Wertschätzen und gestalten

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1 Wertschätzen und gestalten Grundlagen Jahresgespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Erzbischöflichen Generalvikariat und den angeschlossenen Einrichtungen Die Person und ihre Arbeit wertschätzen. Ziele, Aufgaben und die berufliche Entwicklung gestalten. Begleitwort Generalvikar Begleitwort Mitarbeitervertretung A Orientierung 4 B Leitfragen zur Vorbereitung 8 C Impulse für Vorgesetzte 11 Vereinbarungen 12 Richtlinien Jahresgespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Führungsgrundsätze Seite 1 von 15

2 Begleitwort Generalvikar Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Anforderungen an Sie sind stark angewachsen. Tätigkeitsbereiche und Organisationsstrukturen haben sich in der Vergangenheit geändert. Weitere Veränderungen müssen gestaltet werden. Im Berufsalltag mag vor lauter Arbeit hin und wieder der Bezug zum Ganzen, zum Auftrag der Kirche verloren gehen, die Frohe Botschaft Jesu Christi in der Welt zu verkünden. Was macht das Ganze erfolgreich? Etwa eine optimale Organisation, klare Rollen und ein hoher Arbeitseinsatz? Zum Teil ja. Wir können den Erfolg wesentlich stärken, wenn wir die Begabungen und Wertüberzeugungen der Mitarbeitenden und Vorgesetzten als Geschenke sehen und einsetzen. Denn jeder Einzelne hat ein Charisma, das er/sie für die Mitarbeit am Reich Gottes auf dieser Erde und auch in unserem Haus bekommen hat. Ich möchte Ihnen daher das Jahresgespräch ans Herz legen. Bitte nutzen Sie es als Möglichkeit zur bewussten gegenseitigen Wertschätzung der Person und der Arbeit sowie zur Gestaltung der Ziele, Aufgaben und der beruflichen Entwicklung. Nutzen Sie es für Rückmeldungen und zur Klärung von zentralen Erwartungen. Auf das Jahresgespräch haben alle Mitarbeitende und Dienstgebende einen Anspruch. Es ist ein wichtiges Führungs- und Personalentwicklungsinstrument. Die folgenden Seiten mit einer grundlegenden Orientierung, Leitfragen zur Vorbereitung, Vereinbarungsvorlagen und Checklisten sowie die Führungsgrundsätze bieten Ihnen eine solide Grundlage für ein gute Vorbereitung und Durchführung des Gespräches. Ich wünsche Ihnen ein gutes Jahresgespräch sowie viel Erfolg und Freude in der gemeinsamen Arbeit. Gottes Segen sei stets mit Ihnen! Mit freundlichen Grüßen Ihr Dr. Dominik Meiering Generalvikar Seite 2 von 15

3 Begleitwort Mitarbeitervertretung Liebe Kolleginnen und Kollegen, seit einigen Jahren haben wir das Instrument des Mitarbeiterjahresgespräches genutzt, um zwischen jeweiligem Dienstvorgesetzten und jeweiliger Kollegin /Kollegen einen Konsens über ihre arbeitsplatzbezogenen Wünsche bzw. Ziele zu finden. Es wurden Vereinbarungen zwischen beiden Partnern erarbeitet, die zu einem gemeinsamen Ziel führen sollten. Aufgrund der neuen Führungsgrundsätze wurden die Grundlagen für die Jahresgespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Erzbischöflichen Generalvikariat und den angeschlossenen Einrichtungen überarbeitet und mit der Mitarbeitervertretung beraten. Dieses ist das Ergebnis. Sollten Sie bei der Vorbereitung Ihres Mitarbeiterjahresgespräches Fragen haben, wenden Sie sich an uns. Teilen Sie uns auch gerne mit, wie das Mitarbeiterjahresgespräch nach diesen neuen Grundlagen bei Ihnen ankommt. Für Ihre Ideen und Vorschläge, wenn das ein oder andere verbessert werden kann, sind wir Ihnen dankbar Ihre Mitarbeitervertretung Seite 3 von 15

