Genius Project 8 Projektprozesse für Notes und Web

Transkript

1 Software-Besprechung Genius Project 8 Projektprozesse für Notes und Web Genius Project bietet sich als breit aufgestellte Projektmanagement-Lösung an, die neben den schon fast obligatorischen Funktionen für das Termin-, Ressourcen- und Kostenmanagement auch spezielle Themen wie Fakturierung, Social Collaboration und Demand Management unterstützt. Die ursprünglich aus der Lotus-Notes-Welt stammende Software ist schon seit längerem auch als eigenständige Weblösung verfügbar. Sie präsentiert sich in der neuen Version 8 mit einer aufgefrischten Bedienoberfläche. Neu sind zudem auch zahlreiche Funktionen für Multiprojektmanagement und Workflows. Außerdem lässt sich die Software in der aktuellen Version noch besser als bisher an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen. Benutzeroberfläche und Planungsfunktionen Autor Dr. Mey Mark Meyer Dipl.-Ing., Geschäftsführer der prometicon GmbH. Begleitet seit 2007 Unternehmen bei der Entwicklung ihres PM und der Einführung geeigneter PM-Tools Kontakt: mey.mark.meyer@prometicon.de Mehr Informationen unter: projektmagazin.de/autoren Benutzeroberfläche in klarem Design Die im Oktober 2015 erschienene Version 8 zeichnet sich durch ein neues, reduziertes Design aus. Die bisherige Navigationsstruktur ist dabei erhalten geblieben, sodass sich erfahrene Anwender problemlos zurechtfinden dürften. Für neue Anwender wird die Einarbeitung dank klarere Symbole und grafischer Hervorhebungen erleichtert. Genius Project teilt sich in mehrere Module auf, sogenannte Hauptfunktionen wie "Portfolio", "Projektanfrage", "Planungen", "Change Requests" und "Zeiterfassung". Hinter den einzelnen Hauptfunktionen verbirgt sich jeweils ein eigener Arbeitsbereich, der über eine Navigationsleiste am oberen Fensterrand schnell erreicht werden kann. Innerhalb eines solchen Arbeitsbereichs gelangt man über eine Liste am linken Fensterrand zu den zugehörigen Ansichten also Tabellen, Dashboards und Formulare (Bild 1). Einzel- und Multi-Projektplanung im Gantt-Diagramm Zur Pflichtaufgabe jeder PM-Software gehört die klassische Projekt-Ablaufplanung. Genius Project bietet hierfür ein Gantt-Diagramm, das optisch den gängigen Desktop-Produkten ähnelt. Die Bedienung ist zeitgemäß: Eingaben erfolgen unmittelbar in der Tabelle, Vorgangszeiträume können direkt mit der Maus verändert werden und nach einem Doppelklick öffnet sich das Dialogfenster für die Vorgangsinformationen. In diesem werden Vorgangsdetails erfasst und Ressourcen eingeplant. Das Arbeitsfenster lässt sich teilen, um in der unteren Fensterhälfte den aus der Planung resultierenden Ressourcenbedarf anzuzeigen. Seit Version 8 kann das Programm in einem Balkendiagramm gleichzeitig auch mehrere Projekte darstellen, die der Anwender zuvor ausgewählt hat (Bild 2). Änderungen in einem solchen Multiprojekt-Gantt-Diagramm spei- Das Fachportal für Projektmanagement 1/10

2 chert das Programm jeweils in den einzelnen Projektplänen. Auf diese Weise können Teilprojekte an unterschiedliche Projektplaner delegiert werden, während das Multiprojekt-Gantt-Diagramm gleichzeitig den Gesamtüberblick über diese Projekte vermittelt. Bild 1: Die Hauptfunktionen unterteilen die Software in Arbeitsbereiche. Innerhalb eines Bereichs, hier "Projekte", finden sich jeweils mehrere zugehörige Ansichten. Bild 2: Das Multi-Gantt ist mit wenigen Klicks nach aktuellen Bedürfnissen zusammengestellt. Das Fachportal für Projektmanagement 2/10

