Häufig gestellte Fragen

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1 Häufig gestellte Fragen zur finanztechnischen Abwicklung im Förderprogramm des Bundes IdA Integration durch Austausch Stand:

2 Fragen zur Online-Belegerfassung (OBE) Belegstatus Welche Bedeutung hat der Belegstatus akzeptiert, welche der Status freigegeben? Wie sind abgelehnte Belege zu handhaben? Antwort: OBE-Belege erhalten den Status akzeptiert, sofern sie durch den zuständigen Projektberater im BVA als förderfähig anerkannt wurden. Vor dem Eingang in den Zahlungsantrag an die EU, wird jeder Beleg einer Zweitprüfung unterzogen und erhält danach den Status freigegeben. Sollen Belege aus Sicht des Projektträgers aus bestimmten Gründen zurückgezogen werden, ist dies nur möglich, sofern diese nicht den Status freigegeben führen. Abgelehnte Belege können je nach Kommentierung durch das BVA nach weiterer Bearbeitung wieder vorgelegt werden oder müssen vom Träger storniert werden. Kofinanzierung Wie werden die Mittel der Kofinanzierung (Eigenmittel, nat. öffentliche Kofi, Teilnehmereinkommen, ) innerhalb der OBE erfasst? Antwort: Alle Einnahmen, d.h. die durch das BVA gezahlten Abschläge sowie alle Kofi-Mittel werden einerseits über Einnahmebelege erfasst. Auf der Ausgabenseite werden alle Mittel betragsmäßig über die jeweilige Mittelbindung in den Ausgabelegen (z. B. nationale öffentliche Mittel oder nationale private Mittel ) erfasst. Teilnehmereinkommen werden zusätzlich mit der Ausgabeposition Teilnehmereinkommen gekennzeichnet. Nachweise/Beleglisten Können OBE-Belege mit unterschiedlichem Status in einer Belegliste zusammengefasst werden bzw. innerhalb einer Belegliste dargestellt werden? Antwort: Ja, über die Funktion Nachweise drucken können Belege mit unterschiedlichem Status (ausgenommen Belege In Prüfung ) in eine Belegliste aufgenommen werden. Die Auswahl über die entsprechend zu setzenden Häkchen sollte zeitversetzt erfolgen, um die Datenverarbeitung durch das System zu erleichtern. Personalkostenbelege Welche Angaben sind bei der Erfassung von Personalkostenbelegen notwendig? Antwort: Im Feld Grund der Zahlung sollten Name der/des MA, der abgerechnete Zeitraum, die Eingruppierung in Anlehnung an den TVöD, das AN-Brutto, die AG-SV-Beiträge und sonst. förderfähige Nebenkosten wie U1 und U2 (jew. Prozentangaben und Gesamtbetrag) nachvollziehbar erfasst sein. Bei einem Stellenumfang < Vollzeitstelle ist der entspr. Stellenumfang bzw. die abgerechnete Stundenzahl zu nennen. Beispiel: Gehalt Herr Mustermann, 01/10; AN-Brutto:0,5*2237,38 (TVöD 9/1, 50%-Stelle) + SV-Beträge AG(KV 7%,PV 0,975%,AV 1,4%,RV 9,95%) +U1(0,2%)+U2(0,1%)= 2736,88 *0,5= 1368,44 Sammelbelege In welchem Rahmen und für welche Ausgabenpositionen können auch Sammelbelege erfasst werden? Antwort: Sammelbelege können z.b. für Personalkosten für eine/n MitarbeiterIn in einem bestimmten Zeitraum (maximal quartalsweise) oder für geringfügige Ausgaben innerhalb einer bestimmten Ausgabeposition erfasst werden. Grundsätzlich sollten Belege für Beträge < 50 vermieden werden. Auch Sammelbelege müssen selbsterklärend sein, d.h. im Zahlungsgrund nachvollziehbar kennzeichnen, welche Ausgaben und Teilbeträge hier abgerechnet werden. Teilnehmerdaten Wer ist konkret als Teilnehmer zu erfassen und wer nicht? Wer fällt in die Kategorie Abbrecher? Antwort: Zu erfassen sind alle Teilnehmer von Maßnahmen und Veranstaltungen, welche eine Dauer von mehr als 2 Tagen haben. Hinsichtlich der Expertentreffen sind außerdem alle nationalen Experten zu erfassen. Teilnehmende Mitarbeiter des Projektverbunds sind nicht zu erfassen. Als Abbrecher sind nur die TN zu erfassen, welche im Ausland die Projektteilnahme vorzeitig beenden.