4 A Orientierung 1 Das Jahresgespräch ist ein besonderes Gespräch. Vorgesetzte und Mitarbeitende sind täglich im Gespräch. Die Anlässe, Inhalte und die Teilnehmerkreise sind unterschiedlich. Die Gespräche haben persönliche und dienstliche Einfärbungen. Sie haben immer eine Sach- und Beziehungsebene. Der Arbeitsalltag wird u.a. durch Aufgabenzuweisungen und -erledigungen sowie durch Arbeitsund Dienstbesprechungen und andere Formen von Mitarbeitergesprächen geprägt. So kann hin und wieder der Eindruck entstehen, dass die Wichtigkeit der einzelnen Person und ihrer Tätigkeit nicht ausreichend wahrgenommen wird und sich der/die Einzelne als Person und/oder Mitarbeiter/in zu wenig wertgeschätzt fühlt. In dieser Situation ist das Jahresgespräch eine verlässliche und zusätzliche Möglichkeit zur bewussten Wertschätzung der Person, ihrer Arbeit und ihrer Anliegen zur Reflexion der geleisteten Arbeit zur Klärung von Zielen, Aufgaben, Tätigkeitsschwerpunkten und Erwartungen zur Gestaltung von beruflichen/persönlichen Entwicklungen und Qualifizierungen. In einem strukturierten Gespräch von Minuten zwischen dem/der direkten Vorgesetzten und dem/der einzelnen Mitarbeiter/in werden in einer offenen und interessierten Art und Weise folgende Themen besprochen: Rückschau auf die Arbeitserfolge, die Zielerreichung und Vereinbarungen des vergangenen Jahres, Vorschau auf die Arbeit des kommenden Jahres sowie wichtige Vereinbarungen zu Zielen, Aufgaben und Tätigkeitsschwerpunkten Rückmeldung zur Zusammenarbeit und zum Führungsverhalten, Berufliche/persönliche Entwicklung/Veränderung und notwendige Bildungsmaßnahmen. Die jeweiligen Einschätzungen zu den Themen werden besprochen. Die wichtigen Ergebnisse und Vereinbarungen werden schriftlich festgehalten. Das Jahresgespräch und die Umsetzung der getroffenen Vereinbarungen sind für die Vorgesetzten eine zentrale Aktivität der Ziel- und Aufgabenplanung sowie der Personalentwicklung ihrer Mitarbeitenden. Das Jahresgespräch ist ein grundlegendes Führungsinstrument. Es bietet die Möglichkeit, Ziele und Aufgaben zu vereinbaren, die Zusammenarbeit und das Führungsverhalten zu stärken und kann auch einen Beitrag zur Wertschätzung der Mitarbeitenden leisten. Seite 4 von 15

5 2 Das Jahresgespräch bringt Gewinn. Das Jahresgespräch bringt Gewinn für alle Beteiligten und damit auch für das gesamte Haus. 2.1 Perspektive Mitarbeiter/in Meine Persönlichkeit, meine Kompetenzen, meine Arbeit und meine Anliegen werden gesehen und wertgeschätzt. Meine Gestaltungs- und Entwicklungsräume werden deutlich. Ich werde an der Planung von zukünftigen Veränderungen, Aufgaben und Zielen beteiligt. Ich erhalte Klarheit und Sicherheit über zukünftige Entwicklungen und Kompetenzanforderungen an mich. Darüber hinaus erkenne ich Bezüge und Beiträge zu den Leistungen/Angeboten der Organisationseinheit und des Generalvikariates und sehe, dass ich für die zukünftigen Leistungen dieser Bereiche mitverantwortlich bin. 2.2 Perspektive Vorgesetzte/r Durch die besondere Gesprächssituation erkenne und wertschätze ich die Person, ihre Kompetenzen, ihre Potentiale, ihre Sichtweisen und Anliegen. Ich beteilige die/den Einzelne/n stärker an der Planung von Zielen, Aufgaben und Veränderungen und kann deutliche Erwartungen benennen. Ich reflektiere und verbessere so weiterhin mein Führungsverhalten und kann auch die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team positiv unterstützen. Durch klare und wichtige Vereinbarungen kann ich die individuellen Tätigkeitsschwerpunkte (den Ressourceneinsatz), die beruflichen Entwicklungen und die Qualifizierungsnotwendigkeiten und wünsche der Mitarbeitenden ausrichten und steuern. 2.3 Perspektive Organisation und Organisationseinheiten Die Identifikation mit dem kirchlichen Dienst, die Einsatzbereitschaft, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Dienstgemeinschaft werden verbessert. Die Zusammenarbeit, das Vertrauen und die wechselseitige Wertschätzung werden gestärkt. Die Zielorientierung und der Ressourceneinsatz bei Vorhaben, Aufgaben und Projekten werden optimiert und mit Zielsetzungen des Erzbistums verbunden. 3 Das Jahresgespräch hat 4 grundlegende Themen. 3.1 Rückschau Erfolge, Arbeitsergebnisse und leistungen, besondere Ereignisse/Veränderungen, Vereinbarungen aus dem letzten Jahresgespräch und noch nicht bewältigte Aufgaben aus dem vergangenen Jahr werden betrachtet. Ebenso werden Misserfolge, Schwierigkeiten und Konflikte besprochen. 3.2 Vorschau Über Entwicklungen und Anforderungen des Generalvikariates und des Erzbistums Köln wird informiert. Veränderungen, Aufgaben, Verantwortungsbereiche, Erwartungen sowie besondere Ziele im nächsten Jahr werden besprochen und wichtige Dinge schriftlich vereinbart. Für umfassende/komplexe Zielvereinbarungen wird ein besonderes Gespräch verabredet. Seite 5 von 15

