AUSSTELLER- LEITFADEN

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1 AUSSTELLER- LEITFADEN

2 Inhalt Editorial 02 DAS WICHTIGSTE David Ruetz, Head of ITB Berlin ITB Berlin Zeitplan 04 ITB Berlin Kostenüberblick 06 Was tun? Was nicht? 07 MESSEAUFTRITT Liebe Aussteller der ITB Berlin, freuen Sie sich auch auf die ITB Berlin? Wir sind die führende Fachmesse der weltweiten Reiseindustrie und bieten das gesamte Spektrum der Tourismusbranche: Länder, Zielgebiete, Veranstalter, Buchungssysteme, Verkehrsträger, Hotels, interessierte Fachbesucher und zahllose Neugierige, die ihren nächsten Urlaub vorbereiten. Für Sie als Aussteller ist die ITB Berlin eine erstklassige Verkaufsplattform, aber auch eine prima Gelegenheit zur Imagepflege. Ich persönlich freue mich bereits jetzt auf eine bunte, inspirierende und erfolgreiche ITB Berlin 2012 und natürlich auf Sie! Herzlichst, Ihr David Ruetz P. S.: Wie gewohnt finden Sie in diesem aktualisierten Leitfaden Tipps und Hinweise zur erfolgreichen Planung, Durchführung und Nachbereitung Ihres ITB Berlin Auftritts. Zusätzlich werden vor allem die Gewinnung von Kontakten sowie Ideen zum Standbau stärker beleuchtet. Messeziele 09 Kontakte 10 Messestand 11 Standanmeldung 11 Standkonzeption 12 Standorganisation 14 Standpersonal 16 KOMMUNIKATION Vor der ITB Berlin Virtual Market Place 19 Materialien und Werbemittel 19 Während der ITB Berlin Werbung, PR, Pressearbeit 20 Pressekonferenzen 21 Pressefach 21 Presseführer 21 NACHBEREITUNG Folgeaktionen 23 Auswertung 23 PRAKTISCHES Reisevorbereitungen 25 Orientierung vor Ort 25 Kontakt 27 Impressum 28 2 EDITORIAL INHALT 3

3 DAS WICHTIGSTE Datum To Do Weitere Informationen Formular 4. Februar Gas-Installationen C6 4. Februar Sprinkler-Installationen C11 Was passiert wann genau im Vorfeld und auf der ITB Berlin? Mit welchen Kosten sollten Sie rechnen? Worauf kommt es vor allem an? Die folgenden Seiten geben einen schnellen Überblick über die wichtigsten Eckpunkte für Ihren erfolgreichen Messeauftritt. Hier zunächst ein zeitlicher Überblick. 4. Februar Elektro-Installationen (Hallen, Freigelände) C4, C5 4. Februar Wasserinstallationen (Hallen, Freigelände) C13, C14 8. Februar Parkplätze oder Stellplätze für Pkw, Lkw/Container A3, A4 8. Februar Lastverteilende Maßnahmen, Unterpallungen B7 8. Februar Internet- und WLAN-Anschluss C7 8. Februar Telefon und Fax (Analog und ISDN) C12 ITB Berlin 2012 Zeitplan für Aussteller, 8. Februar Abhängungen, Hängepunkte H1 8. Februar Abfallentsorgung (Meldung und Bestellung) E1, E2 9. Februar Pressemitteilungen und Presseeinladungen versenden Datum To Do Weitere Informationen Formular 10. Februar Besuchereinladung an Kunden verschicken September bis Dezember 1. September Standanmeldung einreichen SAM frühestmöglich Räume für Pressekonferenzen/Seminare/Präsentationen buchen frühestmöglich Reisebuchungen (Flug- und Hotelreservierungen) vornehmen frühestmöglich Visa beantragen, falls nötig ab September Informationen zu Sponsoring-und Werbemöglichkeiten anfordern ab November Kontaktperson im Presse Guide eintragen ab November Pressefach buchen und Pressemappen vorbereiten Dezember Standbaudetails zur offiziellen Genehmigung einschicken B9 15. Dezember Mitaussteller registrieren anhand der Seite III der Standanmeldung SAM 15. Dezember Ausstellereintrag im Virtual Market Place aktualisieren Januar Einträge Ihrer Mitaussteller im Virtual Market Place ergänzen/ aktualisieren Februar 15. Februar Erhalt der Rechnung für die Standmiete und die Werbebox sowie der kostenfreien Aussteller-Codes kontrollieren 15. Februar Auf- und Abbau-Ausweise (kostenlos) bestellen A2 20. Februar Zusätzliche Ausstellerausweise bestellen Februar Musiknutzungen bei Messen und Ausstellungen anmelden B8 22. Februar Bewachung / Sicherheit E4 22. Februar Catering E5 22. Februar Reinigung des Standes E7 22. Februar Standpersonal (Hostessen, Hosts) E8 22. Februar Versicherung von Ausstellungsgut E9 22. Februar Blumen- und Pflanzendekoration H Februar Standard-Wände (Wände, Tapezierer- und Malerarbeiten) H Januar Informationen zu Wochenend-Highlights an ITB Berlin senden itb@messe-berlin.de 22. Februar Bodenbelag und Teppich H2 13. Januar Messeveranstaltungen im Veranstaltungskalender registrieren lassen A5 22. Februar Mietmobiliar H5 Januar ab 16. Januar ITB Berlin Kongressprogramm checken ab 16. Januar ITB Berlin Veranstaltungskalender checken Februar Standausstattungselemente H Februar Fotokopierer und Büromaschinen H3 21. Januar Anzeigen im offiziellen ITB Berlin Katalog buchen Februar PC, Notebook, EDV-Zubehör H Januar Zusätzliche Einträge ( z.b. Produkteinträge) im ITB Berlin Katalog buchen Februar Beginn des Standaufbaus 25. Januar Standbau bestellen Januar Andere Teilnehmer über ITB Networking kontaktieren H6, H7, H8, H9 März 11. März Beginn des Standabbaus (ab 18 Uhr) 15. März Abbauende 1. Februar ITB Berlin Werbematerialien bestellen Februar 1. Februar Transport der Messematerialien organisieren D3, D4 3. Februar Eintrittskartengutscheine/ -Codes für Kunden bestellen Die Formulare des Ausstellerservicekatalogs und der Kommunikationsmappe sind ab November online unter: erhältlich. Organisation PR & Marketing Reise 4 DAS WICHTIGSTE DAS WICHTIGSTE 5

