verträge in der pharmazeutischen Industrie Oktober 2007

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1 Verantwortungsabgrenzungs- verträge in der pharmazeutischen Industrie Quality Agreement Oktober 2007

2 Agenda Einführung praktische Erstellung von VAV s praktische Erstellung von VAV s anhand konkreter Projekte

3 Einführung: Quality agreement (VAV) 1) gesetzliche Grundlagen 3) Definition seiner Anforderungen a) Arzneimittelgesetz (AMG) a) Anforderungen des Juristen b) AMWHV b) Anforderungen der QP / QM c) sonstige Anforderungen d) EU GMP Guidelines e) FDA f) ICH 4) Verträge: Wer mit wem? g) sonstige 5) Der Vertrag im Detail a) Ankreuzliste 2) Definition / existierende Vorlagen b) Ansprechpartner a) Definition Quality Agreement c) Produktliste b) mögliche Inhalte d) Lieferantenübersicht c) BAH Vorlagen e) weitere d) sonstige Industriezweige 6) Diskussion konkreter Vertragsprojekte

4 Einführung: Vertragsübersicht: 1) Entwicklungsvertrag 2) analytischer Dienstleistungsvertrag 3) technical agreement 4) quality agreement 5) supply agreement 6) secrecy agreement

5 1) Gesetzliche Grundlagen a) Arzneimittelgesetz (AMG) b) AMWHV d) EU GMP Guidelines e) FDA f) ICH g) Sonstige

6 1) Gesetzliche Grundlagen In vielen Gesetzestexten t t oder Guidelines ist die Auftragsherstellung oder allgemein das Outsourcen von Tätigkeiten nicht speziell erwähnt. Es gibt aber viel versteckte Hinweise für die exakte Regulierung

7 1) Gesetzliche Grundlagen a) Arzneimittelgesetz (Art. 8 G vom 20. Juli 2007) Die Auftragsherstellung ist nicht speziell erwähnt, aber 1. Abschnitt 1 Zweck des Gesetzes Es ist der Zweck dieses Gesetzes, im Interesse einer ordnungsgemäßen Arzneimittelversorgung von Mensch und Tier für die Sicherheit h it im Verkehr mit Arzneimitteln, itt insbesondere für die Qualität, Wirksamkeit und Unbedenklichkeit der Arzneimittel nach Maßgabe der folgenden Vorschriften zu sorgen. 3. Abschnitt 19 Verantwortungsbereiche t Die sachkundige Person nach 14 ist dafür verantwortlich, dass jede Charge des Arzneimittels entsprechend den Vorschriften über den Verkehr mit Arzneimitteln hergestellt und geprüft wurde. Sie hat die Einhaltung dieser Vorschriften für jede Arzneimittelcharge itt in einem fortlaufenden f Register oder einem vergleichbaren Dokument vor deren Inverkehrbringen zu bescheinigen. Adobe Acrobat Document

8 1) Gesetzliche Grundlagen a) Arzneimittelgesetz (Art. 8 G vom 20. Juli 2007) 8. Abschnitt 54 Betriebsverordnungen (1) Das Bundesministerium wird ermächtigt, im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Wirtschaft durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates Betriebsverordnungen für Betriebe oder Einrichtungen zu erlassen, die Arzneimittel oder Wirkstoffe in den Geltungsbereich dieses Gesetzes verbringen oder in denen Arzneimittel oder Wirkstoffe entwickelt, hergestellt, geprüft, gelagert, verpackt oder in den Verkehr gebracht werden, soweit es geboten ist, um einen ordnungsgemäßen Betrieb und die erforderliche Qualität der Arzneimittel oder Wirkstoffe sicherzustellen. Die Rechtsverordnung ergeht im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit, soweit es sich um radioaktive Arzneimittel oder um Arzneimittel handelt, bei deren Herstellung ionisierende Strahlen verwendet werden, und im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten, soweit es sich um Arzneimittel handelt, die zur Anwendung bei Tieren bestimmt sind. Adobe Acrobat Document

