windata professional 8

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1 Copyright by windata GmbH & Co.KG

2 2 Inhaltsverzeichnis 0 Part I 4 1 Neue Funktionen Systemvoraussetzungen Die Benutzeroberfläche Erste... Schritte Chipkartenleser... einrichten 11 Banking Kontakte... (HBCI) 15 HBCI-Kontakt einrichten PIN/TAN bzw.... etan 21 Chipkarte Schlüsseldiskette Datenübernahm... e aus Vorversion 49 EBICS-Kontakt... einrichten 51 Neuen Benutzer... (intern) anlegen 62 w eitere Funktionen Protokoll abrufen Bankschlüssel abrufen Passw örter ändern Mandantenverwaltung neuen Mandant... anlegen 72 6 Stammdaten Bankkontakte Begünstigte Zahlungspflichtige Kontengruppen Zahlungsverkehr Standardüberw... eisungen 91 Gruppen Warnung bei Lastschriftabbuchungen Handy... (Prepaid) aufladen 96 9 Archivordner Daten archivieren Optionen Allgem ein Erfassung Sicherung Ausführung HBCI/FinTS FTAM/EBICS Datenträgeraustausch Allgemein Tabellen Internet Drucken

3 Inhalt Design Kontoumsätze... und Kontoauszüge 118 Kontoum sätze Ansicht Kontoum... sätze anpassen 119 Zahlung aus... Kontoum satz erzeugen 123 Part II PayPal PayPal... Auftraggeberkonto anlegen PayPal... API-Berechtigung anfordern PayPal... Umsätze abrufen PayPal-Umsätze Part III Online-Banking - aber sicher! 140 Part IV Firewall 140 Part V Favoriten 141 Part VI Menü einrichten 146 Part VII Geteilte Fenster anpassen 149 Part VIII Online-Update 150 Part IX Begriffe 154 Part X Programmfreischaltung 156 Part XI Impressum 157 Index 159 3

4 4 1 Herzlich willkommen zur Online-Hilfe von. HINWEIS: Diese Online-Hilfe wird derzeit noch bearbeitet. Hier finden Sie Hilfe und Unterstützung zur neuen Version 8 von windata professional. Diese Online-Hilfe wird ständig erweitert. Dieses Hilfe-Portal soll keine Dokumentation im "klassischen" Sinn darstellen, sondern Hilfe zu bestimmten Funktionen oder Anwendungsfällen geben. Sollten Sie Fragen, Anregungen oder spezielle Anwendungsszenarien haben, welche hier erklärt werden sollten, so senden Sie eine an: support@windata.de Systemvoraussetzungen Sicherheitshinweise Impressum und Haftungsausschluss Neue Funktionen ist ein Produkt "Made in Germany" Mehr Informationen: Copyright by windata GmbH & Co.KG Aktuelles Programm-Update erhältlich unter: Help Version: Datum: w ind a ta G m b H & C o.k G He rre ns tra ß e K iß le g g windata homepage Release-Historie PayPal ist eine eingetragene Marke der PayPal Inc., Kalifornien, USA PayPal (Europe) S.à r.l. & C ie, S.C.A ist im Sinne von Artikel 2 des Gesetzes vom 5. April 1993 zur Regelung der Finanzbranche (in geänderter Fassung) als ein Kreditinstitut in Luxemburg lizenziert und untersteht der luxemburgischen Finanzdienstleistungsaufsicht (C ommission de Surveillance du Secteur Financier) mit Sitz in L-1150 Luxemburg. Da das Dienstleistungsangebot auf elektronisches Geld beschränkt ist und keine Geldeinlage- oder Kapitaldienstleistungen im Sinne des Gesetzes umfasst, sind Kunden von PayPal nicht durch das luxemburgische Guthabengarantieprogramm der Association pour la

5 5 Garantie des Dépôts Luxembourg (AGDL) abgesichert. PayPal Inc. (das Mutterunternehmen von PayPal (Europe) S.à r.l. & C ie, S.C.A) wurde im Oktober 2002 von ebay erworben und hat seinen Sitz in Kalifornien, USA. 1.1 Neue Funktionen Das Programm verfügt über zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen, welche hier kurz vorgestellt werden: Abruf von PayPal-Konten Ab Version unterstützt den Abruf von PayPal-Konten mittels API-Berechtigung. PayPal Auftraggeberkonto anlegen PayPal-API-Berechtigung anfordern Neue Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche wurde, gegenüber den Vorversionen komplett neu gestaltet. Benutzeroberfläche Mandantenfähigkeit Begriffserklärung (Quelle: Wikipedia) Als mandantenfähig wird Informationstechnik bezeichnet, die auf demselben Server oder demselben Software-System mehrere Mandanten, also Kunden oder Auftraggeber, bedienen kann, ohne dass diese gegenseitigen Einblick in ihre Daten, Benutzerverwaltung und ähnliches haben. Ein IT-System, das dieser Eigenschaft genügt, bietet die Möglichkeit der disjunkten, mandantenorientierten Datenhaltung, Präsentation (GUI) und Konfiguration (Customizing). Jeder Kunde kann nur seine Daten sehen und ändern. Der Mandant ist die oberste Ordnungsinstanz in dem IT-System und stellt eine datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheit im System dar. Der Mandant strukturiert somit die Nutzung des Systems. Im Gegensatz zu den Vorgängerversionen von können nun für jeden Mandanten eigene Datenbanken angelegt werden. Dadurch werden die Daten entsprechend getrennt verwaltet. Es besteht keine Möglichkeit, z.b. nach Anmeldung bei "Mandant 1" auf Daten des "Mandant 2" zuzugreifen. Sie finden die Funktion "Mandantenverwaltung 71 " im Gruppenmenü "Verwaltung".

6 6 Mandantenverwaltung Favoriten In können Sie, von Ihnen häufig benötigte Funktionen, im sog. Favoriten-Menü ablegen. Dadurch stehen Ihnen diese Funktionen schneller zur Verfügung. Favoriten Menü einrichten Das Programm verfügt über einen sehr großen Funktionsumfang. Teilweise werden Sie Funktionen davon selten oder gar nicht benötigen. Damit Sie die Programmfunktionen Ihren Bedürfnissen entsprechend einrichten können, besteht die Möglichkeit, die von Ihnen nicht benötigten Gruppenmenüs auszublenden.

7 7 Menü einrichten Trennung von Programm- und Datenpfad Besonders beim Einsatz in Netzwerken empfiehlt es sich, um die Programmausführung von zu beschleunigen, Programm- und Datendateien getrennt zu verwalten. Die Vorgängerversionen von unterstützten dieses nicht. Den Datenpfad können Sie über die Mandantenverwaltung definieren. Mandantenverwaltung Tabellenansicht anpassen In können einzelne Tabellenansichten nach Ihren Bedürfnissen angepasst werden. Das Hinzufügen oder Entfernen einzelner Spalten sowie die Änderung der Spaltenbreite und Spaltenpositionen ist möglich. Tabellenansicht anpassen Archivordner Historische Daten wie z.b. ausgeführte Zahlungen oder Kontoauszugsdaten können - pro Mandant - in einem sog. Archivordner ausgelagert werden. Dadurch verringert sich die Größe der Hauptdatenbank und erhöht dadurch die Ausführungsgeschwindigkeit von. Dies wirkt sich besonders positiv beim Einsatz im Netzwerk aus. Archivordner Warnung bei Lastschriftabbuchungen Ab Version verfügt über eine Funktion, welche auf Lastschriften bzw. Abbuchungen im Kontoauszug hinweist. Die Daten der Begünstigten (Lastschriftempfänger) können in einer sog. whitelist für zukünftige Abbuchungen gespeichert werden.

8 8 Warnung bei Lastschriftabbuchung Zahlung aus Kontoumsatz erzeugen Ab Version können aus den Daten eines Kontoumsatzes direkt Zahlungen (Überweisungen oder Lastschriften) erzeugt werden. 1.2 Systemvoraussetzungen Um nutzen zu können, benötigen Sie folgende Mindestanforderungen: Microsoft Windows 2000, 2003, XP, Vista (32-/64-bit) oder Windows 7 (32-/64-bit) mind. 512 MB Hauptspeicher (RAM) ca. 180 MB freien Festplattenspeicher Bildschirmauflösung mind x 768 Pixel Microsoft Internet Explorer 6 oder höher* HINWEIS: Das Programm kann unter Microsoft Windows 98SE, ME oder NT 4. x installiert und eingeschränkt genutzt werden. Jedoch weisen wir darauf hin, dass für diese Betriebssystem keine technische Unterstützung - weder vom Betriebssystemhersteller Microsoft, noch von der windata GmbH & Co.KG - zur Verfügung steht. Auch aus Gründen der Internetsicherheit (keine Behebung von Sicherheitslücken im Betriebssystem) wird ein Einsatz von Banking-Programmen unter Microsoft Windows 95, 98, 98SE und ME nicht empfohlen! Zur Nutzung von HBCI/FinTS mit Chipkarte benötigen Sie: Chipkartenleser (Sicherheitsklasse 2 oder höher empfohlen)

9 9 HBCI-Chipkarte (erhältlich bei Ihrer Bank/Sparkasse) HBCI-Freischaltung durch Ihr Kreditinstitut Internetzugnag über beliebigen Provider Zur Nutzung von HBCI/FinTS mit Schlüsseldatei benötigen Sie: Wechseldatenträger (Diskette, USB-Stick, SDCard etc.) HBCI-Freischaltung durch Ihr Kreditinstitut Internetzugnag über beliebigen Provider Zur Nutzung von HBCI/FinTS mit PIN und TAN benötigen Sie: PIN und TAN-Liste (erhältlich bei Ihrer Bank/Sparkasse) HBCI-Freischaltung durch Ihr Kreditinstitut Internetzugnag über beliebigen Provider ( unterstützt alle derzeit gebräuchlichen Zwei-Schritt-TAN-Verfahren wie z.b. itan, smarttan, smarttan plus, etan, MobileTAN, mtan, Token, TAN-Generator etc.) Zur Nutzung von FTAM benötigen Sie: Funktionserweiterung FTAM/EU von Wechseldatenträger (Diskette, USB-Stick, SDCard etc.) FTAM-Freischaltung durch Ihr Kreditinstitut ISDN-Adapter mit CAPI 2.0 bzw. NetCAPI zur Nutzung an mehreren Netzwerkarbeitsplätzen Zur Nutzung von EBICS benötigen Sie: Funktionserweiterung EBICS von Wechseldatenträger (Diskette, USB-Stick, SDCard etc.) FTAM-Freischaltung durch Ihr Kreditinstitut Internetzugnag über beliebigen Provider Zum Abruf von PayPal-Konten benötigen Sie: API-Berechtigung für Ihr PayPal-Konto Internetzugnag über beliebigen Provider * Von werden teilweise Systemkomponenten des Microsoft Internet Explorers zur Kommunikation über das Internet benötigt. 1.3 Die Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche von wurde gegenüber den Vorversionen vollständig neu gestaltet. Als erstes fällt auf, dass die bisherige "ToolBar" (Werkzeugleiste) vollständig entfallen ist. Tool-Bar windata professional 7

10 10 Menüs und Tool-Bar von windata professional 7 An Stelle der bisherigen Oberfläche, welche sich an "klassischen" Office-Produkten orientierte, ist eine neue, "weborientierte" Oberfläche getreten. Die Funktionen werden nun in sog. Gruppenmenüs zusammengefasst und auf der linken Bildschirmseite angezeigt. 1.4 Erste Schritte... Beim erstmaligen Start von wird ein Assistent zur Einrichtung Ihrer Bankkontakte gestartet:

11 11 Wählen Sie hier, welchen Kommunikationsweg Sie einrichten wollen und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Weiter >". HBCI-Kontakt einrichten PIN/TAN bzw. etan Chipkarte Schlüsseldiskette Datenübernahme aus Vorversion Chipkartenleser einrichten An mehreren Stellen im Programm finden Sie die Möglichkeit zum Einrichten eines HBCIChipkartenlesers. Alternativ hierzu kann einen Chipkartenleser auch über die Windows-Systemsteuerung konfiguriert werden.

12 12 Systemsteuerung Die Systemsteuerung öffnen Sie über "Start --> Einstellungen --> Systemsteuerung" Bs p.: S y s te m s te u e r u n g u n te r M icr o s o ft W in d o ws Vis ta Um einen Chipkartenleser nutzen zu können, muss das Gerät am Computer angeschlossen werden und die aktuellen Treiber des Kartenleserherstellers installiert werden.

13 sichere PIN-Eingabe Chipka rt e nle se ge rä t e de r Sic he rhe it skla sse 2 (ode r höhe r) e rla ube n die Einga be de r Chipka rt e n-pin übe r e ine T a st a t ur a uf de m Ka rt e nle se ge rä t, die sog. sic he re PINEinga be. Da durc h w ird sic he rge st e llt, da ss die Ka rt e n-pin w ä hre nd de r Einga be nic ht v on a nde re n Progra m m e n w ie z.b. Sc ha dprogra m m e n (V ire n, T roja ne r, Ke y logge r) "m it ge le se n" w e rde n ka nn. Die Einga be de r PIN ist a uc h ze it lic h be sc hrä nkt (i.d.r 15 Se kunde n). 13

14 14 Be ispie l für e ine n HBCI-Chipka rt e nle se r de r Sic he rhe it skla sse 2 (hie r: Che rry Sm a rt T e rm ina l ST 2000UCR) Es w ird dringe nd e m pfohle n, nur Ka rt e nle se ge rä t e (Kla sse 2 ode r höhe r) zu v e rw e nde n, w e lc he die sic he re PINEinga be unt e rst üt ze n. Haben Sie Ihren Kartenleser gem. Herstellerangaben installiert, können Sie über die Schaltfläche "Automatisch Erkennen" Ihren Kartenleser von suchen lassen. Wird ein Kartenlesegerät gefunden, werden die Daten im oberen Teil des Fensters angezeigt. Um die Funktionsfähigkeit zu überprüfen, legen Sie eine Chipkarte in das Lesegerät ein und wählen Sie dann die Schaltfläche "Jetzt Testen". Das Ergebnis sollte so aussehen:

15 Banking Kontakte (HBCI) Der Administrator für Banking-Kontakte ist die "Zentrale" für Ihre Bankzugänge. Hier können HBCI-Bankzugänge eingerichtet und bearbeitet werden. Anhand der vorgestellten Symbole können Sie erkennen, welches Sicherheitsmedium für den jeweiligen Kontakt verwendet wird.

16 16 Kontakte mit vorangestelltem Ausrufezeichen-Symbol sind auf Ihrem System eingerichtet, jedoch noch nicht mit der Bank/Sparkasse synchronisiert worden. Neuen HBCI-Kontakt einrichten Um einen neuen Homebanking-Kontakt anzulegen, starten Sie über die Schaltfläche "Neu..." den Kontakt-Assistenten 16. Sie können den Assistenten jederzeit mit "Abbrechen" beenden, sollten dies aber generell vermeiden, insbesondere bei Schlüsselübermittlungen oder bei Kontaktaufnahmen zu Ihrem Kreditinstitut. Weiterhin können Sie mit der "Zurück"-Option zur vorherigen Seite wechseln. Nachdem Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, bestätigen sie durch Klicken auf "Weiter" Ihre Eingaben und fahren mit dem Konfigurationsprozess fort. Unter dem Button "Hilfe" erhalten Sie zu jeder Seite im Konfigurationsprozess weitere Informationen und Hilfestellungen HBCI-Kontakt einrichten Durch die Einrichtung von sog. HBCI- bzw. FinTS-Kontakten wird ein Assistent gestartet.

