Fortbildungen der Büchereizentrale Niedersachsen Lüneburg/Oldenburg 6./7. März Online-Fernleihe für Öffentliche Bibliotheken im GBV

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1 Fortbildungen der Büchereizentrale Niedersachsen Lüneburg/Oldenburg 6./7. März 2012 Online-Fernleihe für Öffentliche Bibliotheken im GBV Regina Willwerth GBV

2 Informationen zur Online-Fernleihe mit dem ÖVK Arbeitsunterlagen und Informationen zur Online-Fernleihe mit dem ÖVK werden bereitgestellt unter: bibliotheken/oeffentliche-bibliotheken/indexindex Der Informationsaustausch zwischen GBV-Verbundzentrale Verbundzentrale und Öffentlichen Bibliotheken sowie zwischen den Bibliotheken erfolgt t über die Mailingliste Informationen zur Subskription: Ansprechpartner für den ÖVK: Matthias Lange / Anmeldung und Datenbanken: Claudia Kahlmeier / Datenlieferungen: Regina Willwerth / Fernleihe und Leihverkehr: 2

3 Die Fernleih-Komponente im ÖVK Für den ÖVK wurde ein eigener Serverdienst Fernleihe für Öffentliche Bibliotheken aufgebaut. Dieser kann die wichtigsten Kommandos aus gebender und nehmender Online-Fernleihe verarbeiten. Er ist gedacht für Bibliotheken mit geringerem Bestellvolumen bei der gebenden und nehmenden Fernleihe. Er wurde eigens für Öffentliche Bibliotheken als Alternative zur WinIBW entwickelt. Die WinIBW kann in Öffentlichen Bibliotheken in der Regel nicht installiert werden (Problem: durch Firewall geschützte stadtinterne Netzwerke). Der Dienst bietet ein etwas geringeres Funktionsspektrum als die WinIBW, kann aber entsprechend mit geringerem Aufwand genutzt werden. 3

4 Bibliotheken, für die die Zentralkataloge Online-Fernleihbestel Fernleihbestel- lungen ausdrucken, haben mit diesem Dienst die Möglichkeit, dies selbst zu tun. Damit kann der unbefriedigende Zustand einer teils online, teils konventionell abgewickelten Fernleihe im Bereich der öffentlichen Bibliotheken überwunden werden. In Niedersachsen hat der NZK inzwischen das Ausdrucken von Bestellungen für Bibliotheken eingestellt. Der Dienst Fernleihe für Öffentliche Bibliotheken kann über das Benutzerkonto im ÖVK, GÖVK und GVK aufgerufen werden. Der Dienst kann nicht mit Netscape 4.7 oder anderen veralteten Browser-Versionen genutzt werden. Es kommt hier zu Fehlern im Programmablauf. 4

5 Fernleihverwaltung starten 5

6 6

7 7

8 Anmelden mit der OEB-Kennung 8

9 Verwaltungsoberfläche für die Fernleihe 9

10 Dem Benutzer stehen nun Kommandos für die gebende und nehmende Fernleihe in Form von Pulldown-Menüs und Eingabefenstern zur Verfügung. Bestellnummer Suche nach einer bestimmten Bestellnummer Bestellgruppe Aufruf selbst aufgegebener Bestellungen selbst aufgegebener Bestellungen, die nicht erledigt werden konnten ( Ergebnisliste ) empfangener Bestellungen selbst quittierter Bestellungen 10

11 Bearbeitungsstand Verfeinerung des Abrufs von Bestellungen je nach gewählter Bestellgruppe stehen unterschiedliche Status zur Verfügung keine Unterscheidung nach Status beim Aufruf der selbst quittierten Bestellungen und der Ergebnisliste Bestelltyp Unterscheidungsmöglichkeit zwischen Monographien- und Kopienbestellungen Bestellungen von bis Unterscheidungsmöglichkeit nach Zeiträumen 11

12 Workflow aktive (gebende) Fernleihe Anmelden über Benutzerkonto im ÖVK, GÖVK oder GVK mit OEB-Kennung Abruf von neu eingegangenen (=empfangenen) Bestellungen Service für ÖVK-Teilnehmer: die Bibliotheken erhalten eine Benachrichtigungs- , wenn eine neue Bestellung eingetroffen ist Ausdrucken von empfangenen Bestellungen Ausdruck muss erfolgen, bevor die Bestellung quittiert wird, da sonst die Adresse der nehmenden Bibliothek nicht auf der Bestellunterlage ausgedruckt wird Quittieren von Bestellungen Abrufen von selbst quittierten Bestellungen 12