6 3.3 Zusammenarbeit und Führungsverhalten Zusammenarbeit sowie die Art und Weise des Führens werden gemeinsam betrachtet. Eine Orientierung für das Feedback zum Führungsverhalten können die Führungsgrundsätze bieten. Wichtige Veränderungen zur Stärkung der Mitarbeiterzufriedenheit oder zum Führungsverhalten werden schriftlich vereinbart. Insbesondere bei Jahresgesprächen zwischen leitenden Mitarbeiter/innen können auch Verbesserungen des Führungsverhaltens vereinbart werden. 3.4 Berufliche Entwicklung und Bildung Kompetenzanforderungen, Potenziale und berufliche Entwicklungsperspektiven werden besprochen. Wichtige Fördermaßnahmen in den Tätigkeitsfeldern und Bildungsmaßnahmen werden schriftlich vereinbart. 4 Das Jahresgespräch ist strukturiert. 4.1 Termin Das Gespräch (60 90 Minuten) wird einmal im Jahr zwischen dem/der direkten Vorgesetzen und dem/der Mitarbeitenden vereinbart. 4.2 Gesprächspartner/in Das Gespräch führen der/die Mitarbeiter/in und deren direkte/r Vorgesetzte/r. Die Gesprächspartner haben eine wertschätzende und zuhörende Grundhaltung. Die Wichtigkeit der Personen für die Aufgabenerfüllung der Organisationseinheit und des Hauses soll deutlich und die Arbeitszufriedenheit besprochen werden. Idealerweise hat der/die Mitarbeiter/in höhere Gesprächsanteile als der/die Vorgesetzte. Der/die Vorgesetzte leitet das Gespräch und fasst die Schwerpunkte zusammen. Vereinbarungen werden notiert und unterschrieben. Sie bleiben bei den Beteiligten. 4.3 Einladung, Vorbereitung und Vereinbarungen Nach frühzeitiger Terminvereinbarung (ggfls. im Rahmen der Jahresplanung) erfolgt eine rechtzeitige Einladung durch die/den direkte/n Vorgesetzte/n. Durch die Leitfragen wird das Gespräch stichwortartig und individuell vorbereitet. Im Gespräch werden nur wichtige Vereinbarungen schriftlich festgehalten. Dies bedeutet auch, dass nicht zu allen Themen schriftliche Vereinbarungen erfolgen müssen. 5 Gemeinsame Vereinbarungen werden aufgeschrieben. Wichtige Vereinbarungen und Verantwortlichkeiten werden im Vereinbarungsbogen in Stichworten festgehalten und bleiben bei den Gesprächsbeteiligten. 5.1 Künftige Veränderungen, Aufgaben oder Ziele Möglichst ein bis maximal drei wichtige und akzeptierte Veränderungen der Tätigkeit oder Vereinbarungen zum Arbeitsverhalten, der Zusammenarbeit und des Führungsverhaltens oder Ziele und Aufgaben Seite 6 von 15

