1. Vereinfachtes XML Service Tool 3 Über das Programm 3

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2 Inhaltsverzeichnis 1. Vereinfachtes XML Service Tool 3 Über das Programm 3 2. Installation 4 3. Aufruf des vereinfachten XML Service Tools 8 4. Kurzhilfe für den fortgeschrittenen Nutzer 9 5. Übersicht 10 Allgemeine Ansicht einer Veröffentlichung 10 Berichtsteile 10 Icons und ihre Bedeutung 11 Menü Datei 12 Menü Ansicht 12 Menü Extras 12 Menü Fenster 13 Menü Hilfe 13 Menü? 13 Veröffentlichungskopf 14 Berichtsteil 15 Menüleiste im Bearbeitungsbereich Arbeit mit dem vereinfachten XML Service Tool 17 Erstellen einer neuen Veröffentlichung 17 Vorbereitung 17 Veröffentlichungskopf 18 Neuer Berichtsteil 19 Bearbeitung des Berichtsteils mit Daten aus Excel 19 Bearbeitung von Tabellen innerhalb der Berichtsteile 21 Bearbeitung des Berichtsteils mit Daten aus Word 22 Abschluss der Veröffentlichung und Vorschau der Daten 23 Fortführen der Bearbeitung einer gespeicherten Veröffentlichung 25 Arbeit mit Vorlagen von Veröffentlichungen Info über das vereinfachte XML Service Tool Anhang Tipps zum Arbeiten in Office Abbildungsverzeichnis 32 2 Handbuch XML Service Tool

3 1. Vereinfachtes XML Service Tool Über das Programm Damit Sie Ihre Finanzdaten zur Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger mit möglichst geringem Aufwand in ein preisgünstiges XML-Format bringen können, dass den Veröffentlichungsanforderungen im elektronischen Bundesanzeiger entspricht, haben wir (neben dem XML-Tool basierend auf einer XBRL-Struktur) ein weiteres Programm zur vereinfachten Umsetzung von Office-Daten (Word und Excel) entwickelt. In dieses können Sie in einem definierten Layout Ihre Office-Daten einfließen lassen. Diese werden in die für die Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger zugelassenen Schriftarten, Schriftgrößen umgesetzt. Das Programm führt sie durch alle notwendigen Schritte und erzeugt auf Ihrem PC einen XMLkonformen Jahresabschluss (Dateiname.eBV). Nachdem Sie diesen Jahresabschluss in der Vorschau des XML-Tools geprüft haben, wird nach Betätigen des Knopfes "Datei erzeugen" eine XML-Datei in ein Export-Verzeichnis geschrieben. Diese Datei laden Sie in einem separaten Schritt mit dem Veröffentlichungsauftrag (im Auftragsformular des ebundesanzeigers klicken Sie den Button Datei übermitteln an) an den elektronischen Bundesanzeiger hoch. Bundesanzeiger Verlag 3 Handbuch XML Service Tool

4 2. Installation Hinweise: - Um die Installation durchführen zu können, müssen Sie volle Admin Rechte auf Ihrem PC besitzen oder Sie lassen die Installation von Ihrem Administrator durchführen. - Sie benötigen dauerhaft die vollständigen Lese- und Schreibrechte auf den Ordner in dem Sie das Tool installieren. - Beachten Sie bitte, dass das Tool nicht Serverlauffähig ist und wir daher die Installation auf dem Einzelarbeitsplatz empfehlen. - Wir empfehlen Windows XP ab Servicepack 2 oder höher sowie einen Arbeitsspeicher von 1 GB oder höher. Um das XML Service Tool zu installieren, starten Sie bitte das Setup durch einen Doppelklick auf die Datei Setup.msi. Anschließend werden Sie darauf hingewiesen, dass im Zuge des Setup neue Komponenten installiert werden. An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit zu wählen, ob Sie die Installation fortsetzen oder abbrechen möchten. Hinweis: Falls Sie.NET Framework 2.0 nicht auf Ihrem Computer installiert haben werden, Sie im Zuge der Installation darauf hingewiesen, dass Sie dies herunterladen und installieren können und wenn Sie dem zustimmen, werden Sie auf eine Webseite weitergeleitet wo Sie die Möglichkeit haben.net Framework 2.0 zu downloaden. Normalerweise wird die Version x86 benötigt. Hierfür benötigen Sie Administratorberechtigungen auf Ihrem PC. Alternativ können Sie das.net Framework 2.0 über folgenden Link herunterladen und installieren: Der Setup-Assistent wird Sie anschließend Schritt für Schritt durch die Installation führen. 4 Handbuch XML Service Tool

5 Schritt 1: Starten Sie die Installation durch einen Klick auf. Abbildung 1 - Setup-Assistent Schritt 2: Im zweiten Schritt bestätigen Sie die Allgemeinen Nutzungsbedingungen des Bundesanzeigers. Diese Nutzungsbedingungen müssen erst vom Nutzer akzeptiert werden, damit die Installation erfolgen kann. Abbildung 2 - Lizenzvertrag 5 Handbuch XML Service Tool