4 DAS WICHTIGSTE Der Messe-Erfolgskalkulator Eine erfolgreiche Messeteilnahme setzt sich aus vielen Bausteinen zusammen. Nicht immer sind alle Maßnahmen nötig. Doch an bestimmte Kostenfaktoren sollten Sie schon vorab denken, um später keine Überraschung zu erleben. Unser schneller ITB Berlin Kostenüberblick hilft Ihnen, das Messebudget realistisch einzuschätzen. ITB Berlin Kostenüberblick GRUNDKOSTEN Standmiete, Aussteller-Ausweise, Werbebox, AUMA-Gebühr Technischer Service (Strom-, Wasser-, Gasanschlüsse, Reinigung etc.) Kommunikationsservice (Telefon, Internet etc.) STANDBAU, STANDAUSSTATTUNG, STANDGESTALTUNG Standbau (Material, Aufbau, Abbau, Abhängungen etc.) Standausstattung (Möbel, Teppich, Beleuchtung etc.) Standgestaltung, (Beschriftung, Dekoration, Präsentationen etc.) STANDSERVICE UND SPEZIELLE ITB BERLIN SERVICES Die Messe Berlin macht Ihre ITB Berlin Beteiligung kalkulierbar. Mit dem Messe- Erfolgskalkulator ermittelt der SalesPark Berlin TM die Effektivität Ihrer individuellen Präsenz auf objektiver Grundlage. Unter können Sie sich anmelden. Auch der Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.v. (AUMA) bietet einen Effizienzrechner für Messebeteiligungen an: Was tun? Was nicht? + Woran Sie unbedingt denken sollten Teilen Sie Ihre Messebeteiligung vorab bestehenden und potentiellen Kunden mit. Vereinbaren Sie wichtige Termine vorab über ITB Networking: Planen Sie Ihre Anreise inklusive Besuch der Aussteller- Abendveranstaltungen. Besuchen Sie den begleitenden Kongress: Planen Sie genügend Zeit für Benchmarking, Kongresse & Events ein. Informieren und schulen Sie Ihr Messeteam umfassend. Werbemaßnahmen, Einladungen, Eintrittskartengutscheine Besucherbewirtung Erweiteter Eintrag in den Ausstellerkatalog, Pressefach Werbematerialien (Prospekte, Flyer, Streuartikel etc.) TRANSPORT UND HANDLING Speditionskosten, Transport und Lagerung PERSONAL- UND REISEKOSTEN Was Sie unbedingt vermeiden sollten Sie haben keine nachprüfbaren Messeziele. Sie haben zu wenige Visitenkarten dabei. Sie können Termine nicht einhalten. Sie halten wichtige Gespräche nicht fest. Sie unterschätzen die Bedeutung von Journalisten. Sie vernachlässigen die Messenachbereitung. Personalkosten Anreise, C0 2 Kompensation, Unterkunft, Spesen des Messepersonals SONSTIGE KOSTEN Messeauswertung Folgeaktionen (Dankesbriefe, Zusendung von Unterlagen etc.) Aussteller-Rundschreiben Wir senden Ihnen die neuesten Informationen und Hinweise zur ITB Berlin und zu wichtigen Deadlines an die in Ihrer Standanmeldung eingetragene -Adresse des Ansprechpartners. Achten Sie auf dringende Termine und Fristen sowie aktuelle Veranstaltungshinweise. Sonstige Kosten im Rahmen der Messevorbereitung Ihr individuelles Messebudget 6 DAS WICHTIGSTE DAS WICHTIGSTE 7

5 MESSEAUFTRITT So erreichen Sie Ihre Messeziele Das könnten Ihre Messeziele sein: Tipps zur Umsetzung: KONTAKTE Kontakte zu Kooperations- und Vertriebspartnern herstellen Kontakte zu Partnern pflegen Neukunden akquirieren Stammkunden pflegen Neue Zielgruppen erreichen Neue Mitarbeiter finden frühzeitig Termine vereinbaren Pressekonferenzen abhalten offener, einladender Standbau Durch konkrete Ziele geben Sie Ihrem ITB Berlin Auftritt eine erfolgversprechende Richtung. Überlegen Sie sich also möglichst genau, was Sie auf der ITB Berlin erreichen möchten. Aber auch, was Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten. Je genauer Sie und Ihre Kollegen über die gemeinsamen Messeziele Bescheid wissen, desto sicherer werden Sie sie auch erreichen. GESCHÄFT Preisspielräume ausloten Geschäftsanbahnung Abschlüsse tätigen IMAGE Image verbessern Bekanntheit erhöhen Interessante Produktneuheiten präsentieren angenehme Besprechungsatmosphäre geschultes Verkaufspersonal Business Lunch / Standparty großflächige Zentralbotschaften auffällige Exponate & Give-Aways am Stand Präsentationen INFORMATIONSGEWINN Fachveranstaltungen besuchen zum Beispiel den ITB Berlin Kongress oder die ITB Berlin Business Travel Days Entwicklungen, Marktnischen und Markttrends identifizieren Wettbewerb, Konkurrenz und Marktsituation analysieren ITB Berlin Kongressprogramm checken ausreichend Zeit für Messerundgang einplanen Möglichkeiten zum Networking nutzen 8 MESSEAUFTRITT MESSEAUFTRITT 9

