Leistung Arbeitnehmer SGB II (Ermittlung und Berücksichtigung von Unterhaltsansprüchen bei der Leistungsgewährung Arbeitslosengeld II)

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1 Revision SGB II Bericht gemäß 49 SGB II Leistung Arbeitnehmer SGB II (Ermittlung und Berücksichtigung von Unterhaltsansprüchen bei der Leistungsgewährung Arbeitslosengeld II) Überregionale Revision

2 Inhaltsverzeichnis 1. Revisionsauftrag 1 2. Zusammenfassung 1 3. Revisionsergebnisse Erkennen potenzieller Unterhaltsansprüche Berücksichtigung von Unterhaltszahlungen als Einkommen Verfolgung von Unterhaltsansprüchen Nutzung zentral bereitgestellter Arbeitsmittel Fachaufsicht Zugesagte Maßnahmen der ge 9 Anlage Abkürzungsverzeichnis Leistung Arbeitnehmer SGB II Dezember 2012

3 1. Revisionsauftrag Der Vorstand der BA hat in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales die Interne Revision SGB II beauftragt, das Thema Leistung Arbeitnehmer Ermittlung und Berücksichtigung von Unterhaltsansprüchen bei der Leistungsgewährung Arbeitslosengeld II zu prüfen. Im Rahmen der Prüfung sollte festgestellt werden, ob die einbezogenen gemeinsamen Einrichtungen potenzielle Unterhaltsansprüche ordnungsgemäß erkannt und ggf. an die Unterhaltssachbearbeitung weitergeleitet haben, Unterhaltszahlungen ordnungsgemäß als Einkommen bei der Gewährung von Arbeitslosengeld II (Alg II) berücksichtigt haben, Unterhaltsansprüche ordnungsgemäß verfolgt und die Unterhaltsforderungen einschließlich einer ggf. erforderlichen Realisierung im Rahmen zivilrechtlicher Schritte ordnungsgemäß beigetrieben haben, die zentral bereitgestellten Arbeitshilfen, Empfehlungen und Arbeitsmittel in der Unterhaltssachbearbeitung der gemeinsamen Einrichtungen (ge) genutzt haben, die ordnungsgemäße Bearbeitung im Zusammenhang mit Unterhaltsansprüchen fachaufsichtlich sichergestellt haben. Die Beurteilung datenschutzrechtlicher Aspekte sowie von IT-Kontrollen war nicht Gegenstand dieser Revision. Auf eigene Berechnungen durch die Interne Revision zur Ermittlung der Höhe des Unterhaltsanspruches wurde aus prüfungsökonomischen Gründen verzichtet. 2. Zusammenfassung Erforderliche Arbeitsschritte im Zusammenhang mit Unterhaltssachverhalten wurden häufig nicht ordnungsgemäß durchgeführt, waren nicht nachvollziehbar oder wurden nicht nachgehalten. Eine unzureichende Fachaufsicht verstärkte das Risiko, dass Bearbeitungsmängel nicht oder zu spät erkannt wurden. Erforderliche Arbeitsschritte zum Erkennen potenzieller Unterhaltsansprüche wurden häufig nicht ordnungsgemäß durchgeführt bzw. waren nicht nachvollziehbar (Ziffer 3.1). Die Anrechnung laufender Unterhaltszahlungen erfolgte in 94 % der geprüften Sachverhalte ordnungsgemäß. Bei der Anrechnung laufender Unterhaltszahlungen als Einkommen war in 26 der 141 geprüften Unterhaltssachverhalte (18 %) eine Prüfung ggf. höherer Unterhaltsansprüche erforderlich. Eine Weiterleitung an die Unterhaltssachbearbeitung zur Prüfung erfolgte nicht (Ziffer 3.2). Bei der Verfolgung von Unterhaltsansprüchen kam es zu Zeitverzögerungen, die mit dem Risiko einer Verwirkung von Unterhaltsansprüchen verbunden sind. Nicht nachgehaltene Auskunftsersuchen (18 %) bewirkten, dass rechtliche Möglichkeiten (z. B. Bußgeldverfahren, Zwangsgeldfestsetzung) ggf. nicht genutzt werden konnten. 12 von 29 Berechnungen zur Höhe des Unterhaltes wurden nicht ordnungsgemäß durchgeführt. In einer Leistung Arbeitnehmer SGB II Dezember