6 Schritt 3: Hier können Sie nun den Speicherort auswählen. Um das Programm im angegebenen Ordner zu installieren, bestätigen Sie bitte mit. Abbildung 3 - Installationsordner Falls Sie einen anderen Speicherort wählen wollen, können Sie diesen entweder eingeben oder mit der Schaltfläche auswählen. Anschließend bestätigen Sie diesen Vorgang durch Klicken der Schaltfläche OK. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob das XML Service Tool nur für den aktuellen Benutzer oder für alle Benutzer des Computers zur Verfügung stehen soll. Schritt 4: Bestätigen Sie an dieser Stelle die Installation durch Betätigen der Schaltfläche. Abbildung 4 - Installation bestätigen 6 Handbuch XML Service Tool

7 Schritt 5: Nachdem die Installation erfolgreich ausgeführt wurde, beenden Sie den Installationsassistenten über die Schaltfläche. Abbildung 5 - Installation beendet 7 Handbuch XML Service Tool

8 3. Aufruf des vereinfachten XML Service Tools Nach erfolgreicher Installation des XML Service Tools können Sie dieses starten. Gehen Sie dazu bitte, wie folgt, vor: 1. Klick auf die Schaltfläche Start. 2. Auswahl der Programme. 3. Im Menü Programme wurde bei der Installation ein neuer Programmordner hinzugefügt mit dem Namen Bundesanzeiger. 4. Durch die Navigation über die angezeigten Pfeile öffnet sich der Eintrag für das XML Service Tool. 5. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche öffnen und starten Sie das XML Service Tool. Abbildung 6 - XML Service Tool ODER Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit das XML Service Tool über die, bei der Installation erstellte, Verknüpfung auf Ihrem Desktop zu starten. 8 Handbuch XML Service Tool

9 4. Kurzhilfe für den fortgeschrittenen Nutzer Hinweis: Um die Installation durchführen zu können, müssen Sie volle Admin-Rechte auf Ihrem PC besitzen! 1. Installieren Sie bitte die Datei. 2. Nach erfolgter Installation öffnen Sie bitte das Tool über den Button oder über Start > Programme > Bundesanzeiger. 3. Klicken Sie auf den Button Neue Veröffentlichung. 4. Geben Sie Ihrer Veröffentlichung einen Titel. 5. Öffnen Sie den neuen Jahresabschluss mit Doppelklick. 6. Füllen Sie das Formular mit Ihren Firmendaten aus und klicken Sie nach Beendigung auf Schließen. 7. Legen Sie sich nun die für Sie erforderlichen Berichtsteile an. 8. Nachdem Sie sich Ihren Wunschberichtsteil angelegt haben, minimieren Sie das Tool und öffnen Ihre Office-Dokumente. 9. Markieren Sie Ihr gewünschtes Dokument und kopieren Sie es. 10. Maximieren Sie nun das XML Tool und setzen den Cursor in den Bearbeitungsbereich an die Stelle, an der Sie Ihr Dokument hinzufügen wollen und klicken auf den Button Einfügen. 11. Nachdem Sie Ihre Dokumente in den Berichtsteil vollständig eingefügt haben, schließen Sie den Berichtsteil. Der Berichtsteil wird automatisch gespeichert. 12. Wiederholen Sie die Schritte 7 bis 11 für die erforderlichen Berichtsteile. 13. Wenn Sie alle für Sie erforderlichen Berichtsteile angelegt haben, klicken Sie bitte auf den Button Vorschau. 14. Ihnen wird nun eine Vorschau Ihres Jahresabschlusses im Internetbrowser angezeigt. 15. Nach dem Schließen der Vorschau klicken Sie auf Datei erzeugen. 16. Die erzeugte Datei wird auf Ihrem Computer gespeichert und sollte nicht umbenannt werden. 17. Notieren Sie den Pfad der Datei, um diese zu gegebener Zeit zum elektronischen Bundesanzeiger hochzuladen. 9 Handbuch XML Service Tool

10 5. Übersicht Allgemeine Ansicht einer Veröffentlichung Diese besteht aus den folgenden Grundbestandteilen: Abbildung 7 - Allgemeine Ansicht Veröffentlichungskopf Im Veröffentlichungskopf werden die gesamten Firmendaten hinterlegt und es besteht die Möglichkeit, hier ein Firmenlogo zu hinterlegen. Berichtsteile Als Berichtsteile werden alle einzelnen Bestandteile der Veröffentlichung bezeichnet (s. Abb. 8). Ein Musterlagebericht ist in dem obenstehend dargestellten Beispiel der erste Berichtsteil und die Musterbilanz ein weiterer Berichtsteil. Berichtsteile Abbildung 8 - Berichtsteile Als Berichtsteile werden alle einzelnen Bestandteile der Veröffentlichung bezeichnet. Vordefiniert sind die folgenden Berichtsteile (s. Grafik) sowie ein Eintrag für Sonstiger Berichtsteil, der frei definiert werden kann. 10 Handbuch XML Service Tool