3 Phasen, Gates und Prüfpunkte Vor allem in Produktentwicklungsprojekten kommt speziellen Meilensteinen, sogenannten "Gates", eine besondere Bedeutung zu. Diese signalisieren, dass die Prüfung eines Projektergebnisses ansteht. In Genius Project lassen sich für jedes Gate spezielle Voraussetzungen, sogenannte "Erfolgsfaktoren", definieren und für jeden Erfolgsfaktor wiederum Zielwerte festlegen. Ein Erfolgsfaktor kann z.b. sein, dass ein bestimmtes Dokument etwa ein Grobkonzept oder ein Abnahmeprotokoll erstellt wurde. Der zugehörige Zielwert würde in diesem Fall "Vorhanden" lauten. Im Projektverlauf überprüft der Anwender beim Erreichen eines solchen Schlüsselmeilensteins die entsprechenden Zielwerte. Ist das Ergebnis positiv, setzt die Software das Gate auf "abgeschlossen". Um im Rahmen des Multiprojektmanagements den Gate-Status verschiedener Projekte im Blick zu behalten, bietet das Programm entsprechende tabellarische Zusammenfassungen an (Bild 3). Bild 3: Bild 3: Übersicht ausgewählter Projekte mit Statusanzeige der definierten Gates. Ressourcenplanung auf Vorgangs- oder Projektebene Um die notwendigen Ressourcen für ein Projekt zu reservieren, gibt es in Genius Project zwei Möglichkeiten. Zum einen können Mitarbeiter ebenso wie ganze Teams und Abteilungen für konkrete Projektvorgänge eingeplant werden. Dabei lässt sich jeweils der Planaufwand festlegen. Alternativ ermöglicht das sogenannte "Softbooking" eine einfachere Planung: Hierbei werden die benötigten Ressourcenaufwände monatsweise für das Gesamtprojekt geschätzt völlig unabhängig von einer eventuell vorhandenen Terminplanung. Diese Planungsmethode eignet sich besonders in der Frühphase eines Projekts, wenn keine genaue Terminplanung vorliegt und noch nicht sicher ist, ob das Projekt überhaupt umgesetzt wird. Genius Project stellt die Ressourcenauslastung, die sich aus den einzelnen Projektplänen ergibt, in unterschiedlichen Auslastungstabellen dar. Die Auslastung nach Typ zeigt z.b. die im Unternehmen vorhandenen Kapazitäten nach Rollen und zieht davon die Auslastung der jeweiligen Mitarbeiter ab. Auch Auswertungen nach Skills und Kostenstellen sind möglich. Per Softbooking vorgenommene Planungen weist die Software gesondert aus. Mittels Drill-Down kann der Anwender jede Auswertung nach den einzelnen Mitarbeitern und deren Projektaufgaben analysieren. Die Projektkosten ermittelt die Software auf Basis der eingeplanten Ressourcen und der entspre- Das Fachportal für Projektmanagement 3/10

4 chenden tätigkeitsabhängigen Verrechnungssätze. Unter Berücksichtigung weiterer Kostenarten lässt sich so eine Kosten- und Budgetplanung erstellen, die sich z.b. eignet, um Dienstleistungsangebote zu kalkulieren. Dabei lassen sich auch verschiedene Währungen berücksichtigen. Multiprojektmanagement Eine projektübergreifende Sicht erhält der Anwender durch das Multiprojekt-Gantt-Diagramm. Darüber hinaus fassen Dashboards und Auswertungen das Geschehen in der Projektelandschaft durch projektübergreifende Analysen zusammen. Für Multiprojekt-Umgebungen ebenfalls nützlich sind die bereits erwähnten Gate-Meilensteine: Mit ihnen können standardisierte Projektphasen vorgegeben werden, wodurch die Projekte untereinander leichter vergleichbar werden. Multiprojekt-Auswertungen und Dashboards Zahlreiche Tabellen ermöglichen in Genius Project eine Übersicht über das Projektportfolio. Der Anwender hat damit bereits innerhalb der Bedienoberfläche einen raschen Zugang zu Informationen. Administratoren und Anwender können die Tabellenspalten und deren Formatierungen dabei leicht an ihre individuellen Anforderungen anpassen. Symbole, Farbcodierungen und Fortschrittsbalken helfen dabei, die Tabellenwerte anschaulich darzustellen. In vielen Fällen wünschen die Anwender grafische Auswertungen, die oft aussagekräftiger sind als Tabellen. Für solche Grafiken steht das Chart-Modul zur Verfügung. Zum Entwurf eines Diagramms werden die zugrunde liegende Ansicht, der Titel, die Abmessungen und der Typ festgelegt, beispielsweise Säulen- oder Tortendarstellung. Mit Hilfe von Filtern und einiger weiterer Optionen lässt sich die Darstellung des Diagramms weiter steuern. Eines oder mehrere solcher Diagramme werden anschließend auf einem Dashboard angeordnet, das sich wiederum als Ansicht zu den vorhandenen Modulen hinzufügen lässt. Auf diese Weise ist es möglich, bestimmte Auswertungen, z.b. die monatliche Ressourcenauslastung der kommenden zwei Jahre, grafisch darstellen und jedem Anwender direkt im Ressourcen- Modul zur Verfügung zu stellen. Wer Diagramme in Excel erstellen kann, dürfte mit diesem Vorgehen kaum Probleme haben. Zudem können alle Auswertungen auch in Excel geöffnet werden, um sie dort weiter zu analysieren. KPI, Portfoliocontrolling und eine schlanke Portfolioplanung Auch Portfolio-Auswertungen und projektübergreifende Kennzahlen lassen sich mit Hilfe der Berichtsfunktionen generieren. So kann die Software beispielsweise die Budget- und Kostenwerte des Portfolios mit denen der einzelnen Projekte vergleichen. Die Übersichten und Berichte sind auch nützlich, um die Projekte nach den unterschiedlichsten Kriterien, beispielsweise der Projektart oder den Projekt-Sponsoren, zusammenzufassen und auszuwerten. Für die strategische Portfolioplanung ist es notwendig, neue Projektideen systematisch zu dokumentieren und zu bewerten. Für diesen Zweck gibt es das Projektanfragemodul. Um eine Anfrage zu erstellen, reicht es zunächst, die Projektbezeichnung, eine kurze Beschreibung und den geplanten Termin einzutragen. Der Antragsteller kann die Idee auch noch weiter konkretisieren und z.b. ein Projektteam vorgeschlagen, Erfolgsfaktoren nennen oder ergänzende Dokumente wie Kostenberechnungen oder technische Unterlagen beifügen (Bild 5). Auf diese Weise wird die Software zur zentralen Ablage für eine Projektpipeline, aus der sich das spätere Portfolio speist. Das Fachportal für Projektmanagement 4/10

