SEPA-Checkliste für Vereine

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1 Aufgrund von EU-Vorgaben werden die heutigen nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften mit Kontonummer und Bankleitzahl zum 1. Februar 2014 durch die SEPA-Zahlverfahren mit internationaler Kontonummer (IBAN) und internationaler Bankleitzahl (BIC) abgelöst. Vor allem beim Lastschriftverfahren ergeben sich gravierende Änderungen, die Sie als Lastschrifteinreicher zwingend umsetzen müssen. Was für die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren notwendig und zu beachten ist, haben wir in dieser Checkliste zusammengestellt. Neben einigen vorbereitenden Tätigkeiten erfahren Sie hier, wie Sie Ihren Verein in wenigen Schritten fit für das SEPA-Verfahren machen und welche Hinweise außerdem zu beachten sind. Wie funktioniert das SEPA-Basislastschriftverfahren? Der Zahler erteilt dem Zahlungsempfänger eine schriftliche Ermächtigung (Mandat), bei Fälligkeit einer Forderung zulasten des darin angegebenen Kontos den geforderten Betrag durch Lastschrift einzuziehen. Der Zahlungsempfänger reicht Lastschriften bei seiner Bank ein, die ihm am vereinbarten Fälligkeitstag (Due Date) gutgeschrieben werden. Die Vereinbarung des gewünschten Fälligkeitstages erfolgt zwischen dem Zahler und Zahlungsempfänger. Die Einreichung der Lastschrift- und Mandatsdaten muss zu bestimmten Fristen bei der Bank erfolgen, damit die SEPA Lastschrift fristgerecht beim Zahler angeliefert werden kann. 1. Allgemeine Checkliste Haben Sie eine(n) SEPA-Verantwortliche(n) für Ihren Verein? ist vorhanden o Name der(s) SEPA-Verantwortlichen:. Nur mit Festlegung einer(s) SEPA-Verantwortlichen lässt sich die Umstellung auf SEPA reibungslos bewerkstelligen. Haben Sie einen definitiven SEPA-Umstellungstermin festgelegt? ja, am:... Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Spätestens zum 1. Februar 2014 werden die bisher verwendeten nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingestellt. Volksbank Seite 1 von 6 Stand:

2 Wie werden die Zahlungen derzeit abgewickelt? Zahlungen werden beleghaft bei der Bank eingereicht Zahlungen werden per Datenträger bei der Bank eingereicht Zahlungen werden ausschließlich online abgewickelt SEPA-Lastschriften können künftig nur noch beleglos eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette) mit SEPA-Lastschriften wird nicht unterstützt. DTA-Disketten oder beleghafte Lastschriften können also ab nicht mehr verarbeitet werden! Sie müssen die erstellte XML-Datei online übermitteln. Die dazu eingesetzte Anwendung muss SEPA-Dateien verarbeiten können. Ist Ihre Software SEPA-fähig? Vereinsverwaltung: Die Vereinsverwaltungssoftware GENO-Verein ist ab der Version 5 fit für SEPA. GENO-Verein Version:.. sonstige Vereinsverwaltung:.. Version:.. Zahlungsverkehrsprogramm: Unsere Zahlungsverkehrsprogramme VR-NetWorld-Software und ProfiCash können ab der Version 4.4 bzw. 9.6c SEPA-Lastschriften verwalten. VR-NetWorld - Version:.. ProfiCash - Version:.. sonstiges Zahlungsverkehrsprogramm:.. Version:.. Bei anderen Anwendungen informieren Sie sich bitte bei dem jeweiligen Programmhersteller ob die von Ihnen eingesetzte Version SEPA-fähig ist. Sind Ihnen IBAN und BIC Ihrer Mitglieder bekannt? alle vorhanden sind teilweise vorhanden müssen noch einholt werden Gern stellen wir Ihnen auch einen sogenannten IBAN-Konverter kostenlos zur Verfügung. Informationen finden Sie auf unserer Homepage. Übrigens: Unsere Zahlungsverkehrsprodukte unterstützen ebenfalls die automatische Konvertierung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC. Volksbank Seite 2 von 6 Stand:

