Arbeitskreise der Frühstarter. Organisation des Rechnungswesens. Güstrow, 17. Juni 2010

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1 Arbeitskreise der Frühstarter Organisation des Rechnungswesens Güstrow, 17. Juni 2010

2 Inhalt Rechtsgrundlagen Rechnungswesen Dienstanweisungen Gliederung des Rechnungswesens Finanzbuchführung Geschäftsbuchführung Zentrale Zahlungsabwicklung Aufbau- und Ablauforganisation Dienstanweisungen / Arbeitsanweisungen Vorschlag zur Vorgehensweise in der Gemeinde 1

3 Rechtsgrundlagen Rechnungswesen Gesetze - KV M-V Verordnungen - GemHVO-Doppik - GemKVO-Doppik Verwaltungsvorschriften - Verwaltungsvorschriften zur Gemeindehaushaltsverordnung- Doppik und zur Gemeindekassenverordnung-Doppik 2

4 Rechtsgrundlagen Rechnungswesen 58 KV M-V - Organisation der Gemeindekasse wird geregelt Bestellung eines Kassenverwalters und eines Stellvertreters Aufgabentrennung hinsichtlich anordnungsbefugter Mitarbeiter sowie des Leiters und der Prüfer des Rechnungsprüfungs- amtes Keine Angehörigen im Sinne des 20 Abs. 5 des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes Kassenverwalter und Stellvertreter untereinander Kassenverwalter und sein Stellvertreter zum Bürgermeister zu anordnungsbefugten Mitarbeitern der Gemeinde zum Leiter und zu den Prüfern des Rechnungsprüfungsamtes 3

5 Rechtsgrundlagen Rechnungswesen Kassenbedienstete sind nicht zur Zahlungsanordnung befugt Sonderkassen sollen mit der Gemeindekasse verbunden werden Für Sonderkassen, die nicht mit der Gemeindekasse verbunden sind, gelten die gleichen Vorschriften wie für die Gemeindekasse - Die Gemeindekasse erledigt die Kassengeschäfte der Gemeinde - Kassengeschäfte sind: Zahlungsabwicklung Mahnwesen Vollstreckung Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen 4

6 59 KV M-V Rechtsgrundlagen Rechnungswesen - Möglichkeit der Übertragung der Kassengeschäfte auf eine Stelle außerhalb der Verwaltung - Übertragung bedarf der Genehmigung der Rechtsaufsichts- behörde - Bei ganz oder zum Teil automatisierter Rechnungslegung (Kassengeschäfte, Rechnungswesen) Prüfung durch den Anwender vor Anwendung Freigabe durch den Bürgermeister 5

7 Rechtsgrundlagen Rechnungswesen GemHVO-Doppik 22: Stundung, Erlass, Niederschlagung 23: Kleinbeträge 24: Zahlungsanweisung, Zahlungsabwicklung 25: Zweck der Buchführung, Buchführungspflicht 26: Buchführung 27: Kosten- und Leistungsrechnung 28: Sicherheitsstandards im Rechnungswesen 29: Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen 6

8 GemKVO-Doppik Rechtsgrundlagen Rechnungswesen - Abschnitt 1 ( 1 bis 5): Aufgaben und Organisation der Gemeindekasse - Abschnitt 2 ( 6 bis 12): Kassenanordnungen - Abschnitt 3 ( 13 bis 18): Zahlungsverkehr - Abschnitt 4 ( 19 bis 22): Verwaltung der Finanzmittel, Liquiditätsplanung, Verwahrung von Zahlungsmitteln und Wertgegenständen - Abschnitt 5 ( 23 bis 26): Buchführung 7

9 GemKVO-Doppik Rechtsgrundlagen Rechnungswesen - Abschnitt 6 ( 27 und 28): Erledigung des Zahlungsverkehrs und des Rechnungswesens durch Stellen außerhalb der Verwaltung - Abschnitt 7 ( 29 bis 32): Kassenaufsicht und örtliche Prüfung der Gemeindekasse - Abschnitt 8 ( 33): Sonderkassen - Abschnitt 9 ( 34 bis 37): Schlussvorschriften 8