3 Zahldatum Was gilt in Zusammenhang mit der Erfassung von Sammelbelegen sowie abgerechneten Pauschalen (z.b. Kilometerpauschalen, Tagegelder), BG- Beiträgen und Abschreibungen als Zahldatum? Antwort: Grundsätzlich zählt das Datum des tatsächlichen Zahlflusses. Bei Sammelbelegen gilt das Zahldatum des ältesten abgerechneten Belegs. Bei Pauschalen gilt das Datum, zu welchem diese ausgezahlt bzw. abgeführt wurden, dieses gilt ebenfalls für BG-Beiträge. Abschreibungen sollten mindestens halbjährlich als Sammelbelege erfasst werden. Entsprechend wäre als Zahldatum der bzw. der zu nennen. Fragen zur finanztechnischen Abwicklung Änderungsantrag Wann und In welcher Form können Änderungsanträge gestellt werden? Antwort: Änderungsanträge können unter Verwendung der bekannten Excel- Antragsmappe gestellt werden. Neben den für den zukünftigen Projektzeitraum geplanten Änderungen sind hier auch die bislang eingetretenen Änderungen gegenüber der ursprünglichen Planung anzuzeigen (Ist-Stand der Ausgaben und Einnahmen, Teilnehmerzahl, Besetzungen von Personalstellen, angeschaffte AfA/GwGs usw.). Sollten neben finanztechnischen auch inhaltliche Projektänderungen geplant sein, sind diese innerhalb der "Wesentlichen Angaben" bzw. im integrierten Word-Dokument einzutragen und farblich zu markieren. Die veränderte Antragsmappe braucht nur auf den CIRCA-Server hochgeladen werden, es ist also nicht erforderlich, den Änderungsantrag in Papierform zu übersenden. Per Post bedarf es lediglich eines formlosen Schreibens mit Unterschrift und Stempel sowie dem Verweis auf den online eingestellten Antrag. Bitte nennen Sie hier maximal in 5-6 Stichpunkten die wesentlichen Änderungen des Antrags. Ausgaben bei Abbruch der Teilnahme Wie wirkt sich der Abbruch eines Auslandsaufenthalts durch eine/n TN auf die Förderfähigkeit der jew. Ausgaben und auf die Kofinanzierung aus? Antwort: Grundsätzlich werden alle zuwendungsfähigen Ausgaben für bereits in Anspruch genommene Leistungen erstattet. Sofern der Auslandsaufenthalt nicht wegen Arbeitsaufnahme in Deutschland abgebrochen wird, können bereits im Voraus abgegoltene Leistungen (z.b. bei der Buchung der Unterkünfte) oder zusätzliche, durch den Abbruch der Teilnahme entstehende Ausgaben (z.b. erhöhte Flugkosten) nur nach Absprache mit dem BVA erstattet werden. Vorhandene Möglichkeiten der Kostenvermeidung (Stornierung, Nachbesetzung,...) müssen in jedem Fall geprüft und weitestmöglich ausgeschöpft werden. Ist es trotz frühzeitigem Abbruch möglich, die Kofinanzierung durch Teilnehmereinkommen auf volle Monate hochzurechnen? Antwort: Nein. Ist es möglich, einen Praktikumsplatz nach frühzeitigem Abbruch neu zu besetzen? Wenn ja, werden die zusätzlichen Kosten vom BVA gefördert (z.b. zusätzliche Reisekosten)? Antwort: Ja, hierdurch entstehende Mehraufwendungen sind im Rahmen des bereits bewilligten Budgets und der Zuwendungsfähigkeit der entsprechenden Ausgaben förderfähig. Auslandsversicherung Welche Auslandsversicherungen für Teilnehmer- und MitarbeiterInnen sind förderfähig? Antwort: Grundsätzlich nicht erstattet werden nach den VVs zum BRKG u.a.: Trinkgelder, Geschenke,, Stadtpläne, Landkarten, Reiseversicherungen(z.B. Reiseunfallversicherung, -rücktrittsversicherung, -haftpflichtversicherung, Flugunfallversicherung, Auslandskrankenversicherung). In IdA gilt als einzige Ausnahme, dass für die TeilnehmerInnen die Auslandskrankenversicherung, sowie eine Unfallversicherung übernommen werden. Die Versicherung der Mitarbeiter fällt unter die Verwaltungskostenpauschale, bzw. ist ggf. wegen des Besserstellungsverbots bei Trägern - welche diesem unterliegen - unzulässig.