13 Benachrichtigungsdienst Empfangene Bestellungen Eine Bibliothek kann sich per E über neu eingegangene (= empfangene) Bestellungen informieren lassen. Dieser Benachrichtigungsdienst ist für Bibliotheken geeignet, die nur wenige Bestellungen erhalten. Darunter sind vor allem Bibliotheken zu verstehen, die nicht täglich neue Bestellungen erhalten. Der Dienst fragt einmal täglich (genauer: nachts) das Fernleihsystem ab, ob für eine Bibliothek neue Bestellungen eingegangen sind und generiert eine , E die die Bibliothek über die Bestellung informiert. Die Bibliothek kann die Bestellung dann in der Verwaltungs- oberfläche aufrufen und bearbeiten. 13

14 Beispiel für eine E Mail-Benachrichtigung 14

15 Auswahl Empfangene Bestellungen im Menü Bestellgruppe 15

16 Auswahl der neuen Bestellungen im Menü Bearbeitungsstand 16

17 Bearbeitungsstatus bei empfangenen Bestellungen alle alle selbst empfangenen Bestellungen, die noch nicht quittiert wurden neu selbst empfangene Bestellungen, die noch nicht ausgedruckt wurden Bestellungen, die noch nicht ausgedruckt wurden, befinden sich im Status nicht in Bearbeitung und können von der nehmenden Bibliothek noch storniert werden in Bearbeitung selbst empfangene Bestellungen, die bereits ausgedruckt, aber noch nicht quittiert wurden 17

18 Aufruf der Vollanzeige einer Bestellung durch Anklicken des Titels oder der Bestellnummer in der Kurzanzeige 18

19 Empfangene Bestellung in der Vollanzeige mit Bearbeitungsmenüs für Ausdruck und Quittierung 19

20 Ausdrucken von empfangenen Bestellungen auf Leihschein im PICA-Standardformat Den Leihschein bitte unbedingt vor dem Quittieren ausdrucken. Die Adresse der nehmenden Bibliothek (= Lieferadresse) wird nach dem Quittieren nicht mehr angezeigt. Nach dem Quittieren ist die Bestellung nicht mehr in der Liste der empfangenen Bestellungen vorhanden. 20

21 Druckformate Leihschein im PICA-Standardformat Die Bestellungen werden im sog. Bon-Format ausgedruckt. Wichtig: Die Bestellung erhält dadurch den Status in Bearbeitung Vollanzeige einer Bestellung einfacher Ausdruck der Vollanzeige der Bestellung Wichtig: bringt die Bestellung n i c h t in den Status in Bearbeitung, und darf in der normalen Bestellbearbeitung nicht verwendet werden! 21

22 Leihschein (Bon-Format) 22

23 Erläuterungen zum Leihschein Die bibliographischen Angaben in der Bestellung werden nicht erläutert. Leihschein - Bibliothek Angaben zu Lieferbibliothek ELN Nutzernummer des Bearbeiters Sigel und Adressangaben 23

24 Bestelldaten Bestellnummer PICA-Bestellnummer Materialart Angaben zur bibliographischen Gattung und zum Status in codierter Form vgm/info/ /info/mitglieder/02verbund/01erschl iessung/02richtlinien/01katricht/0500.pdf Bestelltyp Leihbestellung oder Kopiebestellung Maximale Zusatzkosten Kostengrenze bei umfangreichen Kopienbestellungen Bemerkung Bemerkungen des Bestellers 24

25 Lokale Bestellnummer Die nehmende Bibliothek kann eine zusätzliche lokale Bestellnummer vergeben. Signatur, Sachgruppe Signaturen der bestellbaren Exemplare PPN PICA-Produktionsnummer, Produktionsnummer, Identnummer der Titelaufnahme Externe DB (ID) Verbundübergreifende Fernleihe: Bezeichnung der externen Datenbank; nur relevant für nehmende Fernleihe Externe Nummer Verbundübergreifende Fernleihe: Identnummer des Titels in der fremden Datenbank; nur relevant für nehmende Fernleihe 25

26 Bestelldatum Bestelldatum Ablaufdatum Ende der Umlauffrist Eingangsdatum Datum des Eingangs der Bestellung in der eigenen Bibliothek Einreicher ELN des Einreichers in Bearbeitung in Bearbeitung = ja : Bestellung wurde in der eigenen Bibliothek ausgedruckt 26

27 Bestellerdaten Institut ELN der bestellenden Bibliothek Benutzer Benutzernummer Besteller-ID Benutzerkürzel (nur über WinIBW) -Lieferung / , wenn positiv / , wenn negativ / Privat Funktionalitäten in der Fernleihe nicht aktiviert -Benachrichtigung erfolgt automatisiert 27

