit gelöscht. Ein Zeiteintrag sollte daher nicht mehr gelöscht werden, sobald er mit anderen (z.b. Rechnungen) verbunden ist. Projektleistungen Seite 14

15 7. Auswertungen starten Für jedes Modul stehen Ihnen eine oder mehrere Auswertungen zur Verfügung. Grundsätzlich werden die auf dem Bildschirm aufgelisteten Daten ausgewertet. Wenn Sie nur bestimmte Daten auswerten möchten müssen Sie die Daten für die Auswertungen auswählen: 7.1 Daten für die Auswertung auswählen Sie können Filter setzen (entweder in der Filterzeile oder wenn vorhanden, mit Suche eingrenzen ), um die gewünschte Auswahl zu treffen. Sie können jedoch auch mit der Ctrl oder der Shift-Taste und der Maus einige Datensätze selektieren. Es werden dann nur diese selektierten Datensätze auf die Auswertung übernommen. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie den Befehl Auswertung starten. Falls nur eine Auswertung zur Verfügung steht, startet diese automatisch. Falls mehrere Auswertungen vorhanden sind, gelangen Sie nun in die Auswahl der vorhandenen Auswertungen. Nachdem Sie die gewünschte Auswertung angewählt haben, erfolgt diese Anfrage: 1. Wählen Sie nun, ob Sie das Dokument zur Ansicht auf den Bildschirm laden, ansehen und später ausdrucken wollen. 2. Oder Sie wählen Vorabzug auf 1 Blatt, dann wird das Dokument direkt auf dem Standardschacht des Druckers gedruckt. 3. Als dritte Variante können Sie Original nach Konfiguration wählen. Damit wird die gewählte Auswertung direkt auf einen speziellen Schacht Ihres Druckers umgeleitet und ausgedruckt. Handbuch Allgemeine Informationen / Auswertungen starten 7.2 Zusätzliche Auswertungen der Projektleistungen In den Projektleistungen stehen Ihnen zusätzlich die folgenden Auswertungen unter dem Menu Projektleistungen zur Verfügung. Diese sind auf den folgenden Seiten näher erläutert. Projektleistungen Seite 15

16 8. Spezielle Auswertungen der Projektleistungen Nebst den normalen Auswertungen, welche Sie unter dem Befehlssatz mit der rechten Maustaste aufrufen können, stehen Ihnen in der Leistungserfassung unter dem Menu Leistungserfassung folgende spezielle Auswertungen zur Verfügung: 8.1 Auswertung Arbeitsstunden In dieser Auswertung wählen Sie den Mitarbeiter und geben einen von Ihnen gewählten Zeitraum ein. Sie erhalten dann eine detaillierte Aufstellung über produktive und unproduktive Stunden, Soll- und Ist-Stunden, Gleitzeit- und Ferienanspruch sowie eine Liste der durchgeführten Umbuchungen Umbuchungen Zeit. Es wird jeweils die gewählte Auswertungsperiode dem ganzen Jahr gegenüber gestellt. Projektleistungen Seite 16

17 8.2 Auswertung Leistungserfassung Mit der Auswertung Leistungserfassung steht Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung. 1. Wählen Sie den Mitarbeiter, für welchen Sie eine Auswertung erstellen möchten. Falls kein Mitarbeiter angewählt ist, wird die Auswertung für alle aktiven Mitarbeiter erstellt. 2. Wählen Sie das Projekt, für welches Sie eine Auswertung erstellen möchten. Falls kein Projekt ausgewählt ist, wird die Auswertung für alle aktiven Projekte erstellt. 3. Definierten Sie nun den Zeitraum für die Auswertung. 4. Wählen Sie die gewünschte Auswertung: Projektleistungen Seite 17

18 9. Zusätzliche Funktionen der Projektleistungen Unter dem Menu Projektleistungen in der Menuzeile finden Sie folgende zusätzlichen Dienste und Auswertungen: 9.1 Zeitberechung starten Mit diesem Befehl werden alle Daten neu berechnet. Führen Sie diesen Befehl aus, wenn bei einem Mitarbeiter viele Einträge geändert oder Umbuchungen vorgenommen wurden. Sie können den Mitarbeiter und die Zeitperiode wählen. Die Neuberechung kann einige Minuten dauern. 9.2 Umbuchungen Zeit In diesem Befehl können Sie Umbuchungen für Zeiteinträge vornehmen. Wenn sich z.b. ein Mitarbeiter Überzeit oder Gleitzeit auszahlen lässt. Beim Öffnen dieses Programmteils erscheint ein Fenster mit allen vorgenommen Umbuchungen für alle Mitarbeiter. Wählen Sie Datensatz hinzufügen um eine neue Umbuchung vorzunehmen. Bestimmen Sie den Mitarbeiter. Danach definieren Sie das Datum, an welchem die Umbuchung vorgenommen wird. In der Regel werden Umbuchungen höchsten halb- oder jährlich vorgenommen. Beschreiben Sie die Art der Umbuchung (z.b. Auszahlung von 50 Überstunden Januar - Dezember 02). Danach geben Sie die umzubuchende Zeit ein. Setzen Sie ein Minus vor die abgebuchte Zeit bei Auszahlungen. Ohne Vorzeichen wird der eingetragene Wert addiert. Projektleistungen Seite 18