5 Bild 4: Anhand kritischer Erfolgsfaktoren wird eine Projektidee bewertet. Bei der weiteren Bewertung des Projektantrags helfen Workflows. Sie regeln den Prüf- und Genehmigungsprozess und sorgen dafür, dass der Projektantrag allen Verantwortlichen elektronisch vorgelegt wird. Die Ansicht "Meine Anfragen" zeigt dem Antragsteller jederzeit, wie weit sich sein Antrag im Genehmigungsworkflow aktuell befindet. Um die Projektideen zu priorisieren, bewerten die Prüfer diese anhand unternehmensspezifischer Erfolgsfaktoren, z.b. anhand von Risikopotential, Rentabilität oder einem strategischen Nutzen. Die Ergebnisse stellt die Software grafisch als Bubble- Chart dar. Weitergehende Szenarien, Simulationen und Portfoliooptimierungen bietet sie allerdings nicht. Mit der Projektanfragen-Datenbank und den Bewertungen anhand von Erfolgsfaktoren bietet Genius Project insgesamt solide Funktionen, um nicht nur Projekte zu planen und zu steuern, sondern auch deren Entstehung und Auswahl in der Software abzubilden. Das ermöglicht ein schlankes und einfaches Portfoliomanagement, wie es in vielen Unternehmen zum Einsatz kommt. Dokumentenmanagement und virtuelle Pinnwand Aus der Projekt- und Portfolioplanung resultieren letztendlich Arbeitspakete, die die Mitarbeiter umzusetzen haben. Ihnen bietet Genius Project mit dem Dokumentenmanagement und der Pinnwand zwei Funktionen, um Projektinhalte gemeinsam zu erarbeiten. Das Fachportal für Projektmanagement 5/10

6 Dokumentenmanagement Dass Genius Project mit Projektdokumenten umzugehen weiß, ist angesichts der Historie des Programms nicht überraschend. Die mittlerweile vollständig webbasierte Software lief ursprünglich unter Lotus Domino Server, was sich bei genauem Hinsehen noch an der Gliederung mancher Projektinformationen mittels der in Notes typischen Baumstrukturen erkennen lässt. Das webbasierte Programm ist zudem auch weiterhin als Lotus-Variante verfügbar. Die Dokumentenmanagement-Funktionen im Web dürften allerdings in vielen Projekten vollkommen ausreichen: Versionierung und Check-Out von Dokumenten zur Bearbeitung sind ebenso vorhanden wie Workflows zur Dokumentenweiterleitung, Bibliotheken für Standard-Dokumentvorlagen und eine Volltextsuche, die auch den Inhalt von Office-Dokumenten und PDFs einschließt. Genius-Live die persönliche Pinnwand für Projekt- Mitarbeiter Für Teams, die gemeinsam an Projektdokumenten arbeiten, bietet sich die integrierte Kommentarfunktion als Alternative zu ausufernden -Diskussionen an. Sie basiert auf der virtuellen Pinnwand "Genius Live", die sich im Modul "Meine Arbeit", dem persönlichen Arbeitsbereich, befindet (Bild 6). Hier lassen sich Nachrichten per Microblogging austauschen, wobei jedes Planungsobjekt in der Software kommentiert werden kann Dokumente ebenso wie Projekte, Risiken, Änderungsanträge und Aufgaben. Der Diskussionsverlauf findet sich jeweils direkt im Zusammenhang mit dem kommentierten Objekt. Alle Beiträge, die den Anwender betreffen, tauchen zudem gesammelt auf seiner persönlichen Pinnwand auf. Die Erfahrung zeigt, dass der Einsatz solcher Social- Collaboration-Funktionen häufig einen erheblichen Kulturwandel im Unternehmen erfordert. Richtig eingesetzt und mit dem nötigen Veränderungsmanagement begleitet, kann dadurch allerdings die Flut von s und Dateianhängen in wild wuchernden Ablagestrukturen deutlich reduziert werden. Zudem werden Missverständnisse darüber vermieden, welcher Versionsstand gerade Gegenstand einer Diskussion ist. Bild 5: Die virtuelle Pinnwand "Genius Live" fördert den Informationsaustausch im Projektteam. Das Fachportal für Projektmanagement 6/10

