Top-Themen. Die besten Tipps und Tricks zu Word Seite 1 von 12

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1 Top-Themen Die besten Tipps und Tricks zu Word Seite 1 von 12

2 Tipps zu Microsofts Textverarbeitung Die besten Tipps und Tricks zu Word 2013 von Thomas Rieske Foto: Microsoft Seite 2 von 12

3 Inhalt Kostenloses Deutsch-Wörterbuch in Word 2013 nachrüsten... 4 Autotexte im Team nutzen... 5 Eigene Dokumentvorlagen in Word 2013 verwenden... 6 Schnellzugriff auf häufig genutzte Ordner... 7 Zwischenablage zum Suchen und Ersetzen nutzen... 8 Immer mit letztem Dokument starten... 9 Automatische Hyperlinks fallweise deaktivieren Sonderzeichen per Tastenkürzel einfügen Seite 3 von 12

4 Tipps zu Microsofts Textverarbeitung Die besten Tipps und Tricks zu Word 2013 von Thomas Rieske Mal eben eigene Vorlagen einbinden oder den Schnellzugriff auf häufig genutzte Dateien einrichten. Mit den folgenden Tipps können sich Anwender den Arbeitsalltag mit Microsoft Word deutlich erleichtern. Wer in hiesigen Büros von Textverarbeitung spricht, meint in den meisten Fällen Microsofts Word. Umsteiger oder Neueinsteiger werden es schnell merken, Microsoft hat bei Word 2013 an einigen Stellen die Bedienlogik teils signifikant geändert. Das betrifft häufig Punkte bei denen sich die Cloud-Anbindung von Microsoft Office 2013 bemerkbar macht, etwa bei den Vorlagen. Unsere Tipps zeigen, wie Sie einfach eigene Vorlagen in Word 2013 einbinden. Beim Bearbeiten und Erstellen von Texten hat sich hingegen nicht alles grundlegend geändert, das wäre ja auch fatal. Daher funktionieren einige der genannten Tipps nicht nur mit Microsoft Word 2013, sondern auch mit Word 2010 oder sogar früheren Versionen. Wenn dem so ist, haben wir dies an Ort und Stelle vermerkt. Kostenloses Deutsch-Wörterbuch in Word 2013 nachrüsten Wer viel mit Texten umgehen muss und sich dabei über die Bedeutung eines Wortes informieren möchte, tut sich innerhalb von Word schwer. Statt zum Online-Duden zu greifen, wäre es praktischer, direkt aus der Textverarbeitung heraus die Erklärung zu Begriffen abzurufen Begriffsbestimmung: Nachgeschlagene Wörter im Plural können problematisch sein. Besser ist es, wie hier auf den Singular auszuweichen. Seite 4 von 12

5 Mit Word 2013 gelingt das problemlos, wenn Sie eine Gratis-App integrieren. Dazu benötigen Sie lediglich ein kostenloses Microsoft-Konto 1. Klicken Sie als Erstes im Menüband von Word auf den Tab Einfügen, dann auf Apps für Office. Nachdem Sie sich mit Ihrem Konto angemeldet haben, wechseln Sie zum Abschnitt Empfohlene Apps. Geben Sie in das Suchfeld oben rechts Deutsch ein, und bestätigen Sie dann mit der Enter-Taste. Zum Zeitpunkt der Artikel-Recherche (Dezember 2013) gibt es dazu genau einen Treffer mit dem Namen Deutsch-Wörterbuch vom Anbieter Stands4 LTD. Mit einem Klick auf Hinzufügen und danach auf Vertrauen landet die Anwendung in Ihren Office-Apps. Vor dem zweiten Schritt empfiehlt es sich, die Datenschutzrichtlinien zu studieren, denn die App muss Inhalte aus Ihrem Dokument lesen dürfen. In Word klicken Sie wieder auf Apps für Office, navigieren aber jetzt zum Bereich Meine Apps. Hier sollte nun das Wörterbuch erscheinen. Es lässt sich per Doppelklick aufrufen und wird danach in der rechten Seitenleiste eingeblendet. Um die Bedeutung eines Wortes nachzuschlagen, reicht es, dieses zu markieren. Bietet das Wörterbuch keine Definitionen dazu an, reicht es manchmal, nicht den Plural, sondern den Singular auszuwählen, etwa Grafik statt Grafiken. Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Word Autotexte im Team nutzen Es ist praktisch, wenn alle Mitarbeiter in einer Arbeitsgruppe dieselben Word-Autotexte verwenden. Gelegentliche Anpassungen der Inhalte führen indes dazu, dass man die dazugehörige Datei wieder lokal auf den PCs einspielen muss. Besser wäre es, sie über ein Server-Laufwerk bereitzustellen. Eine Option, den Pfad innerhalb von Word zu ändern, hat Microsoft nicht vorgesehen. Um auf einem Server freigegebene Textbausteine verwenden zu können, müssen Sie daher in der Windows- Registry 2 der Clients einen neuen Eintrag anlegen. Dieser enthält einen Verweis auf den gemeinsam verwendeten Ordner, in dem sich die entsprechende Vorlage befindet. Wichtig ist, hierbei keinen Dateinamen anzugeben, denn Word lädt automatisch alle an diesem Speicherort abgelegten Templates Seite 5 von 12

