CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM)

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1 CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) Stand: September 2014 HERAUSGEBER: Klopotek Amsterdam, Berlin, London, Munich, Paris, Parsippany

2 Geschäftspartnerverwaltung, Adresspool Anlage, Pflege, Ausgabe von Geschäftspartnerdaten Basismodul für Verlagsanwendungen, Customer Care Management und Entsorgungssystem Zentralisierte, redundanzfreie Ablage auch bei Mehrfachnutzung von Adressen Postleitzahlprüfung für Adressen (UNISERV Post optional lizenzierbar) Leitcodeerzeugung auf Basis des Straßenverzeichnisses der Deutschen Post AG für Adressen innerhalb Deutschlands (UNISERV Post optional lizenzierbar, auch für weitere Länder) Prüfung auf korrekte Schreibweise von Ortsname, Ortsteil und Ortszusatz sowie Straßennamen innerhalb Deutschlands und Großbritanniens (UNISERV Post optional lizenzierbar) Service via Internet und Webanwendung für die postalische Adressprüfung über das UNISERV SaaS-Portal - Software as a Service / Nutzung auf Abruf (on Demand) (optional lizenzierbar) Landesspezifische Darstellung von Adressen im Dialog Konfigurierbare Adressansicht Automatische Gebietszuordnung für USA und UK mit Ermittlung des Counties in UK und des Bundesstaates in USA (Multilokation IAP UNISERV) Label mit Ausgabe des Gebietskürzels bzw. des Counties Automatische Erkennung von Adressdubletten (UNISERV Mail- Business optional lizenzierbar) Fremdadressen, Deck- und Sperradressen für Marketingaktionen Seriendruck- und Textbausteinverwaltung Druckausgabe postnormgerechte Labelaufbereitung im Versand in über 225 Staaten nach Standardeinstelllungen sortierte Adresslisten (Telefonliste, Geburtstagsliste usw.) Erstellung weiterer Druckausgaben mit Hilfe des Reportwerkzeuges InfoMaker Integration eines www- Stadtplandienstes Geschäftspartner Geschäftspartner als juristische Personen (Institutionen und Ansprechpartner, Privatpersonen) Beliebig viele Adressen und Ansprechpartner zu einem Geschäftspartner Beziehungen zwischen Geschäftspartnern, Adresshierarchien, Firmenhierarchien Freie Systematisierung Telekommunikationsangaben der Geschäftspartner (Integration von www, , Telefon, Fax möglich) Schnellerfassung und pflege von Geschäftspartnern Speicherung von Bildern (BMP oder JPEG) zu einem Geschäftspartner Angabe der Einkommensteuernummer für Kreditoren Zuordnung von Branchen und Marken zum Geschäftspartner Automatische Ermittlung von Informationen zur Bankverbindung bei Eingabe der Bankleitzahl oder des SWIFT-Codes Adressen Postfachadressen, Großkundenadressen Kennzeichnung von VIP-Adressen Preview-Funktionen für Adresslisten Ansprechpartner Ansprechpartner zu einer Institution mit Name Amtstitel und Titel Position Abteilung Beziehung zur Institution Generierung von Anreden unter Berücksichtigung akademischer Titel Automatische Übernahme und Aktualisierung der Kommunikationsverbindungen der Institution bei Anlage bzw. Änderung eines Ansprechpartners Adressverweise Person bei Firmenadresse Firma bei Firmenadresse Person bei Personenadresse (c/o- Adressen) Automatisches Aktualisieren von Adressverweisen Adressverwendungen Freie Festlegung der geforderten Adressverwendungen je Geschäftsbeziehung (Lieferadresse, Rechnungsadresse usw.) Zeitlich befristete Adressverwendung (abweichende Lieferadresse für den Kunden Müller AG in der Zeit vom bis ) Internationale Adresslabelaufbereitung Druckaufbereitung der Adressen auf Grundlage der Postnormen für über 225 Staaten Individuelle Aufbereitung für jeden Ansprechpartner zu einer Adresse Sprachabhängige, automatische Erzeugung der Empfängerbezeichnung mit korrektem Umbruch der Titel- und Amtstitelbezeichnung formellen und persönlichen Briefanrede Preview-Funktion für das Adresslabel Druckausgabe einzeln, mehrfach und als Liste auf normalem Papier und als Selbstklebeetiketten beliebiger Formate (z.b. auch Cheshire- Formate) Exportmöglichkeiten in die Windows Zwischenablage in eine Word Steuerdatei direkt nach Word Aufbereitung der Labellisten in den gängigen Etikettenformaten sowie Kürzungen, falls notwendig Ausgabe von Labellisten in unterschiedlichen Standardsortierungen PLZ, Empfänger, Straße Ort, Empfänger, Straße Empfänger, Ort, Straße Individuell festgelegte Sortierungen der Labellisten Datenexport von Geschäftspartner- Listen Suche von Geschäfts- und Ansprechpartnern Eindeutige Identifikation eines Geschäfts- oder Ansprechpartners über die Adressnummer Klopotek & Partner GmbH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) 2

3 Suche über automatisch erzeugte Suchbegriffe und die Angabe der spezifischen Feldbelegungen Einfache Matchcode-Suche über Ortsund Straßennamen Links- und Rechtstrunkierung über Platzhalter Suche über die Systematik durch die Angabe von Rollen und Systematikeinträgen (UND/ODER-Verknüpfung) die Angabe von Adressverwendungen (z.b. Lieferadresse, Rechnungsadresse) importierte Fremdadressen potenzielle Dubletten, die als solche markiert sind ODER-Verknüpfungen mehrerer Suchlisten über Drag-and-Drop Adresshierarchien Darstellung und Pflege von Adresshierarchien (Institution und Ansprechpartner, Privatperson, Straße) Kopieren, Umhängen und Löschen von Ansprechpartnern zu Institutionen und Straßen Firmenhierarchien Abbildung mehrstufiger, hierarchischer Geschäftspartnerstrukturen, wie Konzernhierarchien, Zentralen Niederlassungen, Gesellschaften, Behörden, Organisationen Einfache Zuordnung von Geschäftsund Ansprechpartnern mittels Dragand-Drop aus der Ergebnisliste Strukturierung der Hierarchie in frei definierbare Hierarchietypen Anzeige aller zugehörigen Informationen zu den Geschäfts- oder Ansprechpartnern der Firmenhierarchie (Rollen, Telekommunikation, Bankverbindungen) Einfacher Kontextwechsel (Doppelklick) zum jeweils gewünschten Geschäfts- oder Ansprechpartner Rollen, Systematiken und frei definierbare Merkmale Freie Erweiterungen der angebotenen Merkmale zu Geschäfts- und Ansprechpartnern durch Definition und Zuordnung frei definierbarer Rollen auf Mandanten- und Firmengruppenebene (z.b. Kunde, Lieferant, Interessent) frei definierbarer, n-stufiger Systematiken zu Rollen (z.b. Kunde: Branche, Umsatz, VIP- Klasse) Einfrieren (Sperren für Änderungen) von Systematiken Zuweisung von Benutzergruppen zu Systematiken Priorisierung von Systematikeinträgen frei definierbarer Merkmale (z.b. Umsatz (numerisch), letzter Kontakt (Datum) oder Bemerkung (Text)) Administrationswerkzeug zur Definition und Pflege von Rollen, Systematiken und freien Merkmalen Links und Texte Links als Verweise auf Files oder URLs zu Geschäftspartnern Texte zu Geschäftspartnern wahlweise im HTML-Format Massenklassifikation von Geschäfts- und Ansprechpartnern Zuweisen von gleichartigen Systematikeinträgen zu einer Menge von Geschäfts- und Ansprechpartnern durch vordefinierte Klassifikatoren Anlegen von Klassifikatoren für Geschäfts- und Ansprechpartner in einer Geschäftsbeziehung (Rolle). Optionale Einschränkung auf Adresstypen (Institution, Ansprechpartner, Privatperson) Anwendung von Klassifikatoren auf der Geschäftspartnerliste, auf den Standardimport von Adressen oder auf Selektionsergebnisse im Marketing Auswahl verschiedener Wirkungsstufen (Hinzufügen, Aktualisieren) bei der Anwendung vordefinierter Klassifikatoren Fremdadressen Importieren von Fremdadressen beliebiger Formate über DB-Loader und Standard-Importschnittstelle Einspielen von Fremdadressen über ein performantes Batchverfahren Verwaltung gekaufter und gemieteter Adressen mit Herkunftskennzeichen sowie eines Nutzungszählers bei Mehrfachnutzungen Automatische Rollenzuordnung und Klassifizierung beim Einspielen von Fremdadressen Optionale Prüfung auf Dublettenfreiheit gegenüber dem vorhandenen Adressbestand mit Hilfe von UNISERV Mail-Business (optional lizenzierbar). Darstellung von Fremdadressen in der Ergebnisliste: blau und kursiv Einfache Übernahme von Fremdadressen in den eigenen Adressbestand Globale Lokationsnummer (GLN) Verwaltung der weltweit eindeutigen Globalen Lokationsnummer (GLN) zu einer Adresse Eindeutige Identifikation der Adressen von Unternehmen, Tochterunternehmen, Niederlassungen sowie organisatorisch relevanten Betriebsteilen Basis für einen weltweit überschneidungsfreien Adressidentifikationsstandard als Voraussetzung für die vollautomatische Verarbeitung elektronisch übertragener Daten Adresssuche über die GLN Integration der GLN in die Kundenstammverwaltung Seriendruck- und Textbausteinverwaltung Freie Definition von Seriendruckvorlagen, Verwendung von Texten (RTF), Bilddateien (BMP) und Datenbankinhalten Verknüpfung zur Datenbank über Datenquellen Integration sämtlicher Daten aus der Datenbank möglich Werkzeugunterstützte Anpassung und Erstellung von Datenquellen ohne Programmierung möglich Zeitgesteuerter Ausdruck der Seriendruckdokumente im Batchverfahren Integration frei definierbarer Textbausteine in Seriendruckvorlagen Versand von Serienbriefen per Änderungshistorie Adresse Definition der Datenfelder des Internationalen Adresspools, zu denen eine Änderungshistorie geführt wird Festlegung je Datenfeld, ob die Protokollierung beim Erfassen, Ändern und/oder Löschen erfolgt Klopotek & Partner GmbH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) 3