6 MESSEAUFTRITT Kontakte, Kontakte, Kontakte Laut unserer Aussteller-Umfrage sind Kontakte das wichtigste Messeziel. Im Gegensatz zur schriflichen oder telefonischen Kontaktaufnahme finden in der persönlichen Kommunikation soziale Austauschprozesse statt, die Verhandlungserfolge wesentlich beeinflussen können. Ihr Messestand auf der ITB Berlin Der Messestand macht Ihr Unternehmen direkt erlebbar. Hier entsteht der erste Eindruck beim Kunden. Hier positioniert sich Ihr Unternehmen. Hier laden Sie ein und verhandeln. Im Idealfall ist der Messestand ein stimmiges Spiegelbild Ihrer Marke, Produkte und Leistungen und rundet sie ab zu einem positiven Unternehmensimage. Die Standanmeldung ist schnell erledigt Für die beidseitige Planung und Berücksichtigung der Ausstellerwünsche brauchen wir die Standanmeldung bis zum 1. September des Vorjahres. Wenn Sie eine Frage rund um Ihre Standanmeldung haben, kontaktieren Sie einfach das ITB Berlin Team. Ihren individuellen Ansprechpartner finden Sie unter: ANMELDEFRIST 1. SEPTEMBER Kongress-Sponsoring Social Media KONTAKTE Elevator Pitch Werbeflächen Anzeigen im Katalog Networking- Tool Pressekonferenz Kongressbesuch Laden Sie die Standanmeldung für die ITB Berlin herunter, füllen Sie das PDF bequem am Computer aus und versenden Sie die Formulare direkt per . Natürlich können Sie sie auch wie bisher ausdrucken und per Fax an uns senden. Das Dokument beinhaltet auch die Teilnahmebedingungen für die ITB Berlin. Nach Eingang und Prüfung Ihrer Standanmeldung erhalten Sie schnellstmöglich das Standangebot. Dieses sollten Sie so schnell wie möglich bestätigen am besten per . Bis Mitte Februar erhalten Sie eine Anzahlungsrechnung von der ITB Berlin. Standanmeldung standanmeldung Rückfax +49(0)30/ oder Pressefach Online Werbung im ITB Virtual Market Place Give-Aways mit Standnummer Einladung an inaktive Kunden Networking- Events Eintrittskartengutscheine für Kunden! Tipps zur Planung und Messeteilnahme Standmietenrechner Er berechnet im Handumdrehen die Standmiete für jede gewünschte Standgröße und Standart: > Standmietenrechner Werbebox Ein Basis-Paket ausgewählter Marketing-Tools der Messe Berlin GmbH zur Optimierung der Messebeteiligung und der Präsenz am Markt. Technische Details Beziehen Sie bitte bei der Planung Ihres Messeauftritts die technischen Richtlinien zu Standbau- und Sicherheitsbestimmung etc. in die Überlegungen ein. Download unter: 10 MESSEAUFTRITT MESSEAUFTRITT 11

7 MESSEAUFTRITT DEKORATION Schaffen Sie mit Blumen und Pflanzen eine einladende Atmosphäre.! Auf keinen Fall vergessen: Visitenkarten, Flyer und Prospekte Wichtige Stichworte für einen gelungenen Messestand Stimmen Sie zunächst das Gesamtkonzept des Messestands auf Ihre Ziele ab. Neben interessanten Exponaten sollte Ihr Messestand auch die Philosophie des Unternehmens präsentieren. Zentraler Punkt der Standkonzeption ist daher eine überzeugende Gestaltung authentisch, einladend und genau auf Ihre Messeziele abgestimmt. FUNKTIONALITÄT MULTI-SENSORIK GERÄUSCHE INTERAKTION Statten Sie Ihren Stand abhängig von Ihren Messezielen mit genügend Gesprächsmöglichkeiten aus, eventuell auch mit einer Bar und Sitzgruppen. Frei zugängliche Sitzmöglichkeiten laden zum Verweilen ein. Integrieren Sie in Ihr Standkonzept auch olfaktorische Reize (Düfte), Tastsinn (Wandmaterial, Bodenbelag) und Geschmackssinn (Verkostungen). Fallen Sie durch unerwartete, angenehme Geräusche und Klänge (Urwald, Wellen, Wind) und Applaus auf. Fordern Sie Ihre Kunden zur Interaktion auf. Gewinnspiele und Verlosungen locken Publikum an den Stand. Lassen Sie Innovationen oder für Ihr Unternehmen typische Exponate ausprobieren. FARBE Stimmen Sie Farbe und Design Ihres Messestandes auf Ihre Corporate Identity ab. Die Farben sollten zentrale Botschaften unterstreichen, ohne von Ihnen abzulenken. Bedenken Sie die Wirkung von Farben. Während Weiß Distanz und Neutralität ausdrückt, wird mit Rot bspw. Energie und Leidenschaft assoziiert. GIVE-AWAYS Besondere & authentische Werbegeschenke stellen einen positiven Bezug zum Unternehmen her und können auch als Einstieg für ein Gespräch dienen. BÜROMATERIAL Denken Sie an Tacker, Schere, doppelseitiges Klebeband, Blöcke, Marker, Stifte, Büroklammern etc. WIRKUNG Arbeiten Sie mit großen, gut lesbaren Zentralbotschaften bzw. Slogans. Slogans sollten einzigartig und authentisch sein: Lieber keinen Slogan als einen profillosen Slogan nutzen. BILD Nutzen Sie auch Fotos denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Dabei wirken Personenmotive stärker als Landschaften. Außergewöhnliche Formen und kräftige Farben ziehen die Blicke auf sich, z.b. die verfremdete Darstellung von Motiven. TECHNIK Präsentieren Sie sich visuell: mit Filmen und Multimedia-Anwendungen. Installationen ziehen die Aufmerksamkeit auf sich, vereinfachen die Kontaktaufnahme mit dem Besucher und können Wartezeiten überbrücken. LICHT Heben Sie wichtige Standbereiche durch Beleuchtung hervor. Beleuchtete Bereiche suggerieren, dass etwas Besonderes zu sehen ist. Vorsicht bei zu grellen und damit heißen Lichtstrahlern. 12 MESSEAUFTRITT MESSEAUFTRITT 13