19 9.3 Umbuchungen Spesen In diesem Befehl können Sie Umbuchungen für Speseneinträge vornehmen. Beim Öffnen dieses Programmteils erscheint ein Fenster mit allen vorgenommen Umbuchungen für alle Mitarbeiter. Wählen Sie Datensatz hinzufügen um eine neue Umbuchung vorzunehmen. Bestimmen Sie den Mitarbeiter. Danach definieren Sie das Datum, an welchem die Umbuchung vorgenommen wird. Beschreiben Sie die Art der Umbuchung. 9.4 Einträge fixieren / defixieren Mit diesem Befehl fixieren Sie Zeit- und Speseneinträge. Im umgekehrten Fall können Sie bereits fixierte Einträge mit defixieren, also wieder zur Bearbeitung freigeben. Diese Rechte haben jedoch nur bestimmte Benutzer (Administratoren). Fixierte Einträge können von den Benutzern nicht mehr geändert werden. Projektleistungen Seite 19

20 Fixieren Defixieren Markieren Sie das Kastchen Fixieren und wählen Sie den gewünschten Zeitraum. Ausserdem muss das Kästchen ausführen angewählt sein. Diese Kriterien können Sie unabhängig voneinander bei den Zeit- oder Speseneinträgen wählen. Markieren Sie das Kastchen Fixieren und wählen Sie den gewünschten Zeitraum. Das Kästchen ausführen muss angewählt, das Kastchen Fixieren darf nicht angewählt sein. Diese Kriterien können Sie unabhängig voneinander bei den Zeit-, Spesen- oder Kleinmaterialeinträgen wählen. Wenn keine Projektnummer oder kein Mitarbeiter angewählt ist, werden alle Einträge aller Projekte für den gewählten Zeitrahmen fixiert oder defixiert. 9.5 Selektierte Einträge fixieren Sie können einzelne Datensätze anwählen und dies über den Befehl Selektierte Einträge fixieren. Diese Rechte haben jedoch nur bestimmte Benutzer (Administratoren). Fixierte Einträge können von den Benutzern nicht mehr geändert werden. 9.6 Einträge verrechnen Mit dem Befehl Einträge verrechen werden markierte Einträge als verrechnet angezeigt. Wenn ein Eintrag über das CUMULUS Fakturierung verrechnet wurde, wird er automatisch als verrechnet, bezeichnet, sofern diese Checkbox unter Extras / Optionen markiert ist. verrechnen: aufheben Markieren Sie die Checkbox Verrechen und wählen Sie den gewünschten Zeitraum. Ausserdem muss die Checkbox ausführen angewählt sein. Diese Kriterien können Sie unabhängig voneinander bei den Zeit-, Spesen oder Kleinmaterialeinträgen wählen. Markieren Sie die Checkbox Verrechen und wählen Sie den gewünschten Zeitraum. Die Checkbox ausführen muss, die Checkbox verrechnen darf nicht angewählt sein. Diese Kriterien können Sie unabhängig voneinander bei den Zeit-, Spesen oder Kleinmaterialeinträgen wählen. Projektleistungen Seite 20

21 9.7 Selektierte Einträge verrechnen Dies ist der gleiche Befehl wie Einträge verrechnen nur werden damit alle markierten Einträge gemeinsam als verrechnet gesetzt. 9.8 Auswertung Arbeitsstunden Hilfe Projektleistungen / Spezielle Auswertungen der Projektleistungen 9.9 Auswertung Projektleistungen Hilfe Projektleistungen / Spezielle Auswertungen der Projektleistungen 9.10 Projektstatusbericht Der Projektstatusbericht ist eine Auswertung, in welcher Sie für ein bestimmtes Projekt oder alle Projekte Ihrer Firma eine Auflistung aller aufgelaufenen Kosten (Stunden, Spesen, Material, Geräte, Kopien und Kreditoren) ersehen. Sie können den Zeittraum, für welchen die Auswertung erstellt werden soll, frei definieren. Projektleistungen Seite 21

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