4 Ablage der Änderungsinformationen (Inhalte der Datenfelder vor und nach erfolgter Änderung) Anzeige der Protokolldatei im Online- System Kundenindividuelle Regionalisierung Unterschiedliche Regionalbezüge zu einer Adresse Differenzierung zwischen Regionalbezügen, die im Dialog gepflegt werden können (z.b. Geocodierung oder Nielsengebiete), und solchen, die über externe Funktionen (UNISERV Post - optional lizenzierbar) bei einer Adressanlage oder pflege versorgt werden (Gemeindekennziffer) Verwaltung von Regionen bzw. kundenspezifischen Vertriebsgebieten über Schlüsseltabellen Anschluss kundenspezifischer Regionalbezüge und deren Zuordnung über eine standardisierte Schnittstelle möglich Einsatzvoraussetzung: Lizenzierung des Internationalen Adresspools sowie der Software UNISERV Post der Firma UNISERV GmbH, um eine automatische Regionalisierung auf Basis von Referenzdateien zu ermöglichen Dublettenbearbeitung und Verdichtung (Bankverbindungen, Telekommunikation, Systematiken, Ansprechpartner) Online Einsatz von spezialisierten Standardprodukten zur sicheren Erkennung von Dubletten Online und im Batch (UNISERV Mail-Business - optional lizenzierbar) Dublettenprüfung gegen den vorhandenen Adressbestand beim automatischen Verfahren für Fremdadresseinspielungen (UNISERV Mail-Business - optional lizenzierbar) Dublettenerkennung und Dublettenverkettung (auch über Ansprechpartner) Freie Definition der Ähnlichkeitsklassen für Dubletten (differenzierbar zwischen Online und Batch) Dublettenbearbeitung zur Pflege von möglichen Dubletten im Online- System Berücksichtigung der Konsistenz von Adressbeziehungen für angeschlossene adressnutzende Systeme bei der Dublettenzusammenführung Dublettenzusammenführung im Online-System mit entsprechenden Prüfungen und Adressverdichtungen (Bankverbindungen, Telekommunikation, Klassifikation) Dublettenzusammenführung innerhalb einer Institution, z.b. zweier Ansprechpartner Einsatzvoraussetzung: Lizenzierung des Internationalen Adresspools und der Zusatzsoftware UNISERV Mail- Business von der Firma UNISERV GmbH Zukünftige und temporäre Adress- und Telekommunikationsänderungen Zeitnahes Erfassen von Änderungen zu Adressen bzw. Kommunikationsverbindungen, die in der Zukunft liegen Automatisches Aktivieren der Änderungen über ein asynchrones Batchverfahren Befristung der Änderungen (temporäre Änderungen) Integration Telefon (Inbound, Outbound), , Fax Anbindung von CTI (Computer- Telefonie-Integration) entweder mit einem Telefon (ISDN), das direkt mit dem Arbeitsplatz-PC verbunden ist, oder über eine Telefonanlage, die über einen Telefonie-Server in das Netzwerk eingebunden ist. Anbindung über die TAPI-Schnittstelle (Telephone Applications Programming Interface) Ansteuerung von lokalen, über die serielle Schnittstelle angeschlossenen Telefonen, Client/Server-Telefonie TAPI-fähige Telefonanlage: TAPI-fähig heißt, dass die Anlage über eine Karte oder serielle Schnittstelle mit dem Telefonie-Server verbunden ist und der Hersteller ein TSP-DLL-Set (TSP = Telefonie Service Provider) zur Verfügung stellt, das auf dem Telefonie-Server installiert wird. Unterstützte Telefonie-Funktionen: Inbound, d.h. ein eingehender Anruf führt bei übergebener Rufnummer zur automatischen Geschäftspartnersuche im IAP Outbound, d.h. bei Aktivierung wird der entsprechende ausgehende Anruf über Outbound-Funktionen aus der Anwendung heraus an die Telefonanlage geleitet Fax- und nachrichten können abhängig von der Systemkonfiguration über den registrierten Nachrichtendienst per SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) versendet werden. Faxversand über SMTP erfordert zusätzliche Standardsoftware Bestätigung ausländischer USt- Identifikationsnummern Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) stellt für deutsche Unternehmen in einem Internetformular (http://evatr.bffonline.de/evatr/index_html) ein Bestätigungsverfahren (Prüfung auf Richtigkeit) zur Verfügung oder bietet als Alternative die Einbindung der XML-RPC- Schnittstelle an (http://evatr.bffonline.de/evatr/xmlrpc/). Die Schnittstelle richtet sich insbesondere an Unternehmen, die sehr viele Bestätigungsanfragen haben. Die XML-RPC-Schnittstelle (Remote Procedure Calling) ist in das Klopotek- System eingebunden und sichert Ihnen den Vorteil, dass im Gegensatz zur Einzelabfrage über das Internetformular ein händisches Erfassen der zu prüfenden Geschäftspartnerdaten nicht erforderlich ist. Bestätigungsanfrage für alle nichtdeutschen Geschäftspartner, die eine "USt.-Id" besitzen oder einen entsprechenden "USt.- Bevollmächtigten" haben Manuelle Bestätigungsanfrage für Geschäftspartner über eine Funktion in der Benutzeroberfläche Regelmäßige und automatische Bestätigungsanfrage im Hintergrund Festlegung einer Anzahl an Tagen, nach denen bereits positiv sowie negativ geprüfte USt.-Ids erneut berücksichtigt werden Einfache oder qualifizierte Prüfung mit optionalem Bestätigungsschreiben einfach berücksichtigt die USt.- Id des Geschäftspartners in Klopotek & Partner GmbH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) 4