8 MESSEAUFTRITT Best Exhibitor Awards Kombinieren Sie B2B und B2C Nutzen Sie die Chance, sich auf der ITB Berlin sowohl den Fachbesuchern als auch dem Privatpublikum zielgruppengerecht zu präsentieren. Sprechen Sie die Privatbesucher emotional durch Bilder und Exponate an. Dafür können Sie Ihren Stand auch zum Wochenende hin an einigen Stellen verändern. Planen Sie schon in Ihrem Standkonzept genug Aktionsfläche ein. Interessante Give- Aways, Shows und Gewinnspiele locken die Besucher an Ihren Stand. Sollten Sie Mitaussteller haben, die ausschließlich an Fachbesuchern interessiert sind, ist es auch möglich, diese Standfläche anderen Mitausstellern am Wochenende zur Verfügung zu stellen, z.b. Reisebüros. Beachten Sie bei Ihrer Personalplanung, dass Ihr Stand auch am ITB-Sonntag bis 18 Uhr besetzt sein muss. Vorzeitig abgebaute/ leere Stände wirken sich negativ auf Ihr Unternehmensimage aus. Qualität zahlt sich aus! Während der Fachbesuchertage bewertet eine unabhängige Jury von rund 30 Nachwuchstouristikern der Cologne Business School (CBS) alle Stände auf der ITB Berlin nach einem vorab eigens festgelegten Kriterienkatalog. Entscheidend dabei sind Qualitätsmerkmale wie Standgestaltung, Servicekompetenz, Informationstransfer und Kreativität. Der Best Exhibitor Award wird immer am Abend des ITB Samstags auf dem Messegelände verliehen. Seien auch Sie unter den Gewinnern. Alle Details zum Best Exhibitor Award finden Sie unter: Beim Standbau helfen wir gerne Grundsätzlich können Sie sich auf der ITB Berlin mit einem Systemstand oder mit einem individuellen Messestand präsentieren. Die MB Capital Services GmbH hilft Ihnen in allen Fragen rund um Ihren Messestand gerne weiter über die Planung und den Entwurf bis zum Bau, der auch ökologisch ausgeführt werden kann: Bewirtung am Messestand Wer Besuchern etwas Leckeres anbietet, hält sie länger am Stand. Offerieren Sie zum Beispiel Spezialitäten aus Ihrer Herkunfts region. Verkaufen dürfen Sie Speisen und Getränke jedoch auf der ITB Berlin nicht. Übrigens, unsere Tochterfirma, MB Capital Catering, hilft Ihnen gern in allen Fragen rund um das leibliche Wohl Ihrer Besucher: Kontakt: Business Center für alles Wichtige An verschiedenen Punkten des Messegeländes finden Sie Business Center eine äußerst nützliche Einrichtung: Fotokopieren und Drucken (in s/w und Farbe, auch auf Folie, Spezialpapier und Fotokarton), Fax, Telefon, Internet, PC- Nutzung, Scannen, Brennen, Prepaid-, Telefon- und SIM-Karten, Laptopanschluss, Schreibservice, Visitenkarten und vieles mehr. Die genaue Lage der Business Center ist im Quickfinder und im Katalog der ITB Berlin zu finden. Veranstaltungen am Stand Diskussionsrunden, Präsentationen und Vorführungen ziehen Presse und Besucher an. Standparties können das Image multidimensional stärken und schaffen die Möglichkeit zum informellen Meeting. Achten Sie bitte stets darauf, dass Ihre Standveranstaltung angemeldet ist. Veranstaltungen sind morgens ab 9.30 Uhr und abends bis Uhr möglich und sind nur auf der Ihnen zugewiesenen Fläche gestattet nicht auf dem Gang. Bitte sprechen Sie tontechnisch verstärkte Musik, Reden etc. vorab immer mit Ihren Standnachbarn ab. Veranstaltungsgäste, die vor Messeschluss das Messegelände betreten, benötigen eine gültige Eintrittskarte. Nach Messeschluss benötigen Gäste eine schriftliche Einladung des einladenden Ausstellers im Original. Kontakt: Frau Gianna Nemitz, Die Ausstellerservicemappe Die Ausstellerservicemappe der ITB Berlin bietet ab November eine Übersicht mit ausführlichen Erläuterungen sowie Bestellformularen zum Download. Unter finden Sie Wichtiges zu allen Themen rund um Ihre Messe organisation: Ausweise, Bewachung, Gastronomie, Hostessen, Kommunikationstechnik, Küchenvermietung, Möbel, Parkplätze, Reinigung, Spedition, Standausstattung, Standbau, technische Richtlinien, technische Services, Veranstaltungsanmeldung, Versicherung und vieles mehr. 14 MESSEAUFTRITT MESSEAUFTRITT 15

