Das tekom-webforum stellt Ihnen Daten zur Verfügung. Diese Daten dürfen ausschließlich für Verbandszwecke verwendet werden.

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1 In diesem Bereich können Sie ein Gremium administrieren. Für die Administration benötigen Sie ein Eingaberecht. Das Eingaberecht erhalten Sie bei der tekom-geschäftsstelle. Schicken Sie dazu eine Nachricht an Eingaberecht Das Eingaberecht erlaubt dem Gremienadministrator: Einträge zu erstellen und zu bearbeiten Dateien in das tekom-webforum zu laden s zu versenden Adressverteiler zu laden Das tekom-webforum stellt Ihnen Daten zur Verfügung. Diese Daten dürfen ausschließlich für Verbandszwecke verwendet werden. Die Daten dürfen nicht für andere Zwecke verwendet oder an Dritte weitergegeben werden. Neue Funktionen Die Gremienadministration wurde in zahlreichen Punkten überarbeitet, hier eine kurze Auflistung der wesentlichen Punkte: Jedes Gremium besitzt eine eigene Der Mail-Client verwendet grundsätzlich die entsprechende Adresse, unabhängig von der Adresse des Administrators. Zu jeder -Adresse ist ein separates Postfach vorhanden. Jedes Gremium besitzt ein eigenes Diskussionsforum. Für jedes Gremium kann ein geschlossenes Forum eingerichtet werden. Jedes Gremium hat einen Link zu Doodle, einer Plattform zur Terminplanung. Für alle Eingaben steht ein HTML-Editor zur Verfügung. Alle Downloads von Adressdaten besitzen einen individuellen Namen. Die Administrationsoberfläche ist in zwei Ebenen aufgeteilt: Publikationsbereich und Interner Bereich. Eine Beschreibung der Funktionen finden Sie im jeweiligen Dokument. Die Administrationsfunktionen sind für alle Gremien gleich.

2 Name des Gremiums Publikationsbereich Startseite Für das Gremium können Sie eine Startseite einrichten. Verwenden Sie dazu den Editor, der Ihnen unter Startseite anzeigt wird. Text eingeben Startseite und weitere Bereiche Sie können den Text direkt eingeben. Oder Sie bereiten den Text auf Ihrem Rechner vor und fügen ihn über die Zwischenablage ein. Fügen Sie den Text über die Zwischenablage ein, dann achten Sie darauf, dass er keine Formatierungen enthält. Formatierungen anderer Anwendungen sorgen möglicherweise für eine fehlerhafte Umsetzung im tekom-webforum. Entfernen Sie Formatierungen, indem Sie Ihren Text in einem reinen Texteditor speichern und dann über die Zwischenablage einfügen. Dafür eignet sich zum Beispiel die Anwendung Notepad. Die Anwendung ist in vielen Versionen von Windows integriert. Entfernen Sie Formatierungen direkt im Editor Klick auf Besensymbol. Der anschließende Dialog macht Ihnen Vorschläge, welche Formatierungen entfernt werden können. Text gestalten Der Editor bietet Ihnen eine Reihe von Funktionen, um den Text Ihrer Startseite zu gestalten. Darüber hinaus können Sie den Text mit Linien oder Aufzählungen strukturieren. Auch Links oder Bilder lassen sich einfügen. Der Editor besitzt keine Funktion, um Bilder direkt in das tekom-webforum zu laden. Falls Sie auf der Startseite ein Bild platzieren möchten, schicken Sie es an Sie erhalten anschließend einen Link, mit dem Sie das Bild einbinden können. Startseite Eingaben speichern Damit Ihre Eingaben übernommen werden, klicken Sie am Ende der Eingabemaske auf Speichern. Startseite Freischaltung Am Ende der Seite finden Sie die Funktion Freischaltung. Wählen Sie freigeschaltet aus, dann können alle Mitglieder die Startseite ansehen. Wählen Sie nicht freigeschaltet aus, dann wird die Startseite verborgen auch wenn Sie Einträge enthält. Gremienadministratoren wird das Feld Startseite unter Publikationsbereich immer angezeigt. Mitgliedern wird das Feld nur angezeigt, wenn Inhalte hinterlegt und freigeschaltet sind. Inhalte der Startseite Auf der Startseite können Sie dem Mitglied zum Beispiel eine kurze Zusammenfassung über das Gremium liefern: Aufgaben, Ziele, Hintergründe zur Region (Regionalgruppen), Mitarbeiter des Gremiums oder Tipps zur Teilnahme an Veranstaltungen des Gremiums.

