EMPOLIS SMART CONTENT. Power for your Content

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1 EMPOLIS SMART CONTENT Power for your Content

2 EMPOLIS SMART CONTENT Der Alltag im Informationsmanagement... 3 Herausforderungen im Informationsmanagement... 4 Die Lösung Empolis Smart Content... 5 Unsere Expertise... 6 Ihr Nutzen... 6 Anwendungs- und Einsatzgebiete... 7 Blick unter die Haube... 8 Wie Sie möchten: On-Premise oder in der Cloud INTELLIGENTES INFORMATIONS- MANAGEMENT 2

3 DER ALLTAG IM INFORMATIONSMANAGEMENT Unsere Redaktion muss eine immer größere Menge in der Technischen Dokumentation erstellen. Gleichzeitig müssen wir hochwertiger, effizienter und kostengünstiger werden. Unsere Übersetzungskosten sind nicht überschaubar, weil wir immer ganze Handbücher übersetzen lassen müssen, obwohl große Teile längst übersetzt sind. Smart Devices sind der Hype wie bekommen wir unsere Inhalte dahin? Unsere Publikation ist top aber wie schaffen wir eine einheitliche Produktionsgrundlage für Print und Online? Unsere Inhalte sind qualitativ hochwertig und qualitätsgesichert. Wir würden diese gerne schnell und effektiv für neue Produkte und Zielgruppen wiederverwerten. Wie stellen wir abteilungsübergreifend unsere Qualitätsprozesse sicher? Bislang hängt die Qualität der Dokumentation oft vom jeweiligen Mitarbeiter ab. Bisher arbeiten wir mit Handarbeit und Copy & Paste diese Arbeitsweise verursacht zu viele Fehler und Mehrfacharbeit. Wie bekommen wir es hin, dass wir nicht ständig verschiedene Versionen ein und desselben Textes verwenden? Unsere Dokumentation erfolgt an verschiedenen Standorten. Dieser dezentrale Workflow kostet zu viel Zeit und ist oft nicht nachzuverfolgen. Aufgrund der dezentralen Dokumentenverwaltung können wir keine Inhalte wiederverwenden. Unsere Übersetzungskosten sind explodiert! 3

4 HERAUSFORDERUNGEN IM INFORMATIONSMANAGEMENT Qualitätsgesicherte Inhalte Wachsender Umfang bei kürzeren Durchlaufzeiten und gleichbleibendem Ressourceneinsatz Immer mehr Varianten und größere Medienvielfalt Stärkere Individualisierung Kürzer werdende Produktzyklen und Entwicklungszeiten Schnelle Verfügbarkeit von Publikationen in Content-Delivery-Portalen Publikation auf immer mehr (mobilen) Endgeräten Stärkere Lokalisierung für internationale Absatzmärkte Veränderte Mediennutzung Zunehmende Integration in die Geräte selbst 4

5 DIE LÖSUNG EMPOLIS SMART CONTENT Empolis Smart Content ist ein Component Content Management System für XML und andere Inhaltsformate und unterstützt insbesondere die Erstellung, Pflege, Verwaltung, Übersetzung und Publikation von (Technischer) Dokumentation, Verlagsinhalten und Regelwerken. Empolis Smart Content verwendet den DITA-Standard. Mit diesem standardisierten Format für die Inhaltsauszeichnung wird die Wiederverwendung von Inhalten über verschiedene Systeme hinweg ermöglicht und die Kosten für Einführung, Training und Pflege von DITA-basierten Systemen reduziert. Empolis Smart Content ist damit die umfassende Lösungsplattform für jede Content-Management- Anwendung und bietet alle notwendigen effizienten Methoden zur Wiederverwendung von Inhalten, inkl. Übersetzungsmanagement, Single Source- & Cross Media Publishing sowie der Prozesssteuerung. Mit Empolis Smart Content wird der gesamte Prozess des Content Lifecycle für die Informationserstellung abgedeckt. Empolis Smart Content realisiert durch bewährtes Content Management und erprobte Such-Technologien auch webbasierte Content-Delivery-Portale, die modulare oder aggregierte Informationen anwendungs- und anwendergerecht zur Verfügung stellen. 5

6 UNSERE EXPERTISE Empolis verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Content Management und zählt laut dem renommierten amerikanischen EContent-Magazin zu den weltweit wichtigsten und einflussreichsten IT-Unternehmen im Bereich Digital Content Management. So wurde Empolis dreimal in Folge in die prestigeträchtige Liste The 100 Top Companies in the Digital Content Industry aufgenommen. Zudem wurde Empolis Smart Content vom US-Fachmagazin KMWorld als Trend-Setting Product of the Year 2015 ausgezeichnet. Zu unseren Kunden zählen wir unter anderem Airbus, BMW, BSH Hausgeräte, Fette Compacting und Siemens Rail Automation. IHR NUTZEN Wiederverwendung von Informationsmodulen in unterschiedlichen Kontexten, dadurch Vermeidung von Redundanzen und Reduktion des Datenvolumens Drastische Reduzierung der Übersetzungskosten bei gleichzeitig verbesserter Qualität Kürzere Durchlaufzeiten durch intelligente Suche und Metadaten-Klassifikationen Kontrollierte Redaktionsprozesse, verkürzte Produktionszyklen und verbesserter Wiederverwendungsgrad von Informationen Erstellung von Entscheidungsbäumen und Dokumenten in einer Lösung Dynamische Publikation durch automatische Aufteilung von importierten Inhaltsmodulen Reduzierter Schulungsaufwand der Redakteure durch Verwendung vorhandener XML-Editoren Kundenindividuelle Lösungen und Integrationen in die jeweilige IT-Landschaft durch umfangreiche Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten Hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Benutzer und Datenvolumina 6

