Kreditorenbuchhaltung und Zahlungsverwaltung der Ordin AG. Eine Unterlage der Ordin AG, 4051 Basel

Transkript

1 Kreditorenbuchhaltung und Zahlungsverwaltung der Ordin AG Eine Unterlage der

2 Die in dieser Unterlage enthaltenen Informationen können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Lieferanten dar. Ausnahme: Wenn in einer schriftlichen, rechtsgültig unterzeichneten Offerte explizit auf diese Unterlage Bezug genommen wird, dann bildet sie Bestandteil der entsprechenden Offerte. Microsoft und MS-DOS sind eingetragene Warenzeichen und WINDOWS, EXCEL sowie ACCESS sind eine Kennzeichnung der Microsoft Corporation. INTEL ist ein eingetragenes Warenzeichen der Intel Corporation. IBM ist eingetragenes Warenzeichen der International Business Machines Corporation. NOVELL ist ein eingetragenes Warenzeichen der Novell, Inc. CRYSTAL-Reports ist eine Kennzeichnung der Crystal Decisions Inc. Version 07/01 Diese Unterlage wurde erstellt von der ORDIN AG Organisationsberatung Steinenvorstadt Basel Tel Fax Copyright ORDIN AG

3 Inhaltsverzeichnis 3 Inhaltsverzeichnis Einleitung und ein wenig "Geschichte" 4 Ein kurzer Rundgang 5 1 Mandantenfähigkeit Verknüpfung... mit der Hauptbuchhaltung 6 3 Möglichkeiten... und Grenzen des Systems 6 4 Die drei... wichtigsten Komponenten der Lösung 7 5 Unterschied... zu "reinen" Zahlungsprogrammen 8 6 Einzahlungsscheine und deren Erfassung 7 Kreditorendaten 8 Rechnungserfassung 9 Vorbereiten von Zahlungen Auswertungen 12 1 Kreditorenverzeichnis Kreditorenliste... nach Verfall 13 Kosten und Einführung 14 1 Lizenzkosten... und Installation 14 2 Termine... und Einführung 14 3 Standardsoftware... der Ordin AG 15 Index 16

4 4 Kreditoren 1 Einleitung und ein wenig "Geschichte" Seit über 20 Jahren erstellt die Ordin AG Lösungen für öffentlich-rechtliche Körperschaften. Ein grosser Teil der bei diesen Institutionen installierten Programme befassen sich dabei mit der Finanzbuchhaltung nach dem Neuen Rechenmodell (NRM) und mit dem Lohnwesen. Bei den allermeisten unserer Kunden war das Gebiet "Kreditoren" über Jahre hinweg kein "Thema". Die anfallenden Rechnungen wurden ein Mal oder öfters pro Monat bezahlt und dann direkt als Aufwand oder als Bilanzwert in der Finanzbuchhaltung verbucht. Am Jahresende erstellte man ein Verzeichnis der soeben eingetroffenen (und deshalb noch nicht bezahlten) Rechnungen und das war dann die Kreditorenliste. Dadurch entfiel das aufwändige "doppelte" Buchen (zuerst "Aufwand" oder "Aktiven an Kreditoren" und dann "Kreditoren an Zahlstelle"). Auch auf das Abstimmen der Kreditorenkonti konnte verzichtet werden (es gab ja keine) und nur am Jahresanfang musste darauf geachtet werden, dass die in der Eingangsbilanz ausgewiesenen Posten wieder korrekt und vollständig zurückgebucht wurden. Überlegungen zur Liquiditätsplanung standen eher im Hintergrund. Dies sicher nicht aus "Nachlässigkeit", sondern weil die Alimentierung des Bank- oder PC-Kontos meist von Fall zu Fall direkt über die Gemeinde oder den Kanton erfolgte. So verblieb als einziger sinnvoller Grund eigentlich nur noch die Automatisierung und Verwaltung der Rechnungserfassung und zwar im Hinblick auf die zu erstellenden Zahlungsaufträge. Aber solche Programme werden schon seit jeher gratis oder zu symbolischen Preisen von den Banken und der Post angeboten. Erste Anfragen "... wann können wir bei der Ordin AG mit einer Kreditorenbuchhaltung rechnen?..." kamen von einzelnen Revisionsstellen. Allerdings konnte uns hier bei unseren Rückfragen nach dem "Weshalb" niemand eine aus revisionstechnischer Sicht fundierte Antwort geben, die den Mehraufwand und deren Kosten gerechtfertigt hätte. Im Laufe der letzten Jahre haben sich nun jedoch die Anforderungen an eine moderne Rechnungsführung vervielfältigt. Hier einige Stichworte: neue Subventionsmodelle für öffentlich-rechtliche Körperschaften Kostenstellenanforderungen z.b. in Schulen mit Schulleiter/innen mit eigenem Budget von den vorgesetzten Behörden verlangte Zwischenabschlüsse Aber auch die Umgebungsbedingungen haben sich verändert. So können heute z.b. beinahe 100 % der zu bezahlenden Rechnungen EDV-mässig (zumindest teilweise) eingelesen werden (= Verringerung des Erfassungsaufwands). Und vor allem sind Bankspesen für EDV-verarbeitbare Zahlungsaufträge bedeutend niedriger als jene für "manuelle" Aufträge Und so ist - auf der Basis dieser Gegebenheiten - das jetzt verfügbare Programm "Kreditoren" entstanden. Sie können damit: ü ESR-Belege (das sind Einzahlungsscheine mit Referenznummer) automatisch einlesen. Dabei müssen nur die Daten, die nicht in der ESR-Codierzeile stehen, von Hand ergänzt werden. (Kreditoren- und Adressangaben in der Regel nur ein einziges Mal: bei der Erfassung der allerersten Rechnung des Kreditors). ü Die Buchungen für die Finanzbuchhaltung (Ordin FiBu NRM) werden direkt mit der Rechnungserfassung festgelegt und dann in die Hauptbuchhaltung übertragen. Die eingangs beschriebene "doppelte Erfassung" entfällt vollständig. ü Dasselbe gilt selbstverständlich auch für die Kostenstellenbuchungen (sofern die Option "Kostenstellen" verwendet wird).

