Outsourcing-Projekte erfolgreich realisieren

Transkript

1 Outsourcing-Projekte erfolgreich realisieren Strategie Konzept Partnerauswahl Dr. Frank Wißkirchen Schäffer Poeschel Verlag, Berlin Abbildungen, 32 Tabellen, 13 Checklisten

2 Vorwort Wenn unsere Manager, Politiker und Hochschullehrer immer nur den richtigen Weg weisen, keiner aber diesen Weg geht, kann es schon aus Gründen der Sprachlogik immer nur eine Fortweisung, aber nie einen Fortschritt geben. Immer kürzer wird der Lebenszyklus von Managementkonzepten, die den Unternehmen eine erfolgreiche Teilnahme am internationalen Wettbewerb jenseits des Jahres 2000 versprechen. Schlank werden (ohne an Magersucht zu erkranken), radikale Neugestaltung des gesamten Unternehmens, häufig mit einer Operation am offenen Herzen verglichen (ohne dadurch für kleinste Infektionen anfällig zu werden) oder die Zerschlagung von schwerfälligen Dinosaurier-Unternehmen in schlagkräftige Einheiten (ohne einen unkontrollierbaren Flohzirkus zu gebären) sind Konzeptansätze, die den Managern unter Begriffen wie z.b. Lean-Management, Reengineering oder Dezentralisierung als Antwort auf die Herausforderungen der Zukunft angeboten werden. Allzu häufig jedoch mehrt sich nach einer Phase der engagierten Umsetzung des jeweils aktuellen Konzeptes die Zahl der Mißerfolgsstorys, was rasch zu einer Verdrängung dieses Konzepts durch einen neuen Ansatz führt. Mit der öffentlichkeitswirksamen Auslagerung der gesamten Datenverarbeitung bei Eastman Kodak Co. im Jahre 1989 war unter dem Begriff Outsourcing ein neues Konzept geboren. Outsourcing, häufig als Synonym für die Auslagerung von EDV-Funktionen an externe Dienstleister mit dem primären Ziel der Kostenreduzierung verstanden, wird in Deutschland erst seit einigen Jahren sowohl in der unternehmerischen Praxis als auch in der betriebswirtschaftlichen Wissenschaft thematisiert. Der mittlerweile hohe Bekanntheitsgrad des Outsourcing läßt sich an einer steigenden Zahl an Publikationen, Seminaren und wissenschaftlichen Ausarbeitungen zu diesem Thema erkennen. Vor diesem Hintergrund erscheint die Frage berechtigt, welchen Nutzen ein weiteres Buch zum Thema Outsourcing stiften kann, wobei das Erscheinen zehn Jahre nach der Geburtsstunde des Outsourcing eher zufällig ist. In der Antwort hierzu sind sich Autoren und Herausgeber, die allesamt über langjährige Erfahrung mit dem Thema verfügen, einig: Outsourcing als strategisches Managementkonzept wird in unterschiedlichen Ausgestaltungen und als Bestandteil umfassenderer Konzeptansätze in den kommenden Jahren noch eine größere Rolle als heute im Wettbewerb der Unternehmen um Märkte und Kunden spielen. Wagt man eine Situationsbeschreibung, die sich auf unterschiedliche Auswertungen stützt, wie z.b. Projekterfahrungen, Veröffentlichungen oder Gespräche mit outsourcingerfahrenen Managern, sähe diese etwa wie folgt aus: eine zunehmende Zahl an Mißerfolgsstorys nach Durchführung von Outsourcing-Projekten in den Unternehmen, oftmals Ausbleiben der mit Outsourcing verfolgten Ziele, insbesondere des Kostenreduzierungsziels, eine Konzentration auf das EDV-Outsourcing sowohl in der unternehmerischen Praxis als auch in den meisten Veröffentlichungen, erhebliche Verwirrung von Begriffsinhalten im Zusammenhang mit Outsourcing (Make or Buy, Auslagerung, Ausgliederung, Fremdvergabe, internes/externes Outsourcing, selektives Outsourcing, usw.)

