Einsparpotentiale in Einkauf und Rechnungsverarbeitung durch den Einsatz von Mobile Solutions

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1 Einsparpotentiale in Einkauf und Rechnungsverarbeitung durch den Einsatz von Mobile Solutions , InformationWeek "community" Mobile Business Solutions, München Wolfgang Leidel Basware GmbH Wolfgang Leidel 8/4/2008 1

2 Agenda Basware Purchase-to-Pay Lösungen - Überblick P2P Anforderungen und Mobile Lösung - eprocurement mit Basware Purchase Management (PM) - Rechnungsverarbeitung mit Basware Invoice Automation (IA) - Basware Mobile - Weitere Module Supplier Portal & KPI Kundenbericht: Rechnungsverarbeitung bei Paulaner Weitere Basware Mobile Kundenbeispiele 2

3 Purchase to Pay - In allen Bereichen relevant Procurement Finance Steuerung der Ausgaben Reduzierung der Lieferanten Zusammenarbeit mit Lieferanten Accounts Payable Compliance Kontrolle, Übersicht Effizienz Einsparungen Budgetverwaltung Finanzreporting Liquiditätsplanung Lieferanten Optimierte Lieferungen Forderungsoptimierung Quelle: Aberdeen Group

4 Herausforderungen der Finanzabteilung Kontrolle & Compliance Effizienzsteigerungen Kosteneinsparungen Hohe Kosten im Rechnungsbearbeitungsprozess Genehmigungsrichtlinien werden nicht eingehalten Zu hoher Zeitaufwand für die Prozessbearbeitung Keine Nachvollziehbarkeit der Prüfung und Freigabe Revisionssicherer Prozess für SOX, IAS und GDPdU Skontoverluste, Mahngebühren für verspätete Zahlungen Keine Echtzeit Informationen über den Cash Flow Zu wenig Zeit für Wertschöpfende Tätigkeiten Best Practices Geschäftsprozesse sind unbekannt oder nicht implementiert 4

5 Vollständige Unterstützung der Purchase-to-Pay Prozesse Lieferantenprozesse Externe Integration Procurement Invoice Automation KPIs für kontinuierliche Verbesserung Interne Integration Interne Geschäftsprozesse 5

6 Basware EPP Lösungen Basware Business Transactions Basware Supplier Portal Basware Procurement Basware Invoice Automation Basware RFx Management Basware Contract Lifecycle Management Basware Purchase Management Basware Contract Matching Basware Order Matching Basware Invoice Processing Basware KPI Tool Basware Travel & Expense Management Basware Document Archiving 6

7 P2P Anforderungen und Mobiles Arbeiten Ausgangssituation im papierbasierten Prozess vom Einkauf bis zur Zahlung: - Nicht zusammenhängende Einzelprozesse Beschaffung und Rechnungsverarbeitung - Hohe Prozesskosten - Lange Durchlaufzeiten - Begrenzte Nutzung von Skonti (IP) - Imageprobleme und Mehrkosten durch Mahnungen (IP) - Folgekosten durch Verzögerungen im Freigabeprozess Ziel im elektronischen P2P Prozess : - Durchgängiger Prozess von der elektronischen Beschaffung bis zur automatisierten Rechnungsverarbeitung inkl. e-invoicing - Schlanke Lösung, über Standard-Schnittstellen eng integriert mit ERP - Hohe Performance, skalierbar, flexibel anpassbar - Einfache Bedienung mit umfassender Funktionalität - Bearbeitung auch von unterwegs 7

8 Procurement Lösungen

9 Von der Beschaffung zur Bezahlung Procurement Lösungen Basware Purchase Management (PM) zur Automatisierung des gesamten Bestellprozesses. Dies erfolgt über einen definierten Workflow, von der Bedarfsanforderung über die Genehmigung zur Bestellung und dem Wareneingang. Basware PM besteht aus den folgenden Modulen: - Basware Purchase Management - Basware Order Matching - Basware RFx Management - Basware Contract Lifecycle Management - Basware Supplier Portal 9