9 MESSEAUFTRITT Gut vorbereitetes Personal ist ein planbares Plus Schulen Sie Ihr Standpersonal zu diesen Themen: Ihr Standpersonal ist ein wichtiger Erfolgsfaktor Wenn Sie Ihre Kunden erfolgreich erreichen möchten, sollten Sie nicht nur ausreichend Standpersonal einplanen, sondern auch auf dessen Qualifikation achten. Die Messe Berlin hilft Ihnen gern bei der Suche nach Standpersonal: Stand- sowie Auf- und Abbaupersonal finden Sie auch über die Agentur für Arbeit: Messeziele und Zielgruppen Kooperationspartner und Interessenten 30-Sekunden-Kurzbeschreibung Ihres Angebots Gesprächsführung Erstellung von Gesprächsberichtsbögen Standordnung und Verhaltenskodex Kleidung, Accessoires und Namensschilder Dienstplan, Hierarchien und genaue Aufgabenverteilung Aktionen und besondere Events während der ITB Berlin Service beginnt mit einem freundlichen Lächeln und hört mit der Unterschrift unter einen Vertrag noch lange nicht auf: Wer auf Ihren Messestand kommt, sollte sich von Anfang an wohlfühlen. Sympathische, kompetente Mitarbeiter, die genau wissen, worauf es in Ihrem Unternehmen ankommt, sind einer der wichtigsten Faktoren für Ihren Messeerfolg auf der ITB Berlin. Die vier Schlüsselpositionen beim Standbetrieb Für den erfolgreichen Betrieb Ihres Messestands empfehlen wir vier Schlüsselpositionen zu besetzen. Bei kleinen Ständen können mehrere Positionen von einem Mitarbeiter übernommen werden. FRAGETECHNIK PRÄSENZ KONZENTRATION NOTIZEN Tipps für Ihr Personal zur erfolgreichen Gesprächsführung Fragen Sie nie: Kann ich Ihnen helfen?. Das Gespräch ist dann mit einem Nein bereits wieder beendet. Fragen Sie: Wie kann ich Ihnen helfen?. So können Sie einen Dialog aufbauen. Das Personal sollte einen einheitlichen Kleidungsstil haben. Abgestimmt auf Ihr Unternehmen könnten das bspw. Anzugspflicht für die Herren sein, ein Team-Shirt oder auch ein Button. Jeder Mitarbeiter sollte stets ansprechbar sein. Essen Sie nicht am Stand, dafür sind die Pausen da. Stehen Sie nicht in der Ecke herum, sondern gehen Sie aktiv auf Interessenten zu. Setzen Sie sich unbedingt ein Zeitlimit. Gute Messegespräche zeichnen sich durch inhaltliche Zielstrebigkeit aus. Machen Sie sich bei jedem Kontakt Gesprächsnotizen und halten Sie die weitere Kommunikation fest. Dann klappt auch das Nachmessegeschäft. Gesprächsberichtsbögen die Basis für erfolgreiches Nachhaken... MESSE ANLASS Interessenlage des Gesprächsparners: Neu-/Altkunde, potenzieller Kooperationspartner, Einwände, Besonderheiten... GESPRÄCHSFÜHRER... DATUM / UHRZEIT DER HOOKER zieht die Aufmerksamkeit vorübereilender Messebesucher auf sich. Das kann eine freundliche Hostess mit Bonbons sein oder ein Clown mit Gummi-Mikrofon der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. DER CHECKER begrüßt jeden Besucher persönlich. Er klärt den Besuchszweck ab: Geht es nur um ein Werbegeschenk? Will jemand etwas verkaufen? Oder ist es ein Traumkunde, den man direkt zum Verkäufer weiterleitet? DER SELLER macht, was der Name sagt: Er ist in allen Produktfragen bestens geschult. DER TRACKER nimmt die Visitenkarte eines Besuchers sofort in die Datenbank auf und schreibt möglichst direkt eine Followup- . Kundendaten (ggf. Visitenkarte anfügen)... NAME... ANSCHRIFT... TELEFON... FIRMA RESULTAT Formulieren Sie das Ergebnis des Gesprächs NACHBEREITUNG z. B. Angebot / Infomaterial zuschicken, in Verteiler aufnehmen etc.... FUNKTION 16 MESSEAUFTRITT MESSEAUFTRITT 17

10 KOMMUNIKATION Vor der ITB Berlin das Ziel anpeilen: Erfolgreiche Kommunikation Rund um die Uhr auf dem Virtual Market Place Eine Messe besteht zu großen Teilen aus Kommunikation. Professionelle Werbung und Pressearbeit tragen daher entscheidend zum Erfolg Ihrer Messepräsenz bei. Damit auch auf diesem Feld alles reibungslos klappt, bietet die Messe Berlin vor und während der ITB Berlin nützliche Instrumente und tatkräftige Unterstützung an. Auf unserer innovativen Informations- und Kommunikationsplattform, dem Virtual Market Place, finden Sie Aktuelles zu allen Ausstellern, zu ihren Angeboten und zu den Networking-Teilnehmern. Ihr eigenes Ausstellerprofil können Sie kontinuierlich updaten (lassen) und damit Fachbesucher und Journalisten auf sich aufmerksam machen. Mitaussteller können sich durch ein Upgrade wie Hauptaussteller präsentieren. Der Preis für Ihren Eintrag im Virtual Market Place und die ständige Betreuung durch unser Team ist in der Standanmeldung bereits enthalten. Testen Sie das Geschäftsportal der ITB Berlin: Kontakt: Der Virtual Market Place als Online-Katalog Ihre virtuelle Messepräsenz Fachbesucher und Journalisten auf sich aufmerksam machen. Profil-Upgrade für zusätzliche Produkteinträge etc. möglich Mitaussteller-Upgrade: Darstellungsform wie Hauptaussteller Der Virtual Market Place als Suchinstrument Recherchieren Sie Aussteller und Produkte. Drucken Sie Ihre Favoriten und Hallenübersichten aus. Der Virtual Market Place zur Kommunikation Direkt mit Ausstellern und Networking-Teilnehmern Kontakt aufnehmen Termine mit Ausstellern und Networking-Teilnehmern vor Ort vereinbaren Kostenlose ITB Networking Plattform unter TIPP Kostenlose Hilfe in vielen Kommunikationsfragen Gern statten wir Sie kostenfrei mit vielen Informationsmaterialien und Werbemitteln aus, die Sie zur erfolgreichen Kommunikation im Vorfeld der ITB Berlin einsetzen können. Ob Fachbesucher- und Anreise-Flyer, ITB Berlin Signets oder Plakate. Unter finden Sie alles. Nutzen Sie Eintrittskartengutscheine, die Sie an bestehende und potentielle Kunden verschicken können. Ein Korrespondenzaufkleber mit dem Logo der ITB Berlin und Ihrer individuellen Hallen- und Standnummer kommuniziert Ihren Standort vorab. Damit können Sie zum Beispiel Terminvorschläge für Meetings auf der Messe verschicken. 18 KOMMUNIKATION KOMMUNIKATION 19