9 1) Gesetzliche Grundlagen b) AMWHV (Stand: Nov. 2006) 9 Tätigkeiten im Auftrag (1) Für jede Tätigkeit im Auftrag, insbesondere die Herstellung, Prüfung und das Inverkehrbringen oder jeden damit verbundenen Vorgang, der im Auftrag ausgeführt wird, muss ein schriftlicher Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bestehen. In dem Vertrag müssen die Verantwortlichkeiten jeder Seite klar festgelegt und insbesondere die Einhaltung der Guten Herstellungspraxis in den Fällen des 3 Abs. 2 oder der Guten fachlichen Praxis in den Fällen des 3 Abs. 3 geregelt sein. (2) Der Auftraggeber hat sich zu vergewissern, dass der Auftragnehmer die Tätigkeit entsprechend der vorgegebenen Anweisungen durchführt und über eine Erlaubnis verfügt, soweit diese nach den 13 und 72 des Arzneimittelgesetzes erforderlich ist. (3) Der Auftragnehmer darf keine ihm vom Auftraggeber vertraglich übertragene Arbeit ohne dessen schriftliche Genehmigung an Dritte weiter vergeben. Er muss im Falle einer Auftragsherstellung oder Auftragsprüfung die Grundsätze und Leitlinien der Guten Herstellungspraxis oder der Guten fachlichen Praxis und insbesondere die vorgegebenen Herstellungs- und Prüfanweisungen einhalten. Adobe Acrobat Document

10 1) Gesetzliche Grundlagen b) AMWHV (Stand: Nov. 2006) 11 Selbstinspektionen und Lieferantenqualifizierung (2) Die Qualifizierung von Lieferanten für Ausgangsstoffe und primäre und sekundäre Verpackungsmaterialien, die zur Arzneimittelherstellung eingesetzt werden, ist im Rahmen des QM- Systems des verarbeitenden Betriebs nach schriftlich festgelegtem Verfahren durchzuführen. Das Verfahren nach Satz 1 muss grundsätzlich die Durchführung von Überprüfungen vor Ort (Audits) durch hierzu ausreichend geschultes Personal des Arzneimittelherstellers vorsehen, soweit es sich um Hersteller von Wirkstoffen oder gegebenenfalls auch anderen kritischen Ausgangsmaterialien für die Arzneimittelherstellung handelt. Anstelle eigener Audits kann der Arzneimittelhersteller auf geeignete Kenntnisse Dritter zurückgreifen, sofern die Anforderungen für die Durchführung der Audits denen des eigenen QM-Systems entsprechen. Adobe Acrobat Document

11 1) Gesetzliche Grundlagen d) EU GMP Guidelines (Chapter 7: contract manufacture and anaylsis; Okt. 2006) Principle Contract manufacture and analysis must be correctly defined, agreed and controlled in order to avoid misunderstandings which could result in a product or work of unsatisfactory quality. There must be a written contract t between the Contract t Giver and the Contract tacceptor which h clearly l establishes the duties of each party. The contract must clearly state the way in which the Qualified Person releasing each batch of product for sale exercises his full responsibility. Adobe Acrobat Document

12 1) Gesetzliche Grundlagen d) EU GMP Guidelines (Chapter 7: contract manufacture and anaylsis; Okt. 2006) General 7.1 There should be a written contract covering the manufacture and/or analysis arranged under contract and any technical arrangements made in connection with it All arrangements for contract manufacture and analysis including any proposed changes in technical or other arrangements should be in accordance with the marketing authorisation for the product concerned. Adobe Acrobat Document

13 1) Gesetzliche Grundlagen d) EU GMP Guidelines (Chapter 7: contract manufacture and anaylsis; Okt. 2006) The Contract Giver 7.3 The Contract Giver is responsible for assessing the competence of the Contract Acceptor to carry out successfully the work required and for ensuring by means of the contract that the principles and guidelines of GMP as interpreted t in this Guide are followed. 7.4 The Contract Giver should provide the Contract Acceptor with all the information necessary to carry out the contracted t operations correctly in accordance with the marketing authorisation ti and any other legal l requirements. The Contract Giver should ensure that the Contract Acceptor is fully aware of any problems associated with the product or the work which might pose a hazard to his premises, equipment, personnel, other materials or other products. 7.5 The Contract Giver should ensure that all processed products and materials delivered to him by the Contract Acceptor comply with their specifications or that the products have been released by a Qualified Person. Adobe Acrobat Document