4 gemeinsamen Einrichtung erfolgten die Sollstellungen nicht weisungskonform (Ziffer 3.3). Alle in die Prüfung einbezogenen gemeinsamen Einrichtungen hatten für die Verfolgung und Geltendmachung von Unterhaltsansprüchen eine separate Unterhaltssachbearbeitung eingerichtet. Die zentral zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel wurden von den Fach- und Führungskräften in geringem Umfang genutzt (Ziffer 3.4). Die Ausgestaltung der Fachaufsicht und die Ableitung erforderlicher Maßnahmen erwiesen sich in 3 von 4 gemeinsamen Einrichtungen als optimierungsbedürftig (Ziffer 3.5). 3. Revisionsergebnisse 3.1 Erkennen potenzieller Unterhaltsansprüche Erforderliche Arbeitsschritte zum Erkennen potenzieller Unterhaltsansprüche wurden häufig nicht ordnungsgemäß durchgeführt bzw. waren nicht nachvollziehbar. Mit 5 SGB II werden die auf Rechtsvorschriften beruhenden Leistungen Anderer gesetzlich als vorrangig gegenüber den Leistungen nach dem SGB II definiert. Hierzu zählen auch Unterhaltsansprüche nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Sollbeschreibung Die Sicherstellung der Rechtmäßigkeit der Leistungsgewährung als geschäftspolitischer Schwerpunkt der BA umfasst unter anderem die Prüfung und Verfolgung vorrangiger (Unterhalts-) Ansprüche. In die Prüfung der 100 Bedarfsgemeinschaften (BG) wurden 188 Personen mit möglichen Unterhaltsansprüchen einbezogen. Potenzielle Unterhaltsansprüche wurden für 31 getrennt lebende, 48 geschiedene, 22 alleinerziehende Leistungsempfänger und 87 Kinder geprüft. Folgende Feststellungen wurden getroffen: Einbezogene Sachverhalte Feststellungen Bei Abgabe der Antragsunterlagen auf Alg II fehlten entscheidungsrelevante Unterlagen für die Prüfung möglicher Unterhaltsansprüche in 38 der 188 Fälle (20 %). So fehlten z. B. Angaben aus dem Scheidungsurteil oder Angaben des Antragstellers in den Anlagen Unterhalt zum Antrag Alg II. Somit erfolgte die Bewilligung auf der Grundlage unvollständiger Unterlagen. Zum Zeitpunkt der Antragsabgabe war in 29 der 188 Fälle (15 %) bereits mehr als ein Monat (maximal 6 Monate) seit Antragstellung auf Leistungen vergangen, wodurch mögliche Unterhaltsansprüche ggf. nicht mehr geltend gemacht werden können. Das Vorliegen eines potenziellen Unterhaltssachverhaltes wurde in 8 Fällen (4 %) von den ge nicht erkannt. Eine Prüfung der Sachverhalte durch die ge war nicht ersichtlich. In 46 Fällen hatten die ge festgestellt, dass kein potenzieller Unterhaltsanspruch vorlag. In 26 dieser 46 Fälle (57 %) war die Ordnungsmäßigkeit dieser Entscheidung durch die Interne Revision nicht nachvollziehbar. Leistung Arbeitnehmer SGB II Dezember

5 Eine Überprüfung von nicht an die Unterhaltssachbearbeitung weitergeleiteten potenziellen Unterhaltssachverhalten war in 43 der 57 erforderlichen Fälle (75 %) nicht durch Wiedervorlagen abgesichert worden. Der Beginn des Leistungsbezuges lag zum Zeitpunkt der Weiterleitung an die Unterhaltssachbearbeitung in 70 der 188 geprüften Fälle (37 %) mehr als einen Monat zurück, wodurch die Verfolgung vorrangiger Unterhaltsansprüche nicht ohne Zeitverzug eingeleitet werden konnte. Unterbleibt eine konsequente, unverzügliche Bearbeitung und Überwachung von Leistungsanträgen mit möglichen Unterhaltsansprüchen, ist damit das Risiko verbunden, dass vorrangige Unterhaltsansprüche bei der Leistungsgewährung nicht oder nicht im vollen Umfang geltend gemacht werden können. Den ge wird empfohlen, geeignete Maßnahmen einzuleiten, die eine zeitnahe Abgabe der vollständigen Antragsunterlagen auf Alg II für alle potenziellen Unterhaltssachverhalte sichern und eine unverzügliche Weiterleitung der entscheidungsrelevanten Unterlagen an die Unterhaltssachbearbeitung gewährleisten. Die Entscheidungen zur Prüfung des potenziellen Sachverhaltes sind nachvollziehbar zu dokumentieren und erforderliche Wiedervorlagen fest- und