10 Möglichkeiten der Bestellung Je mehr Möglichkeiten von einer Lösungen unterstützt werden, desto mehr Bestellungen können damit abgedeckt werden. Bestellungen auf Basis von Produktkatalogen - Standardprodukte, vertragsbasierte Produkte und Dienstleistungen, vollständige Kontrolle über die Inhalte der Kataloge Externe Kataloge Extranets der Lieferanten und Marktplätze - Große Auswahl, erweiterte Einstellungen, Informationen sind verfügbar Frei-Text Anforderung - Keine Standardprodukte und Dienstleistungen, Einmalbestellungen Geplante Bestellungen - Vorgeprüfte und genehmigte Bestellungen für Kampagnen, Projekte, etc. - Unterstützung der Budgetkontrolle 10

11 Basware Contract Lifecycle Management vervollständigt den Procurement-Prozess Strukturiertes Verwalten von Lieferanten- / Kunden- und Partnerverträgen Vereinfacht die Koordination, Auswertung und Überwachung der unterschiedlichsten Geschäftsprozesse und des gesamten Lieferprozesses von Geschäftspartnern Innovative Verwaltung jedes Vertrags über den gesamten Lebenszyklus hinweg, bei maximalem Automatisierungsgrad Unterstützt alle Unternehmensverträge (Buy, Pay, Sales, Partner etc.) Integrierte Purchase to Pay Prozess-Automatisierung - Importieren von Verträgen, z.b. als Ergebnis einer Ausschreibung - Erstellung von vertragsbasierten Bestellungen - Automatische Preis-/Rabatt-Überwachung - Buy/Pay-Kontrolle und Reporting über die Ausgaben - Automatische Bearbeitung von vertragsbasierten Rechnungen - Vertragsbasierte Rechnungsgenerierung (Self-Billing) 11

12 Vorteile der Basware PM Lösung Compliance und Effizienzsteigerung durch Automatisierung Kostenübersicht bevor eine Bestellung ausgelöst wird Nachvollziehbarkeit der Ausgaben mit Echtzeit-Daten Vertragsbasierte Bestellungen Komplette Übersicht über die Bestellungen im Unternehmen Produktauswahl kann effizienter gestaltet werden Direkte Zusammenarbeit zwischen Einkäufer und Lieferant Vollständige Integration mit dem Basware IP-System - Abgleich von Rechnungen mit der Bestellung - Bezahlung erst nach Erhalt der Ware - Reduzierung von manuellen Tätigkeiten durch 5-Wege Abgleich 12

13 Forrester Wave : eprocurement Lösungen, Q2 07 Basware stakes out a strong position as a new player in eprocurement. A survey made in the US in Q of eprocurement Solution vendors The Forrester Wave is copyrighted by Forrester Research, Inc. Forrester and Forrester Wave are trademarks of Forrester Research, Inc. The Forrester Wave is a graphical representation of Forrester's call on a market and is plotted using a detailed spreadsheet with exposed scores, weightings and comments. Forrester does not endorse any vendor, product, or service depicted in the Forrester Wave. Information is based on best available resources. Opinions reflect judgment at the time and are subject to change.

14 Invoice Automation

15 Automatisierung Purchase to Pay Workflow Automatisierung! Automatisierung durch: - E-Procurement - E-Invoicing - Intelligente Scan- und Datenerfassung - Regel-basierte Bearbeitung und Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Verträgen - Flexibler Workflow für die Bearbeitung von Ausnahmefällen 15

16 Basware Rechnungsbearbeitung auf einen Blick Hochautomatisiertes und einfach zu nutzendes System für die Bearbeitung und Steuerung von Eingangsrechnungsprozessen. Papierrechnungen werden digitalisiert oder gelangen bereits in elektronischer Form in das System. Rechnungen mit Bestellbezug und wiederkehrende Rechnungen (periodisch oder vertragsbasiert) können vollautomatisiert bearbeitet werden (Basware Matching Modul). Der webbasierte Freigabe-Workflow erfolgt über eine Benachrichtigung. Alle Rechnungen werden sowohl in einem persönlichen Archiv des Prüfers / Genehmigers, als auch in einem unternehmensweiten Archiv gespeichert. 16