11 Icons und ihre Bedeutung Neu Veröffentlichung öffnen Veröffentlichung speichern Eigenschaften Möglichkeit eine neue Veröffentlichung anzulegen und im weiteren Verlauf Berichtsteile hinzuzufügen. Eine bestehende und abgespeicherte Veröffentlichung wird erneut aufgerufen. Speichern der Veröffentlichung. Hierüber gelangen Sie in die Veröffentlichungsdetails. Vorschau Neuer Berichtsteil Aufruf der Vorschau für den elektronischen Bundesanzeiger und das Unternehmensregister. Fügt einen neuen Berichtsteil hinzu. Berichtsteil löschen Löscht einen ausgewählten Berichtsteil. Berichtsteil nach unten verschieben Berichtsteil nach oben verschieben Verschiebt einen ausgewählten Berichtsteil nach unten. Verschiebt einen ausgewählten Berichtsteil nach oben. 11 Handbuch XML Service Tool

12 Menü Datei Neu Über den Menüpunkt Neu haben Sie die Möglichkeit eine neue Veröffentlichung anzulegen und im weiteren Verlauf Berichtsteile hinzuzufügen. Veröffentlichung Öffnen Eine bestehende und abgespeicherte Veröffentlichung kann hierüber wieder aufgerufen werden. Veröffentlichung schließen Schließt die aktuelle Veröffentlichung Abbildung 9 - Menü "Datei" Veröffentlichung Speichern Möglichkeit eine Veröffentlichung zu speichern. Veröffentlichung Speichern unter Möglichkeit eine Veröffentlichung an einem bestimmten Ort oder unter einem neuen Namen zu speichern. Vorschau Aufruf der Vorschau für den elektronischen Bundesanzeiger und das Unternehmensregister. Eigenschaften Hierüber gelangen Sie in die Veröffentlichungsdetails. Beenden Beendet das gesamte Programm. Menü Ansicht Hierüber kann man die Anzeige der Symbolleiste und der Statusleiste steuern. Abbildung 10 - Menü "Ansicht" Menü Extras Abbildung 11 - Menü "Extras" Über die Schaltfläche Optionen gelangen Sie zu den Konfigurationseinstellungen. 12 Handbuch XML Service Tool

13 Menü Fenster Dieses Menü gibt Ihnen die Möglichkeit die Anordnung der offenen Fenster zu gestalten. Im unteren Bereich sehen Sie alle geöffneten Fenster und das aktuelle Fenster wird mit Überlappend Ordnet die offenen Fenster überlappend an. gekennzeichnet. Symbole anordnen Wenn alle geöffneten Fenster minimiert wurden könne diese hierüber angeordnet werden. Abbildung 12 - Menü "Fenster" Alle schließen Schließt alle offenen Fenster. Menü Hilfe Im Hilfemenü finden Sie eine Kurzhilfe sowie das Handbuch zur Verwendung des Tools. Abbildung 13 - Menü "Hilfe" Menü? Dieses Menü beinhaltet die allgemeine Info über das Programm. Abbildung 14 - Menü "?" 13 Handbuch XML Service Tool

14 Veröffentlichungskopf Im Veröffentlichungskopf wird der Veröffentlichungstitel gemeinsam mit den allgemeinen Firmendaten hinterlegt. Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit ein Firmenlogo anzufügen. Abbildung 15 - Veröffentlichungskopf Mit einem Klick auf können Sie das Logo auswählen und mit hinzufügen. Das Logo wird Ihnen dann sofort im dafür vorgesehen Fenster angezeigt. Außerdem können Sie die Ausrichtung des Firmenlogos im Berichtskopf bestimmen. Sie haben die Wahl zwischen Links, Rechts und Zentriert. Sobald Ihre Eingaben im Veröffentlichungskopf vollständig sind, beenden Sie diesen Vorgang über die. Alle Eingaben werden dabei automatisch im Veröffentlichungskopf gespei- Schaltfläche chert. 14 Handbuch XML Service Tool

15 Berichtsteil Als Berichtsteile werden alle einzelnen Bestandteile der Veröffentlichung bezeichnet. Vordefiniert sind die folgenden Berichtsteile (s. Grafik) sowie ein Eintrag für Sonstiger Berichtsteil, der frei definiert werden kann. Abbildung 16 - Übersicht Im XML Service Tool wurden bereits die am häufigsten in Betracht kommenden Berichtsteile hinterlegt, welche dann nur noch ausgewählt und entsprechend bearbeitet werden müssen. Abbildung 17 - Ansicht Berichtsteil 15 Handbuch XML Service Tool

16 Im Kopf des einzelnen Berichtsteils muss der Titel angegeben werden. Dieser soll in die Zeile Titel des Berichtsteils eingefügt werden und genau so lauten, wie die Überschrift des Berichtsteils also nicht nur Lagebericht sondern z.b. Lagebericht der Firma für das Geschäftsjahr....Der Titel im eigentlichen Berichtsteil (s. Bearbeitungsbereich) kann entfallen, andernfalls erscheint er in der Veröffentlichung zweimal. Der Bearbeitungsbereich ist der wichtigste Bereich, weil hier die relevanten Daten und Tabellen aus den Office Dokumenten eingefügt werden und weiter bearbeitet werden können. Im unteren Bereich des Berichtsteils werden eventuell eingefügte Bilder ausgewiesen. Menüleiste im Bearbeitungsbereich Mithilfe der integrierten Menüleiste im Bearbeitungsbereich haben Sie die Möglichkeit Ihre Veröffentlichung zu bearbeiten. Einfügen Fügt ausgeschnittene oder kopierte Bereiche ein. Bild einfügen Bilder können ebenfalls hinzugefügt werden. Bereinigung Fettschrift Kursivschrift Bereinigt eingefügte beziehungsweise nachbearbeitete Inhalte von unzulässigen Formatierungen. Damit haben Sie im Tool die Möglichkeit einzelne Überschriften in Fettschrift darzustellen. Bitte beachten Sie, dass dies nur für einzeilige Überschriften verwendet werden sollte. Mit diesem Button können Sie Daten in Berichtsteilen besonders hervorheben. Hinweis: Es wird empfohlen, alle relevanten Formatierungen bereits in den Office-Dokumenten vorzunehmen und erst danach in den Bearbeitungsbereich des XML Service Tools einzufügen, da Ihnen hier keine Möglichkeiten für die Formatierung zur Verfügung stehen. 16 Handbuch XML Service Tool