17 17 Geben Sie bitte die Bankleitzahl (BLZ) Ihrer Bank/Sparkasse in das Eingabefeld ein. Der Name Ihres Kreditinstituts wird automatisch ermittelt und angezeigt. HINWEIS: Im Programm sind nahezu alle Kommunikationsparameter deutscher Banken und Sparkassen hinterlegt. Die Option "Zugangsdaten manuell eingeben (nur für Experten)" muss i.d.r. nicht ausgewählt werden. Es wird nun versucht, über das Internet den Bankserver zu kontaktieren um die möglichen HBCI- bzw. FInTS-Zugangsarten (unterstützte Verfahren) zu ermitteln.

18 18 Bs p : P r ü fu n g wir d d u ch g e fü h r t Sofern das Kreditinstitut diese Daten online liefert, werden diese im Assistenten von automatisch angezeigt.

19 Bs p : Kr e d itin s titu t lie fe r t d ie u n te r s tü tz e n Ve r fa h r e n 19

20 20 Bs p : Kr e d itin s titu t lie fe r t ke in e D a te n z u d e n u n te r s tü tz e n Ve r fa h r e n Bestätigen Sie mit "Weiter >". Die von Ihrem Kreditinstitut unterstützten Zugangsverfahren werden nun angezeigt.

21 21 Bs p : In s titu t u n te r s tü tz t 2 v o n 3 Ve r fa h r e n Unterstützt Ihr Institut nur ein Verfahren, so wird dieser Schritt übersprungen und es wird direkt mit dem Einrichtungsprozess des unterstützen Verfahrens begonnen. PIN/TAN bzw. etan Chipkarte Schlüsseldiskette PIN/TAN bzw. etan siehe auch: HBCI-Kont a kt e inric ht e n 16 Markieren Sie "PIN/TAN bzw. etan" um einen HBCI-Kontakt z.b. mit einem der folgenden Verfahren einzurichten: PIN/TAN (klassich) itan etan smarttan smarttan plus

22 22 MobileTAN mtan TAN-Generator Token Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Weiter >". HINWEIS: Je nach Kreditinstitut werden die Zugangsdaten unterschiedlich bezeichnet. Die Beschriftungen von Eingabefelder werden in deshalb entsprechend angepasst. Beispiel: Genossenschaftsbanken (VR-NetKey) und Sparkassen (Anmeldename)

23 23 Geben Sie in das erste Eingabefeld Ihre Benutzerkennung (bzw. Anmeldename, VR-NetKey etc.) ein. Im Feld "Kontaktname" vergeben Sie einen Namen für den Bankzugang. Unter diesem Name wird der HBCI-Kontakt zukünftig in verwaltet. Später synchronisieren Der neu eingerichtete Kontakt muss mit dem Bankrechner synchronisiert werden, d.h. es werden die Daten Ihres Systems mit denen des Bankrechners abgeglichen und es wird zugleich geprüft, ob der HBCI-Zugang von Ihrer Bank/Sparkasse bereits zur Nutzung freigeschaltet wurde. Möchten Sie diese Synchronisation nicht sofort durchführen, sondern zu einem späteren Zeitpunkt nachholen, so achten Sie darauf, dass die Option "Später synchronisieren" nicht ausgewählt ist. Klicken Sie auf "Weiter >" um die Eingaben zu bestätigen.

24 24 Sie werden nun dazu aufgefordert, Ihre PIN (persönliche Identifikationsnummer) einzugeben. Sofern Ihre PIN nur aus Zahlen besteht, können Sie auch das PIN-Pad auf dem Bildschirmfenster benutzen. Geben Sie nun Ihre Online-Banking-PIN ein und bestätigen Sie die Eingabe mit "Weiter >". Die Daten zwischen Ihrem Computer und dem Bankrechner werden nun synchronisiert. Wird der Vorgang erfolgreich abgeschlossen, wird das nachfolgende Bildschirmfenster angezeigt:

25 25 Bs p : Er fo lg r e ich e S y n ch r o n is a tio n Ist der Vorgang nicht erfolgreich, wird die Fehlermeldung des Bankrechners angezeigt:

26 26 Bs p : Nich t e r fo lg r e ich e S y n ch r o n is a tio n Bei Fehlern während der Synchronsiation (sofern nicht ausgewählt wurde "Später synchronisieren") kann die Einrichtung des HBCI-Kontakts nicht abgeschlossen werden. HINWEIS: Kann der HBCI-Kontakt nicht synchronisert werden, prüfen Sie bitte nochmals alle Eingaben. Evtl. haben Sie sich bei der Eingabe der Benutzerkennung (bzw. Anmeldename, VRNetKey etc.) vertippt. Achten Sie z.b. bei der Eingabe von PINs oder Passwörtern darauf, dass die Festelltaste nicht eingerastet ist. Es können vom Kreditinstitut noch zusätzliche Informationen übermittelt werden (Hinweise und Warnungen). Diese führen nicht zwangsweise dazu, dass die Synchronisation nicht erfolgreich ist.

27 27 Sie können nur auf "Weiter >" klicken, wenn der Vorgang erfolgreich durchgeführt wurde. Zum Abschluss wird eine Zusammenfassung der Kontaktdaten angezeigt.

28 28 Klicken Sie nun auf "Fertig stellen". Der Einrichtungsvorgang ist damit abgeschlossen Chipkarte siehe auch: HBCI-Kont a kt e inric ht e n 16 Markieren Sie "Chipkarte" um einen HBCI-Kontakt mit Chipkarte einzurichten.

29 Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Weiter >". Chipkartenleser An die se r St e lle w ird da v on a usge ga nge n, da ss Sie e in Chipka rt e nle se ge rä t (Sic he rhe it skla sse 2 ode r höhe r e m pfohle n) funkt ionsfä hig a n Ihr Sy st e m a nge sc hlosse n ha be n und de r Ka rt e nle se r v on w inda t a profe ssiona l 8 e rka nnt w ird. Sollt e de r Ka rt e nle se r noc h nic ht e inge ric ht e t w orde n se in, so könne n Sie die Einric ht ung de s Chipka rt e nle se rs m it de r Sc ha lt flä c he durc hführe n. Chipkartenleser... sichere PIN-Eingabe Chipka rt e nle se ge rä t e de r Sic he rhe it skla sse 2 (ode r höhe r) e rla ube n die Einga be de r Chipka rt e n-pin übe r e ine T a st a t ur a uf de m Ka rt e nle se ge rä t, die sog. sic he re PINEinga be. Da durc h w ird sic he rge st e llt, da ss die Ka rt e n-pin w ä hre nd de r Einga be 29

30 30 nic ht v on a nde re n Progra m m e n w ie z.b. Sc ha dprogra m m e n (V ire n, T roja ne r, Ke y logge r) "m it ge le se n" w e rde n ka nn. Die Einga be de r PIN ist a uc h ze it lic h be sc hrä nkt (i.d.r 15 Se kunde n). Be ispie l für e ine n HBCI-Chipka rt e nle se r de r Sic he rhe it skla sse 2 (hie r: Che rry Sm a rt T e rm ina l ST 2000UCR) Es w ird dringe nd e m pfohle n, nur Ka rt e nle se ge rä t e (Kla sse 2 ode r höhe r) zu v e rw e nde n, w e lc he die sic he re PINEinga be unt e rst üt ze n. Wurde die Option "Sichere PIN-Eingabe" ausgewählt, können Sie im Eingabefeld PIN keine Eingabe tätigen.

31 31 Legen Sie nun die Chipkarte in Ihr Lesegerät ein und geben Sie Ihre Karten-PIN ein (Klasse 1-Leser) und klicken Sie auf "Weiter >". Bei aktivierter Option "Sichere PIN-Eingabe" wird der PIN-Eingabedialog des Kartenlesers geöffnet. HINWEIS: Bitte achten Sie bei der Eingabe darauf, die richtige PIN einzugeben. Mehrfache Falscheingaben führen zur Sperrung der Karte. Bsp.: Sichere PIN-Eingabe bei einem Cherry SmartTerminal ST-2000UCR

32 32 Bei Kartenlesern mit sicherer PIN-Eingabe ist die Zeit für die Eingabe der PIN beschränkt. Wird die PIN nicht innerhalb der erforderlichen Zeit eingegeben, wird der Vorgang abgebrochen und muss erneut durchgeführt werden. Nach erfolgreichem Lesen der Kartendaten werden diese im nachfolgenden Bildschirmfenster angezeigt. In der Regel können auf einer HBCI-Chipkarte bis zu 5 Bankkontakte gespeichert werden. Speicherplatz C hipka rte m us s ko nfigurie rt we rde n Die s e rke nnt m a n da ra n, da ss nur fre ie Spe ic he rplä t ze (c a. 5) zur V e rfügung st e he n bzw. die v ore inge st e llt e n Z uga ngsda t e n nic ht zu de m Kont a kt pa sse n, de r e inge ric ht e t w e rde n soll. Sollt e n die Spe ic he rplä t ze m it de n ric ht ige n Kont a kt inform a t ione n be re it s be le gt se in, so könne n die Z uga ngsda t e n v on de r Chipka rt e ge le se n w e rde n. (sie he 'Chipka rt e m uss nic ht konfigurie rt w e rde n') M uss die Chipka rt e konfigurie rt w e rde n, klic ke n Sie a uf die Num m e r e ine s fre ie n Spe ic he rpla t z, w ä hle n die se n som it a us und ge he n zur nä c hst e n Se it e. Ansc hlie ße nd w e rde n sie na c h de r BLZ, de r Be nut ze rke nnung und unt e r Um st ä nde n de r Kunde n-id ge fra gt. Die se Z uga ngsda t e n w e rde n da nn a uf de r Chipka rt e ge spe ic he rt. C hipka rte ka nn/ m us s nicht ko nfigurie rt we rde n F a lls v ore inge st e llt e Z uga ngsda t e n zur V e rfügung st e he n, w ä hle n Sie die e nt spre c he nde n Z uga ngsda t e n für Ihre n Kont a kt durc h Klic ke n a uf die e nt spre c he nde Spe ic he rpla t znum m e r a us und be st ä t ige n die s m it "We it e r>". Sollt e n Sie m e hre re be le gt e Spe ic he rplä t ze (Z uga ngsda t e nsä t ze ) zur V e rfügung ha be n, die Sie be nöt ige n, m üsse n Sie de n Asisst e nt e n für je de n Z uga ngsda t e nsa t z ne u v e rw e nde n und som it w e it e re Kont a kt e m it de r se lbe n Chipka rt e a nle ge n. Benutzerkennung Die Ide nt ifizie rung de s Be nut ze rs e rfolgt a nha nd de r HBCI-Be nut ze rke nnung. Die V e rga be e rfolgt v om Kre dit inst it ut. Da s Kre dit inst it ut ha t zu ge w ä hrle ist e n, da ss die Be nut ze rke nnung inst it ut sw e it e inde ut ig ist. Eine Be nut ze rke nnung ka nn sow ohl Z iffe rn a ls a uc h Buc hst a be n e nt ha lt e n.

33 33 Markieren Sie nun den gewünschten Speicherplatz. Ist Ihre Chipkarte noch leer, d.h. noch nicht von Ihrer Bank/Sparkasse vorkonfiguriert, werden Sie in den nächsten Bildschirmfenstern zur Eingabe der Zugangsdaten aufgefordert. Bei vorkonfigurierten Chipkarten werden die Daten der Karte automatisch eingetragen.

34 34 Bs p : Le e r e r S p e ich e r p la tz o d e r u n p e r s o n a lis ie r te Ch ip ka r te wu r d e a u s g e wä h lt

35 35 Bs p : Be le g te r S p e ich e r p la tz o d e r p e r s o n a lis ie r te Ch ip ka r te wu r d e a u s g e wä h lt Im Feld "Kontaktname" vergeben Sie einen Namen für den Bankzugang. Unter diesem Name wird der HBCI-Kontakt zukünftig in verwaltet. Später synchronisieren Der neu eingerichtete Kontakt muss mit dem Bankrechner synchronisiert werden, d.h. es werden die Daten Ihres Systems mit denen des Bankrechners abgeglichen und es wird zugleich geprüft, ob der HBCI-Zugang von Ihrer Bank/Sparkasse bereits zur Nutzung freigeschaltet wurde. Möchten Sie diese Synchronisation nicht sofort durchführen, sondern zu einem späteren Zeitpunkt nachholen, so achten Sie darauf, dass die Option "Später synchronisieren" nicht ausgewählt ist. Klicken Sie auf "Weiter >" um die Eingaben zu bestätigen. Sie werden nun dazu aufgefordert, nochmals Ihre Karten-PIN (persönliche Identifikation snummer) einzugeben.

36 36 Klicken Sie auf "Weiter >" um die PIN-Eingabe zu bestätigen bzw. bei Klasse 2-Lesern den PIN-Eingabedialog des Kartenlesers zu öffnen. Die Synchronisation wird durchgeführt.

37 37 Bei Fehlern während der Synchronsiation (sofern nicht ausgewählt wurde "Später synchronisieren") kann die Einrichtung des HBCI-Kontakts nicht abgeschlossen werden. HINWEIS: Kann der HBCI-Kontakt nicht synchronisert werden, prüfen Sie bitte nochmals alle Eingaben. Evtl. haben Sie sich bei der Eingabe der Benutzerkennung (bzw. Anmeldename, VRNetKey etc.) vertippt. Achten Sie z.b. bei der Eingabe der PIN - bei Klasse 1-Lesern - darauf, dass die Festelltaste nicht eingerastet ist. Es können vom Kreditinstitut noch zusätzliche Informationen übermittelt werden (Hinweise und Warnungen). Diese führen nicht zwangsweise dazu, dass die Synchronisation nicht erfolgreich ist.

38 38 Sie können nur auf "Weiter >" klicken, wenn der Vorgang erfolgreich durchgeführt wurde. Zum Abschluss wird eine Zusammenfassung der Kontaktdaten angezeigt.