5 Kombination mit der USt.-Id Ihres eigenen Unternehmens qualifiziert - berücksichtigt zusätzlich zu den USt.-Ids "Name" und "Ort" des Geschäftspartners Hinterlegung eines abweichenden Namen und/oder eines abweichenden Ortes zum Geschäftspartner in der Benutzeroberfläche, die ausschließlich für die Prüfung der USt.-Id verwendet werden Bewertung der vom BZSt übermittelten elektronischen Antwort im Ereignisprotokoll des Geschäftspartners Systembenachrichtigung bei schwerwiegenden Ausführungsfehlern (z.b. Service ist nicht erreichbar) und negativem Prüfungsergebnis Meine Aufgaben Aufgaben zu beliebigen Objekten (z.b. Geschäftspartner, Produkte, Verträge) mit Fälligkeitsterminen, Status und Anmerkungen Direktes Öffnen des zu bearbeitenden Objekts durch Doppelklick in "Meine Aufgaben" Filtern der tabellarischen Aufgabenliste nach Sender, Status und Aufgabenart Flexibles Sortieren der Aufgabenliste möglich Aufgabenliste nach Excel exportierbar zur individuellen Bearbeitung Delegieren von Aufgaben an einzelne Anwender oder Arbeitsgruppen -Integration in Geschäftspartnerverwaltung und Vorgangsverwaltung -Integration der Geschäftspartnerverwaltung Neuanlage oder Pflege einer Geschäftspartneradresse aus einem -Kontakt Automatische Auflösung einer E- Mail-Adresse, z.b.: in Vorname: B., Name: Voigt, Land: Deutschland Übernahme der -Adresse als Kommunikationsart Manuelle Korrekturmöglichkeit vor Übernahme der Adresse in den Internationalen Adresspool Automatische Kennzeichnung der durch -Kontakte erzeugten Adressen keine Verwendung für Briefpost) Erzeugung einer -Verteilerliste zur Weiterverarbeitung durch andere Anwendungen (z.b. Outlook, Lotus Notes oder Thunderbird) Manueller Versand von s aus der Ergebnisliste sowie dem Formular eines Geschäftspartners über den benutzerlokal installierten - Client ("mailto:"-url) oder über SMTP via Applikationsserver. -Integration der Vorgangsverwaltung Versand von Vorgängen als Nachricht Erzeugung von Nachrichten zu einem Vorgang und Zuordnung zu diesem Referenzierung auf Vorgang in der Betreffzeile der Generierung eines Nachrichtentextes aus dem Vorgang (Bezugsobjekte, Vorgangsbeschreibung, Vorgangssystematik) Versand über den benutzerlokal installierten -Client ("mailto:"-url) oder über SMTP via Applikationsserver. Geschäftspartner MBS Adapterfamilie Geschäftspartner Adapter (OUT) Die von diesem Adapter ausgegebene Nachricht enthält eine Teilmenge an Geschäftspartnerdaten, einschließlich der zugehörigen Adressen, Ansprechpartner, Kommunikationsverbindungen sowie Rollen und Systematiken. Änderungen am Geschäftspartner bewirken den Export des geänderten Datensatzes durch den Geschäftspartner Adapter. Geschäftspartner Adapter (IN) (in Version und ab 9.8) Die von diesem Adapter eingehende Nachricht enthält eine Teilmenge an Geschäftspartnerdaten für Institutionen und Privatpersonen, einschließlich der zugehörigen Adressen, Kommunikationsverbindungen sowie Rollen und Systematiken. Web Services Adresspool Funktionsübersicht Neuanlage von Daten Neuanlage von Geschäftspartnern, Adressen und Ansprechpartnern sowie Kommunikationsverbindungen, Systematiken und Standardverwendungen (z.b. Lieferadresse) Abbildung eines Web-Accounts auf einen Geschäftspartner (Institution / Person) oder Ansprechpartner in Klopotek Pflege von Daten Änderung von Geschäftspartnern, Adressen und Ansprechpartnern sowie Kommunikationsverbindungen, Systematiken und Standardverwendungen Anlage und Pflege von Bankverbindungen zum Geschäftspartner Zugriff auf vorhandene Daten Geschäftspartneridentifizierung mit Hilfe von vordefinierten Merkmalen wie der Geschäftspartnernummer oder der GLN Geschäftspartneridentifizierung zwecks Zugriffssteuerung auf Auftragsdaten (siehe Web Services Aufträge Buch / Aufträge Zeitschriften) Zugriff auf vorhandene Standardverwendungen eines Geschäftspartners für den Einsatz im WebShop Bereitstellung von kompletten Daten (Vollabzug) oder Differenzdaten (Delta) Prüfung Validierung von Geschäftspartnerdaten Anbindung an die Dublettenprüfung mit UNISERV Mail-Business Anbindung von UNISERV Post für Ihren Webshop (postalische Adressprüfung) FCB Adressdateiimport in Standardschnittstellen (KUP_I_AP) Import von Adressen aus separat angelieferten Dateien in die Schnittstellen des Internationalen Adresspools (IAP) über ein Batchverfahren. Konform angeliefert Daten in einem durch Trennzeichen getrennten Format (Delimited). Klopotek & Partner GmbH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) 5

6 Prüfungen, Konvertierungen oder Veränderung der angelieferten Daten finden nicht statt. Import nur in ausgewählte Schnittstellentabellen des Internationalen Adresspools (IAP) möglich. Vorgangsverwaltung (Serienbriefe, frei definierbare Merkmale, Vorgänge, Reporting) Flexible Abbildung von Geschäftsprozessen über Vorgangsarten Vorgänge mit beliebig vielen Bezugsobjekten (z.b. Geschäftspartner, Kontaktadressen, Werbeaktionen, Titel, Verträge, Rezensionen, Aufträge) Notizen, Briefe, eingescannte Dokumente sowie frei definierbare Zusatzinformationen zu den Vorgängen Elektronische Wiedervorlage von Vorgängen, für Einzelpersonen oder Arbeitsgruppen Zuordnung von Arbeitsgruppen zu Vorgangsarten Suche nach Geschäftsprozessen über sämtliche Vorgangs- sowie Profildaten Statusverwaltung Mustervorgänge Anlage von Folgevorgängen zu bereits vorhandenen Vorgängen Bezugsobjekte Spezifische Zuordnung zur Verknüpfung von Informationsobjekten wie z.b. Geschäftspartner, Adressen, Zeitschriften, Preislisten im Vorgang Art und Anzahl der Bezugsobjekte individuell festlegbar Optionale Bezugsobjekte Direkte Verzweigung vom Vorgang in die Datenpflege des Bezugsobjektes Hierarchische Beziehungen zwischen Bezugsobjekten Vorgangsanlage und Vorgangsidentifikation unmittelbar aus der Bearbeitung des Bezugsobjektes Notizen Notizen zu Geschäftsvorgängen Freie Gestaltung der Notizen durch Labeling Übernahme der Notizen in Vorgangshistorie Vorgangszusätze Strukturierung von Vorgängen durch Vorgangszusätze Individuelle Festlegung von Art und Anzahl der Vorgangszusätze Suche über Vorgangszusätze Dokumente Zuordnung von Dokumenten zu Vorgängen Zuordnung von z.b. Microsoft Word und Excel -Dateien, eingescannten Dokumenten (z.b. Rezensionen, Biographien, Vertragsdokumenten, Briefen) und Bilddateien (z.b. Cover- Abbildungen) am Vorgang Direkte Verzweigung vom zugeordneten Informationsobjekt zur zugehörigen Anwendung Markierung ggf. nicht mehr zugreifbarer Dokumente Briefe Erstellung und Verwaltung von Microsoft Word -Briefen Erstellung von individuellen Serienbriefen über Seriendruckvorlage (Online oder im Batchverfahren) zum Vorgang Automatisches Einbinden von Daten zu den Bezugsobjekten aus der Datenbank in das Dokument Vorgangsprofil Erfassung von frei definierbaren Zusatzinformationen im Vorgangsprofil Definition von Vorgangsprofilen über Vorgangssystematik Definition der Vorgangssystematik mit Hilfe des Administrationswerkzeuges Aufbereitung der Zusatzinformationen über Schablonen Erfassung der Detailangaben zu Zusatzinformationen über Subschablonen Suche über Profilinformationen Statusverwaltung Statusverwaltung zur transparenten Abwicklung von Vorgängen, an deren Bearbeitung mehrere Anwender beteiligt sind Vorgangshistorie (Statusart, dazugehörige Notiz, Datum und Uhrzeit, Anwenderkürzel und ggf. Notiz) Änderung von Vorgängen in Abhängigkeit vom jeweiligen Status Wiedervorlage Anzeige sämtlicher noch nicht abgearbeiteter Vorgänge Anzeige von Datum, Notiz und Empfänger (Bearbeiter) des Vorgangs Statusbezogene Weiterleitung und Wiedervorlage von Vorgängen Persönliche Wiedervorlage mit nicht erledigten Vorgängen des einzelnen Bearbeiters Automatisches Löschen von erledigten Vorgängen aus der Wiedervorlage Vorgangshistorie Vorgangshistorie zum Geschäftspartner, der in verschiedenen Rollen (Kunde, Interessent, Lieferant usw.) in Geschäftsprozesse involviert sein kann Anzeige der Eckdaten des Vorgangs (Vorgangsart, Anlagedatum, Vorgangsnotiz, Info zu den Bezugsobjekten) Verzweigung vom Bezugsobjekt Geschäftspartner zum der jeweiligen Rolle entsprechenden Pflegesystem Freie Sortierung der Vorgangshistorie Selektion über Vorgangshistorie bei Integration des Moduls "Marketing" Steuerung von Marketingaktionen (z.b. Cross-Selling) über Vorgangshistorie Mustervorgänge Mustervorgänge zur Vorgabe von Arbeitsschritten als Grundlage für Abwicklung und Auswertung Einfache, durchsatzorientierte Anlage von Vorgängen Vordefinieren der Vorgangsart und der zugeordneten Dokumente und Vorlagen, Wiedervorlagen inkl. Benutzer und Wiedervorlagedatum sowie Batchsteuerung für Seriendrucke Reports Das Reportpaket Vorgangsverwaltung umfasst folgende Reports: Anzahl Vorgänge pro Vorgangsart Profileinträge pro Vorgangsart Profileinträge und Zusätze pro Vorgangsart Vorgänge nach Art, Profil, Zusatz und Gruppierung Zusätze pro Vorgangsart Klopotek & Partner GmbH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) 6