17 6. Arbeit mit dem vereinfachten XML Service Tool Erstellen einer neuen Veröffentlichung Nachdem das XML Service Tool entweder über die Verknüpfung auf dem Desktop oder über die Programme geöffnet wurde, sehen Sie zunächst eine leere Arbeitsoberfläche. Vorbereitung Der erste Schritt besteht aus der Erstellung einer neuen Veröffentlichung. Dies können Sie, indem Sie entweder auf Datei Neu klicken oder in der Symbolleiste auf das Symbol für Neu nun Veröffentlichung auswählen. klicken. Hierunter können Sie Abbildung 18 - Neu Danach öffnet sich ein Fenster zur Eingabe des Titels der neuen Veröffentlichung. Bestätigen Sie ihre Eingaben über die Schaltfläche. Abbildung 19 - Neue Veröffentlichung Nach erfolgreicher Angabe des Titels der Veröffentlichung empfehlen wir diese Grundeinstellungen für die neue Veröffentlichung zu speichern. Sie haben die Möglichkeit entweder das Menü Datei Speichern oder das in der Symbolleiste aufgeführte Symbol zu verwenden. Sie gelangen anschließend in ein Dialogfenster um den Speicherort auszuwählen und den Speichernamen anzugeben. Mit Bestätigung auf OK wird die aktive Veröffentlichung gespeichert. 17 Handbuch XML Service Tool

18 Veröffentlichungskopf Nachdem Sie erfolgreich die neue Veröffentlichung angelegt und gespeichert haben, sehen Sie in Ihrem Arbeitsbereich den sog. Veröffentlichungskopf. Dieser enthält alle relevanten Firmendaten. Abbildung 20 - Veröffentlichungskopf An dieser Stelle ist die Möglichkeit gegeben ein Firmenlogo einzufügen. Mit einem Doppelklick auf öffnet sich diese Eingabemaske. Abbildung 21 - Veröffentlichungskopf Unter Veröffentlichungstitel geben Sie bitte den Titel Ihrer Veröffentlichung ein. Außerdem können Sie unter Firma und Adresse Ihre Firmendaten eingeben. Mit einem Klick auf haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo auszuwählen und mit der Schaltfläche hinzuzufügen. Das Logo wird Ihnen dann sofort im dafür vorgesehen Fenster angezeigt. Außerdem können Sie noch die Ausrichtung des Firmenlogos im Berichtskopf bestimmen. Sie haben die Wahl zwischen Links, Rechts und Zentriert. Sobald Ihre Eingaben im Veröffentlichungskopf vollständig sind, verlassen Sie diese über die Schaltfläche. Alle Eingaben werden dabei automatisch im Veröffentlichungskopf gespeichert. 18 Handbuch XML Service Tool

19 Neuer Berichtsteil Im nächsten Schritt sind die erforderlichen Berichtsteile auszuwählen. Für weitere Berichtsteile nutzen Sie das Menü Datei Neu oder die dafür vorgesehene Schaltfläche. Dadurch öffnet sich eine Liste zur Auswahl der zur Verfügung stehenden Berichtsteile. Mit einem Klick auf den gewünschten Berichtsteil öffnet sich die Eingabemaske für den ausgewählten Berichtsteil. Abbildung 22 - Neuer Berichtsteil Bearbeitung des Berichtsteils mit Daten aus Excel Passen Sie zunächst den Titel entsprechend an (s. o. Berichtsteil S. 16). Bitte beachten Sie, dass der Titel im Bearbeitungsbereich nicht mehr aufgeführt werden muss. Der gesamte Bearbeitungsbereich steht Ihnen für die Bearbeitung der zu veröffentlichenden Daten zur Verfügung. In diesen Bereich kopieren Sie die Daten aus Ihren Office - Dateien. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Öffnen Sie zum Beispiel Ihre Bilanz in Excel: 19 Handbuch XML Service Tool

