Informationsmanagement heute

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Bernt Sachs
vor 8 Jahren
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1 Informationsmanagement heute Herzlich willkommen zu einem Kurzüberblick der diskutierten aber auch oft verschwiegenen Fakten bei diesem Thema.

2 Haftungsausschlussklausel / Disclaimer Die in dieser Präsentation gemachten Aussagen sind nach bestem Wissen recherchiert und spiegeln die vorherrschende Meinung des Vortragenden wieder. Aus diesen Aussagen sind keine Rechtsansprüche ableitbar, genauso wenig aus evtl. angegebenen Links und den dort gemachten Aussagen.

3 Historie Gegründet 1996 Erweitert durch Übernahme von 55% Geschäftsanteilen an der Firma Ulshöfer IT GmbH + Co KG Mitarbeiter, beide Firmen zusammen, ca Umsatz > 2Mio.

4 WER weiß was worüber? Informationslogistik Informationen = 4. Produktionsfaktor

5 Unternehmensziele Im Team Lösungen erarbeiten Informationslogistik zum Nutzen des Kunden Medienbrüche überwinden, Informations- und Dokumentationsqualität sicherstellen Informationen nutzbringend erschließen, managen und bewahren. Know-how sichern, Vorschriften und Gesetze befolgen

6 Hauptunterschiede im Bereich Informationsmanagement Analoge Daten In der Regel papiergebunden, es kann aber auch etwas auf Mikrofilm sein (NCI). Digitale Daten Daten von Client- oder Hostanwendungen etc. Fax und (CI). Audio- und Videoinformationen sind zukünftig vermehrt zu berücksichtigen.

7 Welche Leistungen können wie erbracht werden, extern, intern? Wie klassifiziere ich meine Unternehmensinformationen? -Hauptkriterien heute sind Rechtsrelevants und Unternehmensführung und Sicherung. -Weitere Einteilungsmöglichkeiten bestehen über einen Aktenplan bzw. eine DIN EN ISO Zertifizierung, falls vorhanden. -Im klassischen DMS Umfeld wird man seitens des Anbieters aufgefordert oder bekommt es vorgeschlagen seine Dokumente in Dokumentypen u. Dokumentklassen zu unterteilen.

8 Welche Leistungen können wie erbracht werden, extern, intern? Welche Effizienz ist zu erwarten? -Je strukturierter die vorliegenden Informationen auf den Dokumenten sind, desto effektiver können die elektronischen Hilfsmittel zur Inhaltserschließung (Content) arbeiten (Dokumentqualität). -Strukturierte Dokument sind nahezu zu 98%-99% erschließbar -Unstrukturierte Dokumente zwischen 50% und 90%. Zusätzliche Einschränkungen sind bei Handschriften, Frakturschriften und Süterlin zu machen.

9 Welche Leistungen können wie erbracht werden, extern, intern? Gibt es Verluste? - JA, sie sind möglich. Gründe: -Wer garantiert die vollständige Dokumentübernahme? -Wie wird eine Garantie zu einem bestimmten Inhalt gewährleistet? -Wie wird die Vollständigkeit bei Rückgabe bzw. Import in Zielsysteme sichergestellt (Transaktionssicherheit)?

10 Ist alles was ich kann sinnvoll, gibt es Alternativen? Zur Diskussion bzw. Überlegung: Wie weit ist eine Inhaltserschließung zu treiben? Qualifizierte Digitale Signatur versus Prozessbeschreibung, -Zertifikat

11 Rechtliche Grundlagen Rechtliche Aspekte zu ECM/DMS Und sonstige Einflüsse denen man sich nicht entziehen kann! Nicht jeder muss ALLES berücksichtigen! (Nur dass, was ihn betrifft)? Was ist das? (Alles!?) Ein Zusammenspiel von Paragraphen, national und international sowie Vorschriften und Regelwerken in auszugsweiser Darstellung.

Rechtliche Grundlagen Rechtliche Aspekte zu DMS Ein Zusammenspiel von Paragraphen, national und international sowie Vorschriften und Regelwerken in auszugsweiser

Behörden sowie spez. Archivgesetze usw. Compliance Basel II + III, KWG, Solvency II, MAK, GdPDU, KonTraG PK-DML, IDWRS FAIT 3 Compliance; ISO,CoP Techn.

12 Rechtliche Grundlagen Rechtliche Aspekte zu DMS Ein Zusammenspiel von Paragraphen, national und international sowie Vorschriften und Regelwerken in auszugsweiser Darstellung. A Part of German Law s HGB, AO, UStG,SigG,SigV, UrhG, BVG, ZPO, BGB, StGB, StPO, GoBS, HGB,, GAaufzV; SRVwV u. weitere Regelungen f. Branchen u. Behörden sowie spez. Archivgesetze usw. Compliance Basel II + III, KWG, Solvency II, MAK, GdPDU, KonTraG PK-DML, IDWRS FAIT 3 Compliance; ISO,CoP Techn. Anforderungen bei: Migration, Systemwechsel, Herstellererklärungen, etc 8.EU Richtlinie etc. Not complete, in parts. SOX, FDA, SEC, HIPAA, IRS, DOD Cobil 4.0, COSO Germany Europa Amerika The World

13 Fazit In den aller seltensten Fällen kann man Informationsmanagement isoliert sehen. In der Regel gibt es mehr oder wenige Abhängigkeiten deren Nichtbefolgung rechtliche Konsequenzen haben können. Selbst ausländisches Recht kann dann zur Anwendung kommen. Andererseits, bestehende Erwartungshaltungen seitens der Kunden müssen oft relativiert und Bestandteil der abzuschließenden Verträge werden.

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Referent: Friedrich Lothar Walther

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