nachzuhalten. Bewertung Empfehlung an die gemeinsamen Einrichtungen 3.2 Berücksichtigung von Unterhaltszahlungen als Einkommen Die Anrechnung laufender Unterhaltszahlungen erfolgte in 94 % der geprüften Sachverhalte ordnungsgemäß. Bei der Anrechnung laufender Unterhaltszahlungen als Einkommen war in 26 der 141 geprüften Unterhaltssachverhalte (18 %) eine Prüfung ggf. höherer Unterhaltsansprüche erforderlich. Eine Weiterleitung an die Unterhaltssachbearbeitung zur Prüfung erfolgte nicht. Laufende Unterhaltszahlungen sind entsprechend 11 Abs. 1 SGB II als Einkommen bei der Berechnung der Höhe der Leistungsgewährung zu berücksichtigen. Bei einer laufenden Unterhaltszahlung durch den Unterhaltsverpflichten ist von den ge zu prüfen, ob nicht nach den Vorschriften des BGB ein höherer Unterhaltsanspruch besteht. Die ordnungsgemäße Anrechnung von Unterhaltszahlungen als Einkommen wurde jeweils für den letzten Bewilligungsabschnitt zum Alg II für 100 BG mit 141 Unterhaltssachverhalten geprüft. Dabei handelte es sich in 92 Sachverhalten um die vorrangige Zahlung von Unterhaltsvorschuss, in 46 Sachverhalten um die Anrechnung von Kindesunterhalt, in einem Sachverhalt um Betreuungsunterhalt und in 2 Sachverhalten um Trennungsunterhalt. Die Anrechnung laufender Unterhaltszahlungen als Einkommen erfolgte in 8 der 141 Sachverhalte (6 %) nicht ordnungsgemäß. Vorrangige Fehlerursache war dabei die fiktive Anrechnung von Unterhalt bei der Höhe der Leistungsgewährung ohne dass entsprechende Nachweise zur Unterhaltszahlung aktenkundig waren. Sollbeschreibung Einbezogene Sachverhalte Feststellungen Für 26 der 141 Unterhaltssachverhalte (18 %) waren Prüfungen ggf. höherer Unterhaltsansprüche und damit die Weiterleitung der Unterlagen an die Unterhaltssachbearbeitung erforderlich gewesen. Hier handelte es sich überwiegend um Sachverhalte mit Unterhaltsvorschuss, bei denen die Prüfung des Anspruches auf Kindesunterhalt nicht dokumentiert war. Eine Weiterleitung an die Unterhaltssachbearbeitung zur Prüfung erfolgte nicht. Leistung Arbeitnehmer SGB II Dezember

6 Ein Verzicht auf die Prüfung des Anspruches auf Kindesunterhalt birgt das Risiko, dass vorrangige Unterhaltsansprüche gegenüber der Kindesmutter/dem Kindesvater bei der Berechnung der Höhe des Alg II nicht berücksichtigt werden. Auch bei laufenden Unterhaltszahlungen sollten die Möglichkeiten der Realisierung ggf. höherer Zahlungen geprüft werden. 3.3 Verfolgung von Unterhaltsansprüchen Bewertung Empfehlung an die gemeinsamen Einrichtungen Bei der Verfolgung von Unterhaltsansprüchen kam es zu Zeitverzögerungen, die mit dem Risiko einer Verwirkung von Unterhaltsansprüchen verbunden sind. Nicht nachgehaltene Auskunftsersuchen (18 %) bewirkten, dass rechtliche Möglichkeiten (z. B. Bußgeldverfahren, Zwangsgeldfestsetzung) ggf. nicht genutzt werden konnten. 12 von 29 Berechnungen zur Höhe des Unterhaltes wurden nicht ordnungsgemäß durchgeführt. In einer gemeinsamen Einrichtung erfolgten die Sollstellungen nicht weisungskonform. Bestehende Unterhaltsansprüche, zu denen keine Zahlungen erfolgen, gehen nach den Bestimmungen des 33 SGB II bis zur Höhe der geleisteten Aufwendungen zur Sicherung des Lebensunterhaltes auf die ge über. Der Anspruchsübergang setzt die unverzügliche schriftliche Information der/des Unterhaltsverpflichteten über die Gewährung von Leistungen zur Sicherung des Lebensunterhaltes in Form der Rechtswahrungsanzeige voraus. Neben der Geltendmachung der Unterhaltsansprüche durch die ge besteht die Möglichkeit, dass die/der erwerbsfähige Leistungsberechtigte (elb) die Geltendmachung/Durchsetzung selbst übernimmt. Sollbeschreibung Besteht ein