3 Name des Gremiums Publikationsbereich Kontakt Für das Gremium können Sie eine Aufgabenstellung eintragen und Ansprechpartner benennen. Um die Aufgabenstellung einzutragen, verwenden Sie bitte den Editor. Ansprechpartner wählen Sie am Ende der Seite über Mitglieder verwalten aus. Text eingeben und gestalten Über Texteingabe und Textgestaltung informiert Sie das Dokument Startseite. Eingaben speichern Damit Ihre Eingaben übernommen werden, klicken Sie am Ende der Eingabemaske auf Speichern. Mitarbeiter verwalten Mit dieser Funktion wählen Sie Mitglieder aus, die im Gremium mitarbeiten. Klicken Sie auf Bitte Wählen, dann erhalten Sie eine Liste. Wählen Sie aus der Liste das Mitglied aus. Geben Sie im Feld Funktion ein, welche Aufgabe der Mitarbeiter betreut, zum Beispiel Veranstaltungsorganisation oder Administration tekom-webforum. Damit Ihre Eingaben übernommen werden, klicken Sie auf Speichern. Der neue Eintrag erscheint anschließend am Anfang der Seite unter Aktueller Inhalt. Neben dem Namen und der Funktion des Mitarbeiters wird auf das Persönliche Profil des Mitarbeiters und seine -Adresse verwiesen. Mitarbeiter löschen Zum Löschen eines Mitarbeiters klicken Sie unter Aktueller Inhalt auf Löschen. Der Eintrag wird sofort entfernt. Unter Mitglieder verwalten, Mitglieder werden Ihnen nur Mitglieder angezeigt, die sich im tekom-webforum angemeldet haben. Gremienadministratoren wird das Feld Kontakt unter Publikationsbereich immer angezeigt. Mitgliedern wird das Feld nur angezeigt, wenn Inhalte hinterlegt sind.

4 Name des Gremiums Publikationsbereich Arbeitsplan Auf dieser Seite können Sie Mitglieder über Projekte informieren, mit denen sich Ihr Gremium beschäftigt. Der Arbeitsplan kann zum Beispiel darstellen, welche Schritte als Nächstes vorgesehen sind oder welche Ziele ein Projekt verfolgt. Neuen Plan/Meilenstein anlegen Klicken Sie auf das Feld Neuen Plan/Meilenstein anlegen und Sie erhalten eine Eingabemaske. Machen Sie in der Eingabemaske Angaben zum Meilenstein/Arbeitsplan. Neuen Plan/Meilenstein anlegen Text eingeben und gestalten Über Texteingabe und Textgestaltung informiert Sie das Dokument Startseite. Neuen Plan/Meilenstein anlegen Datum eingeben Am Ende der Maske tragen Sie das Enddatum ein, bis zu dem das Projekt läuft oder ein Meilenstein abgeschlossen ist. Klicken Sie neben dem Eingabefeld auf das Kalendersymbol, dann können Sie einen Kalender aufrufen. Der Kalender soll Ihre Datumseingabe vereinfachen. Neuen Plan/Meilenstein anlegen Eintrag per -Abo versenden Über Ihren Eintrag können Sie alle Mitglieder informieren, die diesen Bereich abonniert haben. Aktivieren Sie das Kästchen Eintrag versenden. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihr Eintrag wird an die Abonnenten verschickt. Als Absender der wird die Adresse verwendet. Rückläufer werden in einem Postfach gesammelt und von der tekom-geschäftsstelle bearbeitet. Sie können den Eintrag auch speichern, ohne ihn zu versenden. Dann darf das Kästchen Eintrag versenden nicht aktiviert sein. Meilenstein/Arbeitsplan Bearbeiten und Löschen In der Übersicht unter Arbeitsplan sehen Sie alle Einträge. In der jeweiligen Zeile finden Sie zwei Werkzeuge, zum Bearbeiten und zum Löschen. Gremienadministratoren wird das Feld Arbeitsplan unter Publikationsbereich immer angezeigt. Mitgliedern wird das Feld nur angezeigt, wenn Inhalte hinterlegt sind.

