Dokumentenverwaltung

Transkript

1 Aktivieren der Dokumentenverwaltung Dokumentenverwaltung Die Dokumentenverwaltung ist ein Modul und wird über Ihre Lizenzdatei freigeschaltet. Ist die Dokumentenverwaltung in der Lizenzdatei nicht aktiviert, so werden die Dokumentenverwaltungseinträge im Kontextmenü nicht mit angezeigt. Aufrufen der Dokumentenverwaltung Die Dokumentenverwaltung kann entweder über den Kundendialog mit Hilfe der rechten Maustaste oder über den Anmeldungsdialog, ebenfalls über das Menü der rechten Maustaste, geöffnet werden. Wird die Verwaltung über den Kundendialog geöffnet, so beziehen sich alle Dokumente auf den gerade geöffneten Kunden. Beim Öffnen über den Anmeldungsdialog beziehen sich die Dokumente auf die gerade geöffnete Buchung. (siehe Bild nächste Seite)

2 Alternativ dazu kann die Dokumentenverwaltung auch über das Kontextmenü in der Kundensuchmaske (Taste F3 oder -Kunden -Suchen) geöffnet werden. Auch hier wird, je nach dem, ob der Reiter Kundensuche oder der Reiter Vorgangssuche offen ist, die Dokumentenverwaltung entweder kundenbezogen oder buchungsbezogen geöffnet. Kundenbzw. buchungsbezogen bedeutet auch, dass bei einem neuen Dokument in der Dokumenteninfo nur die Kundennummer oder auch die Buchungsnummer gefüllt ist.

3 Hauptdialog Dokumentenverwaltung Im Hauptdialog werden im oberen Bereich alle für die Buchung, bzw. beim Öffnen über den Kundendialog alle für den Kunden, erfassten Dokumente angezeigt. Im unteren Bereich werden die Detailinformationen des aktuell in der Liste markierten Dokumenteneintrags angezeigt. Die Einträge Angelegt am (wann das Dokument erzeugt wurde) und Geändert am (wann das Dokument zuletzt geändert wurde) entsprechen den im Windows-Explorer angezeigten Daten. Eingetragen am gibt an, wann das Dokument in die Verwaltung aufgenommen wurde.

4 Aufbau der Dokumentenverwaltung Die Dokumentenverwaltung besteht aus dem Unterordner DO im Jackhauptverzeichnis und der Datenbank HI\DOKU. In der Datenbank werden unter anderem der Dateiname, das Datum (an dem die Datei in die Dokumentenverwaltung aufgenommen wurde), die Beschreibung, die Kundennummer und die eventuell zugeordnete Buchungsnummer gespeichert. Im Verzeichnis werden alle nicht verlinkten Dokumenten verwaltet. Es ist so aufgebaut, dass die Dokumente sowohl nach Monat als auch nach Kundennummer getrennt gespeichert werden können. Das Verzeichnis wird entsprechend des Einfügedatums gewählt, d.h. auch wenn ein Dokument im Dezember 2005 erzeugt wurde, wird es beim Einfügen im August 2006 in das Unterverzeichnis gespeichert. Hinzufügen eines Dokumentes Über den Button Hinzu kann ein neues Dokument in die Verwaltung eingetragen werden. Es öffnet sich zunächst ein Auswahldialog, über den das einzufügende Dokument ausgewählt werden kann. Tipp: Innerhalb der Dateiliste kann über die rechte Maustaste das klassische Windows-Explorer Menü geöffnet werden, über das Sie auch die Möglichkeit haben, neue Dokumente anzulegen. Dieses neu angelegte Dokument kann dann in die Dokumentenverwaltung übernommen werden.

5 (siehe Bild nächste Seite) Nach der Auswahl der Datei öffnet sich ein weiterer Dialog: Über diesen Dialog können Sie auswählen, wie das Dokument in die Verwaltung aufgenommen werden soll. Zusätzlich kann ein Kommentar zum Dokument erfasst werden. Das Dokument kann auf 3 Arten in die Verwaltung aufgenommen werden. Kopie einfügen: Vom Dokument wird eine Kopie erstellt und diese wird in das Dokumentenverzeichnis gestellt. In der Datenbank wird dann ein Eintrag mit Verweis auf diese Kopie abgelegt. Das Originaldokument steht am ursprünglichen Ort immer noch zur Verfügung, nachträgliche Änderungen daran werden nicht berücksichtigt. Original einfügen: Das Originaldokument wird in das Dokumentenverzeichnis verschoben und in der Datenbank wird auf dieses Dokument verwiesen. Verlinken: Es wird lediglich ein Datenbankeintrag mit der Verknüpfung zum Originaldokument erzeugt und kein Dokument in das Dokumentenverzeichnis eingefügt.

6 Ändern eines Dokumentes Über den Button Ändern im Hauptdialog der Dokumentenverwaltung kann die Beschreibung des Dokuments geändert werden. Eine Änderung des Inhalts des Dokumentes kann über den Button Öffnen vorgenommen werden. Löschen eines Dokumentes Drückt man den Löschen - Button im Hauptdialog, so wird nachgefragt, ob der Eintrag aus der Datenbank gelöscht werden soll. Falls dies mit Ja bestätigt wird, wird sowohl der Datenbankeintrag als auch das im Dokumentenverzeichnis stehende Dokument gelöscht. Bei verlinkten Dokumenten kommt eine weitere Rückfrage, ob das verlinkte Dokument ebenfalls gelöscht werden soll. Falls dies mit Ja bestätigt wird, so wird dies ebenfalls entfernt. Öffnen eines Dokumentes Über den Button Öffnen im Hauptdialog kann das selektierte Dokument geöffnet werden. Es wird dabei die mit der Dateiendung verknüpfte Anwendung gestartet; z.b. doc mit Microsoft Word. Für Rückfragen steht Ihnen unser Support- und Helpdesk unter der Nummer Tel. +49 (0) 22 05/ oder Fax +49 (0) 22 05/ oder Jacksupport@Bewotec.de gerne zur Verfügung.