6 Teamplayer: Damit die Mitglieder einer Arbeitsgruppe Word-Autotexte in einem Server-Verzeichnis gemeinsam nutzen können, müssen Sie einen Registry-Eintrag ergänzen. Wenn Sie Word 2013 verwenden, erzeugen Sie unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\General die Zeichenfolge SharedDocumentParts, die den Pfad zum Server-Verzeichnis angibt - etwa Z:\Autotexte. Auch eine UNC-Notation 3 ist möglich. Für andere Word-Versionen müssen Sie im oben aufgeführten Schlüssel die Versionsnummer 15.0 ersetzen, zum Beispiel durch 14.0 für Word Nach einem Rechner-Neustart stehen die entsprechenden Textbausteine in Word zusätzlich zu den lokal vorhandenen zur Verfügung. Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word 4. Eigene Dokumentvorlagen in Word 2013 verwenden Wer Word 2013 nutzt, merkt an einer Reihe von Stellen, dass die Textverarbeitung inzwischen sehr Cloud-orientiert arbeitet. Das geht sogar so weit, dass der Anwender keine Möglichkeiten mehr hat, auf seine lokalen Dokumentvorlagen zuzugreifen - zumindest auf den ersten Blick. Der Zugriff auf die eigenen Templates lässt sich mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. Dazu starten Sie Word 2013, klicken auf den Tab Datei und wählen dann Optionen / Speichern. In das Feld Standardspeicherort für persönliche Vorlagen, das nach einer Neuinstallation leer ist, tragen Sie nun den Pfad Ihres Vorlagenordners ein Seite 6 von 12

7 Lokale Vorlagen: Möchten Sie weiter eigene Word-Templates nutzen, müssen Sie in dem hier rot hervorgehobenen Feld den Pfad zu Ihren persönlichen Vorlagen angeben. Dieser lautet unter Windows 7 und Windows 8 per Default C:\Users\<Benutzername>\AppData \Roaming\Microsoft\Templates. Bestätigen Sie die durchgeführten Änderungen mit OK, und starten Sie Word neu. Wenn Sie anschließend Datei / Neu wählen, zeigt der Backstage-Dialog die zwei Auswahlmöglichkeiten Empfohlen und Persönlich an. Klicken Sie auf die letztgenannte Option, um wieder zu Ihren eigenen Vorlagen zu gelangen. Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Word Schnellzugriff auf häufig genutzte Ordner In der Regel sind Dokumente stets in denselben Verzeichnissen gespeichert - Briefe zum Beispiel unter "Korrespondenz". Diese häufig verwendeten Ordner lassen sich zum schnelleren Wiederfinden auch an einer bestimmten Stelle im Dateimenü fest verankern. Öffnen Sie in Word zunächst ein Dokument aus dem Verzeichnis, das Sie fixieren wollen. Wenn Sie Word 2010 nutzen, klicken Sie anschließend auf Datei / Zuletzt verwendet. In der Mitte erscheinen nun alle vor kurzem geladenen Dokumente. Rechts davon befindet sich die Spalte Zuletzt besuchte Orte, wo Sie an erster Position den dazugehörigen Ordner sehen. Klicken Sie rechts neben diesem Ordner auf die Pin-Nadel, die daraufhin ihre Gestalt und Farbe ändert. Dadurch bleibt dieser Ordner permanent oben in der Liste. Seite 7 von 12