5 Name des Gremiums Publikationsbereich Termine Wenn Ihr Gremium eine Veranstaltung plant, zum Beispiel ein Regionalgruppentreffen, ein Seminar oder eine öffentliche Sitzung, dann können Sie in diesem Bereich den Termin veröffentlichen. Der Eintrag wird in Ihrem Gremium und unter Termine, tekom-termine dargestellt. Termine neuen Termin eintragen Am Ende der Seite finden Sie das Feld Neuen Termin anlegen. Klicken Sie auf dieses Feld und Sie erhalten eine Eingabemaske. Füllen Sie die Maske vollständig aus. Können Sie zu einem Feld nichts eintragen, dann notieren Sie dort keine Angaben oder k.a. Am Ende der Maske finden Sie die Datumseingabe, in der Sie Beginn und Ende der Veranstaltung eintragen können. Neben dem Feld Datum von und dem Feld Datum bis finden Sie ein Kalendersymbol. Klicken Sie auf das Kalendersymbol, dann können Sie einen Kalender aufrufen. Der Kalender soll Ihre Datumseingabe vereinfachen. Zusätzlich können Sie zu jedem Termin eine Datei hochladen, zum Beispiel eine Anfahrtsbeschreibung. Neuen Termin anlegen Eintrag per -Abo versenden Über Ihren Eintrag können Sie alle Mitglieder informieren, die diesen Bereich abonniert haben. Aktivieren Sie das Kästchen Eintrag versenden. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihr Eintrag wird an die Abonnenten verschickt. Als Absender der wird die Adresse verwendet. Rückläufer werden in einem Postfach gesammelt und von der tekom-geschäftsstelle bearbeitet. Sie können den Eintrag auch Speichern, ohne ihn zu versenden. Dann darf das Kästchen Eintrag versenden nicht aktiviert sein. Termine Bearbeiten und Löschen In der Übersicht unter Termine sehen Sie alle Einträge. In der jeweiligen Zeile finden Sie zwei Werkzeuge, zum Bearbeiten und zum Löschen. Bitte beachten Sie Einträge werden nur an Mitglieder verschickt, die im tekom-webforum angemeldet sind und den Bereich Termine abonniert haben. Einträge werden nicht automatisch an alle Mitglieder und Interessenten einer bestimmten Regionalgruppe versendet. Dazu muss der Versand über den Mail Client erfolgen. Gremienadministratoren wird das Feld Termine unter Publikationsbereich immer angezeigt. Mitgliedern wird das Feld nur angezeigt, wenn Inhalte hinterlegt sind.