7 ANWENDUNGS- UND EINSATZGEBIETE TECHNISCHE DOKUMENTATION UND PRODUKTDOKUMENTATION Modulare Erstellung, Übersetzung und Publikation, passend zur Produktkonfiguration und Benutzergruppe, in mehreren Sprachen, für unterschiedliche Zielformate (Print, Online, Apps etc.) PUBLIKATIONEN IM VERLAGSUMFELD Erstellung und Pflege von standardisierten, aus Bausteinen zusammengesetzten, Kundenkommunikationsvorlagen, mit Blick auf Qualitätssicherung und Cross-Media- Verwendung Flexible Prozesse zur Erstellung, Anreicherung und Validierung von Inhalten Dynamische Informationsbereitstellung - Open, Mobile, Social, On Demand KNOWLEDGE-PORTAL Erstellung und Pflege von Wissensbasen oder FAQs für Intranet- oder Internetportale durch Kategorisierung der Metadaten PROPOSAL-MANAGEMENT Erstellung von komplexen Angeboten in Teams, mit Blick auf Wiederverwendung, Standardisierung, Prozesskontrolle und Ausgabe in mehreren Medien QUALITÄTSMANAGEMENT Erstellung und Pflege von relevanten Dokumenten mit Versionierung, Freigabe und Publikation VERTRAGSMANAGEMENT Erstellung von Verträgen aus wiederverwendbaren standardisierten Vertragsbausteinen Erstellung und Pflege der Bausteine, inklusive Versionierung und Freigabe SCHULUNG UND TRAINING Erstellung und Pflege von modularen Schulungsunterlagen, nach Bedarf kombinierund bereitstellbar 7

8 BLICK UNTER DIE HAUBE XML-MANAGEMENT Sicherstellung der Datenkonsistenz Wiederverwendung von Modulen Editorintegrationen: oxygen, JustSystems XMAX, PTC Arbortext Editor, Adobe FrameMaker, Struktureditor, Entscheidungsbaumeditor, webbasierter Formulareditor VERSIONSMANAGEMENT Versionierung auf Informationsobjektebene Automatische Historisierung des Inhalts Redaktionelle Versionierung und Freigabe Anpassbare Geschäftslogik WORKFLOW-MANAGEMENT Konfigurierbarer statusbasierter Workflow, konfigurierbare Rechte für Statusübergänge, Zugriffssteuerung über Workflow-Status Workflow-Management-System: optionale Integration eines Workflowsystems PUBLIKATIONSMANAGEMENT Auf Basis von Linkstrukturen Metadaten / Varianten Manuelle Selektion Prozessbasiert Definition von Gültigkeiten Für PDF (Print), HTML, EPUB, Apps, Custom etc. VARIANTEN-MANAGEMENT Varianten-Metadaten Inline -Varianten Varianten-Filter LINK-MANAGEMENT ÜBERSETZUNGSMANAGEMENT Beliebige Sprachen: Unicode UTF-8 Ermittlung des Übersetzungsstatus Übersetzungspakete: automatisch generiert, exportiert, importiert, XMLbasierte Schnittstelle, anpassbar an projektspezifische Anforderungen Automatischer Verwendungsnachweis Link-Klassifizierung Wiederverwendung von Modulen Einbindung von Grafiken Varianten Drag & Drop-Verlinkung Verlinkung im XML-Editor und Viewer XLink-Standard 8

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10 WIE SIE MÖCHTEN: ON-PREMISE ODER IN DER CLOUD Unsere Software steht Ihnen ganz klassisch On-Premise zur Verfügung. Ebenso als Software as a Service mit den Vorteilen: keine Kosten für Aufbau, Betrieb und Wartung, schnelle Inbetriebnahme, Skalierbarkeit sowie ein höchstmögliches Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit für Ihre Daten durch Betrieb in deutschen Rechenzentren. EMPOLIS SMART CLOUD Neben dem traditionellen On-Premise Software-Lizenzmodell stehen alle Empolis-Lösungen in vollem Umfang auch als Software as a Service (SaaS) zur Verfügung. Durch die Nutzung der Empolis Smart Cloud entfällt für Sie als Kunde nicht nur die initiale Investition in Form von Lizenzgebühren und eigener IT-Infrastruktur, sondern gegen eine monatliche Gebühr übernimmt Empolis ebenso Wartung und Betrieb der Applikation, welche über das Internet verfügbar gemacht wird. Alle notwendigen Komponenten der Applikation - ob Datenbank, Anbindung von Drittsystemen, ausgefeilte Suchverfahren oder spezifische Applikationslogik - sind in der Empolis Smart Cloud ausgelagert und werden im Data Center von Empolis betrieben. DATENSCHUTZ Empolis unterliegt ausschließlich der deutschen Rechtsprechung und dementsprechend gelten für sämtliche Daten die strengen Bestimmungen des deutschen Datenschutzes. 10

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12 Empolis Information Management GmbH Europaallee Kaiserslautern Germany Empolis-Lösungen befähigen Unternehmen und Organisationen, die exponentiell wachsende Menge strukturierter und unstrukturierter Daten zu analysieren, zu interpretieren und automatisiert zu verarbeiten. Sie nutzen damit ihr Wissenskapital, um unternehmenskritische Geschäftsprozesse zu optimieren. Entscheider, Mitarbeiter und Kunden erhalten so stets situations- und aufgabengerecht genau die Information, die für sie relevant ist und können so schneller bessere Entscheidungen treffen. Phone Fax Empolis Information Management GmbH

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