39 Klicken Sie nun auf "Fertig stellen". Der Einrichtungsvorgang ist damit abgeschlossen Schlüsseldiskette siehe auch: HBCI-Kont a kt e inric ht e n 16 39

40 40 Schlüsseldatei Sie könne n hie r e ine ne ue Sc hlüsse lda t e i a nle ge n ode r e ine be re it s v orha nde ne Sc hlüsse lda t e i v e rw e nde n. Die Sc hlüsse l in de r Sic he rhe it sda t e i w e rde n v e rsc hlüsse lt a bge spe ic he rt. Da be i w ird für die V e rsc hlüsse lung de r Sic he rhe it sda t e i e ine so ge na nnt e PIN (Pa ssw ort ) v e rw e nde t. Ein Z ugriff a uf die Sc hlüsse lda t e i ist nur be i korre kt e r Einga be de r PIN (Pa ssw ort ) m öglic h. HBCI le gt ke in St a nda rdform a t für Sic he rhe it sda t e ie n fe st. Da s he ißt v e rsc hie de ne HBCI Kunde nsy st e m -Produkt e v e rw e nde n v e rsc hie de ne he rst e lle rspe zifisc he Da t e iform a t e. Die v on w inda t a profe ssiona l 8 v e rw e nde t e n Ba nking-kom pone nt e n (DDBAC) unt e rst üt ze n de rze it folge nde Da t e iform a t e, hie r be na nnt na c h de r Da t e ie ndung:.ke Y Fo rm a t Da s F orm a t für RDH-2 Sc hlüsse ldiske t t e n. Da s RDH-2 Sic he rhe it sv e rfa hre n ist da s m ode rnst e V e rfa hre n m it e ine r v a ria ble n Sc hlüsse llä nge v on Bit. We nn m öglic h sollt e die se s F orm a t für ne ue Sc hlüsse lda t e ie n a usge w ä hlt w e rde n. Die DDBAC spe ic he rt die ne ue Sic he rhe it sda t e i im.key F orm a t be sc hrie be n in "Spe zifika t ion RDH-2 Diske t t e " Es gibt e inige ä lt e re Hom e ba nking-produkt e die e be nfa lls.ke y Da t e in v e rw e nde n. Die se

41 41 ha be n e ine Sc hlüsse llä nge v on 786 Bit und v e rw e nde n da s RDH-1 V e rfa hre n. Die se Da t e ie n könne n, w ie sc hon die F ST -Da t e ie n, nic ht e rze ugt, sonde rn nur ge le se n w e rde n..r D H Fo rm a t Da s Da t a De sign St a nda rdform a t für HBCI Sic he rhe it sda t e ie n..fst Fo rm a t Da s St a nda rdform a t für Produkt e, die a uf de r BdB HBCI Kunde nsy st e m API ba sie re n. Sc hlüsse lda t e ie n im.f ST F orm a t könne n v on de n DDBAC v e rw e nde t, a be r nic ht e rze ugt w e rde n. We nn Sie e ine ne ue Sc hlüsse lda t e i a nle ge n, m üsse n Sie im m e r da s. RDH F orm a t v e rw e nde n..se C Fo rm a t Die se s F orm a t w ird v on de m Online -Clie nt de r BW-Ba nk v e rw e nde t. Auf die se Da t e ie n ist e be nfa lls nur le se nde r Z ugriff m öglic h. Neue Schlüsseldatei anlegen Bei der Anlage von neuen Schlüsseln werden die verfügbaren Formate der Schlüsseldatei zur Auswahl angeboten: RDH-1 Dies ist das ursprüngliche Sicherheitsverfahren für Schlüsseldisketten und wird derzeit von den meisten Banken unterstützt. Jedoch ist langfristig geplant dieses Verfahren durch das folgende zu ersetzen: RDH-2 Dies ist das modernere Sicherheitsverfahren mit längeren Schlüsselen. Wenn möglich sollte dieses Verfahren ausgewählt werden. Die Schlüssellänge von 1024 Bit ist dabei vollkommen ausreichend. Schlüssel mit 1024 können mit der heutigen Rechnerleistung nicht vor dem Ende des bekannten Universums "geknackt" werden. Wenn Sie einen längeren Zeitraum in Betracht ziehen, können Sie einen längeren Schlüssel verwenden. Es wird empfohlen, die neue Sicherheitsdatei unbedingt auf einer Diskette, USB-Stick oder einem anderen Wechseldatenträger und nicht auf der Festplatte zu speichern und diesen Wechseldatenträger sicher zu verwahren. Neue Schlüsseldateien können nur im.rdh- oder im.key-format angelegt werden. Um eine neue Schlüsseldatei zu erstellen, markieren Sie die Auswahl "Neue Schlüsseldatei erzeugen". Vorhandene Schlüsseldatei verwenden Liegt Ihnen bereits eine Schlüsseldatei (z.b. aus einem anderen Banking-Programm) vor, so können Sie diese in weiter verwenden.

42 42 Wurde eine vorhandene Schlüsseldatei ausgewählt, erscheint das nachfolgende Bildschirmfenster.

43 43 Bs p : Vo r h a n d e n e S ch lü s s e ld a te i v e r we n d e n Geben Sie im Feld Dateiname entweder einen kompletten Pfad (inkl. Laufwerksbuchstabe und Dateiname) für eine neu anzulegende Schlüsseldatei oder den vollständigen Pfad zur vorhandenen Schlüsseldatei an. Sie können hierfür auch die Schaltfläche "Durchsuchen..." verwenden. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Weiter >".

44 44 Geben Sie nun die Daten Ihres HBCI-Kontakts (zu finden auf dem INI-Brief Ihrer Bank oder Sparkasse) entsprechend an. HINWEIS: Geben Sie eine Kunden-ID nur dann ein, wenn diese auf dem INI-Brief der Bank/Sparkasse angegeben wurde und von der Benutzerkennung abweicht. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrer Bank. Später synchronisieren Der neu eingerichtete Kontakt muss mit dem Bankrechner synchronisiert werden, d.h. es werden die Daten Ihres Systems mit denen des Bankrechners abgeglichen und es wird zugleich geprüft, ob der HBCI-Zugang von Ihrer Bank/Sparkasse bereits zur Nutzung freigeschaltet wurde. Möchten Sie diese Synchronisation nicht sofort durchführen, sondern zu einem späteren Zeitpunkt nachholen, so achten

45 45 Sie darauf, dass die Option "Später synchronisieren" nicht ausgewählt ist. Es wird nun eine Verbindung zum Bankrechner aufgebaut und der sog. öffentliche Schlüssel der Bank/Sparkasse abgerufen. Dieser wird im nachfolgenden Fenster angezeigt. Vergleichen Sie die Daten mit den Angaben auf dem INI-Brief Ihrer Bank/Sparkasse. Stimmen die Daten des HASH-Werts überein, klicken Sie bitte auf "Weiter >". Weicht der HASH-Wert ab, gehen Sie mit der Schaltfläche "< Zurück" zurück und prüfen Sie Ihre Eingaben. Sie müssen nun eine PIN bzw. ein Passwort für den Bankzugang festlegen. Die PIN (Passwort) ist eine Zeichenfolge, mit der indirekt die Schlüsseldatei verschlüsselt wird. Die PIN (Passwort) dient nur zur Authentifizierung gegenüber dem Sicherheitsmedium, sie wird nicht an die Bank übermittelt. Bei einer Sicherheitsdatei sollte die PIN (Passwort) möglichst mehr als 8 Zeichen besitzen und aus Ziffern und Buchstaben bzw. Sonderzeichen bestehen. Um eine möglichst sichere PIN zu gewährleisten, muss die PIN eines oder mehrere der folgenden Zeichen enthalten: <

46 46 > ( ) + &? * ;. % " \ = Geben Sie Ihre PIN (Passwort) nun ein und bestätigen Sie die Eingabe mit "Weiter >". Sie werden nun zur Wiederholung der PIN (Passwort) aufgefordert. Geben Sie die PIN erneut ein und bestätigen Sie wiederum mit "Weiter >".

47 47 Die PIN (Passwort) wird nun für die Schlüsseldatei angelegt. Bitte bestätigen Sie auch diesen Schritt wieder mit "Weiter >". Die Daten zwischen Ihrem Computer und dem Bankrechner werden nun synchronisiert. Wird der Vorgang erfolgreich abgeschlossen, wird das nachfolgende Bildschirmfenster angezeigt:

48 48 Bei Fehlern während der Synchronsiation (sofern nicht ausgewählt wurde "Später synchronisieren") kann die Einrichtung des HBCI-Kontakts nicht abgeschlossen werden. HINWEIS: Kann der HBCI-Kontakt nicht synchronisert werden, prüfen Sie bitte nochmals alle Eingaben. Evtl. haben Sie sich bei der Eingabe der Benutzerkennung (bzw. Anmeldename, VRNetKey etc.) vertippt. Es können vom Kreditinstitut noch zusätzliche Informationen übermittelt werden (Hinweise und Warnungen). Diese führen nicht zwangsweise dazu, dass die Synchronisation nicht erfolgreich ist. Zum Abschluss wird eine Zusammenfassung der Kontaktdaten angezeigt.

49 49 Klicken Sie nun auf "Fertig stellen". Der Einrichtungsvorgang ist damit abgeschlossen Datenübernahme aus Vorversion Arbeiten Sie bereits mit der Vorgängerversion von, wird beim erstmaligen Start von dies erkannt und Sie können die Daten der Vorversion übernehmen. HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass auch alle Einstellungen einer evtl. vorhandenen Benutzerverwaltung übernommen werden. Nach der Datenübernahme wird neu gestartet und Sie müssen sich dann gff. mit einem entsprechenden Benutzer anmelden.

50 50 Nach der Anmeldung am Programm wird ein Assistent zur Datenübernahme gestartet: Wählen Sie "Datenübernahme aus windata 7 professional" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Weiter >". Eine Zusammenfassung der gefundenen Daten wird angezeigt.

51 Klicken Sie auf "Weiter >" um die Datenübernahme durchzuführen EBICS-Kontakt einrichten s. Begriffe: EBICS 155 Zum Einrichten eines EBICS-Kontakts wählen Sie im Gruppenmenü "Stammdaten" den Menüpunkt "Administrator für EBICS/FTAM" aus. Der Administrator zur Einrichtung eines EBICS- bzw. FTAM-Kontakts wird geöffnet. 51

52 52 Wählen Sie die Schaltfläche "Neu" um einen neuen Kontakt anzulegen. Im folgenden Bildschirmfenster können Sie wählen, ob ein Kontakt für EBICS FTAM oder angelegt werden soll. Die Vorgehensweise ist für beide Verfahren nahezu identisch. Wählen Sie in der ComboBox 154 Kommunikation "EBICS" aus. Zugangsdaten

53 53 Die Angaben zu den Eingabefeldern BLZ Host-Name Internet-Adresse Kunden-ID finden Sie auf dem INI-Brief, welchen Sie von Ihrem Kreditinstitut erhalten haben. HINWEIS: Achten Sie bei der Angabe der Kommunikationsparameter auf korrekte Schreibweise. Beachten Sie, insbesondere bei der Internet-Adresse, auf Groß- und Kleinschreibung und evtl. '/'-Zeichen am Ende der Adresse. Fehlerhafte Angaben führen dazu, dass eine Kommunikation mit dem Bankrechner nicht möglich ist. Von einigen Banken und Sparkassen sind die bekannten Kommunikationsparameter bekannt und werden nach Eingabe der BLZ automatisch gefüllt. Nach Eingabe der Kommunikationsparameter muss mind. 1 Benutzer angelegt (bzw. ausgewählt) werden. Hierzu klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Neu".

54 54 Im nachfolgenden Bildschirmfenster können Sie einen neuen EBICS-Benutzer anlegen oder einen bereits vorhandenen Benutzer dem neuen EBICS-Kontakt zuordnen. Benutzer Neuer Benutzer Benutzer (Intern) Ein interner EBICS-Benutzer ist ein Benutzer, welcher im Programm windata professional

55 55 8 angelegt und verwaltet wird. Ein interner Benutzer wird, pro Person, nur einmal angelegt und kann dann auch anderen EBICS-Kontakten (zu anderen Kreditinstituten) zugewiesen werden. Für jeden internen Benutzer wird eine sog. Schlüsseldatei (Sicherheitsdatei) erzeugt. Der Name des internen Benutzers wird nicht an das Kreditinstitut übermittelt. User-ID (extern) Die User-ID entspricht dem externen Benutzer. Die User-ID wird vom Kreditinstitut vergeben. Auf dem EBICS-Rechner der Bank wird dieser Benutzer durch das Kreditinstitut angelegt und Ihnen auf dem INI-Brief mitgeteilt. Dieser externe Benutzer wird benötigt, um den Anmeldevorgang am Bankrechner durchzuführen. Rechte Hier legen Sie fest, mit welchen Berechtigungen der Benutzer am Bankrechner des Kreditinstituts eingerichtet wurde. Über welche Rechter der Benutzer verfügt, informiert Sie Ihr Kreditinstitut. Der neu angelegte oder von Ihnen ausgewählte Benutzer wird in der Tabelle angezeigt. Sie können bei Bedarf noch weitere Benutzer anlegen.

56 56 Wählen Sie die Schaltfläche "Weiter >" um zum nächsten Schritt zu gelangen. Authentifizierung und Verschlüsselung Nachdem die Kommunikationsparameter und die Benutzerdaten angelegt wurden, muss noch ein Kennwort für die Datenübertragung zum Bankrechner definiert werden. Dieses Kennwort muss zukünftig bei jeder Online-Aktion über EBICS eingegeben werden. Geben Sie in die Eingabefelder ein selbstgewähltes Kennwort ein. Das Kennwort darf maximal 10 Zeichen enthalten.

57 57 Kennwort auf dem System speichern Das Kennwort kann - auf Wunsch - im Programm gespeichert werden. Bei allen Transaktionen erfolgt dann keine manuelle Abfrage des Kennworts mehr. Soll das Kennwort gespeichert werden, aktivieren Sie die Auswahl "Kennwort auf dem System speichern". HINWEIS: Das Speichern des Kennworts auf dem System kann ein Sicherheitsrisiko darstellen. Unberechtigte Dritte können dadurch Zugriff auf Ihre Konto- und Zahlungsverkehrsdaten erhalten. Speichern Sie das Kennwort nur dann auf dem System, wenn Sie sicherstellen können, dass keine unberechtigten Dritten das Programm nutzen können. Sicherheitshinweis Das Kennwort wird mittels zufällig generierter Zahlen verschlüsselt. Bewegen Sie den Mauszeiger innerhalb des nachfolgend dargestellten Bildschirmfensters solange, bis die Fortschrittsanzeige vollständig gefüllt ist, d.h. genügend Zufallszahlen erzeugt wurden.

58 58 Nach Abschluss des Verschlüsselungsvorgangs werden Sie dazu aufgefordert, dem EBICSZugang einen Namen zu vergeben. Geben Sie in das Feld "Kontaktname" einen Namen an. Unter diesem Name ist der Kontakt in gespeichert. Übertragung Nachdem alle notwendigen Schritte durchgeführt wurden, muss noch ein Austausch der Kommunikations- und Benutzerdaten mit dem Bankrechner erfolgen.

59 59 Klicken Sie auf "Weiter >" um den Initialisierungsvorgang durchzuführen. Es wird nun eine Verbindung zum Bankrechner hergestellt und der "Austausch" der Daten erfolgt. INI-Briefe drucken Nach der Übertragung werden sog. INI-Briefe 155 erzeugt. Diese müssen von Ihnen rechtsverbindlich unterschrieben an das Kreditinstitut weitergeleitet werden. Klicken Sie auf "Weiter >" um die INI-Briefe zu generieren.