6 Name des Gremiums Publikationsbereich Berichte/Vortragsfolien Nach einem Veranstaltungstermin können Sie Mitglieder mit einem kurzen Bericht über das Ereignis informieren. Weiterhin lassen sich auf dieser Seite Vortragsunterlagen in das tekom- WebForum laden und mit dem Bericht verbinden. Neuen Bericht anlegen Klicken Sie am Ende der Seite auf das Feld Neuen Bericht anlegen und Sie erhalten eine Eingabemaske. Machen Sie in der Eingabemaske Angaben zur Veranstaltung. Neuen Bericht anlegen Text eingeben und gestalten Über Texteingabe und Textgestaltung informiert Sie das Dokument Startseite. Neuen Bericht anlegen Datei hochladen Am Ende der Maske finden Sie das Feld Datei hochladen. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei auf Ihrem Rechner aus. Speichern Sie Ihre Eingabe. Es können nur die Dateiformate PDF, DOC, XLS und PPT in das tekom-webforum geladen werden. Neuen Bericht anlegen Eintrag per -Abo versenden Über Ihren Eintrag können Sie alle Mitglieder informieren, die diesen Bereich abonniert haben. Aktivieren Sie das Kästchen Eintrag versenden. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihr Eintrag wird an die Abonnenten verschickt. Als Absender der wird die Adresse verwendet. Rückläufer werden in einem Postfach gesammelt und von der tekom-geschäftsstelle bearbeitet. Sie können den Eintrag auch speichern, ohne ihn zu versenden. Dann darf das Kästchen Eintrag versenden nicht aktiviert sein. Neuen Bericht anlegen Bearbeiten und Löschen In der Übersicht unter Berichte sehen Sie alle Einträge. In der jeweiligen Zeile finden Sie zwei Werkzeuge, zum Bearbeiten und zum Löschen. Gremienadministratoren wird das Feld Berichte/Vortragsfolien unter Publikationsbereich immer angezeigt. Mitgliedern wird das Feld nur angezeigt, wenn Inhalte hinterlegt sind.

7 Name des Gremiums Publikationsbereich Links Auf dieser Seite können Sie Mitgliedern Links zur Verfügung stellen, zum Beispiel zu Referenten, Veranstaltungsorten oder zu nützlichen Seite über Technische Kommunikation. Neuen Link anlegen Klicken Sie am Ende der Seite auf das Feld Neuen Link anlegen und Sie erhalten eine Eingabemaske. Füllen Sie die Eingabemaske vollständig aus. Neuen Link anlegen Text eingeben und gestalten Über Texteingabe und Textgestaltung informiert Sie das Dokument Startseite. Neuen Link anlegen Link eingeben Am Ende der Maske können Sie den Link eingeben. Die Angabe ist nicht notwendig. Neuen Link anlegen Bearbeiten und Löschen In der Übersicht unter Links sehen Sie alle Einträge. In der jeweiligen Zeile finden Sie zwei Werkzeuge, zum Bearbeiten und zum Löschen. Gremienadministratoren wird das Feld Links unter Publikationsbereich immer angezeigt. Mitgliedern wird das Feld nur angezeigt, wenn Inhalte hinterlegt sind. Für den Publikationsbereich Links ist kein Versand über das -Abo vorgesehen.

8 Name des Gremiums Publikationsbereich Forum/internes Forum Die Diskussionsforen sind eine Neuerung von Version 4 des tekom-webforums. Jedes Gremium besitzt ein eigenes Forum. Darin können sich Mitglieder über das Gremium austauschen und Fragen stellen. Für jedes Diskussionsforum ist ein Moderator vorgesehen. Zusätzlich kann für jedes Gremium ein geschlossenes/internes Forum eingerichtet werden. Jedes Forum ist auch über den Bereich Diskussionsforen, tekom abrufbar. Das Forum einer Regionalgruppe kann nur von den Mitgliedern der entsprechenden Regionalgruppe genutzt und abonniert werden. Mitglieder aus anderen Regionalgruppen haben darauf keinen Zugriff. Forum neues Thema Klicken Sie auf Forum und Sie gelangen in den Bereich Diskussionsforen. Wählen Sie dort Neues Thema und füllen Sie die Eingabemaske vollständig aus. Zusätzlich können Sie eine Datei anfügen, zum Beispiel eine Beschreibung oder einen Screenshot. Das neue Thema muss einen Bezug zu Ihrem Gremium aufweisen. Prüfen Sie nach, ob Ihr Thema in ein anderes Diskussionforum passt. Forum auf Thema antworten Wenn Sie auf einen Eintrag reagieren wollen, dann klicken Sie auf Forum und das entsprechende Thema. Am Ende des Eintrags finden Sie das Feld Antworten. Zusätzlich können Sie eine Datei anfügen, zum Beispiel eine Beschreibung oder einen Screenshot. Forum Eintrag bearbeiten und löschen Jeder Ihrer Beiträge ist mit den Funktionen Bearbeiten und Löschen versehen. Forum Eintrag per -Abo versenden Über Ihren Eintrag können Sie alle Mitglieder informieren, die diesen Bereich abonniert haben. Aktivieren Sie das Kästchen Eintrag versenden. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihr Eintrag wird an die Abonnenten verschickt. Als Absender der wird die Adresse verwendet. Rückläufer werden in einem Postfach gesammelt und von der tekom-geschäftsstelle bearbeitet.