5 5 ü Die Kontierungen erfolgen über den exakt gleichen Ablauf, wie Sie ihn bereits von der Hauptbuchhaltung her kennen. Sie müssen also keine verschiedenen "Systeme" beherrschen! ü Ab sofort sind zahlreiche zusätzliche Auswertungen möglich. Umsatz mit Lieferant X in den letzten 12 Monaten? Kein Problem. Aktueller Kreditorenbestand? Drucken Sie sich die Liste aus. Sie zeigt Ihnen auch gleichzeitig, welche Beträge in den kommenden Zeitabschnitten fällig werden. Mit der vorliegenden Unterlage möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über den Einsatz, die Möglichkeiten und die Kosten dieses Programms vermitteln. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen bei der Lektüre dieser Unterlage viel Vergnügen. Und wenn sich weitere Fragen ergeben: Rufen Sie uns doch einfach an: Ihre Ordin AG 2 Ein kurzer Rundgang 2.1 Mandantenfähigkeit Wie die Finanzbuchhaltung und das Lohnprogramm der Ordin AG ist auch die Kreditorenbuchhaltung mandantenfähig. Dies bedeutet, dass Sie mit dem Programm parallel verschiedene von einander unabhängige Kreditorenbuchhaltungen verwalten und bearbeiten können. Dies bedeutet NICHT, dass Sie eine bestimmte Kreditorenbuchhaltung jedes Jahr übertragen, neu eröffnen etc. müssen, wie dies bei der Finanzbuchhaltung der Fall ist.

6 6 Kreditoren 2.2 Verknüpfung mit der Hauptbuchhaltung Die Kreditorenbuchhaltung kann technisch zwar separat und unabhängig von der Hauptbuchhaltung betrieben werden. Im Normalfall ist sie jedoch immer mit einer Ihrer aktuellen Finanzbuchhaltungen verknüpft. 2.3 Möglichkeiten und Grenzen des Systems In der untenstehenden Auflistung finden Sie stichwortartig die wichtigsten Eigenschaften und Möglichkeiten über die das Programm "Kreditoren" der Ordin AG verfügt: Gebiet Mehrplatzfähigkeit Anzahl (verschiedene) Kreditorenbuchhaltungen, die mit dem gleichen Programm verwaltet werden können Aenderungen nach der ursprünglichen Rechnungserfassung Fremdwährungen Teilzahlungen Anzahl Kreditoren Optionen Ja, sofern ein genügend leistungsfähiges Netzwerk mit dezidiertem Server verfügbar ist. Bitte beachten Sie, dass bei der Installation des Programms Ihr Netzwerkadministrator anwesend sein muss Ja Nein Ja unbeschränkt

