BB-Reihe Office Management. April 2012 // Office Management. für Recht und Steuern. Deutscher Fachverlag GmbH

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1 BB-Reihe Office Management April 2012 // Office Management für Recht und Steuern Deutscher Fachverlag GmbH

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3 Editorial Inhaltsverzeichnis 04 Software im Betrieb: mittlerweile unverzichtbar Sehr geehrte Leserinnen und Leser! Nach der ersten Dekade des sogenannten digitalen Zeitalters erobert Software weiterhin mit der ihr eigenen Dynamik immer mehr Bereiche des privaten, beruflichen wie wirtschaftlichen Lebens. Auch Betriebsberater sowie ihre Pendants in Unternehmen müssen sich dabei unbedingt auf die von ihnen beruflich genutzte, häufig unverzichtbare Software verlassen können. Dabei wird diese Software faktisch fortwährend weiterentwickelt. In der vorliegenden ersten Ausgabe der Betriebs-Berater-Reihe Office Management für Recht und Steuern geben wir deswegen einen ersten Einblick in den gegenwärtigen Leistungsstand von Steuersoftware als Bestandteil von betriebswirtschaftlicher Software in Unternehmen sowie von Software für innerbetriebliche Rechtsabteilungen. Beide Softwarekategorien werden in ähnlicher oder modifizierter Form ebenso von externen Beratern genutzt. Ferner schildert ein Unternehmensjurist, weshalb er sich für die Implementierung von Rechtsabteilungssoftware entschieden hat. Wir stellen eine Spracherkennungssoftware vor, die speziell auf die Bedürfnisse von Juristen zugeschnitten wurde und im Grunde eine Bürokraft ersetzen soll, und wir haben den einschlägigen Software- Markt nach Neuheiten durchforstet, die wir Ihnen in knapper Form vorstellen. Überdies verstehen wir uns als Kommunikationsplattform für Nutzer und Anbieter solcher Software. Schreiben Sie uns, wenn Sie als Nutzer konkrete Erweiterungs- und Verbesserungsvorschläge haben. Umgekehrt fordern wir Anbieter auf, uns Informationen zu neuen Produkten respektive Produkterweiterungen und -verbesserungen zuzusenden, damit wir sie unseren Lesern präsentieren können. Wir freuen uns über Post. Mit freundlichen Grüßen Ihre 06 Transparenz und Effizienz 08 INTERVIEW: Software für mehr Überblick und besseren Service 10 News 14 Mehr als eine digitale Bürokraft IMPRESSUM Betriebs-Berater Reihe»Office Management«Verlag: Deutscher Fachverlag GmbH Mainzer Landstraße 251, Frankfurt am Main Fon: 069/ , Fax: 069/ Geschäftsführung: Peter Kley, Holger Knapp, Sönke Reimers, Angela Wisken Bereichsgeschäftsführer: Peter Esser, Markus Gotta Aufsichtsrat: Klaus Kottmeier, Andreas Lorch, Catrin Lorch, Peter Ruß REGISTERGERICHT: Amtsgericht Frankfurt am Main, HRB 8501 gesamtverlagsleiter Recht: RA/FAStR Oliver Holzinger GESAMTLEITUNG: Marion Gertzen Fon: 069/ RedaktionSLEITUNG: Hans Thurn-Frähmke (V.i.S.d.P.) REDAKTION: Pedro Crescenti Fon: 069/ Anzeigen: Iris Biesinger Fon: 069/ Gestaltung und Satz: Imke Hunstein Druck: Kuthal GmbH & Co. KG, Johann-Dahlem-Straße 54, Mainaschaff 2012 Deutscher Fachverlag GmbH, Frankfurt am Main Foto: Nuance/ABITZ.COM Foto: Gerd Altmann/pixelio.de BB-Reihe 04/2012 3

4 Mittlerweile unverzichtbar Was leistet steuerrelevante betriebswirtschaftliche Software heutzutage? Was spricht für ihren Einsatz? Ist sie erschwinglich? Geht es auch ohne? Das sind einige der Fragen, die Josef Hofstetter, Abteilungsleiter Systemberatung der Agenda Informationssystem GmbH & Co. KG, kürzlich der BB-Reihe beantwortete. Ziel des Gespräches war es unter anderem, den Entwicklungsstand solcher Software zu ermitteln. Im digitalen Zeitalter, das spätestens um die Millenniumswende begonnen haben soll, lässt sich komplexe Arbeit ohne die Unterstützung durch Software kaum noch, in einigen Bereichen schon nahezu gar nicht mehr effizient erledigen. Das trifft etwa auf betriebswirtschaftliche Software zu, ohne die beispielsweise die meisten Steuerberater, Buchhalter und Unternehmen ihre Arbeit gar nicht mehr bewältigen können. Solch eine Software, heißt es, gestalte diese Arbeit einfacher, angenehmer, zeitsparender und rentabler. Das kann sie vor allem deswegen, weil heute integrierte betriebswirtschaftliche Software zum Einsatz kommt. Integriert bedeutet, dass diese Software verschiedene Anwendungsprogramme zusammenfasst und somit in diesem Fall sämtliche Tätigkeitsbereiche der steuer- und wirtschaftsberatenden Berufe abdeckt. Die Leistungspalette dieser Software spiegelt hier exemplarisch die Agenda Software der Agenda Informationssystem GmbH & Co. KG wider, die vier, wiederum untergliederte Hauptbereiche aufweist: Steuerberatung hier auch mittels integrierter Agenda-Software 1. Rechnungswesen Zur Rechnungswesen-Software gehört Software für die Finanzbuchführung (sämtliche Buchungen), die Offene-Posten-Buchführung (Mahnwesen), die Kostenrechnung (betriebswirtschaftliche Analyse), das Kontoauszugs-Management (Verbuchen und Kontieren), das betriebliche Controlling (Planzahlenerfassung und -auswertung), den Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung), das digitale Belegbuchen (dazu später mehr), die Bilanzbericht-Erstellung und die Anlagen-Buchführung (Abschreibungen, Restwerteverzeichnis). 