7 Vorgangsimport / -schnittstelle Automatische Anlage von Vorgängen über eine Standardschnittstelle durch das Standardimportverfahren "WFL- Vorgangsimport Standardschnittstelle (WFL_IMP)" Aktives Abbilden von systemübergreifenden Geschäftsprozessen Zur Sicherheit können manuelle Prüfungen sowie Eingriffe zwischengesteuert werden Vorgänge zur Fehlerbehebung (Exception Transaction Type) erlauben eine manuelle Fehlerbehebung über den Dialog Import von Notizen, Briefe und Dokumente sowie Bezugsobjekte anderer Module des Klopotek Systems. Call Center Option (Arbeitsgruppen, Mustervorgänge) Effizientere Gestaltung von Call Center-Aktivitäten im Inboundgeschäft durch Computer-Telefon-Integration (CTI) und im Outboundgeschäft durch Unterstützungs- und Steuerungsfunktionen für Call Center- Teams Unterstützung des Inboundgeschäfts über den Anschluss an ACD-Anlagen über standardisierte Schnittstellen (TAPI) Eingehende Telefonnummer aktiviert Online-Anzeige der Vorgangshistorie des Anrufers Weiterleitung von Anrufern und Vorgängen Online an andere Agenten oder Teams Unterstützung des Outboundgeschäfts durch integrierte Kommunikationssoftware zum Anschluss an Telefon, Fax und Zusammenfassung von Benutzern zu Arbeitsgruppen, die gemeinsam Geschäftsvorgänge erfassen und pflegen. Supervisorfunktion zur Zuweisung von Arbeitspaketen und zur Verfolgung der Bearbeitung Suche nach Geschäftsvorgängen, die innerhalb von bestimmten Arbeitsgruppen erfasst bzw. bearbeitet worden sind. Unterbindung von "Cherry-Picking" durch Zugriffseinschränkungen möglich Gemeinsames Bearbeiten von Arbeitspaketen in Arbeitsgruppen. Vermeidung konkurrierender Zugriffe auf Arbeitspakete über Sperrfunktion Lastverteilung durch den Supervisor bei Engpässen über Wiedervorlagefunktion Vorgangsexport nach XML Export von Vorgängen in ein XML- Format Vorgangsartenspezifische Definition der zu exportierenden Daten Überführung des Vorgangsexports in diverse Formate möglich, z.b. HTML zur Veröffentlichung von Vorgangsinformationen auf Webseiten Erweiterbarkeit des Exports um kundenspezifische XSL-Stylesheets (integriert in die Oberfläche der Vorgangsverwaltung) zur Aufbereitung Selektions- und Verarbeitungsmanagement Zielgruppengerechte Adressselektion auf Basis vollständiger und aktueller Informationen über den Geschäftspartner durch Selektionsprofile zur Formulierung von Such- und Filterkriterien Ergebnisprofile zum Zusammenfassen oder Kreuzen mehrerer Selektionsergebnisse Trennprofile zum Aufteilen von Selektionsergebnissen z.b. für Stichproben Verwaltung frei definierbarer und vom System erzeugter Werbeaktionsnummern Statusführung für Profile (geplant, freigegeben, zugeordnet und historisiert) Mandanten- und firmengruppenabhängige Profile Archivierung von erledigten Profilen Firmengruppenübergreifende Nutzung von Adressen (Auswertung über Multireporting) Suchmöglichkeiten über eine eindeutige Profilnummer sowie über Suchbegriffe, Verarbeitungsdaten, Profiltypen und Anwender, die das Profil erfasst haben Anzeige wichtiger Informationen zu einem Marketingprofil in der Ergebnisliste Selektionsprofile Zielgruppengerechte Ergebnismengen auf der Grundlage von Adresseigenschaften (Rollen, Systematiken) Selektionsparameter aus verschiedenen Selektionsbereichen (Geschäftspartner, Adressen, Vorgänge, Aktionshistorie usw.) Kontextabhängige Auswahlfenster, Mehrfachauswahl von Merkmalen Eingabe konkreter Werte bei frei definierten Merkmalen Vergleichsoperatoren (>, <, <>, =, >=, <=, IN, NICHT IN, nicht leer und leer) Existenzoperatoren (HAT und HAT KEIN) Logische Verknüpfungen (UND und ODER) Schachtelbare Klammerung (runde, spitze und eckige Klammern) Vereinfachte Anlage von Selektionsprofilen durch Duplizierungsfunktion Werbekontaktzähler Aktionen: Kumulation und Selektion der Anzahl der Werbekontakte für die gesamte Kundenbeziehung und quartalsweise je Vertriebsweg (Werbeweg) und Produkt für jeden Kunden und Interessenten Definition, in welchem Umfang (Anteil) ein Produkt durch eine Aktion beworben wird. Ergebnisprofile Flexible Kombination der zielgruppengerechten Ergebnismengen von Selektions-, Ergebnis- und Trennprofilen, auch kaskadierend Operationen: Schneiden, Vereinigen und Ausschließen Verknüpfen der Quellprofile mittels Drag-and-Drop Trennprofile Aufteilen der Ergebnismengen von Selektions- und Ergebnisprofilen (z.b. Stichprobe) Ablage der aufgeteilten Ergebnismengen in der Datenbank Weiterverarbeitung der Ergebnismenge Verarbeitung der Ergebnismenge erneute Trennung der Ergebnismenge Kombination mit weiteren zielgruppengerechten Ergebnismengen über ein Ergebnisprofil Klopotek & Partner GmbH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) 7

