Vereinbarung für die Durchführung der Gymnaestrada-Première «Schweizer Abend»

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1 Schweizerischer Turnverband Fédération suisse de gymnastique Federazione svizzera di ginnastica Vereinbarung für die Durchführung der Gymnaestrada-Première «Schweizer Abend» Organisator: Ort: Datum: Inhaltsverzeichnis 1. Sinn und Zweck 2 2. Zuständigkeit 2 3. Art des Anlasses 2 4. Wahl des Organisators 2 5. Teilnahmeberechtigung 2 6. Anforderungen 2 7. Anlagen und Geräte 3 8. Bekleidung 4 9. Meldung der teilnehmenden Gruppen Ehrengäste Leitung der Gymnaestrada-Première Finanzen Versicherung Information / Medien Rechtsbelehrung Schlussbestimmungen 8

2 1. Sinn und Zweck Das Pflichtenheft für die Durchführung der Gymnaestrada-Première und deren Hauptprobe für den Schweizer Abend bildet die Grundlage für die Vorbereitung und den Ablauf dieses Anlasses. 2. Zuständigkeit 2.1 Gymnaestrada-Kommission Die Gymnaestrada-Premiere und die Hauptprobe unterstehen der Gymnaestrada-Kommission des Schweizerischen Turnverbandes, nachstehend GK.15 genannt. Sie bestimmt eine oder mehrere Verbindungsperson/en zum Organisationskomitee. 2.2 Fachgruppe Schweizer Abend Die Fachgruppe (FG) Schweizer Abend ist verantwortlich für die Gymnaestrada-Premiere und deren Hauptprobe. 2.3 Organisator Der Organisator ist zuständig für die sorgfältige Vorbereitung und die reibungslose Durchführung der Gymnaestrada-Premiere Schweizer Abend und deren Hauptprobe gemäss vorliegendem Pflichtenheft. 3. Art des Anlasses Die Premiere Schweizer Abend ist unterteilt in: 3.1 Hauptprobe Die Hauptprobe steht der FG Schweizer Abend für Proben zur Verfügung. Dieser Teil des Anlasses ist nicht öffentlich. 3.2 Premiere Es werden zwei öffentliche Vorstellungen durchgeführt. 3.3 Termin Termin und Festlegung von Hauptprobe und Premieren-Vorführungen werden in Absprache zwischen OK und FG Schweizer Abend der GK.15 zur Genehmigung vorgeschlagen. 4. Wahl des Organisators 4.1 Rekognoszierung Die FG Schweizer Abend rekognosziert die Anlagen und Infrastrukturen der Bewerber vor der Antragsstellung an die GK Wahl des Organisators Die Wahl des Organisators und des Durchführungsorts erfolgt durch die GK.15 auf Vorschlag der FG Schweizer Abend. 5. Teilnahmeberechtigung Sämtliche Gruppen der Schweizer Delegation, die an der Gymnaestrada 2015 am Schweizer Abend auftreten, sind zur Teilnahme an der Hauptprobe und an der Premiere verpflichtet. 6. Anforderungen 6.1 Teilnehmende Gemäss Reglement der FG Schweizer Abend. 6.2 Organisator Organisationskomitee Der mit der Durchführung beauftragte Organisator bestellt ein verantwortliches Organisationskomitee (OK). Seite 2/8

3 6.2.2 Verbindungsperson GK.15 Die GK.15 bestimmt eine oder mehrere Verbindungsperson/en zum OK. Diese ist/sind Vollmitglied des OK und ist/sind zu den Sitzungen einzuladen und mit allen Unterlagen des OK's zu bedienen Unterlagen an die GK.15 Alle Protokolle/Aktennotizen des OK s sind unverzüglich nach den Sitzungen an die Geschäftsstelle des STV, Sekretariat GK.15, zu übermitteln (gymnaestrada@stv-fsg.ch). Das Sekretariat der GK.15 ist für die Verteilung innerhalb der GK.15 verantwortlich Allgemeines Das OK hat bei Informationen, welche für die teilnehmenden Gruppen bestimmt sind, der Mehrsprachigkeit unseres Landes Rechnung zu tragen. 