20 Abbildung 23 - Ansicht Excel-Datei Sofern Sie die Daten Ihrer Bilanz gemäß unseren Hinweisen (s.o.) vollständig bearbeitet haben, können diese nun kopiert werden. Zuerst die Aktiva-Seite und danach die Passiva-Seite, da diese in der Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger untereinander dargestellt werden. Zum Kopieren markieren Sie bitte den zu kopierenden Bereich der Aktiva in Excel. Abbildung 24 - Kopier-Bereich, oder klicken mit der rechten Maustaste auf den mar- Danach klicken Sie entweder auf Kopieren kierten Bereich und wählen Kopieren. Jetzt wechseln Sie bitte in das XML Service Tool und klicken in den Bearbeitungsbereich damit der Cursor blinkt. Dadurch ist das aktuelle Fenster aktiv. Um die kopierten Daten einzufügen, klicken Sie nun bitte auf Einfügen. Hinweis: Die Tastenkombination Strg + V funktioniert im XML Tool nicht. Im nächsten Schritt markieren Sie den entsprechenden Bereich der Passiva und kopieren diesen. Anschließend fügen Sie ihn im Bearbeitungsbereich unter die Aktiva ein. In dem hier beschriebenen Szenario sieht dies folgendermaßen aus: 20 Handbuch XML Service Tool

21 Abbildung 25 - Bearbeitungsbereich Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie Aktiva und Passiva im Bearbeitungsbereich untereinander darstellen müssen. Nachdem die Daten vollständig eingefügt wurden, können Sie diese noch bearbeiten und ggf. formatieren. Wenn der Berichtsteil vollständig bearbeitet wurde, können Sie diesen über Schließen wieder verlassen und die Daten werden im Berichtsteil automatisch gespeichert. Bitte speichern Sie danach die gesamte Veröffentlichung entweder über Datei Speichern oder über das Symbol für Speichern. Bearbeitung von Tabellen innerhalb der Berichtsteile Sie haben die Möglichkeit innerhalb der Berichtsteile mit Tabellen zu arbeiten bzw. Ihre Daten aus Excel- Dateien werden sofort nach dem Einfügen wieder als Tabellen dargestellt. Die Bearbeitung dieser Tabellen ist in kleinem Maße zulässig und wird in den folgenden Punkten erklärt. Umbruch einer Tabelle Bitte beachten Sie das Tabellen die breiter als 7 Spalten sind im Tool umgebrochen werden, soweit weder Zeilenumbrüche oder verbundene Zellen darin enthalten sind. Tabellen die Sie in das Tool einfügen sollten jedoch nach Möglichkeit nie mehr als 13 Spalten besitzen. Sie können eine bereits eingefügt Tabelle manuell bearbeiten, indem Sie den Button Bereinigen verwenden. Formatieren einer Tabelle Bei der Arbeit mit Tabellen, ist zu beachten, dass bestimmte Formatierungen vor dem Einfügen in den Berichtsteil vorgenommen werden müssen, um Fehler zu vermeiden und unzulässige Formatierungen zu entfernen. Genaueres hierzu finden Sie im Anhang. 21 Handbuch XML Service Tool

22 Bearbeitung des Berichtsteils mit Daten aus Word Sie können zunächst den Titel des Berichtsteils vervollständigen. Bitte beachten Sie, dass der Titel im Bearbeitungsbereich nicht mehr aufgeführt werden muss. Der gesamte Bearbeitungsbereich steht Ihnen für die Bearbeitung der zu veröffentlichenden Daten zur Verfügung. In diesen Bereich können die kopierten Daten aus Ihren Office-Dateien eingefügt werden. Dafür muss im ersten Schritt das zu kopierende Office-Dokument geöffnet werden, d.h. Sie öffnen z.b. Ihren Anhang in Word. Sofern die Daten Ihres Anhangs vollständig bearbeitet wurden, können diese nun kopiert werden. Zum Kopieren markieren Sie bitte den zu kopierenden Bereich des Anhangs., oder klicken mit der rechten Maustaste auf den mar- Danach klicken Sie entweder auf Kopieren kierten Bereich und wählen Kopieren. Jetzt wechseln Sie bitte in das XML Service Tool und klicken in den Bearbeitungsbereich damit der Cursor blinkt. Um die kopierten Daten einzufügen klicken Sie nun bitte auf Einfügen. Nummerierung Innerhalb des XML-Service-Tools kann nur mit einer sehr einfachen nummerischen Liste gearbeitet werden, welche für die Nummerierung einer einfachen und durchgehenden Auflistung vorgesehen ist. Daher ist es nicht möglich eine komplexe Nummerierung aus einem Word-Dokument einzufügen. Um eine durchgehende Nummerierung z.b. innerhalb eines Anhangs darzustellen, muss diese von Ihnen manuell nachgearbeitet werden. Bild einfügen Klicken Sie bitte zuerst im Bearbeitungsbereich auf die gewünschte Position in Ihrem Anhang um den Cursor zu setzen und anschließend betätigen Sie bitte die Schaltfläche Bild einfügen um das Bild einzufügen. Hier haben Sie die Möglichkeit als erstes das Bild auszuwählen, indem Sie den Pfad zum Bild mit einem Klick auf Auswählen festlegen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit die Ausrichtung im Dokument anzugeben und einen optionalen alternativen Text anzugeben. Hinweis: Als Grafiken werden nur Infografiken (z. B. Balken-, Tortendiagramme) zugelassen, die als Erläuterung oder Zusatz zum zu veröffentlichenden Text dienen. Nicht zugelassen sind Grafiken, die den Veröffentlichungstext oder zu veröffentlichende Tabellen wiedergeben. Bitte übernehmen Sie diese Texte und Tabellen aus Ihrer Office-Anwendung in diesen Editor. 22 Handbuch XML Service Tool