3 2. Allgemeine Checkliste für die Nutzung von SEPA-Lastschriften Haben Sie eine neue Lastschriftvereinbarung mit uns abgeschlossen? ja, bereits neu abgeschlossen vorhanden, schließt aber noch nicht den Einzug von SEPA-Lastschriften ein Sofern noch nicht geschehen, schließen Sie eine neue Lastschriftvereinbarung für den Einzug von SEPA- Lastschriften mit uns ab. Hinweis: Künftig ist eine Bearbeitung ohne gültige SEPA-Lastschriftvereinbarung nicht mehr möglich! Haben Sie bereits Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer? ist noch nicht beantragt Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen Bundesbank: und teilen uns diese zum Beispiel auf der neu zu vereinbarenden SEPA- Lastschriftvereinbarung oder als Kopie der Bundesbankmitteilung mit. ist bereits beantragt, sie lautet.. Hinweis: Künftig ist eine Bearbeitung ohne die Gläubiger-ID nicht mehr möglich! Sind alle Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder vorhanden und unterschrieben? Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Bei SEPA- Lastschriften spricht man nicht mehr von Einzugsermächtigungen sondern von Mandaten. Überprüfen Sie, ob Sie von jedem Vereinsmitglied eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegen haben. Nur solch eine Einzugsermächtigung ist für eine Umdeutung/Umwandlung in ein SEPA- Lastschrift-Mandat zulässig. Die Einzugsermächtigungen der Mitglieder liegen unterschrieben im Original vor: ja nein / nicht vollständig Bei Mitgliedern, deren Einzugsermächtigungen fehlen, sollten neue SEPA-Lastschriftmandate eingeholt werden. Eine Vorlage hierzu finden sie auf unserer Homepage unter dem Punkt SEPA. Verwenden Sie diese auch in Zukunft für neue Mitglieder. Volksbank Seite 3 von 6 Stand:

4 Haben Sie von Ihren Vereinsmitgliedern noch Abbuchungsaufträge vorliegen? ja neue SEPA-Basislastschrift-Mandate wurden ausgetauscht, am:. nein Abbuchungsaufträge können nicht - wie bei Einzugsermächtigungen möglich in SEPA-Lastschriftmandate umgedeutet werden. Es ist in jedem Fall ein neues SEPA-Firmen-Lastschriftmandat einzuholen, spätestens am Bitte beachten Sie: Ist Ihr Zahlungspflichtiger (Mitglied) ein Verbraucher ist es nicht gestattet ein SEPA-Firmen-Lastschriftmandat mit ihm auszutauschen. Bitte prüfen daraufhin Ihre bestehenden Abbuchungsaufträge. Haben Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer festgelegt? erfolgt am:. ja, wie folgt:.. Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer für die Zahlungspflichtigen (Mitglieder) fest (z. B. die Mitgliedsnummer, max. 35 alphanumerische Stellen). Alternativ können Sie auch einfach fortlaufend durchnummerieren. Mit der Gläubiger-ID und einer Mandatsreferenz ist jedes SEPA-Mandat eindeutig gekennzeichnet. Was ist bei der Umdeutung einer bestehenden Einzugsermächtigung auf ein SEPA-Lastschriftmandat zu beachten? Angabe im Umdeutungsanschreiben: Hinweis auf die Umdeutung Nennung Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz Umstellungstermin Gültige Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA-Basis- Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Mitglieder von der Wandlung lediglich schriftlich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Der Informationstext kann z.b. lauten: "Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab dem Datum als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den SEPA-Lastschrifteinzug lautet: DExxxxxxxx. Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitgliedsnummer. Als Datum setzen Sie bitte den von Ihnen festgelegten SEPA-Umstellungstermin ein. Die Umdeutung in ein Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht. Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich. Volksbank Seite 4 von 6 Stand:

5 Haben Sie für neue Mitgliedsbeitritte ein SEPA-Lastschriftmandat in Ihre Beitrittserklärung integriert? ja Entwerfen Sie neue Beitrittserklärungen mit integriertem Mandat statt der Einzugsermächtigung. Die Mandatstexte stellen wir Ihnen auf unserer Homepage zur Verfügung. Unter der Internet-Adresse: sind auch Muster abrufbar. Dieser Mandatstext muss zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst sein. Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandates für seine Unterlagen. Hinweis: Sollten Sie das SEPA-Basis-Lastschriftmandat in die Beitrittserklärung integrieren, benötigen Sie zwei Unterschriften Ihres Mitglieds eine für die Beitrittserklärung und eine für das SEPA-Mandat. 3. Hinweise zur Durchführung von SEPA-Lastschriften 3.1 Vorabinformation über die Beitragsbelastung ( Pre Notification ) Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder mit einem Vorlauf von mind. 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin über die Belastung zu informieren. Eine kürzere Vorlauffrist kann mit Ihren Mitgliedern beispielsweise in der Satzung vereinbart werden. In einer Mitgliederversammlung kann auf die jährlichen Fälligkeiten hingewiesen werden. Eine weitere Information ist dann nicht mehr notwendig. Die Information der Mitglieder sollten Sie protokollieren. Die Fälligkeiten sollten zusätzlich in den Veröffentlichungen des Vereins (Rundbrief, Vereinsjournal, Internetseite, schwarzes Brett usw.) mitgeteilt werden. Die Ankündigung könnte wie folgt aussehen: "Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum. (z.b. 1. März) ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag." Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil des Aufnahmeantrags bzw. der Beitrittserklärung sein. Bei wiederkehrenden Zahlungen reicht eine einmalige Information, sofern sich am Betrag, der Fälligkeit, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Kontonummer nichts ändert. 3.2 Einreichung von SEPA-Lastschriften SEPA-Lastschriften müssen mit einem festen Fälligkeitsdatum und mit einer Vorlauffrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet pro Mitglied: bei erstmaliger Einreichung einer SEPA-Basislastschrift 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit bei Folgelastschriften 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit Generell können Sie SEPA-Basis-Lastschriften frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit einliefern. Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA-Lastschrift durch Sie als Verein. Vielmehr geht es um Ihr Mitglied, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA-Lastschrift abgebucht wird. Beispiel: Sie haben 2013 für sämtliche Mitglieder erstmalig SEPA-Lastschriften eingereicht. Dabei haben Sie die Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeitstermin bei uns eingereicht führen Sie einen wiederholten Beitragseinzug durch. Dabei sind auch 5 neue Mitglieder zu belasten. Für jedes Mitglied, das bereits 2013 seinen Beitrag per SEPA-Lastschrift abgebucht bekommen hat, dürfen Sie "wiederholte" Lastschriften einreichen. Diese müssen spätestens 3 Arbeitstage vor Fälligkeit bei uns eingereicht werden. Für die o.g. 5 neuen Mitglieder ist es aber die "erstmalige" Lastschrift. Deshalb müssen diese fünf Lastschriften 6 Bankarbeitstage vor der Fälligkeit eingereicht werden. Volksbank Seite 5 von 6 Stand:

6 Da es in der Praxis schwer zu handhaben sein könnte, den korrekten An bzw. Einlieferungszeitpunkt zu bestimmen, empfehlen wir Ihnen grundsätzlich die Lastschriften 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin einzureichen. Eine gemischte Einreichung von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in einer Datei ist nicht zulässig. Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift erfolgt, muss als Erstlastschrift gekennzeichnet werden. Im Datensatz der eingereichten Lastschriften ist das Datum der Unterschrift des Zahlers bzw. das Datum der Unterrichtung des Zahlers anzugeben. 3.3 Aufbewahrung der Original-Lastschriftmandate Die Aufbewahrungsfrist der Original-Lastschriftmandate beträgt 14 Monate ab dem letzten Einzug (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften). Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA-Mandate im Original vorzulegen. Bewahren Sie die Formulare dementsprechend auf. Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten. 3.4 Gültigkeit der SEPA-Lastschriftmandate Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten nach letztem Einzug nicht in Anspruch genommen wird, ist das Mandat nicht mehr gültig. Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen. Die 36-Monatsfrist beginnt mit dem ersten SEPA-Einzug. 3.5 Verfahren bei Rücklastschriften (z.b. mangels Deckung) Trotzdem Sie Ihre Mitglieder per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss. Volksbank Seite 6 von 6 Stand:

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