7 werden dokumentiert. Die Einschätzungen zum notwendigen Ressourceneinsatz (Arbeitszeit und Finanzbudget) und zu wichtigen Unterstützungsarten können ebenfalls mit Stichworten festgehalten werden. Hilfreiche Fragen sind u.a.: Was soll erreicht werden? Was ist der konkrete Nutzen? Was sind Zwischenschritte und ggfls wichtige Termine? Für komplexe Zielvereinbarungen wird ein besonderes Gespräch vereinbart. 5.2 Berufliche Entwicklung und Bildungsbedarf Möglichkeiten der beruflichen Entwicklung, der zukünftigen Tätigkeitsveränderung, der Anforderungen und zu Förder- und Bildungsmaßnahmen werden schriftlich skizziert, ebenso die Einschätzungen zur Dauer und zum Ressourceneinsatz. Bei Bedarf wird die Nutzung der Unterstützungsangebote der Personalentwicklung wie etwa Laufbahnberatung und Potenzialanalyse oder des Referates Organisation bei Veränderungen oder Prüfungen des Stellenprofils vereinbart. Fragen im Kontext Beruf und Familie oder Chancengleichheit Frauen und Männer werden angesprochen. Hierzu können ebenso Vereinbarungen getroffen werden. 5.3 Überprüfung der Umsetzung Die Umsetzung der schriftlichen Vereinbarungen kann in einem festgelegten Zwischengespräch und bei gegebenem Anlass überprüft werden. Notwendige Änderungen werden schriftlich festgehalten und ggfls. im nächsten Jahresgespräch berücksichtigt. 5.4 Vertraulichkeit Die Vereinbarungen werden allein von den Beteiligten notiert. Das Original verbleibt in der Handakte des Vorgesetzten, es geht nicht in die Personalakte. Die Unterlagen werden nach einem Jahr entfernt und vernichtet. Der/die Mitarbeiter/in erhält eine Kopie. 6 Die Beteiligten werden unterstützt. Die Stabsstelle Personalentwicklung unterstützt die Planung und Durchführung der Jahresgespräche für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Informationsveranstaltungen, Trainings und Materialien. Den direkten Vorgesetzten wird eine eintägige Einweisung in die Vorbereitung und Durchführung des Jahresgespräches angeboten. Die Stabsstelle Personalentwicklung unterstützt auf Wunsch und im vertraulichen Rahmen die Vorgesetzten und die Mitarbeitenden bei der Planung und Realisierung von Maßnahmen zur beruflichen Entwicklung und zur Qualifizierung. Sie bietet auch die Möglichkeit zu einer beruflichen Standortbestimmung/Potenzialanalyse oder zur Überprüfung der Führungswirksamkeit. Das Referat Organisation erstellt und prüft auf Wunsch die Veränderung von Anforderungs- bzw. Stellenprofilen. Seite 7 von 15

8 B Leitfragen zur Vorbereitung auf das Jahresgespräch Stichwortartige Antworten zu einigen Fragen aus den jeweiligen Bereichen und zu persönlichen Anliegen sind eine gute Vorbereitung und eine solide Grundlage für das Jahresgespräch. Bringen Sie Ihre wichtigsten Sichtweisen und Anliegen ein. Hier hilft ggfls eine farbliche Markierung. Die Leitfragen sind für die Vorgesetzten und die Mitarbeitenden gleich. Die Antworten lassen sicherlich Übereinstimmungen aber auch unterschiedliche Perspektiven deutlich werden und können damit Impulse für das Gespräch geben. Rückschau Wie fühle ich mich in meinem Arbeitsumfeld? Welche Aufgaben habe ich in meinem Tätigkeitsbereich wahrgenommen? Was ist mir gut gelungen, war schwierig, ist liegen geblieben, ist nicht gelungen? Was hat mich besonders gefreut? Wie erlebe ich meine Arbeitsauslastung? Was hat mir gefehlt? Wo erlebe ich Unstimmigkeiten und Konflikte? Vorschau Welche Veränderungen, Ziele und Problemlagen sind mir bekannt oder vermute ich? Welche Veränderungen, Aufgaben und Ziele sehe ich in meinem Tätigkeitsbereich? Was will ich im nächsten Jahr als Schwerpunkt/Ziel verwirklichen? Woran erkenne ich, dass ich gute Ergebnisse bei den Schwerpunkten/Zielen erreicht habe? Was bleibt liegen oder was bekommt ein Kollege/eine Kollegin? Wie kann mein Verantwortungsbereich/mein Gestaltungsraum stabilisiert oder erweitert werden? Welche Bedingungen und Unterstützungen benötige ich für die Realisierung? Welche Unterstützung wünsche ich von der Leitung? Seite 8 von 15