3 Strapazieren des Begriffs Outsourcing als Modetrend, wenn Beispiele für einfachen Marktbezug von Leistungen unter dem Begriff Outsourcing verkauft werden, teilweise große Unkenntnis bezüglich einer praxisorientierten Vorgehensweise zur erfolgreichen Realisierung von Outsourcing-Projekten bei gleichzeitig umfangreicher theoretischer Durchdringung des Themas. Aus dieser eher negativen Situationsbeschreibung heraus entstand die Idee, das vorliegende Werk zu konzipieren, das zumindest einen Teil der beschriebenen Kritikansätze aufgreift und praxiserprobte Lösungsansätze für eine erfolgreiche Realisierung unterschiedlicher Outsourcing-Projekte anbietet. Dabei liegt ein Schwerpunkt auf der Berücksichtigung des derzeitigen Trends zur Ausweitung von Outsourcing auf neue Funktionen und Prozesse im Unternehmen. Hierbei handelt es sich um das Outsourcing komplexer Prozesse aus den Bereichen Logistik, Finanzwesen, Marketing, Kommunikation und Information, Personalwesen usw. Daß viele Unternehmen immer noch zögern, die Durchführung dieser Prozesse oder Teile davon an Dritte auszulagern, liegt nach unserer Auffassung an den mit einem Outsourcing verbundenen Risiken sowie zum Teil an einem fehlenden Knowhow des für eine erfolgreiche Umsetzung erforderlichen Projektmanagements. Dies war eine weitere Motivation, eigene Erfahrungen mit Outsourcing in dieser Sammlung an Beiträgen weiterzugeben. Das vorliegende Werk beschreibt anhand unterschiedlicher Prozesse die für ein erfolgreiches Projektmanagement notwendigen Phasen von der Strategiebildung über die Konzepterstellung bis zur Auswahl des geeigneten Partners. Neben dem Bereich EDV/IT-Management werden Logistik-, Verwaltungs-, Finanz-, Marketing-, Instandhaltungs-, Personal- sowie IuK-Prozesse als Gegenstand von Outsourcing- Entscheidungen dargestellt. Mit ihren jahrelangen Erfahrungen im Bereich Outsourcing wenden sich die Autoren aus Industrie, Beratung und Wissenschaft an all jene Verantwortliche in Produktionsund Dienstleistungsunternehmen, die Outsourcing in Projekten umsetzen oder zukünftig als ein Instrument zur Steigerung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit umsetzen möchten sowie an alle diejenigen, die schon Erfahrungen mit Outsourcing gesammelt haben und nun neue Einsatzmöglichkeiten dieses Konzeptes kennenlernen möchten. Mit umfangreichen Praxisbeispielen, einer Vielzahl an Abbildungen sowie mit unmittelbar einsetzbaren Checklisten eine Hilfe für die erfolgreiche Realisierung von Outsourcing-Projekten zu sein, ist Anliegen dieses Buches. München, November 1998 Dr. Frank Wißkirchen

4 Inhaltsübersicht Teil 1. Strategische Aspekte von Outsourcing-Entscheidungen Erich Zahn, Tilmann Barth, Andreas Hertweck Outsourcing unternehmensnaher Dienstleistungen - Enwicklungsstand und strategische Entscheidungstatbestände - Martina Städtler-Schumann, Frank Jochen Britsch Outsourcing - eine Logistik-Strategie für das eigene Unternehmen Matthias Hirzel Einsatz strategischer Instrumente beim Outsourcing von Verwaltungsdiensten Frank Wißkirchen, Helga Mertens Der Shared Services Ansatz als neue Organisationsform von Geschäftsbereichsorganisationen Teil 2. Inhalte erfolgreicher Outsourcing-Konzepte Katja Schimmelpfeng Outsourcing von Instandhaltungsleistungen - ein Vorgehensmodell Dagmar Siebecke Outsourcing der Weiterbildung Checkliste zur Vorbereitung der strategischen Entscheidung, Planung und Umsetzung Frank Wißkirchen Bausteine eines umsetzungsorientierten Outsourcing-Konzepts am Beispiel des Distributions-Outsourcing Teil 3. Auswahl des zukünftigen Dienstleistungspartners als Entscheidungsprozeß Wilfried Köhler-Frost Evaluierung und Auswahl des problemgerechten Outsourcing-Partners - Erfolgsfaktoren, Vorgehensweisen, Markttransparenz Peter Matouschek Vorgehensmodell zur Partnersuche und -auswahl am Beispiel des IT- Outsourcing

5 Gerlinde Weidt Marketingkommunikation und Outsourcing - Anforderungen an externe Kommunikationspartner Dieter Pracht, Werner Riegl Berücksichtigung rechtlicher Implikationen beim Outsourcing- Entscheidungsprozeß Frank Wißkirchen Beurteilung der Vorteilhaftigkeit von Outsourcing unter Berücksichtigung von Prozeßkosten und Transaktionskosten Teil 4. Fallstudien Johann Mocsnik Outsourcing der Logistik einer Brauerei - eine Reise in die Zukunft unter besonderer Berücksichtigung von Mensch und Strategie Walter Gora, Egon Bohländer Outsourcing im Telekommunikationsbereich Michael Nagy, Carolin Sutter Serviceverbesserungen durch Outsourcing - Erfahrungen aus einem großen Unternehmen mit Bildungs- und Gesundheitsdienstleistungen Peter Herold Electronic Business - Ein Fall für das Outsourcing? Autoren Literatur

6 Verzeichnis der Checklisten Checkliste 1: Checkliste 2: Checkliste 3: Checkliste 4: Checkliste 5: Checkliste 6: Checkliste 7: Checkliste 8: Checkliste 9: Checkliste 10: Checkliste 11: Checkliste 12: Checkliste 13: Entscheidungsmatrix für Standortwahl Shared Service Center Handlungsleitfaden zum Outsourcing der Weiterbildung: Strategische Entscheidung Handlungsleitfaden zum Outsourcing der Weiterbildung: Planung/Umstzung Handlungsleitfaden zum Outsourcing der Weiterbildung: Konstituierung/Konsolidierung Vorauswahl potentieller Dienstleister Inhalt des Outsourcing-Vertrags Motivationscheckliste Erfolgsfaktoren bei Outsourcing-Entscheidungen Pflichtenheft für IT-Outsourcing Auswahl eines Kommunikationsdienstleisters Aufgabenbereiche und Betriebsformen für das Outsourcing Kriterienkatalog zur Auswahl eines externen Kommunikatiosnpartners Fragebogen zur Kundenzufriedenheit am Beispiel Küchenleistungen