17 Vollständiger Invoice Automation Prozess Scannen & Datenerfassung Basware Invoice Automation Manuell ausgewählter Workflow Automatischer Workflow Abgleich mit Verträgen Abgleich mit vorhandenen PO s Basware anyerp-adapter Basisdaten Bestelldaten WE Vollständige Rechnungsdaten ERP 17

18 Bearbeitung von Rechnungen ohne Bestellbezug Scannen und Datenerfassung mittels OCR-Scan- Technologie oder Eingang von Rechnungen in digitaler Form. Rechnungskontierung mit Hilfe von Vorlagen und Favoriten Prüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Rechnungsfreigabe (anhand von definierten Regeln und Genehmigungslimits) Übermittlung der Rechnungsdaten zum ERP- oder Finanzsystem zur Zahlung. 18

19 Rechnungsautomatisierung mit Bestellbezug (PO) Informativer Workflow Rechnungsabgleich mit vorhandener Bestellung (PO) Rechnungsfreigabe Kein Abgleich mit einer Bestellung möglich 19

20 Rechnungsautomatisierung mit wiederkehrenden Rechnungen Informativer Workflow Rechnungsfreigabe Rechnungsabgleich mit vorhandenem Zahlungsplan oder Budget (Vertrag) Kein Abgleich mit einem Vertrag 20

21 Was sind wiederkehrende Rechnungen? Wiederkehrende Rechnungen haben folgende Merkmale: gleicher Lieferant, Gesamtsumme (auch ungefähr), Genehmiger, Kontierungen, etc. Die Rechnungen treten periodisch auf, quartalsweise, einmal oder zweimal im Monat, wöchentlich, etc. Beispiele für wiederkehrende Rechnungen: - Mieten - Leasing - Gebäudereinigung - Strom - Instandhaltung - Sicherheitsdienst - Telekommunikation - usw. Wiederkehrende Rechnungen belaufen sich auf ca. 30% des gesamte Rechnungsvolumen. 21

22 Die Forrester Wave : AP-EIPP, Q Basware ist Nummer 1 in allen Bereichen des Reports: Strategie, Aktuelles Angebot und Marktpräsenz The Forrester Wave : AP- EIPP, Q A survey made in the US of Electronic Invoice Presentment and Payment vendors The Forrester Wave is copyrighted by Forrester Research, Inc. Forrester and Forrester Wave are trademarks of Forrester Research, Inc. The Forrester Wave is a graphical representation of Forrester's call on a market and is plotted using a detailed spreadsheet with exposed scores, weightings and comments. Forrester does not endorse any vendor, product, or service depicted in the Forrester Wave. Information is based on best available resources. Opinions reflect judgment at the time and are subject to change.

23 P2P Anforderungen im Hinblick auf Mobile Viele MA sind stark in Terminen z.b. bei Kunden eingebunden und nur sporadisch mit PC / Notebook online P2P Lösung inkl. Webclient bringt schon einige Verbesserungen, es fehlt aber noch eine wirklich mobile Komponente zum Bearbeiten von Vorgängen unterwegs (s. Grafik nächste Seite) Alle Beteiligten können mit Basware Mobile einfach jederzeit mit Blackberry, Handy etc. im Prozess mitarbeiten So können viele Mitarbeiter innerhalb einer definierten Zeit ihren Beitrag leisten (s. Beispiel Paulaner unten) 23

24 Basware in Zahlen Seit 1985 Automatisierung von Finanzprozessen P2P Kunden mit Usern in 53 Ländern Geschäftsjahr 2007 Umsatz: 73 MEUR Wachstum: 22 % Operatives Ergebnis: 10,5 % Mitarbeiter Ende 2007: 658 MA R&D Investitionen: 18 % vom Umsatz R&D Personal: 26 % BW EPP Installation BW EPP Anwender 24