8 Selektionen Selektionen auf einem einheitlichen, eigenen Adressdatenbestand über extern eingespielte Daten über Daten, die via Database- Gateway und externe Referenzen einen Bezug zum Adressdatenbestand haben über stattgefundene Werbeaktionen für Ausschluss und Einschluss in neue Werbeaktionen (Nachfassaktionen) über den statistischen Datenbestand (Absätze und Umsätze zu Produkten und Kunden) über den verdichteten Auftragsbestand zu einem Mandanten oder einer Firmengruppe Differenzierte Selektionen nach Interessenten und/oder Kunden sowie anderen Rollen nach den beschriebenen Merkmalen zum Interessenten/Kunden über Länder/Regionen (z.b. für regionale Beilagen) Unterstützung von Produktgruppen: Identifizierung geeigneter Kundenzielgruppen über die Selektion nach Kaufmustern Online-Simulation einer Selektion (Vorab-Kontrolle der Trefferzahl) Relative Datumsangaben in Selektionen Online-Anzeige und Nachbearbeitung des Selektionsergebnisses in Form einer Adressliste Verschiedene Sortierungen der Adressliste (individuell erweiterbar) Geschäftspartner Ort und Postleitzahl Selektionsergebnis (Zufall) Kennzeichnung und Anzeige der "neuen" Zieladressen nach Adressumleitung in der Adressliste Manuelles Deaktivieren von einzelnen Adressen innerhalb des Selektionsergebnisses Unterstützung für Streu- und Wechselversand (z.b. für Zeitschriften) Markierung aller selektierten Adressen mit der Aktionskennung Speichern des Selektionsergebnisses für Folgeaktionen Generieren von Vorgängen zu einem Selektionsergebnis Online-Bearbeitung der Adressliste Bearbeitung der Adressliste im Dialog Ausklammern von Zieladressen Erzeugung von Vorgängen für ausgewählte Adressen, z.b. für die Durchführung von Telesalesaktionen (bei Integration von Vorgangsverwaltung) Sortierung der Ergebnismenge Sortierung der Ergebnismenge nach (individuell erweiterbar): Postleitzahl Land/PLZ/Empfänger Land/Ort/Empfänger Adressnummer Zufall Adressumleitung Umleiten selektierter Adressen auf eine vorher definierte Zieladresse Umleitung über die Institution Kennzeichnung und Anzeige der "neuen" Zieladressen nach der Adressumleitung Verdichtung Verdichtung von Zieladressen nach vorgegebenen Regeln Anzahl Adressen pro Geschäftspartner Anzahl Ansprechpartner pro Geschäftspartner oder Adresse Definition von Vorrangsregeln für die Verdichtung Institution vor Ansprechpartner Ansprechpartner vor Institution Ansprechpartner vor Privatperson Privatperson vor Ansprechpartner Priorisierte Verdichtungen Administrationsprofile Administrationswerkzeug für den Database-Manager Aktivierbar/Deaktivierbar Wenn "aktiv", dann werden die Administrationsprofile immer dem Ergebnis einer Selektion oder einer Verarbeitung hinzugefügt oder immer vom Ergebnis abgezogen Filter- oder Erweiterungsprofil für andere Selektionsprofile das von einem Filterprofil erzeugte Selektionsergebnis wird aus dem Selektionsergebnis ausgeschnitten (z.b. für Robinsonlisten) das von einem Erweiterungsprofil erzeugte Selektionsergebnis wird mit einem Selektionsergebnis vereinigt (z.b. für Deckadresslisten) Zusätzliche Datenfelder zur Selektion von Deck- und Sperradressen Vergabe von Prioritäten für Abarbeitungsreihenfolge mehrerer Administrationsprofile Festlegung von Gültigkeitskontexten Adressverarbeitung Labeldruck, Listendruck Serienbrief Infopost Im-/Export Microsoft Word -Steuerdatei Adressexport (für z.b. Lettershop- Bearbeitung oder Dienstleister) Cheshiredruck für Massenverarbeitung Verarbeitung von Informationen zu den selektierten Adressen über frei definierte Datenquellen Seriendruckverarbeitung Backoffice-Funktionen zur Erzeugung von personalisierten Serienbriefen über Batchverfahren. Eingabe beliebiger Startzeiten (Bearbeitung über Nacht möglich) Ausgabe auf auswählbaren Drucker für alle selektierten Geschäfts- und Ansprechpartner Definition der Vorlagen für die Serienbriefe im Modul "Seriendruckund Textbausteinverwaltung" des Internationalen Adresspools. Verknüpfung mit Datenquellen, die Seriendruckfelder aus der Datenbank zur Verfügung stellen Automatische Zusteuerung weiterer Verarbeitungsinformationen für nicht personifizierte Adressen Automatisierte Erzeugung von s und Fax Verarbeitungsart " ", um einer selektierten Zielgruppe eine mit Betreff, Mailtext und diversen Anhängen zu senden Zuordnen von Anhängen mittels Dragand-Drop aus dem Dateisystem in den Tab "Verarbeitung" Übergabe der erzeugten Mails über integrierte Kommunikationssoftware über die SMTP-Schnittstelle (Simple Mail Transfer Protocol) an einen Klopotek & Partner GmbH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) 8

9 angeschlossenen Mail-Server. Der Mail-Server dient als Basis für die Kommunikation und verwendet SMTP für die Übermittlung von Nachrichten in einem TCP/IP-basierenden Kommunikationsnetz (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) Auswahl von Verarbeitungsvarianten wie z.b. "Fax" (Voraussetzung: SMTPfähiger Fax-Server) Ergebnisbearbeitung Klassifikation und Deklassifikation aller im Selektionsergebnis enthaltenen Geschäftspartner auf der Grundlage eines vordefinierten Templates (Klassifikator) Möglichkeit der "freien" Definition von Verarbeitungsarten über SQL-Skripte (Administratorfunktion) Anschluss an den Infopostmanager Ex- und Importfunktion für Selektionsergebnisse zur Portooptimierungssoftware Infopost der Deutschen AG Die Zusatzsoftware Infopost sortiert und gruppiert in geforderter Art und Weise und schreibt das Ergebnis wiederum in eine Datei Auswahl der korrekten Sendungsart Verteilung auf Leitbereiche, Orte und PLZ Erstellung der erforderlichen Einlieferungs- und Begleitdokumente Import der von Infopost erstellten Datei, Anreicherung der im Selektionsergebnis enthaltenen Adressen um die Versandinformation Ausgabe der Versandinformation möglich bei Verarbeitungsarten, die ein Label beinhalten Generieren von Vorgängen zu einem Selektionsergebnis Bewerbung der Zielgruppe eines Selektionsergebnisses über Telesales- Aktivitäten Mustervorgänge als Vorlage für eine durchsatzorientierte Anlage von Vorgängen. Vorgabe der Vorgangsart, zugeordneter Dokumente bzw. Dokumentvorlagen, Seriendruckvorlagen, Wiedervorlagen inklusive Benutzer bzw. Benutzergruppe und Wiedervorlagedatum sowie Gesprächsleitfaden Anlage von Vorgängen zu ausgewählten Adressen auf Grundlage des Mustervorganges, Eintrag in die Wiedervorlage des Telesales-Agenten Asynchrone und automatische Ausführung der Seriendruckerzeugung im Batch Klassifikation von Selektionsergebnissen Anreicherung des Selektionsergebnisses komplexer Werbeaktionen um zusätzliche Merkmale als Basis für Datenanalyse und Datamining-Verfahren Vordefinierte Klassifikatoren zur Beschreibung der Merkmale, die einer selektierten Zielgruppe zugewiesen werden sollen (z.b. A-, B-, C-Kunde) Zuweisung von Adresstyp, Rolle, Systematikeinträgen und Art der Zuordnung (Hinzufügen, Aktualisieren) Klassifikatoren zur Massenklassifizierung von Adressen Deklassifikatoren zur Entfernung der zugewiesenen Merkmale Massenverarbeitung von Selektionsergebnissen (Update von Adressen und abhängigen Objekten) Kundenspezifische Nachbearbeitung eines Selektionsergebnisses direkt in der Marketing-Datenbank zur Anpassung an weitere Verarbeitungsanforderungen Anwendung von SQL-Skripten auf Selektionsergebnisse Ablage des SQL im Datenverzeichnis Die SQL-Erweiterung darf nur durch zertifizierte Consultants von Klopotek vorgenommen werden. Aktionsmanagement Erfassung, Pflege und Suche von unterschiedlichen Werbeaktionen und Werbemitteln Zuordnung der zu bewerbenden Produkte (z.b. Zeitschrift, Buch, Loseblatt) innerhalb der Aktion mit der Möglichkeit zur integrierten Katalogoder Werbebrieferstellung Eindeutige Identifizierung der Aktionen durch systemunterstützte Aktionsnummernvergabe Verwaltung von Aktions- und Werbeplänen Zuweisen von Werbemitteln aus dem angeschlossenen Produktstamm von Klopotek Verwaltung beliebiger operativer Kontakte (Lettershop, Lieferanten, Messebauer) pro Werbeaktion Werbeaktionen für Produktgruppen und Vertriebsmodelle Ablage von Informationen über die Zielgruppe sowie eines erweiterten Aktionsprofils in Form von frei definierbaren Systematiken Optimale Unterstützung des Anwenders durch das Festlegen eines Gesprächsleitfadens zum Beispiel für Telesales-Aktionen Plan-, Soll- und Ist-Kostenrechnung Import der Werbekosten aus einer Fremdkostenrechnung via Datenschnittstelle (z.b. SAP) Diverse Drucklisten (Reports) für die Beobachtung und Auswertung von geplanten, laufenden sowie abgeschlossenen Werbeaktionen und -kampagnen. Terminplanung, Terminkontrolle und Terminrahmen für Werbeaktionen Aufgabenlisten mit Abhängigkeiten (kritischer Pfad), automatische Berechnung von Terminen Verwaltung von zusammengehörigen Teilaufgaben als Sammelaufgaben Start, Ende, Terminverschiebungen Terminsteuerung und -übersicht je Mitarbeiter XML-basierter Export des Terminplans zur individuellen Aufbereitung in Excel möglich Erweiterte Funktionen der Terminplanung Durch die Verknüpfung von Terminplänen aus Herstellung, Werbeaktionen oder Beiträgen (Buchbeiträgen) miteinander kann abgebildet werden, dass Aufgaben z. B. der Herstellung von Aufgaben anderer Abteilungen abhängig sind Detaillierte Planung einzelner Aufgaben durch Teilterminpläne pro Aufgabe Anlage von Teilterminplänen auch für Terminplanvorlagen Vergleich zwischen aktueller und ursprünglicher Terminplanung über einen speziellen Report mittels Snapshot-Funktion Klopotek & Partner GmbH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) 9