7. Anlagen und Geräte 7.1 Anlagen Vorführflächen und Turngeräte Der Organisator hat die Vorführflächen und Turngeräte einzurichten und zu warten. Für die Premiere wird eine Halle mit 3'000 5'000 Zuschauersitzplätzen und einer Vorführfläche von mindestens 20 x 40 m benötigt. Die Vorführfläche ist gemäss den Weisungen der FG Schweizer Abend zu erstellen und ab zusperren. Für die Hauptprobe muss dieselbe Vorführfläche zur Verfügung stehen Bereitstellungsraum Ein Bereitstellungsraum für das Material und die Teilnehmenden muss vorhanden sein Einturnen Für die Premiere ist zum Einturnen durch den Organisator ein geeigneter Raum herzurichten und nach den Weisungen der FG Schweizer Abend mit den benötigten Geräten zu bestücken Bereitstellen der Geräte Die Geräteliste mit detaillierten Angaben zu den verwendeten Geräten wird dem OK durch die FG Schweizer Abend nach der Programmzusammenstellung abgegeben. Die Beschaffung und Bereitstellung der Geräte erfolgen durch das OK, wobei die Weisungen der FG Schweizer Abend zu berücksichtigen sind. Für den reibungslosen Auf- und Abbau der Geräte ist die FG Schweizer Abend bzw. das Geräteteam GK.15 verantwortlich Abnahme der Anlagen und Geräte Anlagen und Geräte werden von der FG Schweizer Abend abgenommen. Der Zeitpunkt wird in Absprache mit dem OK festgelegt. 7.2 Technische Einrichtungen Grundsätzliches Das OK ist für die technischen Einrichtungen gemäss Weisungen der FG Schweizer Abend verantwortlich. Wenn immer möglich sollte der Aufbau der Vorführfläche dem Aufbau der Vorführfläche der an der Gymnaestrada verwendeten Materialen entsprechen Beschallung Die Beschallungsanlagen (Musik-Verstärkeranlagen) für die Übertragung der Begleitmusik zu den Vorführungen und die Beschallungsanlage für die Information und Führung (Speaker) müssen einwandfrei funktionieren. Der Organisator hat sich an das Beschallungskonzept der FG Schweizer Abend zu halten. Den Ansprüchen der Programmleitung und allenfalls des Fernsehens (Aufzeichnung Premiere) muss Rechnung getragen werden. Wenn möglich werden vorhandene Anlagen in das Beschallungskonzept integriert Beleuchtung Die vorhandene Beleuchtungsanlage ist bei Bedarf gemäss Weisungen der FG Schweizer Abend zu ergänzen. Ein einwandfreies Funktionieren muss durch das OK gewährleistet sein. Den Ansprüchen der Programmleitung und allenfalls des Fernsehens muss Rechnung getragen werden. Seite 3/8

4 7.2.4 Speaker Die Speaker werden durch die FG Schweizer Abend bestimmt Bedienungspersonal Für die Bedienung der Beschallungsanlagen ist die FG Schweizer Abend zuständig Funkanlage Für die Premiere ist für die technische Leitung (FG Schweizer Abend) eine Funkverbindungsanlage mit eigener Frequenz und ca. 10 Funkgeräten (+ Ersatzgeräte) bereitzustellen. 7.3 Allgemeines Garderoben und Toiletten Für die Teilnehmenden und die FG Schweizer Abend ist je eine angemessene Anzahl Garderoben, Duschen und Toiletten bereitzustellen. Es müssen zudem behindertengerechte Anlagen zur Verfügung stehen Unterkunft für die Premiere Für die Teilnehmenden, die FG Schweizer Abend, das Geräteteam GK.15 und für die Gäste sind preisgünstige Übernachtungsmöglichkeiten zu reservieren (einfache Hotelzimmer für FG Schweizer Abend und Ehrengäste) Verpflegung Das OK sorgt für quantitativ und qualitativ genügende Verpflegungsmöglichkeiten. Die Verpflegungszeiten werden mit der FG Schweizer Abend koordiniert. Hauptprobe: Für die Teilnehmenden, das Geräteteam GK.15 und die FG Schweizer Abend sind günstige Verpflegungsmöglichkeiten nach Vorgabe der FG Schweizer Abend vorzusehen. Premiere: Für die Teilnehmenden, das Geräteteam GK.15, die FG Schweizer Abend, für die Ehrengäste und die Besucher sind Verpflegungsmöglichkeiten nach Vorgabe der FG Schweizer Abend vorzusehen Ordnungs- und Einweisungsdienst Für die Premiere ist durch das OK ein Ordnungs- und Einweisungsdienst zu organisieren Sanitätsdienst Das OK stellt während den Trainings/Proben und der Vorführung(en) einen funktionierenden Sanitätsdienst sicher, inklusive Erstversorgung vor Ort Verkehr Es sind genügend Parkplätze vorzusehen (z. T. als reservierte Parkplätze für OK, FG Schweizer