Leitfaden für das Modul Einkäuferreise Rahmen des BMWi-Markterschließungsprogramms für KMU 2014

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1 Leitfaden für das Modul Einkäuferreise Rahmen des BMWi-Markterschließungsprogramms für KMU 2014 Stand: Januar 2014 Inhaltsverzeichnis Hintergrund und Zielsetzung der Maßnahme 2 Projektvorbereitung 2 Briefing Außendarstellung / Kommunikation Teilnehmergewinnung und Hinweise zu den Kosten Programm 4 Teilnehmerunterlagen 5 Durchführung der Programmelemente / Ablauf 6 Nachbereitung des Projekts 7 Kontakt 7 1

2 Hintergrund und Zielsetzung der Maßnahme Das BMWi-Markterschließungsprogramm soll kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Selbstständigen der gewerblichen Wirtschaft sowie fachbezogenen Freien Berufen und wirtschaftsnahen Dienstleistern mit Geschäftsbetrieb in Deutschland den Einstieg in neue Märkte erleichtern und zu weiteren Erfolgen der Exporttätigkeit führen. Für eine erfolgreiche Exporttätigkeit auf Auslandsmärkten sind für diese Zielgruppe eine intensive und spezifische Vorbereitung und Sondierung von Geschäftsmöglichkeiten sowie eine Unterstützung bei der Geschäftsanbahnung von großer Bedeutung. Eine Möglichkeit der gezielten Geschäftsanbahnung sind branchen- bzw. themenspezifische Einkäuferreisen von Unternehmen und Organisationen in ausgewählten Zielländern nach Deutschland. Dieses Modul kommt nur für Industrie- und Schwellenländer bzw. ausgewählte Entwicklungsländer mit ausreichenden Einkäuferstrukturen in Betracht. Die Einkäufer können sich in Deutschland aus erster Hand über die Leistungsfähigkeit der Branche sowie über Produkte, Dienstleistungen und mögliche Kooperationsfelder der deutschen Unternehmen informieren. Wesentliche Elemente der Maßnahme sind individuell vorbereitete Geschäftsgespräche zwischen den identifizierten Einkäufern und den deutschen Unternehmen sowie Unternehmens- bzw. Objektbesuche. In fachbezogenen Informations- und Präsentationsveranstaltungen in Deutschland werden den interessierten Einkäufern durch Fachexperten aus Wirtschaft, Verwaltungen, Verbänden, Institutionen und sonstigen Multiplikatoren konkrete fachbezogene Informationen über den deutschen Markt, die jeweilige Branche und deren Leistungsfähigkeit sowie die teilnehmenden deutschen Unternehmen vermittelt. Wichtig für die fachliche Ausrichtung und die Qualität der Maßnahme ist eine markt-, themen- bzw. projektadäquate Zusammenarbeit zwischen Partnern mit spezifischer Expertise und Zugang zu dem Thema bzw. zu der Branche in Deutschland und Partnern mit Expertise und Zugang im Auslandszielmarkt. Der Durchführer und die Fachpartner im Ausland verfügen über Kontakte zur Zielgruppe im Ausland. Projektvorbereitung Briefing Nach der Auftragsvergabe ist mit der Geschäftsstelle Markterschließung für KMU beim BMWi (Geschäftsstelle) per Kontakt aufzunehmen. Der zuständige 2

3 Ansprechpartner für das Projekt wird seitens der Geschäftsstelle mitgeteilt. Zudem findet ein Briefing für die Durchführer zur Vorbereitung der Veranstaltungen statt. Die Teilnahme ist verpflichtend. Kann eine Teilnahme aus zwingenden Gründen nicht erfolgen, besteht die Möglichkeit eines Briefings per Telefon. Die Terminabstimmung erfolgt vorab mit der Geschäftsstelle. Außendarstellung / Kommunikation Das Außenwirtschaftsportal ixpos soll als Informationsplattform für das BMWi-Markterschließungsprogramm für KMU genutzt und ausgebaut werden. Die mit der Geschäftsstelle abgestimmten Terminhinweise, Pressemeldungen u.ä. werden dort eingestellt. Von den Foren soll Gebrauch gemacht werden. Der Durchführer kündigt die Veranstaltung zusätzlich auf den eigenen Webseiten und anderen geeigneten Plattformen an. Alle Unterlagen tragen das Logo des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) und das Logo German Mittelstand. Es ist darauf hinzuweisen, dass es sich um eine projektbezogene Fördermaßnahme im Rahmen des BMWi-Markterschließungsprogramms für KMU handelt und aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert wird. Bei allen Veröffentlichungen sind die Vorgaben des Corporate Design Handbuchs anzuwenden. Der Durchführer ist zur fachlich-inhaltlichen Zusammenarbeit mit der Geschäftsstelle verpflichtet. Der Durchführer informiert die Geschäftsstelle über Projektplanung, -stand, -fortschritte und -konkretisierungen. Die Geschäftsstelle behält sich Anpassungen zu Programmablauf, Referenten und zeitlichem Ablauf u.ä. nach Vorgaben der Ausschreibung vor. Der Durchführer verfasst zur Veröffentlichung eine Pressemeldung (inklusive Überschrift, Terminhinweisen und Kontakt- und Anmeldeinformationen, maximal 1 Seite). Sie soll den Hinweis enthalten, dass unter eine Übersicht zu weiteren Projekten des BMWi-Markterschließungsprogramms für KMU abgerufen werden kann. Teilnehmergewinnung und Hinweise zu den Kosten Der Durchführer nutzt die bestehenden Kontakte zu potenziellen ausländischen Einkäufern selbst oder beauftragt frühzeitig einen Fachpartner im Zielland. Mit der Angebotsabgabe des Durchführers sind der 3

