Handbuch für Webanwendung. E-Commerce ECM ERP SFA EDI. Backup. Comarch EDI Web.

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1 Handbuch für Webanwendung SFA ECM Backup E-Commerce ERP EDI Comarch EDI Web

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Technologie Internetbrowser Voraussetzungen Hardware und Software 3 2 ANMELDEN 3 3 REGISTERKARTEN Posteingang Dokumente suchen 4 Suchfunktionen 4 Erweiterte Funktionen 6 Verwaltung von Filtern 6 Verwaltung von Spalten Dokumente anzeigen und bearbeiten 9 Status ändern, löschen, einsehen 9 Aktionen 10 Dokumente ansehen 10 Zusätzliche Posteingangsfunktionen Postausgang Dokumente suchen 11 Suchfunktionen Dokumente anzeigen und bearbeiten 11 Status ändern, löschen, einsehen 11 Aktionen 13 Dokumente ansehen 13 Zusätzliche Postausgangsfunktionen Relationen Relationen suchen 13 Suchen Relationen anzeigen und nutzen 14 Relationen anzeigen 14 Zusätzliche Funktionen zu Relationen Neues Dokument Neues Dokument erstellen Dokument als Dateianhang senden Nachrichten Einstellungen Nutzerdaten Partnerinformationen Verwaltung von Kontaktdaten Benachrichtigungen Passwort ändern Weitere Einstellungen 18 4 Kundendienst 18 2

3 1 Einleitung COMARCH EDI WEB 2.0 ist eine Webanwendung, die vor allem das Empfangen, Erstellen und Versenden elektronischer Dokumente über die COMARCH EDI-Plattform ermöglicht. COMARCH EDI WEB 2.0 ist die neueste Version des COMARCH EDI-Basis-Pakets und ersetzt die Version Technologie Die Anwendung COMARCH EDI 2.0 verwendet die Technologie Microsoft Silverlight. Bitte installieren Sie die folgende Komponente, damit das Tool richtig funktioniert: Microsoft Silverlight Für die Installation von Silverlight sind keine administrativen Rechte erforderlich. COMARCH EDI WEB 2.0 verwendet keine Active X-Technologie. Silverlight wird automatisch in Windows installiert, wenn der Nutzer ein neues Dokument in COMARCH EDI WEB erstellt und der Installation zustimmt. Updates erfolgen automatisch. 1.2 Internetbrowser COMARCH EDI 2.0 unterstützt die folgenden Webbrowser: Internet Explorer 7 oder höher Google Chrome 4 oder höher Opera 10 oder höher Firefox 3 oder höher Es wird empfohlen, die neueste verfügbare Version der genannten Webbrowser zu benutzen. 1.3 Voraussetzungen Hardware und Software Prozessor: min. 1,4 GHz RAM: min. 512 MB Festplatte: min. 1 GB freier Speicherplatz Betriebssystem: MS Windows XP SP2, Windows Server 2003/2008, Windows Vista, Windows 7. Internetverbindung: dedizierte Bandbreite min. 512 kbps 2 Anmelden Wenn Sie sich in der Webanwendung anmelden möchten, müssen Sie das korrekte Login und Passwort eingeben. Besitzen Sie kein Login oder Passwort, dann kontaktieren Sie bitte unseren Kundendienst. Anmeldung 3

4 Wenn Sie sich nicht an Ihr Passwort erinnern oder sonstige Probleme auftreten, kontaktieren Sie bitte unseren Kundendienst. 3 Registerkarten Nachdem Sie sich in Ihrem Konto eingeloggt haben, werden Ihnen 6 Registerkarten angezeigt: Posteingang, Postausgang, Relationen, Neues Dokument, Nachrichten, Einstellungen. Die Registerkarte Posteingang ist automatisch aktiviert. Sie können die aktivierte Registerkarte in der Option Weitere Einstellungen ändern. 3.1 Posteingang Über diese Registerkarte können Sie empfangene Dokumente von Geschäftspartnern ansehen, drucken oder deren jeweiligen Status markieren. Der Posteingang besteht aus zwei Feldern. In dem ersten Feld können Sie Dokumente filtern und suchen, in dem zweiten Feld können Sie sich Dokumente anzeigen lassen. Registerkarte Posteingang Dokumente suchen Wenn Sie die Registerkarte Posteingang öffnen, werden weitere Filtereinstellungen für Suchen angezeigt. Erscheint dieses Feld zum ersten Mal, ist die Einstellung Erweitert geschlossen und wird nicht angezeigt. Sie können die einzelnen Feldabschnitte nach Bedarf öffnen und schließen. Alle Änderungen werden gespeichert. Der Abschnitt Suchen dient dazu, Kriterien für die Suche von Dokumenten einzugeben, während der Abschnitt Erweitert es Ihnen ermöglicht, Filter- und Spaltengruppen zu definieren und zu verwalten. Suchfunktionen Über die Option Suchen können Sie Suchkriterien eingeben. Die folgenden Auswahlfelder sind als Standard definiert: Sender, Dokumentenart, Relation, Dokumentennummer sowie Felder, in die Sie eine Zeitspanne für die Bearbeitung der Dokumente und die Dokumente selbst eingeben können. Zudem gibt es Auswahlfelder für den Dokumentenstatus sowohl für Geschäftsdokumente als auch für andere Dokumentenarten. 4