4 Circa-Server Gibt es die Möglichkeit, dass bei Einstellen eines neuen Dokumentes durch das BVA auf dem Circa-Server eine automatische Info-Mail versandt wird? Antwort: Ja, automatische Benachrichtigungen können innerhalb der Bibliothek über das Symbol abonniert werden. Honorarkräfte Erfordern auch zweite und dritte Vergaben an bereits bewährte Honorarkräfte erneute Vergabeverfahren bzw. das erneute Einholen von Vergleichsangeboten o.ä.? Antwort: Ja! Reisekosten allgemein Welche Unterschiede hinsichtlich der Vorgaben für den Ansatz nationaler und internationaler Reise- und Übernachtungskosten sind zu beachten? Antwort: Die Erstattung von Aufwendungen für projektbezogene Dienstreisen im Inland orientiert sich an den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG). Entsprechend sind bei Tagegeldern und Übernachtungen die hier genannten Höchstsätze und notwendigen Kürzungen zu beachten. Z.B. kann bei den Tagegeldern nur der volle Satz i.h.v. 24 in Ansatz gebracht werden, wenn der Dienstreisetag volle 24 h umfasst. Bei h beträgt das Tagegeld 12. Außerdem sind die jeweils im BRKG genannten Beträge für unentgeltlich zur Verfügung stehende Verpflegung (Hotelfrühstück, Bewirtung auf Tagungen, ) abzuziehen. Erläuterungen insbes. in den 5-7 BRKG in der jeweils geltenden Fassung. Für kürzere Auslandsreisen von Projektleitung und Experten (bis zu einer Woche) gilt ebenfalls das BRKG i.v.m der Auslandsreisekostenverordnung. Anpassungen an die seit dem geltenden Kostensätze sind im Rahmen des bewilligten Budgets zulässig. Für pädagogisches Personal sowie für Auslandsreisen mit einer Dauer von länger als einer Woche gilt generell ab dem ersten Reisetag ausschließlich die Tabelle Transnationale Mobilitätskosten inklusive der angehängten Hinweise u. Ausführungen zu den Nebenkosten. Welche Vorgaben gelten für den Ansatz von Tagegeldern? Inwiefern müssen an An- und Abreisetag Kürzungen berücksichtigt werden? Wie ist die Auszahlung/Verwendung von Tagegeldern (MitarbeiterInnen u. TN) zu belegen? Antwort: Im Geltungsbereich der Tabelle Transnationale Mobilitätskosten kann für den An- bzw. Abreisetag erst ab einer Reisedauer von mindestens 8 h Tagegeld in Ansatz gebracht werden. Im Gegenzug wird das volle Tagegeld gezahlt, die nach dem BRKG relevanten Kürzungen finden keine Beachtung. Im Geltungsbereich des BRKG und der Auslandsreisekostenverordnung müssen alle genannten Kürzungen beachtet werden. Der Ansatz von Tagegeldern muss vom/von der jew. MitarbeiterIn per Unterschrift bestätigt werden (z.b. per Reisekostenabrechnung). Tagegelder für Teilnehmer müssen über die entspr. Abtretungserklärung bzw. TN-Verträge sowie unterschriebene Teilnehmerlisten belegt werden können. Gelten für Tagegelder im 1. Meilenstein besondere Regeln? Antwort: Für den 1. Meilenstein gilt ausschließlich das BRKG (i.v.m. der Auslandsreisekostenverordnung) in der zum jeweiligen Zeitpunkt gültigen Fassung. Reisekosten Kilometerpauschalen Wann und in welcher Höhe werden PKW-Fahrten über Kilometerpauschalen abgegolten? Antwort: Vorausgesetzt die entsprechenden Ausgaben wurden bewilligt, werden Ausgaben für PKW-Fahrten dann über Kilometerpauschalen erstattet, wenn diese für notwendige und projektbezogene Dienstreisen mit privaten PKWs anfallen. Unabhängig von der Zahl der Mitfahrer o.ä., kann eine Kilometerpauschale i.h.v. 0,20 / Km bis zu einem Maximalbetrag i.h.v. 130 / Reise erstattet werden. Für entsprechende Fahrten mit Dienst- oder Mietfahrtzeugen ist nur eine Erstattung der tatsächlichen Ausgaben (z.b. Tankquittungen) möglich.

