Dokumentenverwaltung im Internet

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1 Dokumentenverwaltung im Internet WS 09/10 mit: Thema: Workflow und Rollenverteilung im Backend Gruppe: DVI 10 Patrick Plaum und Kay Hofmann

2 Inhalt 1. Benutzer und Benutzergruppen erstellen Benutzergruppen Erstellung der Benutzergruppen Benutzer erstellen Workspace erstellen Rechte zuweisen Der Workflow Beispiel eines Workflows...8 Patrick Plaum & Kay Hofmann Seite 1

3 1. Benutzer und Benutzergruppen erstellen 1.1. Benutzergruppen Grundlage für die spätere Verwendung eines Workspace sind vier Benutzergruppen und drei Benutzer. Diese Teilen sich wie folgt auf: - Basis: Grundlage zum bearbeiten der Seite für eine saubere Rechteverwaltung. - Bearbeiter: Editiert Inhalte der Seite oder fügt neue hinzu. - Kontrolleur: Überprüft die bearbeiten Inhalte. - Publisher: Setzt die Inhalte live, er kann auch Kontrolleur sein Erstellung der Benutzergruppen Klicken Sie im Modul "Liste"(1.) des Bereiches "Web" auf die Weltkugel (2.) und wählen den Punkt "Neu" (3.). Dadurch öffnet sich die Rechteseite, in der dann der Punkte "Backend- Benutzergruppe"(4.) ausgewählt wird. Für die Benutzergruppe "Basis" vergeben Sie nur einen "Gruppennamen" und Speichern die Einstellungen. Patrick Plaum & Kay Hofmann Seite 2

4 Nun legen Sie die "Benutzergruppen": Editoren, Publisher und Reviewer an und weisen bei der Erstelllung dieser Gruppen die Gruppe "Basis" als "Untergruppen" zu. Weiterhin müssen Sie diesen Gruppen im Reiter "Zugriffsliste"(1.) die benötigten Elemente und Module(3.) freigeben. Dazu muss der Hacken (2.) gesetzt sein, damit diese Auswahl angezeigt wird. Unter "Module" verstehen sich die Anzeige des Menüs auf der linken Seite, welche die Benutzer dann einsehen können. Bei "Tabellen (anzeigen)", "Tabellen (ändern)" und "Seitentypen" können weitere Einstellungen individuell den Anforderungen der Gruppe angepasst werden. Im nächsten Reiter "Freigaben und Arbeitsumgebungen" muss für die Gruppe der Editoren im Block "Arbeitsumgebungsberechtigungen" ein Hacken bei "Entwurf bearbeiten (Offline)" gesetzt werden. Sollen die Kontrolleure auch nichts Live schalten dürfen so gilt dies dort ebenfalls. Patrick Plaum & Kay Hofmann Seite 3

5 1.3. Benutzer erstellen Nun benötigt jede Benutzergruppe noch einen Benutzer, mit der Ausnahme des "Basis" Gruppe. Den Punkt "Backend-Benutzer" finden Sie wieder unter "Liste", Weltkugel, "Neu". Im Reiter "Allgemein" muss ein Name und Passwort vergeben werden. Optional können dort noch weitere Angaben gemacht werden. Die eigentlichen Einstellungen werden im Reiter "Freigaben und Arbeitsumgebungen"(1.) getroffen. Im Punkt (2.) kann ausgewählt werden auf welche Workspaces der Zugriff erlaubt ist. Mit dem Punkt (3.) wird definiert für welche Seite dieser Benutzer gilt. Patrick Plaum & Kay Hofmann Seite 4

6 2. Workspace erstellen Da die benötigten Voreinstellungen getroffen wurden, sind wir nun in der Lage einen eigenen Workspace anzulegen. Dies ist notwendig da der schon eingebaute "Draft" Workspace keinen Zugriff auf Dateisysteme erlaubt. Um einen neuen Workspace zu erstellen wählen Sie unter "Benutzerwerkzeuge" den Unterpunkt "Arbeitsumgebung" und wechseln auf den Reiter "Arbeitsumgebungsliste". Hier sehen sie die vorhandenen Workspaces. Über der Liste finden Sie das Symbol um neue Arbeitsräume zu erstellen. Im Reiter "Allgemein" muss ein Name vergeben werden und unter der Beschreibung können noch Kommentare eingefügt werden. Die Haupteinstellungen finden Sie im Reiter "Benutzer". Mit dem Ordnersymbol (1.) können die Besitzer festgelegt werden, die editierte Inhalte Liveschalten dürfen. Hier können nur einzelne BENUTZER und keine Gruppen eingetragen werden. Bei den Ordnersymbolen (2.) können dann ganze Gruppen ausgewählt werden, dabei repräsentiert "Mitglieder" die Bearbeiter und "Redakteure" die Kontrolleure. Als Abschluss muss im Reiter "Andere" noch ein Hacken bei "Only workspace owner can publish" gesetzt werden. Patrick Plaum & Kay Hofmann Seite 5

7 3. Rechte zuweisen Bei der Rechtezuweisung im Backend kommt nun unsere "Basis" Gruppe ins Spiel, da dort nur eine Gruppe eingetragen werden kann. Wenn die "Basis" Gruppe im Zugriffsmodul als berechtigte Gruppe eingetragen ist, erben alle anderen Benutzergruppen diese Rechte. Da die "Basis" Gruppe als Untergruppe eingetragen ist, erhalten somit auch die Übergeordneten Gruppen Zugriff auf die Seiten und Inhalte. Patrick Plaum & Kay Hofmann Seite 6

8 4. Der Workflow Sind nun alle Einstellungen getroffen so kann sich der Bearbeiter einloggen beginnen die Seite zu verändern. Dieser sieht in seiner Menüliste auf der linken Seite nur die Punkte die für Ihn freigegeben wurden und kann auch nur diese Elemente bearbeiten oder erstellen. Speichert er seine Arbeit wird diese automatisch der nächsten Ebene weitergereicht. Logt sich nun ein Kontrolleur oder ein Publisher ein, so haben diese unter dem Punkt "Arbeitsumgebung"(1.) im Reiter "Begutachten und veröffentlichen"(2.) die Möglichkeit sich über vorhandene Veränderungen zu informieren. Es sollte am besten unter "Optionen" (3.) der Punkt "Alle Arbeitsumgebungen" ausgewählt sein. Um sich die Inhalte anzusehen empfiehlt es sich oben rechts von "Live-Arbeitsumgebung" auf den entsprechenden Workspace zu wechseln und dann im Menüpunkt "Ansicht" die Änderungen zu prüfen. Nun kann er entscheiden was mit diesen Änderungen gemacht werden soll, dafür steht das folgende Menü zur Verfügung: a = Ablehnen b = Zum Gutachten c = Veröffentlichen d = Austauschen e = Bearbeiten f = Protokoll g = Ansehen Patrick Plaum & Kay Hofmann Seite 7

9 5. Beispiel eines Workflows Hier eine kleine Skizze aus dem Internet wie so etwas aussehen könnte. Patrick Plaum & Kay Hofmann Seite 8

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