5 Wenn Sie ein spezifisches Dokument oder eine Dokumentengruppe suchen, geben Sie die Suchkriterien in die entsprechenden Felder ein. Beginnen Sie mit dem Feld Sender und ergänzen Sie weitere Kriterien, so grenzen Sie die Suchliste ein. Jedes darauf folgende Feld zeigt nur diejenigen Einträge an, die weiter gefiltert werden können. Außerdem ändert sich die Statusliste, wenn Sie eine andere Dokument- oder Relationsart auswählen. Nach der Eingabe der benötigten Suchkriterien bestätigen Sie diese, indem Sie auf Dokumente anzeigen klicken. Sie können die Kriterien auch als Filter speichern. Gehen Sie dafür in den Abschnitt Erweitert, tragen Sie einen Namen für den neuen Filter ein und geben Sie an, ob Sie diesen als Standardfilter speichern möchten. Filterdefinition Anzeige gefilterter Dokumente 5

6 Erweiterte Funktionen Der Abschnitt Erweitert im Filterfeld bietet ihnen die Möglichkeit, neue Filter- und Spaltengruppen zu definieren und zu verwalten. Hier können Sie den aktiven Filter ebenso einfach unter einem beliebigen Namen speichern und ihn als Standard festlegen. Indem Sie auf Verwaltung von Filtern oder Verwaltung von Spalten in dem Abschnitt Erweitert klicken, können Sie ein separates Fenster öffnen, um die Einstellungen für den Suchfilter bzw. die Spalten der Dokumententabelle zu verwalten. Verwaltung von Filtern Über das Fenster Verwaltung von Filtern können Sie: Den Namen einer vorhandenen Gruppe ändern. Wählen Sie dazu die entsprechende Gruppe aus dem Feld Filter auswählen aus und klicken Sie auf das Symbol Name ändern rechts neben dem Auswahlfeld. Geben Sie im nächsten Fenster einen neuen Namen für die Gruppe ein. Eine vorhandene Gruppe entfernen. Wählen Sie dazu die entsprechende Gruppe aus dem Feld Filter auswählen aus, klicken Sie auf das Symbol Löschen rechts neben dem Auswahlfeld und bestätigen Sie den Vorgang. Eine vorhandene Gruppe zur Änderung hochladen. Wählen Sie dazu die entsprechende Gruppe aus dem Feld Filter auswählen aus, legen Sie Suchkriterien fest, indem Sie die Optionen in dem Abschnitt Verfügbare Filterfelder verwenden, und bestätigen Sie die Änderungen, indem Sie auf Speichern klicken. Vorhandene Filtergruppen verwenden, um neue Gruppen unter anderen Namen zu erstellen. Wählen Sie dazu die entsprechende Gruppe aus dem Feld Filter auswählen aus, legen Sie die Suchkriterien fest, indem Sie die Optionen in dem Abschnitt Verfügbare Filterfelder verwenden, geben Sie einen neuen Namen für die Gruppe ein und bestätigen Sie die Änderungen, indem Sie auf Speichern klicken. Komplett neue Filtergruppen mit beliebigen Namen erstellen. Wählen Sie dazu Suchkriterien aus den Optionen in dem Abschnitt Verfügbare Filterfelder aus, geben Sie einen Namen für die neue Gruppe ein und bestätigen Sie die Änderungen, indem Sie auf Speichern klicken. Eine Gruppe auswählen, die als Standard aktiviert sein soll. Klicken Sie dafür in das Kontrollkästchen vor Standard, wenn Sie eine Filtergruppe ändern oder erstellen. Wenn Sie das Fenster Verwaltung von Filtern verlassen möchten, klicken Sie auf rechts oben. Verwaltung von Filtern 6