5 Reisekosten Parkgebühren Sind auch Parkgebühren (z.b. an Flughäfen) zuwendungsfähig? Wenn ja unter welchen Bedingungen und in welcher Höhe? Antwort: Als erstattungsfähige Kosten kommen nach VV BRKG z.b. in Betracht: - Garagenmiete, Parkgebühren, Kosten für Fähren und Mauten bei Benutzung von Dienstwagen, privaten Kraftwagen: wenn an d. Benutzung ein erhebliches dienstliches Interesse ( 5 Abs.2) festgestellt wurde (Mietwagen nach 4 Abs. 4). - Parkgebühren in sonstigen Fällen ( 5 Abs. 1): bis zu fünf Euro täglich. Reisekosten Taxi und Mietwagen Unter welchen Bedingungen sind Ausgaben für Taxifahrten und Mietwagen zuwendungsfähig? Antwort: Die Kosten für die Benutzung eines Mietwagens oder Taxis werden nur bei Vorliegen triftiger Gründe erstattet. Triftige Gründe für die Anmietung eines Mietwagens liegen vor, wenn zur Erledigung des Dienstgeschäftes regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht genutzt werden können und deshalb ein Kraftfahrzeug benutzt werden muss und ein Dienstkraftfahrzeug nicht zur Verfügung steht. Grundsätzlich können nur die Kosten für die Anmietung eines Kraftfahrzeuges der unteren Mittelklasse (z.b. Golfklasse) erstattet werden. Die Anerkennung triftiger Gründe ist in der Regel vor Antritt der Dienstreise einzuholen. Triftige Gründe für eine Taxibenutzung liegen insbesondere vor, wenn * im Einzelfall dringende dienstliche oder persönliche Gründe (z.b. Gesundheitszustand) vorliegen * regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren oder * Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr das Benutzen eines Taxis für Zu- und Abgang, sowie Fahrten am Geschäftsort notwendig machen. Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe. Reisekosten Vergaben Gelten die Vergaberichtlinien auch für die Anmietung von Unterkünften im Ausland? Wenn, ja, muss dann auch hier bei einem Auftragswert > 1000 eine Markterkundung dokumentiert werden? Antwort: Ausgaben für die Unterkünfte der TeilnehmerInnen werden in Form von Pauschalen, d.h. ohne die Nachweispflicht über die Verwendung der erstattbaren Beträge, gezahlt. Entsprechend gelten die Vergaberichtlinien hier nicht. Dennoch wird empfohlen eine Markterkundung zu dokumentieren. Im Geltungsbereich der Tabelle Transnationale Mobilitätskosten ( Siehe oben) sind allerdings die Vergaberichtlinien für deutsches Projektpersonal zu beachten, da die Übernachtungsgelder hier nicht als Pauschalen, sondern als Maximalbeträge mit Nachweispflicht gezahlt werden. Hier ist eine Markterkundung zu Übernachtungspreisen bspw. über am Tag der tatsächlichen Buchung recherchierte Vergleichsangebote zu dokumentieren (Vergleichsangebote z.b. über Sofern MitarbeiterInnen und TeilnehmerInnen im Ausland gemeinsame Unterkünfte beziehen, muss bei einem Auftragswert > 1000 ebenfalls eine Markterkundung dokumentiert werden. Teilnehmereinkommen In welcher Form können Teilnehmereinkommen belegt werden? Antwort: Der Nachweis erfolgt durch Teilnehmerlisten mit der Darstellung des entsprechenden Periodenbetrages pro Teilnehmer/in und einer Bestätigung für einzelne TeilnehmerInnen oder einer Gesamtbestätigung der jeweilig zuständigen Bewilligungsbehörde. Weitere Hinweise finden Sie im Arbeitsdokument Kofinanzierung unter: Telekommunikationsund Portokosten In welchem Rahmen können Telekommunikations- und Portokosten in Ansatz gebracht werden? Antwort: Nur Ausgaben, bei denen eindeutig ein Projektbezug nachgewiesen werden kann sind förderfähig. Nicht gesondert förderfähig sind allgemeine Porto- und Telekommunikationskosten, d.h. Kosten mit nur indirektem Bezug zur Projektarbeit (im Regelfall z.b. Kosten für Telefonanschlüsse des Trägers oder Portokosten für Postsachen unter den Trägern o.ä.). Diese können ggf. über die VKP abgegolten werden. Weitere Hinweise und Beispiele finden Sie in den Fördergrundsätzen.

