Konzept Grundlagenschulung SAP. bezogen auf die Haushaltsberichte. Universität zu Köln

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1 Konzept Grundlagenschulung SAP bezogen auf die Haushaltsberichte Universität zu Köln

2 Herausgeber: Programmgestaltung und Redaktion: UNIVERSITÄT ZU KÖLN DER KANZLER Dezernat 6 (Abteilung 61) Stand: 30. August 2013 Seite 2 von 34

3 INHALTSVERZEICHNIS: I. Haushaltsberichte. 4 II. Besonderheiten. 22 III. Funktionstasten. 25 IV. SAP-Menüleiste. 26 V. SAP-GLOSSAR. 33 Seite 3 von 34

4 I. Haushaltsberichte Einstiegsseite für die "Haushaltsberichte für Dezentrale" Unter dem Menü der Rolle Haushaltsberichte für Dezentrale stehen Ihnen folgende Haushaltsberichte zur Verfügung: Erläuterung zu den einzelnen Haushaltsberichten: 1. Haushaltsbericht Dezentrale (Gesamt) der bisherige Budget-Übersichtsbericht in seiner alten Form 2. Haushaltsbericht IST-Einzelposten ein Auszug aus dem gesamten Budget-Übersichtsbericht, bezogen auf die IST-Belege, wie z.b. Rechnungen 3. BUDCON Anzeigen Einzelposten PANDA hier können die PANDA-Buchungen isoliert aufgerufen werden 4. BUDCON Anzeigen Einzelposten Obligo hier können die Bestellungen und der Bestellabbau gesondert aufgerufen werden 5. RESTE_2012 hier kann der Resteübertrag vom Haushaltsjahr 2012 nach 2013 gesondert aufgerufen werden 6. BUDGET/ZUWEISUNG_2013 hier können die Budgets und Zuweisungen für das Jahr 2013 gesondert aufgerufen werden Seite 4 von 34

5 Zu 1. Haushaltsbericht Dezentrale (Gesamt) Derzeit ist das Geschäftsjahr 2013 vorbelegt, wenn Sie andere Haushaltsjahre selektieren möchten, dann kann die Eingabe manuell geändert werden: Im Haushaltsbericht kann man über zwei Auswahlkriterien in den Bericht gelangen: über den/die Fonds z.b. Fonds "A01010A001" (ZuschussHH Land = ehem. Titelgruppe 94) und/oder über die Finanzstelle/n (= Kostenstelle/n) z.b = identisch mit der Kostenstelle Seite 5 von 34

6 Darüber hinaus können auch mehrere Werte eingegeben werden. Dazu bitte diesen Button anklicken: Es erscheint die Maske für die Mehrfachselektion: Hier können Einzelwerte oder Intervalle eingegeben werden. Sofern sehr viele unterschiedliche Kostenstellen verwaltet werden, empfiehlt es sich, die entsprechenden Kostenstellen aus dem Kostenstellenverzeichnis (Download Dezernat 6) zu kopieren und zu importieren. Dafür die Kostenstellenübersicht in Excel zur Hand nehmen und die entsprechenden Felder markieren und in den Zwischenspeicher ablegen ("Strg+C" bzw. "Kopieren"). Dann in der Mehrfachselektion auf die erste Zeile klicken (die erscheint dann gelb) und auf den Button "einfügen" klicken: Es erscheinen alle Werte aus dem Zwischenspeicher: Mit dem "grünen Haken" (ganz links) die Werte bestätigen und mit dem Feld "Ausführen" auf der Menüleiste gelangt man in den Bericht. Seite 6 von 34

7 Haushaltsbericht Dezentral (Gesamt) - Übersicht Spalte 1 bis 5 Erläuterung der Spalten: Haushaltsansatz = Haushaltsansatz des/der Fonds (Geldtopf) Budget Rest VJ = Resteübertragung aus dem Vorjahr (Geschäftsjahr beachten!) Sperre = gesperrte Mittel Zuweisungen = interne Umbuchungen, Zuweisungen, Umschichtungen Budget = Summenspalte der vorherigen vier Spalten, verfügbares Budget Seite 7 von 34