60 60 Die INI-Briefe werden auf dem Rechner als Textdateien gespeichert. Mit der Schaltfläche "Drucken" werden die INI-Briefe ausgedruckt. HINWEIS: Der EBICS- bzw. FTAM-Kontakt kann erst nach Freischaltung durch Ihre Bank bzw. Sparkasse genutzt werden. Zur Freischaltung benötigt Ihr Kreditinstitut die von Ihnen untershriebenen INI-Briefe. Nach Abschluss dieses Vorgangs werden Sie aufgefordert, die Kontodaten zu diesem neuen EBICS- bzw. FTAM-Kontakt anzulegen. Auftraggeberkonto

61 61 Klicken Sie auf "Speichern" um das Auftraggeberkonto anzulegen bzw. bei einem vorhandenen Konto die Zuweisung des EBICS-Kontakts herzustellen. Nach dem Speichern wird die Maske geleert und Sie können weitere Konten angelegen bzw. zuweisen. Klicken Sie auf "Abbrechen", wenn Sie keine weiteren Konten mehr anlegen möchten. Abschluss Nach Abschluss des Einrichtungsvorgangs gelangen Sie wieder zurück zum Administrator für FTAM/EBICS.

62 Neuen Benutzer (intern) anlegen Um einen neuen, internen Benutzer für EBICS (bzw. FTAM) anzulegen, muss mindestens ein Benutzer in der Benutzerverwaltung von eingerichtet worden sein. Wählen Sie in der ComboBox 154 "Benutzer" einen vorhandenen windata-benutzer aus. Aus "historischen Gründen" (Kompatibilität zum Verfahren FTAM) ist die Länge des Benutzernamens auf 8 Zeichen begrenzt. Im Feld "FTAM/EBICS" wird deshalb der Benutzername, welcher für die Auftragsabwicklung per EBICS bzw. FTAM genutzt wird, auf 8 Zeichen reduziert. Erstellung der elektronischen Signatur (elektronische Unterschrift) Begriffserklärung (Quelle: Wikipedia)

63 63 Unter einer elektronischen Signatur versteht man Daten, mit denen man den Unterzeichner bzw. Signaturersteller identifizieren kann und sich die Integrität der signierten, elektronischen Daten prüfen lässt. Die elektronische Signatur erfüllt somit technisch gesehen den gleichen Zweck wie eine eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten. siehe auch: Um eine elektronische Unterschrift zu erzeugen, markieren Sie die Auswahl "Erstellung der elektr. Unterschrift (Schlüsseldatei). HINWEIS: Auf einem Datenträger (innerhalb desselben Ordners) kann nur eine Schlüsseldatei angelegt werden. Der Dateiname lautet immer "mcsign.dat". Dieser kann nicht verändert werden. Achten Sie deshalb bei der Erstellung einer neuen Schlüsseldatei darauf, dass in dem gewählten Ordner noch keine Schlüsseldatei vorhanden ist. Andernfalls kann die vorhandene Schlüsseldatei beschädigt und unbrauchbar werden. Legen Sie, durch klicken auf das Symbol im Eingabefeld "Ordner" den Pfad fest, in welchem die Schlüsseldatei erzeugt werden soll. Die Schlüsseldatei wird mittels eines von Ihnen zu vergebenden Passworts geschützt. Das Passwort darf max. 10 Zeichen enthalten. Groß- und Kleinschreibung wird hierbei berücksichtigt. Geben Sie das gewünschte Passwort in die Felder "Passwort" und "Wiederholung" ein. Passwort auf dem System speichern Das Passwort kann - auf Wunsch - im Programm gespeichert werden. Bei allen Transaktionen erfolgt dann keine manuelle Abfrage des Passworts mehr. Soll das Passwort gespeichert werden, aktivieren Sie die Auswahl "Passwort auf dem System speichern". HINWEIS: Das Speichern des Passworts auf dem System kann ein Sicherheitsrisiko darstellen. Unberechtigte Dritte können dadurch Zugriff auf Ihre Konto- und Zahlungsverkehrsdaten erhalten. Speichern Sie das Passwort nur dann auf dem System, wenn Sie sicherstellen können, dass keine unberechtigten Dritten das Programm nutzen können.

64 64 Überprüfen Sie nochmals Ihre Angaben und bestätigen Sie diese mit der Schaltfläche "Weiter >". Die Schlüsseldatei wird nun aus zufällig generierten Zahlen erzeugt. Zum Erzeugen der Zufallszahlen bewegen Sie den Mauszeiger innerhalb des nachfolgend angezeigten Bildschirmfensters. Die Fortschrittsanzeige am unteren Bildschirmrand zeigt, ob ausreichend Zufallszahlen erzeugt wurden. Nach Abschluss der Schlüsseldateierzeugung gelangen Sie wieder auf das BenutzerFenster zurück.

65 65 Wählen Sie die Schaltfläche "Speichern" um die Neuanlage des Benutzers abzuschließen weitere Funktionen Im Administrator für FTAM/EBICS steht eine Schaltfläche mit weiteren Funktionen zur Verfügung. Protokoll abrufen Bankschlüssel abrufen Passwörter ändern

66 Protokoll abrufen Nach jeder EBICS- bzw. FTAM-Transaktion sollten Sie, durch Abruf des Protokolls, überprüfen, ob die Transaktion erfolgreich durchgeführt werden konnte. Zum Abruf des EBICS- bzw. FTAM-Protokolls wählen Sie mit der Schaltfläche "Weitere Funktionen" im Administrator für FTAM/EBICS die Funktion "Protokoll abrufen". Sie müssen nun einen EBICS- bzw. FTAM-Benutzer auswählen und das zugehörige DFÜKennwort eingeben. Klicken Sie anschließend auf "Weiter >". Es wird eine Verbindung zum Bankrechner aufgebaut:

67 67 Nach Abschluss der Transaktion wird das EBICS- bzw. FTAM-Protokoll angezeigt Bankschlüssel abrufen Um den öffentlichen Schlüssel Ihres Kreditinstituts für EBICS bzw. FTAM vom Bankrechner abzurufen, wählen Sie mit der Schaltfläche "Weitere Funktionen" im Administrator für FTAM/EBICS die Funktion "Bankschlüssel abrufen". Das nachfolgende Bildschirmfenster wird geöffnet.

68 68 Klicken Sie auf "Weiter >" um die Transaktion auszuführen. Sie müssen nun einen EBICS- bzw. FTAM-Benutzer auswählen und das zugehörige DFÜKennwort eingeben. Klicken Sie anschließend auf "Weiter >". Es wird eine Verbindung zum Bankrechner aufgebaut:

69 Passw örter ändern Zum Ändern des Passworts bzw. DFÜ-Kennworts eines EBICS- bzw. FTAM-Kontakts zu ändern, wählen Sie mit der Schaltfläche "Weitere Funktionen" im Administrator für FTAM/ EBICS die Funktion "Passwort ändern". Sie können im nachfolgenden Bildschirmfenster sowohl das Kennwort für die Kommunikation (DFÜ-Kennwort), als auch das Passwort für die Schlüsseldatei ändern. Wählen Sie hierzu die jeweilige Karteikarte aus und bestätigen Sie Ihre Eingaben jeweils mit der Schaltfläche "Kennwort ändern" bzw. "Passwort ändern".

70 70 Kennwort für Kommunikation (DFÜ) ändern HINWEIS: Das Speichern des Kennworts auf dem System kann ein Sicherheitsrisiko darstellen. Unberechtigte Dritte können dadurch Zugriff auf Ihre Konto- und Zahlungsverkehrsdaten erhalten. Speichern Sie das Kennwort nur dann auf dem System, wenn Sie sicherstellen können, dass keine unberechtigten Dritten das Programm nutzen können. Passwort der Schlüsseldatei ändern

71 71 HINWEIS: Das Speichern des Passworts auf dem System kann ein Sicherheitsrisiko darstellen. Unberechtigte Dritte können dadurch Zugriff auf Ihre Konto- und Zahlungsverkehrsdaten erhalten. Speichern Sie das Passwort nur dann auf dem System, wenn Sie sicherstellen können, dass keine unberechtigten Dritten das Programm nutzen können. 1.5 Mandantenverwaltung Diese Funktion erlaubt es, neue Mandanten anzulegen bzw. Daten bestehender Mandanten zu bearbeiten. HINWEIS: Bei der Installation von wird automatisch ein Mandant "Standard" angelegt. Dieser Mandant kann nicht geändert oder gelöscht werden.

72 72 Neuen Mandant anlegen neuen Mandant anlegen Um einen neuen Mandant anzulegen, wählen Sie die Schaltfläche "Neu" in der Anzeige " Mandantenverwaltung 71 ". Das nachfolgende Eingabefenster wird geöffnet.

73 73 Geben Sie in das Eingabefeld "Mandant" die gewünschte Bezeichnung des neuen Mandanten an. Diese Bezeichnung wird zukünftig beim Anmeldedialog zur Auswahl angezeigt. Im darunter liegenden Eingabefeld wird der vollständige Datenpfad für die Speicherung der Mandantendaten angegeben. Sie können die Schaltfläche Standardialog zur Auswahl des Ordners zu öffnen. Windows-Standarddialog benutzen, um den Windows-

74 74 Klicken Sie auf "Übernehmen" um den neuen Mandant anzulegen. Der Vorgang kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Nach Abschluss des Vorgangs wird der neue Mandant in der Anzeige "Mandantenverwaltung" angezeigt. Bei der nächsten Programmanmeldung steht der neu angelegte Mandant zur Verfügung.

75 Stammdaten Im Gruppenmenü "Stammdaten" finden Sie die Funktionen zur Verwaltung der Bankkontakte Auftraggeber (Ihre Bankverbindungen) Begünstigte (früher: Empfänger) Zahlungspflichtige Administrator für HBCI- und FinTS-Kontakte Administrator für FTAM- und EBICS-Kontakte sowie Verwaltungsfunktionen für Kontengruppen Kopieren und Verschieben Verwendungszweck (Mustertexte) Kategorien Bankberater (Kontaktdaten) Bankkontakte siehe auch: Stammdaten 75 Zur Verwaltung Ihrer Bankkontakte oder zum Anlegen eines neuen Bankkontakts wählen Sie im Gruppenmenü "Stammdaten" die Funktion "Bankkontakte".

76 76 Sie können nun mit der Schaltfläche "Neu" einen neuen Bankkontakt einrichten. HBCI/FinTS Bankkontakt einrichten Eigenschaften Um die gespeicherten Daten eines Bankkontakts anzuzeigen, markieren Sie den Eintrag in der Tabelle und klicken Sie dann auf "Eigenschaften".

77 77 Sie können an dieser Stelle keine Änderungen am Bankkontakt vornehmen. Änderungen an HBCI/FinTS-Kontakten sind nur über den Administrator für HBCI/FinTS 15 oder über die Schaltfläche "Weitere Funktionen" möglich. Weitere Funktionen Beim Klicken auf die Schaltfläche "Weitere Funktionen" klappt ein sog. Kontextmenü auf. Wählen Sie hier die gewünschte Funktion.

78 78 HINWEIS: Die Nutzbarkeit dieser Funktionen sind abhängig von der Unterstützung durch das betreffende Kreditinstitut. Teilweise sind z.b. PIN-Änderungen nur über das Internetbanking des Instituts möglich. EBICS bzw. FTAM Bankkontakt einrichten Begünstigte siehe auch: Zahlungspflichtige 84 In der Vorversion windata professional 7 wurden Begünstigte als Empfänger bezeicchnet. Bei der Neualnage von Zahlungsaufträgen (Überweisungen) kann auf die gespeicherten Begünstigten zugegriffen werden. Wird ein neuer, bisher noch nicht gespeicherter Begünstigter in einem Zahlungsauftrag angegeben, speichert die Daten automatisch in der entsprechenden Datenbank. Im Gruppenmenü "Stammdaten" können Sie neue Begünstigte anlegen bestehende Daten anzeigen und bearbeiten einen oder mehrere Begünstigte löschen Die Datenbank "Begünstigte" steht bei folgenden Zahlungsarten zur Verfügung: Standardüberweisungen (Einzel- und Sammelzahlungen) Spendenüberweisungen BZÜ-Überweisungen Umbuchungen uro-überweisungen (SEPA und EU-Standardüberweisungen) Lohn-, Gehalts- und Rentenzahlungen VWL-Zahlungen Auslandszahlungen (international)

79 Neuen Begünstigten anlegen Um einen neuen Begünstigten anzulegen, wählen Sie die Schaltfläche "Neu". Die Erfassungsmaske "Begünstigter" wird angezeigt: Karteikarte "Kontodaten" 79

80 80 Hier hinterlegen Sie alle kontobezogenen Daten des Zahlungsempfängers. Für Zahlungen ausserhalb der Bundesrepublik Deutschland wird immer die IBAN 154 (International Bank Account Number) sowie der sog. BIC 154 (Bank Identifier Code) benötigt. HINWEIS: Nach Eingabe der Kontonummer und Bankleitzahl errechnet, sofern möglich, die Daten für den internationalen Zahlungsverkehr (IBAN und BIC) anhand bekannter Berechnungsmethoden automatisch. Es kann jedoch sein, dass die IBAN und BIC des Begünstigten von den berecchneten Daten abweicht. Korrigieren Sie in diesem Fall diese Daten vor der Nutzung ( uro-zahlung oder Auslandszahlung). Die Verwendung eines falschen IBAN oder BIC kann danzu führen, dass Ihre Zahlung nicht automatisiert

81 81 ausgeführt werden kann und dadurch zusätzliche Kosten entstehen können. IBAN Die IBAN ist eine von dem ECBS (European Committee for Banking Standards) entwickelte und von der ISO (International Organization for Standardization) als ISONorm übernommene internationale Bank-/Kontonummer. Sie besteht aus einem internationalen Teil, der sich aus dem Länderkennzeichen sowie einer Prüfziffer zusammensetzt und einer jeweils national festgelegten Komponente, für Deutschland Bankleitzahl und Kontonummer. Durch die Prüfziffer ist schon das Kreditinstitut des Überweisenden in der Lage, die Kontonummer des Begünstigten auf Richtigkeit zu prüfen und bei falscher Angabe den Auftrag abzulehnen oder mit dem Überweisenden Rücksprache zu halten. Zahlungen auf Basis falscher Bank-/Kontodaten, die bei allen Beteiligten zu hohem Aufwand - und damit verbunden zu hohen Kosten - führen, können so vermieden werden. Die Verwendung einer falschen IBAN kann danzu führen, dass Ihre Zahlung nicht automatisiert ausgeführt werden kann und dadurch zusätzliche Kosten entstehen können. BIC Neben der IBAN ist als technisches Identifizierungsmerkmal für Zahlungen der internationale Bank-Code (BIC) unbedingt notwendig. Dieser erfüllt die Funktion einer grenzüberschreitend gültigen Bankleitzahl und wird für die Weiterleitung von Zahlungen benötigt. Der BIC wird dem Kunden gleichfalls zusammen mit der IBAN durch sein kontoführendes Kreditinstitut mitgeteilt. Die Verwendung eines falschen BIC kann danzu führen, dass Ihre Zahlung nicht automatisiert ausgeführt werden kann und dadurch zusätzliche Kosten entstehen können. BLZ Das Programm verfügt über den kompletten Bestand aller Bankleitzahlen deutscher Kreditinstitute. Die BLZ-Daten werden in regelmäßigen Abständen online aktualisiert. Sollte Ihnen die Bankleitzahl des Begünstigten nicht - oder falsch - vorliegen, so können Sie mit der Schaltfläche "Suchen" (rechts neben dem Eingabefeld) das BLZSuchprogramm von aufrufen und dort die gültige BLZ finden. Gruppe In können verschiedene Begünstigte zu sog. Begünstigtengruppen zusammengefasst werden. Dadurch können Auswertungen (Statistiken) nicht nur bezogen auf einen Begünstigten, sondern auf eine Gruppe von Begünstigten durchgeführt werden. Um die Gruppen (neu anlegen, ändern, löschen) zu bearbeiten, wählen Sie die Schaltfläche "Bearbeiten" hinter der ComboBox 154 "Gruppe" Karteikarte "Zusatz"

82 82 Auf dieser Karteikarte können div. Standardvorgaben für neue Zahlungsaufträge an den jeweiligen Begünstigten hinterlegt werden. Karteikarte "Anschrift" Die vollständige Anschrift des Begünstigten kann (optional) auf der Karteikarte "Anschrift" erfasst und gespeichert werden.