10 Abruf der Änderungen im Production Cockpit möglich Manuelle Änderung der Plandaten führt zu einer Veränderung der Aufgabendauer oder automatischen Verschiebung der weiteren Plandaten Response-Forecastbetrachtungen Forecasting (Vorhersage des erwarteten Rücklaufs einer Werbeaktion) als Grundlage für die Kapazitätsplanung aller an der Aktion beteiligten Organisationseinheiten Wochenbasierte Plandaten als Grundlage der Forecastbetrachtung Wochenverteilung der Aussendemengen pro Werbeaktion Planverteilung der Reaktionsarten (Brief, Fax, Internet etc.) pro Werbeaktion Prozentuale Verteilung des erwarteten Responses auf mehrere Wochen Erfolgskontrolle Sichtung und Bewertung des Erfolgs von Werbeaktionen auf Grundlage von Planquoten, Rücklauf sowie den variablen und fixen Kosten Berechnung zahlreicher Kennziffern zur Bewertung des Werbeerfolgs von Werbeaktionen auf der Basis weniger Eingabewerte (Planwerte) Berechnung der Plan-, Soll- und Istwerte zu Umsatz/Kosten- Quotienten, Cost per Order (CpO), Cost per Interest (CpI), Erstbestellerquoten und Erstkundenquoten Rundung monetärer Beträge nach den Grundsätzen der jeweiligen Währung entsprechend definierter Rundungsgenauigkeit Verdichtung der Istwerte für den Umsatz und Absatz aus dem realen Auftragseingang. Einspielen des Auftragseingangs über ein Vertriebssystem von Klopotek oder über Statistikimport-Schnittstellen Einspielen der Istwerte für die Kosten aus der angeschlossenen Finanzbuchhaltung (z.b. SAP) in das System über ein Batchverfahren Flexible Ausgabe der Daten zum Werbeerfolg über mitgelieferte Reports: Werbeerfolg pro Rücklauf, Rückbetrachtung und Werbeerfolg (U/K, CpO und Auftragseingang) Online-Anzeige des Rücklaufs pro beworbenem Produkt (bei angeschlossenem Vertriebssystem von Klopotek bzw. vorhandener Statistikimport-Schnittstelle) Unterzielgruppenmanagement Quantitative und qualitative Bewertung der Reaktionen unterschiedlicher Unterzielgruppen auf Grundlage nur einer Aussendung Unterzielgruppen als Teilmengen des der Werbeaktion zugeordneten Selektionsergebnisses Kennzeichnung der Unterzielgruppen mit einem speziellen Responsecode Priorisierung, Mischung und Ausschluss von Unterzielgruppen bei Werbeaktionen Berücksichtigung des Responseverhaltens der verschiedenen Unterzielgruppen in der Deckungsbeitragsrechnung Zusammenfassung und Bearbeitung der Unterzielgruppen in Zielgruppenprofilen Poolversand (Versandprofile) Zusammenfassung gleichartiger Aussendungen verschiedener Marketingaktionen zu einem gemeinsamen Aussendepool, um über den Infopostversand Kosten zu sparen Der Poolversand ermöglicht Anschriften zu unterschiedlichen Werbeaktionen innerhalb eines Versandprofils so zusammenzufassen, dass sie in einer einzigen Ausgabe portooptimiert verarbeitet und an Infopost übergeben werden können Wahlweise die Zusammenfassung von echten Adressdubletten aus den Selektionstöpfen. Werbeaktionsnummer der gepoolten Werbeaktionen wird in der vom Anwender definierten Reihenfolge vergeben. Zielanschriften einer Versandprofilmenge über die Standard-Ausgabe-, Export- und Importfunktionen weiterzuverarbeiten Verwaltung von aktionsspezifischen Labelinformationen (Werbeaktionsnummer) ViewPoint Marketing flexibel administrierbares, individuell skalierbares, browserbasiertes Informationswerkzeug gezielter Überblick über die Daten Ihrer Geschäftsprozesse Kompakte Info-Anzeige der wichtigsten Geschäftspartnerdaten Kurzinformationen aus dem Adresspool Zur Verfügung stehen dafür Sichten auf den jeweiligen Aktionsdaten (Teilnahme an Aktionen/Kampagnen, Art des Response) Indirekter Response (Vorgänge mit Aktionsbezug, Vorgangszusätze, Status, WV) Operative Vorgänge (z.b. Beschwerden, Eingrenzung über Vorgangsart, Datum Erfassung) Statistik Beworbene Produkte Loseblatt Anz. Bestellung Fortsetzungsauftrag, Lieferzähler, Start und Enddatum Beworbene Produkte Zeitschrift Anz. Bestellungen Abo, Preisart, Preis, Start und Enddatum Beworbene Produkte Bücher Anz. Bestellungen Auftrag, Wert, Start und Enddatum sicherer Zugriff in Echtzeit auf Ihre Daten über Browser aus dem Internet oder direkt aus der Anwendung Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen stehen unterschiedliche Informationen zur Verfügung Layout und Inhalt der Übersicht ist individuell gestaltbar: welche Daten sollen wo und wie angezeigt werden Kombination von Werbemitteln zur Aussendung und Lettershopansteuerung Kombinationsversand zur Nutzung der tariflichen Möglichkeiten moderner Versand- und Postdienstleister für den Versand von Werbemitteln Vermeidung von Mehrfachzusendungen aus unterschiedlichen Marketingaktionen zur gleichen Zielgruppe Kombinationsversand ermöglicht Zusammenfassung unterschiedlich formatierter Klopotek & Partner GmbH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) 10

