Strategisches Project Office (SPO) Partner für Projekt und Portfoliomanagement

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1 Strategisches Project Office (SPO) Partner für Projekt und Portfoliomanagement

2 Die Wahrheit über Projekte. nur 24% der IT Projekte der Fortune 500 Unternehmen werden erfolgreich abgeschlossen 46% der Projekte werden über Budget und mit Zeitverzögerungen abgeschlossen 28 % der Projekte schlagen fehl! Konklusion: Probleme in Projekten sind (fast) jedermann s Problem Quelle: The Standish Group International Inc., Dennis, MA USA 2

3 Warum schlagen Projekte fehl? Es fehlt an einheitlichen Prozessen Standards Methoden Lösungsansatz: Etablierung eines Strategischen Projekt Office (SPO) zur Behebung dieser (und weiterer) Probleme und damit verbunden, Erhöhung der PM Maturität im Unternehmen Resultat: Erhöhung der Projekt Erfolgsrate unter nehmensweit 3

4 Warum ist Timing so wichtig? weil Geld im Spiel ist! weil ein Projekt, das in Geld gerechnet 10% des Projekt Lebens Zyklus zu spät geliefert wird, 30% seiner potentiellen Gewinne verliert weil McKinsey aufzeigen konnte, dass Hightech Produkte 33% der Gewinne nach Steuern verloren, wenn sie zu spät geliefert wurden, jedoch nur 4% verloren, wenn sie pünktlich geliefert wurden, obwohl sie sogar 50% über Budget waren 4

5 Komplexität der PM Prozesse Ein Projektmanager muss heute viele Prozesse in einer dynamischen Komplexität beherrschen: Dazu braucht er Support: Ausbildung, Coaching, Methoden, Standards, Prozesse, Tools Corporate Finance Financial Controlling Risk Purchasing Quality Certificate Project Excellence Award Business Steering Balanced Score Card Security Technology Product Project Steering Reviews & Audits Project Metrics Reporting Qualitäts Dokumenten Requirement Change Projektportfolio Stakeholder Projekt Engineering Team Vertrags Risiko Lieferanten Konfigurations Human Ressources Education & Training Certification & Assessement Career Developement Sales Contact to Lead & Lead to Order Business Relationship Contract Change Project Managers Network Best Practices Lessons Learned Coaching Knowledge 5

6 Mission des Strategischen Project Office 1. Verlinkung der Projekte der Unternehmung zu deren strategischen Zielen / Plänen 2. Erhöhung der unternehmensweiten Projekt Maturität 6

7 Einbettung des Strategischen Project Office CEO Produktion Informatik Finanzen Strategic Project Office Level 1 Strategic Project Office Systems Appl Dev Support IT Project Office Level 2 Business Unit Project Office Projekt Project Office Level 3 Project Control Office 7

8 Grundidee: Bilden eines virtuellen PL Fachbereiches Strategic Project Office BU 1 BU 1 BU 1 BU 1 BU = Business Unit = Projektleiter P5 P1 P2 P4 P3 8

9 Entwicklungsstrategie (1) Level 5 laufende Verbesserung IST Level 5 Level 5 SOLL Level 5 Level 5 Level 5 Level 4 Benchmarking Level 3 einheit. Methodologie Level 2 gemeinsame Prozesse REIFEGRAD DER PROJEKTKULTUR Level 4 Level 4 Level 3 Level 3 Level 2 Level 2 Verbesserungsprogramm Phase 1 Level 4 Level 4 Level 3 Level 3 Level 2 Level 2 Verbesserungsprogramm Phase 2 Level 4 Level 3 Level 2 Level 1 gemeinsame Sprache Level 1 Level 1 Level 1 Level 1 Level 1 t Standortbestimmung 1 Standortbestimmung 2 Standortbestimmung 3 9

10 Entwicklungsstrategie (2) Projekte Projektmitarbeiter Werkzeuge REIFEGRAD DER PROJEKTKULTUR Level 5 laufende Verbesserung Level 4 Benchmarking Level 3 einheitliche Methodologie Level 2 gemeinsame Prozesse... Entwicklung der div. PM Sub Disziplinen insb. Informations, Komm. und Risiko Mgmnt Einh. Prozesse Methoden Projektportfolio entw. Ausbildung Weiterbildung Coaching / Tutor Best Practice... PM Training... Level 1 gemeinsame Sprache Standards einführen (PMMM, PMI) Standortbestimmung PM in den Projekten (Projekt Reviews) Standortbestimmung PM Kompetenzen bei den PL (Assessements) Einsatz von Controlling Tools Einheitliche Vorlagen / Checklisten Strategisches Projekt Office 10

11 Leistungsbereiche des strategischen PO s Strategic Project Office BU 1 BU 1 BU 1 BU 1 Coaching Schulung Services Controlling Portfolio Proj.leitung Projektbegleitung PL Coaching PL Assessment Methoden Coaching Projektübernahmen Change Intensivkurs Modulkurs Blended Learning Brown Bag Workshops Workshops Moderationen Projekt Setup Projektprozess Template Checklisten Vertragsanalysen Review Tech. Review Lieferanten Audit Gutachten Walkthrough GU Überwachung Projektassessm. Offertprozess Begleitung Nachkalkulation Info Auswertungen Metriken Projektführung Kurzeinsätze Evaluationen Projektmarketing Konfliktmanagem. Risikomanagem. 11 PM Instrumente Projekt Wissensmanagement / Kennzahlen

12 Der Leistungsauftrag des SPO (Herausforderungen) Etablierung einer qualifizierten, betriebswirtschaftlich orientierten Projektleiter Kultur ( > Buy in Top ) Etablierung eines geschäftsunterstützenden Innovations Instrumentes ( > Verlinkung der Projekteziele zu den strategischen Unternehmenszielen) Aufbau eines einheitlichen Qualitätsverständnisses (Prozesse, Standards, Methoden) der Projektleiter für die Projektabwicklung ( > Trainings / Coachings für die PL) Zur Verfügungsstellung von professionellen Projektleitern für die Auftraggeber ( > Ressourcen zusammen mit HR) Erreichen von Effektivitäts und Effizienzsteigerung in der Projektabwicklung ( > time to market verkürzen durch Erhöhung PMMM Level) 12

13 Tipps beim Aufbau eines SPO Lernen Sie die Organisations Struktur verstehen Holen Sie Executive Sponsorship für das SPO ein und informieren Sie die Key Stakeholder (Sell the idea) Wählen Sie ein Pilot Projekt aus (Quick Win) Kommunizieren Sie, kommunizieren Sie, kommunizieren Sie 13

14 Strategisches Project Office ist das unterstützende Innovationsinstrument um.. die Projektmanagement Maturität zu erhöhen die Projekte einer Organisation mit den strategischen Zielen des Unternehmens zu verbinden let s establish a SPO! 14

15 Haben Sie noch Fragen? 15

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