9 Zusammenarbeit und Führung Wie erlebe ich die Zusammenarbeit mit Kollegen/Kolleginnen oder externen Personen? Wie erlebe ich die Zusammenarbeit mit meinem/meiner Vorgesetzten? Welche Erwartungen habe ich an meine/n Vorgesetzte/n? Welche Verbesserungen sehe ich bei Zusammenarbeit, Kommunikation und Abläufen? Was erlebe ich im Kollegen/innenkreis als positiv? Gibt es für mich Punkte in meiner Arbeit/in meinem Arbeitsumfeld, die ich als belastend empfinde und besprechen möchte? Welche persönlichen Anliegen habe ich etwa im Hinblick auf Alter, Betriebszugehörigkeit, Chancengleichheit Frauen und Männer oder zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie? Woran spüre ich, dass ich in der Katholischen Kirche arbeite? Berufliche Entwicklung und Bildungsbedarf Bin ich richtig eingesetzt, passen die Tätigkeiten gut zu mir? Ist mein Stellenprofil zutreffend? Welche Stärken oder Kompetenzen will ich mehr nutzen oder entwickeln? Durch welche Maßnahmen am Arbeitsplatz könnten meine Fähigkeiten und Kenntnisse gestärkt oder erweitert werden? Wie könnte der/die Vorgesetzte mich fördern? Spüre ich gesundheitliche oder alltägliche Überforderungen oder Schwierigkeiten? Gab es im vergangenen Jahr Bildungsmaßnahmen für mich, in meinem Bereich? Falls ja, was haben diese für meine Arbeit gebracht? Welche Qualifizierungsmaßnahme oder Unterstützung benötige ich, um aktuelle und zukünftige Aufgaben gut zu erledigen? Was will ich in den nächsten 5 Jahren erreicht haben? Benötige ich die Unterstützung der Stabsstelle Personalentwicklung? Seite 9 von 15

10 Dieses Anliegen, diese Frage oder diese Vereinbarungen sind mir persönlich sehr wichtig! Bitte nutzen Sie diese Notizen unbedingt im Jahresgespräch! Seite 10 von 15

11 C Impulse für Vorgesetzte Die Impulse können auch für die Mitarbeitenden eine Orientierung bieten und einen Beitrag für ein gelingendes Gespräch leisten. vorher Der/die Mitarbeiter/in ist rechtzeitig vor dem Termin schriftlich mit Leitfragen zur Vorbereitung und den Vereinbarungsformularen eingeladen worden. Kritik am Mitarbeitenden geschieht zeitnah und im Jahresgespräch. Mögliche Konflikte werden wertschätzend aufgenommen und in einem anderen Rahmen gemeinsam besprochen. Sie sind nicht Thema des Jahresgespräches. Ist der Konflikt sehr präsent, wird das Jahresgespräch verschoben und zunächst der Konflikt in einem Gespräch thematisiert. Das Jahresgespräch (max. 90 Minuten) hat höchste Priorität, wird nicht gestört und gewährleistet eine vertrauliche und gastfreundliche Atmosphäre. Ich kenne das Stellenprofil und Arbeitserfolge. Ich kenne die Führungsgrundsätze. Ich habe die Leitfragen bearbeitet und bin gut vorbereitet. Ich habe den/die Mitarbeiter/in um eine Vorbereitung des Gespräches gebeten. Ich kenne wichtige Vorhaben und Ziele meiner Organisationseinheit/des Generalvikariates. Für komplexe Zielvereinbarungen habe ich ein besonderes Gespräch vereinbart. während Ich wertschätze die Person, ihre Stärken und ihre Anliegen und Fragen. Ich höre aktiv zu. Ich habe weniger Redeanteile. Ich stelle offene Fragen. Ich begründe wertende und kritische Rückmeldungen. Ich führe und strukturiere das Gespräch. Ich bespreche die wichtigen Punkte: Rückschau, Vorschau, Zusammenarbeit/Führung und berufliche Entwicklung/Qualifizierung. Ich fasse die Punkte zusammen. Werden Konflikte deutlich, nehme ich sie auf und vereinbare ein weiteres Gespräch dazu. Ich achte auf Gefühle. Ich achte auf wichtige, klare und akzeptierte schriftliche Vereinbarungen. Ich bitte um Rückmeldungen zu meinem Führungsverhalten und nehme diese an. Ich stelle sicher, dass die Realisierung der Vereinbarungen in angemessenen zeitlichen Abständen besprochen wird. Ich bedanke mich für das Gespräch. nachher Ich unterstütze die erfolgreiche Realisierung der Vereinbarungen. Ich leiste meinen Beitrag zur Umsetzung von Veränderungen, Maßnahmen und Aufgaben. Ich habe Interesse an der Realisierung und gebe direktes Feedback. Ich lobe und anerkenne positive (Zwischen-) Ergebnisse und bespreche notwendige Veränderungen der Vereinbarungen mit dem/der Mitarbeiter/in. Ich erfasse (Name, Datum) die durchgeführten und nicht durchgeführten Jahresgespräche in einer Liste, die ich zu an den Stichtagen und eines Jahres an die Stabsstelle Personalentwicklung schicke. Ich vernichte die Vereinbarungen des vorhergehenden Jahresgespräches. Seite 11 von 15