7 Verwaltung von Spalten Über das Fenster Verwaltung von Spalten können Sie: Den Namen einer vorhandenen Gruppe ändern. Wählen Sie dazu die entsprechende Gruppe aus dem Feld Gruppe auswählen aus und klicken Sie auf das Symbol Name ändern rechts neben dem Auswahlfeld. Geben Sie im nächsten Fenster einen neuen Namen für die Gruppe ein. Eine vorhandene Gruppe entfernen. Wählen Sie dazu die entsprechende Gruppe aus dem Feld Gruppe auswählen aus, klicken Sie auf das Symbol Löschen rechts neben dem Auswahlfeld und bestätigen Sie den Vorgang. Eine vorhandene Gruppe zur Änderung hochladen. Wählen Sie dazu die entsprechende Gruppe aus dem Feld Gruppe auswählen aus, verschieben Sie die entsprechenden Spalten aus Verfügbare Spalten in Ausgewählte Spalten und bestätigen Sie die Änderungen, indem Sie auf Speichern klicken. Vorhandene Filtergruppen verwenden, um neue Gruppen unter anderen Namen zu erstellen. Wählen Sie dazu die entsprechende Gruppe aus dem Feld Gruppe auswählen aus, verschieben Sie die entsprechenden Spalten aus Verfügbare Spalten in Ausgewählte Spalten, geben Sie einen neuen Namen für die Gruppe ein und bestätigen Sie die Änderungen, indem Sie auf Speichern klicken. Komplett neue Gruppen mit beliebigen Namen erstellen. Verschieben Sie dafür die entsprechenden Spalten aus Verfügbare Spalten in Ausgewählte Spalten, geben Sie einen Namen für die neue Gruppe ein und bestätigen Sie die Änderungen, indem Sie auf Speichern klicken. Eine Gruppe auswählen, die als Standard aktiviert sein soll. Klicken Sie dafür in das Kontrollkästchen vor Standard, wenn Sie eine Filtergruppe ändern oder erstellen. Wenn Sie das Fenster Verwaltung von Spalten verlassen möchten, klicken Sie auf rechts oben. Verwaltung von Spalten Wenn Sie eine bestimmte Spaltenansicht einstellen möchten, wählen Sie bitte die definierte Gruppe aus der Dropdown-Liste neben Spalten auswählen in dem Abschnitt Erweitert. 7

8 Auswahl der Spaltengruppe Ausgewählte Suchkriterien als Filter einstellen Nach der Auswahl der Suchkriterien in dem Abschnitt Suchen des Filter- bzw. Suchfeldes können Sie die Kriterien als Filter speichern, indem Sie einen Namen für den neuen Filter in dem Abschnitt Erweitert eintragen und angeben, ob dieser als Standardfilter gespeichert werden soll. Filterdefinition 8

9 3.1.2 Dokumente anzeigen und bearbeiten Die Tabelle mit den empfangenen Dokumenten ermöglicht es Ihnen, weitere Status einzusehen, zu ändern und zu löschen sowie die Geschäftsstatus zu prüfen. Zudem können Sie einzelne sowie mehrere Dokumente speichern oder ausdrucken. Die Tabelle mit den empfangenen Dokumenten besteht standardmäßig aus folgenden Spalten: Id, Sender, Dokumentenart, Dokumentennummer, Dokumentendatum, Bearbeitungsdatum, Lieferort, Geschäftsstatus. Zusätzlich gibt es Spalten, die grafische Darstellungen von Geschäftsstatus sowie weitere Status zeigen. Die Reihenfolge der Spalten können Sie über die Option Verwaltung von Spalten ändern. Über diese Option ist es auch möglich, Spalten auszublenden oder anzuzeigen. Die Standardansicht zeigt 10 empfangene Dokumente beliebiger Art pro Seite für alle Relationen an. Jedes Dokument repräsentiert eine einzelne Zeile im Posteingang. Wenn Sie die Anzahl der angezeigten Dokumente pro Seite ändern möchten, verwenden Sie die Dropdown-Liste Anzahl der Dokumente auf einer Seite oben bzw. unten rechts in der Tabelle. Die Dokumente sind in absteigender Reihenfolge nach dem Bearbeitungsdatum sortiert. Wenn Sie die Sortierkriterien ändern möchten, klicken Sie in die Kopfzeile der jeweiligen Spalte. Ein nach unten zeigender Pfeil neben dem Spaltennamen gibt an, dass die Spalte in absteigender Reihenfolge sortiert ist, während ein nach oben zeigender Pfeil angibt, dass die Spalte in aufsteigender Reihenfolge sortiert ist. Spalten, in denen sortiert werden kann, sind in der Kopfzeile mit einem unterstrichenen Namen gekennzeichnet. Status ändern, löschen, einsehen Ein Geschäftsstatus wird automatisch geändert, sobald der ihm zugeordnete Vorgang ausgeführt wird. Wenn Sie z.b. eine Rechnung zu einem Auftrag erstellen, wechselt der Status des Auftrags zu Fakturiert. Dasselbe gilt für den Versand von Avisen der Dokumentenstatus wechselt zu Versandt. Informationen zu Dokumentenstatus erhalten Sie in der Spalte Geschäftsstatus. Nur Nutzer können zusätzliche Status verwenden oder ändern. Folgende Status sind verfügbar: Gelesen, Gedruckt, Abgebrochen und Abgeschlossen. Wenn Sie einen Status ändern möchten, wählen Sie zuerst ein Dokument aus, indem Sie das entsprechende Auswahlfeld in der letzten Spalte der Tabelle aktivieren. Sie können jedes Dokument einzeln (durch Anklicken der Auswahlfelder) oder in Gruppen auswählen, indem Sie die Optionen unten rechts unter der Tabelle verwenden. Wählen Sie: Alle, Keine, Neu, Gedruckt, Gelesen, Abgeschlossen oder Abgebrochen. Verwenden Sie nach der Wahl der relevanten Dokumente die entsprechende Auswahlliste unter: Status ändern in, Status löschen. Wenn ein zusätzlicher Status für das Dokument markiert ist, wird das Statussymbol in der Tabelle neben dem Dokument farblich hervorgehoben. Wird der Status gelöscht, wechselt die Farbe des entsprechenden Symbols zu Grau. Der einzige Status, der dem Sender mitgeteilt wird, ist der Status Gelesen. Andere Statusänderungen werden nicht über die Firmenkonten hinaus kommuniziert. 9