10 Rechtsgrundlagen Rechnungswesen Verwaltungsvorschriften zur Gemeindehaushaltsverordnung-Doppik und zur Gemeindekassenverordnung-Doppik - VV zu 34 GemKVO-Doppik i.v.m. Anlage 4 der VV Leitfaden zur Erstellung von Dienstanweisungen zur Organisation des Rechnungswesens einschließlich Arbeitsanweisungen 9

11 - Gründe für den Erlass von Dienstanweisungen Dienstanweisungen Mit der Umstellung auf die Doppik sind alle bisherigen Regelungen zum Kassenwesen der Gemeinde ersatzlos weggefallen GemHVO-Doppik und GemKVO-Doppik regeln nur noch die Grundsätze für die Organisation des Rechnungswesens (Haushaltsplanung, Geschäftsbuchführung, Zahlungsabwicklung und Kosten- und Leistungsrechnung) Der Gemeinde bleibt es überlassen die Aufbau- und Ablauforganisation nach den örtlichen Bedürfnissen zu gestalten Zur Sicherung der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens ist es unabdingbar, Dienstanweisungen zum Rechnungswesen zu erlassen 10

12 - Pflicht zum Erlass von Dienstanweisungen 4 Abs. 11 GemHVO-Doppik: Dienstanweisungen Dienstanweisung über die Grundsätze der Verrechnung der internen Leistungsbeziehungen 26 Abs. 13 GemHVO-Doppik: Dienstanweisung zur Sicherung des Buchungsverfahrens (Schutz vor Wegnahme und Veränderung der Bücher) 28 Abs. 1 und 2 GemHVO-Doppik Dienstanweisung zur ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben des Kassen- und Rechnungswesens 30 Abs. 5 GemHVO-Doppik Dienstanweisung über die Grundsätze der Durchführung der Inventur 11

13 34 GemKVO-Doppik: Dienstanweisungen Dienstanweisung zur ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben des Kassenwesens VV zu 34 GemKVO-Doppik: Dienstanweisung zur ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben des Kassenwesens mit der Verpflichtung der Beachtung der Anlage 4 zu den VV und diese entsprechend der örtlichen Organisation anzupassen und anzuwenden Handlungsanleitung für die Gemeinden zur Erstellung der Dienstanweisungen vor Ort Fazit: Zusammenfassung der Dienstanweisungen in einem Leitfaden, da zum Teil Überschneidungen in den rechtlichen Regelungen 12

14 Gliederung des Rechnungswesens Rechnungswesen Finanzbuchführung Haushaltsplanung Geschäftsbuchführung Zahlungsabwicklung Kosten- und Leistungsrechnung 13

15 - Unterteilung der Finanzbuchführung in Geschäftsbuchführung und Zahlungsabwicklung Finanzbuchführung - Grundsätzliche Trennung von Buchungsgeschäft und Kassengeschäft auch nach dem NKHR-MV, jedoch nicht zwingend vorgeschrieben (insbesondere wenn dies aufgrund der örtlichen Organisation nicht möglich ist) 14

16 - Zweck der Geschäftsbuchführung Geschäftsbuchführung Liefert die Datengrundlage für die Aufstellung der Bilanz, der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung, der Teilrechnungen sowie zur Durchführung des Plan-Ist-Vergleiches Festlegung der Aufgaben der Geschäftsbuchführung und Abgrenzung zur Zahlungsabwicklung und zum Anordnungswesen in Dienstanweisungen Festlegung der Grundsätze, die bei der Erfüllung der Aufgaben der Geschäftsbuchführung zu beachten sind Leitfaden enthält in detaillierten Arbeitsanweisungen (1 bis 30) Beschreibung des Regelungsbedarfes und Hinweise für die individuelle Ausarbeitung und Anpassung an die örtlichen Gegebenheiten 15

17 - Aufgaben der Geschäftsbuchführung sind u.a.: Erfassung von Plandaten Geschäftsbuchführung Überwachung der Einhaltung der Haushaltsansätze Buchung der Geschäftsvorfälle (Ein- und Ausgangsrechnungen) Auftragserfassung (erteilte und erhaltene Aufträge) Führung des Rechnungseingangsbuches / Rechnungsausgangsbuches Prüfung der buchungsrelevanten Daten der Kassenanordnungen Buchung der Belege 16