11 Werbemittel zu einer Versandeinheit auf Grundlage der Zielgruppenselektionen Einsparung von Portokosten durch Bildung von Versandeinheiten Steuerung und Paketierung der Versandvarianten über Variantenlisten Optimierte Verarbeitung der automatisch zusammengestellten Versandpakete durch Cheshirelabellisten Postprüfung und -korrektur im Batch auf Adressen Postprüfung: Abgleich der Adressen und Postleitzahlen mit den offiziellen Referenzdateien der Deutschen Post AG Korrektur fehlerhaft erfasster Postdaten (PLZ, Orte, Straßenbezeichnungen) bei Eindeutigkeit (UNISERV Post - optional lizenzierbar) Optionale Bestimmung des Frachtleitcodes für alle deutschen Adressen und Hinterlegung in der Datenbank. Protokollierung bei nicht zu ermittelndem Frachtleitcode, Anzeige und Ausdruck des Protokolls möglich (Lizenzierung der Postdirekt für den Basic Address Check) Automatische Regionalisierung durch Übernahme der Gemeindekennziffer in die Adresspool-Datenbank (UNISERV Post - optional lizenzierbar) Festlegung von Intervallgrenzen für die Menge der zu prüfenden bzw. zu korrigierenden Daten Externe SQL-Restriktionen zur Einschränkung der zu prüfenden Adressen möglich Verarbeitung von ausschließlich noch nicht geprüften Adressen möglich durch Kennzeichen in Marketing- Datenbank Einsatzvoraussetzung: Lizenzierung des Internationalen Adresspools und der Zusatzsoftware UNISERV Post der Firma UNISERV GmbH. Die Frachtleidcodeermittlung erfordert einen Fracht-kooperationsvertrag mit der Deutschen Post AG. Dublettenerkennung im Batch auf Adressen Dublettenerkennung auf Basis differenzierter Regelwerke zur Analyse von Ähnlichkeiten in den Daten zu Geschäfts- und Ansprechpartnern Einsatz von spezialisierten Standardprodukten zur sicheren Erkennung von Dubletten im Batch (UNISERV Mail-Business - optional lizenzierbar) Dublettenprüfung innerhalb des vorhandenen Adressbestandes Freie Definition der Ähnlichkeitsklassen für Dubletten (differenzierbar zwischen Online und Batch) Ausdruck einer Liste der potenziellen Dubletten Dublettenbearbeitung im Online- System kann getrennt lizenziert werden. Einsatzvoraussetzung: Lizenzierung der Zusatzsoftware UNISERV Mail- Business der Firma UNISERV GmbH. Dublettenzusammenführung Kundenindividuelle Regeln zur Bestimmung des Dublettenmasters als Consultingleistung Massenverarbeitung der potenziellen Dublettengruppen durch die Bestimmung des Dublettenmasters im Batch Definition kundenspezifischer Sperrregeln für eine Verhinderung der Zusammenführung Batchverfahren zur Dublettenzusammenführung automatisierte: Verdichtung von erkannten und bestätigten Dublettengruppen und Adressdubletten auf einen definierten Dublettenmaster Berücksichtigung von Referenzen (Aufträge, Beiträge, Kommunikationsangabe) Berücksichtigung und Protokollierung der kundenspezifischen Sperrregeln Protokollierung und Report der durch die Dublettenzusammenführung geänderten Konto- und Kundennummern für angeschlossene Systeme (zum Beispiel FiBu) Einsatzvoraussetzung: Lizenzierung des Internationalen Adresspools und der Zusatzsoftware UNISERV Mail- Business von der Firma UNISERV GmbH Unterstützung der Dublettenbearbeitung im Dialog: Suche von Geschäfts- und Ansprechpartnern Suche nach allen in einem Selektionsergebnis enthaltenen Adressen zur Prüfung der über eine Marketingselektion erzeugten Adressmenge auf Dubletten Suche nach potenziellen und bestätigten Dubletten Dublettenbearbeitung im Dialog Manuelle Bildung von Dublettengruppen durch Dublettenzuordnung per Drag and Drop aus der Geschäftspartnerliste als Ergänzung zur Dublettenerkennung im Batch Manuelles Setzen des Dublettenmasters im Dialog als Ergänzung oder Alternative zur Masterbestimmung im Batch Manuelle Bestätigung potenzieller Dubletten bzw. gesamter Dublettengruppen im Dialog zur maschinellen Zusammenführung Identifizierung und Bearbeitung von Dubletten im Dialog auf der Basis eines Selektionsergebnisses Tooltip in der Dublettenbearbeitung Anzeige des Kundeninfos Anzeige der Adresshierarchie bei Masterdublette und Dubletten "Dubletten-Info" mit Informationen zu Bestätigung und Verhinderungsgrund Selektions- und Verarbeitungsmanagement: Dublettenerkennung auf Basis eines Marketing-Selektionsergebnisses durch Integration des Batchverfahrens in die Ergebnisverarbeitung von Marketingprofilen Möglichkeit der Prüfung sowohl importierter Adressen als auch in bestimmten Zeiträumen angelegter Adressen in sich selbst und gegen den Gesamtbestand auf Dubletten oder schrittweise Bearbeitung von Teilbereichen des Adresspools Möglichkeit, bereits vorhandene Dublettengruppen zurückzusetzen Klopotek & Partner GmbH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) 11

12 Premiumadressabgleich - Deutsche Post Import von Umzugs- bzw. Änderungsdaten deutscher Adressen für Institutionen und Privatpersonen (werden von der Post geliefert) über eine Funktion in den Internationalen Adresspool Import der Umzugs- bzw. Änderungsadressdaten in den Formaten csv, xml, txt automatisches Einfügen der neuen Adresse in die entsprechenden Felder im Formular "Geschäftspartner" und Überschreiben der alten Adresse Die Batchverfahren für die Ausgabesteuerung der Vertriebssysteme (OCS Output Control System) exportieren die Zuordnungs-ID des Empfängers, an den geliefert wird. Diese ID ermöglicht den eindeutigen Import von gelieferten Umzugsdaten der Deutschen Post in das Klopotek-System. Löschen von Geschäftspartnern (auf Basis einer Adressselektion) Verfahren zum Löschen von selektierten Zieladressen und damit verbundener IAP Attribute aus dem Adressbestand unter Berücksichtigung der Klopotek Datenintegrität Einbindung des Verfahrens als Selektionsverarbeitung Kundenindividuelle Datenexporte zu Selektionen Erzeugung spezieller Exportformate für die Weiterverarbeitung der selektierten Zielgruppen durch einen Lettershop oder anderen Dienstleister Verarbeitung aller Daten, die in der Datenbank zu den einzelnen Objekten abgelegt sind, über frei definierbare Datenquellen Individuelle Anpassung der Datenquellen ohne Programmierung Daten aus MKG-Datenquellen sind auf dem Dateisystem speicherbar Definition der Datenquellen über das Werkzeug InfoMaker Ausgabeformate: Text, CSV, Excel, HTML, DBASE III, SQL-Syntax, Windows-Metafile Exportschnittstelle Werbeaktionen Export sowohl der neuen als auch der seit dem letzten Lauf aktualisierten Werbeaktionen mit Export u. a. von Werbeaktionsnummer Kostenarten Kostenstelle beworbenen Produkten Aufteilung der Kosten der beworbenen Produkte Schnittstellenpaket Marketing Das Schnittstellenpaket Marketing umfasst die folgenden Schnittstellen: Schnittstelle Werbeaktionen Produkte (Marketing_Activity_Book_K2S) Schnittstelle Werbeaktionen Zeitschriften (Marketing_Activity_Journal_K2S) Schnittstelle Tatsächliche Kosten (Actual_Cost_S2K) Über diese Standardschnittstellen werden zwischen den Systemen von Klopotek und SAP die geplanten und tatsächlichen Kosten von Werbeaktionen für Buchprodukte und Zeitschriften kommuniziert. Der Informationskreislauf ermöglicht eine standardisierte Auswertung der Daten sowie ein entsprechendes Berichtswesen. Export der geplanten Kosten der Werbeaktionen aus dem Klopotek System in Schnittstellen. Per Batchverfahren erzeugte Textdateien werden in das SAP- System importiert. Export der tatsächlichen Herstellkosten für Produkte/Zeitschriften aus dem SAP-System in eine Schnittstelle. Die daraus per Batchverfahren erzeugte Textdatei wird in das Klopotek System importiert. Dashboard Mit dem "Workflow Dashboard" hat der einzelne Anwender alle für ihn relevanten Aufgaben im Blick. Mit Unterstützung des "Workflow Dashboards" kann er alle Prozesse effizient steuern und die Einhaltung von Terminen überwachen. In Abhängigkeit vom gewählten Referenzdatum ist unmittelbar zu erkennen: Welche Aufgaben sind zum Referenzdatum fällig? Welche Aufgaben sind bereits überfällig? Welche Aufgaben werden im Lauf der nächsten sieben Tage nach dem Referenzdatum fällig? Übersichtlichkeit durch getrennte Darstellung der eigenen Aufgaben und der Aufgaben, die an andere Anwender oder Arbeitsgruppen zur Bearbeitung delegiert worden sind. Anzeige von Systembenachrichtigungen: Automatisch generierte Benachrichtigungen zu Änderungen an definierten Objekten, die für den einzelnen Anwender relevant sind. Direktes Öffnen der zu bearbeitenden Objekte durch Doppelklick auf die jeweilige Aufgabe im "Workflow Dashboard" Synchrone Anzeige der Aufgaben im "Workflow Dashboard" und in "Meine Aufgaben" Automatisches Öffnen vom "Workflow Dashboard" beim Starten der Klopotek-Anwendung (einstellbar) Web Services Dashboard App Die "Web Services Dashboard" stellen Ihnen die anstehenden Aufgaben in der kostenfreien App "PPM Dashboard" (ab ios 5.0) für iphone (3GS, 4, 4S und 5), ipod touch (3., 4. und 5. Generation) und ipad bereit, wie Sie es vom "Dashboard" der Klopotek-Anwendungen gewohnt sind. Steuern Sie Ihren Workflow mit der App "PPM Dashboard" auch von unterwegs optimal. Funktionsübersicht Überblick über eigene zu erledigende Aufgaben und an andere delegierte Aufgaben Überblick über Ereignisse, die im System stattgefunden haben (Systembenachrichtigungen) Kennzeichnung von Aufgaben in der App als "erledigt" Löschen von Aufgaben in der App Veränderungen an den Aufgaben werden mit den "Web Services Dashboard" zwischen dem "Dashboard" der App und dem "Dashboard" der Klopotek- Anwendungen synchron gehalten Direkter Versand von s aus der App an Mitarbeiter, um für die Einhaltung von kritischen Terminen zu sorgen Klopotek & Partner GmbH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) 12

