Presseforum 2015, München, , Michael Grötsch

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1 Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb: Digitales Vertragsmanagement in Verbindung mit der rechtssicheren digitalen Unterschrift via Signatur-Pad Presseforum 2015, München, , Michael Grötsch

2 Circle Unlimited AG Lösungsanbieter für SAP- und Microsoftintegriertes Dokumenten-, Vertragsund Lizenzmanagement. Für alle Branchen und Fachbereiche. Gründung: 2000 Mitarbeiter: ca. 100 (Innobis Gruppe) Sitz: Hamburg / Norderstedt Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 2

3 Agenda Vertragsmanagement: Der Nutzen und konkrete Anforderungen cucontract: Die zukunftssichere SAP-integrierte Lösung Neue Funktionalitäten im Vertragsmanagement cucontract 8.1 Integration der digitalen Unterschrift in Prozesse wie Vertragserzeugung, Vertragsbearbeitung und Vertragsarchivierung Fazit Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 3

4 Vertragsmanagement: Der Nutzen und konkrete Anforderungen

5 Der Nutzen des Vertragsmanagements im Gesamtunternehmen Transparenz & Risikomanagement Suchen und Finden Überblick der zusammengehörigen Verträge Vertragskonsolidierung im Überblick Auswertungsmöglichkeit auf unterschiedlichen Ebenen Datensicherheit über Berechtigungskonzept Unterstützung der Corporate Governance Einhaltung von Compliance-Anforderungen Revisionssicherheit Prozessoptimierung & Produktivitätssteigerung Minimierung von Suchzeiten Vermeidung von Doppelarbeit Automatisierte Terminvorlagen Automatisierte Informationsweitergabe Automatisierte Workflows Automatisierte Rechnungseingangsprüfung Automatisiertes Reporting Automatisierte Obligoermittl. zum Jahresabschluss Nutzung von Standardvorlagen Versionierung und Dokumentenvergleich Selfservice für das Management Nutzen Kostenreduzierungen & Erlössteigerungen Nutzung aktueller Vertragskonditionen Optimierung von Vertragskonditionen Aktives Vertrags-Benchmark Aktive Vertragsneuausschreibung Optimale Ausnutzung von Gewährleistungsfristen Optimale Ausnutzung von Kündigungsfristen Optimale Nutzung aller Optionen Aufbau von Forderungspositionen Vermeidung von Konventionalstrafen Automatisierte Faktura Senkung der Infrastrukturkosten Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 5

6 Nutzerorientierung: Der Anwender entscheidet wie und womit er arbeiten möchte Anwender Mobile Devices MS Outlook MS SharePoint MS Windows cuconnect cucontract KEINE Nutzungsbarrieren SAP-System Daten / Dokumente (inkl. , Bild) Vertrags- und Dokumentenmanagement Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 6

7 cucontract: Die zukunftssichere SAP-integrierte Lösung

8 culösungen im Zusammenwirken mit dem SAP-Standard cuconnect cucontract CU cusmartext culicense IS- Retail SAP SRM FI/CO CRM IS- Media MM FI-AA SD CML IS- Banking PS RE-FX Sol. Man. PM/CS QM HR HCM IS- Med IS-U SAP DB DMS Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 8

9 Enterprise Contract Management mit cucontract in vielfältigen Spezialisierungen (eine Auswahl) Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 9

10 Der Vertragslebenszyklus von der Vertragserstellung bis zur -vernichtung Vertragserstellung Planen, Klassifizieren, Designen, Generieren, Versionieren, Überprüfen, Importieren, Scannen Verhandlung, Genehmigung und Verteilung Workflow Management, Collaboration, Output Management, Risikoanalyse Nutzung Recherche, Bearbeitung, Verknüpfung; Rechnungseingangs-Workflow, Vertragsprüfung, Faktura, Billing auf Basis von Verträgen; Überwachung von Risiken und der Vertragserfüllung, Spend Analysis Verwaltung Information Lifecycle Management / Compliance (revisionssichere Archivierung / Digitale Akte) Vernichtung Unternehmensweites, revisionssicheres Löschen gemäß Aufbewahrungsfristen und GoB Vertragslebenszyklus Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 10