28 Benutzer- und Lieferdaten Adressangaben bei Bibliotheksbestellungen steht hier die Adresse der nehmenden Bibliothek bei Endnutzerbestellungen steht hier die Adresse des Endnutzers bei Bestellaufgabe wird ein E Mail-Check durchgeführt Lieferadresse Sigel und Adresse der nehmenden Bibliothek Auch bei Endnutzerbestellungen steht hier die Adresse der nehmenden Bibliothek. Geliefert wird immer an die nehmende Bibliothek. Lieferart / Alternativ per Post / Format / Rechnungsart Funktionalitäten in der Fernleihe nicht aktiviert 28

29 Bestellung ist nach dem Ausdruck im Status in Bearbeitung 29

30 Die Bestellung befindet sich nun im Geschäftsgang der gebenden Bibliothek und kann von der nehmenden Bibliothek nicht mehr storniert werden. Die gebende Bibliothek prüft, ob sie das gewünschte Dokument tatsächlich liefern kann und quittiert dies online über das Quittiermenü. Bei negativer Quittierung wird die Bestellung vom Bestellsystem automatisch der nächsten Bibliothek in der Kandidatenliste zugeordnet. 30

31 Quittieren von Bestellungen: Menü Quittungscode 31

32 Die Quittierung erfolgt durch das Auswählen des Quittungscodes und das Anklicken des Buttons quittieren. 32

33 Nach erfolgter Quittierung erscheint die Systemmeldung Bestellung A1.. wurde quittiert. 33

34 Quittieren Positive Quittungscodes: positiv quittieren entspricht den Codes: 1 Original ist auf dem Weg zu Ihrer Bibliothek 2 Kopie ist auf dem Weg zu Ihrer Bibliothek Negative Quittungscodes: 4 noch nicht verfügbar 5 nicht vorhanden 6 nicht verfügbar 7 ausgeliehen 8 nicht ausleihbar 9 bibliographisch falsch / unterbricht den Umlauf 0 beim Buchbinder 34

35 Negative Quittierung mit manuell eingegebenem Bemerkungstext 35

36 Quittierte Bestellung 36

37 Bei manuell eingegebenem Bemerkungstext muss ggf. auch der Standardtest von Hand eingegeben werden, da das manuelle Quittieren den Standardtext vollständig überschreibt - aber nicht ergänzt! 37

38 Die Bestellung wird nach dem Quittieren automatisch an die nächste Bibliothek in der Kandidatenliste weitergegeben. Die Bemerkungstexte werden automatisch in die Bestellung übernommen. Ein Bemerkungstext kann auch manuell eingegeben werden (max. 60 Zeichen), der Standardtext wird dann überschrieben. Die quittierende Bibliothek kann die Bestellung nun nicht mehr unter Empfangene Bestellungen abrufen. 38

39 Abrufen von selbst quittierten Bestellungen 39

40 Um bereits quittierte Bestellungen aufrufen zu können, wird im Auswahlmenü Bestellgruppe der Menüpunkt Selbst quittierte Bestellungen ausgewählt. Mit dem Auswahlmenü Bestelltyp können die selbst quittierten Bestellungen nach Bestelltyp unterschieden werden. alle Kopien Leihe Mit dem Menüpunkt Bestellungen von TTMMJJJJ bis TTMMJJJJ können quittierte Bestellungen nach dem Quittierdatum ausgewählt werden. 40

41 Recherchemöglichkeiten im ÖVK

42 Eingabefenster für die Recherche 42

43 Suchschlüssel ASB : Allgemeine Systematik für öffentliche Bibliotheken SfB : Systematik für Bibliotheken SSD : Systematik der Stadtbibliothek Duisburg KAB : Klassifikation für Allgemeinbibliotheken BIB : Bestand einer Bibliothek (Suche mit ELN) 43

44 Kontextsensitive Hilfe zu den Suchschlüsseln 44

45 Recherchemöglichkeiten: Materialarten 45

46 Hilfetexte zu den Recherchemöglichkeiten 46

47 Recherche in den Beständen aller beteiligten Bundesländer/Landkreise 47

48 Recherche in den Beständen der beteiligten niedersächsischen ÖBs 48

49 Recherche im Bestand einer ausgewählten Bibliothek 49

50 Suchmodus Erweiterte Suche 50

51 Titeldaten mit Inhaltsangabe und Nachweisinformationen 51

52 Weitere Recherche- und Bestellmöglichkeit für ÖBs: GÖVK Kombinierte Datenbank aus GVK und ÖVK 52

53 Treffer aus dem ÖVK und dem GVK in einer Trefferliste 53

54 Workflow passive (nehmende) Fernleihe Bestellbare Materialarten Aufgabe von Bestellungen Nachweis selbst aufgegebener Bestellungen Stornieren von Bestellungen Nicht erledigte Bestellungen Ergebnislisten 54

