C[act] Handeln Sie und gestalten Sie ihren analogen Aktenworkflow

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1 Handeln Sie und gestalten Sie ihren analogen Aktenworkflow MDK Forderungsmanagement Complianceworkflow Nachweis der Vollständigkeit Umfassendes Reporting zur Kostensenkung

2 die moderne Aktenverwaltung Das Aktenverwaltungssystem dient zur Verwaltung einfacher und komplexer Papierarchive, sowie zur dokumentierten Aktenausgabe an einen Dienstleister und der Überwachung des Digitalisierungsprozesses. Durch die Verschärfung der Bearbeitungsfristen der MDK-Richtlinien müssen Akten in bestimmten Zeiträumen effektiv und zeitgerecht verarbeitet (gescannt) werden. steuert erfolgreich das Akten-Forderungsmanagement in Ihrem Haus. überwacht einen zügigen Aktenworkflow nach Entlassung des Patienten, mahnt und fordert die Akten bis hin zur fristgerechten Aktendigitalisierung. Das sichert Ihre Erträge. Die Akten sind im vorgeschriebenen Zeitraum für MDK-Prüfungen verfügbar. ist ein realer Managementbaustein um den Aktenworkflow Ihres Hauses in den Griff zu bekommen. Das Produkt ist spezialisiert auf die Aktenverwaltung. Die Basiskomponenten sowie ein im Archiv benutzbarer Client mit der vollen Archivfunktionalität sind unter dem aktuellsten Microsoft.net Framework 3.5 und 4 geschrieben worden. Funktionsweise : verfügt über einen eigenen HL7 Server mit komplett integrierter HL7 Level 2.2, 2.3 bis 3.0 Parametrierung. kann schon bei der Aufnahme zur Anlage einer Handakte und zum Ausdruck von Patientenetiketten für lebenslange oder auch Fallakten genutzt werden. Voraussetzung ist die Aufnahme eines Patienten im klinischen Informationssystem (KAS / KIS). Mit Aufnahme eines Patienten im klinischen Informationssystem kann die volle Interaktion zwischen KIS / KAS und zur Aktenrückverfolgung beginnen. Wenn eine Aktendurchlaufkontrolle über realisiert werden soll, müssen die Stationen mit Barcodereadern (Pistolen) ausgestattet werden. Normalerweise erhält die Akte jedoch erst beim Eingang in das Zentralarchiv, sofort nach Entlassung eines Patienten, vom führenden System eine HL7-Entlassmeldung. Nun startet die Mahnfunktion. Sobald die Akte im Archiv eintrifft, überwacht den hauseigenen Aktenworkflow. Arbeitsablauf Bei einer Aufnahme durch das KIS wird automatisch eine Akte in angelegt. Die Anlage einer Akte wird systemseitig (virtuell) vollautomatisch durch den Empfang einer A01-Meldung durchgeführt und zieht keinen händischen Aufwand nach sich. Bei der Entlassung eines Patienten erhält erneut eine HL7-Meldung und startet die Überwachung der Mahnfristen. Dieser Vorgang ist systemimmanent und bezogen auf die Ordnungseinheiten und Personen. Die Mahndauer ist customizebar. Bei Nichteinhaltung von Bearbeitungsfristen wird eine OE-gebundene Mahnmail mit allen anzumahnenden Fallakten an eine im Active Directory hinterlegte Mailadresse gesendet. Dokumentenentleihen werden unter Angabe/Dokumentation, der Person oder Institution dem Mahnverfahren unterzogen, sollten aber bei richtiger Nutzung von gar nicht notwendig sein, da das Ziel ist, die Akte so schnell als möglich zu digitalisieren (scannen). Über ein weiteres Modul werden Akten zur Verarbeitung durch einen externen Dienstleister in Kisten eingebucht. Die Funktion zur Ausgabe der Akten an einen externen Dienstleister ermöglicht auch die automatisierte Ausgabe von Ausfasslisten und Lieferscheinen. Papierakten, die zur Qualitätssicherung nach der Digitalisierung an den Kunden zurück gesendet werden, können kontrolliert und in vermerkt werden. Auch die Verarbeitungszeiten des Dienstleisters werden gebenchmarkt.

