Kurzanleitung. infin- . infin Ingenieurgesellschaft für Informationstechnologien mbh & Co. KG. infin Ingenieurgesellschaft.

Transkript

1 Kurzanleitung Besonderer Schwerpunkt der infin Ingenieurgesellschaft ist die intelligente Kombination der Medien Telefon, SMS, Fax, E- Mail und Internet mit Datenbanken zu innovativen B2B und B2C Kommunikationskanälen und Bezahlsystemen. Seit 1990 Konzeption, Realisierung und Betrieb von Lösungen u.a. für Siemens, Microsoft, Stiftung Warentest, Toyota, HEXAL, Deutsche Bank, MCI Worldcom, Stadt Freiburg, Industrie- und Handelskammern, Verbraucherzentralen, Bayerischer Rundfunk infin- Detaillierte Informationen zu unserem System infin- und den einzelnen Modulen sowie unsere aktuellen Konditionen finden Sie im Internet unter Kontakt: infin Telefon: Fax: Web: em-handbuch-08.doc Stand Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Anmelden 3 Redaktion 4 Beitragsverwaltung 4 RSS-Import von Beiträgen 5 Ausgabenverwaltung 6 Listenverwaltung 7 Abolisten 7 Neue Aboliste erstellen 8 Aboliste editieren 9 Einträge hinzufügen/ersetzen 10 Anmeldestatistik 11 Abolisten bereinigen 12 Verteilerlisten 13 Versand 14 Jobs 14 Archiv 15 Statistik 16 HTML Tracking 16 Link Tracking 17 User Tracking 18 Versandstatistik 19 Weitere Einstellungen 20 Rubriken 20 Rubrikenüberschriften 21 Werbung 22 Ausgabenprofile 23 Versandprofile 24 Profil Anmeldeseite 25 Benutzerverwaltung 26 Autoren 26 Anmerkung: Es sind für jeden Benutzer von infin- nur die jeweils notwendigen Elemente freigeschaltet, so dass Sie unter Umständen nicht alle in dieser Kurzanleitung beschriebenen Elemente sehen oder verwenden können. Viele Organisationen setzen speziell individualisierte Versionen von infin- ein. Das Erscheinungsbild und die Funktionen von infin- kann für Benutzer aus diesen Organisationen von der Darstellung in dieser Kurzanleitung abweichen. em-handbuch-08.doc Stand Seite 2

3 Anmelden Tragen Sie im Adressfenster Ihres Browsers den von infin erhaltenen URL ein. (für schnelle Datenübertragung) oder (für sicher verschlüsselte Datenübertragung) Melden Sie sich bitte an mit: Benutzer: Passwort: Notieren Sie sich bitte Ihren URL. Es werden folgende Browser unterstützt: Internet Explorer ab Version 5.0, Netscape Navigator ab Version 4.7 und Mozilla Firefox ab Version 1.5. Bitte achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung. Nach akzeptierter Anmeldung werden Ihnen farbige Symbole aller infin- Applikationen angezeigt, zu denen Sie Zugang haben. Die nicht freigeschalteten infin-applikationen sind als graue Symbole dargestellt. Um zur Arbeitsoberfläche mit allen erforderlichen Funktionen zur Verwaltung und den Versand von Beiträgen zu gelangen, klicken Sie bitte auf infin- . Haben Sie Ihr Passwort vergessen? Klicken Sie auf den Schriftzug Passwort anfordern unterhalb der Anmeldefelder. Nach Angabe Ihres Benutzernamens oder Ihrer registrierten Adresse wird Ihnen automatisch eine mit Ihrem Passwort zugesandt. Verlassen Sie die Applikation aus Gründen der Sicherheit immer per Klick auf Logout. Ihre Login-Daten (Benutzernameund Passwort) erhalten Sie von Ihrem Administrator. Sicherheitshalber sollten Sie sich diese Kennwörter hier bitte nicht eintragen. em-handbuch-08.doc Stand Seite 3

4 Redaktion Beitragsverwaltung In der TITELLEISTE wird Ihnen die aktuelle Arbeitsoberfläche genannt. Das Modul BEITRAGSVERWALTUNG von infin- ist ein InfoDesktop mit den Funktionen zur Bearbeitung von Beiträgen. Alle Beiträge werden mit Kurzangaben angezeigt. In der Maske infin- Beiträge können Sie, sofern Sie dazu berechtigt sind: neue Beiträge erstellen bestehende Beiträge einsehen bestehende Beiträge editieren bestehende Beiträge kopieren neue Beiträge importieren bestehende Beiträge löschen die History von Beiträgen einsehen bestehende Beiträge sortieren bestehende Beiträgen suchen Ein Rollbalken auf der rechten Seite rollt bei vielen Beiträgen die Ansicht nach unten oder oben. Bei der Erstellung eines neuen Beitrags bestimmen Sie: Erstellungsdatum Überschrift Kurztext Langtext zugeordnetes Bild Kontaktperson zugeordnete Rubriken usw. Um im Text einen Hyperlink einzufügen, klicken Sie auf das Hyperlinksymbol links vom Text. Sie können nun den anzuklickenden Text und die Zieladresse eintragen. Ein wiederholter Mausklick auf das Symbol Alles selektieren hebt alle Markierungen auf. Waren vorher alle Beiträge markiert, so ist nun kein Beitrag markiert. Waren vorher einzelne Beiträge markiert, so wird deren Markierung aufgehoben. Benutzer, die mit entsprechenden Rechten versehen sind, können auch im Namen anderer Autoren Beiträge erstellen. Um bereits exportierte Beiträge, die noch nicht angezeigt werden, abzuholen, wählen Sie Import aus der Aktionsleiste. Sie können einen Beitrag einer oder mehreren Rubriken zuordnen. Das Erstellungsdatum ist auf den aktuellen Tag eingestellt, kann aber frei verändert werden. Die Zielseite (Landing Page) ist die Seite in Ihrem Webauftritt, auf der der Gesamttext des Beitrags zur Verfügung gestellt wird. Wird diese Lösung verwendet, verweist in der ein Link auf die Zielseite. em-handbuch-08.doc Stand Seite 4