Unterhaltsanspruch, sind die Voraussetzungen wie Bedarf und Bedürftigkeit der Unterhaltsberechtigten sowie die Leistungsfähigkeit der Unterhaltsverpflichteten zu ermitteln. Nach Bezifferung des Umfangs des auf die ge übergegangenen Unterhaltsanspruchs sind die Unterhaltsverpflichteten zur Zahlung aufzufordern und die Unterhaltsforderung getrennt nach den Leistungsträgern BA und Kommune mittels Annahmeanordnung zum Soll zu stellen. Kommt der Unterhaltspflichtige der Zahlung nicht oder nicht in vollem Umfang nach, ist ein Mahnverfahren einzuleiten. Die ordnungsgemäße Verfolgung von Unterhaltsansprüchen wurde für 80 BG mit 163 Unterhaltssachverhalten geprüft. Dabei handelte es sich um die Verfolgung von Ansprüchen auf Unterhalt für Kinder in 97, lediger Elternteile in 19, Geschiedener in 15 und getrennt Lebender in 32 Sachverhalten. Von den 163 an die Unterhaltssachbearbeitung weitergeleiteten Sachverhalten wurden 5 Unterhaltssachverhalte nicht erkannt. Die Entscheidungen zur Nichtverfolgung waren in 3 Unterhaltssachverhalten nicht ordnungsgemäß. einbezogene Sachverhalte Feststellungen Die zur Wahrung des Anspruchsübergangs erforderliche Information der/des Unterhaltsverpflichteten über die Gewährung von Leistungen zur Sicherung des Lebensunterhaltes in Form der Rechtswahrungsanzeige wurde in 94 der 95 relevanten Sachverhalte versandt. In dem Fall ohne Rechtswahrungsanzeige war über einen Bearbeitungszeitraum von 5 Monaten zum Prüfungszeit- Rechtswahrungsanzeige Leistung Arbeitnehmer SGB II Dezember

7 punkt ausschließlich die Überwachung der Beistandschaft ersichtlich. Bei Versand der Rechtswahrungsanzeigen war in 50 der 94 Sachverhalte (53 %) bereits mehr als ein Monat seit Beginn des Leistungsbezuges vergangen. Damit können mögliche Unterhaltsansprüche für diesen Zeitraum ggf. nicht mehr geltend gemacht werden. In 85 Sachverhalten wurden die Rechtswahrungsanzeigen mit einem Auskunftsersuchen versandt. Das Auskunftsersuchen wurde von 2 der geprüften ge auf zivilrechtlicher Grundlage erstellt. Eine ge forderte die Auskunft auf der Grundlage eines öffentlich-rechtlichen Auskunftsersuchens nach 60 SGB II. Die vierte ge nutzte nacheinander beide Möglichkeiten. Begründet wurden die unterschiedlichen Verfahrensweisen jeweils mit bisher guten Erfahrungen. Nach den Feststellungen der Internen Revision wurden die Wiedervorlagen zum Auskunftsersuchen in 15 Sachverhalten (18 %) nicht überwacht. In 22 Sachverhalten (26 %) lag die Rückantwort der Unterhaltsverpflichteten nicht vor, wovon 14 der säumigen Unterhaltsverpflichteten unter letztmaliger Fristsetzung angemahnt worden waren, in einem Sachverhalt eine Mahnung nicht möglich war, da der Unterhaltsverpflichtete unbekannt verzogen war, 7 Sachverhalte nicht angemahnt worden waren. Für 3 der 14 angemahnten Sachverhalte hatten die ge trotz ausgebliebener Antwort keine Bußgeldverfahren und/oder Zwangsgeldfestsetzungen eingeleitet. Der maximale Zeitraum von der Zustellung der Rechtswahrungsanzeige mit Auskunftsersuchen bis zur Erteilung der Auskunft bzw. bis zum Prüfungszeitpunkt (bei bisher nicht erteilter Auskunft) belief sich in den 4 ge auf 9 bis 12 Monate. Zur Durchsetzung der Unterhaltsansprüche wurde von den Möglichkeiten der Selbsthilfe bzw. Rückübertragung in 5 Sachverhalten Gebrauch gemacht. Bei bestehender Beistandschaft bzw. Beitreibung der Unterhaltsansprüche durch einen Rechtsanwalt in insgesamt 18 weiteren Sachverhalten konnte die Prüfung von möglichen Rückübertragungen für 11 Sachverhalte einer ge nachvollzogen werden. Im Ergebnis der Sachverhaltsaufklärung bzw. Berechnung wurde in den 37 relevanten Sachverhalten zutreffend festgestellt, dass der/die