23 Abbildung 26 - Bild einfügen Nach Bestätigung mit OK wird das Bild an die ausgewählte Position im Dokument gesetzt. Wenn der Berichtsteil vollständig bearbeitet wurde, können Sie diesen über Schließen wieder verlassen und die Daten werden im Berichtsteil gespeichert. Bitte speichern Sie danach die gesamte Veröffentlichung entweder über Datei Speichern oder über das Symbol für Speichern. Abschluss der Veröffentlichung und Vorschau der Daten Nachdem alle einzelnen Berichtsteile bearbeitet und fertiggestellt wurden, kann man diese in die richtige Reihenfolge bringen. Dies bedeutet Sie können festlegen ob z.b. der Anhang als erster Berichtsteil dargestellt werden soll. Um die Berichtsteile nach oben bzw. unten zu verschieben, benutzen Sie die beiden Pfeile. Bitte speichern Sie nach dieser Änderung die gesamte Veröffentlichung entweder über Datei Speichern oder über das Symbol für Speichern. Abbildung 27 - Vorschau/Erstellen Im letzten Schritt der Veröffentlichung wird aus den erstellten Berichtsteilen eine Vorschau der Darstellung der Daten beim Bundesanzeiger erstellt. HINWEIS: Sollte es an dieser Stelle zu unerwarteten Fehlermeldungen kommen, so bitten wir Sie in jedem Berichtsteil nochmals den Button Bereinigen zu betätigen. Nach Schließen der Berichtsteile wiederholen Sie bitte den Schritt Vorschau/Erstellen. Um diese Vorschau zu erzeugen, klicken Sie bitte auf den kleinen Pfeil bei Vorschau. Nach Auswahl der Vorschauart wird diese im Internet Explorer dargestellt. Gleichzeitig öffnet sich im XML Service Tool ein neues Fenster. 23 Handbuch XML Service Tool

24 Abbildung 28 - Vorschau Hier können Sie nun die Vorschau abbrechen oder Sie haben aufgrund der Vorschau die Möglichkeit aus Ihren bearbeiteten Daten eine XML-Datei zu erzeugen. Mit einem Klick auf Datei erzeugen wird die XML-Datei erzeugt und Sie bekommen als Bestätigung die folgende Meldung. Abbildung 29 - Erzeugung erfolgreich Diese XML-Datei kann nun beim elektronischen Bundesanzeiger hochgeladen und veröffentlicht werden. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie die von Ihnen erstellte Exportdatei nicht umbenennen. Zum Abschluss haben Sie die Möglichkeit über Datei Beenden das XML Service Tool beenden. 24 Handbuch XML Service Tool

25 Fortführen der Bearbeitung einer gespeicherten Veröffentlichung Sie können jederzeit eine Veröffentlichung abspeichern und beenden und zu einem späteren Zeitpunkt die Bearbeitung wieder fortführen. Nach Aufruf des XML Service Tools können Sie entweder über Datei Veröffentlichung öffnen, über die gespeicherte Veröffentlichung öffnen. Anschließend öffnet sich der Ordner, in dem die Veröffentlichung gespeichert wurde. Die Veröffentlichungsdateien können Sie immer an der Dateiendung.eBV erkennen. Nachdem die Veröffentlichungen geöffnet wurde, können Sie mit der weiteren Bearbeitung fortfahren und ggf. die Veröffentlichung abschließen, wie bereits in den vorhergehenden Kapiteln beschrieben wurde. Arbeit mit Vorlagen von Veröffentlichungen Innerhalb des XML Service Tools haben Sie die Möglichkeit mit Vorlagen von Veröffentlichungen zu arbeiten. Sie können sich diese selbst erstellen und immer wieder verwenden, was den Vorteil hat, dass Sie z.b. die Firmendaten im Veröffentlichungskopf nicht jedes Mal neu eingeben müssen. Um eine erstellte Veröffentlichung als Vorlage abzuspeichern gehen Sie bitte auf Datei Veröffentlichung speichern unter Anschließend öffnet sich das Dialogfenster zum Speichern. Damit diese Veröffentlichung als Vorlage verwendet werden kann, muss diese in einen vorgesehenen Vorlagenordner gespeichert werden. Bei der Installation des XML Service Tools wurde unter Ihren eigenen Dateien ein neuer Ordner mit dem Namen XML Service Tool angelegt. Darunter befindet sich unter anderem der Ordner Vorlagen. Dies bedeutet Sie geben beim Speicherort diesen Ordner in Ihren Eigenen Dateien an (z.b. C:\Dokumente und Einstellungen\ Benutzername \Eigene Dateien\XML Service Tool\Vorlagen). Nach Angabe eines Namens für die Vorlage können Sie den Speichervorgang mit OK bestätigen. Wenn man nun diese Vorlage beim nächsten Mal verwenden möchte, ist es möglich beim Aufruf einer neuen Veröffentlichung im Dialogfenster auszuwählen, ob eine Vorlage verwendet werden soll. Abbildung 30 Vorlage verwenden Nach Setzen des Hakens bei Vorlage verwenden, wird das Fenster der Vorlagen aktiv und man kann die entsprechende Vorlage auswählen. Die Schaltfläche Übernehmen öffnet die hinterlegte Vorlage. 25 Handbuch XML Service Tool