18 Interne Leistungsverrechnung Umbuchungen Geschäftsbuchführung Sammlung der zahlungsbegründenden Unterlagen und der sonstigen Belege Bereitstellung der Finanzdaten für unterjährige Berichterstattung Durchführung der vorbereitenden Abschlussbuchungen Bereitstellung der Daten für die Erstellung des Jahresabschlusses / Gesamtabschlusses, für die Finanzstatistik (ggf. Erstellung der Finanzstatistik), für die Steuererklärungen und die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge Führung und Einbindung der Nebenbuchhaltungen 17

19 Zentrale Zahlungsabwicklung - Begriffsabgrenzung zur Gemeindekasse Zentrale Zahlungsabwicklung im NKHR identisch mit dem Begriff der Gemeindekasse - Die Stellung der Gemeindekasse in der Gemeinde sowie die Sicherung der Unabhängigkeit der Gemeindekasse sind in 58 KV M-V festgeschrieben - 58 KV M-V und 24 Abs. 2 GemHVO-Doppik, die Abschnitte 1 und 4 der GemKVO-Doppik sowie Ziffer 2.5. der Anlage 4 zu den VV zur GemKVO-Doppik schreiben die Aufgaben der zentralen Zahlungsabwicklung fest 18

20 Der Gemeindekasse vorbehaltene Aufgaben: - Zahlungsabwicklung Annahme der Einzahlungen Leistung der Auszahlungen Verwaltung der Finanzmittel Mahnwesen und Vollstreckung Zentrale Zahlungsabwicklung - Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen sowie sonstigen Unterlagen 19

21 Zentrale Zahlungsabwicklung - weitere Aufgaben der Zahlungsabwicklung sind u.a.: Liquiditätsplanung Buchen der Ein- und Auszahlungen Tägliche Abstimmung der Finanzmittelbestände mit den Finanzmittelbestandskonten und den Konten der Finanzrechnung Einrichtung von Bankkonten Verwaltung der Bürgerkonten Aufbewahrung von Zahlungsmitteln zentrale Verwaltung von Stundungen, Niederschlagungen und Erlass von Ansprüchen der Gemeinde 20

22 Aufbau- und Ablauforganisation - Festlegungen über die Aufbau- und Ablauforganisation sind gemäß 28 Abs. 2 Nr. 1 GemHVO-Doppik in einer Dienstanweisung zu treffen insbesondere über: die sachbezogenen Verantwortlichkeiten einschließlich der Befugnis zur sachlichen und rechnerischen Feststellung sowie zur Erteilung der Kassenanordnungen schriftliche Unterschriftsbefugnisse oder die elektronischen Signaturen mit Angabe von Form und Umfang die zentrale und dezentrale Erledigung der Zahlungsabwicklung mit Festlegung eines Verantwortlichen für die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit (siehe auch 43 Abs. 2 KV M-V) die Buchungsverfahren mit und ohne Zahlungsabwicklung sowie die Identifikation von Buchungen 21

23 Aufbau- und Ablauforganisation die zeitnahe Erfassung der Geschäftsvorfälle die Erstellung des Tagesabschlusses die Jahresabstimmung der Konten für die Erstellung des Jahresabschlusses die Behandlung von Kleinbeträgen die Stundung, Niederschlagung und den Erlass von Ansprüchen der Gemeinde das Mahn- und Vollstreckungsverfahren mit Festlegung einer zentralen Stelle die Belegablage die Aufbewahrung von Unterlagen und die Beachtung der Aufbewahrungsfristen 22

24 Aufbau- und Ablauforganisation - Weitere Bestimmungen, die bei dem Erlass der Dienstanweisungen zur Aufbau- und Ablauforganisation zu beachten sind 43 Abs. 2 KV M-V: Verpflichtung zur angemessenen Liquiditätsplanung 23