8 Haushaltsbericht Dezentral (Gesamt) - Übersicht Spalte 6 bis 10 Erläuterung der Spalten: Obligo = ehem. Festlegungen, entspricht den Bestellungen PANDA = Personalkostenabrechnung nach Durchschnittsausgabesätzen Rechnungen = die tatsächlich gebuchten Rechnungen (nicht die vorerfassten Rechnungen) verfügt = Summenspalte von Obligo und Rechnungen, beides verfügt gegen das Budget Verfügbar = hier kann man das noch verfügbare Budget des/der jeweiligen Fonds (Geldtopf) ablesen Seite 8 von 34

9 Platz für Notizen: Seite 9 von 34

10 Einzelpostenübersicht: Wenn man in den o.g. Bericht die Einzelposten überprüfen möchte, gelangt man in die Einzelpostenübersicht durch Doppelklick auf den entsprechenden Betrag, die Finanzposition oder die Finanzstelle: IST-BUCHUNGEN Hierbei handelt es sich um Buchungen, bei denen tatsächlich Geld per Rechnung nach außen fließt oder entsprechend eingeht (im Wesentlichen alle Buchungen, die von der Buchhaltungsabteilung vorgenommen werden). Es wird nachgefragt, ob die "IST-Daten", z.b. Rechnungen oder Bestellungen, ausgewählt werden sollen (bereits vorbelegt): "Ist-Einzelpostenbeleg suchen" Diese Abfrage bitte mit dem grünen Häkchen bestätigen. Es erscheint die Einzelpostenübersicht. Seite 10 von 34

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12 Einzelpostenübersicht Erläuterung der Spalten: Finanzstelle = die Finanzstelle entspricht der Kostenstelle, Organisationseinheit, (ehem. DKZ) PSP-Element = Kontierungselement (Vgl. Kapitel/Titel/Projektnr.), 23-stellige Nr. inkl. Bindestriche Finanzposition = die Finanzposition fasst die Sachkonten zusammen Hauptbuchkonten = Sachkonten Periode = Das Geschäftsjahr ist in 12 kaufmännische Perioden gegliedert (1=Januar, 2=Februar, usw.) Jahr = Geschäftsjahr Werttyp-Text = die Einzelposten sind standardmäßig nach dem Werttyp (=Belegart) sortiert Referenz = die ursprüngliche Rechnungsnummer Belegdatum = ist das Datum des betreffenden Geschäftsvorfalls (z.b. das Ausstellungsdatum der Rechnung) RefBelegnr. = ist die Belegnummer Vorg.BelNr. Erfasst am Betr.art = Betragsart = Vorgänger Belegnummer (Die Spalte enthält die Bestellnummer. Damit kann überprüft werden, ob die Rechnung mit Bestellbezug gebucht wurde und damit das Obligo abgebaut wurde.) = Buchungsdatum = 0100, bedeutet Originalbuchung, also Bestellung oder Rechnung Zahlungsbudget = Belegbetrag Text = Hier wird der Belegtext aufgeführt, der bei dem Kontierungsbeiblatt angegeben wurde. ZahlStatus = Hier erkennt man, ob der Beleg bezahlt wurde (dann erscheint ein "x"). Debitor = Kunde, Schuldner von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Kreditor = Lieferant, Gläubiger von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Name1 = Zahlungspartner S = Storno (Hier erkennt man, ob der Beleg storniert wurde (dann erscheint ein "x"). Seite 12 von 34