Abend und Ehrengäste). Die Verkehrsregelung ist sicherzustellen (Wegweiser, Orientierungstafeln, Verkehrsposten usw.) Büroraum Für die FG Schweizer Abend ist ein Büroraum für ca. 10 Personen bereitzustellen Weitere Räumlichkeiten Die FG Bekleidung wird anlässlich der Premiere die offizielle Delegationskleidung abgeben bzw. eine Tauschaktion durchführen. Dafür ist ein separater Raum von rund 20 m 2 bereitzustellen. Für eine vorübergehende Lagerung der Geräte bei einer allfällig frühzeitigen Anlieferung oder späteren Abholung ist ein entsprechender Lagerraum bereitzustellen. 8. Bekleidung 8.1 OK Für die Premiere sind eine einheitliche Bekleidung des OK s bzw. dessen Helferinnen und Helfer erwünscht. Seite 4/8

5 8.2 FG Schweizer Abend/Geräteteam GK.15 Für die einheitliche Bekleidung der FG Schweizer Abend und des Geräteteams GK.15 ist die GK.15 besorgt. 8.3 Teilnehmende Siehe Teilnahme-Reglement für die 15. Gymnaestrada 2015 in Helsinki. 9. Meldung der teilnehmenden Gruppen Die Anmeldeunterlagen inkl. Meldung der Anzahl Teilnehmenden werden dem OK durch die FG Schweizer Abend ein Jahr vor dem Anlass zugestellt. 10. Ehrengäste 10.1 Einladung Die GK.15 ist für die Einladung der Ehrengäste des STV verantwortlich. Sofern diese in Begleitung erscheinen, haben diese die gleichen Vergünstigungen wie die Ehrengäste. Das OK erhält von der GK.15 vier Monate vor dem Anlass eine Einladungsliste, die verbindlich einzuhalten ist (Begrüssung, Programmheft). Das OK erhält einen Monat vor dem Anlass die definitive Meldung der angemeldeten Ehrengäste des STV. Dem OK steht es zu, weitere Ehrengäste insbesondere aus politischen und sportlichen Behörden aus dem Einzugsgebiet einzuladen Betreuung Das OK erstellt für die angemeldeten Gäste Namensschilder. Die Betreuung am Anlass liegt in der gemeinsamen Verantwortung von OK und GK.15. Den Ehrengästen und ihren Begleitpersonen (pro Ehrengast max. eine Begleitperson) werden zu Lasten des OK offeriert: - Gratiseintritt und reservierte Sitzplätze 1. Rang - Begrüssungsapéro mit Häppchen - Programmheft 10.3 Unterkunft Den Ehrengästen wird die Möglichkeit angeboten, auf eigene Kosten eine Hotelunterkunft zu buchen. Das OK erhält mit der definitiven Meldung der angemeldeten Gäste auch den Bedarf an Hotelzimmern. 11. Leitung der Gymnaestrada-Premiere 11.1 Verantwortlichkeit Gesamtverantwortung Die FG Schweizer Abend ist zuständig und verantwortlich für das Programm und die technische Abwicklung der Premièren. Sie bestellt das Geräteteam GK.15, welches während der Hauptprobe und der Premiere für das Aufstellen und Abräumen der Geräte auf der Vorführfläche im Einsatz steht. Sitz der FG Schweizer Abend ist das Sekretariat der GK.15 in Aarau Hilfspersonal OK Hilfspersonal zum Beispiel für Parkplatzdienst, Sitzplatzzuweisung, Festwirtschaft, Unterkunftsbetreuung usw. ist durch das OK zu stellen Veranstaltungsprogramm und Weisungen für die Teilnehmenden Es werden vom OK in Absprache mit der FG Schweizer Abend für den Anlass realisiert: - ein Veranstaltungsprogramm für Besucher, Ehrengäste, Teilnehmende etc. - Weisungen für die Teilnehmenden Die FG Schweizer Abend erstellt den Programmablauf, erarbeitet die technischen Weisungen und erteilt das inhaltliche Gut zum Druck für Veranstaltungsprogramm und Weisungen für die Teilnehmenden. Das Ressort Marketing & Kommunikation der GK.15 setzt Gestaltungsvorgaben fest, kann insbesondere für die Titelseite Layoutvorgaben festlegen und erteilt das Gut zum Druck hinsichtlich Einhaltung von CI- und Sponsoring-Vorgaben. Vorgaben hinsichtlich allfälliger Exklusivrechte von Sponsoren der GK.15 bzw. des STV sind verbindlich und durch das OK zu berücksichtigen. Seite 5/8