5 RSS-Import von Beiträgen Mit dem RSS-IMPORT können Sie Beiträge aus dem eigenen Content Management System über die RSS- Schnittstelle importieren. Mit Hilfe eines Formulars haben Sie die Möglichkeit, gezielt zu importieren. Folgende Importmöglichkeiten stehen zur Wahl: Heftübersicht Themen-IDs Abfrage Nach Auswahl der entsprechenden Importmöglichkeit und Klick auf die Aktion Import werden die importierten Beiträge in der Übersicht der Beiträge angezeigt. Derselbe Beitrag kann mehrmals importiert werden. Es entstehen dadurch mehrere Beiträge mit gleichem Inhalt. Heftübersicht: Es werden alle Beiträge importiert, aus denen sich die aktuelle Heftübersicht zusammensetzt. Es wird immer nur die jeweils aktuelle Heftübersicht importiert. Themen-IDs: Geben Sie eine oder mehrere Themen-IDs an. Trennen Sie mehrere Themen-IDs per Komma voneinander. Abfrage: Die Abfrage erfolgt nach 3 Kriterien. Tage (es werden die Inhalte der letzten soundsoviel Tage importiert) Ressort (Möglichkeit der Einschränkung auf ein bestimmtes Ressort) Infoart (Auswahl einer Infoart: Test, Meldung oder Special) Trennen Sie die IDs mit Komma. Sie können ein bestimmtes Ressort oder Alle Ressorts wählen. em-handbuch-08.doc Stand Seite 5

6 Ausgabenverwaltung Im Modul AUSGABENVERWALTUNG stellen Sie die gemeinsam zu versendenden Beiträge zu einer Ausgabe zusammen. Sie können mit mehreren AUSGABEN gleichzeitig arbeiten. Den Zeitpunkt des Versands legen Sie dann später im Modul JOBVERWALTUNG fest. Die Ausgaben werden mit Kurzangaben angezeigt. In diesem Modul können Sie: neue Ausgaben zusammenstellen bestehende Ausgaben einsehen bestehende Ausgaben editieren Dateianhänge (Attachments) zu einer Ausgabe hinzufügen Beiträge zu bestehenden Ausgaben hinzufügen oder daraus entfernen Beiträge innerhalb einer Ausgabe ordnen bestehende Ausgaben kopieren bestehende Ausgaben löschen Für das Erstellen einer neuen Ausgabe wählen Sie bitte Neu aus der Aktionsleiste. Sie werden nun aufgefordert, der neuen Ausgabe einen Namen und eine Beschreibung zu geben. Durch die Zuordnung eines Ausgabenprofils bestimmen Sie die Ordnung der Rubriken und Rubrikenüberschriften in der neuen Ausgabe, sowie die Standardsortierung der Beiträge innerhalb der Rubriken (Die Beiträge können Sie mit der Aktion Beiträge ordnen neu ordnen). Auf derselben Seite werden Ihnen die verfügbaren Beiträge angezeigt. Selektieren Sie mit Hilfe der Checkboxen die Beiträge, die Sie in diese Ausgabe aufnehmen wollen. Versandte Ausgaben werden in diesem Modul nicht mehr angezeigt. Diese befinden sich im Archiv, falls die entsprechende Option im Versandprofil gewählt wurde. Haben Sie im Modul Jobverwaltung eine Ausgabe einem Job zugeordnet, steht sie im Modul Ausgaben nicht mehr zur Verfügung. Bitte beachten Sie bei der Namensgebung der Ausgaben, dass diese später unter diesem Namen im Archiv angezeigt werden. Die hier festgelegte Reihenfolge der Beiträge wird beim Versand eingehalten. Wollen Sie an 2 verschiedene Verteiler leicht unterschiedliche Ausgaben verschicken? Kopieren Sie die Originalausgabe und verändern Sie die Kopie. Beachten Sie: Falls die Newsletter- einen Anhang haben soll, muss die Datei an dieser Stelle hochgeladen werden. Beiträge die in eine Ausgabe aufgenommen wurden, stehen im Modul Beiträge nicht mehr zur Verfügung. Wenn Sie eine Ausgabe löschen, werden die Beiträge aus dieser Ausgabe im Modul Beiträge wieder zur Verfügung gestellt. em-handbuch-08.doc Stand Seite 6