2. Personalwesen Die Personalwesen-Software inkludiert Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung (Abrechnung, Lohndaten, Meldewesen für ELSTER, dakota und DEÜV) sowie das Personalkosten- Controlling und ein Tool für Bescheinigungen und Sonderabrechnungsformen (Kurzarbeit, Altersteilzeit). 3. Steuerberechnung Zu den Softwarelösungen für die Steuerberechnung zählt Software für die Einkommenssteuer- Erklärungen, die Feststellungserklärungen (gesonderte und einheitliche Feststellung), die Umsatzsteuererklärungen, die Gewerbesteuererklärungen, Körperschaftssteuererklärungen und die elektronische Bescheidprüfung. 4. Office Management Die Office Management-Software schließlich bietet Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung, Qualitätsmanagement-Checklisten sowie eine zentrale Terminverwaltung. Komplettiert werden die vier Bereiche durch die Zentralfunktionen, welche die betriebswirtschaftliche Software letztendlich zu einem vollkommen integrierten System machen. Das bedeutet zum einen, dass alle integrierten Anwendungen auf eine einheitliche Datenbasis zugreifen und zum anderen, dass alle Komponenten in Hinsicht auf betriebswirtschaftliche Erfordernisse logisch miteinander verknüpft sind. Einheitliche Datenbasis Josef Hofstetter, Abteilungsleiter Systemberatung bei der Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG, erklärt die Funktionsweise von integrierter betriebswirtschaftlicher Software an einem Beispiel: Sind die entsprechenden Bewegungsdaten im Lohn erst einmal erfasst worden, 4 BB-Reihe 04/2012

5 so werden etwa die Mitarbeiterlöhne, die Sozialversicherungsbeiträge et cetera automatisch eingebucht (Finanzbuchführung), den jeweiligen Krankenkassen und Finanzämtern zugeordnet und an diese direkt versandt. Andererseits liefert mir das System durch Verknüpfung der Ausgaben und Einnahmen jederzeit und sofort eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (Ertragslage), die ich unter anderem benötige, um bei einer Bank einen Kredit zu beantragen. Noch vor 15 Jahren musste ein Unternehmen durchaus noch zwei, drei Tage warten, bis der Steuerberater die aktuellen Auswertungen zur Ertragslage zur Verfügung stellen konnte. Hier wird deutlich, dass betriebswirtschaftliche Software offenbar Zeit spart. Und da Zeit bekanntlich Geld ist, spart sie obendrein Kosten. Die Lohnabrechnung per Hand beispielsweise, bestätigt Hofstetter, würde sich heute überhaupt nicht mehr rechnen. Allgemein gilt: Je umfangreicher eine Buchhaltung ist, je mehr Buchungsposten sie hat, desto rentabler wird der Einsatz spezifischer Software. Integrierte, komplexe und überdies auf die Kundenbedürfnisse abgestimmte Software hat ihren Preis. Und über den sprechen die Anbieter nicht, da der Softwaremarkt hart umkämpft ist. Dass sich der Einsatz solcher zweifelsfrei zeit- und folglich kostensparender Software für Steuerkanzleien, selbstständige Buchhalter mit großem Mandantenstamm sowie große Konzerne lohnt, liegt nahe. Trifft das aber ebenso auf Kleinbetriebe zu? Ja, sagt Hofstetter. Wir und einige Mitbewerber bieten kleinen und mittleren Betrieben die komplette Software für weniger Geld an als den Steuerkanzleien. Allerdings ist die Software dann mandatsbeschränkt. Beschränken wir etwa auf maximal fünf Firmen, 15 Beschäftigte in Lohn und maximal fünf Millionen Euro Umsatz, dann liegen die Softwarekosten zwischen 100 und 500 Euro im Jahr. Zudem variieren die Kosten je nach Nutzungsmodell: Für Kleinbetriebe bleiben die Kosten überschaubar, wenn sie lediglich einen sogenannten Mandantenplatz besitzen. Sie greifen in diesem Fall von ihrem Arbeitsplatz auf das System des Steuerberaters zu, auf dessen Server die integrierte Software installiert wurde und der für seine Mandanten quasi eine Art Mini-Cloud unterhält. In der zweiten Variante hat der Mandant die Software auf seinem Server, wobei der Steuerberater eine Datensicherung an ihn weitergegeben hat. Im dritten Modell schließlich hat ein Unternehmen die komplette Software auf dem eigenen Server und dazu einen Steuerberater im Haus. Das jeweilige Kosten-Nutzen- Verhältnis resultiert aus dem individuellen Buchungsaufwand. Risiko Cloud Computing Das eben angesprochene Cloud Computing birgt indes auch Risiken, da es Viren und Trojanern weitere Einfallstore öffnet. Agenda Informationssysteme will diese Virtual-Private-Network- Lösung für seine Kunden deswegen noch im laufenden Jahr sicherer machen, indem es den Datenzugriff und -transfer zwischen Mandant und Steuerberater in der Mini Cloud -Variante zum Schutz der Steuerkanzlei über sein dann als Sicherheitsfilter fungierendes Rechenzentrum laufen lässt. Andere Anbieter setzen zum gleichen Zweck auf das Vorschalten von Blackboxes, also Hardware als Sicherheitsfilter. Erhöhte Sicherheit ist indes nicht das einzige, woran man in der Branche derzeit arbeitet. So wird ab dem Steuerjahr 2013 die E-Bilanz, also die elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses eingeführt. Die einschlägige Software muss dementsprechend programmiert werden. Ein anderes aktuelles Thema ist die Übermittlung von Daten auf mobile Endgeräte, beispielsweise der Transfer des Firmenkalenders oder sämtlicher Kontakte auf die Smartphones von ausgewählten Mitarbeitern. Wir, verrät Hofstetter, denken unter anderem über Auskunft- Apps nach, die Mandanten auf ihren mobilen Geräten Umsatzsteuervorauszahlungen, Lohnsteuerzahlungen, Lohnkosten, die aktuelle Ertragslage und dergleichen mehr anzeigen, wobei spezifische Darstellungsanpassungen nötig sind, weil das Display eines Smartphones keine echte Arbeitsumgebung bietet. Topthema Digitalisierung Ein großes Thema ist die Digitalisierung in der Buchführung beziehungsweise des allgemeinen Schriftverkehrs. So benötigt die betriebswirtschaftliche Software eine zentrale Datenbasis. Diese Daten müssen zunächst einmal manuell erfasst werden. Darauf aufbauend kam die Digitalisierung von Dokumenten hinzu. Das heißt, Dokumente werden gescannt und somit digitalisiert. Nachdem sie verschlagwortet und elektronisch abgelegt wurden, bietet sich die Möglichkeit der Vollindexsuche nach bestimmten Begriffen wie etwa Finanzamt. Als Suchergebnis würden dann alle Worddokumente, Fotoformate, PDFs oder Excel-Dateien, die mit diesem Schlagwort indiziert wurden, angezeigt. Das beschleunigt die Suche schon ungemein, aber jetzt geht man noch einen Schritt weiter: Dank Implementierung von OCR-Erkennung in die betriebswirtschaftliche Software können gescannte und somit digitalisierte Dokumente vom System selbstständig ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Beispiel: Eine digitalisierte Rechnung wird hinsichtlich der Kerninformationen, also Name, Datum, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Netto- und Steuerbetrag et cetera ausgelesen. Anschließend wird der Rechnungsbetrag unter dem dazugehörigen Namen automatisch verbucht. Die manuelle Buchung entfällt, der Buchungsvorgang muss lediglich kontrolliert werden. Möglich ist diese offensichtliche Arbeitsentlastung durch die bereits erwähnte OCR-Erkennungssoftware. Die, erklärt Hofstetter, gibt es schon länger, aber mittlerweile ist sie massentauglich geworden. Bei uns läuft sie schon und ab voraussichtlich Juli 2012 werden wir sie über unser Rechenzentrum unseren Kunden anbieten. // BB-Reihe 04/2012 5

6 Transparenz und Effizienz Seit 1995 entwickelt und vertreibt die AF Software GmbH Software für Rechtsanwälte. Von Vertriebsleiterin Carina Smolik-Fischer und Syndikus anwalt Matthias Fischer ließ sich die BB-Reihe erläutern, welchen Nutzen einschlägige Software, speziell WinRA-Evolution, eine Neuentwicklung des Familienunternehmens, für Rechtsabteilungen hat. Betriebswirtschaftliche Software hat sich in deutschen Unternehmen mittlerweile etabliert. Etwas anders sieht es bei der Software für Rechtsabteilungen aus, wie Matthias Fischer, Syndikusanwalt der AF Software GmbH, indirekt bestätigt: Während der Markt für Kanzleisoftware bereits einen hohen Sättigungsgrad erreicht hat, ist eine entsprechende Rechtsabteilungssoftware in deutschen Unternehmen noch nicht so weit verbreitet. Beide Produktlinien besitzen eine gemeinsame technische Basis, die allerdings aufgrund der unterschiedlichen juristischen Arbeit in Kanzleien und Rechtsabteilungen durch diverse Funktionen und Module den speziellen Anforderungen angepasst wird. So betreiben Kanzleianwälte beispielsweise zeitintensives Forderungsmanagement und gehen als Prozessanwälte vor Gericht, während Unternehmensjuristen eher beraten und Geschäftsprozesse juristisch begleiten. Bei beiden Zielgruppen allerdings gestaltet die Software die Arbeit effizienter. Die Rechtsabteilung ordnen Carina Smolik-Fischer, Vertriebsleiterin bei AF Software, erklärt, inwiefern einschlägige Software in Rechtsabteilungen die Arbeit strafft und vereinfacht: Solch eine Software ordnet die Rechtsabteilung. Normalerweise werden Daten in Outlook gespeichert, es werden Word-Dokumente und Excel-Sheets geschrieben, die irgendwo im Netzwerk abgelegt werden. Hinzu kommen juristische Quellen, Kommunikationsverzeichnisse oder diverse Auswertungen und nicht zuletzt Papierdokumente, die postalisch eintreffen. In solch einem Umfeld muss ein Anwalt drei, vier Datenquellen durchsuchen, bis er überhaupt seine benötigten Informationen zusammenhat. Die elektronische Akte, ein zentraler Bestandteil der Software für Rechtsabteilungen, steht hingegen als eine Art Datencontainer parat, in dem Potenzial der elektronischen Akte von WinRa-Evolution alle möglichen Daten aus verschiedenen Quellen zentral und für spezifische Suchvorgänge indiziert, gesammelt und thematisch gegliedert werden können. Die auf diesem Wege erzielte Übersichtlichkeit kann eine Papierakte nicht bieten, wobei die elektronische Akte obendrein für jeden Mitarbeiter jederzeit zugänglich ist, sofern er dazu autorisiert wurde. Eine entsprechende Software rationalisiert jedoch nicht nur Arbeitsabläufe und spart damit Zeit und Geld, sondern sie gestaltet obendrein das