13 Exkurs: HINWEIS! SOLL-BUCHUNGEN Um die Budgetbuchungen: Haushaltsansätze, Budgetreste, Zuweisungen (Buchungen der Abteilung 61) im Einzelnen zu sehen, bitte die dritte Position "Erfassungsbeleg suchen" anklicken. Es erscheint die Auswahlliste der Erfassungsbelege mit den einzelnen Buchungen, vorsortiert nach dem jeweiligen "Geldtopf" = Fonds. Platz für Notizen: Seite 13 von 34

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15 Zu 2. Haushaltsbericht IST-Einzelposten Dieser Bericht ist geeignet zur Rechnungskontrolle. Einstiegsseite (wie schon davor): Beispiel: Bei diesem Beispiel handelt es sich um den Fonds für den Zuschusshaushalt Personal "A42921A001". Nachdem Sie auf "Ausführen" geklickt haben, erscheint der Haushaltsbericht in seiner bisherigen Form, bezogen auf die Spalten "Obligo", "PANDA", "Rechnungen", "Verfügt": Seite 15 von 34

16 Zu 3. BUDCON Anzeigen Einzelposten PANDA Dieser Bericht ist geeignet zur Kontrolle der PANDA-Buchungen. Einstiegsseite: Im Feld "Fonds" kann die Mittelherkunft eingegeben werden. Hier: Zuschusshaushalt des Landes (ehem. Titelgruppe 94). Im Feld "Finanzstelle" kann die Selektion nach der "Kostenstelle" = "Finanzstelle" eingeschränkt werden. Zusätzlich kann die Selektion nach dem heutigen Stichtag = vorbelegt (oder einem anderen) vorgenommen werden. Diese Eingabe kann für das Datum des jeweils aktuellen PANDA-Laufes relevant sein. Darüber hinaus können noch das Geschäftsjahr = Haushaltsjahr eingegeben werden und der Monat = Periode. Vorbelegt sind hier die Werte 1/2013 bis 12/2013. Nach Angabe des Fonds und/oder der Finanzstelle (= Kostenstelle) und nach dem Anklicken des Feldes Ausführen erscheint das Belegjournal. Platz für Notizen: Seite 16 von 34

17 Der Bericht ist nach dem Datum (des aktuellen PANDA-Laufes) vorbelegt. Um nun eine Übersicht nach Namen vorzunehmen, ist die Spalte "Text" zu markieren und über den Button "Zwischensummen" auf der Menüleiste kann nun die Selektion nach dem Namen, sprich der Text-Spalte vorgenommen werden. Darstellung, sortiert nach Namen: Seite 17 von 34

18 Zu 4. BUDCON Anzeigen Einzelposten Obligo Dieser Bericht ist geeignet zur Kontrolle der Bestellungen und zur Dokumentation des Bestellverlaufs (inkl. Bestellabbau). Einstiegsseite (wie vorher beim PANDA-Bericht): Nach Angabe des Fonds und/oder der Finanzstelle (=Kostenstelle ) und nach dem Anklicken des Feldes Ausführen erscheint das Belegjournal. Platz für Notizen: Seite 18 von 34

19 Einzelpostenübersicht über die Bestellungen inkl. Darstellung des Abbaus der Bestellung über die Betragsarten. Beispielhafte Betragsarten: 0100 = Originalbuchung 0200 = Abbau der Originalbuchung 0500 = Anpassung, wenn Bestellung kleiner oder größer Rechnungsbetrag Seite 19 von 34

20 Zu 5. RESTE_2012 Hier kann der Restübertrag vom Vorjahr gesondert aufgerufen werden. In diesem Bericht ist das Geschäftsjahr 2013 schon vorgegeben, um die Reste des Haushaltsjahres 2012 anzuzeigen. In der Maske sind (ähnlich wie beim Haushaltsbericht "BUDCON") entweder der Fonds oder die Finanzstelle anzugeben. Nachdem Sie auf "Ausführen" geklickt haben, erscheinen die übertragenen Reste aus dem Jahr 2012, hier am Beispiel des Fonds A42921A001 =Personalhaushalt: Platz für Notizen: Seite 20 von 34