10 Aktionen Unten rechts unter der Dokumententabelle finden Sie das Auswahlfeld Aktionen. Verwenden Sie dieses Feld zum: Drucken von Dokumenten Drucken von Dokumenten und Ändern des Status in Gedruckt Speichern von Dokumenten auf Ihrer Festplatte. Wenn Sie ein einzelnes Dokument speichern, wird dessen Originalformat nicht geändert (z.b. *.xml). Wenn Sie mehr als ein Dokument auswählen, werden die Dateien im *.zip-format komprimiert. Dokumente ansehen Es wird folgendermaßen zwischen neuen und alten Dokumenten unterschieden: Dokumente, die mit Gelesen markiert sind, werden in normaler Schrift angegeben. Neue Dokumente hingegen, die vor Kurzem von einem Geschäftspartner geschickt wurden, sind fett gedruckt. Dokumente lassen sich in zwei Modi anzeigen: Klicken Sie auf das Symbol mit der Lupe und das Dokument öffnet sich in einem neuen Fenster. Sie können das Dokument nur ansehen, aber keine Geschäftsvorgänge wie Fakturierung ausführen. In diesem Modus können Sie das Dokument ausdrucken, auf Ihrer Festplatte speichern oder damit verbundene Dokumente ansehen. Mit einem Klick in die Zeile wird das Dokument in demselben Fenster geöffnet, so dass Sie das Dokument nicht nur ansehen, sondern auch bearbeiten können. In diesem Modus können Sie das Dokument ausdrucken, auf Ihrer Festplatte abspeichern, zugehörige Dokumente ansehen und Geschäftsvorgänge ausführen. Erstellen Sie z.b. damit verbundene Dokumente wie Rechnungen. Ob betreffende Dokumente erstellt werden können, hängt von der Liste der Relationen ab, die zu einem gegebenen Geschäftspartner festgelegt wurden. Zusätzliche Posteingangsfunktionen Über das Auswahlfeld in der letzten Spalte der Tabelle können Sie alle angezeigten Zeilen in der Tabelle aktivieren/deaktivieren. Auswahl aller Dokumente Die Schaltflächen Nach oben gehen, Nach unten gehen über und unter der Liste ermöglichen Ihnen ein schnelles Navigieren in der Tabelle. Über die angegebenen Links gelangen Sie ebenfalls rasch auf bestimmte Seiten. 3.2 Postausgang Der Postausgang wird verwendet, um ausgehende Dokumente anzusehen, sie zu drucken, weitere Status einzustellen und Bearbeitungsstatus zu prüfen. Der Postausgang besteht aus zwei Feldern. In dem einen Feld kann der Nutzer Dokumente filtern und suchen und in dem anderen Feld kann er sich diese Dokumente anzeigen lassen. 10