14 1) Gesetzliche Grundlagen d) EU GMP Guidelines (Chapter 7: contract manufacture and anaylsis; Okt. 2006) The Contract Acceptor 7.6 The Contract Acceptor must have adequate premises and equipment, knowledge and experience, and competent t personnel to carry out satisfactorily t il the work ordered d by the Contract t Giver. Contract t manufacture may be undertaken only by a manufacturer who is the holder of a manufacturing authorisation. 7.7 The Contract Acceptor should ensure that all products or materials delivered to him are suitable for their intended purpose. Adobe Acrobat Document

15 1) Gesetzliche Grundlagen d) EU GMP Guidelines (Chapter 7: contract manufacture and anaylsis; Okt. 2006) The Contract Acceptor 7.8 The Contract Acceptor should not pass to a third party any of the work entrusted to him under the contract t without t the Contract t Giver s prior evaluation and approval of the arrangements. Arrangements made between the Contract Acceptor and any third party should ensure that the manufacturing and analytical information is made available in the same way as between the original Contract Giver and Contract Acceptor. 7.9 The Contract Acceptor should refrain from any activity which may adversely affect the quality of the product manufactured and/or analysed for the Contract t Giver. Adobe Acrobat Document

16 1) Gesetzliche Grundlagen d) EU GMP Guidelines (Chapter 7: contract manufacture and anaylsis; Okt. 2006) The Contract 7.10 A contract should be drawn up between the Contract Giver and the Contract Acceptor which specifies their respective responsibilities relating to the manufacture and control of the product. Technical aspects of the contract should be drawn up by competent persons suitably knowledgeable in pharmaceutical technology, analysis and Good Manufacturing Practice. All arrangements for manufacture and analysis must be in accordance with the marketing authorisation and agreed by both parties The contract should specify the way in which the Qualified Person releasing the batch for sale ensures that each batch has been manufactured and checked for compliance with the requirements of Marketing Authorisation The contract should describe clearly who is responsible for purchasing materials, testing and releasing materials, undertaking production and quality controls, including in-process controls, and who has responsibility for sampling and analysis. In the case of contract analysis, the contract should state whether or not the Contract Acceptor should take samples at the premises of the manufacturer. Adobe Acrobat Document

17 1) Gesetzliche Grundlagen d) EU GMP Guidelines (Chapter 7: contract manufacture and anaylsis; Okt.2006) The Contract 7.13 Manufacturing, analytical and distribution records, and reference samples should be kept by, or be available to, the Contract Giver. Any records relevant to assessing the quality of a product in the event of complaints or a suspected defect must be accessible and specified in the defect/recall procedures of the Contract Giver The contract should permit the Contract Giver to visit the facilities of the Contract Acceptor In the case of contract analysis, the Contract Acceptor should understand that he is subject to Inspection by the competent Authorities. Adobe Acrobat Document Adobe Acrobat Document

18 1) Gesetzliche Grundlagen e) FDA (21 CFR - CGMP Revisions as of 2 May 2006) Contract Manufacturers: A person(s) that manufactures a finished device under the terms of a contract with another manufacturer is a contract manufacturer. The agreement between the manufacturers should be documented in a written contract. Contract manufacturers of finished devices shall comply with applicable requirements of the quality system and shall register their establishment with FDA. Depending on the circumstances, both the contractor and manufacturer may be held jointly responsible by FDA for the activities performed.

19 1) Gesetzliche Grundlagen e) FDA (21 CFR - CGMP Revisions as of 2 May 2006) Contract Testing Laboratories: Contract laboratories that designs or test components or finished devices for a manufacturer according to the manufacturer's specifications are considered an extension of the manufacturer's quality system. These laboratories may provide services to a number of customers, many of which are not medical device manufacturers. These contract laboratories are not subject to routine GMP inspections. Through the conduct of purchasing assessment, the finished device manufacturer is responsible for assuring that equipment and procedures used by a lab are adequate and appropriate (21 CFR ). However, an internal test laboratory, if part of a manufacturer that does testing for various facilities within the corporation, is subject to inspection when FDA GMP inspections are conducted at the individual manufacturing facilities. That is, the test laboratory is simply a part of a medical device manufacturer of which all device-related divisions shall comply with the QS regulation.