26 7. Info über das vereinfachte XML Service Tool Die allgemeinen Informationen über das vereinfachte XML Service Tool erhalten Sie über die Menüleiste? Info. Die Abbildung zeigt den Infoscreen der die allgemeinen Informationen über das XML Service Tool enthält. Abbildung 31 - Infoscreen Mit einem Klick auf, verlassen Sie den Infoscreen. 26 Handbuch XML Service Tool

27 8. Anhang Tipps zum Arbeiten in Office Formatieren einer Tabelle Bitte beachten Sie: Vor allem bei Tabellen aus Word sollte man folgende Arbeitsschritte vornehmen, um alle unzulässigen Formatierungen zu entfernen. Dazu markieren Sie die gesamte Tabelle in Word und kopieren diese in ein leeres Excel Dokument und befolgen die unten beschriebenen Punkte. Schritt 1 Aufhebung von verbundenen Zellen und Einstellung des Zeilenumbruchs Markieren Sie bitte den gesamten Bereich der Excel-Tabelle. In Office 2000 bis Office 2003 geht man wie folgt vor: 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Format und wählen dann Zellen. 2. Im geöffneten Fenster Zellen formatieren wählen Sie den Reiter Ausrichtung. 3. Im Bereich Textsteuerung entfernen Sie den Haken bei Zellen verbinden 4. Um den Zeilenumbruch einzustellen aktivieren Sie unter Textsteuerung das Kontrollkästchen Zeilenumbruch, und klicken Sie dann auf OK. In Office 2007 ist die Arbeitsweise wie folgt : 1. In der Registerkarte Start im Bereich Ausrichtung findet man den Icon für Verbinden und Zentrieren. 2. Klick auf den Pfeil und es öffnet sich das Menü. 3. Auswahl von Zellenverbund aufheben 4. Um den Zeilenumbruch einzustellen klicken Sie auf den Button. Sie müssen ggf. die Zeilenhöhe anpassen, damit der gesamte Text ange- Zeilenumbruch zeigt wird. 27 Handbuch XML Service Tool

28 Schritt 2 Löschen von unnötigen Spalten und Zeilen Bitte löschen Sie aus der Tabelle alle unnötigen leeren Spalten und Zeilen, damit diese nicht zu falschen und verzogenen Darstellungen im XML Service Tool führen. Am einfachsten Sie markieren die Spalten und klicken mit der rechten Maustaste auf die Markierungen und wählen Zellen löschen. Diesen Vorgang wiederholen Sie bitte für alle leeren Spalten die nicht notwendig sind. Abbildung 32 - Zellen löschen Schritt 3 Optimale Spaltenbreite Damit es nicht zu einer ungewünschten Zellenüberspannung kommt, müssen die Spalten alle auf die optimale Breite vergrößert werden. a. Wenn Sie die Spaltenbreite an den Inhalt anpassen möchten, markieren Sie die Spalte oder Spalten, die Sie ändern möchten, und doppelklicken Sie dann auf die Begrenzungslinie rechts neben einer ausgewählten Spaltenüberschrift. b. Wenn Sie die Breite aller Spalten im Arbeitsblatt ändern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Alles markieren, und ziehen Sie dann die Begrenzungslinie einer beliebigen Spaltenüberschrift. Schritt 4 Entfernen von Grafiken und Objekten Wichtig ist, dass aus der Tabelle alle Grafiken und Objekte, z.b. Buchhalternasen, entfernt werden, da diese nicht korrekt weiterverarbeitet werden können. 28 Handbuch XML Service Tool

29 Umbrechen von Tabellen mit mehr als 7 Spalten in Excel Sollten Sie nach der oben beschriebenen Formatierungen einer Excel Tabelle immer noch das Problem haben, dass Ihre Tabelle mehr als 7 Spalten hat, dann muss man diese innerhalb von Excel umbrechen, um zu vermeiden, dass diese eventuell im XML Service Tool nicht angenommen werden. Ein Grund für das Ablehnen einer Tabelle kann darin liegen, dass Sie zwar alle verbundenen Zellen aufgeteilt haben, aber dass der Text trotzdem noch über 2 Spalten steht (siehe die Überschriften in u.a. Bild). Als Beispiel für eine Excel Tabelle mit mehr als 7 Spalten ist z.b. der Anlagenspiegel. In u.a. Bild hat der Anlagenspiegel 12 Spalten. Diese 12 Spalten gilt es nun am sinnvollsten aufzuteilen. Abbildung 33 - Tabelle mit mehr als 7 Spalten Im u.a. Bild ist ein Beispiel für die Teilung der Tabelle. Am einfachsten kann man diese Teilung machen, wenn man die gesamten hinteren Spalten, die in den zweiten Teil der Tabellen kommen, markiert und ausschneidet und unter dem ersten Teil wieder einfügt. Wichtig dabei ist, die erste Spalten mit den Beschriftungen auch in den zweiten Teil der Tabelle zu kopieren. Abbildung 34 - Umgebrochene Tabelle in Excel 29 Handbuch XML Service Tool