21 Zu 6. BUDGET/ZUWEISUNG_2013 Einstiegsseite: Hier können die Budgets, die erfassten Haushaltsansätze, die SOLL-Umbuchungen und Zuweisungen für das Jahr 2013 gesondert aufgerufen werden (alle Beträge der ersten 5 Spalten des BUDCON-Berichtes). In der Maske sind (ähnlich wie beim Haushaltsbericht Dezentrale Gesamt ) entweder der Fonds oder die Finanzstelle anzugeben. Nachdem Sie auf "Ausführen" geklickt haben, folgt sofort die Auswahlliste für die Erfassungsbelege mit den Haushaltsansätzen für 2013 sowie ggf. Zuweisungen aus dem Jahr 2013 (hier am Beispiel des Fonds für die Personalhaushaltszuweisungen/- ansätze): Seite 21 von 34

22 II. BESONDERHEITEN: AUSLANDSRECHNUNGEN, die in fremder Währung ausgestellt sind, werden im SAP-System in EURO gebucht. Um nun den Originalbetrag dem Euro-Betrag zuordnen zu können, können Sie die folgenden Spalten einblenden. Vorgehensweise: Button Layout ändern anklicken (oder unter Button "Weitere") in der Registerkarte: Spaltenauswahl aus dem Spaltenvorrat folgende Spalten (beispielhaft) auswählen: Gegen Zahlungsbudget zu prüfender Betrag, Transaktionswährung, Umrechnungsdatum, Umrechnungskurs. Danach mit der Pfeil-Taste mit dem grünen Häckchen die Spaltenauswahl nach links verschieben und bestätigen. So können Sie eine bessere Transparenz der Buchung erreichen. Seite 22 von 34

23 Danach sieht das Belegjournal so aus: Be trag in Betrag in Originalwähru ng Seite 23 von 34

24 Platz für Notizen: Seite 24 von 34

25 III. Funktionstasten: Die Funktionen der Menüleiste können auch durch Funktions-Tasten ausgelöst werden. Durch Drücken der rechten Maustaste erhalten Sie eine Übersicht über die jeweils aktiven Funktionstasten. Die Nummerierung der Funktionstasten auf der Tastatur selbst geht standardmäßig von F1 bis F12. Die Befehle der Tastaturbelegungen, die über F12 hinausgehen, wie z.b. F15 ( Beenden ), erlangen Sie durch Drücken der Umschalttaste (Shift-Taste ) und der jeweiligen Funktionstaste ( z.b. F13 = Shift F1, F14 = Shift F2 ). Je nach Einstellung können folgende Funktionen ausgeführt werden: Seite 25 von 34

26 IV. SAP-Menüleiste während der Berichtsausführung Um Belege zu sortieren (z. B. nach dem Datum) muss zunächst die Spalte markiert werden, die sortiert werden soll. Dann auf den entsprechenden Button klicken und die Belege werden sortiert. Um nach einzelnen Belegen zu filtern, muss zunächst die Spalte markiert werden, in der der Filter gesetzt werden soll. B eispiel: Es soll nach den externen Druckkosten (Sachkonto ) gefiltert werden: Die Spalte "Hauptbuchkonto" markieren und auf den Button "Filter setzen" klicken. Jetzt kann das Hauptbuchkonto händisch eingegeben werden oder die Wertehilfe rechts vom Feld angeklickt werden. Seite 26 von 34

27 Es erscheinen alle Einträge der Spalte, das Sachkonto "680500" kann mit Doppel- klick und dem grünen Häkchen ausgewählt werden. Es werden nur noch die Belege aufgelistet mit dem entsprechenden Sachkonto. Platz für Notizen: Der Bericht erscheint in der Ansicht der Druckvorschau. Seite 27 von 34