4 Nachweis der Eignung und Kompetenz sowie eine verbindliche Kooperationserklärung des Fachpartners vorzulegen. Zielgruppe: Ausländische Teilnehmer (Mindestteilnehmerzahl in der Regel 8 Unternehmen mit maximal 20 Teilnehmern) sind Unternehmensvertreter aus dem Zielland mit Interesse am Erwerb deutscher Technologie, Produkte und Dienstleistungen. Der Eigenanteil der ausländischen als auch der deutschen Teilnehmer beinhaltet die individuellen Reise-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten. Darüber hinaus fallen keine weiteren Teilnehmergebühren an. Das Programm einschließlich des Transfers der ausländischen Unternehmen innerhalb Deutschlands sowie die Leistungen des Durchführers werden aus den Projektmitteln finanziert. Die Teilnehmer aus Deutschland sollen mehrheitlich KMU sein. Um die Teilnahmemöglichkeit von KMU zu gewährleisten, sollen neben Firmenbesuchen unter anderem angemessene Netzwerktreffen und Besuche von Technologieparks (in denen vor allem KMU ansässig sind) durchgeführt werden. Daneben sollten auch größere Firmen der Branche, wissenschaftliche bzw. wissenschaftsnahe Institutionen einbezogen werden, die für die Darstellung der Leistungsfähigkeit in dem Bereich von herausragender Bedeutung sind - beispielsweise hinsichtlich der Technologieentwicklung. Programm Der Durchführer erstellt auf Basis des Angebots, in Abstimmung mit und gegebenenfalls ergänzender Hinweise der Geschäftsstelle, einen Ablaufplan des Projekts, der Informations- und Präsentationsveranstaltung, der Unternehmenstreffen und Behördenbesuche vor Ort sowie eine Liste der zu besuchenden Unternehmen. Diese Unterlagen stellt der Durchführer zwei Monate vor der Maßnahme der Geschäftsstelle zur Verfügung. Bei der Programmplanung sollen frühzeitig sowohl Organisationen mit Branchenkenntnissen als auch Akteure mit Zielmarkt-Know-how einbezogen werden. Eine Veröffentlichung des Programms kann erst nach Bestätigung durch die Geschäftsstelle erfolgen. Eine Liste der verbindlich angemeldeten Teilnehmer inklusive der relevanten Daten sendet der Durchführer drei Wochen vor Beginn der Veranstaltung der Geschäftsstelle und dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) per Mail zu. Der Liste müssen zusätzlich die Angaben zur Branche und zur Größe des Unternehmens beigefügt werden. Muster und Vordrucke sind im geschlossenen Forum bei ixpos abrufbar. Die Veranstaltung kann erst nach Freigabe durch das BAFA durchgeführt werden. Eine Freigabe kann insbesondere nicht erfolgen, wenn qualitative Aspekte der Leistungsbeschreibung nicht erfüllt sind, die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht werden kann oder die Teilnehmerliste nicht den Vorgaben (Muster) 4