83 83 Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit persönliche Ergänzungen zu den Adressdaten des Begünstigten zu hinterlegen. Karteikarte "Notizen"

84 84 Auf dieser Karteikarte können Sie persönliche Notizen zum Begünstigten hinterlegen. Diese Notizen werden nicht an den Zahlungsempfänger oder die Bank/Sparkasse übermittelt Zahlungspflichtige siehe auch: Begünstigte 78 Bei der Neualnage von Zahlungsaufträgen (Lastschriften) kann auf die gespeicherten Zahlungspflichtige zugegriffen werden. Wird ein neuer, bisher noch nicht gespeicherter Zahlungspflichtiger in einem Zahlungsauftrag angegeben, speichert die Daten automatisch in der entsprechenden Datenbank. Im Gruppenmenü "Stammdaten" können Sie neue Zahlungspflichtige anlegen bestehende Daten anzeigen und bearbeiten einen oder mehrere Zahlungspflichtige löschen Die Datenbank "Zahlungspflichtige" steht bei folgenden Zahlungsarten zur Verfügung: Lastschriften Abbuchungsaufträge

85 Kontengruppen Sie können Konten in Gruppen einteilen. Dadurch kann z.b. eine Trennung von Privat- und Geschäftskonten durchgeführt werden. Möchten Sie diese Funktion nicht benutzen, belassen Sie die Kontengruppe ST ANDARD. Diese Kontengruppe kann auch nicht gelöscht werden. Um Kontengruppen anzulegen bzw. zu bearbeiten, wählen im Gruppenmenü "Stammdaten" die Funktion "Kontengruppen".

86 86 Geben Sie in das Eingabefeld "Kontengruppe" die gewünschte Bezeichnung ein und klicken Sie dann auf "Speichern". Sie können beliebig viele Kontengruppen anlegen. Zum Beenden wählen Sie die Schaltfläche "Schließen". Kontengruppe ändern Um eine Kontengruppe zu bearbeiten, markieren Sie diese in der Tabelle "Kontengruppen" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Ändern". Die Kontengruppenbezeichnung wird im Eingabefeld angezeigt und kann hier geändert werden.

87 87 Klicken Sie auf "Speichern" um Ihre Änderung zu übernehmen. Kontengruppe löschen Um eine Kontengruppe zu löschen, markieren Sie die zu löschende Kontengruppe in der Tabelle und klicken Sie anschließend auf "Löschen". HINWEIS: Das Löschen einer Kontegruppe löscht nicht die evtl. zugeordneten Konten. Die Konten werden dann wieder der Kontegruppe ST ANDARD zugewiesen. Bitte beachten Sie, dass dadurch ggf. Benutzer Zugriff auf Konten erhalten können, welche bisher nur auf Konten der gelöschten Gruppe zugreifen durften. Kontengruppen zuweisen Jedem vorhandenen Auftraggeberkonto kann eine Kontengruppe zugewiesen werden.

88 Zahlungsverkehr Das Banking-Programm unterstützt folgenden Zahlungsarten: Standardüberweisungen (Einzel- und Sammelzahlungen) Spendenüberweisungen BZÜ-Überweisungen Umbuchungen uro-überweisungen (SEPA und EU-Standardüberweisungen) Lohn-, Gehalts- und Rentenzahlungen VWL-Zahlungen Lastschriften Abbuchungsaufträge Auslandszahlungen (international) Sie finden die Zahlungsarten im Gruppenmenü "Zahlungsverkehr".

89 89 Unterschied zwischen Lastschrift und Abbuchungsauftrag Die deutschen Kreditinstitute bieten i.d.r. zwei Formen der Lastschriften an. Im allgemeine Sprachgebrauch werden diese beiden Verfahren jedoch häufig verwechselt bzw. falsch angewandt. Lastschrift (Einzugsermächtigungsverfahren) ---> Textschlüssel 05 Abbuchungsaufträge ---> Textschlüssel 04 Bei der Lastschrift (Einzugsermächtigungsverfahren) ermächtigt der Zahlungsempfänger (in diesem Falle der Auftraggeber) fällige Zahlungen zu Lasten eines Bankkontos des Zahlungspflichtigen einzuziehen. Die Einzugsermächtigung wird schriftlich erteilt und kann vom Zahlungspflichtigen jederzeit widerrufen werden. Der Zahlungspflichtige kann der Einlösung einer Lastschrift widersprechen (innerhalb von 6 Wochen nach Belastung). Beim sog. Abbuchungsauftrag erteilt der Zahlungspflichtige seinem Kreditinstitut die Genehmigung, fällige Forderungen des Zahlungsempfängers (Auftraggeber) einzulösen. Diese Beauftragung muss dem Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen schriftlich mitgeteilt werden. Der Zahlungspflichtige kann der Einlösung NICHT widersprehen. Das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen prüft, ob ein Abbuchungsauftrag erteilt wurde. Liegt dieser nicht vor, wird das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen die Lastschrit nicht einlösen. Sonderformen der Standardüberweisung Spendenzahlungen Um eine steuerliche Anerkennung zu erreichen, muss bei Spenden eine Zuwendungsbestätigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster vorgelegt werden. In bestimmten Fällen aber genügt als Nachweis auch der Kontoauszug, Bareinzahlungsbeleg, Überweisungsbeleg oder Lastschrifteinzugsbeleg, wenn die Zuwendung nicht mehr als 200,00 Euro (Stand: April 2008) beträgt. Spendenzahlungen sind eine Sonderform der Standardüberweisung. Die Zahlungen werden bei der Bank/Sparkasse entsprechend verbucht (Textschlüssel 69) und auf dem Kontoauszug als Spendenzahlung ausgewiesen. Damit kann der Kontoauszug als Zuwendungsbestätigung genutzt werden.

90 90 Die Zahlungsmaske wird entsprechend angepasst. Geben Sie in die Verwendungszweckfelder möglichst die vollständige Anschrift des Spenders ein. Fo rm ula r: Sp e nd e nza hlung BZÜ-Überweisungen Um ihren Kunden die Bezahlung von Rechnungen zu erleichtern, übersenden viele Unternehmen wie z.b. Versandhäuser, Energieversorger oder Telekommunikationsunternehmen vorausgefüllte Überweisungsformulare (bspw. sind Kundennummer, Betrag, Empfänger schon voreingedruckt). Mit der Einführung des "Beleglosen Zahlscheinüberweisungsverfahrens (BZÜ)" Anfang der 1990er Jahre haben die Kreditinstitute das Überweisungsverfahren um die Möglichkeit einer Verwendungszweckprüfung (Prüfziffer) erweitert. Eine BZÜ-Überweisung unterscheidet sich von einer "herkömlichen" Überweisung besonders dadurch, dass eine verkürzte Verwendungszweckzeile (Kundenreferenznummer genannt). Der Verwendungszweck einer BZÜ-Überweisung besteht aus 13 Ziffern (12 Ziffern zuzüglich einer Prüfziffer), die nach einem einheitlichen Verfahren ermittelt wird. Bereits die Bank/Sparkasse des Zahlungspflichtigen rechnet die Prüfziffer nach, um zu prüfen, dass kein Erfassungsfehler vorliegt. Der Textschlüssel 67 sorgt beim Kreditinstitut des Zahlungsempfängers dafür, dass alle derartigen Überweisungseingänge in eine sog. BZÜ-Datei geschrieben werden können, die dem Unternehmen dann elektronisch übermittelt wird. Der Begünstige kann diese dann in sein Buchhaltungssystem einlesen.

91 91 Fo rm ula r: B Z Ü -Ü b e rw e is ung Standardüberweisungen Die Standardüberweisung dient zur Abwicklung von innländischen Überweisungsaufträgen. Die Eingabemaske orientiert sich an den landläufig bekannten Bankformularen. Abweichend von einem üblichen Bankformular stehen Ihnen beim Online-Banking in der Regel jedoch mehr Zeichen für den sog. Verwendungszweck zur Verfügung. Die üblichen Bankformulare bieten Ihnen Platz für 2 Zeilen mit je 27 Zeichen. Beim Online-Banking können Sie jedoch (je nach Bank/Sparkasse) bis zu 14 Zeilen mit jeweils 27 Zeichen nutzen.

92 92 Die Funktionen der Schaltflächen innerhalb der Erfassungsmaske Status

93 93 Der Status einer Zahlung zeigt an, ob diese Zahlung - bei Erreichen des Fälligkeitsdatums - zur Ausführung (Übertragung zur Bank/Sparkasse) bereitgestellt werden soll. Sie können den Status einer Zahlung über die Auswahl angeben. aktiv = Zahlung wird bei Fälligkeit zur Ausführung angeboten inaktiv = Zahlung wird auch bei Fälligkeit NICHT zur Ausführung angeboten Ausführung Mit dieser Option legen Sie fest, in welcher Form Ihre Standardüberweisung zur Bank/ Sparkasse übermittelt werden soll. Es stehen hier folgende Optionen zur Auswahl: Einzelüberweisung Sammelüberweisung BZÜ-Überweisung Spendenzahlung Umbuchung Bitte beachten Sie, dass die Nutzbarkeit der unterschiedlichen Ausführungsformen der Standardüberweisung von der Unterstützung durch das jeweilige Kreditinstitut (Auftraggeber) abhängig ist. siehe auch: Zahlungsverkehr Gruppen Sofern Sie sich im Eingabemodus (Neue Zahlung oder Zahlung ändern) befinden, können Sie über zwei ComboBoxen 154 (am oberen Fensterrand) Vorselektionen bzgl. der zu verwendenden Auftraggeberkonten und/oder der Begünstigten treffen.

94 Warnung bei Lastschriftabbuchungen In steht eine Funktion zur Verfügung, welche Sie bei Abbuchungen (Lastschriften bzw. Abbuchungsaufträge) darauf hinweist. Nach dem Abruf von Kontoauszugsinformationen prüft die von der Bank/Sparkasse abgerufenen Daten. Wird eine oder mehrere Lastschriftbuchungen gefunden, zeigt das nachfolgende Bildschirmfenster.

95 95 Sie haben nun die Möglichkeit, die Abbuchung in eine sog. whitelist 156 einzutragen. Das heißt, dass Abbuchungen des entsprechenden Auftraggebers zukünftig nicht mehr angezeigt werden sollen. Markieren Sie den entsprechenden Eintrag in der Tabelle und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "whitelist bearbeiten".

96 96 Sie können nun die Daten des Lastschriftbegünstigten in die whitelist übernehmen. Bei Lastschriften bzw. Abbuchungsaufträgen von Auftraggebern aus der whitelist erfolgt zukünftig kein Hinweis mehr. Klicken Sie auf "Übernehmen", um einen Begünstigten in die whitelist einzutragen. Um einen Eintrag aus der whitelist zu entfernen, markieren Sie diesen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Löschen". 1.8 Handy (Prepaid) aufladen Mit können Sie sog. Prepaid-Karten von Mobiltelefonen aufladen. HINWEIS: Die Nutzbarkeit dieser Funktion ist abhängig von der Unterstützung durch Ihr Kreditinstitut. Die Aufladung einer Prepaid-Karte kann nur über HBCI/FinTS erfolgen. Sie können Prepaid-Karten folgender Mobilfunkbetreiber aufladen:

97 97 T-Mobile Vodafone e-plus O2 Wählen Sie im Gruppenmenü "Extras" die Funktion "Handy (Prepaid) aufladen". Netzbetreiber Hier wählen Sie den Netzbetreiber (Kartentyp) aus. Ladebetrag Die möglichen Ladebeträge sind vorgegeben. Wählen Sie hier den gewünschten Ladebetrag aus. Handynummer und Kontrolleingabe Handynummer Geben Sie hier die Rufnummer des Mobiltelefons ein. Geben Sie die Rufnummer so ein, wie das Telefon im Inland angerufen wird, ohne Leerzeichen oder andere Sonderzeichen. Bsp: Auftraggeberkonto

98 98 Hier wählen Sie das Konto, von welchem der Ladebetrag bezahlt werden soll. Klicken Sie dann auf "Ausführen". Der Vorgang wird gestartet und Sie werden dann aufgefordert, die entsprechenden HBCI/FinTS-Zugangsdaten (PIN, Chipkarten-PIN, Passwort, TAN etc.) einzugeben. 1.9 Archivordner Sind in große Datenmengen gespeichert, kann dies zur Verringerung Geschwindigkeit bei der Programmausführung kommen. Eine Erhöhung der Ausführungsgeschwindigkeit - insbesondere beim Einsatz im Netzwerk - kann durch eine Reduzierung der Datenbankgröße erreicht werden. Ab Version bietet windata professional 8 eine Möglichkeit, historische Daten in ein Archiv auszulagern. Dadurch wird die Größe der Hauptdatenbank reduziert. Die Funktionen des Archivs sind im Gruppenmenü "Archivordner" zu finden. Innerhalb des Archivs stehen dieselben Funktionen wie in der Hauptdatenbank zur Verfügung. Daten archivieren Daten archivieren Im Gruppenmenü "Archivordner" finden Sie die Funktion "Daten archivieren". Sie können folgende Daten aus der Hauptdatenbank in die Archivdatenbank übertragen: Kontoumsätze (Kontoauszugsinformationen) Statistik (übertragene Zahlungen)

99 99 Zum Archivieren markieren Sie ein oder mehrere Auftraggeberrkonten. Geben Sie unter "Archivieren bis einschließlich" das Datum an, bis zu welchem Daten aus der Hauptdatenbank in die Archivdatenbank übertragen werden sollen. Wählen Sie dann die Schaltfläche "Archivieren". Beantworten Sie die Frage mit "Ja". Der Fortschritt der Archivierung wird am unteren Bildschirmrand angezeigt.