6 Den Verantwortlichen der teilnehmenden Gruppen werden das Veranstaltungsprogramm und die Weisungen für die Teilnehmenden sowie evtl. weitere Unterlagen spätestens drei Wochen vor dem Anlass durch das OK zugestellt. Gleichzeitig erhält der STV 300 Exemplare des Veranstaltungsprogramms zur internen Weiterleitung (ZV STV, GL-STV, E-GK.15, Medien, Verbände) Veranstaltungsprogramm Das Veranstaltungsprogramm enthält alle Angaben, die für den Besuch der Première wichtig sind. Das OK ist für die Gestaltung (Inserate, Begrüssungswort STV und OK usw.), die Akquisition von Inseraten, die Produktion und den Versand des Veranstaltungsprogramms verantwortlich. Für die offizielle Begrüssung durch den STV ist eine Seite zu reservieren Weisungen für die Teilnehmenden Für die Teilnehmenden werden vom OK zusätzlich Weisungen erstellt und gedruckt, in denen alle wichtigen organisatorischen und technischen Vorgaben für die teilnehmenden Gruppen bzw. Turnenden zusammengefasst sind. Das OK fordert die Unterlagen für den technischen Bereich rechtzeitig bei der FG Schweizer Abend an. 12. Finanzen 12.1 Allgemeines Der Organisator übernimmt sämtliche Kosten, die ihm aus der Organisation und der Erfüllung dieses Pflichtenheftes entstehen. Er trägt die volle finanzielle Verantwortung für die Hauptprobe und die Premiere Entschädigung / Reisespesen Die Mitglieder der FG Schweizer Abend und das Geräteteam GK.15 werden gemäss dem Funktionärskonzept Gymnaestrada 2015 bzw. den Weisungen Finanzen GK.15/Entschädigungsreglement STV durch die GK.15 entschädigt. Dieselbe Regelung gilt auch für die Reisespesen der FG Schweizer Abend und des Geräteteams GK.15. Die Reisespesen der Teilnehmenden gehen zu Lasten der Teilnehmenden Budget Das detaillierte Budget ist der GK.15 spätestens sechs Monate vor dem Anlass zusammen mit den Verpflegungspreisen für die Teilnehmenden zur Genehmigung vorzulegen. Die GK.15 ist berechtigt, einen Höchstpreis festzulegen Abrechnung Die vollständige Abrechnung ist der GK.15 spätestens drei Monate nach dem Anlass zur Genehmigung vorzulegen. Gleichzeitig mit der Abrechnung erwartet die GK.15 vom OK einen Schlussbericht. Das OK ist selber verantwortlich für korrekte Mehrwertsteuerabrechnungen, sofern es abrechnungspflichtig ist Festlegung der Eintrittspreise / Vorverkauf / Abgabe an die GK.15 Die GK.15 hat die Eintrittspreise für die Premiere des Schweizer Abends wie folgt festgelegt: CHF pro Sitzplatz 1. Rang CHF pro Sitzplatz 2. Rang Kinder bis 16 Jahre: 50% Ermässigung Alle Sitzplätze müssen nummeriert werden. Die Aufteilung der Sitzplätze in 1. und 2. Rang erfolgt durch das OK in Absprache mit der FG Schweizer Abend, ebenso die Organisation des Vorverkaufs. Das OK verpflichtet sich, 20% der Eintrittseinnahmen an die GK.15 abzuliefern Defizitgarantie Die GK.15 beteiligt sich an einem allfälligen Defizit mit 50%, im Maximum jedoch mit Fr. 5' Absage des Anlasses Seite 6/8

7 Bei Nichtdurchführung des Anlasses durch Verschulden der GK.15 übernimmt diese die Kosten für die Vorbereitungen im Maximalbetrag von Fr. 5' Diese Kosten sind zu belegen. Erfolgt ein Rückzug seitens des Organisators, hat er der GK.15 eine Unkostenentschädigung von Fr. 5' zu entrichten. Allfällige von der GK.15 überwiesene Sponsorbeiträge sind bei einer Absage vom OK vollumfänglich zurückzuzahlen, unabhängig davon, durch wen die Absage erfolgt ist Sponsoring Unter Berücksichtigung des generellen Sponsoringkonzepts für die Gymnaestrada 2015 und des Schweizerischen Turnverbandes STV ist das OK frei im Verpflichten von Sponsoringpartnern. Vor Verhandlungen mit Sponsoren ist mit dem Chef Marketing + Kommunikation des STV Kontakt aufzunehmen. Ebenso sind Verträge vor deren Unterzeichnung dem Ressort Marketing + Kommunikation des STV zur Prüfung vorzulegen Informations- und Verkaufsstand GK.15 Die GK.15 betreibt an der Première auf eigene Rechnung einen Informations- und Verkaufsstand mit Accessoireartikeln der GK.15. Das OK stellt der GK.15 im Publikumsbereich unentgeltlich einen geeigneten Standort zur Verfügung. 