7 Listenverwaltung Abolisten Im Modul ABOLISTEN verwalten Sie die Adresslisten, in denen sich Abonnenten über ein Formular im Internet anmelden können. Die Abolisten werden mit folgenden Kurzangaben angezeigt: Name der Liste Kurzbeschreibung der Liste Rubriken die der Liste zugeordnet wurden Anzahl der Benutzer in der Liste Ersteller der Liste Erstellungsdatum Link zum Anmeldeformular im Internet In diesem Modul können Sie: neue Listen erstellen vorhandene Listen einsehen vorhandene Listen editieren Listeneinträge hinzufügen oder ersetzen Abolisten als csv- oder Excel-Datei auf dem eigenen Rechner speichern die Anmeldestatistiken von Abolisten einsehen Benutzer aus einer Aboliste suchen und bearbeiten (Daten ändern oder löschen) einen Benutzer einzeln per Hand zu einer Aboliste hinzufügen Aboliste bereinigen Listentyp ändern (von Aboliste in Verteilerliste) bestehende Listen löschen Abolisten, die einem terminierten Job zugeordnet sind, können nicht mehr editiert werden. Sobald der Job deaktiviert, gelöscht oder versandt wurde, ist die jeweilige Aboliste wieder bearbeitbar. Die Zuordnung einer Aboliste zu einem Job beeinträchtigt jedoch nicht die Registrierung der Abonnenten über das Anmeldeformular im Internet. Suchmaschine mit allen üblichen Suchfunktionen: Auch wenn Sie nicht die komplette Adresse des Abonnenten kennen, können Sie den Benutzer finden und seine Daten bearbeiten oder löschen. Verwenden Sie bitte Platzhalter (*) um nach Abonnenten zu suchen, dessen E- Mail Adresse oder Namen Sie nicht vollständig kennen. em-handbuch-08.doc Stand Seite 7

8 Neue Aboliste erstellen Zur Erstellung einer neuen ABOLISTE tragen Sie unter der Aktion Neu folgende Informationen in das Formular ein: Name der Aboliste Beschreibung der Aboliste Quelle (Pfad) der Datei, die als Basis der Aboliste hochgeladen werden soll Format (Text oder HTML), in dem die Abonnenten ihre s empfangen sollen Profil Anmeldeseite, das der Liste zugeordnet werden soll Ausgabenprofil, das der Liste zugeordnet werden soll Rubriken, die von Abonnenten dieser Aboliste abonniert werden können sollen Über das Feld Quelle können Sie bereits vorhandene Adressen in die zu erstellende Liste aufnehmen. Die Adressen müssen in einer csv- oder xls-datei auf Ihrem Rechner gespeichert sein. Die Ordnung der Spalten in der Datei muss der Ordnung der Felder auf der Anmeldeseite im Internet entsprechen. Bei der Erstellung der Aboliste wird automatisch eine Anmeldeseite in Ihrem Standardlayout erstellt. Zu ihrer Erstellung wird das zugeordnete Profil Anmeldeseite verwendet. Den Link zur neuen Anmeldeseite finden Sie in der Liste der Abolisten. Ebenfalls der Erstellung der Anmeldeseite dient die Zuordnung eines Ausgabenprofils. Die im Ausgabenprofil festgelegte Ordnung von Rubriken und Rubrikenüberschriften wird so für die neue Anmeldeseite übernommen. Verzichten Sie bei der Namensgebung der Liste auf Sonderzeichen. Bei Sonderzeichen kann es später zu Problemen beim Download der Liste kommen. In der Beschreibung können Sie zusätzliche Informationen zur Liste eintragen. Die Datei muss eine xls- oder csv-datei sein. Beim Upload von Dateien bitte überprüfen, dass keine Einträge das Zeichen ` verwenden. dies könnte zu einer Fehlfunktion führen. Die Benutzer aus dieser Liste werden mit Inhalten aus diesen Rubriken beliefert. Ausgenommen wird das Kontrollfeld für die Adresse im Formular, das in der Datei nicht mehr berücksichtigt wird. Haben Sie Ihren Abonnenten im Anmeldeformular die Wahl zwischen Textund HTML-Format gegeben, tragen Sie bitte in der entsprechenden Spalte der Datei eine 1 für HTML- bzw. eine 0 für Text-Format ein. Verwenden Sie dasselbe Ausgabenprofil bei der Erstellung der Ausgaben, die Sie an diese Liste schicken, um auch in der E- Mail die selbe Rubrikenordnung zu erhalten. em-handbuch-08.doc Stand Seite 8

9 Aboliste editieren Wollen Sie Veränderungen an einer bestehenden ABOLISTE vornehmen, verwenden Sie das Formular unter der Aktion Editieren. Hier können Sie folgende Angaben ändern: Name der Aboliste Beschreibung der Aboliste Profil Anmeldeseite, das der Aboliste zugeordnet wird Ausgabenprofil, das der Aboliste zugeordnet wird Rubriken, die der Aboliste zugeordnet werden em-handbuch-08.doc Stand Seite 9

