Projekte oder Prozesse Was ist wichtiger?

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1 Prozesse Was ist wichtiger? club pm, Gernot Winkler, pmcc consulting

2 pmcc consulting Projekte, Prozesse, Strategien 25 Mitarbeiter, 10 Sprachen, 200 Jahre Erfahrung 6 Standorte: Graz, Salzburg, Wien, Bonn, München, Ljubljana Training, Coaching, Beratung, Management auf Zeit, Tools pmcc consulting Slide 2

3 Thesen zum Prozessmanagement > "Prozessmanagement ist viel Dokumentationsaufwand." > "Kreativität lässt sich nicht in Prozesse 'pressen'." > "Prozessmanagement ist wie 'Hausarbeit'. Es fällt nur auf, wenn sie nicht gemacht wurde." > "Prozessorganisation ist nur ein neues Wort für Ablauforganisation." You can`t manage what you don`t measure! Competition is not between people, products, or companies: it is between processes (Arthur R. Tenner) Slide 3

4 Definitionen Kundenorientierung eher komplex Prozesse n-mal Regelaufgabe Prozessdefinition intern eher einfach Abläufe Aufgaben einmalig Vorhaben intern eher einfach Projekt definition Projektähnliche Aufgabe übergreifend komplex Projekte Slide 4

5 Prozessmanagement Ansatz > Prozessmanagement ordnet Verantwortlichkeiten und die Optimierungs-Fokussierung neu > Es kommt zu einem 90 Grad Shift von vertikaler zu einer horizontalen Orientierung (Berichte, Reports, Kennzahlen) Funktionale Organisation Prozessorientierte Organisation Slide 5

6 Organisationsformen 1 Linienorganisation 2 Projekt Organisation 3 Prozess Organisation Performance Management Strategy development & deployment <. Majer> Target setting & monitoring <G. Tichy> Product & services lifecycle <G. Siegl> Attract customers <P. Schönberger> Consult, Inform, help Develop contract and service and bind and activate customers customer customer <C. <S. Mayer> <Algel> Boldrino> Bill customer <S. Frömmel> Collect customer debits <S. Frömmel> Customer Core Processes Enabled/powered by Line Organisation Enabled/powered by Line Organisation Manage IT-Systems <P. Pederson> Manage Networks <P. Futterknecht> Manage Procurement <A. Bründl> Manage Logistics <H. Gottschalk> Manage people life-cycle <J. Mayer> Provide company / business safety <R. Pokorny> Manage financials <K. Reisacher> Enabling processes > Innovation und Weiterentwicklung > Komplexe Auftragsabwicklung > Temporäre Kompetenzteams > Verantwortung für Ziele > Budget > Mitarbeiter/innen > Ressourcenmanagement > Kunden- und Qualitätsorientierung > Permanente Kompetenzteams (Optimierung) Slide 6

7 Prozesse Differenzierung nach Inhalten Managementprozesse strategisch, planend, lenkend z.b. Strategieentwicklung, Controlling, Budgetplanung, - Projektmanagement, Kernprozesse direkt am Kunden, wertschöpfend z.b. Angebotslegung, Auftragsabwicklung, Produktentwicklung, Orientierung an der Wertschöpfung Support Prozesse unterstützend, indirekt wertschöpfend z.b. Beschaffung, Rechnungswesen, IT-Leistungen, Logistik,. Slide 7

8 Beispiele von Prozesselandkarten Slide 8

9 Rollen der Prozessorganisation Prozesseigner hat die Gesamtverantwortung für einen Prozess im Unternehmen, gibt Zweck / Nutzen / Leitwerte vor, entscheidet Veränderungsbedarf; strategische Steuerung Prozessverantwortlicher ist verantwortlich für die Definition und Weiterentwicklung (Optimierung) des Prozesses und für das Prozess-Controlling Prozess Team unterstützt den Prozessverantwortlichen bei der Definition des Prozesses, später im Prozess-Controlling und bei der Weiterentwicklung Durchführungsverantwortliche sind für einzelne Teilprozesse und Tätigkeiten der Umsetzung verantwortlich Prozessmanager Experte zum Prozessmanagement, kann im Prozesscontrolling und in Weiterentwicklungsvorhaben hinzugezogen werden (Unternehmensebene) Slide 9