11 3.2.1 Dokumente suchen Öffnet der Nutzer die Registerkarte Postausgang, werden weitere Filtereinstellungen für Suchen angezeigt. Wenn dieses Feld zum ersten Mal geöffnet wird, ist die Einstellung Erweitert geschlossen und wird nicht angezeigt. Sie können die einzelnen Feldabschnitte nach Bedarf öffnen und schließen. Alle Änderungen werden gespeichert. Der Abschnitt Suchen dient dazu, Kriterien für die Suche von Dokumenten einzugeben, während der Abschnitt Erweitert es Ihnen ermöglicht, Filter- und Spaltengruppen zu definieren bzw. zu verwalten. Suchfunktionen Über die Option Suchen können Sie Suchkriterien eingeben. Es gibt folgende Auswahlfelder: Empfänger, Dokumentenart, Relation, Dokumentennummer sowie Felder, in die Sie eine Zeitspanne für die Bearbeitung der Dokumente und für die Dokumente selbst eingeben können. Zudem sind Auswahlfelder für weitere Dokumentenstatus vorhanden. Wenn Sie ein spezifisches Dokument oder eine Dokumentengruppe suchen, geben Sie die Suchkriterien in die entsprechenden Felder ein. Beginnen Sie mit dem Feld Empfänger und ergänzen Sie weitere Kriterien, so grenzen Sie die Suche ein. Jedes darauf folgende Feld zeigt nur diejenigen Einträge an, die weiter gefiltert werden können. Nach der Eingabe der benötigten Suchkriterien bestätigen Sie diese, indem Sie auf Dokumente anzeigen klicken. Sie können die Kriterien auch als Filter speichern. Gehen Sie dafür in den Abschnitt Erweitert, tragen Sie einen Namen für den neuen Filter ein und geben Sie an, ob Sie diesen als Standardfilter speichern möchten. Erweiterte Funktionen (Das Feld Erweitert ist das gleiche wie im Posteingang) Verwaltung von Filtern (Dieses Fenster ist das gleiche wie beim Posteingang) Verwaltung von Spalten (Dieses Fenster ist das gleiche wie beim Posteingang) Dokumente anzeigen und bearbeiten Die Tabelle mit den versandten Dokumenten ermöglicht es Ihnen, weitere Status einzusehen, zu ändern und zu löschen sowie Bearbeitungsstatus zu prüfen. Zudem können Sie einzelne sowie mehrere Dokumente speichern oder ausdrucken. Die Tabelle mit den versandten Dokumenten besteht standardmäßig aus folgenden Spalten: Id, Empfänger, Dokumentenart, Dokumentennummer, Dokumentendatum, Bearbeitungsdatum, Lieferort Bearbeitungsstatus und Status. Zusätzlich gibt es Spalten, die grafische Darstellungen von den Bearbeitungsstatus sowie von weiteren Status zeigen. Die Reihenfolge der Spalten können Sie über die Option Verwaltung von Spalten ändern. Über diese Option ist es auch möglich, Spalten auszublenden oder anzuzeigen. Die Standardansicht zeigt 10 versandte Dokumente beliebiger Art pro Seite für alle Relationen an. Jedes Dokument repräsentiert eine einzelne Zeile in der Tabelle. Wenn Sie die Anzahl der angezeigten Dokumente pro Seite ändern möchten, verwenden Sie die Dropdown-Liste Anzahl der Dokumente auf einer Seite oben bzw. unten rechts in der Tabelle. Die Dokumente sind in absteigender Reihenfolge nach dem Bearbeitungsdatum sortiert. Wenn Sie die Sortierkriterien ändern möchten, klicken Sie in die Kopfzeile der jeweiligen Spalte. Ein nach unten zeigender Pfeil neben dem Spaltennamen gibt an, dass die Spalte in absteigender Reihenfolge sortiert ist, während ein nach oben zeigender Pfeil angibt, dass die Spalte in aufsteigender Reihenfolge sortiert ist. Spalten, in denen sortiert werden kann, sind in der Kopfzeile mit einem unterstrichenen Namen gekennzeichnet. Status ändern, löschen, einsehen Der Bearbeitungsstatus ändert sich automatisch. Der Status des zuletzt in einem Dokument ausgeführten Vorgangs wird in der Spalte Bearbeitungsstatus angezeigt. Diese Spalte enthält Beschreibungen in Form von Links, die nach Anklicken neue Fenster mit der Bearbeitungshistorie (Statusbeschreibungen) und weiteren Details (Bearbeitungsphasen) öffnen. 11

12 Die grafische Darstellung der Status finden Sie in der Spalte Bearbeitungsphase in Form von Symbolen: Grün dieses Symbol wird angezeigt, wenn ein Dokument in der gegebenen Phase erfolgreich bearbeitet wurde Rot dieses Symbol wird angezeigt, wenn ein Dokument in der gegebenen Phase nicht erfolgreich bearbeitet wurde Tritt ein Fehler bei der Dokumentenabbildung auf, dann klicken Sie auf das Symbol, um ein neues Fenster zu öffnen, das einen zusätzlichen Bericht mit genaueren Angaben zu dem Fehler enthält. Die dargestellten Status beziehen sich auf drei Phasen der Dokumentenbearbeitung: COMARCH EDI-Bearbeitungsstatus dieser Status gibt an, ob die Bearbeitung eines Dokuments von COMARCH EDI erfolgreich abgeschlossen oder abgebrochen wurde Transportstatus dieser Status informiert Sie darüber, ob das Dokument dem Partner gesendet wurde Anwendungsstatus dieser Status präsentiert Informationen aus dem System des Empfängers (z.b. importiertes Dokument, Rechnungsdokument, abgelehntes Dokument), falls verfügbar. Nur Nutzer können zusätzliche Status verwenden oder ändern. Folgende Status sind verfügbar: Gedruckt, Abgebrochen, Abgeschlossen. Wenn Sie einen Status für spezifische Dokumente ändern oder löschen möchten, wählen Sie zuerst die Dokumente aus, indem Sie die entsprechenden Auswahlfelder in der letzten Spalte der Tabelle aktivieren. Sie können jedes Dokument einzeln (durch 12

