1. Allgemeine Checkliste für Vereine

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1 1. Allgemeine Checkliste für Vereine Gibt es eine(n) SEPA-Verantwortliche(n) für Ihren Verein? o erledigt am:... o ist vorhanden o Name der(s) SEPA-Verantwortlichen:. Nur mit Festlegung einer(s) SEPA-Verantwortlichen lässt sich die Umstellung auf SEPA reibungslos bewerkstelligen. Haben Sie einen definitiven SEPA-Umstellungstermin festgelegt? o ja, am:... Legen Sie frühzeitig einen SEPA-Umstellungstermin fest, spätestens zum 1. Februar 2014 werden die bisher verwendeten nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingestellt. Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Vereins: o Zahlungen beleghaft o Zahlungen per Diskette/Datenträger/USB-Stick o Zahlungen ausschließlich online SEPA-Lastschriften können künftig nur noch beleglos eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette/USB-Stick, CD) mit SEPA-Lastschriften wird nicht unterstützt. Ist Ihre Vereinssoftware SEPA-fähig? o Unterstützt das Programm den SEPA-Zahlungsverkehr? o Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar? o Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt DTA, DTAZV) möglich? o Ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Vereins möglich? o Ist ein Mandatsservice integriert (Archivierung, Vorlauffristen für die Einreichung von Erst- und Folgelastschriften bei der Bank)? o Erkennt Ihre Software ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Monaten der Nicht-Nutzung? o Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden? Wir unterstützen Sie gerne mit unserem Angebot an SEPA-fähigen Softwareprodukten. Bitte setzen Sie sich hierzu mit uns in Verbindung. Sollten Sie Zweifel haben, kontaktieren Sie bitte den Programmhersteller oder lassen Sie sich von Ihrer Raiffeisenbank Chiemgau-Nord Obing eg beraten.

2 Sind Ihnen IBAN und BIC Ihrer Mitglieder bekannt? o alle vorhanden o sind teilweise vorhanden o müssen noch eingeholt werden bzw. aus Kontonummer und Bankleitzahl umgewandelt werden Gern stellen wir Ihnen auch den VR-IBAN-Konverter zur Einzel- oder Massenumwandlung aller deutschen Bankverbindungen kostenlos zur Verfügung. Bitte schauen Sie auf unseren Internetauftritt oder sprechen Sie unsere bekannten Ansprechpartner an. Übrigens: Die Zahlungsverkehrsprodukte der Raiffeisenbank Chiemgau-Nord Obing eg unterstützen ebenfalls die automatische Konvertierung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC. Haben Sie Ihre IBAN und BIC bekannt gegeben? o auf Anmeldeformularen o auf Rechnungen und Briefbögen o auf anderem Schriftverkehr (z.b. auf der Homepage des Vereins) Die IBAN und BIC finden Sie auf der Rückseite der VR-BankCard zum Vereinskonto, dem Kontoauszug und im Onlinebanking. Prüfen Sie Ihre Vereins-/Beitragssatzung auf evtl. Angaben zu Zahlungsarten und Fälligkeiten der Beiträge o erledigt erledigt o erledigt am:...