13. Versicherung 13.1 Teilnehmende Die Versicherung ist Sache jedes Einzelnen. Dabei wird auf das Reglement der Sportversicherungskasse SVK des STV hingewiesen Organisator Der Organisator ist verpflichtet, eine Veranstaltungshaftpflicht abzuschliessen, sofern er nicht bereits über eine entsprechende Absicherung verfügt. 14. Information / Medien 14.1 Werbung Das OK bewirbt die Premiere in seinem Einzugsgebiet, die GK.15 übernimmt diese Aufgabe auf ihrer Webseite sowie in den STV-Verbandszeitschriften. Werbemassnahmen und Werbemittel sind mit dem Ressort Marketing & Kommunikation der GK.15 abzusprechen und diesem zur Genehmigung vorzulegen. Das OK kann für den Anlass ein eigenes Logo entwickeln Visuelle Präsenz des STV Der STV muss im visuellen Auftritt der Premiere (z.b. Plakaten, auf der Titelseite des Veranstaltungsprogramms, usw.) als Träger des Anlasses erkennbar sein. Dem STV ist am Anlass die Möglichkeit zu bieten, mit mindestens einer Hängefahne oder einem Spannband visuell präsent zu sein. Logovorlagen sowie Fahnen und Bänder können via Ressort Marketing & Kommunikation der GK.15 bezogen werden Fernsehen Verhandlungen Die Kontakte zum Schweizer Fernsehen SRF werden durch die GK.15 bzw. den STV wahrgenommen. Allfällige Verhandlungen mit Lokalradios und -fernsehen sind Sache des OK Unterstützung des Fernsehens Die GK.15 bzw. der STV liefert dem SRF die notwendigen Informationen und Unterlagen. Die Verbindungsperson des STV zum SRF ist vom OK-Medienchef mit allen Presseunterlagen zu bedienen. Dem Fernsehen sind optimale Arbeitsbedingungen zu ermöglichen, wobei allfällige Infrastrukturwünsche dem OK drei Monate vor dem Anlass in schriftlicher Form bekannt gegeben werden. Es ist gleich zu betreuen wie die übrigen Medienvertreter Medien Checkliste Medienarbeit an STV-Anlässen Seite 7/8

8 Als Arbeitsunterlage sind die «Checkliste für Medienarbeit an STV Anlässen» verbindlich. Die Checkliste ist Bestandteil dieser Vereinbarung. Sie kann beim Ressort Marketing + Kommunikation der GK.15 angefordert werden Medienchef OK Der Organisator bestimmt einen Verantwortlichen für die Medienbetreuung. Dieser setzt sich spätestens sechs Monate vor dem Anlass mit dem Medienchef GK.15 in Verbindung Einladung Die gesamtschweizerischen Medien werden in Absprache mit dem Medienchef GK.15 durch das Ressort Medien STV eingeladen. Die Anmeldung der Medien erfolgt direkt an das OK Betreuung: Die Betreuung der Medienvertreter während des Anlasses erfolgt durch das OK in Zusammenarbeit mit dem Medienchef GK Pressefotografen Für akkreditierte Fotografen stellt das Sekretariat Medien des STV Medienwesten zur Verfügung. Diese sind frühzeitig ein zu verlangen. 15. Rechtsbelehrung Bei Beschwerden betreffend Organisation ist das OK zuständig. Bei Beschwerden, die den technischen Ablauf der Premiere betreffen, ist die FG Schweizer Abend bzw. die GK.15 zuständig. 16. Schlussbestimmungen 16.1 Unvorhergesehenes Alle Fragen, die in diesem Pflichtenheft nicht geregelt sind, werden zwischen der FG Schweizer Abend bzw. der GK.15 und dem OK direkt und abschliessend geklärt Verbindlichkeit des Pflichtenheftes Das unterzeichnete Pflichtenheft ist für beide Teile verbindlich. Genehmigt an der Sitzung der Gymnaestrada-Kommission vom 26. Juni Aarau, 26. Juni 2013 SCHWEIZERISCHER TURNVERBAND Gymnaestrada-Kommission DER ORGANISATOR Walter Minder Jean-Luc Monney Präsident GK.15 FG Chef CH-Abend OK-Präsident Ort/Datum... Ort/Datum.... Seite 8/8