25 Dienstanweisungen / Arbeitsanweisungen Vorschlag des Landesprojektes Einheitliche Dienstanweisung für das gesamte Rechnungswesen der Gemeinde mit folgenden Hauptregelungsbestandteilen - Aufbauorganisation des Rechnungswesens Haushaltsplanung Finanzbuchführung Geschäftsbuchführung Zentrale Zahlungsabwicklung / Gemeindekasse Zahlstellen Handvorschüsse Kosten- und Leistungsrechnung 24

26 Dienstanweisungen / Arbeitsanweisungen Vorschlag des Landesprojektes - Ablauforganisation Eingangsbelege Ausgangsbelege - Zahlungsanweisung - Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit - Örtliche Prüfung der Zahlungsabwicklung / Gemeindekasse - Sicherung des Buchungsverfahrens 25

27 Dienstanweisungen / Arbeitsanweisungen Vorschlag des Landesprojektes - Arbeitsanweisungen zur Erfassung von Plandaten zur Haushaltsüberwachung zur Auftragserteilung zur Führung des Rechnungseingangsbuches zur Prüfung der Eingangsrechnungen zur Buchung der Belege zur Auftragsannahme zur Rechnungserstellung zur Führung des Rechnungsausgangsbuches 26

28 Dienstanweisungen / Arbeitsanweisungen zur Prüfung der Daten der Annahmeanordnung zur Buchung der Geschäftsvorfälle zur Internen Leistungsverrechnung zu Umbuchungsanordnungen zur Sammlung der zahlungsbegründenen Unterlagen und der sonstigen Belege zu den vorbereitenden Abschlussarbeiten zur Bereitstellung der Finanzdaten für Jahresabschluss, Gesamtabschluss, Finanzstatistik, Steuererklärungen und Steueranmeldungen zur Annahme und Leistung von Zahlungen zur Anlage nicht benötigter Mittel 27

29 Dienstanweisungen / Arbeitsanweisungen zum Tages- und zum Jahresabschluss der Zahlungsabwicklung zur Führung des Verwahrgelasses zur Prüfung der Zahlungsabwicklung und zur Prüfungs- niederschrift zur Organisation des IT-Bereiches zur Sicherung der Bücher und der Buchhaltungsdaten zur Dokumentation der Belegerfassung zur Bereitstellung der Daten für die unterjährige Berichterstattung 28

30 Vorschlag zur Vorgehensweise in der Gemeinde Situationsanalyse - Darstellung der derzeitigen Organisation des Rechnungswesens - Welche rechnungslegungsbezogenen Verfahren werden in der Verwaltung eingesetzt - Welcher Mitarbeiter hat Zugriffsberechtigungen auf welche rechnungslegungsbezogenen Verfahren - Welche Zugriffsrechte hat der einzelne Mitarbeiter (Leserechte, Auswertungsrechte, Erfassungsrechte) - Wie oft nutzt der Mitarbeiter seine Rechte im Haushaltsjahr - Welche rechnungslegungsbezogenen Dienstanweisungen gibt es für den Bereich der Gemeindekasse für den Bereich der Nebenbücher 29

31 Vorschlag zur Vorgehensweise in der Gemeinde Vorschlag zur erforderlichen Neuorganisation des Rechnungswesens - Darstellung der geplanten Aufbauorganisation Haushaltsplanung Finanzbuchführung Geschäftsbuchführung einschließlich der erforderlichen Nebenbuchhaltungen (insbes. Anlagenbuchhaltung) sowie der Schnittstellen zu den einzelnen Nebenbuchhaltungen Zentrale Zahlungsabwicklung / Gemeindekasse Zahlstellen Handvorschüsse Kosten- und Leistungsrechnung 30

32 Vorschlag zur Vorgehensweise in der Gemeinde - Darstellung der geplanten Ablauforganisation - Ablauforganisation Eingangsbelege für die unterschiedlichen Bereiche (Investition, Unterhaltung und Bewirtschaftung der Anlagen, Beschaffung des täglichen Gebrauchs) Ausgangsbelege für die unterschiedlichen Bereiche unter Berücksichtigung der Organisation der Nebenbuchhaltung - Zahlungsanweisung - Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit - Örtliche Prüfung der Zahlungsabwicklung / Gemeindekasse - Sicherung des Buchungsverfahrens 31

33 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 32

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