Unterhaltsverpflichtete nicht leistungsfähig ist. Eine Dokumentation der Entscheidung wurde in 3 Sachverhalten versäumt. Wiedervorlagen zur erneuten Überprüfung der Leistungsfähigkeit der Unterhaltsverpflichteten waren in 11 der 37 Sachverhalte (30 %) nicht festgelegt. In 12 der 37 Sachverhalte mit fehlender Leistungsfähigkeit (32 %) erfolgte keine termingerechte Wiedervorlage. Selbsthilfe/ Rückübertragung Ermittlung des Unterhaltsanspruches In 29 Sachverhalten ermittelten die Mitarbeiter/-innen auf der Grundlage von Einkommensnachweisen und in 2 Sachverhalten auf der Basis einer Selbstauskunft der Unterhaltsverpflichteten die Höhe des Unterhaltsanspruchs. Die auf der Selbstauskunft basierenden Angaben zur monatlichen Zahlung und Anrechnung des Unterhaltes wurden ohne weitere Prüfung als festgestellter Unterhaltsanspruch übernommen. In den 29 Sachverhalten, in denen Berechnungen erfolgt waren, waren in 17 Sachverhalten entsprechend den Leistung Arbeitnehmer SGB II Dezember

8 Fachlichen Hinweisen zu 33 SGB II die 3 Berechnungen zum unterhaltsrechtlichen Bedarf der Berechtigten, zur Prüfung der Bedarfsdeckung der Berechtigten und zur Leistungsfähigkeit der Unterhaltsverpflichteten ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Von den 12 nicht ordnungsgemäß durchgeführten Berechnungen waren 9 einer ge zuzuordnen. Diese legte die Höhe der jeweiligen Unterhaltsforderung ohne Vergleichsberechnungen auf der Grundlage der unterhaltsrechtlichen Bedarfsermittlung nach dem BGB fest. In insgesamt 17 Sachverhalten wurden vorrangige Unterhaltszahlungen ermittelt. Für 7 dieser Sachverhalte bestätigte die Berechnung die Höhe der laufenden Unterhaltszahlungen. In den anderen 10 Sachverhalten wurden die Unterhaltsforderungen mittels Annahmeanordnung zum Soll gestellt. Die Sollstellung erfolgte in allen Sachverhalten getrennt nach den Leistungsträgern BA und kommunaler Träger. In einer ge (5 Sachverhalte) basierte die Aufteilung auf die Leistungsträger auf einem Beschluss der Trägerversammlung aus dem Jahr 2007, wonach Unterhaltsansprüche im Verhältnis von 57 % auf die BA und 43 % auf den kommunalen Träger aufzuteilen waren. Der Beschluss und die Verfahrensweise widersprechen der Festlegung, dass die Unterhaltsforderungen getrennt nach den Leistungsträgern in Höhe der tatsächlich erbrachten Leistungen zum Soll zu stellen sind. Der Beschluss wurde unter der Zielsetzung einer Reduzierung des Verwaltungsaufwandes für die exakte Ermittlung der von den Trägern tatsächlich erbrachten Leistungen gefasst. Geltendmachung des Unterhaltsanspruches Zum Prüfungszeitpunkt war entsprechend dem Verfahrensablauf in den ge in keinem Prüffall die gerichtliche Durchsetzung zu beschreiten. Durch eine Vielzahl nicht gesetzter und/oder nicht nachgehaltener Wiedervorlagen sind bei der Verfolgung von Unterhaltsansprüchen Zeitverzögerungen in großem Umfang verursacht worden. Die unzureichende Überwachung der einzelnen Verfahrensschritte bewirkt darüber hinaus, dass rechtliche Möglichkeiten (z. B. Bußgeldverfahren, Zwangsgeldfestsetzung) nicht oder nicht zeitnah genutzt werden können. Die Verzögerungen bergen das Risiko, dass mögliche Unterhaltsansprüche ggf. nicht mehr geltend gemacht werden können. Bewertung Die fehlerhafte Festsetzung des Unterhaltsanspruchs geht mit dem Risiko eines erhöhten Verwaltungsaufwandes bei der zivilrechtlichen Durchsetzung einher und ist mit einem Kostenrisiko verbunden. Eine pauschale Aufteilung der Unterhaltsforderungen auf die Leistungsträger BA und Kommune ist nicht weisungskonform. Den ge wird empfohlen durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Mitarbeiter/-innen bei der