10 Einträge hinzufügen/ersetzen So können Sie per Datie-Upload in Ihre(n) Abolisten stapelweise EINTRÄGE HINZUFÜGEN/ERSETZEN. Wählen Sie die Aktion EINTRÄGE HINZUFÜGEN/ERSETZEN. Wählen Sie hier die Option Empfängerliste hinzufügen, werden die Adressen aus der Datei der Aboliste beim Hochladen hinzugefügt. Adressen, die schon in der Liste sind, werden mit dem Eintrag ( Adresse, Name, Vorname usw.) aus der Datei überschrieben. Wählen Sie die Option Empfängerliste ersetzen, wird die alte Liste komplett gelöscht und mit den Daten ( Adressen, Name, Vorname usw.) aus der Datei ersetzt. Bei der Option Empfänger aus Liste löschen werden alle -Adressen, die Sie hochladen, aus dem Verteiler gelöscht. Die Datei muss eine xls- oder csv-datei sein. Nebst Adresse können so auch weitere Informationen (Name, Vorname, Adresse usw.) aus der Datei in die Liste übernommen werden. Die Ordnung der Spalten in der Datei muss der Ordnung der Felder auf der Anmeldeseite im Internet entsprechen. Haben Sie Ihren Abonnenten im Anmeldeformular die Wahl zwischen Textund HTML- gegeben, tragen Sie bitte in der entsprechenden Spalte der Datei eine 1 für HTML bzw. eine 0 für Text ein. Beim Hochladen von Dateien bitte sicher stellen, dass keine Einträge das Zeichen ` verwenden. dies könnte zu einer Fehlfunktion führen. em-handbuch-08.doc Stand Seite 10

11 Anmeldestatistik Für jede Liste im Modul Abolisten können Sie sich die An- und Abmeldestatistik anzeigen lassen. Wählen Sie dafür ANMELDESTATISTIK aus der Aktionsleiste. Die Standardeinstellung dieser Statistikseite zeigt die Balkengrafik der An- und Abmeldungen des laufenden Monats im Tages-Schritt. Mit wenigen Einstellungen können Sie hier eine Vielzahl von wichtigen Informationen für den Erfolg Ihrer s ablesen. Folgende Einstellungen können Sie vornehmen und damit die Anzeige in der Grafik verändern: Zeitspanne, für die die Grafik erstellt wird den Schritt der Grafik (Stunden, Tage, Wochen, Monate) Rubrik (Anzeige der Grafik für Anund Abmeldungen für alle Empfänger, für Abonnenten der Gesamtausgabe oder bestimmter Rubriken) Anzeige der Grafik vertikal bzw. horizontal Sie haben hier die Möglichkeit die E- Mail-Adressen, die in der Grafik gezählt werden, anzeigen zu lassen, sowohl An- als auch Abmeldungen. Klicken Sie dafür auf die Lupe rechts neben der Grafik. Die -Adressen werden mit Kurzangaben angezeigt. Gleichzeitig wird Ihnen die Möglichkeit des Downloads der Adressen als CSV-Datei angeboten. Wählen Sie die vertikale Anzeige, wenn die horizontale wegen großer Breite nicht mehr richtig angezeigt werden kann. Die vertikale Anzeige ist nach unten nicht begrenzt. Jede -Adresse wird nur einmal angezeigt, auch wenn damit innerhalb der gewählten Zeitspanne mehrere An- und Abmeldungen erfolgt sind. In der Grafik hingegen wird jede An- und Abmeldung unabhängig von E- Mail-Adresse gezählt. em-handbuch-08.doc Stand Seite 11

12 Abolisten bereinigen Über diese Aktion können Sie aus Ihren Abolisten die Adressen entfernen, die auf Dauer nicht erreichbar sind. Um eine gezielte Löschung fehlerhafter Adressen vorzunehmen, können Sie folgende Filter verwenden: Zeitspanne (per Start- und End- Datum) Fehler (mit logischem UND verknüpfbar) Anzahl Fehler (während der gesetzten Zeitspanne) Angezeigt werden alle Adressen, die in der gewählten Zeitspanne mindestens so oft wie eingestellt die gewählte Fehlermeldung (bzw. Kombination von Fehlermeldungen) erzeugt haben. Die angezeigten -Adressen können Sie: In einem Schub löschen Einzeln bearbeiten Die dazugehörigen Empfängerdaten einsehen Angezeigt werden bloß die Adressen, die in der gewählten Zeitspanne gar nicht erreichbar waren. E- Mail-Adressen, die zwischendurch wieder erreichbar waren, werden nicht angezeigt. So wird die Löschng grundsätzlich erreichbarer Adressen vermieden. Wenn Sie Gefundene Empfänger löschen wählen, erhalten Sie zuerst eine Sicherheitsabfrage, ob die - Adressen wirklich gelöscht werden sollen. Erst nach Bestätigung werden die Adressen wirklich aus dem Verteiler entfernt. em-handbuch-08.doc Stand Seite 12

13 Verteilerlisten VERTEILERLISTEN sind Listen, in die sich die Empfänger nicht selbst eintragen, sondern von Ihnen eingetragen werden. Die Verteilerlistenlisten werden mit Kurzangaben angezeigt: Name der Verteilerliste Autor (Ersteller) der Verteilerliste Datum (der Erstellung) Beschreibung der Verteilerliste Rubriken, die der Liste zugeordnet wurden Anzahl der Empfänger in der Liste Verzichten Sie bei der Namensgebung von Verteilerlisten auf Sonderzeichen. Bei Sonderzeichen sind später Probleme beim Download der Verteilerliste nicht auszuschließen. Verteilerlisten, die einem Versandjob zugeordnet sind, können nicht editiert werden. Sobald der Versandjob gelöscht oder versandt wird, ist die jeweilige Verteilerliste wieder bearbeitbar. In diesem Modul können Sie: neue Listen erstellen vorhandene Listen einsehen vorhandene Listen editieren Empfänger hinzufügen/ersetzen Verteilerlisten als CSV- oder Excel- Datei auf Ihrer Festplatte speichern Empfänger in einer Verteilerliste suchen und bearbeiten Benutzer aus einer Liste suchen und bearbeiten Listentyp ändern (von Verteilerliste in Aboliste) bestehende Verteilerlisten löschen Beim Upload von Listen bitte sicher stellen, dass keine Listeneinträge das Zeichen ` verwenden. Dies könnte zu einer Fehlfunktion führen. Suchmaschine mit allen üblichen Suchfunktionen: Auch wenn Sie nicht die komplette Adresse des Benutzers kennen, können Sie hier den Benutzer finden und seine Daten bearbeiten bzw. löschen. em-handbuch-08.doc Stand Seite 13