8 Festmachen: Um schnell auf bestimmte Ordner zuzugreifen, empfiehlt es sich, sie mit einem Klick auf die Pin-Nadel an oberster Position zu fixieren. Um eine an diesem Ort abgelegte Datei zu öffnen, klicken Sie in der Textverarbeitung auf Datei / Zuletzt verwendet. Noch schneller gelangen Sie dorthin, wenn Sie den entsprechenden Befehl in die Leiste für den Schnellzugriff integrieren. Anschließend klicken Sie in der rechten Spalte auf den festgepinnten Ordner und können die gewünschte Datei öffnen. In Word 2013 hat Microsoft die Bedienlogik etwas verändert. In dieser Version klicken Sie auf Datei / Öffnen, danach im mittleren Bereich auf Computer. Rechts daneben sind die zuletzt verwendeten Ordner chronologisch absteigend aufgelistet. Die Pin-Nadel erscheint erst, wenn Sie die Maus über einen Eintrag bewegen. Abgesehen davon lassen sich die Ordner wie für die Vorgängerversion beschrieben im Menü fixieren. Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Word 2010 und Word Zwischenablage zum Suchen und Ersetzen nutzen Mehrere Vorkommnisse eines Begriffs zu suchen und auszutauschen, gehört zu den Kernfunktionen einer Textverarbeitung wie Word. Wenn die einzusetzende Passage länger ist und sich zudem schon in der Zwischenablage befindet, geht das besonders einfach und zeitsparend. Öffnen Sie zunächst das betreffende Word-Dokument, und rufen Sie die Funktion Suchen und Ersetzen auf, zum Beispiel mit der Tastenkombination Strg + H. Seite 8 von 12

9 Clipboard-Unterstützung: Der Inhalt der Zwischenablage lässt sich mit dem Shortcut ^c ansprechen, was für umfangreiche Suchen-und-Ersetzen-Vorgänge sehr hilfreich ist. In der Zeile Suchen nach tragen Sie den Suchbegriff ein, im Feld Ersetzen durch geben Sie lediglich ^c an. Dieses Kürzel kennzeichnet den Inhalt der System-Zwischenablage. Die Office-Zwischenablage lässt sich auf diese Weise leider nicht ansprechen. Anschließend starten Sie wie gewohnt den Vorgang, indem Sie auf Ersetzen oder Alle ersetzen klicken. Es funktioniert übrigens nicht, auf die beschriebene Weise auch im Feld Suchen nach die Zwischenablage einzubinden - Word quittiert den Versuch mit einer Fehlermeldung. Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word. Immer mit letztem Dokument starten Wer täglich mit einer bestimmten Datei arbeitet, findet es hilfreich, wenn Word beim Start immer den zuletzt geöffneten Text laden würde. Eine Programmeinstellung dafür ist allerdings nicht zu entdecken. Also heißt es, zur Selbsthilfe zu schreiten - was in dem Fall gar nicht schwer ist. Lösung: Für die Umsetzung müssen Sie lediglich ein kleines Makro schreiben, das Sie AutoExec nennen und in der Vorlage Normal.dotm speichern. Auf diese Weise steht es jederzeit zur Verfügung. Die folgenden drei Zeilen reichen: Sub AutoExec() Application.RecentFiles(1).Open End Sub Seite 9 von 12