3 Modulbeschreibung [Akten einbuchen] Bei Ankunft einer Akte/eines Datenträgers an der dafür vorgesehenen Verbuchungsstelle wird der Akteneingang oder der Eingang eines Datenträgers mit Angabe des Fundorts (Raum, Regal etc.) eingebucht. Dies ermöglicht ein schnelles Wiederfinden einer Akte im Archiv. [Userverwaltung] Grundsätzlich gelten für alle Regeln des kompletten C[see] Systems für die Userverwaltung. Die notwendige Userverwaltung wird von MS Active Directory übernommen. Die AD-Gruppen können nach der Einrichtung einer Benutzergruppe zugewiesen werden. Den Mitarbeitergruppen können Standorte zugewiesen werden, um mit der Software mehrere Standorte unterscheiden zu können. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Gruppen der Archivmitarbeiter verschiedene Module zuzuordnen, mit denen die Teilnehmer arbeiten dürfen. Zudem ist es möglich die Mahnfristen der Papierakten sowie den Text der Mahnmail zu hinterlegen.

4 Auswertungen [Auswertungserstellung] kann folgende Auswertungen erstellen: Wurde die vorgegebene Digitalisierungsfrist vom Dienstleister eingehalten? Wie viele Akten sind im Moment insgesamt entliehen? Welche Akten einer Kiste sind noch nicht digitalisiert worden? Wie viele/welche Akten haben/hatten zu einem bestimmten Zeitpunkt einen bestimmten Aktenstatus? Welche Akten sind nach der Entlassung des Patienten noch nicht im Archiv angekommen? Welche Akten wurden zur Qualitätskontrolle ausgebucht und welche Informationen wurden hinterlegt? Erstellung einer Übersicht, die alle ausgegebenen Fallakten einer Patienten-ID und ihren Entleiher anzeigt Möglichkeit, Ausfasslisten, Lieferscheine oder Etiketten zur Kistenerstellung, die bereits mit dem Programm generiert worden sind, nochmals auszudrucken

5 Webclient Um Akten über das führende System im Archiv anfordern zu können, steht der -Webclient zur Verfügung. Bei diesem Modul handelt es sich um eine optionale, kostenpflichtige Ergänzung zur Software. [Webclient] Der Webclient wird in das führende System integriert. Wurde eine Akte im führenden System aufgerufen und über einen Button angefordert, kann die Anforderung sofort nach Abschluss in eingesehen und bearbeitet werden. Der Anforderer kann eine Anforderungsbestätigung als PDF erstellen lassen.

6 MDK Anfragen leicht gemacht mit Durch die neuen Regelungen für MDK-Prüfverfahren hat sich in den Krankenhäusern seit Januar 2015 einiges geändert. Bei einem schriftlichen Verfahren muss das Krankenhaus dem MDK entsprechende Unterlagen innerhalb von 4 Wochen nach Anforderung in geeigneter elektronischer Form übermitteln. Kann diese Frist nicht eingehalten werden, hat das Krankenhaus nur Anspruch auf den unstrittigen Rechnungsbetrag. Die zur fristgerechten Abrechnung benötigten Daten stecken in den meisten Krankenhäusern in unterschiedlichen Systemen im KIS, im PACS, in der Papierakte, in der Laborapplikation oder im digitalen Archivsystem. Dies erschwert die Einhaltung der MDK-Fristen. Hier geht dem Krankenhaus unter Umständen viel bares Geld verloren. Gemeinsam mit unserem Exklusivpartner AGFA Healthcare hat die Heydt Gruppe als Lösung ein durchgängiges Informationskonzept für Kranken häuser entwickelt, das es Medizincontrollern im Krankenhaus ermöglicht, extrem schnell und effektiv angefragte Daten an den MDK zu übermitteln, oder für Inhouseprüfungen bereit zu stellen digital, datenschutzgerecht und protokolliert. Dieses Informationskonzept ist das zentrale multimediale Enterprise-Content-Managementsystem HYDMedia G5, die durchgängige Lösung zweier starker Partner im Markt. Die Rolle der Heydt Gruppe in diesem volldigitalen Prozess ist es, fristgerecht compliance-konforme Akten zur MDK-Prüfung zu liefern. Die Heydt Gruppe stellt sicher, dass die papierhaften Daten zum richtigen Zeitpunkt digital bereitgestellt werden können. Was bedeutet das in der Praxis für Krankenhäuser? IT-Leitungen müssen sich eingestehen, dass neben der verfügbaren digitalen Information (KIS, Labor, PACS, etc.) immer noch enorme Informationsmengen während der Behandlungsprozesse auf Papier festgehalten werden. Diese wichtigen Informationen werden in vielen Häusern nicht oder nur ungenügend rückverfolgt und auf fristgerechte Lieferung überwacht. Sie müssen den digitalen Aktenteilen zeitgerecht beigesteuert werden, damit eine für die MDK-Begutachtung nutzbare Krankenakte entsteht. Hier steuert die Heydt Gruppe das Aktenverwaltungs- und Trackingsystem, das perfekt in Führungssysteme integrierbar ist, zum gesamten klinischen IT-Prozess bei.