13 Anklicken der Auswahlfelder) oder in Gruppen auswählen, indem Sie die Optionen unten rechts unter der Tabelle verwenden. Wählen Sie: Alle, Keine, Gedruckt, Abgebrochen, Annulliert. Verwenden Sie nach der Auswahl der relevanten Dokumente die entsprechende Auswahlliste: Status ändern in, Status löschen. Wenn ein zusätzlicher Status für das Dokument markiert ist, wird das Statussymbol in der Tabelle neben dem Dokument farblich hervorgehoben. Wird der Status gelöscht, wechselt die Farbe des entsprechenden Symbols zu Grau. Aktionen (Dieses Fenster ist das gleiche wie beim Posteingang) Dokumente ansehen In der Tabelle werden die richtigen Dokumente in schwarzer Schrift und die fehlerhaften in roter Schrift angezeigt. Dokumente lassen sich in zwei Modi anzeigen: Klicken Sie auf das Symbol mit der Lupe und das Dokument öffnet sich in einem neuen Fenster. Das Dokument wird nur angezeigt, Geschäftsvorgänge wie das Erstellen von Rechnungskopien oder Rechnungskorrekturen sind nicht möglich. In diesem Modus können Sie das Dokument ausdrucken, auf Ihrer Festplatte speichern und damit verbundene Dokumente ansehen. Mit einem Klick in die Zeile wird das Dokument in demselben Fenster geöffnet, so dass Sie das Dokument nicht nur ansehen, sondern auch bearbeiten können. In diesem Modus können Sie das Dokument ausdrucken, auf Ihrer Festplatte abspeichern, zugehörige Dokumente ansehen und Geschäftsvorgänge ausführen. Erstellen Sie z.b. damit verbundene Dokumente wie Korrekturen oder Rechnungskopien. Ob betreffende Dokumente erstellt werden können, hängt von der Liste der Relationen ab, die zu einem gegebenen Geschäftspartner festgelegt wurden, sowie von den Einstellungen der Relationen (z.b. können Sie eine Korrekturrechnung nicht für jeden Partner ausfertigen). Zusätzliche Postausgangsfunktionen (Die Optionen sind die gleichen wie im Posteingang) 3.3 Relationen Über die Registerkarte Relations können Sie sich Relationen ansehen. Die Ansicht ist in zwei Felder unterteilt. In dem einen Feld kann der Nutzer Relationen filtern und suchen und in dem anderen Feld kann er sich diese Relationen anzeigen lassen. Ansicht der Relationen Relationen suchen Öffnet der Nutzer die Registerkarte Relations, werden weitere Filtereinstellungen für Suchen angezeigt. Wenn dieses Feld zum ersten Mal geöffnet wird, ist die Einstellung Erweitert geschlossen und wird nicht angezeigt. Sie können die einzelnen Feldabschnitte nach Bedarf öffnen und schließen. Alle Änderungen werden gespeichert. Der Abschnitt Suchen dient dazu, Kriterien für die Suche von Dokumenten einzugeben, während der Abschnitt Erweitert es Ihnen ermöglicht, Filter- und Spaltengruppen zu definieren bzw. zu verwalten. 13

14 Suchen Über die Option Suchen können Sie Suchkriterien eingeben. Es gibt folgende Auswahlfelder: Richtung, Dokumentenart, Version. Wenn Sie eine spezifische Relation oder eine Gruppe von Relationen suchen, geben Sie die Suchkriterien in die entsprechenden Felder ein. Beginnen Sie mit dem Feld Richtung und ergänzen Sie weitere Kriterien, so grenzen Sie die Suche ein. Jedes darauf folgende Feld zeigt nur diejenigen Einträge an, die weiter gefiltert werden können. Nach der Eingabe der benötigten Suchkriterien bestätigen Sie diese, indem Sie auf Relationen anzeigen klicken. Sie können die Kriterien auch als Filter speichern. Gehen Sie dafür in den Abschnitt Erweitert, tragen Sie einen Namen für den neuen Filter ein und geben Sie an, ob Sie diesen als Standardfilter speichern möchten. Erweitert (Das Feld Erweitert ist das gleiche wie im Posteingang) Verwaltung von Filtern (Dieses Fenster ist das gleiche wie beim Posteingang) Verwaltung von Spalten (Dieses Fenster ist das gleiche wie beim Posteingang) Relationen anzeigen und nutzen In der Tabelle der Relationen können Sie Berichte zu Dokumenten ansehen, freigeben und neue Dokumente erstellen. Die Tabelle der Relationen enthält standardmäßig folgende Spalten: Eine Spalte mit der grafischen Darstellung der Richtung von Relationen Richtung Dokumentenart Version Standard Benachrichtigung Test Eine Spalte, in der Sie unkompliziert ein neues Dokument innerhalb einer Relation erstellen können Die Reihenfolge der Spalten können Sie über die Option Verwaltung von Spalten ändern. Über diese Option ist es auch möglich, Spalten entweder auszublenden oder anzuzeigen. Relationen anzeigen Relationen werden nach den Namen der entsprechenden Geschäftspartner gruppiert. Nachdem eine spezifische Relation ausgewählt und angeklickt wurde, werden Sie an die Registerkarte Posteingang oder Postausgang weitergeleitet je nach der Richtung der Relationen, die für die Dokumente ausgewählt wurden. Nach dem Wechsel in die entsprechende Registerkarte setzt das System den Filterparameter in dem Feld Relation fest, wodurch die Suche anhand der ausgewählten Relation auf die erwarteten Ergebnisse eingegrenzt wird. Zusätzliche Funktionen zu Relationen Wenn Sie auf Neues Dokument neben einer Gesendet-Relation klicken, können Sie ein neues Dokument erstellen, ohne dafür die Registerkarte Neues Dokument zu verwenden. In solch einem Fall werden der Empfänger und die Dokumentenart anhand der Informationen zu der ausgewählten Relation automatisch festgelegt und eine neue Dokumentvorlage wird angezeigt. Wenn Sie das Symbol neben einer Relation in der Spalte Benachrichtigung anklicken, können Sie die Benachrichtigungskanäle und die Empfänger schnell ändern. Nach Anklicken des Symbols werden Sie zur Registerkarte Benachrichtigung weitergeleitet, wo Sie den Empfänger der Information auswählen können, die an eine -Adresse oder per SMS an eine Mobiltelefonnummer gesendet wird (vorausgesetzt, diese Option existiert in Ihrem Unternehmen). 14