14 Versand Jobs Im Modul JOBS werden Versandaufträge (Jobs) erstellt, verwaltet und aktiviert. Für die Zusammenstellung eines Jobs wählen Sie eine Ausgabe und eine Abonnenten- bzw. Verteilerliste aus und ordnen ein VERSANDPROFIL zu. Die Jobs werden in der Übersicht mit Kurzangaben gezeigt: Name des Jobs Autor (Ersteller) des Jobs Beschreibung des Jobs Datum (der Erstellung) des Jobs In der Jobverwaltung können Sie: einen neuen Job erstellen die Details eines bestehenden Jobs einsehen die Zusammensetzung eines bestehenden Jobs editieren die Vorschau eines Jobs ansehen Beiträge in Ausgaben, die bereits Jobs zugeordnet wurden, nacheditieren einen Testversand an eine beliebige Adresse oder einen bestehenden Testverteiler starten einen bestehenden Job aktivieren (d.h. Datum und Uhrzeit des Versands bestimmen und den Versand beim infin-mailserver freigeben) einen aktivierten Job deaktivieren (nur wenn der Job nicht auf einen Termin in der Vergangenheit terminiert ist) bestehende Jobs löschen Im Versandprofil sind die Einstellungen des Versands gespeichert. Wenn Sie einem neuen Job keinen Namen und bzw. keine Beschreibung geben, erhält der Job automatisch den Namen bzw.die Beschreibung der Ausgabe. Ein Ausrufezeichen warnt bei der Erstellung des Jobs, falls sich die Rubriken im Verteiler und der Ausgabe nicht komplett decken. Sie entscheiden, ob der Testversand im Text- oder im HTML- Format rausgeht. Wenn beim Nachbearbeiten der Beiträge die Fehlermeldung Bitte geben Sie eine Rubrik an! angezeigt wird, liegt das an fehlenden Benutzerrechten des Bearbeiters für die betreffende Rubrik. Wenn Sie als Sendezeitpunkt einen zurückliegenden Zeitpunkt auswählen, werden alle Abonnenten, die sich nach der angegebenen Uhrzeit in die Aboliste eingetragen haben, beim Versand nicht berücksichtigt. Ein Hinweis wird angezeigt, falls der Verteiler, an den Sie die Ausgabe verschicken wollen, leer ist. em-handbuch-08.doc Stand Seite 14

15 Archiv Sobald eine Ausgabe versendet wurde, wird sie im ARCHIV gespeichert. Mit Hilfe der Suchleiste können Sie nach bis zu 10 Wörtern oder Wortteilen suchen. Trennen Sie die Wörter mit einem Leerzeichen. Das Suchergebnis wird mit Kurzangaben angezeigt. Innerhalb der Profi-Suche können Sie die Suche mit Hilfe von Filtern einengen: Suchbegriffe Zeitspanne Rubrik Ausgabe Autor Sie können das Archiv auch über das Internet zugänglich machen, indem Sie auf Ihrer Internetseite einen entsprechenden Link einstellen. Um die an verschiedene Listen verschickte Ausgaben den entsprechenden Benutzergruppen über das Archiv zugänglich zu machen, verfügt jede Aboliste über ein eigenes Archiv mit einem eigenen Link. Sie können so mehrere thematisch verschiedene - Publikationen für verschiedene Benutzergruppen unterhalten, und die Archive thematisch getrennt zur Verfügung stellen. Im Archiv gefundene Beiträge können Sie: im Detail ansehen löschen editieren Bedingung dazu ist, dass die entsprechende Option im Versandprofil eingestellt ist. Bei der Suche nach Wortteilen verwenden Sie bitte Platzhalter. Sie suchen z.b. nach Außenhandel. Sie finden die Beiträge, die dieses Wort enthalten wenn Sie Außen* oder *handel eingeben. Das Datum, mit dem ein Beitrag angezeigt wird, ist das Versanddatum. Den Link erhalten Sie auf Anfrage von der infin Ingenieurgesellschaft. Nach dem Versand entdeckte Fehler können per Editieren auch noch im Archiv korrigiert werden. em-handbuch-08.doc Stand Seite 15

16 Statistik HTML Tracking Die Aktion HTML TRACKING immodul STATISTIKEN misst die Öffnungsrate von s im HTML-Format. Die Öffnungen werden Job-orientiert angezeigt. Wählen Sie im Modul STATISTIK die Aktion HTML-Tracking, nachdem Sie vorher einen Job markiert haben. Bei der nächsen Anzeige können Sie die Zeitspanne auswählen. Hiermit grenzen Sie die Anzeige auf einen bestimmten Zeitraum ein. Angezeigt werden nun: Die Anzahl der gemessenen Öffnungen Die Gesamtanzahl der versandten s Die Öffnungsrate in % Die -Adressender Empfänger, die die geöffnet haben, samt Name und Vorname (jeweils falls vorhanden) der Empfänger laut Verteiler Sie können per Klick auf das Lupen- Symbol alle Empfängerdaten einsehen. Die -Adressen können Sie auch als CSV-Datei auf die eigene Festplatte speichern. Wählen Sie dafür die Aktion Download. Die Öffnungsrate kann nur bei HTML s berechnet werden. Wenn der Empfänger bei der Öffnung der E- Mail offline ist, oder wenn das - Programm oder der Internetanbieter des Empfängers die Öffnung der verhindern, kann die Öffnung einer nicht registriert werden. Die Standard-Anzeige ist vom Datum des Versands bis heute. CSV-Dateien können mit Microsoft Excel geöffnet und bearbeitet werden. em-handbuch-08.doc Stand Seite 16