7 7 Anzahl FiBu Konten Anzahl Kostenstellen Anzahl Zahlstellen Windows-Version Datenexport in andere Anwendungen Datenimport aus anderen Anwendungen Datenaustausch mit Banken (DTA) Das Programm ist speziell geeignet für unbeschränkt durch FiBu vorgegeben unbeschränkt, durch FiBu vorgegeben Bitte beachten Sie, dass die parallele Führung von Kostenstellen im Rahmen dieser Kreditorenbuchhaltung Einfluss auf den Lizenzpreis hat. unbeschränkt ab Windows Buchungen z.hd. der Ordin Windows-FiBu-NRM - Kreditorendaten nach EXCEL z.b. für Serienbriefe Kontenplan (inkl. Funktionen) aus der Ordin Windows-FiBu-NRM. im Standard enthalten vor allem für öffentlich-rechtliche Organisationen wie z.b. - Schulgemeinden - Gemeindeverwaltungen - Kirchgemeinden - "Unterbetriebe" von kantonalen Verwaltungen etc. 2.4 Die drei wichtigsten Komponenten der Lösung Ihre Kreditorenlösung besteht im Wesentlichen aus drei Komponenten: 1. Einem optimierten Ablauf, mit dem Sie die Rechnungsdaten einlesen, resp. erfassen und/oder abändern können. 2. Ein dazu paralleler Ablauf (pro Rechnung) der Ihnen erlaubt, den Rechnungsbetrag direkt zu Handen Ihrer Finanzbuchhaltung auf die verschiedenen Konti zu verteilen. Dieser Ablauf entspricht jenem, den Sie aus der Ordin-FiBu-Lösung kennen und enthält natürlich auch allfällige MwSt-Mechanismen und die Möglichkeit, Beträge verschiedenen Kostenstellen zuzuordnen. Oder anders gesagt: Wenn eine Rechnung erfasst und den richtigen Konten zugeteilt ist, gibt es in der FiBu (ausser dem Ausdruck des definitiven Journals und desssen Verbuchung) nichts mehr zu tun!!! 3. Einen Ablauf, mit dem Sie Rechnungen für die Zahlung bereitstellen, und diese auch auslösen. 4. Selbstverständlich wird die Lösung durch verschiedene Druckprogramme abgerundet (Kreditorenliste, Zahlstellenliste, Kreditorenkonto etc.).

8 8 Kreditoren 2.5 Unterschied zu "reinen" Zahlungsprogrammen Wie wir schon weiter oben festgehalten haben, gibt es neben der hier beschriebenen Lösung zahlreiche Programme auf dem Markt, mit denen Sie Rechnungen erfassen, einlesen und auch bezahlen können. Ihnen allen ist aber mehr oder weniger gemeinsam, dass Sie dabei keinen direkten Zugriff auf Ihre Finanzbuchhaltung haben und deshalb die zu einer Rechnung gehörenden Detailbuchungen getrennt vornehmen müssen. In vielen Fällen bedeutet dies doppelte Arbeit. In der hier vorgestellten Lösung wird durch die Integration des kompletten Buchungsmoduls aus der "Ordin Windows-FiBu NRM" dieser Schritt überflüssig. Das Erfassen und das detaillierte Verbuchen erfolgt direkt da, wo es am Sinnvollsten ist: Direkt bei der Eingabe der Rechnung! 2.6 Einzahlungsscheine und deren Erfassung Die "Grundlage" für die möglichst automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten, bildet in der Regel der zu einer Faktura gehörende Einzahlungsschein. In neun von zehn Fällen enthält er eine Codierzeile, die - über ein spezielles Lesegerät - alle für die Rechnung relevanten Informationen enthält. Eine Codierzeile ist in der Regel in drei Blöcke unterteilt, wobei im ersten Block der Betrag und im letzten Block der Zahlungsweg vorgegeben sind. der mittlere Block enthält die sogenannte Referenzzeile. Und diese enthält normalerweise die individuellen Rechnungsdaten wie vielleicht Rechnungsnummer, Kundennummer usw. Wenn wir für einen bestimmten Kunden "seine" Referenzzeile einmal aufgeschlüsselt haben, dann wird das Erfassen weiterer Fakturen für diesen Kunden sehr einfach. Im Idealfall können dann sämtliche für die Zahlung relevanten Informationen direkt und vollautomatisch eingelesen werden. Damit dies allerdings so funktionieren kann, müssen einmalig die "Stammdaten" eines jeden Kreditors - also Name, Adresse, Bankverbindung, Kontonummer etc. - eingegeben werden. In bezug auf die Bank- oder Postverbindung und die Kontonummer werden Sie vom Programm unterstützt. Den Namen und - wenn gewünscht - die Adresse jedoch muss einmal eingetippt werden. Aus diesem Grund wird Ihr Kreditorensystem sie nicht vom ersten Tag an vollständig entlasten. Es wird aber je länger je schneller gehen, denn sobald Sie einmal die erste Rechnung eines Kreditoren erfasst haben, können weitere - spätere - Fakturen des gleichen Lieferanten mit minimalem Aufwand erfasst werden. Nachfolgend ein Beispiel einer Codierzeile:

9 9 Und mit solchen Geräten können Sie die Einzahlungsscheine einlesen: Dative Swiss Reader MyPen Angaben und/oder Lieferantenadressen für solche Produkte finden Sie über das Internet oder erhalten Sie direkt bei der Post oder Ihrer Bank. Bitte beachten Sie, dass die Kosten für sein solches Lesegeräts nicht in den Lizenzkosten enthalten sind. Am besten erkundigen Sie sich bei der Post oder bei Ihrer Bank nach den Beschaffungsmöglichkeiten eines solchen Geräts.

10 10 Kreditoren 2.7 Kreditorendaten Wir haben im vergangenen Abschnitt darauf hingewiesen, dass wir für jeden Lieferanten einmalig dessen Namens- und Adressdaten (zumindest ein "Minimum" davon) erfassen müssen. Hier die beiden Erfassungsbilder: Kreditorendaten für natürliche Personen: Kreditorendaten für juristische Personen:

11 Rechnungserfassung Ist der Kreditor (hier die "bücher und lehrmitteln gmbh") korrekt erfasst, dann werden die wichtigsten Daten automatisch aufgrund der mit dem Lesegerät eingescannten ESR-Codezeile erkannt und auf dem Erfassungsbild dargestellt. Wie Sie dem untenstehenden Beispiel entnehmen können, ist das schon "Einiges"! So kann das Programm die folgenden Daten identifizieren: Kreditor: bücher und lehrmittel gmbh Zahlungskonto: PC Rechnungsbetrag: Fr Kreditorensammelkonto der "büher und lehrmittel gmbh": (unter Umständen) Unser FiBu-Aufwandkonto ( ) auf dem "in der Regel" die Rechnungen dieses Lieferanten ihren Niederschlag finden. Was wir der ESR-Codezeile nicht entnehmen können ist in diesem Fall offensichtlich das Rechnungsdatum. Dies müssen wir von Hand einsetzen. Da wir für diesen Kreditoren ein "Zahlungsziel" von 30 Tagen gespeichert haben, wird im Feld Fälligkeitsdatum automatisch das Rechnungsdatum + 1 Monat angezeigt. Im unteren Teil des Erfassungsbilds wird uns zudem gezeigt, wie die Detailbuchungen z.hd. der Finanzbuchhaltung lauten sollen.

12 12 Kreditoren 2.9 Vorbereiten von Zahlungen Alle erfassten Rechnungen können zur Zahlung vorgeschlagen, aus dem Zahlungsvorschlag wieder herausgenommen und/oder abgeändert werden. Als Erstes legen wir fest, über welche Bank oder über welche PC-Verbindung die Zahlungen erfolgen sollen. Auch Teilzahlungen sind möglich. Erfolgt eine solche Teilzahlung, dann wird uns beim nächsten Zahlungsvorbereitungslauf nur noch der verbleibende Ausstand zur Zahlung vorgeschlagen. Und selbstverständlich kann auch dieser wenn nötig wieder "gekürzt" werden. 3 Auswertungen 3.1 Kreditorenverzeichnis

13 Kreditorenliste nach Verfall Auf der "Kreditorenliste nach Verfall" werden die noch offenen Rechnngen aufsteigend nach Fälligkeitsdatum aufgelistet. Damit können wir uns jederzeit tagesgenau ein Bild darüber machen, welche Verpflichtungen bis wann zu regeln sind und welches die Gesamtsumme aller Verpflichtungen an einem bestimmten Datum sind:

14 14 Kreditoren 4 Kosten und Einführung 4.1 Lizenzkosten und Installation Die untenstehenden Preisangaben beziehen sich auf die Installation des Programms auf einem Arbeitsplatz. Wenn Sie eine Mehrplatzinstallation vorsehen, dann nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf, damit wir Ihnen die Kosten einer auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Konfiguration angeben können. Programmlizenz für die Kreditorenlösung der Ordin AG ohne Kostenstellen Betrifft Lizenz für Ordin Windows-Kreditoren inkl. Benutzerhandbuch Installation und Einführung Fr. 3' % MwSt Total 3' Programmlizenz für die Kreditorenlösung der Ordin AG mit Kostenstellen Betrifft Lizenz für Ordin Windows-Kreditoren inkl. Benutzerhandbuch Installation und Einführung Fr. 4' % MwSt Total 5' Software-Servicevertrag In den obengenannten Kosten ist eine Garantie enthalten, die Ihnen während einem Jahr Anspruch auf die jeweils neueste Version des Programms gibt. Diese Dienstleistung kann nach Ablauf eines Jahres durch Abschluss eines Servicevertrags weitergeführt werden. Damit bleibt Ihr Programm "Kreditoren" jeweils auf dem neuesten Stand. Betrifft (ohne Kostenstellen) Fr. Softwareservicevertrag für Ordin Windows-Kreditoren (12 % v. 3'650.00) % MwSt Total Betrifft (mit Kostenstellen) Fr. Softwareservicevertrag für Ordin Windows-Kreditoren (12 % v. 4'750.00) % MwSt Total Termine und Einführung Das Programm kann innerhalb von 2-3 Wochen ab Bestellungseingang installiert und eingeführt werden. Einen bestimmten Installationszeitpunkt drängt sich für die Kreditorenbuchhaltung nicht auf. Es genügt, wenn Sie als "Schnittstelle" sicherstellen, dass nur jene Fakturen im neuen System erfasst werden, welche Sie dann auch über das neue System bezahlen werden. Der Saldo auf Ihrem Kreditorensammelkonto in Ihrer Hauptbuchhaltung muss dann der Summe der eingangs erfassten Rechnungen entsprechen.

15 Standardsoftware der Ordin AG Die Ordin AG bietet ein frei kombinierbares "Sortiment" von Programmen an, das speziell auf Institiutionen der öffentlichen Haushalte (Schulen, Gemeinden etc.) ausgerichtet ist. Die Anforderungen des Neuen Rechen Modells (NRM) in bezug auf Zuordnungen im Funktions- und im Artenbereich werden dabei von allen Programmen kompromisslos erfüllt. > FiBu-NRM Finanzbuchhaltung nach dem neuen Rechenmodell für öffentl. Haushalte (NRM) > WinLohn Lohn und Gehaltswesen für öffentl. Haushalte > Berufsschulen Berufsschulverwaltung inkl. Lehrabschlussprüfungen > Volksschulen Volksschulen, Gymnasien etc. inkl. Noten- und Zeugniswesen > Kursverwaltung Kursverwaltungssysteme für alle Bereiche > Fakturierung für alle oben erwähnten Bereiche > Debitorenbuchhaltung im Zusammenhang mit der Schulverwaltung und/oder der Kursverwaltung > Kreditorenbuchhaltung im Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung

16 16 Index - I - Installation 14 - B - Bankspesen 4 Berufsschulen 15 - C - Codierzeile 8 - D - Datenaustausch 6 Datenexport 6 Datenimport 6 Debitorenbuchhaltung 15 Detailbuchungen 11 DTA 6 - E - ESR-Belege 4 EXCEL 6 - K - Kirchgemeinden 6 Kontierungen 4 Kostenstellen 6 Kostenstellenanforderungen 4 Kostenstellenbuchungen 4 Kreditoren 4 Kreditorenbuchhaltung 5, 15 Kreditorenliste 4, 13 Kreditorensammelkonto 14 Kreditorensystem 8 Kreditorenverzeichnis 12 Kursverwaltung 15 - L - Lieferanten 8 Liquiditätsplanung 4 Lizenz 14 Lizenzkosten 14 Lohnwesen 4 - F - Fakturierung 15 Fälligkeitsdatum 11, 13 FiBu Konten 6 FiBu-NRM 15 Finanzbuchhaltung 4 Fremdwährungen 6 - G - Gemeindeverwaltungen 6 - H - Hauptbuchhaltung 4, 6, 14 - M - Mehrplatzfähigkeit 6 - N - natürliche Personen 10 - R - Rechnungen 7 Rechnungsdaten 8 Rechnungsdatum 11 Rechnungserfassung 6 Referenzzeile 8

17 Index 17 - S - Schulgemeinden 6 Serienbriefe 6 Subventionsmodelle 4 - T - Teilzahlung 12 Teilzahlungen 6 Termine 14 - V - Volksschulen 15 - W - WinLohn 15 - Z - Zahlstellen 6 Zahlungsaufträge 4 Zahlungsvorbereitungslauf 12 Zahlungsvorschlag 12 Zahlungsweg 8 Zwischenabschlüsse 4