11 KOMMUNIKATION Ihre Pressekonferenz auf der ITB Berlin Effiziente Pressearbeit schon vor der ITB Berlin Wer Informationen mit echtem Nachrichtenwert präsentieren möchte, sollte sie auf einer Pressekonferenz (PK) im Rahmen der ITB Berlin verkünden. Wir empfehlen Ihnen aber, den Raum für Ihre PK sofort bei Anmeldung des Messestandes zu buchen, da nur begrenzte Kapazitäten zur Verfügung stehen: Kluge Pressearbeit ist ein effektives und vergleichsweise preis wertes Mittel, um die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit zu gewinnen. Im Rahmen des ITB Berlin Presse-Service unterstützen wir Sie dabei gerne zum Beispiel ab November mit einer kostenlosen Verteilerliste von Journalisten. Mit ihrer Hilfe können Sie Vorab-Presseinformationen sowie Einladungen an die Fachpresse verschicken. Pressekontakt: Frau Astrid Ehring Während der ITB Berlin Präsenz zeigen: Werbung, PR und Pressearbeit Wenn die Messe begonnen hat, sollte Ihre vorangegangene Kommunikationsarbeit bereits die ersten Früchte tragen. Die ITB Berlin selbst ist natürlich der wichtigste Schauplatz Ihrer Kommunikationsaktivitäten. Schließlich wollen Sie mit Ihren Produkten bei Kunden und Öffentlichkeit ins Gespräch kommen. Die Messe Berlin hilft Ihnen dabei. Halten Sie eine Pressekonferenz nur dann ab, wenn Sie wirkliche Neuigkeiten verkünden können. Legen Sie weitere Presseinformationen im Pressefach oder am Stand aus. Vermeiden Sie zeitliche Überschneidungen mit themenverwandten PKs. Ihre schriftlichen Presseeinladungen sollten alle Themen der PK enthalten. Legen Sie der Einladung ein Antwortfax bei, mit dem sich Journalisten anmelden oder alternativ eine Pressemappe bestellen können. Führen Sie eine Anwesenheitsliste auf Ihrer Pressekonferenz. Verteilen Sie Ihre Pressemappe zuvor an teilnehmende Journalisten. Bei Pressekonferenzen übernehmen wir gerne das Catering. Für das ICC kontaktieren Sie bitte Herrn Oliver Paluch Für das Catering auf dem Messegelände kontaktieren Sie Frau Barbara Baarts Anzeigen in den Printmedien der ITB Berlin Der Printkatalog erscheint pünktlich zur ITB Berlin und kann vor Ort gekauft oder über den Kataloghersteller Travel One bestellt werden. Als Aussteller können Sie Ihren Katalogeintrag vorab prüfen und zusätzliche Zeilen oder Anzeigen buchen. Weitere Informationen unter: Bitte beachten Sie, dass wir für den Katalogeintrag zur ITB Berlin ausschließlich mit Travel One zusammenarbeiten. Angebote von anderen Anbietern, die einen Eintrag zur ITB Berlin verkaufen, sind nicht von der Messe Berlin beauftragt und oft mit hohen versteckten Kosten verbunden. Werbeflächen, Sponsoring und Promotion Das Berliner Messegelände bietet in 26 Messehallen, in den Eingangsbereichen und an den Hauptverkehrsstraßen erstklassige Werbeflächen für Mega-Banner, Aufsteller, Werbetürme und Flaggen. Hier können Sie sich von Ihren Mitbewerbern deutlich abheben. Informationen unter: Wenn Ihre Promoter an bestimmten Stellen auf dem Gelände Gäste anlocken sollen, können Sie eine spezielle Lizenz erwerben: MB Capital Services GmbH, Frau Lilith Strebl-Schneider, Tipps für Ihr Pressefach Durch die Anmietung eines Pressefachs im Medienzentrum in Halle 5.3 machen Sie Ihre Pressemappen für Journalisten zentral zugänglich. Mit einer professionellen Pressemappe erhöhen Sie die Chance auf Berichterstattung über Ihr Unternehmen enorm. Infos unter: Tipps für Ihre Pressemappe Kurzprofil Ihres Unternehmens beilegen. Die Mappe mit aktuellen Informationen, Hintergrundmaterial, Fotos, allen Texten der Pressekonferenz und ggf. aktuellen Pressemitteilungen bestücken. Keine werblichen Darstellungen beilegen. An der ITB Berlin nehmen knapp ausländische Journalisten teil. Daher sollten Sie auch englische Pressetexte bereitstellen. Mappe auch an Redaktionen schicken, die nicht vor Ort sind. Kostenloser Eintrag im Presseführer Der Presseführer enthält die Pressekontakte aller Aussteller und erleichtert den Journalisten somit die Kontaktaufnahme. Er wird im Internet veröffentlicht und liegt im Medienzentrum in Halle 6.3 aus. Sie können bis zu drei Ansprechpartner benennen. Weitere Informationen unter: Angebote unserer Kooperationspartner Bei unseren Kooperationspartnern news aktuell, einem Unternehmen der dpa-firmengruppe, und Atkon TV-Service erhalten Sie als Aussteller Sonderkonditionen für die Verbreitung Ihrer Presse informationen (Text, Bild oder Multimedia) an tagesaktuelle Medien via Nachrichten-Satellit und bei der Erstellung sowie Vermittlung von Footage und fertigen Beiträgen an TV-Sender. Mehr dazu unter: 20 KOMMUNIKATION KOMMUNIKATION 21