6 Vergabeliste Gibt es für die laut Bewilligungsbescheid einzureichende tabellarische Aufstellung der Vergaben > 1000 Formvorgaben? Antwort: Neben bestimmten Mindestangaben (Vergabeart, Preis der Anschaffung bzw. Auftragswert, Datum der Vergabe, ) gibt es keine Formvorgaben, so dass bspw. per Excel generierte, unterschriebene Aufstellungen eingereicht werden können. Für weitere Hinweise vgl. geltende ESF-Fördergrundsätze (Fördergrundsätze 2.0) Verpflegung von TN / Bewirtung der Experten Sind Ausgaben für die Bewirtung von Teilnehmern während der Vorbereitung bzw. Nachbereitung sowie Ausgaben für die Bewirtung auf Expertentreffen förderfähig? Wenn ja, in welchem Rahmen? Antwort: Bewirtungskosten im Rahmen der bewilligten Projektbudgets können übernommen werden, *bei Arbeitstreffen mit Externen: d.h. mit Personen, die nicht Mitarbeiter/-in im Projekt/Projektverbund sind. Hier können Kosten für Kaffee, Tee, Wasser, Obst und Kekse geltend gemacht werden. Hierfür reicht i.d.r. eine Anwesenheitsliste. *bei öffentlichkeitswirksamen Treffen, Seminaren, Veranstaltungen: Alle Projekte haben den Auftrag, die Ergebnisse zu verbreiten und z.b. sog. strategische Partner einzuwerben. Im Rahmen dieser Treffen können somit Ausgaben für Bewirtung geltend gemacht werden (z.b. Kaffee, Tee, Wasser, belegte Brötchen, Kekse, Kuchen, Obst, Imbiss (bspw. Suppe, Salatbuffet) o.ä.). In begründeten Ausnahmefällen sind unter Berücksichtigung des Prinzips der Wirtschaftlichkeit auch warme Mahlzeiten (Catering) zulässig. Hierfür reicht i.d.r. eine Teilnehmerliste sowie ein Bewirtungsbeleg aus. *Bei Arbeitstreffen und Seminaren mit transnationalen Partnern oder transnationalen Gästen können unter Berücksichtigung des Prinzips der Wirtschaftlichkeit Abendessen für die transnationalen Gäste ausgerichtet werden (entweder über Catering oder Einladung in ein Restaurant). Im Rahmen dieser Abendessen können auch die Kosten für Alkohol (einfacher Tafelwein oder Bier als Getränk zum Essen) übernommen werden. Hierfür reicht i.d.r. ebenfalls eine Teilnehmerliste sowie ein Bewirtungsbeleg aus. Ein Bewirtungsbeleg sollte zeitnah ausgefüllt werden und maschinell erstellt sein. Auf ihm muss der Ort und der Tag der Bewirtung, die Höhe der Bewirtungsaufwendungen angegeben sein, wobei diese jedoch nicht in einer Gesamtsumme angegeben sein sollten, sondern in die einzelnen Getränke und Speisen aufgegliedert werden müssen. Außerdem müssen der Anlass der Bewirtung, sowie die Namen der bewirteten Personen (Teilnehmerliste), also auch der Name des Trägers selbst, auf dem Beleg vermerkt sein. Zu guter letzt sollte der Träger den Beleg eigenhändig unterschreiben. Verwendungsnachweise Gibt es für die laut Bewilligungsbescheid einzureichenden Zwischen- und Verwendungsnachweise bestimmte Formulare? Wenn ja, wie und ab wann sind diese erhältlich? Antwort: Ja, entsprechende Dokumente werden auf dem CIRCA-Server zur Verfügung gestellt. Für den zum einzureichenden Zwischennachweis steht aktuell das Dokument Sachbericht zur Verfügung. Daneben bestehen der Zwischen- und der Verwendungsnachweis aus einem zahlenmäßigen Nachweis: In dem zahlenmäßigen Nachweis sind die Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge und voneinander getrennt entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans auszuweisen. Der Nachweis muss alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter, eigene Mittel) und Ausgaben enthalten. Dem Nachweis ist eine tabellarische Belegübersicht beizufügen, in der die Ausgaben nach Art und in zeitlicher Reihenfolge getrennt aufgelistet sind (Belegliste). Aus der Belegliste müssen Tag, Empfänger/Einzahler sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung ersichtlich sein. Weitere Hinweise finden Sie unter 6 ANBest-P. (AnBest-P vom )