3 2. Checkliste für die Nutzung von SEPA-Lastschriften für Vereine Haben Sie eine Lastschriftvereinbarung mit Ihrer Bank abgeschlossen? o bereits neu abgeschlossen o vorhanden, schließt aber noch nicht den Einzug von SEPA-Lastschriften ein o erledigt am:... Sofern noch nicht geschehen, schließen Sie bitte eine neue Lastschriftvereinbarung für den Einzug von SEPA-Lastschriften mit Ihrer Raiffeisenbank Chiemgau-Nord Obing eg ab. Nur dann sind Lastschrifteinzüge auf SEPA-Basis möglich. Haben Sie bereits Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer? o ist noch nicht beantragt o wird erledigt am:... o ist bereits beantragt, sie lautet.. Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen Bundesbank: https://extranet.bundesbank.de/scp/ und teilen uns diese auf der SEPA -Lastschriftvereinbarung mit. Bitte reichen Sie uns diese unterschrieben ein. Künftig ist eine Bearbeitung ohne SEPA-Lastschriftvereinbarung und Gläubiger-ID nicht mehr möglich. Prüfen Sie, ob die Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder unterschrieben vorliegen, damit eine Umdeutung möglich ist: o nicht alle o ja o nein Überprüfen Sie, ob Sie von jedem Vereinsmitglied eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegen haben. Nur solch eine Einzugsermächtigung ist für eine Umdeutung in eine SEPA-Basis-Lastschrift zulässig. Haben Sie von Ihren Vereinsmitgliedern (Verbraucher) anstelle von Einzugsermächtigungen noch Abbuchungsaufträge vorliegen (anderes Lastschriftverfahren)? o ja o neue SEPA-Basislastschrift-Mandate wurden ausgetauscht, am:... o nein Abbuchungsaufträge können nicht - wie bei Einzugsermächtigungen möglich - umgedeutet werden. Es ist in jedem Fall ein neues SEPA-Lastschriftmandat einzuholen, spätestens am Bitte beachten Sie: Ist Ihr Zahlungspflichtiger (Mitglied) ein Verbraucher, ist es nicht gestattet, ein SEPA-Firmen- Lastschriftmandat mit ihm auszutauschen. Bitte prüfen Sie Ihre bestehenden Abbuchungsaufträge daraufhin.

4 Haben Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer festgelegt? o erfolgt am:... o ja, wie folgt:.. Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer für die Zahlungspflichtigen (Mitglied) fest (z. B. die Mitgliedsnummer, max. 35 alphanumerische Stellen). Bitte verwenden Sie in der Mandatsreferenznummer keine Leerzeichen. Mit Gläubiger- ID und Mandatsreferenz ist jedes SEPA-Mandat eindeutig gekennzeichnet. Was ist bei der Umdeutung einer bestehenden Einzugsermächtigung auf ein SEPA-Mandat zu beachten? Anstelle der Einholung eines separaten Mandats hat ein Verein die Möglichkeit, Vereinsmitglieder schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu informieren. Angabe im Umdeutungsanschreiben: ü Hinweis auf die Umdeutung ü Nennung Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer ü Mandatsreferenz ü Umstellungstermin Die Umdeutung in ein Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht. Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich. Textmuster stellen wir Ihnen gern zur Verfügung. Gegebenenfalls können Sie dazu den Kontoauszug beim letzten Beitragseinzug im Einzugsermächtigungsverfahren nutzen. Haben Sie ein Mandat in Ihre Beitrittserklärung integriert? o ist erledigt am:... o ja Entwerfen Sie neue Beitrittserklärungen mit integriertem Mandat statt der Einzugsermächtigung. Die Mandatstexte stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung oder Sie können sie auf unserer Homepage (www.rb-chiemgau-nord.de) abrufen. Dieser Mandatstext muss zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst sein. Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandates für seine Unterlagen. Bitte beachten Sie: Sollten Sie das SEPA-Basis-Lastschrift in die Beitrittserklärung integrieren, benötigen Sie zwei Unterschriften Ihres Mitgliedes eine für die Beitrittserklärung und eine für das SEPA-Mandat.