9 Forum geschlossenes/internes Forum einrichten Für jedes Gremium kann ein geschlossenes Diskussionforum eingerichtet werden. Das Forum kann ein ausgewählter Kreis an Mitgliedern nutzen und die Inhalte abonnieren. Das Forum kann nur von der tekom-geschäftsstelle eingerichtet werden. Wenn für Ihr Gremium ein geschlossenes Forum eingerichtet werden soll, dann schicken Sie bitte eine Nachricht an Bitte nennen Sie darin auch die Mitglieder, die das geschlossene Forum nutzen sollen. Wenn Sie Zugriff auf ein internes Forum haben, dann erscheint unter Interner Bereich das Feld Forum. Das Forum finden Sie außerdem im Bereich Diskussionsforen, tekom. Wählen Sie dort unter dem Namen des Gremiums mit dem Zusatz intern.

10 Name des Gremiums Interner Bereich Adress Download Von der tekom-geschäftsstelle erhalten Sie Adressdaten, die speziell für Ihr Gremium zusammengestellt worden sind. Diese Daten können Sie zum Beispiel für den Versand von Einladungen verwenden. Es handelt sich um die Adressdaten von Mitgliedern und Interessenten also Personen, die noch keine Mitgliedschaft in der tekom besitzen. Der Mail-Client, den Sie ebenfalls im internen Bereich finden, verwendet die gleichen Adressdaten. Die Adressdaten und die Verteiler des -Abos sind nicht identisch. Die Adressdaten sind umfangreicher, da sie auch Adressen von Mitgliedern enthalten, die nicht im tekom-webforum angemeldet sind. Adress Download Mitglieder und Interessenten auswählen Klicken Sie auf das Feld Adress Download Aktuell steht nur das CSV-Format zur Verfügung, Sie können daher kein weiteres auswählen. Wählen Sie aus, ob Sie die Adressdaten von Mitgliedern oder Interessenten oder Mitgliedern und Interessenten benötigen. Klicken Sie auf Datei anfordern und Sie erhalten eine CSV-Datei. Speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner ab. Jede CSV-Datei besitzt einen eigenen Dateinamen. Adress Download Erfassungszeitraum verwenden Sie können die Adressdaten zeitlich eingrenzen. Als Kriterium gilt der Erfassungszeitpunkt des Datensatzes bei der tekom-geschäftsstelle. Eine solche Eingrenzung bietet sich zum Beispiel an, um die Adressdaten neuer Mitglieder zu erhalten. Fügen Sie zusätzlich zu den Angaben unter Format und Mitglieder im Feld Erfasst seit ein Datum ein. Klicken Sie auf Datei anfordern und Sie erhalten eine CSV-Datei mit allen Mitgliedern beziehungsweise Interessenten, die seit dem Datum erfasst worden sind. Speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner ab. Adressdaten weiterverarbeiten Die CSV-Datei können Sie mit einer Tabellenkalkulation weiterverarbeiten. Weiterhin lassen sich die Adressdaten mit Hilfe der Tabellenkalkulation in das Webmail-System des tekom-webforums importieren.