55 Bestellbare Materialarten Was kann bestellt werden? Bücher Zeitschriften(aufsätze) Mikroformen Tonträger Karten Noten audiovisuelles Material Für die Fernleihe gesperrt sind folgende Materialarten: Handschriften Online Ressourcen Illustriertes Material (z.b. Lithographien) Briefe Objekte (z.b. Figuren) 55

56 Aufgabe von Bestellungen Die Aufgabe einer Bestellung wird eingeleitet durch das Anklicken eines Bestellbuttons. Leihbestellung Ausleihe von Monographien und anderen Materialien Kopiebestellung Bestellung von Kopien aus Zeitschriften und anderen Materialien Der Bestelltyp kann im Verlauf der Bestellung nicht geändert werden. Nach dem Anklicken eines Bestellbuttons wird der Besteller aufgefordert, sich zu identifizieren. 56

57 Titeldaten mit Bestellbutton 57

58 Anmeldung, sofern nicht bereits über Benutzerkonto erfolgt 58

59 Nach dem Anklicken des Buttons anmelden öffnet sich das Bestellformular. Im Kopf des Bestellformulars können folgende System- meldungen erscheinen Die Bestelldaten sind korrekt. Das Dokument befindet sich in Ihrer eigenen Bibliothek. Das Dokument befindet sich in Ihrer eigenen Bibliothek; Bestellung nicht möglich. Am unteren Ende des Bestellformulars finden Sie eine bearbeitbare Kandidatenliste. 59

60 Die Meldung Das Dokument befindet sich in Ihrer eigenen Bibliothek. weist darauf hin, dass der gewünschte Titel in der eigenen Bibliothek vorhanden ist. Ihre Bibliothek gestattet jedoch, dass die Bestellung lung aufgegeben werden kann. Die Bestellung wird zunächst an die eigene Bibliothek versandt. Die Meldung Das Dokument befindet sich in Ihrer eigenen Bibliothek; Bestellung nicht möglich. weist darauf hin, dass Ihre Bibliothek keine Fernleihbestellungen zulässt, wenn der Titel im eigenen Bestand vorhanden ist. 60

61 Es kann passieren, dass statt eines Bestellformulars die Meldung Es gibt keine Bibliotheken, die das Dokument liefern können erscheint. Dies kann folgende Gründe haben: Der gewünschte Titel ist nur in einer Bibliothek vorhanden, die (noch) nicht an das Online-Bestellsystem des GBV angeschlossen ist. Der gewünschte Band/Jahrgang einer Zeitschrift ist bei keiner an das Bestellsystem angeschlossenen Bibliothek vorhanden. Sie möchten einen Titel ausleihen, die potenzielle Lieferbibliothek bietet aber nur den Versand von Kopien an (und vice versa). Die potenzielle Lieferbibliothek hat sich aus technischen oder sonstigen Gründen vorübergehend vom Bestellsystem abgemeldet. Die Tageskapazität der potenziellen Lieferbibliothek ist erreicht t und die Bibliothek ist für das Bestellsystem an diesem Tag gesperrt. Die Verfügbarkeitsfrist ist noch nicht abgelaufen. 61

62 Für Bibliotheken, die zur verbundübergreifenden Fernleihe zugelassen sind, wird bei dieser Meldung der sog. p7-button angezeigt. Er leitet zur Recherche in den Verbunddatenbanken der Partnerverbünde über. Der p7-button wird im GVK und GÖVK generiert, nicht im ÖVK. 62

63 Bestellformular mit Meldung Die Bestelldaten sind korrekt, automatisch eingefügten bibliografischen Angaben, automatisch eingefügter Bestelleradresse und bearbeitbarer Lieferantenliste 63

64 Ändern des Leitweges Der vorgenerierte Leitweg kann geändert werden, indem Häkchen entfernt werden. Bibliotheken, die nicht angehakt sind, werden nicht mehr für den Leitweg berücksichtigt. Nach Anklicken des Buttons validieren wird der neue Leitweg angezeigt. 64

65 Nach dem Anklicken des Buttons Bestellen erscheint der Bestätigungsbildschirm mit der Angabe der Bestellnummer für die soeben aufgegebene Bestellung. Erscheint der Bestätigungsbildschirm nicht, war die Aufgabe der Bestellung nicht erfolgreich, die Bestellung wurde nicht vom Bestellsystem angenommen, und es wurde keine A-Nummer A vergeben. 65