25 Basware Mobile

26 Basware Mobile Durch Basware Mobile erhalten Sie die Kontrolle über die Finanzprozesse via Smart-Phones und mobilen Endgeräten. Bestellanforderungen in Basware Purchase Management und Rechnungen in Basware Invoice Processing können jederzeit bearbeitet werden. Sichere Verbindung vom mobilen Endgerät macht einen 24/7 Echtzeitzugriff möglich. Offline Modus ermöglicht das Arbeiten mit Basware, selbst wenn keine Online-Verbindung zur Verfügung steht. 26

27 Wesentliche Funktionalitäten Bearbeiten von ToDo-Listen aus Basware PM und / oder IP Aktionen zur Bedarfsmeldung und Rechnungsverarbeitung - Prüfen / Genehmigen - Ablehnen (Bedarfsmeldungen) - Weiterleiten / zurücksenden - Kommentare bei jeder Aktion eingeben Details sowohl von Kopf- als auch von Positionsdaten anzeigen Historie einer Bedarfsmeldung / Rechnung einsehen In Details der Bedarfsmeldung / Rechnungspositionen klicken Optional: Genehmigungspasswort - Nutzung der Geschäftsregeln in Basware IP und PM 27

28 Sichere Technologie Sichere Technologie: - J2ME/MIDP Terminal to Network Verbindungen - Verschlüsselte Kommunikation (SSL) - Sicherer Login in Applikation mit Domain Berechtigung des Anwenders - Verschlüsselte Datenverwaltung für Offline Nutzung Unterstützte mobile Geräte: - Nokia, Blackberry, HP IPAQ u.a. - Windows Mobile 5.0 (Plattform) - Kontinuierliche Einführung weiterer Modelle Basware ist Mitglied im Nokia Programm für Business Software Entwickler 28

29 Vorteile Kontinuierliche Ausgabenkontrolle in der Organisation Zeitnahes Bearbeiten - von Rechnungen, um Skonto zu nutzen und verspätete Zahlungen zu vermeiden - von Bestellungen, um z.b. erforderliche Reparaturen umgehend zu ermöglichen Offline arbeiten ermöglicht es Zeiten z.b. während Reisen zu nutzen Wichtige Mitarbeiter können ihre Zeit außerhalb des Büros produktiver einsetzen 29

30 Weitere Lösungsmodule Supplier Portal und Key Perfomance Indicator

31 Integration der Lieferanten über Basware Supplier Portal Katalogmanagement - Aktuelle Kataloge vom Lieferanten erhalten - Einfache Möglichkeit für Lieferanten, Kataloge zu erstellen und zu verteilen Beschaffungsprozess - Schnelle Antwort vom Lieferanten auf Bestellungen - Flexible Handhabung von Fällen mit Preisdifferenzen oder abweichender Lieferfähigkeit - Preisanfrage als Mini-RFx / Mini-Tendering, z.b. neues Handymodell bei mehreren Lieferanten Rechnungsprozess - Lieferanten an e-invoicing anschließen, unabhängig von deren technischen Möglichkeiten - Korrekte elektronische Rechnungen auf Basis Bestell- und Wareneingangsinformationen erhalten, auch von kleineren Lieferanten - Elektronische Rechnungen verbessern nachhaltig die Erfolgsrate beim automatischen Abgleich bestellbezogener Rechnungen - Rechnungsstatus einsehen (Rückfragen per Telefon entfallen) 31

32 Basware KPI Reporting Tool 32

33 Strategische Ausrichtung Qualität Produktivität Kosten KPI Beispiel-Scorecards Beschaffung Vorstand/Geschäftsführ. Einkaufsleiter Teamleiter Bedarfsträger Kosten als % der Gesamtausgaben Einsparungen als % der Ausgaben* Kosten pro PO * % der Lief. entspr. 80% der Ausgaben % der Rechn. mit One-off Lieferant POs pro FTE % falsch erhaltenen Lieferungen* % der Rechnungen mit PO PO Bearbeitungszeit % autom. erstellte und gesendete POs % der aktiven Lieferanten % der Rech. mit PO und Wareneingang % Zahlungen an bevorzugte Lieferanten % Transaktionen bevorzugte Lieferanten % von fehlerhaften PO Durchschn. # von Posten pro PO % erfolgreich abgeglichener OM oder CM % POs geändert nach Bestellung % der PO Posten entspr. Kat.* * * 33