20 1) Gesetzliche Grundlagen e) FDA (Guidance for Industry Quality Systems Approach to Pharmaceutical CGMP Regulations; Sept. 2006; page 14) B 4. Control Outsourced Operations Outsourcing involves hiring a second party under a contract to perform the operational processes that are part of a manufacturer s inherent responsibilities. For example, a manufacturer may hire another firm to package and label or perform CGMP regulatory training. Quality systems call for contracts (quality agreements) that clearly describe the materials or service, quality specification responsibilities, and communication mechanisms. Under a quality system, the manufacturer should ensure that a contract firm is qualified before signing a contract with that firm. The contract firm s personnel should be adequately trained and monitored for performance according to their quality system, and the contract firm's and contracting manufacturer s quality standards should not conflict. Adobe Acrobat Document

21 1) Gesetzliche Grundlagen e) FDA (Guidance for Industry Quality Systems Approach to Pharmaceutical CGMP Regulations; Sept. 2006; page 14) B 4. Control Outsourced Operations It is critical in a quality system to ensure that the management of the contractor be familiar with the specific requirements of the contract. However, under the CGMP requirements, the manufacturer s QU is responsible for approving or rejecting products or services provided under a contract ( (a)). 22(a)) However, manufacturers should always refer to the specific regulations to ensure that they are complying with all regulations. Adobe Acrobat Document

22 1) Gesetzliche Grundlagen f) ICH (Guideline Q10 PHARMACEUTICAL QUALITY SYSTEM; May 2007) 2.7 Oversight of Outsourced Activities A pharmaceutical company can outsource activities at all stages of the product lifecycle. The pharmaceutical quality system, including the management responsibilities described in this section, extends to the oversight and review of outsourced activities. Normally under a contract, the contract giver should be responsible for assessing the suitability and competence of the contract acceptor to carry out the work required. Responsibilities for quality-related activities of the contract giver and contract acceptor should be specified in a written agreement Adobe Acrobat Document

23 1) Gesetzliche Grundlagen g) Sonstige C. Hoesch, Bez.Reg. Braunschweig (2005) Lohnhersteller müssen über eine Herstellungserlaubnis gem. 13 AMG verfügen externe Prüflabore müssen für die Prüfung geeignete Räume und Einrichtungen vorweisen und werden in eine Anlage zur Herstellungserlaubnis aufgenommen Es muss ein pharmazeutischer Abgrenzungsvertrag geschlossen werden, in dem die Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt werden Lohnhersteller und Prüflabore müssen qualifiziert werden, z.b. im Rahmen eines Qualitätsaudits Adobe Acrobat Document

24 1) Gesetzliche Grundlagen Eine kleine Übung aus dem Jahr 2006: Frage: Sind innerhalb eines Konzerns zwischen Muttergesellschaft und ausländischen Tochtergesellschaften VAV nach 12 PharmBetrV bzw. gem. Kap. 7 EU-GMP-Leitfaden abzuschließen, wenn die von der Tochter vertriebenen Arzneimittel ausschließlich bei der Muttergesellschaft hergestellt, geprüft und freigegeben werden? Dahinter steckt auch die Frage, ob die Mutter Auftrags- bzw. Lohnhersteller der Tochter ist. Wie ist die Rechtslage? Was ist üblich?

25 1) Gesetzliche Grundlagen Eine kleine Übung aus dem Jahr 2006: Antwort: Wichtig in diesem Zusammenhang ist die Frage, wer ist der pharmazeutische Unternehmer, unter dessen Namen das Arzneimittel vertrieben wird (wer steht auf dem Arzneimittel). Er hat die gesetzliche Verantwortung für die Herstellung, Kontrolle und den Vertreib. Firmiert die Tochter unter demselben Namen wie die Mutter, so muss kein Abgrenzungsvertrag im gesetzlichen Sinne erstellt werden. In diesem Fall trifft die Definition der Lohnherstellung nicht zu. Anders ist es bei getrennten Verhältnissen. Ist der pharmazeutische Hersteller (Name auf der Packung) nicht gleich dem Produzent, so muss ein Abgrenzungsvertrag (besonders in Hinblick auf die pharmazeutischen Verantwortlichkeiten) zwischen beiden Parteien erstellt werden. Im ersten Fall wäre es aber ratsam, im Innenverhältnis (Tochter - Mutter) schriftlich zu vereinbaren, wer welche Verantwortlichkeiten bei den durchgeführten Arbeiten trägt. Adobe Acrobat Document

26 2) Definition / Existierende Vorlagen a) Definition Quality Agreement b) Mögliche Inhalte c) BAH Vorlagen d) Sonstige Industriezweige