100 100 Der Abschluss des Archivierungsvorgangs wird mit der nachfolgenden Meldung angezeigt Optionen In können zahlreiche Einstellungen vorgenommen werden, welche das Programm noch besser an Ihre Bedürfnisse anpassen kann. Wählen Sie im Gruppenmenü "Extras" die Funktion "Optionen". Allgemein Erfassung Sicherung Tabellen Internet Drucken Design

101 Allgemein Hier treffen Sie allgemeine, programmübergreifende Einstellungen. Startformular Hier definieren Sie, welche Funktion direkt nach dem Start von aktiviert, d.h. angezeigt werden soll. In der ComboBox 154 "Startformular" stehen Ihnen folgende Funktionen zur Auswahl: Startbild Kontostände Kontoumsätze Kontostandsentwicklung Bankkontakte Kontoumsätze abrufen HBCI (FinTS) Kontoumsätze abrufen FTAM/EBICS Bitte beachten Sie, dass Einstellungen der Benutzerverwaltung die Nutzung dieser Funktion einschränken kann. Kontonummernprüfung aktivieren Die meisten deutschen Kreditinstitute haben Berechnungsverfahren zur Kontrolle von

102 102 Kontonummern (Prüfzifferberechnung). In sind nahezu alle diese Berechnungsverfahren implementiert. Es kann somit bereits beim Speichern von Kontonummern geprüft werden, ob die Kontonummer richtig sein kann oder nicht. Möchten Sie die Prüfzifferberechnung einschalten, so aktivieren Sie diese Auswahl. Zahlungserinnerung beim Programmstart Möchten Sie beim Start von auf aktuell fällige Zahlungen hingewiesen werden, so aktivieren Sie diese Auswahl. Druckvorschau aktivieren Wählen Sie diese Auswahl aus, wenn Sie Druckausgaben nicht direkt an den Drucker senden möchten, sondern zuvor eine Bildschirmanzeige (Druckvorschau) erhalten möchten. Channel bei Online-Aktionen starten und aktualisieren Der windata-channel ist ein "Informationskanal" (Online), in welchem Sie aktuelle Informationen zu Störungen und Fehlern (Bankrechner etc.) anzeigen können. Der Channel ist werbefrei, d.h. es werden nur solche Informationen angezeigt, welche Ihnen bereits bei der Ausführung von Transaktionen mögliche Probleme anzeigen. Umlaute ersetzen Historisch bedingt, sind manche Banksystem noch nicht in der Lage, Daten mit deutschen Umlauten (Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü) oder "scharfem S" (ß) zu verarbeiten. Sie können über diese Auswahl aktivieren, ob alle genannten Sonderzeichen entsprechend umwandeln soll. Ist die Auswahl aktiv, so wird z.b. der Buchstabe 'Ä' durch "AE" ersetzt. letzter Benutzer als Standardvorgabe für Neuanmeldung Hier definieren Sie, ob bei der Programmanmeldung der Name des letzten (erfolgreich) angemeldeten Benutzers als Vorgabewert gesetzt werden soll. Nach dem Abruf der Kontoauszüge Abbuchungen melden Wird diese Option aktiviert, prüft die abgerufenen Kontoauszugsinformationen auf Lastschriften bzw. Abbuchungen. Diese werden dann angezeigt. Sie können mit der Schaltfläche "whitelist bearbeiten" die Liste der erlaubten Lastschriftbegünstigten bearbeiten. Warnung bei Lastschriftabbuchung Erfassung Auf der Karteikarte "Erfassung" definieren Sie Ihre Vorgaben zur Datenerfassung. Diese Einstellungen werden teilweise auch beim Import von Daten berücksichtigt.

103 103 Zahlungsaufträge in Beständen organisieren Wird diese Auswahl aktiviert, werden Zahlungsaufträge in Beständen organisiert, d.h. für jede Zahlungsart können mehrere getrennte Datenbestände angelegt und auch getrennt ausgeführt werden. Bestände Einen Bestand können Sie sich wie einen Ordner vorstellen. Jeder Ordner erhält einen Namen und enthält die Zahlungen. Die Organisation in Beständen hat den Vorteil, dass Zahlungen eines bestimmten Zwecks (z.b. Mitgliedsbeiträge, Gehaltszahlungen etc.) getrennt verwaltet werden können. Jeder Bestand erhält einen eindeutigen Bestandsnamen. Jedem Bestand wird eine Zahlungsart und ein Bestandsname zugewiesen. Sie können beliebig viele Bestände anlegen. Dabei können Sie auch mehrfach dieselbe Zahlungsart bzw. dasselbe Auftraggeberkonto nutzen. Standardausführung bei HBCI-Zahlungen Hier definieren Sie, ob Überweisungen bzw. Lastschriften standardmäßig als Einzelzahlungen oder als Sammelzahlungen speichern bzw. ausführen soll. Kategorie, 1-4 VWZ zum Begünstigten/Zahlungspflichtigen speichern Wird diese Auswahl aktiviert, speichert die Kategorie und die Verwendungszweckzeilen 1 bis 4 bei der Erfassung neuer Begünstigter bzw. Zahlungspflichtiger mit ab. Verwendungszweckfelder nach 27 Zeichen automatisch zum nächsten Feld Legt fest, ob die Schreibmarke (Cursor) beim Erreichen der Feldlänge (27 Zeichen) automatisch zum nächsten Eingabefeld springen soll. Standardskontosatz für Skontorechner Hier können Sie einen Standardskontosatz (in Prozent) definieren. Dieser wird als Vorgabewert bei der Nutzung des Skontorechners voreingestellt.

104 Sicherung Diese Optionen betreffen die automatische Datensicherung von. Sicherungskopien der Datenbanken im Verzeichnis..\SICHER erstellen Wir diese Auswahl aktiviert, sichert die Datenbanken beim Beenden automatisch im definierten Sicherungsordner. Sicherungskopien die älter als... Tage sind löschen Möchten Sie ältere Datensicherungen automatisch löschen lassen, so aktivieren Sie diese Auswahl und legen Sie die Tage fest, wie lange Datensicherungen aufbewahren soll. nur letzte Sicherung pro Tag speichern Möchten Sie täglich nur eine automatische Datensicherung aufbewahren, so können Sie diese Auswahl aktivieren. Ältere Datensicherungen des laufenden Tages werden dann gelöscht. Es wird also nur die letzte Datensicherung des laufenden Tages gespeichert. Sicherungsordner Den Sicherungsort (Ordner) können Sie festlegen, indem Sie auf das Symbol Der Windows-Standarddialog zur Auswahl eines Ordners wird angezeigt. klicken. Windows-Standarddialog Der Windows-Standarddialog ermöglicht die Naviagtion durch die Ordnerstrukturen Ihrer Festpaltte(n) oder Netzwerklaufwerke.

105 105 Sie können mit der Schaltfläche "Neuen Ordner erstellen" an der aktuellen Position einen neuen Ordner erzeugen. HINWEIS: Die Datensicherungen von können sehr schnell viel Speicherplatz auf Ihrer Festplatte beanspruchen. Es wird deshalb empfohlen, nicht mehr benötigte Sicherungsdateien auf einem anderen Datenträger (z.b. DVD) zu archivieren oder ggf. - wenn sichergestellt werden kann, dass diese nicht mehr benötigt werden - auch zu löschen Ausführung Die Option Ausführung ist in 4 Untergruppen gegliedert: HBCI/FinTS FTAM/EBICS Datenträgeraustausch Allgemein

106 106 HINWEIS: Beachten Sie bitte die Auswahl(en) am unteren Bildschirmrand (siehe nachfolgende Abbildung). Dort kann die jeweilige Ausführungsart (HBCI/FinTS, FTAM/EBICS und Datenträgeraustausch) aktiviert bzw. dekativiert werden HBCI/FinTS Hier definieren Sie die Einstellungen zur Ausführung von Zahlungsaufträgen per HBCI bzw. FinTS.

107 107 Kontowährung bei Kontoauszugsabruf angeben Manche Kreditinstitute vergeben dieselben Kontonummern für verschiedene Konten mit unterschiedlichen Währungen. Dies hat zur Folge, dass beim Abruf von Kontoauszugsdaten ggf. nur ein Konto (i.d.r. mit Kontowährung Euro) abgerufen wird. Durch Aktivierung dieser Option wird beim Kontoauszugsabruf auch die Währung an den Bankrechner gesendet und dieser liefert dann die Kontoumsätze auch für Fremdwährungskonten. Einrichtung und Konfiguration von Chipkartenlesern Chipkartenleser einrichten Timeout Hier definieren Sie die Zeit, wie lange bei Online-Transaktionen maximal auf eine Reaktion des Bankrechners warten soll. Bei langsamen Internetverbindungen (z.b. Modem) kann es erforderlich sein, den Standardwert von 2 Minuten zu erhöhen. Ausgabe 'Zahlungen zur Freigabe vorbereiten; verteilte EU' aktivieren Sind zur Ausführung von Zahlungsaufträge mehr als eine elektronische Unterschrift erforderlich, können Sie hier die sog. Auftragsverwaltung aktivieren. siehe auch: verteilte elektronische Unterschrift FTAM/EBICS Hier definieren Sie die Einstellungen zur Ausführung von Zahlungsaufträgen per FTAM bzw. EBICS. HINWEIS: Beachten Sie bitte, dass diese Optionen nur zur Verfügung stehen, wenn die Funktionserweiterungen FTAM und/oder EBICS erworben wurden.

108 108 Erinnerung Protokollabruf beim Programmstart Wird diese Auswahl aktiviert, erinnert Sie beim Programmstart solange an den Abruf des EBICS- bzw. FTAM-Protokolls, bis dieser erfolgreich durchgeführt wurde. Vormerkposten abrufen Wurde mit Ihrem Kreditinstitut die Bereitstellung sog. Vormerkposten vereinbart, können Sie durch Aktivierung dieser Auswahl die die Funktion "Vormerkposten abrufen" im Gruppenmenü "Ausführen" aktivieren. Vormerkposten Vormerkposten sind Buchungen, welche sich derzeit bei Ihrem Kreditinstitut in Bearbeitung befinden. Diese sind noch nicht endgültig auf Ihrem Konto verbucht. Die Vormerkposten haben rein informativen Charakter, d.h. es ist nicht gewährleistet, dass die Buchung auch tatsächlich genau so auf Ihrem Konto erfolgen wird. Die Vormerkposten werden (nach Vereinbarung mit Ihrem Kreditinstitut) im sog. S.W.I.F.T. MT942-Format zum Abruf bereitgestellt. Es wird unterschieden zwischen kurzfristigen (VMK) und langfristigen Vormerkposten (VML) unterschieden. Kontoumsätze abrufen (DTAUS-Format) aktivieren Manche Kreditinstitute bieten die Möglichkeit, Kontoauszugsinformationen im sog. DTAUSFormat abzurufen. Sollten Sie dieses Sonderformat z.b. für Ihre Finanzbuchhaltung benötigen, können Sie die Abrufmöglichkeit hier aktivieren.

109 109 Optionen Zahlungen sofort mit elektr. Unterschrift(en) übertragen Zahlungen zur Freigabe vorbereiten; verteilte EU Zahlungen ohne Unterschrift(en) übertragen (Faxfreigabe) Hier legen Sie fest, wie fällige Zahlungen per FTAM/EBICS an Ihr Kreditinstitut übermittelt werden sollen. Zahlungen sofort mit elektr. Unterschrift(en) übertragen Zahlungen werden direkt bei der Ausführung elektronisch signiert und an die Bank/ Sparkasse übermittelt Zahlungen zur Freigabe vorbereiten; verteilte EU Zahlungen werden nicht direkt an die Bank/Sparkasse übertragen. Jeder Unterschriftsberechtigte kann seine elektronische Signatur zeitlich und räumlich unabhängig von dem/den anderen Unterzeichner leisten (siehe auch: verteilte elektronische Unterschrift 155 ) Zahlungen ohne Unterchrift(en) übertagen (Faxfeigabe) Zahlungen können ohne bzw. mit einer Transportunterschrift an das Kreditinstitut übertragen werden. Die Freigabe der Zahlungen zur Verbuchung erteilen Sie mittels Begleitschein (z.b. per Telefax). Protokoll (übertragene Zahlungen) nach Abruf drucken Soll das Protokoll automatisch nach dem Abruf gedruckt werden, aktivieren Sie diese Auswahl Datenträgeraustausch Das Verfahren "Datenträgeraustausch" ist standardmäßig in deaktiviert und wird heute i.d.r. nur noch genutzt, wenn keine Internetverbindung hergestellt werden kann. Die Zahlungsdaten werden dann auf einen Datenträger geschrieben, welcher beim Kreditinstitut zur Verarbeitung abgegeben wird. Ordner Hier definieren Sie den Standardordner, in welchen die auszugebenden DTA- bzw. DTAZVDateien geschrieben werden.

110 110 Den Ordner können Sie festlegen, indem Sie auf das Symbol Standarddialog zur Auswahl eines Ordners wird angezeigt. klicken. Der Windows- Windows-Standarddialog Der Windows-Standarddialog ermöglicht die Naviagtion durch die Ordnerstrukturen Ihrer Festpaltte(n) oder Netzwerklaufwerke. Sie können mit der Schaltfläche "Neuen Ordner erstellen" an der aktuellen Position einen neuen Ordner erzeugen. Begleitscheindruck Exemplare Geben Sie hier die Anzahl der zu druckenden Diskettenbegleitscheine an Allgemein Die nachfolgenden Einstellungen betreffen die Ausführung von Online-Transaktionen allgemein.

111 111 Hinweis auf Korrekturbuchungen nach erfolgtem Abruf Wird diese Auswahl aktiviert, meldet fehlende Kontoumsätze nach dem Abruf von Kontoauszugsinformationen. Die fehlenden Umsatzinformationen versucht durch sog. Korrekturbuchungen auszugleichen. Korrekturbuchungen Korrekturbuchungen sind keine realen Buchungen auf dem Bankkonto. Diese Korrekturbuchungen werden von errechnet, um fehlende Kontoumsatzinformationen auszugleichen, d.h. weicht der (vom Kreditinstitut online übermittelte) Endsaldo eines Buchungstages von dem (anhand der Buchungen) errechneten Endsaldo ab, ersetzt die Differenz durch eine sog. Korrekturbuchung. Keine Datensätze markiert = alle Datensätze markiert Bei der Ausführung von Zahlungen oder beim Abruf von Kontoinformationen können wahlweise ein, mehrere oder alle Konten zur Durchführung der Transaktion ausgewählt werden. Wird diese Option aktiviert, so interpretiert, sollte kein Konto markiert sein, alle Konten für die betreffende Transaktion genutzt werden sollen Tabellen In gibt es zwei Möglichkeiten, Tabelleneinträge zu markieren:

112 112 Hier definieren Sie, die von Ihnen bevorzugte Art um in Tabellen Zeilen auszuwählen. Beispiel:

113 Internet Auf dieser Karteikarte nehmen Sie Einstellungen bzgl. Ihrer Internetverbindung (für HBCI/ FinTS und EBICS) vor. Vor Verbindungsaufbau zum Internet Anwahldialog einblenden Sofern Sie nicht über eine permanente Internetverbindung (z.b. Standleitung, Netzwerk, DSL oder anderen Breitbandanschluss) verfügen, kann den Anwahldialog für Ihre DFÜ-Wählverbindung anzeigen. Mit der Schaltfläche "Optionen" können Sie die Internet-Optionen (Windows) öffnen. Nach DFÜ-Transaktion Verbindung trennen Wird diese Auswahl aktiviert, versucht nach der Online-Transaktion die Internetverbindung zu schließen. HINWEIS: Um sicherzustellen, dass die Verbindung zum Internet getrennt wurde, überprüfen Sie die Anzeige in der Statusleiste. Je nach genutzter Windows-Version kann das Symbol für die Internetverbindung unterschiedlich sein. Beispiel: Microsoft Vista Drucken Zur Einstellung der Druckoptionen wählen Sie diese Karteikarte.