10 Prozesslebenszyklus Erhebung Analyse Optimierung Implementierung Durchführung > Erhebungsmethoden festlegen > IST-Prozess erheben > IST-Prozess analysieren > Leitwerte definieren > Optimierungspotenziale identifizieren > SOLL-Prozess beschreiben > Optimierungsmaßnahmen festlegen > Prozessorganisation definieren > Prozessänderungen kommunizieren > Prozesse an Nutzer übergeben > Prozess Controlling aufsetzen > Prozesse nutzen > Prozess Controlling durchführen > KVP durchführen > Prozesse auflösen Slide 10

11 Erhebung Methoden Standard Methods: > Bildkartenmethode > Work flow Darstellung > Schwimmbahnen Prozessdarstellung Angebotsphase Prozessablauf E D M I Kundenanfrage K Anforderung, Ausschreibung, , Fax, Anruf (Erst)gespräch(e) Kunde / Accounter durchführen D10 Aufzeichn. Fahmenbed. (Inhalt, Termine, Budget, ), Erste Ideen/Ansätze Opportunity Liste A K Aufzeichn. Fahmenbed. (EA) Offert D20 D30 (Erst)ansatz Offert erstellen Offert registrieren (EA) Offert Offernummer Versionsnummer A O A O B (EA) Offert (OA) Offert Interne Bearbeitung und Prüfung (inhaltl. Und terminl.) D40 Offertlegung durchführen D50 Terminvorreservierung, Überarbeitetes Offert, Adaptierte Terminliste (Gelegtes) Offert A B O (G) A B O (Gelegtes) Offert D60 Kunde prüft Offert (Geprüftes) Offert K A Slide 11

12 Analyse Werkzeuge Process steps Order Installation Noticeable effect Late delivery Cannot be commis-sioned Potential causes Internal communication O S D RPN (OxSxD) Measures Documentation required for workflow Faulty hardware Test on test system Slide 12

13 Optimierung Leitwertpolygon 1. Definition Optimierungsdimensionen 2. Definition einer Skala 3. Festlegung der Ist und Soll Werte 4. Aufbau eines Leitwertpolygonzugs und Priorisierung Personalaufwand Flexibilität Durchlaufzeit 10 5 Durchsatz Termintreue 0 Stabilität Prozesskosten Prozesssicherheit Kapazitätsoptimierung Kundenorientierung Slide 13

14 Optimierung Methoden > Verbessern > Eliminieren > Reihenfolge ändern > Hinzufügen > Verschmelzen > Automatisieren > Beschleunigen > Parallelisieren Slide 14

15 Optimierung Priorisierung mittels Barrieren Portfolio hoch A B 6 5 Aufwand C D niedrig Low Hanging Fruits niedrig Wirkung hoch Slide 15

16 Projektmanagement Projektmanagement ist ein Managementprozess, in projektorientierten Organisationen auch ein Schlüsselprozess Projektmanagement kann in die Teilprozesse Einzel- und Multiprojektmanagement und weiter in Subprozesse untergliedert werden Prozessverantwortung wird in der Regel durch ein PMO wahrgenommen Durchführungsverantwortung liegt beim jeweiligen Projektmanager/in (Team) Leitwerte sind beispielsweise Termintreue, Kostenabweichung, Kundenzufriedenheit (Akzeptanz), Slide 16

17 Zusammenspiel Projekt und Prozess Prozesse oder Teilprozesse können sofern die Komplexität es rechtfertigt in Projektform abgewickelt werden Projekte segmentieren Prozesse, gegebenenfalls auch zwischen definierten Stage Gates Sales Auftragsabwicklung After Sales Spezifikation Entwicklung Überleitung Slide 17

18

19 club pm 23 Schon jetzt Termine fett notieren!

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