12 Jahresgespräch mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern - Vereinbarungen zwischen und am Mögliche Bereiche: Ziele und Aufgaben Veränderung der Tätigkeit/des Stellenprofils Zusammenarbeit/Arbeits- und Führungsverhalten berufliche Entwicklung und Bildungsbedarf Beruf und Familie/Chancengleichheit Frauen und Männer Unterschrift Vorgesetzte/r Unterschrift Mitarbeiter/in Das Original dieser Vereinbarung verbleibt bei dem/der Vorgesetzten, es geht nicht in die Personalakte. Der/die Mitarbeiter/in erhält eine Kopie. Seite 12 von 15

13 Richtlinien Jahresgespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ( ) Die Person und ihre Arbeit wertschätzen. Ziele, Aufgaben und berufliche Entwicklungen gestalten. Das Jahresgespräch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dient der bewussten Wertschätzung der Person und ihrer Arbeit, der Verbesserung der Zusammenarbeit und des Führungsverhaltens. Es ermöglicht die Gestaltung von Zielen, Aufgaben und Veränderungen und klärt berufliche Entwicklungen und notwendige Qualifizierungsvorhaben. Das Jahresgespräch ist ein wichtiges Führungs- und Entwicklungsinstrument und damit eine Pflichtaufgabe für den/die Vorgesetzte/n. Jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter und jede/r Dienstgebende hat einen Anspruch auf ein Jahresgespräch. Die Planung und Durchführung der Gespräche orientieren sich an den Grundlagen - Jahresgespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und berücksichtigen die aktuellen Stellenprofile der Teilnehmenden und die Führungsgrundsätze vom Oktober Soll ein Jahresgespräch nicht geführt werden, erhält der nächsthöhere Vorgesetzte eine Begründung und findet mit den Beteiligten eine Lösung. Ist keine Lösung erreichbar, wird der Generalvikar informiert. Das Jahresgespräch hat Grenzen. So werden etwa bei starken Konflikten, für komplexe Zielvereinbarungen, für Beurteilungen und für Abschiede besondere Gespräche vereinbart und geführt. Die Inhalte des Jahresgespräches sind vertraulich. Die Vereinbarungen bleiben nur bei den Gesprächsbeteiligten. Sie werden nach einem Jahr vernichtet. Die Beteiligten sind für die Realisierung verantwortlich. Eine Information über die Inhalte der Vereinbarungen wird zwischen den Gesprächsbeteiligten geklärt. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie neue Vorgesetzte führen frühestens nach 6 Monaten und spätestens nach einem Jahr ihr erstes Jahresgespräch. Die Teilnehmenden werden durch Beratungs- und Qualifizierungsangebote der Stabsstelle Personalentwicklung unterstützt. In schwierigen Situationen kann den Gesprächsteilnehmenden durch eine Person der Mitarbeitervertretung oder der Stabsstelle Personalentwicklung im vertraulichen Rahmen geholfen werden. Die Personalverantwortlichen legen der Stabsstelle Personalentwicklung jährlich zu den Stichtagen und eine Aufstellung (Name und Datum) der geführten und nichtgeführten Jahresgespräche vor. Die Stabstelle veröffentlicht jährlich die Durchführungsquoten der Organisationseinheiten im EGV-Portal und im Personalbericht (Stichtag ). Sie überprüft alle 2 Jahre die Wirksamkeit der Jahresgespräche und initiiert notwendige Veränderungen. Diese Richtlinie tritt mit der Unterzeichnung in Kraft und ersetzt den Abschnitt 1 der Richtlinie Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräche vom 13. Januar Generalvikar Dr. Dominik Meiering Seite 13 von 15