Verfolgung der Unterhaltsansprüche Arbeitsschritte und vorübergehende Leistungsunfähigkeit mittels Wiedervorlagen konsequent überwachen, alle Möglichkeiten zur zeitnahen Verfolgung und Realisierung der Unterhaltsansprüche prüfen, weisungskonform die Höhe der Unterhaltsforderungen festsetzen und zum Soll stellen. Die Interne Revision regt an, im Interesse einer Senkung des Bearbeitungsaufwandes zu prüfen, ob und ggf. unter welchen Bedingungen die Möglichkeit einer Pauschalierung zur Aufteilung der Unterhaltsforderungen auf die Leistungsträger BA und Kommune in die Weisungen aufgenommen werden kann. Empfehlung an die gemeinsamen Einrichtungen Empfehlung 1 an die Zentrale Leistung Arbeitnehmer SGB II Dezember

9 Alternativ könnte eine IT-Unterstützung zur weisungskonformen Aufteilung entsprechend Bedarfsanteilsmethode zur Verfügung gestellt werden. 3.4 Nutzung zentral bereitgestellter Arbeitsmittel Alle in die Prüfung einbezogenen gemeinsamen Einrichtungen hatten für die Verfolgung und Geltendmachung von Unterhaltsansprüchen eine separate Unterhaltssachbearbeitung eingerichtet. Die zentral zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel wurden von den Fach- und Führungskräften in geringem Umfang genutzt. Über die wesentlichen Geschäftsergebnisse ist durch Einsatz der Unterhaltsdatenbank oder anderweitiger Maßnahmen Transparenz herzustellen. Hierzu sind einige Informationen monatlich für jeden vollen Kalendermonat zu erheben und auszuwerten. Sollbeschreibung Ergänzend zu den Fachlichen Hinweisen zu 33 SGB II ist im Intranet der BA ein Unterstützungspaket mit Verweis auf verschiedene Arbeits- und Entscheidungshilfen, Druckvorlagen und Praxisbeispiele, Identifizierung, Weiterleitung und Verfolgung von Unterhaltsansprüchen eingestellt. Das Unterstützungspaket beinhaltet auch eine Arbeitshilfe zur Organisation der Unterhaltssachbearbeitung. Alle in die Prüfung einbezogenen ge hatten eine separate Unterhaltssachbearbeitung zur Feststellung und Geltendmachung übergegangener Unterhaltsansprüche eingerichtet. Die spezifischen Kenntnisse erwarben sich die Sachbearbeiter/-innen nach eigener Aussage durch (Mehrfachnennungen möglich): Learning by doing (2), Nutzung kommunaler Schulungsangebote (3) (begründet u. a. mit zu langen Wartezeiten bei BA-Angeboten), Selbstinformation u. a. im Internet und Intranet (4), Erfahrungsaustausch/Workshop der ge des Regionaldirektionsbezirks (2). Feststellungen Organisation und Qualifikation der Unterhaltssachbearbeitung Umfangreiche Print- und Onlinemedien, wie z. B. Unterhaltsrechtskommentare, Zeitung für Familienrecht standen in den 4 ge in der Unterhaltssachbearbeitung zur Verfügung. In allen 4 ge gaben die befragten Führungskräfte und Sachbearbeiter/-innen an, dass für die Sicherung eines stets aktuellen Informationsstandes hinsichtlich der Rechtsprechung zum Unterhaltsrecht die jeweiligen Teamleiter/-innen verantwortlich seien. Die Informationen zur aktuellen Rechtsprechung zum Unterhaltsrecht bezogen die Teamleiter/-innen nach eigenen Angaben vorrangig aus Internet und Intranet. Zur Berechnung der Höhe der Unterhaltsansprüche nutzten die 4 geprüften ge die zertifizierte Software winfam (Familienrechtliche Berechnungen für Windows). Die Unterhaltsdatenbank zur Verwaltung von Unterhaltsfällen nutzte nur eine der 4 ge für die Datenerfassung und verschiedene Anschreiben. Gleichwohl wurden nach Aussage der Interviewteilnehmer dieser ge nicht alle Funktionsmöglichkeiten (z.b. kein Controlling) genutzt. Nutzung zentral bereitgestellter Arbeitsmittel Zum Umfang der Nutzung der zentral zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel gaben die befragten Führungs- bzw. Fachkräfte von 2 ge an, diese gar nicht zu nutzen. In einer ge wurde der Umfang der Nutzung mit ca. 10 % eingeschätzt. Die vierte ge gab an, nur die vorgegebenen Hilfen aus der Unterhaltsdatenbank zu nutzen. Leistung Arbeitnehmer SGB II Dezember