27 2) Definition / Existierende Vorlagen a) Definition Quality Agreement Eine Qualitätsvereinbarung ist ein Vertrag zwischen Lieferant und Kunde, in der die Vereinbarungen zur Qualität der Leistungen spezifiziert sind. Zu den wesentlichen Aspekten einer solchen Qualitätsvereinbarung gehören die Produktspezifikationen. Eine vollständige Qualitätsvereinbarung kann auch Liefertermine, Verpackung, Transport und Garantie regeln. Neben den genannten technischen Parametern spielen die Güte der Dienstleistung, die Technik und Messtechnik, mit der die Dienstleistungen erbracht werden, die Ausfall, Reaktions und Entstörzeiten, die Servicequalität beeinflussende Faktoren, eine Rolle. Es gibt keine Standards für die Qualitätsvereinbarung. Eine Qualitätsvereinbarung sollte den Gegenstand der Dienstleistung bzw. des Produktes definieren, die Laufzeit und die Kündigungsmodalitäten enthalten, die technische Leistung beschreiben, die Behandlung von Störungen, Vertragsstrafen und das Änderungsmanagement umfassen. Aus QM Lexikon 2007

28 2) Definition / Existierende Vorlagen a) Definition Quality Agreement From a legal perspective, an agreement can be defined as an expression of assent by two or more parties, to the same conditions. A quality agreement can, therefore, be defined as an arrangement between two or more parties with respect to the quality responsibilities of the participants, with the business objective being a service or product supply. From the European Medicines Agency (EMEA) perspective, a QAG is also referred to as a technical agreement. BACKGROUND In the EU, QAGs or technical agreements are not only an expectation but a requirement one that is regulated by legislation such as Directives 2003/94/EC 1 and 91/412/EEC, 2 and in the European Union GMP Guide. The terms "contract giver" and "contract acceptor" are widely used in the EU. In the US, however, QAGs are an expectation, but not a requirement, of the Food and Drug Administration (FDA). While FDA has neither specific guidelines for QAGs in the pharmaceutical and biopharmaceutical industries nor a final rule on the subject, expectations of having implemented QAGs are now relatively common, and violations 4 have been recorded. In the US, the contract giver and contract acceptor are usually referred to as "the sponsor" and "the contractor" (contract laboratory, contract manufacturer, raw material supplier, etc.). BioPharm International Robi P. Blasini April 2005

29 2) Definition / Existierende Vorlagen b) Mögliche Inhalte (Internetrecherche) Table of Content 4.2 Testing 1 Subject of this Agreement Raw Materials, and Packaging Components 1.11 Scope 422InProcess In-Process Testing 1.2 Technical Information Finished Product 2 Administrative Information and Responsibilities 4.3 Release Procedures 3 Supply and Manufacture 4.4 Documentation 3.1 Premises Batch Documentation 3.2 cgmp Guidelines First three Batches 3.3 Materials Requests for complete Documentation Materials procured by SUPPLIER Document Retention Materials provided by the CONTRACT GIVER 4.5 Retained Samples 3.4 Master Batch Record 4.6 Stability 3.5 Production Process 4.7 Rejection of PRODUCT by CONTRACT GIVER 3.6 Batch Numbering 4.8 Conflict Resolution 3.7 Date of Manufacture Analytical Issues 3.8 Rework and Reprocessing Quality Assurance and Environmental Issue 3.9 Manufacturing and Equipment Data 4.9 Regulatory Inspections 4 Quality Assurance and Control 4.10 Annual PRODUCT Review 4.1 Sampling/Samples 4.11 Right to Audit

30 2) Definition / Existierende Vorlagen b) Mögliche Inhalte (Internetrecherche) 4.12 Corrective Actions from Audits 4.13 Post Marketing Issues Defects discovered after approval by SUPPLIER Product Complaints PRODUCT Recall Medical Surveillance and Adverse Drug Reactions/Events (ADR/E) Contact with registration agencies 5 Deviations and Investigations 5.1 Deviations 5.2 Failure Investigations 6 Change Control 7 Process and analytical Capability - Validation 7.1 Analytical Method Validation and Equipment Qualification 7.2 Cleaning 7.3 Facility and Utilities Qualification (DQ, IQ, OQ) 7.4 Process Validation (PQ) 8 Laboratories 8.1 Compliance 8.2 Equipment 8.3 Documentation 8.4 Contract Laboratories 9 Personnel, Health & Safety 9.1 Personnel 9.2 Health, Safety and Environment 10 Storage and Shipping 10.1 Shipment to CONTRACT GIVER 10.2 Shipment to CONTRACT GIVER s Customers 11 Confidentiality, Restriction of Use 12 Warranties - Liabilities- Indemnification 12.1 Warranties Warranty Disclaimer 12.3 Limitation of Remedies 12.4 Indemnification