10 Automatik: Mit diesen drei VBA-Zeilen lädt Word bei jedem Aufruf das zuletzt geöffnete Dokument. Die Kommentare, zu erkennen am vorangestellten Apostroph, hat Word beim Erstellen des Makros selbsttätig eingefügt. Immer wenn Sie Word starten, lädt das Makro das jeweils aktuellste Element aus der Liste der zuletzt geöffneten Dokumente. Das funktioniert aber nur, wenn Sie die Textverarbeitung per Startmenü oder Desktop-Icon aufrufen. Starten Sie hingegen Word mit einem Doppelklick auf eine Datei, wird anstelle der angeklickten Datei ein früheres Dokument geöffnet. Wenn Sie das Auto-Makro unterdrücken möchten, halten Sie beim Start von Word einfach die Umschalttaste gedrückt. Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word. Automatische Hyperlinks fallweise deaktivieren Word erstellt standardmäßig einen Hyperlink, wenn der User die URL einer Webseite, zum Beispiel eintippt und danach die Eingabetaste oder die Leertaste drückt. Nicht immer ist dieses Verhalten erwünscht, doch unter Umständen möchte man das Feature nicht generell abschalten. Um die automatische Umwandlung von Internetadressen in anklickbare Links fallweise zu unterbinden, dient die Tastenkombination Strg + Z. Da Sie mit diesem Shortcut den jeweils letzten Befehl rückgängig machen, müssen Sie ihn unmittelbar betätigen, nachdem Sie die entsprechende URL eingegeben haben. Seite 10 von 12

11 Globale Einstellung: Möchten Sie die automatische Umwandlung in Hyperlinks nicht nur fallweise unterbinden, müssen Sie die rot hervorgehobene Checkbox deaktivieren. Kommt doch irgendwann der Wunsch auf, das Automatik-Feature komplett auszuschalten, klicken Sie in den Word-Optionen auf Dokumentprüfung, dann auf AutoKorrektur-Optionen und anschließend auf die Registerkarte AutoFormat während der Eingabe. Im Abschnitt Während der Eingabe ersetzen entfernen Sie das Häkchen vor der Checkbox Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks. Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word. Sonderzeichen per Tastenkürzel einfügen Wer etwa technische Dokumentationen erstellt, steht häufig vor dem Problem, immer wieder Symbole einfügen zu müssen, die nicht auf der Tastatur vorhanden sind. Anstatt erst umständlich durch die Menüstruktur von Word zu navigieren, kann man die oft benötigten Zeichen auch deutlich bequemer aufrufen. Lösung: Ordnen Sie einfach den Sonderzeichen eine Tastenkombination zu. Dazu wechseln Sie in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Einfügen. In der Gruppe Symbole am rechten Rand klicken Sie auf Symbol / Weitere Symbole. Wählen Sie anschließend die entsprechende Schriftart aus, zum Beispiel Wingdings, und markieren Sie das gewünschte Zeichen. Seite 11 von 12

12 Einfügen per Shortcut: Wie hier das Ohm-Symbol lassen sich alle verfügbaren Sonderzeichen in Word einer Tastenkombination zuordnen. Jetzt klicken Sie auf Tastenkombination und drücken den Shortcut, den Sie zuweisen wollen. Dieser erscheint dann im Feld Neue Tastenkombination. Bestätigen Sie zum Schluss Ihre Kombination mit einem Klick auf Zuordnen. Wenn Sie künftig das festgelegte Kürzel drücken, fügt Word das jeweilige Sonderzeichen direkt in das Dokument ein. Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word. (mje) IDG Business Media GmbH Alle Rechte vorbehalten. Jegliche Vervielfältigung oder Weiterverbreitung in jedem Medium in Teilen oder als Ganzes bedarf der schriftlichen Zustimmung der IDG Business Media GmbH. DPA-Texte und Bilder sind urheberrechtlich geschützt und dürfen weder reproduziert noch wiederverwendet oder für gewerbliche Zwecke verwendet werden. Für den Fall, dass in TecChannel unzutreffende Informationen veröffentlicht oder in Programmen oder Datenbanken Fehler enthalten sein sollten, kommt eine Haftung nur bei grober Fahrlässigkeit des Verlages oder seiner Mitarbeiter in Betracht. Die Redaktionübernimmt keine Haftung für unverlangt eingesandte Manuskripte, Fotos und Illustrationen. Für Inhalte externer Seiten, auf die von TecChannel aus gelinkt wird,übernimmt die IDG Business Media GmbH keine Verantwortung. Seite 12 von 12