5 entspricht. Im weiteren Verlauf ist die Liste aktuell zu halten. Wird die weitere Projektdurchführung aus einem vom Durchführer zu vertretenen Grund abgesagt und der Vertrag durch das BAFA gekündigt, kann nach Einzelfallprüfung maximal die Vergütung der entstandenen Kosten in Form einer Pauschale in Höhe von 5 v. H. der kalkulierten Nettovergütung des Gesamtprojekts erfolgen. Teilnehmerunterlagen Für eine intensive Vorbereitung der Einkäufer ausländischer Unternehmen sind allgemeine und spezifische Markt- und Brancheninformationen über Deutschland zu erstellen. Konkrete Informations- und Präsentationsunterlagen der zu besuchenden deutschen Unternehmen bzw. Objekte den Einkäufern sollen mindestens zwei Wochen vor Antritt der Reise in der entsprechenden Landessprache oder einer im Land allgemein üblichen Sprache zur Verfügung gestellt werden. Unterlagen für die ausländischen Teilnehmer: Ablaufplan und Programme der Projektmaßnahmen (Reiseorganisation, Übersicht der zu besuchenden Unternehmen) Liste der deutschen Teilnehmer einschließlich der Kontaktdaten Kurzprofile der deutschen Teilnehmer (inklusiv Produkt- und Dienstleistungsangebote) Liste mit den der vorbereiteten Besuche und Gesprächstermine Übersicht der ausländischen Teilnehmer einschließlich der Kontaktdaten Profil des Durchführers und der beteiligten Partner allgemeine und spezifische Markt- und Brancheninformationen über Deutschland, die bis zum Abschluss der Maßnahme zu aktualisieren sind Zusammenstellung der Präsentationsunterlagen der deutschen Unternehmen Unterlagen für die deutschen Teilnehmer: Ablaufplan und Programme der Projektmaßnahmen (Kurzfassung) Hintergrund / Ziel der Maßnahme Liste der vorbereiteten Besuche und Gesprächstermine Übersicht der ausländischen Teilnehmer einschließlich der Kontaktdaten Kurzprofile der ausländischen Teilnehmer (inklusiv Produkt- und Dienstleistungsangebote) Marktinformationen zum Zielland, die bis zum Abschluss der Maßnahme zu aktualisieren sind (rechtliche Rahmenbedingungen, Wirtschaftslage und politische Situation, Zollvorschriften, Zertifizierungen, Normen, Wettbewerbslage, Preisgefüge, ggf. Informationsmaterial von Germany Trade & Invest) Profil des Durchführers und der beteiligten Partner Übersicht aktueller Veranstaltungen des BMWi-Markterschließungsprogramms für KMU Die Unterlagen werden den ausländischen Teilnehmern und den deutschen Unternehmen mindestens eine 5

6 Woche vor Antritt der Reise vom Durchführer zur Verfügung gestellt. Durchführung der Programmelemente / Ablauf Das Programm der Einkäuferreise sollte circa 3 bis 5 Tage dauern und folgende Elemente beinhalten: Eine maximal eintägige, abwechslungsreiche Präsentations-/Informationsveranstaltung unter Einbindung deutscher Fachexperten aus Wirtschaft, Verwaltung, Verbänden und Institutionen mit dem Ziel, den ausländischen Teilnehmern die Branche und deren Leistungsfähigkeit vorzustellen. Inhalt der Präsentations-/Informationsveranstaltung: Begrüßung und Briefing Informationen über die Leistungsfähigkeit der jeweiligen Branche Marktchancen und -entwicklungen wirtschaftliche und rechtliche Rahmenbedingen, mögliche Geschäftsbeziehungen Finanzierungsmöglichkeiten kurze Firmenpräsentationen der Technologien, Produkte, Dienstleistungen sowie mögliche Kooperationsfelder der deutschen Unternehmen und Institutionen in einem geeigneten Format interkulturelle Aspekte Möglichkeit für Kontaktgespräche Die Besuche von ausgewählten deutschen Unternehmen sollten beinhalten: Firmenpräsentation oder Kurzvorträge der deutschen Unternehmen zu ihren Produkten und Dienstleistungen Unternehmensrundgang (Besichtigung der Produktionsanlagen etc.) kurze Gesprächsrunden Begleitung durch den Durchführer und ggf. sprachliche Hilfestellung durch Dolmetscher Die Besichtigung von praktischen Anwendungsbeispielen sollte beinhalten: Besichtigung mit fachkompetenter Führung durch Personal der jeweiligen deutschen Unternehmen bzw. von Experten vor Ort Begleitung durch den Durchführer und ggf. sprachliche Hilfestellung durch Dolmetscher kurze Gesprächsrunden Ein geführter Messebesuch oder die Teilnahme an einer geeigneten Fachtagung kann den Teilnehmern je nach Möglichkeit zusätzlich angeboten werden. 6

7 Nachbereitung des Projekts Den deutschen und ausländischen Teilnehmern wird am Ende der Veranstaltung ein Fragebogen ausgehändigt und eingesammelt. Der Durchführer übersetzt diesen für die ausländischen Unternehmen in die jeweilige Landessprache. Die in den Fragebögen erfassten Angaben sollen vom Durchführer in einer vorab zur Verfügung gestellten Excel-Liste gespeichert werden. Den detaillierten Abschlussbericht unter Berücksichtigung der Fragebögen und alle weiteren Dokumente sendet der Durchführer spätestens vier Wochen nach der Veranstaltung mit der finalen Teilnehmerliste der deutschen und ausländischen Teilnehmer sowie der Referenten per Mail an die Geschäftsstelle und an das BAFA. Zur Einstellung in das Internet übermittelt der Durchführer spätestens zwei Wochen nach der Veranstaltung einen entsprechend der übermittelten Vorgaben erstellten Ergebnisbericht der Veranstaltung per Mail an Abrechnungsunterlagen in Papierform sind nicht erforderlich. Kontakt Bundesministerium für Wirtschaft und Energie Geschäftsstelle Markterschließung für KMU Referat VC1- Außenwirtschaftsförderung, Standortmarketing und Investorenanwerbung Villemombler Straße 76, Bonn Telefon +49 (0) /-4290/-4291/ Internet Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle Referat 414 Frankfurter Straße 29-35, Eschborn Telefon +49 (0) /-673 Fax +49 (0) / Internet 7