66 Nachweis selbst aufgegebener Bestellungen: 66

67 Anmeldung mit OEB-Kennung 67

68 Auswahlmenüs zur Auswahl selbst aufgegebener Bestellungen: Bestellgruppe Bearbeitungsstand Bestelltyp Bestellungen von bis 68

69 Bearbeitungsstand bei selbst aufgegebenen Bestellungen alle alle selbst aufgegebenen Bestellungen aus Datenschutzgründen werden Benutzerdaten nach ca. 6 Monaten aus den Bestellungen gelöscht aktiv Bestellungen, die noch im Umlauf sind zugeschickt positiv erledigte Bestellungen nicht geliefert endgültig negativ erledigte Bestellungen 69

70 Vollanzeige einer negativ quittierten Bestellung 70

71 Lieferdaten In der Spalte Lieferbibliothek sind alle angefragten Bibliotheken der Kandidatenliste mit ELN, Namen und Sigel aufgeführt. In Spalte quittiert am findet sich das Quittierdatum, sofern die d Bestellung schon quittiert wurde. Finden sich hier keine Angaben, bedeutet dies, dass die Bestellung von der aktuellen Bibliothek noch nicht bearbeitet/quittiert wurde. In Spalte Erläuterung findet sich der Kommentar zur Quittierung. 71

72 Verbundübergreifende Bestellungen Bei Bestellungen, die im Rahmen der verbundübergreifenden Fernleihe in andere Verbundsysteme übergeleitet wurden, kann man den Bestellverlauf im Partnerverbund einsehen. Dazu klickt man in der Vollanzeige der Bestellung auf den Link Ausleihstatus ansehen. Ausleihstatus ansehen ist bei allen Verbünden (BVB, hbz, HeBIS, KOBV und SWB) möglich. 72

73 Überleitung in die Bestellhistorie im Fernleihsystem des hbz 73

74 Stornieren selbst aufgegebener Bestellungen Die bestellende Bibliothek kann selbst aufgegebene Bestellungen stornieren. Eine Stornierung ist allerdings nur möglich, wenn die Bestellung sich im Status nicht in Bearbeitung befindet. Der Button Bestellung stornieren wird daher nur in diesem Fall generiert. Stornierte Bestellungen lassen sich wiederfinden, wenn im Auswahlmenü Bearbeitungsstand der Status nicht lieferbar ausgewählt wird. Pauschales Stornieren, d.h., Stornieren von mehreren Bestellungen gleichzeitig ist nicht möglich. 74

75 Bestellung stornieren 75

76 Bestätigung der Stornierung 76

77 Benachrichtigungsdienst: Bestellung nicht erledigt Eine Bibliothek kann sich per E über nicht erledigte Bestellungen informieren lassen. Nicht erledigte Bestellungen sind Bestellungen, die entweder von allen Bibliotheken der Lieferantenliste negativ quittiert wurden oder deren festgelegte Umlaufzeit überschritten wurde. Ist der E Mail-Benachrichtigungsdienst aktiviert, werden die Bestellungen automatisch aus der sog. Ergebnisliste gelöscht, d.h., die Ergebnisliste enthält keine Bestellungen. Bibliotheken, die sich am ÖVK beteiligen, nutzen überwiegend den E Mail-Benachrichtigungsdienst. 77

78 Beispiel für eine E Mail-Benachrichtigung 78

79 Ergebnisliste Ist der E Mail-Benachrichtigungsdienst nicht aktiviert, werden nicht erledigte Bestellungen in die sog. Ergebnisliste verschoben. In den Lieferdaten findet sich dann in der Spalte Lieferbibliothek die Angabe 9999 FLS-Ergebnisse. Die Ergebnisliste kann über das Menü Bestellgruppe, Einstellung Ergebnisliste, abgerufen werden. Die einzelnen Bestellungen können mit dem Button Ergebnis drucken ausgedruckt werden; mit dem Nutzer kann dann ggf. das weitere Vorgehen besprochen werden. Die Bestellungen werden mit dem Button Bestellung stornieren aus der Ergebnisliste gelöscht; die Bestellung ist dann endgültig negativ quittiert. 79

80 Auswahlmenüs zur Abfrage nicht erledigter Bestellungen Bestellgruppe Bestelltyp Bestellungen von bis 80

81 Bestellung aus Ergebnisliste ausdrucken und aus Ergebnisliste löschen 81

82 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Fragen? Kontakt:

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