Kontakt-, Beteiligungs- und Wissensmanagement transparenter, wodurch sie die Rechtsabteilung jederzeit auskunftsfähig macht. Das heißt, spezifische Daten, deren manuelle Zusammenstellung Stunden in Anspruch nehmen würde, liefert das System innerhalb weniger Minuten. Flankierend regelt die Software die elektronische Kommunikation intern sowie die nach außen etwa zu Kanzleianwälten sowie das Terminmanagement. Syndikus Fischer und Vertriebsleiterin Smolik- Fischer verweisen noch auf weitere, aus ihrer Sicht positive Aspekte der Arbeit mit unterstützender Software: Zeiterfassung und Reporting- Tools ermöglichen etwa die Ermittlung von Zeitaufwänden für konkrete juristische Tätigkeiten und Projekte und somit einen Kostenvergleich mit externen Kanzleileistungen. Heutzutage, gibt Fischer zu bedenken, ist dergleichen schon wichtig, da Rechtsabteilungen ihre Arbeit gegenüber dem Controlling rechtfertigen müssen und Unternehmen durchaus interessiert sind, zu erfahren, welchen Beitrag die eigene Rechtsabteilung zum Wertschöpfungsprozess geleistet hat. Ideen für Erweiterungen Obwohl die aktuelle Software für Rechtsabteilungen bereits ziemlich komplex ist, haben Fischer sowie Smolik-Fischer eine Menge Ideen für Erweiterungen. Bei Rechtsabteilungen wollen wir beispielsweise mehr in die Spezialisierung, etwa auf Marken- und Patentverwaltung, Compliance-Management etc. gehen. Das Ziel ist, die gesamte Rechtsabteilung mit einer Software, denselben Tools und einer Datengrundlage arbeiten zu lassen. Den Medienbruch zwischen verschiedenen Datenbanken wollen wir vermeiden und mehrere elektronische Aktenarten anbieten. Ferner haben wir bereits erste Schritte hinsichtlich der Mobilität unternommen, da die wachsende Leistung und Verbreitung der Smartphones Auswirkungen auf uns haben werden. // 6 BB-Reihe 04/2012

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8 Interview Software für mehr Überblick und besseren Service Theorie und Praxis sind nicht immer deckungsgleich. Deswegen sprach die BB-Reihe mit Dr. Timo Prengel, Justiziar / Legal Counsel bei der Waldemar Link GmbH & Co. KG in Ham burg, in dessen Rechtsabteilung Ende 2010 eine Business Process Management Software eingeführt wurde. Dr. Timo Prengel, Justiziar / Legal Counsel bei der Waldemar Link GmbH & Co. KG in Hamburg Foto: berlin-pics/pixelio.de BB-Reihe: Wann haben Sie sich entschlossen, Business Process Management Software für die Rechtsberatungsbranche in Ihrem Unternehmen einzusetzen, und welche Gründe sprachen dafür? Dr. Prengel: Eingeführt haben wir diese Software Ende Das wichtigste Argument war, dass jeder Mitarbeiter seine eigene Ablagestruktur hat, was Dritten die gezielte Suche erschwert. Uns war es wichtig, ein transparentes System zu implementieren, das eine standardisierte Ablage, mehr Auswertungsmöglichkeiten und vor allem einen schnelleren Zugriff auf einzelne Vorgänge bietet. Im klassischen Windows-Ablagesystem funktioniert derlei ja nicht so gut. BB-Reihe: Sie scheinen besonderen Wert auf die Archiv-Funktion zu legen. Dr. Prengel: Das ist eigentlich das Wichtigste. Ferner lässt sich in dem System gut ablesen, mit wem wir welche Verträge abgeschlossen haben und welche Personen woran beteiligt sind. BB-Reihe: Verlief die Einführung der Management Software eigentlich unproblematisch? Dr. Prengel: Nun, es hat nicht dazu geführt, dass wir weniger Arbeit haben, da man alles scannen und abspeichern muss. Allerdings haben wir uns für ein System entschieden, dessen Benutzeroberfläche selbsterklärend ist und somit kaum Schulungen erforderlich macht. Das hat die Einführung und das Handling erleichtert. Deutlich weniger bedienerfreundlich ist im Vergleich dazu die Software, mit der wir unsere circa Patente aus rund 100 Patentfamilien verwalten. Wegen dieses Mankos haben wir das betreffende System auch nicht weiter ausgebaut. BB-Reihe: Kombinieren lassen sich diese beiden Systeme nicht? Dr. Prengel: Leider nicht! Patentverwaltungssoftware ist wegen der international unterschiedlichen Fristen, die teilweise automatisch angelegt werden, ziemlich komplex. Diese Software wird nur von wenigen spezialisierten Firmen angeboten, die meinem Eindruck nach keinen großen Wert auf Kompatibilität mit anderen Systemen legen. BB-Reihe: Gibt es neben der Patentverwaltung noch andere Funktionen, die Sie aus Ihrer Alltagsarbeit heraus gerne in Prozessmanagement-Software integriert sehen würden? Dr. Prengel: Für uns wäre toll, wenn man noch eine Schutzrechtsverwaltung, beispielsweise für Marken, Geschmacksmuster oder Patente, dabei hätte. Außerdem wäre ein Vertragsmanagement-Tool wünschenswert, welches mehr Eckdaten von Verträgen erfassen könnte, als es gegenwärtig der Fall ist. Bislang haben wir die Vertragspartner erfasst, und wir können Laufzeiten sowie Fristen anlegen. Bei Vertriebsverträgen etwa wäre es aber hilfreich, zudem Länder, Umsatzziele, Rabatte, Boni et cetera eintragen zu können. Dadurch ließen sich nämlich schnell und einfach konkrete Reports ziehen. BB-Reihe: Eigentlich sollte Software-Anbietern daran liegen, ihre