17 Link Tracking Klicken Sie Im Modul STATISTIKEN einen Job an und wählen dann die Aktion LINK TRACKING. So sehen Sie, wie Ihre Empfänger auf die Inhalte Ihrer Aussendung reagiert haben. Es werden der Link zur Gesamtausgabe (falls im Versandprofil eingestellt) sowie die versendeten Beiträge mit folgenden Daten angezeigt: Anzahl der Klicks auf den jeweiligen Link (zum Beitrag oder Gesamtausgabe) Anzahl der Benutzer, die den Link laut Verteiler erhalten haben Klick-Rate (CTR = Click Through Rate) in % Balkengrafik der Werte der Klick- Rate Die Anzeige wird standarmäßig auf die Zeitspanne zwischen dem Sendedatum und dem aktuellen Datum eingeschränkt. Die Zeitspanne der Anzeige kann frei geändert werden. Sie können nur dann Informationen per Link Tracking gewinnen, wenn Sie im Versandprofil eingestellt haben, dass Links zu den Beiträgen und/oder der Gesamtausgabe verschickt werden. Für Administratoren: Klicks auf Links zur Zielseite werden nur dann gezählt, wenn eine Umleitung über den infin-server erfolgt. Dafür muss im Versandprofil selektiert und der Link zur Zielseite nicht selektiert sein. Sie können sich wahlweise alle Klicks anzeigen lassen oder nur Klicks verschiedender Empfänger. Für die Errechnung der CTR wird folgende Formel verwendet: (Anzahl Benutzer, die auf den Link geklickt haben / Anzahl Benutzer, die den Link laut Verteiler erhalten haben) * 100 Die Balkengrafik ist zur besseren Übersicht farblich gestaltet. CTR bis 2% sind rot, von 2 bis 4% gelb, über 4% grün gehalten. Sie können sich nun für einen Beitrag anzeigen lassen, welche Benutzer auf den dahin führenden Link geklickt haben. Siehe dazu den Abschnitt User Tracking. em-handbuch-08.doc Stand Seite 17

18 User Tracking Über die Zahl der Benutzer, die auf einen Link in der geklickt haben, hinaus zeigt Ihnen infin- im USER TRACKING auch diese Benutzer mit Adresse, Vorname und Nachname direkt an. Sie können sich nun für einen Beitrag anzeigen lassen, welche Benutzer auf den dahin führenden Link geklickt haben. Selektieren Sie dafür in der Übersicht der Klick-Raten den gewünschten Beitrag und wählen die Aktion User Tracking. Wollen Sie sehen, welche Benutzer sich für mehrere Beiträge (Themen) gleichzeitig interessiert haben, selektieren Sie die entsprechenden Beiträge und wählen die Aktion User Tracking. Die Daten der angezeigten Benutzer können Sie per Download als CSV- Datei auf Ihre Festplatte speichern. In der Anzeige der Benutzer, die sich für einen bestimmten Beitrag (oder mehrere Beiträge) interessiert haben, können Sie auch einsehen, welche andere Beiträge die Benutzer eingesehen haben. Klicken Sie dafür auf die Lupe rechts in der Anzeige. Sie erhalten so eine Auflistung der Beiträge, für die sich der Benutzer interessiert hat, sowie die Anzeige, wie oft er den Link zum Beitrag angeklickt hat. Tipp: Erstellen Sie mit Hilfe der CSV-Datei einen neuen Verteiler im Modul Abolisten (oder Verteilerlisten) und beliefern Sie die Benutzer mit gezielten informationen. em-handbuch-08.doc Stand Seite 18

19 Versandstatistik Im Modul STATISTIKEN können Sie sich für jeden Job eine VERSANDSTATISTIK anzeigen lassen. Selektieren Sie dafür den Job und wählen Sie die Aktion VERSANDSTATISTIK. Folgende Informationen werden in einem neuen Fenster angezeigt: Die Versandstatistik ist online nach Konsolidierung der Daten am Tag nach dem Versand verfügbar. Kurzangaben: Name und Beschreibung des Jobs, Name und Beschreibung des Verteilers (Aboliste oder Verteilerliste), Name und Beschreibung der versandten Ausgabe sowie der Sendetermin Anzahl der für diesen Job generierten s Anzahl der versendbaren s Anzahl der nicht versendbaren E- Mails Analyse der nicht versendbaren E- Mails nach Status / Fehlergruppen Tortengrafik zur Fehlerverteilung Folgende Aktionen können Sie von dieser Seite unternehmen: Download aller nicht versendbarer Adressen bei diesem Job Online-Anzeige der nicht versendbaren Adressen Online-Anzeige der nicht versendbaren Adressen pro Fehlergruppe Download der nicht versendbaren Adressen pro Fehlergruppe Die Aufschlüsselung erfolgt nach 6 Fehlergruppen: Domain-Name nicht vorhanden Adresse nicht vorhanden Ungültiges Adressen-Format Box voll Kommunikationsprobleme Sonstiges Wählen Sie dafür die Aktion Download. Klicken Sie dafür auf die Lupe neben der Tortengrafik. Ein neues Fenster geht auf, aus der Sie die nächsten Aktionen starten. em-handbuch-08.doc Stand Seite 19