7 Neben der Pinnwand finden sich im Modul "Meine Arbeit" auch die eigenen Projektaktivitäten, denen man als Ressource zugewiesen wurde. Dazu kommen Aufgaben, die im Zuge von Workflows anfallen beispielsweise die anstehende Freigabe eines Projektantrags. Vielseitigkeit als Prinzip Genius Project wird vom Hersteller als universell einsetzbare Software positioniert, die sich prinzipiell für alle Projekttypen eignet. Allerdings stoßen solche Programme bei bestimmten branchenspezifischen Anforderungen, etwa umfangreichen Kostenanalysen im Bauwesen oder einem detaillierten Anforderungsmanagement in der IT, naturgemäß an die Grenzen ihres Standardumfangs. In diesem Fall ist eine ausreichende Flexibilität der Software wichtig, die es erlaubt, die vorhandenen Standard-Funktionen mit vertretbarem Aufwand, entsprechend dem besonderen Einsatzzweck oder der speziellen Regelungen im Unternehmen, zu erweitern. Individuelle Formulare und Workflows Zu den wichtigsten Anpassungsmöglichkeiten in Genius Project zählen benutzerdefinierte Felder, um faktisch beliebige Zusatzinformationen im Programm erfassen und auswerten zu können. Für sämtliche Formulare der Software, z.b. für die Projektbeschreibung, können neue Felder angelegt und mit Prüfkriterien sowie zulässigen Wertebereichen versehen werden. Neu in Version 8 sind u.a. berechnete Felder, verbesserte automatische Exportfunktionen für Auswertungen und erweiterte Möglichkeiten, um Tabellen abhängig vom Inhalt zu formatieren. Neben diesen Anpassungen an der Datenstruktur sind Workflows ein nützliches Hilfsmittel, um eine unternehmensweit eingesetzte PM-Software auf die eigenen Anforderungen zuzuschneiden. Jedes Dokument, von der Projektbeschreibung bis zum Change Request, kann bei Prüfungen und Freigaben durch Workflows unterstützt werden. Hierfür verfügt Genius Project über eine eigene Workflow-Engine (Bild 7), was angesichts der Lotus- Historie der Software zu erwarten ist. Auch Projekte und Projektanträge können mit Workflows versehen werden, um bei einem Phasenwechsel im Projekt z.b. die erforderlichen Zustimmungen einzuholen. Vorgefertigte Workflows stehen u.a. für die Zeiterfassung zur Verfügung, die softwaregestützt durch die Projektleitung und wahlweise auch durch die Vorgesetzten geprüft werden kann. Workflows sind einfach zu konfigurieren. Ist der Prozessablauf erst einmal grundsätzlich festgelegt, kann der Anwender jeden einzelnen Prozessschritt per Maus erstellen. Anschließend legt er die Grundeinstellungen fest, wie z.b. die Voraussetzungen zum Erreichen des Schritts, die verantwortlichen Rollen sowie der nachfolgende Schritt. Außerdem kann er Aktionen angeben, die bei diesem Schritt automatisch ausgeführt werden sollen. Das System kann beispielsweise Projektdaten ändern oder Anwender per informieren. Das Fachportal für Projektmanagement 7/10