31 2) Definition / Existierende Vorlagen b) Mögliche Inhalte (Internetrecherche) 13 Insurance 14 Term, Termination, Effects upon Termination 15 Force Majeure 16 Miscellaneous

32 2) Definition / Existierende Vorlagen c) BAH Vorlage a) Vertragshandbuch b) Quality agreement

33 2) Definition / Existierende Vorlagen d) Sonstige Vorlagen aus anderen Industriezweigen a) Dichtungstechnik b) Antriebssysteme c) andere

34 3) Definition seiner Anforderung a) Anforderungen des Juristen b) Anforderungen der QP / QM c) sonstige Anforderungen

35 3) Definition seiner Anforderung a) Anforderungen des Juristen Bürgerliches Gesetzbuch Abschnitt 3: Titel 3 Vertrag 145 Bindung an den Antrag 146 Erlöschen des Antrags 147 Annahmefrist 148 Bestimmung einer Annahmefrist 149 Verspätet zugegangene Annahmeerklärung 150 Verspätete t und abändernde d Annahme

36 3) Definition seiner Anforderung a) Anforderungen des Juristen Bürgerliches Gesetzbuch Abschnitt 3: Titel 3 Vertrag 151 Annahme ohne Erklärung gegenüber dem Antragenden 152 Annahme bei notarieller Beurkundung 153 Tod oder Geschäftsunfähigkeit des Antragenden 154 Offener Einigungsmangel; fehlende Beurkundung 155 Versteckter Einigungsmangel 156 Vertragsschluss bei Versteigerung 157 Auslegung von Verträgen

37 3) Definition seiner Anforderung a) Anforderungen des Juristen Bürgerliches Gesetzbuch Abschnitt 3: Titel 3 Paragraphen: 145 Bindung an den Antrag Wer einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, ist an den Antrag gebunden, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat. 155 Versteckter Einigungsmangel Haben sich die Parteien bei einem Vertrag, den sie als geschlossen ansehen, über einen Punkt, über den eine Vereinbarung getroffen werden sollte, in Wirklichkeit nicht geeinigt, so gilt das Vereinbarte, sofern anzunehmen ist, dass der Vertrag auch ohne eine Bestimmung über diesen Punkt geschlossen sein würde. 157 A l V t ä 157 Auslegung von Verträgen Verträge sind so auszulegen, wie Treu und Glauben mit Rücksicht auf die Verkehrssitte es erfordern

38 3) Definition seiner Anforderung a) Anforderungen des Juristen Vertragsgrundlagen; Dieser Vertrag gilt für die Herstellung von Arzneimitteln. Es fällt deshalb in die alleinige Verantwortung des AG, dass die vom AN herzustellenden Produkte Arzneimittel im Sinne des AMG sind. Sollte es sich dennoch bei den vertragsgegenständlichen Produkten um keine Arzneimittel handeln, so fällt es in die alleinige Verantwortung des AG, wenn die in Auftrag gegebenen Produkte weiteren gesetzlichen Bestimmungen oder besonderen Genehmigungsvoraussetzungen unterliegen. Vertragsgegenstand 1. Der AN stellt für den AG die in der Anlage 2 genannten Arzneimittel her. Für jedes dieser Arzneimittel ist in Anlage 3 zu diesem Vertrag die gegenseitige Verantwortlichkeit abgegrenzt. Geheimhaltung Höhere Gewalt Haftung / Gewährleistung Schlussbestimmungen Reklamationen (verdeckte Mängel)

39 3) Definition seiner Anforderung a) Anforderungen des Juristen Wichtig aus meiner Sicht ist die exakte Definition der Begrifflichkeiten z.b. Der AN haftet für die ordnungsgemäße Beschaffenheit der durch den AN beschafften und zur Herstellung des Vertragsgegenstandes eingesetzten Ausgangsstoffe sowie für die von ihm beschafften Primär- und Sekundärpackmaterialien (Packmaterialien). Sie werden vom AN auf Qualität und Identität untersucht und gemäß den mit AG vereinbarten Spezifikationen freigegeben. Zur Prüfung auf Qualität können Analysen- bzw. Prüfzertifikate der jeweiligen Hersteller herangezogen werden.