20 Weitere Einstellungen Rubriken Das Modul RUBRIKEN hilft Ihnen, die Inhalte Ihres NewsLetters zu ordnen und zu verwalten. Vor allem aber dienen die Rubriken zur automatischen inhaltlichen Individualisierung Ihrer s beim Versand. Dabei können Sie selbst: neue Rubriken erstellen vorhandene Rubriken editieren vorhandene Rubriken löschen Für eine einfachere Verwaltung der Rubriken ordnen Sie jeder Rubrik einen Code zu. In der Übersicht werden die Rubriken mit Code und Namen angezeigt. Nach diesen Kriterien ist die Anzeige der Rubriken auch sortierbar. Bei der Erstellung einer neuen Rubrik geben Sie Code, Name und Beschreibung an. Die Beschreibung kann auf Anfrage im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden (nur für HTML-Newsletter). Bitte vermeiden Sie bei der Erstellung der Rubrikencodes das Verwenden von Leerund Sonderzeichen. Die Verwendung dieser Zeichen kann zu Fehlfunktionen führen. Die Sortierreihenfolge der Rubriken hier im Modul Rubriken hat keinen Einfluss auf die Anmeldeseite oder den Versand. Wollen Sie eine Rubrik löschen, werden Sie aufgefordert zu entscheiden, was Sie mit den Inhalten und Abonnenten dieser Rubrik machen wollen: behalten: Sie wollen nicht löschen löschen: Alle Beiträge dieser Rubrik werden gelöscht einer anderen Rubrik zuordnen: Beiträge, Abonnenten und Autoren werden einer anderen, bereits bestehenden Rubrik zugeordnet. Bitte beachten Sie: Werden neue Rubriken erstellt, erhalten die bereits vorhandenen Benutzer nicht automatisch die Rechte für diese Rubriken. Sie müssen diese Rechte im Modul Autoren vergeben. Die hier vergebenen Rechte haben Auswirkungen auf Rechte innerhalb der Module Beiträge und Abolisten (bzw. Verteilerlisten ). Wollen Sie die Benutzer in allen Verteilern, die s zu dieser Rubrik erhalten, über die Änderung informieren, können Sie an dieser Stelle eine verfassen und absenden. Die Absenderadresse dieser ist die Adresse, mit der die Anmeldebestätigungs- s verschickt werden. em-handbuch-08.doc Stand Seite 20

21 Rubrikenüberschriften Im Modul RUBRIKENÜBERSCHRIFTEN fassen Sie jeweils mehrere Rubriken zu Themengruppen zusammen. Dies erleichtert Ihren Abonnenten die schnelle Orientierung sowohl im Anmeldeformular als auch in der E- Mail. Im Anmeldeformular ist keine Anmeldung für Rubrikenüberschriften möglich. Die Anmeldung erfolgt pro Rubrik. In Modul Rubrikenübschriften können Sie: neue Rubrikenüberschriften erstellen bestehende Rubrikenüberschriften editieren bestehende Rubrikenüberschriften löschen em-handbuch-08.doc Stand Seite 21

22 Werbung Das Modul WERBUNG ermöglicht Ihnen in Ihrem NewsLetter an bestimmter Stelle Werbung einzublenden. Folgende Aktionen stehen Ihnen zur Verfügung: neue Werbung erstellen bestehende Werbung editieren bestehende Werbung löschen Beim Erstellen einer neuen Werbung bestimmen Sie Folgendes: das Versandprofil, dem diese Werbung zugeordnet wird Der Name der Werbung, mit dem die Werbung in der Übersicht bestehender Werbungen angezeigt wird Text der Werbung Nach wieviel Beiträgen die Werbung im NewsLetter eingefügt werden soll ob die Werbung im NewsLetter eingefügt werden soll Der Name erscheint nicht in der und dient ausschließlich der leichteren Verwaltung. Der Text der Werbung wird in der veröffentlicht. Die Zählweise ist rubrikübergreifend. Wählen Sie Nein falls die Werbung nicht veröffentlichungsreif ist, und noch bearbeitet werden soll. em-handbuch-08.doc Stand Seite 22

23 Ausgabenprofile Im Modul AUSGABENPROFILE speichern Sie die Einstellungen für Ihre Ausgaben. Sie können gleichzeitig mehrere Ausgabenprofile verwalten und mit verschiedenen Einstellungen den NewsLetter von Ausgabe zu Ausgabe verschieden gestalten. Folgende Einstellungen können Sie im Ausgabenprofil vornehmen: Standardsortierung der Beiträge innerhalb einer Ausgabe (nach Autor, Datum oder Überschrift, fallend oder steigend) Sortierung der Rubriken und der Rubrikenüberschriften Die Beiträge können bei der Erstellung der Ausgabe noch einmal manuell geordnet werden. Zur Verwaltung der Ausgabenprofile stehen folgende Aktionen zur Verfügung: ein neues Ausgabenprofil erstellen Details eines vorhandenen Ausgabenprofils ansehen ein vorhandenes Ausgabenprofil editieren ein vorhandenes Ausgabenprofil kopieren ein vorhandenes Ausgabenprofil löschen Machen Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch, wenn Sie mehrere ähnliche Profile brauchen. Der einfacheren Orientierung wegen werden Sie bei Erstellung eines neuen Ausgabenprofils gebeten, einen Namen und eine Beschreibung anzugeben. em-handbuch-08.doc Stand Seite 23