28 Wie der Beleg ausgedruckt wird, bitte in gesondertem Druck-Skript nachsehen. Den Export entnehmen Sie bitte in dem gesonderten Skript. Unter dem Button "Weitere" finden Sie weitere Funktionen: Mailversand Die Budgetberichte können einfach per Mail an den entsprechenden Adressat versandt werden. Platz für Notizen: Seite 28 von 34

29 Da der Bericht aus Datenschutzgründen nur intern versandt werden kann, muss der Empfänger über die Wertehilfe ausgewählt werden. Dafür "Adressen u. interne Benutzer" anklicken und den Namen eingeben. Seite 29 von 34

30 Mit dem grünen Häkchen bestätigen oder einfach mit der "Return"-Taste den Namen auswählen. Der entsprechende Adressat erscheint dann im Empfängerfeld. Im Textfeld kann noch ein Mailtext eingegeben werden und dann auf den Button "Senden" klicken zum Versenden. Text Platz für Notizen: Seite 30 von 34

31 Layout ändern Über das Feld "Weitere" kann für den Einzelfall das Layout des Budgetberichtes geändert werden. Durch das Anklicken der Zeilen im rechts dargestellten Spaltenvorrat können Spalten durch Doppelklick oder die Pfeilkästchen in die Darstellung der angezeigten Spalten überführt werden. Bei der Bereitstellung des Berichtes haben wir die Spalten sorgfältig ausgewählt, daher empfehlen wir, unter Berücksichtigung des einheitlichen Bildes, das Layout beizubehalten. S ie kann im Übrigen nicht abgespeichert werden. Seite 31 von 34

32 Platz für Notizen: Seite 32 von 34

33 V. SAP - GLOSSAR zum Berichtswesen Begriff Erläuterung BUDCON Geschäftsjahr Fonds Finanzstelle PSP-Element Finanzposition Sachkonten/ HBK (=Hauptbuchkonten) Budget Obligo "Verfügt" Referenzbelegnummer Betragsart Wertehilfe Werttyp-Text Debitor Kreditor So nennt sich der neue Haushalts-Budgetbericht, er gliedert sich in einen Summenbericht und eine Einzelbelegübersicht. Das Geschäftsjahr entspricht immer dem Haushaltsjahr. Damit auch die nacherfassten Belege aus dem Jahr 2011 in SAP angezeigt werden, muss dieses Jahr die Selektion auf die Jahre 2011 und 2012 vorgenommen werden. Die Fonds entsprechen in etwa der alten Kapitel-/Titel-/ Titelgruppen-Struktur. Es wird der entsprechende "Geldtopf" inkl. dem Mittelgeber (z.b. 001=Landesmittel) dargestellt. Über den Fonds wird der Budgetbericht dargestellt. Welcher Fonds hinter welchem PSP-Element liegt, entnehmen Sie bitte der aktuellen Überleitungstabelle. = Kostenstelle Da das SAP-System aus verschiedenen Modulen besteht, werden nicht immer dieselben Begriffe verwendet. Es besteht aber eine 1:1-Beziehung zw. der Finanzstelle und der Kostenstelle. Besondere Projekte oder die Drittmittel werden in PSP- Elementen dargestellt. Das PSP-Element besteht aus dem Geldtopf (Fonds) und der Kostenstelle (kostenverursachungsgerechte Einheit). Die Finanzpositionen fassen die Vielzahl der Sachkonten logisch zusammen und dienen dazu, dass der Summen- Budgetbericht übersichtlich bleibt. In den Sachkonten (identisch mit den Hauptbuchkonten) spiegeln sich die Kosten- und Erlösarten wieder. Das Budget setzt sich aus der Mittelzuweisung und ggf. den Sonderzuweisungen zusammen. ehemals: Festlegungen = gebundene Mittel, die bereits durch Bestellung oder Rechnung "verausgabt" sind und damit das Budget reduzieren. Mit dieser Belegnummer können Sie mit der Buchhaltung (Abteilung 62) kommunizieren, damit der Vorgang schneller ausfindig gemacht werden kann. In der Betragsart erkennen Sie, wie der Beleg bisher verarbeitet wurde. Eine Übersicht über die Betragsarten entnehmen Sie bitte der "Wertehilfe" im System oder siehe S. 9 dieses Skriptes). In SAP sind viele Daten der Übersicht halber verkürzt oder verschlüsselt dargestellt. Damit man sie aber identifizieren kann, gibt es zu jedem Feld eine entsprechende Hilfestellung. Diese lässt sich durch einen Klick auf das entsprechende Feld öffnen. Die Berichte sind nach den Werttypen vorsortiert (Bestellung, Rechnung, Zahlung). Zahlungspartner, der an uns überweist. Zahlungspartner, der von uns Geld erhält. Seite 33 von 34