8 Bild 6: Jeder beliebige Dokumententyp kann mit einem Workflow versehen werden. Bild 7: Um Anwender mit automatisierten Abläufen zu unterstützen, können Administratoren Workflows entwerfen. Agiles Projektmanagement Zur Vielseitigkeit gehört bei Genius Project auch die Methodenvielfalt. Das Programm bietet neben der klassischen Planung auch die wichtigsten Funktionen für ein agiles Projektmanagement nach Scrum. Mit der Software lässt sich ein Product Backlog führen, dessen Elemente detailliert beschrieben und mit Akzeptanzkriterien versehen werden können. Auf diese Weise geplante Backlog-Elemente werden dann auf Sprints verteilt. Während ei- Das Fachportal für Projektmanagement 8/10

9 nes Sprints unterstützt Genius Project die täglichen Meetings mit Formularen und Burn-Down-Auswertungen. Auch wenn die Software nicht mit einer Spezialsoftware konkurrieren kann beispielsweise fehlt noch ein Taskboard, ist es auf diese Weise möglich, agile Projekte zusammen mit klassisch gesteuerten Projekten in gemischten Projektportfolios im Blick zu behalten und in Multiprojekt-Auswertungen einzubeziehen. Systemvoraussetzungen Den einfachsten Einstieg in Genius Project bietet die SaaS-Variante. Hier übernimmt der Anbieter den Betrieb der notwendigen Server, die Anwender benötigen lediglich einen Browser. Auf Wunsch installiert der Anbieter den Genius-Server ohne Zusatzkosten auch auf einem Windows-Server inklusive Datenbank. Zusätzlich zur Webversion ist Genius Project auch für IBM Lotus Notes verfügbar. Die Anwender greifen dann statt über den Webbrowser über Notes auf die Software zu. Dabei können die gleichen Datenbanken wie bei der Webversion verwendet werden, sodass sich beide Versionen parallel einsetzten lassen. Unternehmen, die Lotus Notes verwenden, können so mittels der Webversion z.b. externe Projektpartner einbinden. Lizenzbedingungen Genius Project wird pro Anwender lizenziert; gesonderte Kosten für den Server fallen nicht an. Die Lizenzkosten für die einzelnen Anwender hängen von der jeweiligen Rolle ab. Hier unterscheidet der Anbieter zwischen Projektmanagern, Teammitgliedern, Zeiterfassern und Stakeholdern, denen jeweils ein unterschiedlicher Funktionsumfang geboten wird. Für eine typische Installation mit 50 Anwendern kann man mit Lizenzkosten von ca Euro rechnen. Alternativ zum Kauf der Lizenzen ist die Software auch im SaaS-Modell verfügbar, in dem der Anbieter bei jährlicher Abrechnung den kompletten Serverbetrieb übernimmt. Fazit Es fällt nicht leicht, die Software in wenigen Worten zusammenzufassen. Die angebotenen Funktionen sind breit gestreut und das Programm lässt sich an individuelle Anforderungen anpassen. Der Hersteller selbst entwickelt das Produkt zudem nicht für bestimmte Projekttypen oder Branchen. Das führt erkennbar zu einer Lösung, die sich für ganz unterschiedliche Einsatzzwecke eignet dank Verrechnungssätzen und Fakturierung für das personalintensive Geschäft von Projektdienstleistern, ebenso wie z.b. für interne IT-Projekte, bei denen Portfolio- und Budgetplanung, agile Funktionen sowie der Helpdesk nützlich sind. Eine Folge dieser generalistischen Produktstrategie ist aber auch, dass die Software bei weiterführenden Themen in den einzelnen Bereichen nicht mit spezialisierten Lösungen mithalten kann. Wer zum Beispiel intensiv Softwareentwicklung nach Scrum betreibt, wird auf eine Speziallösung setzen wollen. Dank der in Genius Project bereits vorhandenen agilen Funktionen dürfte sich diese dann allerdings gut anbinden lassen. Somit kann Genius Project gerade in gemischten Portfolios seine Stärken ausspielen und für den Gesamtüberblick sorgen. Mit dem ausgereiften Dokumentenmanagement, den Gate-Meilensteinen und den Workflows besitzt die Software zudem eine besondere Eignung für Unternehmen, die Produktentwicklungsprozesse in kundenspezifischen Projekten umsetzen. Die Möglichkeit, die Projektdaten gleichzeitig aus einer Lotus-Domino-Welt heraus und über das Das Fachportal für Projektmanagement 9/10

10 Web bearbeiten zu können, macht das Programm aus technischer Sicht für Branchen interessant, in denen Lotus traditionell bereits weit verbreitet ist etwa im Finanz- und Versicherungswesen oder der Automobilindustrie. Kontakt Cerri.com GmbH, Balanstr. 73, München, Tel.: +49 (0) , Fax: +49 (0) , Das Fachportal für Projektmanagement 10/10