30 Nachdem Sie diesen Umbruch der Tabelle vorgenommen haben, können Sie die gesamten Spalten markieren und in den Bearbeitungsbereich des XML Service Tools einfügen. Notwendiges Schneiden bei Tabellen mit mehr als 7 Spalten im XML Service Tool Während des Einfügens oder der Bereinigung einer zu großen Tabelle werden Sie folgenderweise darauf aufmerksam gemacht, dass die Tabelle zu viele Spalten enthält und es muss festgelegt werden, ab welcher Spalte die Tabelle umgebrochen werden soll. Dazu müssen die Zeilenbezeichnungen als Legendenspalten angegeben werden, damit diese Bezeichnungen auch in der umgebrochenen Tabelle erscheinen. Dies ist meist nur die 1. Spalte, das bedeutet, dass die Standardangabe Legendenspalte von 1 bis 1 übernommen werden kann. Es kann aber auch auf die Legendenspalte verzichtet werden indem das dafür vorgesehene Feld Keine Legende verwenden aktiviert wird. Außerdem muss ausgewählt werden ob z.b. ab der 7. Spalte die Tabelle umgebrochen werden soll, was bedeutet, dass alle Spalten ab der 7. Spalte als weitere Tabelle unterhalb ausgewiesen werden. Bitte beachten Sie, dass eine einzufügende Tabelle nicht mehr als 13 Spalten breit sein sollte. Abbildung 35 - Tabellen schneiden Nach Auswahl der zutreffenden Legendenspalten und der Spalte, ab der umgebrochen werden soll, können Sie den Umbruch mit Klick auf Übernehmen veranlassen. Sollte die bereits umgebrochene Tabelle wieder mehr als 7 Spalten haben muss diese mit einem Klick auf Schneiden wiederum umgebrochen werden. Dieser Vorgang muss so lange wiederholt werden, bis alle Spalten der Tabelle korrekt umgebrochen wurden und dargestellt werden können und danach können Sie mit einem Klick auf Übernehmen die Tabelle in Ihren Bearbeitungsbereich übernehmen. Änderungen am Text Innerhalb des XML Service Tools können Sie nur Änderungen am Text vornehmen, aber keine Formatierungen vornehmen. Darum sollten Sie die gesamten Änderungen am Text und Layout in Word oder Excel machen und dann erst die Daten ins XML Service Tool übernehmen. 30 Handbuch XML Service Tool

31 Eingebettete Bilder und Diagramme in Office Dokumenten Sofern Ihre Office Dokumente eingebettete Bilder und Diagramme enthalten müssen diese mithilfe eines Grafikprogrammes als Bilddatei gespeichert werden, um dann im XML Service Tool eingefügt zu werden. Gehen Sie dafür wie folgt vor: 1. Öffnen Sie das entsprechende Office Dokument. 2. Markieren Sie das eingebettete Bild oder Diagramm. 3. Kopieren Sie dieses nun. 4. Fügen Sie das kopierte Bild oder Diagramm in ein Grafikprogramm, z.b. Paint, ein. 5. Nun können Sie im Grafikprogramm das eingefügte Bild oder Diagramm im Format.jpg oder.gif abspeichern. Nachdem Sie alle Bilder und Diagramme als Bilddateien abgespeichert haben können Sie diese im XML Service Tool als Bilder hinzufügen. Nähere Infos hierzu finden Sie unter Punkt Bilder hinzufügen. 31 Handbuch XML Service Tool

32 9. Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Setup-Assistent 5 Abbildung 2 - Lizenzvertrag 5 Abbildung 3 - Installationsordner 6 Abbildung 4 - Installation bestätigen 6 Abbildung 5 - Installation beendet 7 Abbildung 6 - XML Service Tool 8 Abbildung 8 - Berichtsteile 10 Abbildung 7 - Allgemeine Ansicht 10 Abbildung 9 - Menü "Datei" 12 Abbildung 10 - Menü "Ansicht" 12 Abbildung 11 - Menü "Extras" 12 Abbildung 12 - Menü "Fenster" 13 Abbildung 13 - Menü "Hilfe" 13 Abbildung 14 - Menü "?" 13 Abbildung 15 - Veröffentlichungskopf 14 Abbildung 16 - Übersicht 15 Abbildung 17 - Ansicht Berichtsteil 15 Abbildung 19 - Neue Veröffentlichung 17 Abbildung 18 - Neu 17 Abbildung 21 - Veröffentlichungskopf 18 Abbildung 20 - Veröffentlichungskopf 18 Abbildung 22 - Neuer Berichtsteil 19 Abbildung 23 - Ansicht Excel-Datei 20 Abbildung 24 - Kopier-Bereich 20 Abbildung 25 - Bearbeitungsbereich 21 Abbildung 26 - Bild einfügen 23 Abbildung 28 - Vorschau Handbuch XML Service Tool

33 Abbildung 29 - Erzeugung erfolgreich 24 Abbildung 27 - Vorschau/Erstellen 23 Abbildung 30 Vorlage verwenden 25 Abbildung 31 - Infoscreen 26 Abbildung 32 - Zellen löschen 28 Abbildung 33 - Tabelle mit mehr als 7 Spalten 29 Abbildung 34 - Umgebrochene Tabelle in Excel 29 Abbildung 35 - Tabellen schneiden Handbuch XML Service Tool