Software den Kundenwünschen entsprechend weiterzuentwickeln. Haben Sie den Eindruck, dass Anbieter für Ihren Bedarf, Ihre Wünsche offene Ohren haben? Dr. Prengel: Grundsätzlich schon, wenngleich solche Weiterentwicklungen und Ergänzungen offensichtlich nicht von heute auf morgen zu realisieren sind. Die Anbieter setzen in diesem Bereich eben ihre eigenen Prioritäten. BB-Reihe: Software bestimmt in wachsendem Maße das Privat- und Berufsleben der Menschen. Ist man bei Ihrer Tätigkeit auf den Einsatz von Prozessmanagement-Software angewiesen oder ginge es auch noch ohne? Dr. Prengel: Natürlich würde es auch ohne eine solche Software gehen, allerdings zum Preis des langsameren Zugriffs. Wir führen teilweise ausschließlich digitale Akten, weswegen solch eine Software Sinn macht. Digitale Akten haben dagegen den Vorteil, dass man am Arbeitsplatz jederzeit und schnell darauf zugreifen und sie gegebenenfalls ebenso schnell versenden kann. Generell erleichtert Prozessmanagement-Software den Überblick und verbessert den Service. // Die Ära der Papierakte geht zu Ende. 8 BB-Reihe 04/2012

9 3 MONATE KOSTENLOS TESTEN: LADEMANN EStG context in Zusammenarbeit mit Das finden Sie NUR hier:. 7Updates im Jahr höchste Aktualisierungsrate aller ESt-Kommentare!!. EStG kompakt: Aktuelle Entwicklungen und Ausblicke auf Geplantes ingesetzgebung Rechtsprechung Verwaltung, systematisch in der Paragrafenfolge des EStG. Besprechung aktuellerverwaltungsanweisungen durchministerialrätin IngetrautMeurer, Referatsleiterin im BMF. Aufsätze der Fachzeitschrift»Betriebs-Berater«. Seminarhefte»Aktuelles Steuerrecht«: Tipps und Themen aus Fortbildungsveranstaltungen des Steuerberaterverbandes Niedersachsen Sachsen-Anhalt, an denen jährlich über Steuerberater und Wirtschaftsprüfer teilnehmen. Dynamischer Versionsvergleich von Vorschriftenfassungen. DER ONLINE-ARBEITSPLATZ ZUM EINKOMMENSTEUERRECHT Kontinuierlich fortgeführt mit 7 Updates jährlich Grundlizenz mit 3 Simultanzugängen monatlich 55,

10 News Neue Einstiegsversion für den Mittelstand Datev Rechenzentrum Im Januar 2012 präsentierte die Datev eg eine neue Einstiegsversion ihrer Softwarelösung für die kaufmännischen Aufgaben in kleinen und mittleren Unternehmen: DATEV Mittelstand compact pro vereint Funktionen des Auftragswesens sowie der digitalen Dokumentenablage und integriert die Cloud-Lösung DATEV Unternehmen online als gemeinsame internetbasierte Plattform für den Beleg- und Datenaustausch im Bereich der Finanz- und Lohnbuchführung mit dem Steuerberater. So bündelt das System die Vorteile einer Vor-Ort-Lösung (on premise) mit den Möglichkeiten des DATEV-Rechenzentrums (Cloud). Das Programm DATEV Mittelstand compact pro erweitert die Produktlinie Mittelstand pro um eine Version für Unternehmen, die zur Bearbeitung ihrer Aufträge professionelle Software einsetzen wollen, für die Buchführung aber auf die Dienstleistung ihres Steuerberaters zurückgreifen. Die Lösung unterstützt sowohl dabei, die Prozesse im Unternehmen deutlich effizienter zu gestalten, als auch das Zusammenspiel mit der Steuerberatungskanzlei zu erleichtern. Dreh- und Angelpunkt der Unternehmenssoftware ist der DATEV Arbeitsplatz pro. Alle Funktionen und Programmkomponenten werden von dort aus gestartet. Zudem bietet er einen schnellen Überblick und den direkten Zugriff auf alle kaufmännischen Prozesse im Unternehmen. // Foto: Datev eg Eine offene Plattform Mit Jurion hat die Wolters Kluwer Deutschland GmbH nach eigenen Angaben ein Werkzeug geschaffen, das die Recherche nach juristischen Fachinhalten nicht mehr losgelöst betrachtet, sondern als Bestandteil des gesamten juristischen Arbeitsprozesses. Konkret handelt es sich bei Jurion um eine offene Plattform, welche die Inhalte führender juristischer Verlage und Autoren berücksichtigt. Man ist also nicht an einen einzelnen Verlag gebunden. Nutzer können sich wie in einer elektronischen Buchhandlung Ihre Inhalte individuell zusammenstellen, indem sie einzelne Werke, sogenannte jbooks, Fachmodule oder Verlagsmodule erwerben. Dabei können der Kauf und die Nutzung von Inhalten zu jeder Zeit direkt online erfolgen. Als umfangreiche Inhalte-Basis stehen alle bundes- und europarechtlichen Vorschriften und Entscheidungen gratis zur freien Recherche zur Verfügung. Daneben fungiert Jurion vor allem auch als Wissensnetzwerk zum Austausch juristischer Inhalte. // Praxiswissen Lizenzen! Inhalt Verträge über die Einräumung von Benutzungs-, Herstellungs- und Vertriebsrechten an einem Patent, Softwareurheberrecht, Gebrauchsmuster, Geschmacksmuster, einer Marke Auslandslizenzen Schwerpunkt: Kartellrecht Checklisten zur Erleichterung der Vertragsgestaltung Neuauflage mit neuen GVO-Forschungs- und Entwicklungsvereinbarungen der EU-Kommission und den entsprechenden Leitlinien im Anhang Meine Bestellung Ja, bitte senden Sie mir/uns Expl. Der Lizenzvertrag 10., aktualisierte und erweiterte Auflage 2011, BB-Handbuch, XXVII, 1021 Seiten, Geb., ISBN , E 159,- Name Firma Kanzlei Straße Postfach PLZ Ort Autor Dr. Michael Groß ist Rechtsanwalt im Münchner Büro von Bird & Bird und Experte in den Bereichen Lizenzverträge, Forschungs- und Entwicklungsverträge, Europäisches und Deutsches Kartellrecht. Ferner ist er Leiter der Lizenzabteilung der Fraunhofer-Gesellschaft, München. Datum Unterschrift Deutscher Fachverlag GmbH Fachmedien Recht Mainzer Landstr Frankfurt am Main Tel 069/ Fax 069/ buchverlag@ruw.de (BR) 10 Groß_Lizenzvertrag_4c_184x123_NL_neu BB-Reihe 04/ :34