10 Begründet wurde die Nicht- bzw. geringe Nutzung seitens der Interviewpartner/-innen mit einer zu späten Bereitstellung oder Anpassung von Textvorlagen an Rechtsänderungen, statischen und wenig flexiblen Formatvorlagen, deren Anpassung an spezifische Erfordernisse der ge bzw. des Einzelfalls mit erheblichem Aufwand verbunden sei, Vorlagen, die nicht ausführlich genug seien und bisher bewährten Verfahrensweisen bei der Nutzung eigener Vorlagen und Arbeitsmittel zur Verfolgung von Unterhaltsansprüchen. Interne Festlegungen, z. B. wann auf die Durchsetzung von Unterhaltsforderungen verzichtet wird, wann die Möglichkeiten der Rückübertragung oder Selbsthilfe zu nutzen sind, in welchen Fällen der zivilrechtliche Klageweg beschritten wird, wie einer Verwirkung von Unterhaltsansprüchen vorgebeugt werden kann, waren in keiner ge getroffen. Die befragten Führungskräfte verwiesen auf Einzelfallentscheidungen in der Unterhaltssachbearbeitung und die geltenden Fachlichen Hinweise zu 33 SGB II. Die mit HEGA 12/09 12 Geschäftspolitischer Schwerpunkt Rechtmäßigkeit der Leistungsgewährung sicherstellen definierten monatlichen Mindestinformationen wurden in einer ge nicht erhoben und ausgewertet. Konkrete Angaben zu den Fällen und deren Bearbeitung in der Unterhaltssachbearbeitung konnten in dieser ge nicht gemacht werden. Zum Zeitpunkt der Präsentation der Revisionsergebnisse hatte die Geschäftsführung dieser ge bereits die Empfehlung der Internen Revision, Transparenz bezüglich der Verfolgung von Unterhaltsansprüchen zu schaffen, umgesetzt und ein internes Arbeitsmittel zur Erfassung, Auswertung und Dokumentation der Bearbeitungsschritte erstellt. Die zentral zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel werden von den Fach- und Führungskräften kaum verwendet, weil sie aus verschiedenen Gründen als nicht praxisgerecht eingeschätzt werden. Dadurch erhöht sich das Risiko, dass Fehler in der Bearbeitung von Unterhaltssachverhalten nicht oder nicht rechtzeitig erkannt werden. Nach Abschluss der Erhebungen der Internen Revision vor Ort ist zur Unterstützung der Unterhaltssachbearbeitung bei der Prüfung und Geltendmachung übergegangener Unterhaltsansprüche das zentrale IT-Verfahren BAlimente eingeführt worden. Die einheitliche Datenbank besitzt eine Schnittstellenanbindung an die Bürokommunikationsvorlagen (BK-Text). Seitens der Zentrale sollte geprüft werden, ob den ge durch Konzentration auf die wesentlichsten und am stärksten risikobehafteten Dokumentenvorlagen zeitnah stets aktuelle Bürokommunikationsvorlagen zur Verfügung gestellt werden können, um durch eine breitere Nutzung die Risiken fehlerhafter Verfahrensschritte zu minimieren. Darüber hinaus könnten im Rahmen von Erfahrungsaustauschen/Workshops z.b. auf der Ebene der Regionaldirektionen Bewertung Einführung BAlimente Empfehlung 2 an die Zentrale Leistung Arbeitnehmer SGB II Dezember