15 Wird die Option Benachrichtigung von Ihnen aktiviert, erscheint ein Mobiltelefon bzw. ein Briefumschlag als Symbol in der Spalte Benachrichtigung. Erscheinen diese Symbole nicht, so wurde keine Mobiltelefonnummer oder -Adresse zu der Relation angegeben. Beispiel: Benachrichtigung per ist eingestellt 3.4 Neues Dokument Über diese Registerkarte können Sie ein neues Dokument auf der Grundlage einer speziellen Vorlage erstellen oder ein Dokument aus einer Datei versenden. Auf dieser Seite können Sie die relevanten Parameter auswählen: Empfänger, Dokumentenart, Relation. Nachdem ein Element aus der Auflistung ausgewählt wurde, werden die übrigen aufgelisteten Punkte auf die für die spezifischen Relationen relevanten Daten eingegrenzt. Durch die Wahl einer Relation werden die Optionen Dokument erstellen und Dokument Hochladen freigegeben Neues Dokument erstellen Mit dieser Option können Sie ein neues Dokument auf der Grundlage einer vorhandenen Vorlage erstellen. Die Dokumentvorlage besteht unabhängig von der Dokumentenart aus folgenden Abschnitten: Kopf, Produktartikel und Zusammenfassung. Es sind alle Felder auszufüllen, die entsprechend den Dokumentspezifikationen und festgelegten Anforderungen des jeweiligen Geschäftspartners als Pflichtfelder gelten. Weitere Informationen zu solchen Anforderungen erhalten Sie bei unserem Kundendienst Dokument als Dateianhang senden Unter dieser Schaltfläche wird ein Feld angezeigt, in das Sie einen Pfad zu der zu versendenden Datei eingeben können. Sie können den Pfad in das Textfeld eingeben oder die Datei von der Festplatte auswählen, indem Sie auf Suchen klicken und ein Dialogfenster öffnen. Gehen Sie sicher, dass Sie die korrekte Dokumentendatei ausgewählt haben und klicken Sie auf Senden. Wenn Sie auf diese Weise Dateien versenden, steht Ihnen keine Vorschau für das Dokument zur Verfügung. 3.5 Nachrichten In dieser Registerkarte werden alle Mitteilungen angezeigt, die von COMARCH EDI-Systemadministratoren an den Nutzer der Anwendung gesendet wurden. Sie sind nach dem Empfangsdatum angeordnet, wobei die letzten Mitteilungen immer oben auf der Seite angezeigt werden. Die Anzahl der ungelesenen Nachrichten erscheint neben dem Namen der Registerkarte und die Nachrichten selbst sind mit fett gedruckten Buchstaben hervorgehoben. Sobald eine Mitteilung gelesen wurde, wechselt die Schriftart wieder zur normalen Schrift. Auf der Hauptseite wird nur der Beginn der Mitteilung angezeigt. Den gesamten Inhalt können Sie lesen, indem Sie auf Gesamte Mitteilung lesen klicken. 3.6 Einstellungen Diese Registerkarte bietet folgende Optionen: Anzeige und Bearbeitung von Nutzerdaten; Konfiguration weiterer Elemente, die das Erstellen neuer Dokumente und das Anzeigen von Informationen zu Geschäftspartnern erleichtern; Verwaltung von -Adressen und Telefonnummern; Einrichten von Benachrichtigungen zu neu eingegangenen Dokumenten; Konfiguration von Kanälen für Benachrichtigungen sowie Verwaltung von Benutzerpasswörtern und weitere Anwendungseinstellungen Aufruf der Homepage und Definition der Methode zur Berechnung der MwSt.. 15