34 Begriff Grants Management (GM) Projektdefinition Teilprojekt/Aktivität Förderung/Grant Geldgeber Vorhaben/Kostenstelle/Fö rderprogramm Geschäftspartner/ Debitor Einnahme/Ausgabeart Rechnungen Zahlungen Verfügbar WT (Werttyp) Hauptbuchkonto Stat. Kennzeichen Erläuterung Ein ergänzendes SAP Modul zur Darstellung der Geldgebersicht im Fördermittelmanagement. Die ersten 6 Zeichen einer Verbuchungsstelle (z.b. im Drittmittelbereich D-71234). Unter einer Projektdefinition gliedern sich PSP-Elemente, um die Projektstruktur abzubilden. Ein alphanumerisches Zeichen, das erlaubt komplexe Projekte in logische Teilprojekte zu gliedern. (Bsp.: -Z- = zentrales Projekt; -A- = Teilprojekt A) Die Verknüpfung aus Projektdefinition und Teilprojekt (Bsp.: D71234Z). Die Förderung bildet den Rahmen um alle projektspezifischen Details, wie Fonds, Kostenstelle, Ein/Ausgabearten. Eine Förderung ist die grundlegende Information für den projektbezogenen Finanzbericht. Ein dreistelliger Schlüssel zur Beschreibung einer gleichartigen G ruppe von Mittelgebern (Bsp.: 300 = Universitäten Deutschland) oder gleichartigen Förderinstrumenten (Bsp.: 404 = DFG Sachbeihilfe). Wird in SAP synonym verwendet. 9stellige Zahl zur Abbildung e iner Organisationseinheit der UzK. Die Kostenstelle kann ve rwendet werden, um alle Drittmittelprojekte einer Organisationseinheit auszuwerten. Ein 8stelliger Schlüssel zur Beschreibung des Vertragspartners (zahlende Stelle) als Geldgeber eines Projekts. Ein 3stelliger Schlüssel zur Abbildung der Geldgeberperspektive auf Einnahmen und Ausgaben, z.b. zur Darstellung von Ausgaben im Verwendungsnachweis. Verbindlichkeiten, die zu einer Auszahlung führen und zum Zeitpunkt der Verbuchung bereits eine budgetrelevante Ausgabe darstellen. Tatsächliche Zahlungsmittelflüsse (Einzahlung/Auszahlung), die kaufmännisch zuvor verbucht sein müssen (Rechnung) und somit nicht mehr budgetrelevant sind. Ehemals: verfügbare Bewilligung = Originalbudget +/- Veränderung - Obligo - Rechnung 2stelliger Schlüssel zur Darstellung eines Buchungsvorgangs. (Bsp.: ZN = Aufwand = Rechnung; ZI = Geldkonto = Zahlungsmittelfluss). Eine Übersicht über die Werttypen entnehmen Sie bitte der "Wertehilfe" im System oder siehe S. 13 dieses Skriptes). 6stelliges Sachkonto aus dem Hochschulkontenrahmen. R oder S. Gibt an, ob eine reale Buchung (budgetrelevant) oder eine statistische Buchung (nicht budgetrelevant) vorliegt. Seite 34 von 34