12 NACHBEREITUNG Jetzt schnell nachhaken und sorgfältig auswerten Zuverlässigkeit, Schnelligkeit und Umstände Ihrer Reaktion geben dem Interessenten Einblicke in den Stil Ihres Unternehmens. Nutzen Sie also Ihre Kontaktdaten als Basis für direkte Folgeaktionen. Spätestens eine Woche nach Ende der ITB Berlin sollten die unmittelbaren Maßnahmen abgeschlossen sein: Dankeschön-Mailings für den Besuch auf Ihrem Stand Telefonische Kontaktaufnahme und Terminabsprache Unterbreitung von abgestimmten Angeboten Zusendung der versprochenen Unterlagen Messeabschlussbericht an Journalisten Nach der ITB Berlin beginnt das eigentliche Messegeschäft. Damit kann man gar nicht früh genug beginnen. Am besten, Sie reagieren rasch auf die Wünsche der Interessenten. Eine gründliche Messeanalyse im Anschluss sorgt dafür, dass Sie die Stärken Ihres Auftritts beim nächsten Mal ausbauen können. AUSWERTUNG ERFASSUNG VERGLEICH KRITIK INTERESSEN RELATION PERSONAL STANDBILANZ TRENDS LERNEFFEKT Gründliche Auswertung Bei der Messenachbereitung sollten Sie sehr sorgfältig vorgehen: Die Einlösung der am Stand gemachten Versprechungen entscheidet über den nachhaltigen Erfolg Ihrer Messebeteiligung. Durch die Auswertung des Auftritts und den Ver gleich mit früheren Präsenzen können Sie die Effizienz Ihrer ITB Berlin Teilnahme beurteilen, Optimierungs potenziale erkennen und Ihren nächsten Auftritt verbessern. Zur Analyse Ihrer Messekontakte sollten Sie Gesprächsberichtsbögen, Dokumentationen über Abschlüsse und Visitenkarten sorgfältig und zügig bearbeiten. Wenn Sie die Kontaktdaten in Ihrer Datenbank erfassen, schaffen Sie eine solide Grundlage für zielgerichtete und zielgruppenspezifische Folgeaktionen. Fordern Sie die Kurzanalyse der ITB Berlin an, um den eigenen Erfolg in Relation zu setzen. Nehmen Sie Anregungen auf: Welche Ideen und Vorschläge kamen von Besuchern, Mitarbeitern, Standpersonal? Werten Sie die Messekontakte nach Interessensgruppen aus, um später gezielter auf die Kundeninteressen eingehen zu können. Messen Sie Ihre Kontakte aufgrund von Einladungen im Verhältnis zu den tatsächlichen Besuchern. Wie ist die Relation des Standpersonals im Verhältnis zu den Messekontakten? Hat Ihr Konzept auch im Vergleich zu Mitbewerbern so gewirkt, wie Sie es sich vorab überlegt haben? Wie kamen Ihre neuen Entwicklungen beim Publikum an? Welche Trends wurden durch andere angestoßen? Was konnten Sie von der Konkurrenz lernen? 22 NACHBEREITUNG NACHBEREITUNG 23

13 PRAKTISCHES Wertvolle Tipps rund um die ITB Berlin Ihre Reisevorbereitungen Hotel & Anreise Buchen Sie unbedingt rechtzeitig. Besonders bequem erhalten Sie Flüge, Bahn-Packages und Hotelangebote über unsere Partner, wie z.b. visitberlin: oder HRS: Weitere Informationen: Tickets online Tickets online erwerben und sparen. Unter: können Sie ab November über unseren Online-Shop Dauer- oder Tagestickets im Vorverkauf erwerben. Das spart Ihnen Geld und unnötige Wartezeiten. Gutscheine Einlösung der Aussteller-Codes unter: Visa Zur Visumbeantragung und für die dazu benötigten Einladungsschreiben wenden Sie sich bitte an unsere Auslandsvertretungen. Das Einladungs schreiben wird vor Ort ausgestellt: Klimaschutz Die ITB Berlin bekennt sich zur Corporate Social Responsibility (CSR) im Tourismus. Auch Sie können einen Beitrag zum klimabewussten Reisen leisten: Kompensieren Sie die durch An-und Abreise verursachten CO 2 - Emissionen direkt über unseren Kooperationspartner atmosfair Nähere Informationen dazu unter: Eine Großveranstaltung wie die ITB Berlin braucht von Anfang an professionelle Organisation. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Hilfe unserer Partner gut nach Berlin reisen, wo Sie hier angenehm übernachten können, wie Sie auf das Berliner Messegelände kommen und wie Sie sich dort schnell zurechtfinden. Schnelle Orientierung vor Ort Ausgezeichnete Verkehrsanbindung Das Messegelände Berlin ist mit allen Verkehrsmitteln gut zu erreichen. Alles Wichtige zu den Berliner Flughäfen, den Berliner Bahnhöfen und zum öffentlichen Nahverkehr finden Sie unter: Shuttle-Services zur ITB Berlin Flughafen Tegel Vom Flughafen Tegel bringt Sie ein Bus-Shuttle zum ICC Berlin und zum Messeeingang Süd. Parkplatz Für Autofahrer gibt es den Bus-Shuttle M1 von den Parkplätzen am Olympiastadion zum Messegelände. City Der City-Shuttle bringt Sie aus der Innenstadt rasch zum Eingang Süd und wieder zurück. Hotel Der ITB Berlin Hotelbus-Shuttle bringt Sie direkt vom Hotel zum Messegelände. Gäste der im Internet gelisteten Partnerhotels erhalten beim Einchecken Fahrplan und Ticket. Bitte das Ticket beim Einsteigen vorzeigen. Messegelände Verschiedene Linien des ITB Berlin Gelände-Shuttles befördern Sie auf dem kürzesten Weg bequem von Halle zu Halle. Die Abfahrtszeiten der Shuttles finden Sie im ITB-Quickfinder oder können auf dem Messegelände an allen Info-Countern erfragt werden. 24 PRAKTISCHES PRAKTISCHES 25