16 Einstellungen Nutzerdaten Über diese Registerkarte können Angaben zu Unternehmen eingesehen und bearbeitet werden. Wenn Sie die Angaben ändern möchten, klicken Sie rechts auf Bearbeiten. Unter der Tabelle mit den Unternehmensangaben wird eine andere Tabelle angezeigt, in der Sie die individuellen Felder bearbeiten können. Einzige Ausnahme ist die ILN-Nummer sie lässt sich nicht bearbeiten. In manchen Feldern werden die eingegebenen Daten auf ihre Richtigkeit überprüft: USt-IdNr. DE + 9 Stellen ISO-Ländercode nur Buchstaben in dem Format ZZ sind möglich Klicken Sie auf Änderungen speichern, um die Änderungen zu bestätigen. Wenn die Daten aus allen Feldern entfernt werden sollen, klicken Sie auf Löschen. Wenn die Änderungen nicht bestätigt werden sollen, klicken Sie auf Abbrechen. Beachten Sie, dass die Daten identisch mit den Angaben in dem System einer gegebenen Einzelhandelskette sein müssen. Ansonsten können die Dokumente nicht korrekt bearbeitet werden. Nutzerdaten Partnerinformationen Hier finden Sie Informationen zu allen Geschäftspartnern, für die Relationen auf diesem Konto definiert wurden. Diese Informationen werden von COMARCH EDI-Administratoren festgelegt, das heißt, sie können nicht von Ihnen geändert werden. Sie können sie verwenden, um Elemente in anderen Registerkarten zu definieren: Rechnungsempfänger, Zahlende, Käufer etc. Sollen die Informationen zu einem ausgewählten Partner angezeigt werden, wählen Sie dessen Namen aus der Liste aus. Die Tabelle darunter enthält alle verfügbaren Daten. 16

17 3.6.3 Verwaltung von Kontaktdaten Über diese Option können Sie -Adressen und Telefonnummern festlegen (vorausgesetzt, diese Funktion ist für Ihr Land in COMARCH EDI WEB verfügbar), um Mitteilungen zu versenden, die den Empfang neuer Dokumente oder die Einstellung neuer Passwörter betreffen. Es ist möglich, bis zu 5 -Adressen und 2 Telefonnummern für einen entsprechenden Anwendungsnutzer einzugeben. Sie können die vorhandenen Einträge auch bearbeiten und löschen. Soll eine neue -Adresse ergänzt werden, klicken Sie auf das grüne Plus -Symbol -Adresse hinzufügen in der Tabelle E- Mail-Verwaltung. Wenn das Symbol angeklickt wird, erscheint eine neue Zeile über allen Einträgen mit den Feldern Name und , in die Sie neue Daten eingeben können. Bestätigen Sie die neuen Daten über das grüne Symbol oder verwerfen Sie die Änderungen über das rote Symbol. Jeder Eintrag lässt sich bearbeiten, indem Sie auf den Stift in der jeweiligen Tabelle klicken. Sobald dieser aktiviert wird, erscheint eine Maske, in der Änderungen durchgeführt werden können. Es ist auch möglich, Einträge wieder zu entfernen. Klicken Sie dafür auf das rote Symbol vor dem Eintrag und bestätigen Sie, dass dieser gelöscht werden soll Benachrichtigungen Diese Option dient dazu, einen Partner und eine relevante Empfangen-Relation (empfangene Dokumente) auszuwählen. Wenn Sie einen Partner aus der Liste aussuchen, wird die Liste Relation nur auf Relationen für den ausgewählten Partner eingegrenzt. Erst nachdem Sie eine Relation gewählt haben, können Sie das Senden von Benachrichtigungen per oder SMS aktivieren oder deaktivieren. Dazu müssen Sie die entsprechenden Kontrollkästchen neben den ausgewählten Adressen und Nummern ankreuzen oder abwählen. Es ist auch möglich, alle -Adressen und Telefonnummern auf einmal über das entsprechende Feld im Kopf anzukreuzen oder abzuwählen (vorausgesetzt, diese Funktion ist für Ihr Land in COMARCH EDI WEB verfügbar). Wurde die Schaltfläche Änderungen für ausgewählte Relation speichern angeklickt, werden die Daten für die entsprechende Relation aktualisiert. Die unter dem Abschnitt Benachrichtigungen aufgelisteten Telefonnummern und -Adressen werden nicht geändert, da sie für alle möglichen Relationen identisch sind und über die Registerkarte Verwaltung von Kontaktdaten definiert und verwaltet werden. 17

18 3.6.5 Passwort ändern In dieser Registerkarte können Sie Ihr Passwort ändern. Wenn Sie ein neues Passwort einstellen möchten, füllen Sie die folgenden Felder aus: Aktuelles Passwort, Neues Passwort, Neues Passwort bestätigen. Diese Option steht nur für Nutzer bereit, die eingeloggt sind Weitere Einstellungen Auf dieser Seite können Sie die folgenden zusätzlichen Kontoeinstellungen konfigurieren: die Startseite und die Methode zur Berechnung der Mehrwertsteuer (nur für Polen). Um eine Registerkarte von der Liste der Startseite zu konfigurieren oder zu ändern, die beim Anmelden aktiv sein soll, wählen Sie eine der vier Registerkarten im Menü Startseite aus: Posteingang, Postausgang, Relationen, Nachrichten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie auf Speichern klicken. Weitere Einstellungen Jede Methode wird rechts neben der Liste beschrieben. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie auf Speichern klicken. Ebenso können Sie die Kodierung sowie die Struktur von Dateinamen von zu speichernden Dateien bestimmen. 4 Kundendienst Kontaktdaten: Tel.: edi_support@comarch.de Geschäftszeit: werktags 09:00-16:00 Uhr 18

19 Comarch Cloud Produkte weil Wachstum flexible IT braucht. Comarch AG Chemnitzer Straße 59b Dresden Tel.: 0351 / edi_suppport@comarch.de