11 News Bilanzen verelstern F ür Mitte 2012 kündigt die Küppers Software GmbH ein Programm an, das Bilanzdaten in einem Bildschirmformular abfragt und per Elster an die Finanzverwaltung sendet. Grund ist die Einführung der E-Bilanz ab dem Geschäftsjahr Der Gesetzgeber, so Küppers Software, vertraut vollends den Herstellern und Programmierern der FiBu-Programme und übersieht, dass es neben den Branchenriesen auch kleinere Anbieter gibt, für die die Umsetzung der komplexen E-Bilanz-Schnittstelle nicht möglich oder mit zu hohen Aufwendungen verbunden ist. Wessen Finanzbuchhaltung die Daten nicht direkt an Elster übergeben kann und weiterhin nur eine gedruckte Version auswirft, könnte der Verpflichtung zur elektronischen Abgabe somit nur durch einen Wechsel des FiBu-Programms nachkommen. Diese Lücke soll das mandantenfähige Programm FormularDepot schließen, das bisher schon Steuererklärungen und -anmeldungen versendet. Ein optionaler Datenimport ist geplant. // Cloud-Lösung für Steuerberater und Mittelstand Zur diesjährigen CeBIT 2012 hat ADDISON Software das seit Ende letzten Jahres verfügbare ADDISON Online-Portal für die Anwender der Produktlinie AKTE freigegeben. Die Cloud-Lösung für Steuerberater und mittelständische Unternehmen basiert auf moderner Data- Center-Technologie und erfüllt hohe Sicherheitsanforderungen. An Stelle der bisher komplizierten Kommunikation zwischen Steuerberatern und ihren Mandanten über verschlüsselte s und herkömmliche Me dien ermöglicht die Cloud-Plattform einen schnel len, einfachen und sicheren Informations austausch. Steuer berater können ihre Man danten direkt in die Kanzleiprozesse einbinden; Belege können vom Mandanten hochgeladen und in der Kanzlei weiterbearbeitet werden. Auf Auswertungen kann der Mandant jederzeit zugreifen. Weiterhin dient das Portal als Datendrehscheibe und Clearing-Center für Meldungen an Institutionen wie So zial versicherung und Krankenkassen. // Foto: Gerd Altmann/ pixelio.de Vertragsklauseln und Gebührensätze! In Neuauflage! Inhalt Lizenzen im Steuerrecht auf nationaler und internationaler Ebene Lizenzgebühren hinsichtlich gewerblicher Schutzrechte, Marken, Know-how, Urheberrechte Berechnungsmodelle, Erfahrungswerte, Vertragsklauseln (Beispiele Deutschland, USA, Japan) Überblick über die Bilanzierung von Lizenzen Neuauflage: Berücksichtigung von BilMoG, Jahressteuergesetze 2009 und 2010, WachstumsbeschleunigungsG, HaushaltsbegleitG, Neubearbeitung des Kapitels zu den Verrechnungspreisen Autoren Dr. Michael Groß ist Rechtsanwalt im Münchener Büro von Bird & Bird und Leiter der Lizenzabteilung der Fraunhofer-Gesellschaft, München. RA WP STB Oswald Rohrer ist in eigener Praxis tätig. Er war langjähriger Leiter einer Steuerabteilung und Partner einer großen, international tätigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in München. Meine Bestellung Ja, bitte senden Sie mir/uns Expl. Lizenzgebühren 3., überarbeitete Auflage 2012, BB-Handbuch, XXVI, 695 Seiten, Geb., ISBN , 159,-- Name Firma Kanzlei Straße Postfach PLZ Ort Datum Unterschrift Deutscher Fachverlag GmbH Fachmedien Recht Mainzer Landstr Frankfurt am Main Tel 069/ Fax 069/ buchverlag@ruw.de (BR) Groß_rohrer_Lizenzgebühren_4c_empf_184x123_NL_neu 1 BB-Reihe /201217:33 11

12 News Pflichterfüllung gemäß 5b EStG Kürzlich hat die Eschborner fwsb GmbH ihre neue Softwarelösung EBilanz Online freigegeben. EBilanz Online ermöglicht es den Nutzern, zur Erfüllung ihrer Verpflichtungen gemäß 5b EStG den Inhalt der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung beziehungsweise eine den steuerlichen Vorschriften entsprechende Steuerbilanz nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung an die Finanzverwaltung zu übermitteln. EBilanz Online ist eine webbasierte Anwendung. Diese arbeitet automatisiert aufgrund einer entsprechenden Program mierung. Ein Zugriff oder eine sonstige Beeinflussung des Programmablaufs durch natürliche Personen erfolgt laut fwsb nicht. Nach der Einrichtung eines Nutzerzugangs (Registrierung) können die Nutzer die Daten entweder manuell eingeben oder über vordefinierte Schnittstellen, beispielsweise Excel- Dateien, in eine Online- Datenbank hochladen. EBilanz Online generiert daraufhin aus den Daten einen Datensatz in dem von der Finanzverwaltung vorgegebenen XBRL-Format. Dabei werden die Daten anhand der Vorgaben der Finanzverwaltung validiert und auf ihre Plausibilität vorgeprüft. Eine Prüfung des erzeugten Datensatzes auf seine sachliche Richtigkeit durch den Anbieter erfolgt nicht. // Für den risikoorientierten Prüfungsansatz Im Januar 2012 hat die Nürnberger methodica