11 überregionale Informationsmöglichkeiten zu Rechtsänderungen genutzt sowie Erfahrungen im Sinne von best practice gesucht und ausgetauscht werden. 3.5 Fachaufsicht Die Ausgestaltung der Fachaufsicht und die Ableitung erforderlicher Maßnahmen erwiesen sich in 3 von 4 gemeinsamen Einrichtungen als optimierungsbedürftig. Fachaufsicht umfasst die fachliche Weisungs- und Aufsichtsbefugnis der Führungskräfte über die rechtmäßige, zweckmäßige und wirtschaftliche Durchführung der Aufgaben. Die gemeinsamen Einrichtungen entscheiden eigenverantwortlich, welche Instrumente sie im Sinne einer wirtschaftlichen und wirksamen Ausübung der Fachaufsicht einsetzen. Ein Fachaufsichtskonzept mit Regelungen zur Thematik Unterhaltsansprüche konnten 3 der 4 geprüften ge vorweisen. Das Fachaufsichtskonzept einer ge verknüpfte übersichtlich und anwenderfreundlich die definierten Mess- und Kontrollkriterien für die Fachaufsicht mit den zu prüfenden Fragestellungen und festgelegten Folgeaktivitäten. Die Regelungen zu Prüfungsumfang, -gegenstand, -häufigkeit und zur Dokumentation waren in einer der 3 ge auf die Phase der Antragstellung und das Erkennen potenzieller Unterhaltssachverhalte beschränkt. Nur in 2 ge waren auch die Aufgaben der Unterhaltssachbearbeitung Gegenstand fachaufsichtlicher Regelungen. In der vierten ge ging die Beauftragung der Teamleiter/-innen mit einer monatlich durchzuführenden Fachaufsicht ausschließlich zum Erkennen potenzieller Unterhaltssachverhalte aus verschiedenen Unterlagen hervor. Die Ausübung der Fachaufsicht für die jeweils definierten Phasen zur Thematik Unterhalt wurde stichprobenhaft anhand der Dokumentation im UFa-Tool oder internen Erfassungslisten der ge nachvollzogen. Soweit im Rahmen der Fachaufsicht entsprechende Feststellungen getroffen worden waren, seien nach Angaben der Teamleiter/-innen diese Feststellungen mit den betreffenden Mitarbeiter/-innen einzelfallbezogen erörtert worden. Nur in einer ge konnte die Ableitung weitergehender konkreter Maßnahmen nachvollzogen werden. Eine nicht systematische bzw. fehlende Fachaufsicht birgt das Risiko, dass Bearbeitungsmängel nicht erkannt werden bzw. getroffene Entscheidungen einer formalen Überprüfung im Widerspruchs- bzw. Klageverfahren nicht standhalten. Die Fehlerquoten verdeutlichen das Erfordernis risikoorientierter systematischer fachaufsichtlicher Kontrollen und der Ableitung von Maßnahmen zur Verbesserung der Aufgabenerledigung. Den ge wird empfohlen, den Themenbereich Unterhalt risikoorientiert und systematisch in die Fachaufsicht einzubeziehen. Die daraus resultierenden Maßnahmen sollten nachgehalten werden. Sollbeschreibung Feststellungen Fachaufsichtskonzept Durchführung der Fachaufsicht Bewertung Empfehlungen an die gemeinsamen Einrichtungen 3.6 Zugesagte Maßnahmen der ge Auf der Grundlage der Empfehlungen der Internen Revision haben die ge im Hinblick auf die ordnungsgemäße Bearbeitung von potenziellen Unterhaltssachverhalten zugesagt Leistung Arbeitnehmer SGB II Dezember

12 die Mitarbeiter/-innen im Rahmen von Dienstbesprechungen und Schulungen weiterführend zu qualifizieren, themenbezogene Arbeitshilfen zu überarbeiten oder zu erstellen, ein fehlendes Fachaufsichtskonzept zu erstellen und die Thematik Unterhaltsansprüche mit allen Aufgabenbereichen künftig in das fachaufsichtliche Handeln einzubeziehen. Die beabsichtigten Maßnahmen sind aus Sicht der Internen Revision geeignet, den festgestellten Mängeln zu begegnen und zur Verbesserung der Qualität beizutragen. Die Interne Revision wird die Umsetzung der zugesagten Maßnahmen nachhalten. Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Leistung Arbeitnehmer SGB II Dezember

13 Abkürzungsverzeichnis Anlage Alg II BA BG BGB elb ge HEGA SGB II UFa winfam Arbeitslosengeld II Bundesagentur für Arbeit Bedarfsgemeinschaft Bürgerliches Gesetzbuch Erwerbsfähige Leistungsberechtigte/Erwerbsfähiger Leistungsberechtigter Gemeinsame Einrichtung nach 44b SGB II Handlungsempfehlung/Geschäftsanweisung Sozialgesetzbuch Zweites Buch Grundsicherung für Arbeitsuchende Unterstützung Fachaufsicht Familienrechtliche Berechnungen für Windows Leistung Arbeitnehmer SGB II Dezember