24 Versandprofile Im Modul VERSANDPROFILE speichern Sie die Versandeinstellungen ab. Sie können gleichzeitig mehrere Versandprofile verwalten und mit verschiedenen Einstellungen den NewsLetter von Versand zu Versand verschieden gestalten. Zur Verwaltung der Versandprofile stehen folgende Aktionen zur Verfügung: ein neues Versandprofil erstellen Details eines vorhandenen Versandprofils ansehen ein vorhandenes Versandprofil editieren ein vorhandenes Versandprofil kopieren ein vorhandenes Versandprofil löschen Folgende Einstellungen können Sie im Versandprofil vornehmen: Betreffzeile des NewsLetters Absenderadresse Kopf- und Fußzeilen der welche Beitragsteile im Newsletter versendet werden (Beitragsüberschrift, Kurztext, Langtext, Metadaten) welche Daten eines eventuellen Ansprechpartners im NewsLetter versendet werden (Name, Rufnummer, usw.) Link zum Volltext auf dem infin- Server, Link zur Zielseite auf Ihrem Server Typ des Versands (Abo- oder Spezialversand) Archivierung Begleittext für die automatisch generierten Links (zu den Beiträgen, zur Gesamtausgabe) Personalisierung der s (falls freigeschaltet) Wählen Sie zwischen fest eingestellt, den Namen der Ausgabe oder des Jobs übernehmen. Durch Selektieren der entsprechenden Checkboxen können Sie entscheiden, welche Teile (sei es Kopf- und Fußzeilen, sei es Beitragsstrukturteile) in der übernommen werden, und so Ihre individuell gestalten. Für Rubriken und Rubrikenüberschriften können Sie eine automatische Großschreibung einstellen. Beim Aboversand werden die s gemäß den Abonnements aufbereitet. Beim Spezialversand wird derselbe Inhalt an alle Benutzer in der Liste versandt. em-handbuch-08.doc Stand Seite 24

25 Profil Anmeldeseite Im Modul PROFIL ANMELDESEITE speichern Sie die Einstellungen zur Anmeldeseite, über die sich interessierte Benutzer für Ihren Newsletter registrieren. Arbeiten Sie mit mehreren Abolisten, können Sie für jede Aboliste eine eigene Anmeldeseite mit jeweils unterschiedlichen Einstellungen generieren. Folgende Einstellungen können Sie im Profil Anmeldeseite vornehmen: Überschrift der Anmeldeseite Kopf- und Fußzeile der Anmeldeseite Betreffzeile der Bestätigungsmail Absender der Bestätigungsmail Text der Bestätigungsmail. Zur Verwaltung der Anmeldeseiten- Profile stehen folgende Aktionen zur Verfügung: Die Rubriken, für die man sich auf der Anmeldeseite registrieren kann, werden im Modul Abolisten festgelegt. In der Bestätigungsmail können Sie mit nur einem Klick Variablen einfügen, wie z.b: Datum und Uhrzeit der Anmeldung, registrierte Adresse, abonnierte Rubriken. neues Profil Anmeldeseite erstellen Details eines vorhandenen Profils Anmeldeseite ansehen vorhandenes Profil Anmeldeseite editieren vorhandenes Profil Anmeldeseite löschen Der einfacheren Orientierung wegen werden Sie bei Erstellung eines neuen Profils gebeten, einen Namen und eine Beschreibung einzugeben. em-handbuch-08.doc Stand Seite 25

26 Benutzerverwaltung Autoren Im Modul AUTOREN werden die Benutzer des infin-newsletter verwaltet. In der Übersicht werden alle Benutzer mit Kurzangaben angezeigt: Name Vorname Adresse Telefonnummer Faxnummer Zugangsbereich (Administrator, Redakteur, Autor, usw.) In diesem Modul können Sie: einen neuen Benutzer erstellen einen bestehenden Benutzer editieren alle zum Benutzer gespeicherten Informationen einsehen einen bestehenden Benutzer löschen Bei der Erstellung eines neuen Benutzers werden folgende Daten abgefragt: Die Art und der Umfang der Zugangsbereiche werden nach Ihren Wünschen eingerichtget. Eine detaillierte Zulassungsmatrix macht infin- besonders flexibel und sicher. Beachten Sie: Werden neue Rubriken erstellt, erhalten die bereits vorhandenen Benutzer nicht automatisch die Rechte für diese Rubriken. Sie müssen diese Rechte im Modul Autoren (Aktion Editieren ) eigens vergeben. Die hier vergebenen Rechte haben Auswirkungen auf Rechte innerhalb der Module Beiträge und Abolisten (bzw. Verteilerlisten ). Benutzername und Passwort für das Login Vorname und Nachname weitere Kontaktdaten ( , Telefon, Fax) Zugangsbereich (Administrator, Redakteur, Autor, usw.) Rubriken, zu denen der Benutzer Zugang haben soll em-handbuch-08.doc Stand Seite 26