consulting GmbH eine neue Softwarelösung auf den Markt gebracht: methodica audit sampling integriert die Stichprobenplanung und Stichprobenauswertung in den risikoorientierten Prüfungsansatz entsprechend der Anforderungen der IDW EPS 261 und ISA 530. Wie methodica consulting erläutert, können bei der Abschlussprüfung mehrere Probleme auftreten beispielsweise durch große inhomogene Datenmengen sowie die Auswirkungen des prüffeldspezifischen Entdeckungsrisikos oder bei der Stichprobenanalyse. Die neue Softwarelösung soll diese Probleme für den Abschlussprüfer lösen, indem sie eine repräsentative Stichprobenauswahl trifft und den wahren Wert, den der Abschlussprüfer in der Prüfung ermittelt hat, mit den Werten der Gesellschaft vergleicht und feststellt, ob das Konfidenzintervall für die wahren Werte innerhalb des vom Wirtschaftsprüfer vorgegebenen Wesentlichkeitsintervalls liegt. Den Nutzen der Softwarelösung für den Abschlussprüfer sieht methodica vor allem in der Integration in den Prüfungsprozess, der Unabhängigkeit von den unterschiedlichen Buchhaltungssystemen, der hohen Prüfungsqualität durch professionelle Datenanalyse, der Einhaltung beruflicher Anforderungen sowie der Dokumentation der Prüfungshandlungen. // AnNoText macht mobil Wo auch immer Juristen aus Kanzleien oder Unternehmen arbeiten: Laut der Wolters Kluwer Deutschland GmbH unterstützt deren neue integrierte AnNoText-Software juristische Arbeitsabläufe auch in der mobilen Arbeitswelt mit passenden Lösungen. Von der Mobilen Akte, die elektronische Akten aus AnNo- Text auf dem Notebook oder ipad verfügbar macht, über Berechnungshilfen für ipad und iphone sowie den Zugriff auf Rechtsinformationen aus Jurion bis hin zur praktischen Synchronisation von Terminen, Aufgaben, Kontakten und Notizen mit mobilen Endgeräten per Microsoft Exchange Server sollen die Nutzer alle wichtigen Infor mationen stets dabei haben. In der Praxis können zu diesem Zweck über die Applikation AnNoText für ipad Akten und Dokumente aus dem AnNoText-System als Mobile Akte verschlüsselt auf das ipad übertragen und lesbar gemacht werden. Zusätzlich bietet die App den direkten Zugriff auf die Basis-Rechtsinformationen der Jurion Online-Datenbank sowie auf die Inhalte des Rechtsanwaltsportals anwalt24.de. Die Appli kation jur App mit nützlichen Berechnungshilfen und einem Tool zum Erfassen mo biler Arbeitszeiten ist ein weiterer Bestandteil der AnNoText ipad App. Die jur App kann auch mit dem iphone genutzt werden. // ADDISON Controlling mit neuer Planbilanz Als Spezialist für das kaufmännische Rechnungswesen (Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Lohn) verfügt ADDISON unter anderem über eine voll integrierte Controlling-Lösung. Dieses Controlling liefert laut ADDISON aussagekräftige Informationen, die schnell und einfach per Mausklick bereitstehen. Damit sollen Entscheider in die Lage versetzt werden, Veränderungen frühzeitig zu bemerken und in kritischen Situationen die richtigen Schlüsse zu ziehen. Eine neue Funktion, die im Laufe des Jahres bereitgestellt wird, ist die Planbilanz, die eine detaillierte Vorausschau auf künftige Bilanzen und GuVs mit Planungsvarianten und Vergleichsmöglichkeiten erlaubt. // 12 BB-Reihe 04/2012

13 Aktuell Stellenangebote* Hier sind sie alle drin! Deutschlands größte Jobbörse im Bereich Recht, Wirtschaft und Steuern powered by: Buchhalter Fachanwalt Controller Jurist Professor/Dozent Wirtschaftsprüfer Steuerfachwirt RENO-Gehilfe Aushilfe Referendar Kanzleimanager Rechtsanwalt (m/w) Partner Inhouse Unternehmensjurist Steuerberater Syndikus *am

14 Mehr als eine digitale Bürokraft Digitale Sprachtechnologien befinden sich in einem rasanten Wandlungsprozess und werden in immer mehr Branchen und Arbeitsbereichen eingesetzt, sagt Frau Dieu Hao Abitz, Geschäftsführerin des Berliner Unternehmens ABITZ.COM GmbH. Was die Software kann, lesen Sie im Folgenden. Sehr populär wurde Spracherkennung- und -steuerung in jüngster Zeit durch die Apple-Software Siri für das iphone 4S, doch Spracherkennungs- und -steuerungssoftware gibt es für den professionellen Einsatz schon weitaus länger. Dragon NaturallySpeaking beispielsweise ging in seiner 1.0-Version bereits im Juni 1997 an den Start. Aktuell ist die Version 11.5 auf dem Markt. Erschwinglich ist diese Software zwar auch für Privatpersonen, doch seine Version Professional zielt eher auf Geschäftsleute ab und die Variante Dragon NaturallySpeaking Legal explizit auf Juristen in Behörden, Kanzleien und Unternehmen. Letztere können nach Installation der Software allein mittels Sprache Dokumente und Schriftsätze erstellen, s verfassen, versenden und verwalten sowie den PC respektive Anwendungen steuern. Dies, verspricht der Hersteller Nuance, funktioniere dreimal schneller als selbst zu tippen und das mittlerweile mit einer Treffergenauigkeit von bis zu 99 Prozent. Dragon Legal wurde eigens für Juristen optimiert. So verwende es, heißt es, ein spezielles Sprachmodul, das anhand von Millionen von Wörtern aus juristischen Dokumenten trainiert wurde. Eigene