11 Das Ziel: Gleiches Look & Feel auf unterschiedlichsten Zugriffswegen, stationär und weltweit mobil Internet Lotus Notes MS Outlook SAP cuconnect SAP CRM SAP ECC SAP SRM SAP RM SAP Solman Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 11

12 Mobile culösungen mit immer mehr Funktionen. Smartphones: Ausgewählte Funktionalitäten über unser plattformübergreifendes Framework: Termine und Fristen überwachen ToDo-Liste Genehmigungsworkflow Unterschriften leisten Tablets: Wie Smartphones Ergänzt um vielfältige Funktionen zum Dokumentenmanagement, Reporting u.v.m. Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 12

13 Verschlüsselter Zugang, Zertifikate und Secure Container zur sicheren Daten- und Dokumentenhaltung ipad (Intra-/Internet, VPN, Zertifikate) cuconnect (Zertifikate) SAP Online (SSL) Offline HTML5 jquery CSS3 cucontract SAP NetWeaver cuconnect for ipad ist eine hybride App SAP DB DMS Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 13

14 Beste culösungen im Gesamtbild Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 14

15 Neue Funktionalitäten im Vertragsmanagement cucontract Neues Look & Feel, nochmals verbesserte Usability - PDFs signieren und annotieren - Dokumente vergleichen (Neben MS Word- jetzt auch PDF-Dokumente)

16 Live! Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 16

17 Vergleich von PDF-Dokumenten und Formularen Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 17

18 Integration der digitalen Unterschrift in Prozesse wie Vertragserzeugung Vertragsbearbeitung Vertragsarchivierung

19 Anforderungen des Vertriebs, speziell auch des Aussendiensts Ist in den Räumlichkeiten des Kunden Benötigt beim Kundentermin aktuelle Daten und Dokumente Möchte Aufträge bzw. Verträge abschließen Will rechtsverbindlich abschließen Vertragsparteien wollen, benötigen das Unterschreiben Schwarz auf Weiß Möchte dem Kunden einen gültigen, abschließenden Beleg aushändigen Soll möglichst umgehend bestätigen und ausführen Als Grundausstattung wird heute überlicherweise ein Notebook, Tablet oder ähnliches vorausgesetzt Probleme: Nicht immer und überall Onlineverbindung Kein Drucker, kein Scanner dabei (hauptsächlich Gewichtsproblem) Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 19

20 Traditioneller Unterschriftsverlauf ggf. -Versand ggf. -Versand Vertrag Elektronisch erstellen ausdrucken unterschreiben einscannen ablegen Probleme kostet Zeit, verursacht Aufwand benötigt Drucker und anschließend Scanner Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 20

21 Verschiedenste Nutzungsvarianten für den Außendienst Offline Online cucontract SAP-Server SAP Datenbank Dokumentenarchiv Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 21

22 . auch direkt auf Windows-Tablets Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 22

23 Unterschrift mit einem speziellen Signaturpad mit ergänzender Erkennung biometrischer Merkmale Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 23

24 Unterschrift auf dem iphone mit einem geeigneten Spezialstift Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 24

25 Anzustrebende vollelektronische Variante des Unterschriftsverlaufs Vertrag ggf. -Versand ggf. -Versand Elektronisch erstellen Elektronisch signieren ablegen Nutzen Geht schnell vereinfacht die Ablage benötigt keine teure Hardware Funktioniert auch Offline Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 25

26 Fazit

27 Das Fazit Die gesetzlichen Voraussetzungen für vollelektronische Geschäftsabwicklungen im Geschäftsalltag sind gegeben. Kaum jemand möchte mehr Papierausdrucke (wohin damit?) Mobilität ist spätestens heute Geschäftsalltag geworden. Auf Unterschriften kann, muss jedoch nicht verzichtet werden, sie werden jedoch zukünftig anders geleistet. Die Technik ist vorhanden, bezahlbar und erprobt. cucontract als SAP-basierte Lösung ist State of the Art in Bezug auf Usability, Technik und Revisionssicherheit. nicht nur für Vertrieb, sondern für sämtliche Unternehmensfunktionen, je mobiler, desto besser! Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 30

28 Haben Sie noch Fragen? Michael Grötsch Vorstand Fon: Mobil: Circle Unlimited AG CU_Presseforum_Die Zukunft des papierlosen Büros im Vertrieb_Michael_Grötsch_2015_01_15 / 31

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