40 3) Definition seiner Anforderung a) Anforderungen des Juristen LEGAL REVIEW It is essential that a company put the final negotiated QAG draft through the legal review process; failure to do so can expose the company to potential liability. Often this review takes places when the business contract, to which the QAG has become an appendix or schedule, is reviewed. Just as qualified quality personnel should lend their expertise in the creation of the quality agreement, so must qualified legal counsel review the document with attention to potential liability as a result of the language used. When a QAG is a stand-alone document and a company-approved format or template does not exist, the sponsor would be wise, once agreement has been reached between sponsor and contractor, to have the negotiated QAG undergo qualified legal review. In the event that a company template has already been approved by a company's quality and legal departments, the legal review is less critical. Nonetheless, it is still highly advisable to have the finalized QAG undergo legal review, especially to determine if any additions or deletions to the template could potentially cause legal liability to the company. There should be a clear understanding by legal counsel of their role and function in the review process. When this understanding exists, the legal review process is likely to be relatively quick and not a stumbling block. It is important to note that a lack of such an understanding can cause unnecessary delays in finalizing QAGs, especially when they are stand-alone documents. BioPharm International Robi P. Blasini April 2005

41 3) Definition seiner Anforderung a) Anforderungen des Juristen LEGAL REVIEW Legal personnel should not interpret GMPs nor change the context, unless there is a clear indication of language that can cause liability to the company in meeting the responsibilities of the agreement. They are not to write the QAG but are to look at it from a legal perspective to provide protection to the company. For example, ambiguous language that may create future difficulties can be mitigated in a proactive review by legal counsel. When the QAG is a stand-alone agreement, it is particularly important to bring it to legal counsel's attention for review. The legal review process is intended to protect the company from potential liability as a result of the agreement. It is not, however, intended to change language, agreed to by both parties, that poses no liability threat to the company. BioPharm International Robi P. Blasini April 2005

42 3) Definition seiner Anforderung b) Anforderungen der QP / QM Wichtig aus meiner Sicht ist die exakte Definition des gesamten Projektes und die damit verbundenen Begrifflichkeiten a) exakte Definition der Aufgaben z.b.: - Festlegung der Analytik (Validierung, Transfer etc.) - Rohstoffeinkauf (Lierferantenbindung etc.) b) exakte Definition seiner Anforderungen z.b. an: - Dokumentation (Herstell- und Analysenprotokoll) - Chargenummern - Rohstoffanalytik - Laufzeiten von Zwischen- und Bulkprodukten -IPC -etc.

43 3) Definition seiner Anforderung b) Anforderungen der QP / QM SCOPE The company implementing a quality agreement should begin by considering its scope. The QAG should specify the product(s) or service(s) for which it is intended. For instance, a QAG with a biologics active pharmaceutical ingredient (API) manufacturer might include all aspects (cell banks, fermentation, and purification) of the production of an API, as well as its release testing (but not its stability testing). A QAG with a supplier may apply to only one item or to multiple items. A QAG with a stability storage facility may include only the receipt, storage, and shipping of samples, but not any testing. STAND-ALONE OR AS PART OF THE SUPPLY/SERVICE AGREEMENT Prior to writing the quality agreement, and to prevent later frustration and avoid wasting time and money, a company should decide whether the QAG will be a stand-alone document or part of the supply agreement or service agreement (business contract). This decision may depend on whether a supply/service agreement is already in place or is being negotiated. BioPharm International Robi P. Blasini April 2005

44 3) Definition seiner Anforderung b) Anforderungen der QP / QM FORMAT Format decisions are essential. A company may have pre-established templates and thus the format is already selected. In the absence of a pre-established template, the QAG may be legal style, tabular, or a combination of the two. In selecting a format, one must remember that it is not the format that makes a sound QAG, but its content. Because the quality agreement is the responsibility of the quality assurance function, and because many quality assurance personnel have a scientific or technical background, most companies prefer a tabular format. The tabular structure provides quality assurance personnel with a familiar format by displaying information in a table or graph form, as opposed to the sentences-and-paragraphs structure of the legal-style format. Typically, the tabular format presents the QAG information in a manner that makes it easier for recipients and reviewers to examine tables and find the desired information. BioPharm International Robi P. Blasini April 2005

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