5 3. Hinweise zur Durchführung von SEPA-Lastschriften für Vereine: 1. Grundsätzlich ist ein Lastschrifteinzug rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vorher eine individuelle Vereinbarung ist möglich) dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen ( Pre-Notification ). In einer Mitgliederversammlung kann auf die jährlichen Fälligkeiten hingewiesen werden. Eine weitere Information ist dann nicht mehr notwendig. Die Fälligkeiten sollten zusätzlich in den Veröffentlichungsorganen des Vereins mitgeteilt werden (Rundbrief, Vereinsjournal, Internetseite, schwarzes Brett usw.). Die Informationen bzgl. der Umdeutung einer Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat (siehe oben) sind unabhängig davon zu beachten. 2. Beachten Sie die Datei-Einlieferungszeit für SEPA-Basis-Lastschriften bei Ihrer Bank : Generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit. Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit. Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit. 3. Eine gemischte Einreichung von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in einer Datei ist nicht zulässig. 4. Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift erfolgt, muss als Erstlastschrift gekennzeichnet werden. Im Datensatz der eingereichten Lastschriften ist das Datum der Unterschrift des Zahlers bzw. das Datum der Unterrichtung des Zahlers anzugeben. 5. Aufbewahrung der Original-Mandate: Die Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Monate ab dem letzten Einzug. (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften). Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten. 6. Gültigkeit der Lastschrift-Mandate: Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten nach letztem Einzug nicht in Anspruch genommen wird, ist das Mandat nicht mehr gültig. Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen. Die 36-Monatsfrist beginnt mit dem ersten SEPA-Einzug. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen Kundenberater. Hier erhalten Sie unsere Telefonnummern: Hauptstelle Obing: Geschäftsstelle Pittenhart: Geschäftsstelle Seeon: Geschäftsstelle Seebruck: Geschäftsstelle Truchtlaching: Ansprechpartner für Fragen zu Softwareprodukten: Herr Weidinger:

6 SEPA-Begriffe IBAN (International Bank Account Number): Internationale Bankkontonummer Die IBAN hat je Land eine fixe Länge und kann bis zu 34 Stellen lang sein; in Deutschland hat sie 22 Stellen BIC (Business Identifier Code, ehemals Bank Identifier Code): Internationale Bankleitzahl, oftmals auch noch als SWIFT-Code bezeichnet Die Angabe des BIC entfällt ab im nationalen Zahlungsverkehr, ab auch im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr CI (Creditor Identifier): Gläubiger-Identifikationsnummer Diese eindeutige Nummer dient bei den beiden neuen SEPA-Lastschriftverfahren dazu, den Gläubiger (Lastschrifteinreicher) genau identifizieren zu können. Sie ist in Deutschland zum Beispiel 18 Stellen lang (Beispiel: DE02 ZZZ ) und wird von der Deutschen Bundesbank vergeben (www.glaeubigerid.bundesbank.de). Mandat: Die Lastschrift-Mandate ermächtigen den Zahlungsempfänger und die Bank des Zahlungspflichtigen zum Einzug einer Lastschrift. Die vorgegebenen Mandatstexte sind verpflichtend zu verwenden. Sie ersetzen die bisherigen Einzugsermächtigungen bzw. Abbuchungsaufträge. Es gibt zwei unterschiedliche Mandate, eines für die SEPA-Basis-Lastschrift (SEPA-Lastschriftmandat) und eines für die SEPA-Firmen-Lastschrift (SEPA-Firmenlastschrift- Mandat) Mandatsreferenz: Eindeutige Bezeichnung des Mandats z.b. Mitgliedsnummer. Sie kann max. 35 alphanumerische Stellen enthalten. Um die maschinelle Bearbeitung zu gewährleisten, ist die Verwendung von Leerzeichen nicht zulässig. SEPA (Single Euro Payments Area): Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum Zukünftig soll es keine Unterschiede zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Euro- Zahlungen mehr geben. SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren ähnelt dem heutigen Einzugsermächtigungsverfahren in Deutschland, jedoch besteht hiermit die Möglichkeit, Lastschrifteinzüge sowohl innerhalb Deutschlands als auch EU-weit vornehmen zu können. SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren ähnelt dem heutigen Abbuchungsauftragsverfahren in Deutschland, jedoch besteht hiermit auch die Möglichkeit, Lastschrifteinzüge sowohl innerhalb Deutschlands als auch EU-weit vornehmen zu können. Es ist speziell auf die Bedürfnisse von Firmenkunden ausgerichtet und kann mit Privatkunden (Verbrauchern) nicht vereinbart werden.

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