114 114 Zahlungen Übertragene Zahlungen drucken... Wir diese Auswahl aktiviert, werden die erfolgreich übertragenen Zahlungen direkt nach der Übertragung gedruckt. Mit der Schaltfläche "..." können Sie noch weitere Einstellungen (z.b. Sortierung etc.) festlegen. Übertragungsprotokoll drucken Um nach der Übertragung von Zahlungen ein Übertragungsprotokoll zu drucken, setzen Sie diese Auswahl. Kontoumsätze Nach erfolgreichem Abruf von Kontoumsätzen können diese direkt gedruckt werden, wenn Sie diese Auswahl aktivieren. Standarddrucker Legt den Standarddrucker für fest Design In können Sie Änderungen am Erscheinungsbild des Programms vornehmen.

115 Karteikarten-Stil Die Reiter von Karteikarten sind in verschiedenen Designs verfügbar: X P- Stil Ka rte ika rte X P- Stil Scha ltflä che n X P- Stil fla che Scha ltflä che n Vis ta - Stil Ka rte ika rte Vis ta - Stil Scha ltflä che 115

116 116 Vis ta - Stil fla che Scha ltflä che n C la s s ic- Stil Ka rte ika rte C la s s ic- Stil Scha ltflä che n C la s s ic- Stil fla che Scha ltflä che n Schaltflächen-Stil Auch das Aussehen der Schaltflächen kann in nach eigenen Wünschen eingestellt werden. X P- Stil Vis ta - Stil C la s s ic Tabellendarstellung Bei Tabellen kann die Hintergrundfarbe von ungeraden Zeilen (1, 3, 5 usw.) und die Farbe der Schrift individuell eingestellt werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "Gestalten" und wählen Sie dort "Hintergrundfarbe" oder "Schriftfarbe".

117 117 Der Windows-Standarddialog zur Farbauswahl wird angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Farbe und klicken Sie dann auf "OK". Um Ihre individuellen Farbeinstellungen wieder auf die ursprüngliche Farbe zurückzusetzen, wählen Sie "Standardfarben". Windows XP-Farbschema und Stil verwenden Sofern Sie bei Microsoft Windows XP oder Vista ein Design aktiviert haben, kann dieses auch für genutzt werden. Diese Auswahl ist nur vorhanden, sofern Ihre Windows-Version die Aktivierung von Designs unterstützt. Letzte geöffnete Menügruppe wieder schließen Diese Auswahl legt fest, ob mehrere Gruppenmenüs gleichzeitig geöffnet sein können. Beispiel: Auswahl nicht aktiviert, mehrere Gruppenmenüs können zeitgleich geöffnet werden

118 Kontoumsätze und Kontoauszüge Ihre Bank/Sparkasse übermittelt die Kontoumsätze i.d.r. in Form einer MT940-Datei (S.W. I.F.T.) an Ihren Computer. MT940-Datei Eine MT940-Datei ist i.d.r. wie folgt aufgebaut :20:STARTUMS :25: / :28C:00000/001 :60F:C090126EUR331,77 :61: CR9,99N062NONREF :86:051?00UEBERWEISUNGSGUTSCHRIFT?109209?20KDNR 0815MAX MUSTERMANN.. weitere Datensätze :61: :86:.. :62F:C090126EUR1,72 Die Datei enthält in den Feldern :61: und :86: jeweils Informationen zur Kontotransaktion In gibt es verschiedene Anzeigemöglichkeiten für Ihre Kontotransaktionen:

119 Kontoumsätze 2. Kontoauszüge Kontoumsätze sind immer chronologisch, d.h. die Anzeige erfolgt immer nach Buchungsdatum. Die Transaktionen auf den Kontoauszügen entsprechen dem gedruckten Kontoauszug Ihrer Bank/Sparkasse. Die Dartsellung orientiert sich deshalb nach der Auszugsnummer. Je nach Druckdatum kann ein Kontoauszug eines bestimmten Tages noch Buchungen eines vorherigen Buchungstages enthalten. Kontoumsätze Kontoauszüge Kontoumsätze Kontoumsätze werden immer in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Die Kontoumsätze können - müssen aber nicht - dem gedruckten Kontoauszug Ihrer Bank/Sparkasse entsprechen. Zur Anzeige der Kontoumsätze wählen Sie im Gruppenmenü "Kontoinformationen" die Funktion "Kontoumsätze" Ansicht Kontoumsätze anpassen Ab Version von ist es möglich, die Tabellenansicht der Kontoumsätze individuell anzupassen. So können z.b. weitere Spalten hinzugefügt oder nicht benötigte Spalten entfernt werden.

120 120 Sie haben die Möglichkeit, die Tabellen Kontoumsätze variabel Tagesumsätze Monatsumsätze Jahresumsätze zu modifizieren. Dies geschieht per "Drag&Drop". Splaten hinzufügen Splaten entfernen Splaten verschieben HINWEIS: Die Änderung einer der o.g. Tabellenansichten werden automatisch für die verbleibenden Ansichten übernommen. Es ist nicht möglich, jede Tabellenansicht individuell zu gestalten.

121 121 Hinzufügen einer Spalte Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ansicht". Ein kleines Fenster mit den verfügbaren Datenfeldern wird eingeblendet. Um eines der Datenfelder als neue Spalte zur Tabellenansicht hinzuzufügen, klicken Sie das gewünschte Datenfeld mit der linken Maustaste an und halten Sie diese gedrückt. Ziehen Sie nun das Feld aus dem kleinen Fenster an die Tabellenposition (im Tabellenkopf zwischen zwei bestehende Spalten) und lassen Sie dann die Maustaste los. Kann das Datenfeld an einer Stelle platziert werden, so ändert sich der Mauscursor in einen grünen Doppelpfeil. Entfernen einer Spalte Um eine Tabellenspalte aus der Ansicht zu entfernen, klicken Sie den Spaltenkopf mit der linken Maustaste an und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie nun die Spalte in das kleine Fenster mit den Datenfeldern und lassen Sie dann die Maustaste los.

122 122 Spalten verschieben Klicken Sie eine Spalte (Spaltenkopf) mit der linken Maustaste an und halten Sie die Maustaste gedrückt. Der Spaltenkopf wird dunkel hinterlegt. Ziehen Sie nun den Spaltenkopf an die gewünschte Position. Kann die Spalte an diese Stelle verschoben werden, ändert sich der Mauszeiger in einen grünen Doppelpfeil.

123 123 Lassen Sie nun die Maustaste los, wird die Spalte an die Position verschoben Zahlung aus Kontoumsatz erzeugen Ab Version bietet die Möglichkeit, aus einem Kontoumsatz eine Zahlung zu generieren. Hierzu markieren Sie einen Kontoumsatz und klicken anschließend auf die die Schaltfläche "Weitere Funktionen". Ein Kontextmenü klappt auf. Sie können nun wählen, ob eine Überweisung (Betrag wird erstattet) oder eine Lastschrift (Betrag wir eingezogen) erstellt werden soll.

124 124 2 PayPal Ab Version unterstützt auch den Abruf von PayPal-Konten. Um PayPal-Konten mit abrufen zu können, benötigen Sie ein aktives Konto bei PayPal und eine sog. API-Berechtigung. Sofern Sie noch kein PayPal-Konto besitzen, können Sie dieses unter eröffnen. Die nachfolgende Anleitung wurde für Kunden geschrieben, welche bereits ein PayPalKonto besitzen. Zur Einrichtung eines neuen PayPal-Kontos folgen Sie bitte der Beschreibung auf Wichtige Hinweise Die windata GmbH & Co.KG übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit der abgerufenen Kontodaten. Diese dienen ausschließlich informativen Zwecken. Die nachfolgend dargestellten Bildschirmanzeigen und Ausschnitte der Internetseiten von PayPal wurden zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Dokumentation angefertigt. Eine

125 PayPal Änderung der Darstellung bzw. der Inhalte ist jederzeit möglich. 2.1 PayPal Auftraggeberkonto anlegen In können Sie ein PayPal-Konto einrichten. Im Gegensatz zu anderen Produkten arbeitet windata professional nicht nach dem ScreenscrapingVerfahren, sondern nutzt die sog. PayPal-API. Wählen Sie im Gruppenmenü "PayPal" den Menüpunkt "Paypal-Konten" aus. Das Fenster mit den vorhandenen PayPal-Auftraggebern wird angezeigt. 125

126 126

127 PayPal 127 Wählen Sie die Schaltfläche "Neu" um ein PayPal-Konto in anzulegen. Die entsprechenden Daten werden in der Maske für Auftraggeberkonten eingetragen. Anschließend können Sie die Transaktionsdaten eines oder mehrere PayPal-Konten über das Internet abrufen. Beim erstmaligen Start der Funktionserweiterung PayPal für wird die Einrichtung eines neuen Auftraggeberkontos angezeigt. Die Maske ist zunächst leer. Wie Sie die API-Berechtigung bei PayPal beantragen können, finden Sie hier: PayPal API-Berechtigung anfordern API-Berechtigungsdaten in eingeben Die Vergabe einer Kontobezeichnung ist erforderlich. Über diese Kontobezeichnung wird das PayPal-Konto innerhalb der Software angesprochen. Übertragen Sie die Daten API-Benutzername (1) API-Passwort (2) Unterschrift (3) in die entsprechenden Datenfelder in.

128 128

129 PayPal PayPal API-Berechtigung anfordern Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie diese API-Berechtigung bei PayPal online anfordern können. API-Berechtigung Um die Transaktionsdaten Ihres PayPal-Kontos mit abrufen zu können, benötigen Sie für Ihr PayPal-Konto eine sog. API-Berechtigung. Die APIBerechtigung können Sie online auf der Webseite von PayPal beantragen bzw. abrufen. API-Berechtigung beantragen Starten Sie Ihren Internetbrowser und geben Sie folgende URL in die Adresszeile ein: Die Anmeldeseite von PayPal Deutschland wird angezeigt. Wählen Sie hier die Schaltfläche Einloggen um sich bei Ihrem PayPal-Konto anzumelden. Sollten Sie noch kein PayPal-Konto besitzen, so können Sie mit der Schaltfläche Neu anmelden ein Konto eröffnen. Zur Anmeldung bei PayPal geben Sie bitte Ihre adresse und das zugehörige PayPalPasswort an.

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131 PayPal 131 Nach der Anmeldung bei Ihrem PayPal-Konto wird zunächst der aktuelle Status Ihres PayPal-Kontos angezeigt. Die Funktion zur Anforderung der API-Berechtigung ist auf den Internetseiten von PayPal nicht sofort ersichtlich, sondern etwas versteckt. Die nachfolgende Abbildung zeigt Ihnen, wie Sie die notwendigen Funktionen finden und ausführen. Um die API-Berechtigung anzufordern, aktivieren Sie die Karteikarte Mein Konto. In dem darunter befindlichen Menü wählen Sie bitte Mein Profil aus. Es wird ein Untermenü aufgeklappt. Dort wählen Sie Mehr... um zu den erweiterten

132 132 Funktionen Ihres Paypal-Kontos zu gelangen. Sie erhalten dann eine Übersicht der zusätzlichen Funktionen:

133 PayPal 133 Auf der linken Seite, im Bereich Kontoinformationen befindet sich die Auswahl APIZugriff. Bitte klicken Sie diesen Link an. Die Internetseite zur Anforderung der API-Berechtigung wird angezeigt. Wählen Sie nun auf der rechten Seite (Option 2 API-Genehmigung zur Erstellung Ihres eigenen API-Nutzernamens und -Passworts) API-Berechtigung anfordern aus.

134 134 Im nun folgenden Bildschirmfenster aktivieren Sie bitte die Option Fordern Sie eine APISignatur an,....

135 PayPal Bestätigen Sie die Auswahl indem Sie die Schaltfläche Zustimmen und Senden auswählen. Die API-Signatur wird nun angezeigt. 135

136 136 Wir empfehlen Ihnen, die angezeigten Daten zu markieren und über die WindowsZwischenablage in eine Textdatei (z.b. mit Notepad) zu übertragen oder einen Ausdruck der Bildschirmanzeige anzufertigen. Bitte beachten Sie, dass die Informationen fehlerfrei und vollständig in windata professional 8 eingetragen werden müssen. Nur so ist ein Abruf der PayPal-Kontodaten möglich. Um die API-Signatur zu aktivieren, klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Fertig. 2.3 PayPal Umsätze abrufen Um Kontoumsätze eines PayPal-Kontos abrufen zu können, muss mind. ein PayPal-Konto 125 mit API-Berechtigung 125 eingerichtet sein. Wählen Sie im Gruppenmenü "PayPal" den Menüpunkt "Paypal-Umsätze abrufen" aus.

137 PayPal Das Fenster mit den vorhandenen PayPal-Auftraggebern wird angezeigt. Sie können nun angeben, ob Umsätze seit dem letzten Abruf Umsätze ab einem bestimmten Datum oder alle verfügbaren Umsätze (empfohlen beim erstmaligen Abruf) abgerufen werden sollen. 137

138 PayPal-Umsätze Wählen Sie im Gruppenmenü "PayPal" den Menüpunkt "PayPal-Umsätze" um die Umsätze Ihrer PayPal-Konten anzuzeigen, zu drucken oder zu exportieren.

