Wir machen den Weg frei.

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1 t- uk Prod info! Ihr genereller SEPA Einstieg 1. Besteht bereits ein SEPA-Beauftragter für Ihre Firma? Noch nicht Ja, ist bereits vorhanden. Name: Unser Tipp: Nur mit der Festlegung eines SEPA-Verantwortlichen lässt sich die Umstellung bewerkstelligen. 2. Haben Sie einen fixen SEPA-Umstellungstermin vereinbart? Noch nicht Ja, am: Unser Tipp: Ab dem werden die bisher verwendeten nationalen Überweisungs- und Lastschriftsverfahren eingestellt. Daher ist es wichtig, dass Sie einen frühzeitigen SEPAUmstellungstermin festlegen. 3. Kontrollieren Sie den Zahlungsverkehr Ihrer Firma? Zahlungen wurden beleghaft oder per Datenträger (USB-Stick/Diskette etc.) ausgeführt. Zahlungen wurden ausschließlich online ausgeführt. Unser Tipp: SEPA-Lastschriften können ab dem nur noch beleglos mittels einer XML-Datei eingereicht werden. Auch DTA-Disketten können nicht mehr verarbeitet werden.

2 4. Ist Ihre Zahlungsverkehrs- und Buchhaltungs-Software SEPA-bereit? Unterstützt Ihre Software den SEPA-Zahlungsverkehr? Sind die Stammdaten bereits auf IBAN und BIC umgestellt? Ist die Erzeugung einer XML- Datei (anstatt DTA, DATAUS) bereits möglich? Ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID Ihrer Firma bereits möglich? Ist eine ordentliche Mandatsverwaltung in Ihrem Programm vorhanden? Unser Tipp: Haben Sie Zweifel an der SEPA-Fähigkeit Ihrer Software, kontaktieren Sie den Programmhersteller. Sollten Sie ProfiCash benutzen stehen Ihnen unsere Experten gerne unter zur Verfügung. 5. Haben Sie bereits die Briefbögen geändert? Erledigt. Noch nicht erledigt. Zu erledigen bis: Unser Tipp: Geben Sie auf Ihren Briefbögen, Formularen und sonstigen Dokumenten neben der Kontonummer und Bankleitzahl auch IBAN und BIC mit an. IBAN und BIC finden Sie auf jedem Kontoauszug oder auf der Rückseite der VR-BankCard. 6. Welches SEPA-Lastschriftmandat soll zukünftig genutzt werden? Derzeit werden folgende Lastschriftverfahren genutzt: Einzugsermächtigung Abbuchungsauftrag

3 Unser Tipp: Die Einzugsermächtigung wird durch die SEPA-Basislastschrift ersetzt. Bei bestehenden Einzugsermächtigungen müssen keine neuen Mandate eingeholt werden. Jedoch müssen bestimmte Informationspflichten vor dem ersten Einzug eingehalten werden. Das Abbuchungsauftragsverfahren wird durch die SEPA-Firmenlastschrift ersetzt. Es kann nur zwischen Firmenkunden abgeschlossen werden. Für die bestehenden Abbuchungsaufträge müssen neue SEPAFirmenlastschriften eingeholt werden. Der Zahlungspflichtige muss eine Kopie des Mandats bei seiner Hausbank hinterlegen. 7. Haben Sie die Gläubiger-ID für Ihre Firma bei der Bundesbank beantragt? Ist noch nicht beantragt. Ist bereits vorhanden. Die ID lautet: Unser Tipp: Unter finden Sie den Link zur Bundesbank. Dort können Sie Ihre Gläubiger-ID beantragen. 8. Haben Sie bereits eine neue Lastschriftvereinbarung (Inkassovereinbarung) mit Ihrer abgeschlossen? Bereits neu abgeschlossen. Vorhanden. Schließt jedoch nicht den Einzug von SEPA-Lastschriften ein. Neue Lastschriftvereinbarung beantragen bis zum: Unser Tipp: Sofern nicht geschehen, schließen Sie eine neue Lastschriftvereinbarung direkt bei Ihrem Berater vor Ort ab. Bitte bringen Sie hierfür das Bestätigungsschreiben der Deutschen Bundesbank mit Ihrer Gläubiger-ID mit.

4 9. Haben Sie schon ein neues SEPA-Lastschriftmandat in Ihre Geschäftsprozesse integriert? Ja Noch nicht. Erledigen bis zum: Unser Tipp: Die Mandatstexte stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte beachten Sie: Wenn Sie das SEPA-Lastschriftmandat in Ihren Verträgen aufnehmen, benötigen Sie von Ihrem Vertragspartner zwei Unterschriften. Die erste Unterschrift muss auf dem Vertrag und die zweite auf dem SEPALastschriftmandat stehen. Mandate, die 36 Monate nicht genutzt wurden, sind nicht mehr gültig. 10. Haben Sie für jeden Ihrer Kunden eine eindeutige Mandatsreferenz festgelegt? Ja Noch nicht. Erledigen bis zum: Unser Tipp: Die Mandatsreferenz wird von Ihnen für jeden Kunden individuell vergeben. Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer fest. Die Mandatsreferenznummer muss bis zu 35 Stellen lang, alphanumerisch sein und keine Sonderzeichen enthalten. 11. Informieren Sie Ihre Kunden über den ersten Einzug per SEPA-Lastschrift. a. Bei bestehender Einzugsermächtigung: Mitteilung der Umdeutung von der Einzugsermächtigung auf die SEPA-Basislastschrift: Ankündigung des Verfahrenswechsels Mitteilung der Gläubiger-ID Mitteilung der Mandatsreferenz

5 b. Mitteilung vor dem SEPA-Lastschrifteinzug (Vorabinformation): Betrag Belastungstermin der Erst- und Folgelastschriften Gläubiger-ID Mandatsreferenz Unser Tipp: Eine Ankündigung bzw. die Vorabinformation zur SEPA-Lastschrift muss grundsätzlich 14 Tage im Voraus erfolgen. Außer es wurde eine andere Frist vertraglich vereinbart. Diese Ankündigung muss schriftlich erfolgen und persönlich gerichtet sein (z.b : Anschreiben, Mail, Fax, Rechnung). 12. Leiten Sie elektronisch per Online-Banking Ihre SEPA-Basislastschrift unter Beachtung folgender Vorlauffristen an die weiter: Erst- oder Einzellastschrift: frühestens 14 Kalendertage und spätestens sechs Geschäftstage bis Fälligkeit der SEPA-Basislastschrift. Folgelastschriften: frühestens 14 Kalendertage und spätestens drei Geschäftstage bis Fälligkeit der SEPA-Basislastschrift. 13. Leiten Sie elektronisch per Online-Banking Ihre SEPA-Firmenlastschrift unter Beachtung folgender Vorlauffristen an die weiter: Erst-, Folge- oder Einzellastschriften: frühestens 14 Kalendertage und spätestens zwei Geschäftstage bis Fälligkeit der SEPA-Firmenlastschrift. Unser Tipp: Archivieren Sie Ihre originalen SEPA-Lastschriftmandate oder Ihre jetzigen Einzugsermächtigungen für mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug. Für weitere Fragen steht Ihnen Ihr Kundenberater gerne und jederzeit zur Verfügung.

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