7 überwacht die Entstehung von Akten und die Akteneingänge an verschiedenen Punkten im Krankenhaus und sorgt über diverse Mahnverfahren und Reports dafür, dass die prozessbeteiligten Aktenbestandteile rechtzeitig zur nächsten Station weitergegeben werden. Beim Eingang von Akten ins Archiv werden alle Aktenbestandteile getrackt und können sofort den Scanservices der Heydt Gruppe zugeführt werden. Während dieser Zeit sehen alle Prozessbeteiligten in ihrer KIS-Oberfläche den jeweiligen Bearbeitungsgrad und derzeitigen Aufenthaltsort der Akte. Um die optimale Integration der zeitnah gescannten und indexierten Akten zu erreichen, bedarf es einer besonderen Indexierqualität für gescannte Daten, die es allen am Workflow beteiligten Systemen ermöglicht, Rechtekonzepte, Rollen und Consentmanagement (Einwilligungsverfahren) abzubilden. Ärzte, Pflegekräfte und andere Prozessbeteiligte dürfen nicht merken, ob sie mit einem digital generierten Dokument oder mit einem gescannten vormals papierhaften Dokument arbeiten. Das ehemalige Papierdokument muss sich in den klinischen Workflow einbinden wie ein digital erstelltes Systemdokument. Damit ein Medizincontroller in einem Krankenhaus nun optimal, schnell und effektiv Akten für MDK- Anfragen zusammenstellen und übermitteln kann, bietet ihm das HYDMedia G5 ECM-System spezielle Sichten auf die Akten, in denen sich die von Heydt indexierten Dokumente wie digitale Aktenbestandteile gleichrangig einsortieren. Mit wenigen Mausklicks oder über eine Standardselektion in HYDMedia G5 können nun alle gewünschten Aktenbestandteile an den MDK übermittelt werden. Die Heydt Gruppe und AGFA Healthcare schließen damit den sogenannten Compliance Circle die komplette Einbindung aller klinischen Daten in einen zentralen Workflowprozess über die Grenzen des Krankenhauses hinaus. Standardisiert datenschutzgerecht erprobt zuverlässig zukunftssicher. Die Heydt Gruppe der starke Partner wenn es um Lösungen für Patientenakten geht. Sprechen Sie mit uns, wir haben Lösungen für Sie!

8 Basics unterstützt die Datenbankversion MS-SQL Server. Für die Implementation von empfehlen wir den Einsatz eines Servers folgender Spezifikation: Markenhersteller-Server (wir empfehlen aus Erfahrung HP) Konfiguration mit folgender Ausstattung: 19 Rackgehäuse (Eine Höheneinheit) 1 x 2,66 GHz Dual Core XEON Prozessor 8 GB Hauptspeicher 4 x 250 GB SATA Festplatte 2 x 10/100/1000-T Netzwerk Anschluss (Kupfer) Grafikinterface Integrierte Managementkarte Weitere Informationen: Schreiben Sie eine Mail mit Ihren Fragen an: info@heydt.com Schicken Sie uns eine Anfrage unter: Rufen Sie uns an unter: Wir freuen uns auf Sie! kann auch auf einem VM-Ware-Server mit entsprechender virtueller Hardware betrieben werden. Dazu wird folgende Ausstattung benötigt: 50 GB für die Systempartition 50 GB für Daten und Logfiles GB für die Datenbank (je nach Hausgröße und Sicherungsvolumen) Die Clients benötigen Windows, WIN 7 und höher. Die Serverkomponenten benötigen Windows Server 2008 und höher.