139 PayPal 139

140 140 3 Online-Banking - aber sicher! Online-Banking erlaubt Ihnen von nahezu jedem Platz auf der Erde und zu jeder Zeit auf Ihr Bankkonto zuzugreifen und Transaktionen durchzuführen. Sicherlich haben Sie in den Medien auch schon von den Risiken und Gefahren des Online-Bankings gehört und gelesen. Die Nutzung von windata professional 8 bietet Ihnen über den HBCI/FinTS-Standard bereits deutlich mehr Sicherheit als das Online-Banking über einen Internet-Browser. Wenn Sie zusätzlich die folgenden Hinweise aufmerksam lesen und beachten können Sie die Sicherheit Ihrer Finanzdaten noch weiter erhöhen. Schützen Sie Ihren Computer vor Schadprogrammen Mittlerweile existieren zahlreiche Schadprogramme, welche über s oder verseuchte Internetseiten auf Ihren PC gelangen und Ihre Zugangsdaten zum Online-Banking ausspionieren oder manipulieren können. Im Extremfall können sogar wichtige Daten verloren gehen oder ein Dritter übernimmt die Kontrolle Ihres Computers und den Zugriff auf Ihr Bankkonto. Grundsätzlich sollte auf jedem Computer eine aktuelle Software zum Schutz vor Schadprogrammen wie Viren, Würmer, Trojaner oder Keylogger installiert sein. Um einen bestmöglichen Schutz bieten zu können, muss die Sicherheitssoftware möglichst täglich aktualisiert werden. Verwenden Sie nur Sicherheitssoftware seriöser Anbieter welche z.b. von Fachzeitschriften oder von Ihrer Bank oder Sparkasse empfohlen werden. Es kann sonst leicht passieren, dass Sie eine Software installieren, welche mehr Schaden anrichtet als die Viren vor denen sie schützen sollte. Fremde Zugriffe auf Ihren Computer verhindern Um sicherstellen zu können, dass niemand über das Internet auf Ihren Computer zugreifen kann und kein Programm ohne Ihre Zustimmung eine Verbindung ins Internet aufbauen kann, sollte auf Ihrem Rechner eine FirewallSoftware installiert sein. Eine Firewall prüft ein- und ausgehende Daten und blockiert unerlaubte Zugriffe auf und aus dem Internet. Hinweise zur Firewall Sorgsamer Umgang mit Ihren Zugangsdaten Stellen Sie sicher, dass unbefugte Dritte keinen Zugriff auf Ihre Sicherheitsmedien wie z.b. PIN, TAN, Chipkarten-PIN oder das Passwort einer Sicherheitsdatei haben. Bewahren Sie diese Daten immer an einem sicheren Ort auf. 4 Firewall Das nutzt das Internet zum Datenaustausch mit Ihrer Bank bzw. Sparkasse und zur Prüfung, ob Programm-Updates vorliegen. Ein sog. Firewall-Programm verhindert zunächst diese Kommunikation von windata professional 8 über das Internet. Damit fehlerfrei arbeitet, muss an Ihrem Firewall-Programm freigegeben werden.

141 Firewall 141 Bs p.: Fir e wa ll m e ld e t d e n Z u g r iffs v e r s u ch v o n win d a ta p r o fe s s io n a l 8 a u f d a s In te r n e t Je nach verwendetem Firewall-Programm kann die Meldung anders aussehen. Geben Sie für den Zugriff auf das Internet frei. HINWEIS: Ggf. muss eine Aktion bzw. Funktion nach der Freigabe an der Firewall nochmals ausgeführt werden. Dies gilt insbesondere auch nach der Installation von Online-Updates von windata professional 8. 5 Favoriten siehe auch: Menü einrichten 146 In können Sie häufig benötigte Funktionen in dem Gruppenmenü "Favoriten" ablegen. Die Favoriten ermöglichen Ihnen somit, den schnellen Zugriff auf Ihre wichtigsten Programmfunktionen.

142 142 Favoriten hinzufügen Favoriten entfernen HINWEIS: Ist eine Benutzerverwaltung in eingerichtet, können Sie nur die Funktionen zu Ihren Favoriten hinzufügen, welche in Ihrem Benutzerprofil (Benutzerrechte) zur Nutzung zugelassen sind. Wählen Sie im Gruppenmenü "Verwaltung" die Funktion "Favoriten einrichten" um Ihre persönlichen Favoriten zu konfigurieren. Es wird ein Bildschirmfenster geöffnet, welches zwei Spalten enthält. Links die Gruppenmenüs von und rechts das Favoriten-Menü. Favoriten hinzufügen Das nachfolgende Beispiel zeigt, wie die Funktion "Kontostände" dem Favoriten-Menü hinzugefügt werden. Öffnen Sie in der linken Spalte das Gruppenmenü "Kontoinformationen".

143 Favoriten 143 Markieren Sie in der linken Spalte "Kontostände" durch einfaches Anklicken mit der linken Maustaste.

144 144 Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Favoriten-Menü hinzugefügt.. Die ausgewählte Funktion wird zum

145 Favoriten 145 HINWEIS: Die Funktionen, welche bereits dem Favoriten-Menü hinzugefügt wurden, werden aus der linken Spalte entfernt. Sie sind jedoch im ursprünglichen Gruppenmenü noch vorhanden und können nach wie vor auch dort aufgerufen werden. Favoriten entfernen Selbstverständlich können Funktionen auch wieder aus dem Favoriten-Menü entfernt werden. Die Vorgehensweise ist ähnlich dem Hinzufügen.

146 146 Markieren Sie den zu entfernenden Menü-Eintrag auf der rechten Seite und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche 6. Menü einrichten siehe auch: Favoriten 141 Das Programm verfügt über einen sehr großen Funktionsumfang. Teilweise werden Sie Funktionen davon selten oder gar nicht benötigen. Damit Sie die Programmfunktionen Ihren Bedürfnissen entsprechend einrichten können, besteht die Möglichkeit, die von Ihnen nicht benötigten Gruppenmenüs auszublenden. Menü ausblenden Ausgeblendetes Gruppenmenü wieder einblenden HINWEIS: Ist eine Benutzerverwaltung in eingerichtet, können Sie nur die Gruppenmenüs ein- oder ausblenden, welche in Ihrem Benutzerprofil (Benutzerrechte) zur Nutzung zugelassen sind.

147 Menü einrichten 147 Wählen Sie hierzu das Gruppenmenü "Verwaltung" und dort die Funktion "Menü einrichten". Es wird ein Bildschirmfenster geöffnet, welches zwei Spalten enthält. Links werden ausgeblendete Gruppenemnüs angezeigt und rechts die aktuell aktiven Gruppenemnüs. Menü ausblenden Klicken Sie das Gruppenmenü, welches ausgeblendet werden soll, in der rechten Spalte mit der linken Maustaste an. Das Gruppenmenü wird geöffnet um Ihnen einen Überblick der darin enthaltenen Funktionen zu geben. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche wird nun in der linken Spalte angezeigt.. Das zukünftig ausgeblendete Gruppenmenü

148 148 Ausgeblendetes Gruppenmenü wieder einblenden Selbstverständlich können ausgeblendete Gruppenmenüs auch wieder eingeblendet (aktiviert) werden. Die Vorgehensweise ist ähnlich dem Hinzufügen.

149 Menü einrichten 149 Markieren Sie das einzublendende Gruppenmenü auf der rechten Seite an und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche 7. Geteilte Fenster anpassen Einige Bildschirmfenster in sind sog. geteilte bzw. gesplittete Fenster. In diesen Bildschirmfenstern werden i.dr. voneinander abhängige Daten in Tabellen angezeigt. Klicken Sie z.b. in eine Tabelle im oberen Fensterbereich, so werden die abhängigen Daten im unteren Tabellenbereich automatisch aktualisiert. Die Bildschirmbereiche werden durch eine farbige Linie voneinander getrennt. Die meisten Bildschirmbereiche können individuell angepasst werden. Hierzu bewegen den Mauszeiger auf die Linie. Der Mauszeiger ändert sich in einen Doppelpfeil. Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt und vergrößern oder verkleinern Sie den

150 150 jeweiligen Anzeigebereich nach Ihren Wünschen. Lassen Sie die Maustaste los, wird die Bildschirmeinstellung so übernommen. 8 Online-Update Um immer auf dem aktuellen Stand zu halten, verfügt windata professional 8 über eine Funktion zur automatischen Aktualisierung (Online-Update). HINWEIS: Sollte auf Ihrem Computer ein Programmfehler auftreten, so empfehlen wir zunächst zu prüfen, ob die aktuelle Programmversion auf Ihrem Rechner installiert ist. Evtl. wurde Ihr Problem bereits gemeldet und in einem Service-Update behoben. Release Historie anzeigen Zum automatischen Update von wählen Sie im Hauptmenü "Update".

151 Online-Update 151 Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Jetzt aktualisieren...". Der Update-Assistent wird gestartet. HINWEIS bei Einsatz im Netzwerk: Bevor Sie ein Programmupdate durchführen müssen alle, an anderen Arbeitsplätzen geöffnete Sitzungen von geschlossen sein. Informationen zum Update-Server Die Online-Updates für werden auf dem Server der windata GmbH & Co.KG bereitgestellt. Ggf. müssen die Kommunikationsparameter an Ihrer Firewall 140 freigeschaltet werden. Die Kommunikationsparameter sind:

152 152 Dateiname der Update-Datei: mupdate.exe URL: Port: 80 Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter >" um das Online-Update zu starten. Das Hauptprogramm wird beendet und es wird zunächst online überprüft, ob Aktualisierungen vorliegen.

153 Online-Update 153 Mit der Schaltfläche "Was hat sich geändert?" können Sie die sog. Release-Historie von aufrufen. Dort erfahren Sie, welche Änderungen, Verbesserungen oder Fehlerbehebungen im aktuellen Update enthalten sind. Klicken Sie auf "Weiter >" um den Download zu starten und die Installation durchzuführen. Nach dem Download werden die Programmanpassungen installiert und windata professional

154 154 8 wird anschließend wieder gestartet. 9 Begriffe Zum besseren Verständnis werden hier einige wichtige Begriffe erklärt: ComboBox ComboBoxen sind Eingabefelder, welche bereits mit Werten vorbelegt sind. Es kann nur ein vorhandener Wert ausgewählt werden. Beispiel: Kategorien IBAN (International Bank Account Number) Die IBAN ist eine von dem ECBS (European Committee for Banking Standards) entwickelte und von der ISO (International Organization for Standardization) als ISO-Norm übernommene internationale Bank-/Kontonummer. Sie besteht aus einem internationalen Teil, der sich aus dem Länderkennzeichen sowie einer Prüfziffer zusammensetzt und einer jeweils national festgelegten Komponente, für Deutschland Bankleitzahl und Kontonummer. Durch die Prüfziffer ist schon das Kreditinstitut des Überweisenden in der Lage, die Kontonummer des Begünstigten auf Richtigkeit zu prüfen und bei falscher Angabe den Auftrag abzulehnen oder mit dem Überweisenden Rücksprache zu halten. Zahlungen auf Basis falscher Bank-/Kontodaten, die bei allen Beteiligten zu hohem Aufwand - und damit verbunden zu hohen Kosten - führen, können so vermieden werden. Die Verwendung einer falschen IBAN kann danzu führen, dass Ihre Zahlung nicht automatisiert ausgeführt werden kann und dadurch zusätzliche Kosten entstehen können. BIC (Bank Identifier Code) Neben der IBAN ist als technisches Identifizierungsmerkmal für Zahlungen der

155 Begriffe 155 internationale Bank-Code (BIC) unbedingt notwendig. Dieser erfüllt die Funktion einer grenzüberschreitend gültigen Bankleitzahl und wird für die Weiterleitung von Zahlungen benötigt. Der BIC wird dem Kunden gleichfalls zusammen mit der IBAN durch sein kontoführendes Kreditinstitut mitgeteilt. Die Verwendung eines falschen BIC kann danzu führen, dass Ihre Zahlung nicht automatisiert ausgeführt werden kann und dadurch zusätzliche Kosten entstehen können. EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) EBICS ist der neue Standard zur Übertragung von Zahlungsverkehrsdaten über das Internet. Es ersetzt zukünftig das Verfahren FTAM. Im Wesentlichen ändert sich, gegenüber FTAM, das Kommunikationsverfahren. Statt wie bisher über eine FTAMVerbindung (X.25, ISDN) erfolgt die Kommunikation nun über das Internet. Hinsichtlich der Abläufe orientiert sich EBICS jedoch stark am bisherigen FTAM-basierten Verfahren. Insbesondere die Übertragung von bankfachlichen Daten über Auftragsarten bleibt erhalten, die Sicherheitsverfahren wurden für das Internet ausgebaut und verbessert. Zusätzlich können neue Funktionalitäten, wie z. B. die "Verteilte Elektronische Unterschrift 155 " genutzt werden. Weitere Informationen: INI-Brief Mit dem INI-Brief bestätigt der Kunde gegenüber Bank bzw. die Bank gegenüber dem Kunden, dass der im Brief angegebene Schlüssel wirklich von ihm selbst generiert wurde und korrekt ist. Ein INI-Brief wird i.d.r. auf Papier gedruckt und zwischen den beiden Partnern (Kunde/Bank und Bank/Kunde) ausgetauscht. Verteilte elektronische Unterschrift Mit auch möglich, sog. "verteilte elektronische Unterschriften" zu leisten. Das Konzept einer "verteilten elektronischen Unterschrift" sieht vor, dass Unterschriftsberechtigte von unterschiedlichen Orten (Arbeitsplätzen im Netzwerk) aus Unterschriften zu den in gespeicherten Zahlungsaufträgen leisten können. Das System der "verteilten elektronischen Unterschrift" kann daher z. B. Unterschriftshierarchien in international tätigen Unternehmen abbilden, d. h. die Zielgruppe für den Einsatz der "verteilten Unterschrift" sind Firmenkunden mit mehrstufiger, evtl. räumlich getrennter Unternehmensstruktur (Konzerne oder Filialbetriebe mit Intranet). Vormerkposten Vormerkposten sind Buchungen, welche sich derzeit bei Ihrem Kreditinstitut in Bearbeitung befinden. Diese sind noch nicht endgültig auf Ihrem Konto verbucht. In der Regel erfolgt die Verbuchung in Kürze. Die Vormerkposten haben somit rein informativen Charakter, d.h. es ist nicht gewährleistet, dass die Buchung auch tatsächlich genau so auf Ihrem Konto erfolgen wird. Die Vormerkposten werden (nach Vereinbarung mit Ihrem Kreditinstitut) im sog. S.W.I.F.T. MT942-Format zum Abruf bereitgestellt. Es wird unterschieden zwischen kurzfristigen (VMK) und langfristigen Vormerkposten (VML) unterschieden.

156 156 whitelist Eine Weiße Liste oder Positivliste (whitelist) bezeichnet, im Gegensatz zu einer Schwarzen Liste (blacklist), unter anderem Personen, Firmen und Konten, die als vertrauenswürdig eingestuft sind. 10 Programmfreischaltung Die Software ist modular aufgebaut. Dies bedeutet, dass Sie den Funktionsumfang von selbst bestimmen können und somit auch nur die Funktionen käuflich erwerben müssen, welche Sie benötigen. Sollten Sie einmal weitere Funktionen benötigen, ist i.d.r. keine zusätzliche Softwareinstallation erforderlich. Zahlreiche Funktionen können, durch eine neue Lizenznummer, direkt im Programm aktiviert werden. Auch eine sog. Demoversion kann durch Eingabe einer gültigen Lizenznummer für die dauerhafte Nutzung frei geschaltet werden. Haben Sie eine neue Lizenznummer erhalten, so können Sie diese wie folgt eingeben: Wählen Sie im Hauptmenü "Tools" die Funktion "Programmfreischaltung". Das nachfolgende Bildschirmfenster wird angezeigt. Geben Sie hier Ihre Lizenznummer ein. Es wird hier NICHT zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Bestätigen Sie die Lizenznummer mit der Schaltfläche "Speichern". Um die Funktionen zu aktivieren muss neu gestartet werden.