14 Führungsgrundsätze Seid nicht Beherrscher eurer Gemeinden, sondern Vorbilder für die Herde! 1 Petrus 5,3 Führungsgrundsätze für das Erzbischöfliche Generalvikariat Köln und seine angeschlossenen Dienststellen Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Generalvikariates und der angeschlossenen Einrichtungen sei es in der Pastoral, der Verwaltung oder anderer Funktion - haben Anteil am Auftrag der Kirche, die Frohe Botschaft Jesu Christi in der Welt zu verkündigen. Alle Führungskräfte schaffen dafür geeignete Rahmenbedingungen im Erzbistum Köln. Sie unterstützen die Sendung des Erzbischofs und der Gemeinden durch eine dienende Grundhaltung, effiziente Aufgabenerfüllung sowie sinnvollen und nachhaltigen Einsatz von Ressourcen. Die leitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die folgenden Leitprinzipien vereinbart, um ihr Handeln an verlässliche und vom Geist des Evangeliums getragene Grundsätze zu binden und so die Arbeit des Generalvikariates nach innen und außen positiv zu gestalten. Diese Führungsgrundsätze machen transparent, welche Erwartungen jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter an die Vorgesetzten stellen kann. Ihre Umsetzung wird regelmäßig überprüft. Die leitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verpflichten sich, ihr Führungsverhalten regelmäßig zu reflektieren und ihre Führungskompetenz weiterzuentwickeln. I. Aufgaben und Ziele Wir übertragen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Aufgaben und Verantwortung auf der Grundlage ihrer fachlichen und persönlichen Kompetenzen. Wir sorgen für klare Rahmenbedingungen in der Zusammenarbeit, indem wir Zuständigkeiten, Aufgaben, Prozesse und Befugnisse eindeutig beschreiben. Wir vereinbaren mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern klare Ziele, halten diese - in der Regel schriftlich - fest und überprüfen deren Erreichen im Austausch mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, z.b. im Mitarbeiterjahresgespräch. Wir kennen und fördern eine horizontal und interdisziplinär vernetzte Bearbeitung der Aufgaben, auch über Abteilungsgrenzen hinweg, z.b. in Projekten. II. Entscheidungsprozesse Wir machen Betroffene in geeigneter Form zu Beteiligten und bereiten Entscheidungen im Dialog mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gründlich vor. Wir eröffnen und strukturieren Denkräume und zeiten und gestalten Entscheidungsprozesse transparent und ergebnisoffen. Wir treffen Entscheidungen unter Abwägung der in diesen Prozessen vorgebrachten Argumente und Hinweise und begründen diese. Seite 14 von 15

15 Wir haben den Mut, getroffene Entscheidungen sorgfältig zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. III. Information und Kommunikation Wir sehen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als zentrale Botschafter des Erzbistums Köln und informieren sie deshalb fortlaufend über Entscheidungen, Prozesse und Vorgänge. Sowohl innerhalb unseres Verantwortungsbereiches als auch fachübergreifend stellen wir einen regelmäßigen Informationsaustausch sicher. Wir schaffen und pflegen eine offene Gesprächskultur in gegenseitigem Respekt und legen Wert auf angstfreie Kommunikation. Wir nehmen Konflikte wahr und lösen sie offen und fair. Wir kommunizieren miteinander in vertrauensvoller, wertschätzender und persönlicher Weise auf direkten Kommunikationswegen und wählen dazu die situativ am besten geeignete Kommunikationsform. IV. Kompetenz und Charismen Wir nehmen den ganzen Menschen in den Blick und sehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Personen, nicht als Personal. Wir begegnen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit persönlicher Wertschätzung, ohne gegebenenfalls notwendige Sachkritik auszuschließen. Auf der Grundlage unserer Ziele geben wir Charismen Raum. Wir motivieren und fördern unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ihre Potenziale einzusetzen und sich beruflich und persönlich weiterzuentwickeln. Wir treten für Chancengleichheit ein und fördern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die Verschiedenartigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen wir als Chance und Bereicherung an. Impressum Erzbistum Köln Generalvikariat, Hauptabteilung Verwaltung, Marzellenstr Köln Verantwortlich: Herr Dr. Böckel Redaktion: Herr Fischbach Veröffentlicht März 2015 Seite 15 von 15