14 PRAKTISCHES Der ITB Berlin Geländeplan zur schnellen Orientierung Den übersichtlichen ITB Berlin Geländeplan können Sie sich down loaden unter: gelaende. Hier steht auch ein Geländeplan für Rollstuhlbenutzer zum Download bereit. Ab Februar können Sie online auf einzelne Hallen klicken und detaillierte Hallenpläne herunterladen. Der ITB Berlin Verkehrsleitfaden für die reibungslose Logistik Der ITB Berlin Verkehrsleitfaden regelt das Verkehrsaufkommen auf dem Gelände vor, während und nach der Messe. Er informiert über die verschiedenen Einfahrts- & Kautionsregelungen. Rufen Sie ihn ab Februar ab online im Download Center. Der ITB Berlin Quickfinder zum schnellen Nachblättern Der kostenlose Quickfinder zur schnellen Orientierung auf der ITB Berlin bietet ähnliche Inhalte wie der Printkatalog in kompakter Form. Während der Messe liegt der Quickfinder an den Registrierungscountern aus und bietet alles Wichtige im Überblick: Aussteller und Services von A bis Z, Notfallnummern, Gastronomie, Geldautomaten, Hallenpläne, Fundbüro etc. Die ITB auf Ihrem Handy Haben Sie schon mal m 2 in der Tasche gehabt? Falls nicht, dann haben Sie jedes Jahr ab Februar die Möglichkeit dazu. Nutzen Sie unsere mobile Website unter itb-berlin.mobi oder laden Sie den ITB Berlin Mobile Guide direkt von herunter auf Ihr Handy. So haben Sie die Geländeplan wichtigsten Informationen zu Ausstellern, Hallen und Events auf der ITB Berlin Exhibition auch offline grounds stets parat. Aktuelle Versionen sind ab Ende Februar erhältlich. Achten Sie auch auf die entsprechenden Hinweise auf unserer Website: und in unserem Newsletter. Stand/as of: Nehmen Sie Kontakt auf Das erfahrene Organisationsteam der ITB Berlin ist immer für Sie da. Welche Frage Sie auch haben, welche Information wir Ihnen zusenden können, welchen Wunsch wir erfüllen können: Kontaktieren Sie uns. Kontakt für Aussteller Messe Berlin GmbH Messedamm Berlin Germany Tel. +49 (0)30/ Fax +49 (0)30/ oder itb@messe-berlin.de Direkter Link zum ITB Berlin Team: Direkter Link zu Kontakt und Auslandsvertretungen: Protokoll Tel. +49 (0)30/ Fax +49 (0)30/ protokoll@messe-berlin.de Catering Capital Catering GmbH Tel. +49 (0)30/ Fax +49 (0)30/ cateringservice@capital-catering.de info@capital-catering.de Virtual Market Place Virtual Market Place Tel. +49 (0)30/ editorial@virtualmarket.itb-berlin.de Werbeflächen, Sponsoring, Promotion MB Capital Services GmbH Frau Lilith Strebl-Schneider, Marketing Director Advertising & Sponsoring Tel. +49 (0)30/ Fax +49 (0)30/ strebl-schneider@messe-berlin.de Aussteller-Service Bei allen Fragen zur Standausstattung und Messeorganisation Tel. +49 (0)30/ ausstellerservice@messe-berlin.de Presse Frau Astrid Ehring, Pressereferentin Tel. +49 (0)30/ Fax +49 (0)30/ ehring@messe-berlin.de Raumvermietung Raumbuchung für Pressekonferenzen Frau Gianna Nemitz, Product Manager Tel. +49 (0)30/ Fax +49 (0)30/ itb-roombooking@messe-berlin.de Kartenservice Bei Fragen zu Ihren Parkscheinen, Tickets, Codes und Ausweisen Tel. +49 (0)30/ kartenservice@messe-berlin.de Katalog Kauf von Anzeigen und zusätzlichen Einträgen Kauf des Katalogs Tel. +49 (0)6151/ Fax +49 (0)6151/ itb-katalog@travel-one.net Haupteingänge / Main entrances Bedarfseingänge / Reserve entrances 26 PRAKTISCHES PRAKTISCHES 27

15 PRAKTISCHES Impressum Unternehmensangaben nach 5 Telemediengesetz (TMG) Messe Berlin GmbH Messedamm 22 D Berlin Geschäftsführung: Raimund Hosch, CEO Dr. Christian Göke, COO Tel: +49(0)30/ Fax: +49(0)30/ central@messe-berlin.de Amtsgericht Berlin-Charlottenburg (District Court) HRB 5484 (Commercial Code) USt.-IdNr. DE Stand: September 2011 Der Ausstellerleitfaden ist urheberrechtlich geschützt. Die Nutzung der Inhalte steht den Ausstellern kostenfrei zur Verfügung. Der Ausstellerleitfaden darf weder abgeändert noch umgestaltet noch für andere Zwecke außerhalb der Messeteilnahme verwendet werden. Das Nutzungsrecht ist nicht auf Dritte übertragbar. Messe Berlin GmbH Messedamm Berlin Tel. +49(0)30/ Fax +49(0)30/ itb@messe-berlin.de