Benutzerhandbuch Allergen-Manager

Transkript

1 Benutzerhandbuch Allergen-Manager 1. Systemvoraussetzungen Der Allergen-Mager basiert auf Microsoft Access, dies ist Bestandteil des Microsoft Office Paketes. Während der Bestellung konnten Sie auswählen, welche Version von Access Sie auf Ihrem Computer installiert haben. Sollten bei der Darstellung der Farben beim Allergen-Manager Probleme auftreten (weiße Schriftfarbe) dann haben Sie eventuell die falsche Version bestellt. Gerne schicken wir die richtige Version zu. 2. Installation Der Allergenmanager wird als komprimierte Zip-Datei ausgeliefert. Um die Datei zu entpacken, benötigen Sie das Programm WinZip oder WinRar. Mit diesen Programmen können Sie die Datei in ein Verzeichnis am Computer extrahieren. Den Allergen-Manger starten Sie anschließend direkt mit Doppelklick auf die Datei. Beim ersten Start kann die Fehlermeldung kommen, dass die Inhalte nicht aktiviert sind. Hier müssen Sie auf Inhalte aktivieren klicken, bzw. unter Einstellungen/Optionen die Makros aktivieren. 3. Allgemeines Seit besteht eine Informationspflicht über die 14 Hauptallergene laut Anhang II der EU-Informationsverordnung Nr. 1169/2011 auch für Gastgewerbebetriebe, Gemeinschaftsverpflegung, Catering oder Partyservice. Laut Verordnung sind Allergen-Kennzeichnungen sowohl in schriftlicher als auch in mündlicher Form möglich. Wenn Sie mündlich Auskunft geben wollen, dann müssen sie sichtbar in der Speisekarte oder im Lokal den Hinweis anbringen: Unsere MitarbeiterInnen informieren Sie über allergene Zutaten in unseren Produkten. Die Auskunft über Allergene darf dann von geschulten Personen durchgeführt werden, als Grundlage müssen die Informationen über Zutaten und deren Allergenen schriftlich am Betrieb aufliegen. Genau diese Grundlage bildet der Allergen-Manager. Sie können Ihre Zutaten und die Allergene einfach und unkompliziert verwalten und auf Knopfdruck den Gästen zur Verfügung stellen bzw. bei Kontrollen vorweisen.

2 4. Eingabe der Zutaten Als ersten Schritt müssen Sie die am Betrieb vorhandenen Zutaten und Rohstoffe in die Datenbank einpflegen. Grundrohstoffe sind bereits bei der Auslieferung des Programmes enthalten. Grundsätzlich muss nicht jede Einzelzutat extra eingegeben werden. Z.B. Karotten und Brokkoli können unter Gemüse (ohne Allergene) zusammengefasst werden, dasselbe gilt z.b. für Gewürze. Wie detailliert sie Zutaten eingeben liegt bei Ihnen, wichtig ist, dass sämtliche Allergene eingegeben wurden. Durch Klick auf den Button Zutaten im Startmenü gelangen Sie zur Eingabe der Zutaten. Um weitere Zutaten einzugeben, gehen Sie ans Ende der Liste und schreiben die neue Zutat ins leere Feld, mit Enter wird die Eingabe bestätigt. Sie müssen auch immer das enthaltene Allergen auswählen. Dazu klicken Sie auf + neben der Zutatenbezeichnung. Mit Klick auf das Auswahlfeld, öffnen sich die 14 Hauptallergene. Hier wählen Sie die enthaltenen Allergene aus. Es können mehrere Allergene je Zutat eingegeben werden. Bei komplexen Rohstoffen erhalten Sie Auskunft von Ihren Lieferanten, bzw. am Etikett des Produktes ist ebenfalls die Allergenkennzeichnung ersichtlich.

3 Über den Button Zutatenübersicht können Sie eine Liste der bereits eingegebenen Zutaten ausdrucken. Mit Escape kommen Sie vom Bericht wieder zurück in die Eingabemaske. 5. Eingabe der Speisen Als nächster Schritt müssen die am Betrieb angebotenen Speisen und Gerichte eingegeben werden. Über den Button Speisen auf der Startseite kommen Sie in die Eingabemaske. Hier können Sie die verschiedenen Gänge auswählen und anschließend eingeben. Bei gesamte Speisen werden alle Gänge angezeigt. Nach dem bekannten Eingabeschema können Sie anschließend Ihre Gerichte eingeben und mit Klick auf + die im Vorfeld eingegebenen Zutaten zuordnen. Im Hintergrund werden die Allergene dem Gericht zugeordnet. Sie müssen auf diese Weise sämtliche Gerichte (und auch eventuell allergenhaltige Getränke z.b. Kaffee mit Milch) eingeben.

4 6. Erstellung eines Berichtes/Ausdruckes Um einen Bericht zu erstellen, können Sie auf der Startseite entweder sämtliche Gerichte eines Ganges auswählen, oder bis zu 6 Speisen individuell auswählen. Anschließend können Sie entweder die Allergenübersicht mit Zutaten oder ohne Zutaten auswählen. Im Bericht sind die Allergene in Fettschrift unter dem jeweiligen Gericht angeführt. Den Ausdruck können Sie nach Bedarf den Gästen zur Verfügung stellen, bzw. bei amtlichen Kontrollen den Aufsichstsorganen vorweisen. Wichtig!!

5 Nachdem Sie alle Eingaben erledigt haben, unbedingt eine Kopie des Allergen-Manager erstellen. Dazu über der Datei im Explorer rechte Maustaste klicken und kopieren. Dann in leeres Feld klicken, rechte Maustaste und einfügen. Sollte das Programm beschädigt werden, können Sie mit der Kopie weiterarbeiten. Diese Sicherung sollten sie regelmäßig wiederholen. 7 Anmerkungen Für Wünsche und Anregungen aber auch bei Problemen während der Installation oder der Eingabe stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.