11 Name des Gremiums Interner Bereich Mail Client Über die Funktion Mail-Client können Sie s an Mitglieder und Interessenten verschicken, zum Beispiel Einladungen zu Veranstaltungen, Vortragsunterlagen oder Berichte. Der Mail-Client nutzt Adressen, die von der tekom-geschäftsstelle in das tekom-webforum geladen werden. Der Mail-Client und die Abo-Funktion sind unabhängig voneinander. Wenn Sie eine Nachricht über den Mail-Client versenden, werden die Abonnenten nicht benachrichtigt. Wenn Sie auf eine Veranstaltung hinweisen möchten, dann tragen den Termin in Ihrem Gremium ein und verschicken Sie den Eintrag anschließend an die Abonnenten. Versenden Sie den Termin zusätzlich über den Mail-Client. Auf diese Weise erreichen Sie die maximale Anzahl an Empfängern. Mail-Client Absendeadresse Jedes Gremium besitzt eine eigene Versenden Sie eine Nachricht über den Mail-Client, dann wird diese Adresse als Absender angegeben. Rückläufer und Antworten werden in einem separaten Postfach zugestellt. Die -Adresse, die Sie im Persönlichen Bereich angegeben haben, spielt beim Versand über den Mail-Client keine Rolle. Mail-Client versenden Geben Sie zunächst an, ob Sie die Nachricht an Mitglieder, Interessenten oder an beide Gruppen schicken möchten. In Klammern steht die Anzahl an Mitgliedern und Interessenten, die Ihrem Gremium zugeordnet worden sind. Zwischen Adressdownload und -Client kann es Abweichungen bei der Anzahl der Empfänger geben. Dies liegt zum Beispiel daran, dass in der Datei des Adressdownloads auch Personen ohne enthalten sind. Nennen Sie den Betreff der Nachricht. Geben Sie im Feld HTML-Mail Text die Nachricht ein. Die Nachricht können Sie anschließend gestalten. Mehr über die Funktionen des Editors finden Sie im Dokument Startseite. Mail-Client Vorschau und Testversand Wenn Sie das Aussehen der Nachricht kontrollieren möchten, dann klicken Sie auf Vorschau. Wenn Sie vor dem Versand an Mitglieder und Interessenten die Nachricht prüfen möchten, dann tragen Sie in das Feld Testempfänger am Ende der Eingabemaske eine oder mehrere Adressen ein. Die Adressen mehrerer Empfänger müssen mit einem Komma getrennt werden.

12 Versenden Sie eine Testnachricht, dann dürfen keine Verteiler aktiviert sein. Überprüfen Sie dazu die Einstellungen am Anfang der Eingabemaske. Mail Client Versenden Um eine Nachricht zu versenden, klicken auf das Feld Senden. Sie können auch aus der Voransicht versenden. Nach dem Versand erhalten Sie eine Liste mit allen Adressen. Die Nachricht wird sofort versendet. Rückläufer werden im einem separaten Postfach gesammelt, das Sie über Ihren Browser aufrufen können. Für das Postfach benötigen Sie zusätzliche Anmeldedaten. Um diese Daten zu erhalten, schicken Sie bitte eine Adresse an

13 Name des Gremiums Interner Bereich Doodle Über das Feld Doodle rufen Sie eine Seite außerhalb des tekom-webforums auf: Es handelt sich hierbei um eine Plattform zur Terminabstimmung. Sie können dort einen Termin eingeben und ihn zur Abstimmung vorschlagen. Doodle bietet dazu die Funktionen Termin finden und Wahl treffen an. Das Abstimmungsverfahren wird unter Hilfe erläutert.

14 Kontakt Anregungen, Fragen, Probleme Ansprechpartner für das tekom-webforum Gregor Schäfer Tel Informationen im Internet Alle Dokumente für Gremienadministratoren sind hier abrufbar: Alle Dokumente für tekom-mitglieder sind hier abrufbar:

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