13 Benachrichtigung Benachrichtigungssytem (BNS) Das Benachrichtigungssystem steuert die automatisierte Weitergabe kritischer Informationen innerhalb des Verlages. Der interne Informationsfluss wird optimiert Beispiel: Ändert sich der Titel eines geplanten Buches, so werden die verantwortlichen Mitarbeiter in den unterschiedlichen Abteilungen auf diesem Weg automatisch davon unterrichtet. Die Benachrichtigung erfolgt per . Das Benachrichtigungssystem arbeitet im Hintergrund und erfordert keine zusätzlichen Benutzereingaben. Kundenspezifisch wird eingerichtet, welche Informationen für das Benachrichtigungssystem relevant sein sollen und an welche Verteilerkreise sie jeweils geleitet werden. Diese Einstellungen können vom Kunden auf der Datenbank administriert werden. Das Benachrichtigungssystem ist integriert in den Produktstamm, die Herstellung und den Adresspool sowie in den Modulen Verträge, Rechteeinkauf und Lizenzverkauf. Systembenachrichtigungen im "Workflow Dashboard" Systembenachrichtigungen werden können im "Workflow Dashboard" in einer separaten Kachel angezeigt werden. Diese Systembenachrichtigungen können von zwei unterschiedlichen Arten von Ereignissen ausgelöst werden: interne Ereignisse: Im Klopotek- System wurden Veränderungen vorgenommen, die in der entsprechend konfigurierten Änderungshistorie protokolliert worden sind. externe Ereignisse: Ein als XML protokolliertes externes Ereignis kann in das Klopotek-System importiert und dort verarbeitet werden. Schnellsuche Mit der Schnellsuche steht Ihnen eine allgemeine Suchfunktion ähnlich der "Google"-Suche zur Verfügung, die mit Ihrer Suchanfrage mehrere Module gleichzeitig durchsucht und die Ergebnisse unmittelbar präsentiert. Eingabe der Suchbegriffe in universelles Feld in der Symbolleiste Übergreifende Suche über verschiedene Module Suche in DAM (Digital Asset Management) Inhalten in entsprechenden Modulen Suchmöglichkeiten Standardsuche Mehrere Suchbegriffe führen zu Ergebnissen, die allen verwendeten Begriffen entsprechen Erweiterte Suche Suche mit Oracle Syntax und Sonderzeichen, Verknüpfung der Suchbegriffe mit Hilfe von Operatoren Suchergebnisse Darstellung in separatem gedockten Formular Darstellung der Ergebnisse in Baumstruktur je Modul mit zugehörigem Symbol, Objekt und Inhaltsausschnitt Anzeige Suchergebnisse DAM - Inhalte Alphabetische Sortierung und Anzeige Trefferanzahl je Modul Automatisches Öffnen des zugehörigen Formulars per Doppelklick auf Ergebniseintrag Benutzerprofil: Definition der maximalen Trefferanzahl im Benutzerprofil Definition, ob Suche DAM Inhalte enthält Quick Connect In den Klopotek-Anwendungen können unterschiedliche Objekte miteinander verknüpft sein, wie zum Beispiel ein Produkt mit Verträgen, Herstellprojekten und Lieferantenaufträgen. "Quick Connect" ermöglicht einen schnellen Überblick über die Objekte, die mit dem aktuell geöffneten Objekt verknüpft sind. Um Verknüpfungen von Objekten erkennen zu können, müssen nicht die einzelnen Tabs in den unterschiedlichen Modulen geöffnet werden. Verknüpfte Objekte können direkt aus dem Fenster "Quick Connect" geöffnet werden. Anzeige der verknüpften Objekte gruppiert nach Modulen. Anzeige der jeweils "neuesten" Objekte. Es ist einstellbar, ob es sich dabei um die zuletzt angelegten oder die zuletzt geänderten Objekte handelt. Digital Asset Management (DAM) Hinzufügen von Dateien direkt am Objekt, z.b. Titelbild am Produkt Speicherung der Dateien in der Datenbank auf einem Dateisystem oder nur als Link Indizierung des Inhalt der in der Datenbank gespeicherten Dateien Volltextsuche über die Schnellsuche Digital Asset Management MBS Adapterfamilie DAM Adapter (IN) Import und Verknüpfung von Digital Assets zu ausgewählten Objekten im Klopotek System (zum Beispiel Bild zu einem Autor an den Geschäftspartner oder ein Manuskript an ein Produkt) Verschiedene Möglichkeiten der Speicherung des Assets: Datenbank, Dateisystem oder Link DAM Asset Bereitstellung Export von Assets, die einem Produkt oder einem Lieferantenauftrag zugeordnet sind Verschiedene Möglichkeiten des Exports: XML-basierter Katalogexport, Einschränkung des Exports auf bestimmte Asset-Typen möglich XML-basierter Lieferantenauftragsexport Lieferantenaufträge Adapter (OUT) Digital Asset Collection Adapter (OUT) Produkt Adapter (OUT) Multi LCL (Language, Currency, Location) In Unternehmen, die international agieren, sprechen und verstehen die Anwender, die mit der Klopotek Software arbeiten, möglicherweise nicht alle dieselbe Sprache. Unter Umständen müssen die Anwender mit externen Geschäftspartnern in unterschiedlichen Sprachen kommunizieren. Klopotek & Partner GmbH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) 13

14 Mit dem Lizenzprodukt "Multi LCL (Language, Currency, Location)" ist das Klopotek-System weltweit einsetzbar und mehrsprachenfähig in Hinblick auf die Benutzeroberfläche und die Ausgabe von Honorarabrechnungsbelegen und Serienbriefen in empfängerspezifischer Sprache. Benutzeroberfläche Unterstützung innerhalb einer Installation von mehreren Sprachen, um die Metadaten (Einträge aus den Datentypen, Namen von Rollen und Systematikkategorien), die Namen von Feldern, Funktionen, Tabs und Modulen an der Benutzeroberfläche sowie die Systemmeldungen in einer für den jeweiligen Anwender passenden Sprache anzuzeigen. Honorarabrechnungsbeleg Der Standard-Honorarabrechnungsbeleg kann in der Sprache des externen Empfängers (Honorarempfänger) ausgegeben werden. Diese Ausgabe erfolgt unter Berücksichtigung regionaler Formate für Datumsangaben Dezimalzeichen Zeichen für Zifferngruppierung und Währungsformate. Serienbriefe und Serien- s Serienbriefe und Serien- s können in der Sprache der unterschiedlichen externen Empfänger (Geschäftspartner, Autoren, Lieferanten, Lizenznehmer etc.) erstellt werden. Klopotek & Partner GmbH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) 14

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