Vokabularlisten lassen sich wahlweise hinzufügen. Zu den weiteren Leistungsmerkmalen der Software zählen unter anderem automatische Formatierung von Zitaten und Quellenangaben, Diktieren auch in englischer Sprache, Korrekturmöglichkeit durch Dritte, erhöhte Schnelligkeit, ein digitales Diktiergerät zum Diktieren außerhalb des Büros und späteren automatischen Transkribieren beim Anschließen an den PC sowie eine automatische Hardwareerkennung mit passender Konfigurierung. Zudem arbeitet Dragon Legal mit branchenspezifischen Programmen zusammen. Foto: Nuance/ABITZ.COM Auch in Englischer Sprache Ein Verband, der sich für diese Software sowie das speziell dafür entwickelte Diktatverwaltungssystem dns.comfort.net entschieden hat, ist der vem.die arbeitgeber M+E, Industrie- und Dienstleistungsverband Rheinland-Rheinhessen e.v. in Koblenz. Der Arbeitgeberverband hat damit sämtliche verbandsinternen Arbeitsabläufe zwischen Referenten und Assistentinnen optimiert. Die notwendigen Installationen und Schulungen hatte der Berliner Dienstleister ABITZ.COM GmbH ausgeführt. Wir haben die ABITZ.COM GmbH mit der Umsetzung dieses Projekts beauftragt, erklärt Thorsten Bröcker, Hauptgeschäftsführer des vem.die arbeitgeber, weil das Unternehmen eine kombinierte Technologie-Lösung anbietet, die am besten und passgenauesten den komplexen Anforderungen unseres Verbandes gerecht wird. Spracherkennung und Diktatverwaltung sind exakt aufeinander abgestimmt und bieten eine klare, einfach bedienbare Arbeitsoberfläche. Und dank der gemeinsamen Vokabularverwaltung ergänzt jeder Referent nicht nur sein eigenes Vokabular, sondern auch das seiner Kollegen eine effiziente Teamlösung für unseren Verband. Gemeinsames Vokabular Die Anwender können an ihrem Arbeitsplatz mit Dragon Legal direkt in verbandsinterne Dokumenten-Vorlagen, wahlweise auch in spezielle Diktierfenster diktieren und die Diktate an die entsprechenden Assistenzbereiche zur Korrektur weiterleiten. Diese senden die korrigierte Fassung wiederum an den entsprechenden Autor zurück oder schließen sie ab und versenden sie anschließend an einen Adressaten außerhalb des Verbands. Dank dns.comfort.net können die Referenten und Assistentinnen untereinander beliebig viele Diktate austauschen, diese mit Kommentaren oder Prioritätsstufen versehen, wobei sie, heißt es, ständig den Überblick über den aktuellen Arbeitsstand jedes Dokuments behielten. Da die Anwender im vem.die arbeitgeber mit teilweise identischer Fachterminologie arbeiten, sollten neu erlernte Fachbegriffe, Abkürzungen etc. eines Mitarbeiters auch in den Sprachprofilen aller anderen Kollegen abgespeichert werden können. Deshalb richtete ABITZ.COM eine zentrale Vokabularverwaltung für Dragon Legal ein. Alle Benutzer erweitern somit den gemeinsamen Vokabularpool und optimieren quasi Tag für Tag die Erkennungsgenauigkeit aller Sprachprofile. Parallel dazu hat sich der Verband von ABITZ. COM individuelle Kundenvokabulare erstellen lassen. Mit speziellen Analyseprogrammen haben die Linguisten des Berliner Unternehmens zu diesem Zweck verbandsrelevante Dokumente ausgewertet. Auf dieser Basis wurden dann Fachvokabulare mit Tausenden zusätzlichen Begriffen erstellt und vor Ort in alle Sprachprofile eingebunden. Dieser Wortschatz entspricht damit den linguistischen Anforderungen des Verbandes. // 14 BB-Reihe 04/2012

15 Internetrecht Dieses Werk ist ein Muss Aktuell: Mit bis zu 4 Nachlieferungen im Jahr immer auf dem neuesten Stand! Und das seit über 10 Jahren. Praxisnah: Anerkannte Praktiker beantworten alle juristischen Fragen des Internets: Aus der Praxis - für die Praxis. Kompakt: Alle relevanten Rechtsgebiete in einem Werk: UrheberR, WettbewerbsR, KartellR, Datenschutz, SteuerR, ArbeitsR, MedienR, TelekommunikationsR, Verbraucherschutz, StrafR. Antworten: Auf alle Fragen rund um Spam, E-Commerce, Domains, Internetauktionen, AGBs, Meta-Tags, Suchmaschinen, Beweisrecht, Onlinewerbung, Frames etc. Herausgeber Prof. Dr. Mathias Schwarz ist Rechtsanwalt und Wirtschaftsprüfer mit den Schwerpunkten Medienrecht und Gesellschaftsrecht. Außerdem ist er Honorarprofessor an der Hochschule für Fernsehen und Film in München. Dr. Andreas Peschel-Mehner ist als Rechtsanwalt in München insbesondere mit dem Urheber-, Wettbewerbs- und Presserecht befasst. Recht 2.0 Sicher durch das Internet! Bestellen Sie bei Ihrer Buchhandlung oder direkt beim Verlag Meine Bestellung Ja, bitte senden Sie mir/uns Recht im Internet ca Seiten, ISBN: Expl. Grundwerk bei Bezug der Ergänzungslieferungen für mindestens 2 Jahre E 159,- Expl. Grundwerk ohne Ergänzungslieferungen E 299,- Zielgruppen Rechtsanwälte und Justitiare, Sämtliche Unternehmen mit geschäftlicher Tätigkeit im Internet, EDV- und IT- Unternehmen, Medienhäuser und Rundfunkbetreiber, Gerichte, Hochschulen, Verbände Name Firma Kanzlei Straße Postfach PLZ Ort Datum Unterschrift (BR) Deutscher Fachverlag GmbH Fachmedien Recht Mainzer Landstr Frankfurt am Main Tel 069/ Fax 069/ buchverlag@ruw.de

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