34 Qualität Produktivität Kosten Beispiel-Scorecards Kreditorenbuchhaltung Vorstand / Geschäftsleitung Fachbereichsleiter Teamleiter Kosten in % vom Umsatz Kosten pro Rechnung Durchschnittliche Kosten pro Mitarbeiter Zinseinsparungen mit durchschnittlichen Zahlungsbedingungen Durchschnittliche Zeit bis Zahlung Mitarbeiter bezogen auf Umsatz Rechnungen pro Kreditoren-Mitarbeiter Anteil elektronisch erhaltener Rechnungen in % Prüfungsberichte Kundenzufriedenheitsbewertung Rechnungsumlaufzeit Tage von Re.erfassung bis Weiterleitung Kosten durch verspätete Zahlungen in % der Ausgaben Rechnungsrückstand % der automatisiert verarbeiteten Rechnungen Anzahl Rückfragen in % der Rechnungen Wert und Anz. gesperrter Rechnung. % Rechnungen zur man. Genehmig. 34

35 Integration Nahtlose Integration mit allen Basware EPP Lösungen ERP Standard-Schnittstellen für Online-Zusammenarbeit - Idealer Fit für Media-Saturn als internationales Unternehmen, auch mit mehreren ERP-Systemen - Einfach an Änderungen in der ERP-Umgebung anpassbar Basware EPP mit mehr als 200 verschiedenen ERP- und anderen Geschäftsanwendungen integriert - Zertifizierte Partnerschaften mit SAP, Oracle und Microsoft - Zweifache SAP Interface Zertifizierung für den Basware anyerp Adapter ("SAP Certified Interface und "Certified for SAP NetWeaver ") 35

36 Warum Basware für die Rechnungsautomatisierung? Herausragende Funktionalität. Das Ergebnis von über 10 Jahren Produktentwicklung mit Anregungen von mehr als Kunden in über 53 Ländern ergibt einen hohen Automatisierungsgrad und einen hocheffizienten Prozess für die Basware IA Lösungen. Standard-Lösung. Durch Parametrisierung werden schnelle Implementierung, Roll- Outs, Upgrades und ein ROI von in der Regel weniger als 12 Monaten erreicht. Skalierbarkeit und Flexibilität. Die Lösung kann mit zunehmenden Anforderungen einfach erweitert werden (think big and start small). Hohe Benutzerfreundlichkeit. Einfache und anwenderfreundliche graphische Oberfläche mit nutzerspezifischer Spracheinstellung (11 Sprachen verfügbar). Standard-Schnittstellen. Basware Lösungen wurden in mehr als 200 ERP- und andere Applikation integriert. Zertifizierte Schnittstellen existieren für SAP, Oracle, Microsoft und EMC. 36

37 Basware Kundenbericht: Rechnungsverarbeitung in Paulaner-Gruppe

38 Themen Paulaner Firmenvorstellung Ausgangslage / Anforderungen Projektablauf Zahlen und Fakten 38

39 Paulaner Firmenvorstellung Gegründet 1634, eine der ältesten Brauereien Münchens ca Mitarbeiter Umsatz 2005: 275 Millionen Absatzvolumen: 2,6 Millionen Hektoliter Weitere Unternehmen: - Paulaner Brauerei GmbH & Co. KG - Hacker Pschorr Bräu GmbH - Auerbräu AG - Thurn und Taxis GmbH - Weißbierbrauerei Hopf GmbH - Hubauer Gruppe - Interdrink GmbH 39

