Neue Anforderungen bedingen neue Strukturen der Geschäftsgang E Book Erwerbung an der UB Erlangen Nürnberg

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1 Neue Anforderungen bedingen neue Strukturen der Geschäftsgang Book rwerbung an der UB rlangen Nürnberg Dr. Rainer Plappert Books in Wissenschaftlichen Bibliotheken, TIB Hannover 18. u. 19. März 2014

2 Themen Books an der UB rlangen Nürnberg Daten und Fakten Das Kompetenzteam Books Organisation und Aufgaben Der Geschäftsgang Book rwerbung im Praxistest Außer der Reihe Der Geschäftsgang PDA rwerbung Fazit 2

3 UB rlangen Nürnberg Organisationsstruktur Zentrale Bibliothek: Hauptbibliothek und 3 Zweigbibliotheken 15 dezentrale Teilbibliotheken mit diversen Standorten in rlangen Nürnberg 3

4 Books Ausgaben und rwerbungsstruktur 4 UB rlangen Nürnberg UB rlangen Nürnberg P A K T K A U F P A K T K A U F I N Z L K A U F I N Z L K A U F L I Z N Z N L I Z N Z N P D A P D A Books Books

5 Interne Organisation der Book rwerbung vor 2012 Ausgangslage Book Bearbeitung = Zwei Personen Unternehmen Learning bei doing Keine einheitlichen Geschäftsgänge aber zahlreiche Sonderfälle xpertenwissen wird nicht von anderen Kollegen genutzt Problem Ausdehnung der rwerbung auf weitere Standorte und höheres Volumen erfordern Reorganisation der Book Bearbeitung Anpassung der Book Bearbeitung an die dezentrale Organisationsstruktur 5

6 Organisation des Kompetenzteam Books Ziele inheitliche dezentrale Bearbeitung und transparente Geschäftsgänge Bearbeitung im zentralen rwerbungssystem C Aufgabenverteilung nach inhaltlichen bzw. organisatorischen Zuständigkeiten Geschäftsgang 6

7 Räumliche und personelle Verteilung des Book Teams Team Inland 2 Team Ausland 2 7

8 Aufgaben innerhalb des Book Teams Vorakzession Prüfung bzw. Festlegung des Beschaffungsweges Lizenzrechtliche Prüfung Berücksichtigung von Konsortialvereinbarungen Katalogisierung bzw. Metadateneinspielung über Verbund Aufnahme in DBIS Inventarisierung Beratung und Information der Nutzer Administration der Onlinezugänge 8

9 Kaufentscheidung 9

10 Vorakzession Dublettenkontrolle: Paket (Lizenz) Paket (Kauf) inzeltitel Book Print Datenbank PDA ausleihbarer Bestand Kauf / Lizenz Dreistufiges Verfahren zur Dublettenkontrolle Dublettenkontrolle Präsenzbestand inzelfallentscheidung inzelfallentscheidung Rücksprache Fachreferent Kauf / Lizenz 10

11 Prüfung bzw. Festlegung des Beschaffungsweges Bezugswege: Verlag / Bibliotheksdienstleister / Aggregator (brary) ntscheidungskriterien: Preis DRM Anzahl der Zugriffe tablierter Zugangsweg Nutzerfreundlichkeit des Zugriffs Mitunter Abwägung notwendig, ob ein einheitlicher Zugang oder ein liberaleres Rechtemanagement schwerer wiegen 11

12 Konsortiale Beschaffung von Books Vorakzession Konsortialdatenbank Umsatz Konsortium Bezugsweg Verlag Aggregator 12

13 Lizenzrechtliche Bedingungen Vertrag mit dem Anbieter vorhanden? Integration in Aggregator Plattform möglich? Verhandlungen mit Anbieter notwendig? rwerbungsleitung Klärungsbedarf besteht häufig hinsichtlich Anzahl der Zugriffe Remote Access DRM Zahlreiche bestehende Verträge machen eine lizenzrechtliche Prüfung nicht mehr in jedem Fall erforderlich 13

14 Katalogisierung und formale rschließung in DBIS Lexika, Book Pakete DBIS Individuelle Katalogisierung < 100 Titel Automatische Metadateneinspielung ab 101 Titel Verbunddatenbank B3KAT 14

15 Inventarisierung Inventarisierung auf alle Mitglieder des Book Teams verteilt Festlegung von Zuständigkeiten innerhalb des Teams Kauf / Lizenzierung und Inventarisierung möglichst in einer Hand Ortsprinzip Abweichungen möglich bei Finanzierungsabsprachen, Konsortialvereinbarungen Grundsatz: Jedes erworbene Book bzw. Book Paket wird im rwerbungssystem inventarisiert inzige Ausnahme: Inventarisierung der PDA Kurzausleihen als pauschale Zusatzkosten 15

16 Beratungs und Informationsdienstleistungen Auf der Homepage Mail: In Infodesk Administration der Onlinezugänge 16

17 Außer der Reihe Der Geschäftsgang PDA 2 Daten + PDA Titeldatenpool Alerting Titel / 27 Fachprofile mit Service inhaltlichen (Klassifikation, Sachgebiet, Verlag) und formalen (rscheinungsjahr, Preis) Vorgaben 3 Rechnungsbearbeitung Datenmanagement PDA Monitoring Profilerstellung Fachreferent/in 1 Nutzer Kostenpflichtige Nutzung: 2 Kurzausleihen + Kauf 17

18 Fazit 2 Jahre dezentrale Book Bearbeitung Dezentrale Book Bearbeitung in einem virtuellen Team derzeit die beste Lösung Herausforderungen Hoher Kommunikationsbedarf: gemeinsame Treffen einmal im Quartal inbindung der Fachreferenten Unterschiedlicher Wissensstand der Teammitarbeiter Klare Aufgabenverteilung im Team notwendig 18

19 Noch Fragen, Anregungen und Kritik!? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Rainer Plappert