40 Ausgangslage / Anforderungen Ausgangslage: Rechnungen pro Jahr, 70% mit Bestellbezug Manuelle Erfassung im Eingangsbuch von SAP, Weiterleitung per Hauspost Hoher manueller Prozessaufwand Lange Durchlaufzeiten Skontoausnutzung nicht ausreichend Viele Mahnungen Keine Transparenz und Nachvollziehbarkeit Keine automatische Archivierung der Rechnung (nachträgliche Zuordnung im SAP) Anforderungen: Höhere Transparenz des Rechungsworkflows Effizientere Bearbeitung der Eingangsrechnungen Bearbeitungsstatus auf einen Blick Einfache Bedienung der Lösung Einfache Archivierung 40

41 Projektablauf Entscheidung für Basware IP im Oktober 2005 Produktiv seit März 2006 Projektteam aus Finanzbuchhaltung, Einkauf, Marketing und Kundenbetreuung Umfangreiche Kontierungsvorgaben Rechnungsbearbeitungsprozess: Scannen von Papierrechnungen Kontierung, Prüfung und Freigabe der Rechnungen Diverse Eskalationsmechanismen Übergabe an SAP zur Buchung und Zahlung Automatische Archivierung Umfangreiche Reports 41

42 Zahlen und Fakten Rechnungen pro Jahr 70% Bestellbezug Basware Invoice Processing mehr als 350 User Basware Matching ERP-System: SAP (FI & MM) 42

43 Nutzen und Vorteile Bessere Ausnutzung von Skonti Deutlich weniger Mahnungen Hohe Transparenz Schnellerer Rechungsdurchlauf weniger Papier Geringere Kosten nachträgliches Scannen der Rechnung entfällt Schnelle Implementierung Minimaler Schulungsaufwand Offline Nutzung z.b. auf Reisen im Zug, Flugzeug Weiter reduzierte Bearbeitungszeit von Vorgängen bei vielbeschäftigten Mitarbeitern Mit Basware haben wir die Anzahl der Mahnungen deutlich reduziert und die Skontofrist spürbar gesteigert Die Lösung von Basware bietet uns die gewünschte Transparenz beim Rechnungsworkflow. Der Bearbeitungsstatus ist jederzeit ersichtlich. 43

44 Basware Mobile Kundenbeispiele Gate Gourmet, internationaler Cateringanbieter für Flugreisen (Basware IP mit SAP): viele Mitarbeiter inkl. CEO und CIO (oft in USA) können trotz intensiver Reisetätigkeit zeitnah Vorgänge bearbeiten Bauindustrie-Unternehmen: Bestellungen können auch in anderen Zeitzonen zeitnah freigegeben werden (z.b. bei dringend erforderlichen Reparaturen) Installationen in USA bei Gannet (Medien) und OMG (Chemie), beide in der obersten Führungsebene mit jeweils ca. 20 Mobile Clients ermöglichen zeitnahe Bearbeitung Mobile auch bei Basware intern im Einsatz: Bearbeitung von Vorgängen durch Vorstände jetzt in weniger als 50% der ursprünglichen Zeit Mobile Lösungen bei Media-Saturn (Metro) für beschleunigte Prozesse Equifax in UK (Kredit Reporting) plant Roll Out von Basware Mobile im gesamten Management Team (60 BlackBerry Clients) für zeitnahe Vorgangsbearbeitung Roll Out bei internationalem Consultingunternehmen in 40 Ländern 25 weitere Unternehmen führen Basware Mobile ein (1 min Film) 44

45 Weitere Mobile-Anwender Weitere Organisationen, die Mobile Clients einsetzen: - Kanada ABB Kanada - USA ABB Inc. - Niederlande Elsevier - Frankreich Ernst & Young Frankreich - Luxemburg Ernst & Young Luxemburg - USA Lear Corporation - USA Maurices / Dress Barn, Inc. - Australien PricewaterhouseCoopers Australien - Australien Department of Veterans' Affairs 45

46 Mehr als Kunden setzen auf Basware 46

47 47 Für mehr Information: Controlled Performance Mobile from Purchase to Pay Danke! Flash-Demo:

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