Teil 2: Spezial Auslandsmessen. Erfolgreiche Messebeteiligung

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1 Teil 2: Spezial Auslandsmessen Erfolgreiche Messebeeiligung

2 Erfolgreiche Messebeeiligung Teil 2: Spezial Auslandsmessen

3 Herausgeber: AUMA Aussellungs- und Messe-Ausschuss der Deuschen Wirschaf e.v. Liensraße Berlin Fon (030) Fax (030) Tex der 1. Auflage: Georg Gepper Redakion: Dipl.-Volkswir Gerd Beermann Tielfoo: Messe München GmbH elecronica & ProducronicaChina 2003 Layou: CCL, Berlin Ausführung: Leonardo Markeing Ld., Köln 11. überarbeiee Auflage, Dezember 2009

4 Inhal Einleiung 7 I. Die Teilnahme an einer Auslandsmesse planen und organisieren 1. Einsieg: Mehr Wissen über Mark und Messe 9 2. Planung Vorbereiung In lezer Minue Am Messeplaz Während der Messe Nacharbei und Erfolgskonrolle 35 II. Sichwore (Glossar) Bewachung und Sicherhei 39 Budge 39 Erfolgskonrolle 40 Fachbesucher 41 GTQ-German Trade Fair Qualiy Abroad 41 Kaalog 42 Kommunikaion 43 Kosen/Nuzen-Analyse 43 Kulur 45 Länderinformaionen 48 Maße 48 MesseNuzenCheck 49 Öffenlichkeisarbei/Werbung 50 Plagiae 54 Produkauswahl 55 Prospeke 55 Spediion 56 Sprache 57 Sandbeschrifung 57 Sandgesalung 58 Sandpersonal 61 Srukures 62 Veransaler 63 Verhandeln 65 Visualisierung 66 Werbegeschenke 66 Zoll 67

5 III. Die Auslandsmesseprogramme des Bundes und der Bundesländer 1. Die Programme der Bundesminiserien für Wirschaf und Technologie (BMWi) und für Ernährung, Landwirschaf und Verbaucherschuz (BMELV) 68 - Informaionssand 69 - Firmengemeinschafsaussellung 70 - Informaionszenrum 72 - Sonderschau 72 - Sonderveransalungen der deuschen Wirschaf Die Messeförderung der Bundesländer 73 IV. Der AUMA und die deuschen Beeiligungen an Auslandsmessen 75 Anhang 1 Anschrifen Anhang 2 Checklise

6 Erfolgreiche Messebeeiligung: Ausland Einleiung Dieser Rageber soll in erser Linie kleinere und milere Unernehmen ansprechen, die den Sprung in neue Auslandsmärke wagen und hierfür auf Messen im Ausland aussellen wollen. Ihrer individuellen organisaorischen Vorbereiung soll die vorliegende Broschüre dienen. Diese Unernehmen greifen in aller Regel auf ihre Erfahrungen zurück, die sie auf Messen in Deuschland gemach haben. Zur Vorbereiung einer ersmaligen Beeiligung als Ausseller an einer Messe empfehlen wir unsere Broschüre Erfolgreiche Messebeeiligung Teil 1: Grundlagen. Beeiligungen an inernaionalen deuschen Messen sind im Markeingmix der meisen deuschen Unernehmen unverzichbar. Für expororieniere Unernehmen sell sich darüber hinaus die Frage: Sind Messebeeiligungen auf Auslandsmessen roz der hohen Inernaionaliä der Messebesucher auf deuschen Messen überhaup noch nowendig? Die Anwor wird in den meisen Fällen Ja lauen. Messebeeiligungen an deuschen und Messebeeiligungen an Auslandsmessen sehen in der Regel in einem komplemenären Verhälnis. Denn Beeiligungen an Auslandsmessen bieen Aussellern zusäzliche Möglichkeien. Die wichigsen Aspeke sind: r Größeres Fachbesucherpoenzial: Es wird ein größeres und weier gefächeres Fachpublikum des jeweils anvisieren Landes/der Region erreich. r Neben Einkäufern auch Techniker, die die Einkäufer beraen r Anwender, Sudenen r Miarbeier aus Unernehmen, die Messen in Europa nich besuchen. r Direke Ansprache des Fachpublikums: Die eigene Präsenaion kann speziell auf das Zielland/die Zielregion ausgeriche werden r Exponaauswahl r Sprache r Sandgesalung r Direc Mailing/geziele Besuchereinladung im Vorfeld der Messe r Verrauensbildung: Die Messepräsenz im Zielland/in der Zielregion schaff Verrauen (persönliches und finanzielles Engagemen) r Weiere Aspeke r Markbeobachung des Ziellandes, der Zielregion r Imagewerbung im Zielland, in der Zielregion 7

7 Einleiung In der Online-Daenbank des AUMA werden jährlich Informaionen zu mehr als Veransalungen in aller Wel gespeicher. Diese Messen und Aussellungen sellen eine geziele Auswahl aus dem welweien Angebo dar, das für die deusche expororieniere Wirschaf von Bedeuung is. Diese sorgfälige Messeauswahl wird insbesondere von der mielsändischen deuschen Wirschaf angenommen. Dies belegen die monalich bis zu Seienaufrufe der AUMA Homepage. An rund 250 dieser Messen werden jährlich durch die Bundesminiserien für Wirschaf und Technologie (BMWi) sowie für Ernährung, Landwirschaf und Verbraucherschuz (BMELV) Beeiligungen deuscher Unernehmen unersüz. Auch die Bundesländer sellen Fördermiel meis für mielsändische Unernehmen zur Verfügung. Ausführungen hierzu finden Sie im 3. Teil. Die Ablaufplanung einer Messebeeiligung mi Praxis-Tipps bilde den 1. Teil. Im 2. Teil werden wichige Sichwore und Fachbegriffe in einem Glossar erläuer. Hinweise auf diesen Abschni sind im Tex mi gekennzeichne. Die im Tex erwähnen Organisaionen sind im Anhang aufgeführ. 8

8 Erfolgreiche Messebeeiligung: Ausland I. Die Teilnahme an einer Auslandsmesse planen und organisieren 1. Einsieg: Mehr Wissen über Mark und Messe 12 bis 9 Monae vor Messebeginn Exporfähigkei der eigenen Produke prüfen Eine Firma is sei Jahren erfolgreicher Herseller von Spezialproduken. In Europa bereis gu im Mark, sreb das Unernehmen in Zukunf eine regionale Expansion an. Der Geschäfsführer des Unernehmens weiß, dass die eigenen Produke aufgrund ihrer Qualiä gern von der Branche genommen werden. Er ha erfahren, dass diese Branche in Asien zweisellige Wachsumsraen zu erwaren häe. Als Zulieferer is ihm bekann, wie wichig Messekonake sind. Ineressenen kann er am besen im persönlichen Gespräch von den Qualiäen seiner nich ganz billigen, aber echnisch führenden Produke überzeugen. Auch sein Exporleier glaub, dass die eigenen Produke sich für die Markeinführung in Asien eignen. So schläg er dem Geschäfsführer die Teilnahme an einer Auslandsmesse vor. Sicherlich is ein echnisch ausgereifes, ein besonders modisches oder ein Produk für Nischen eine gue Basis für einen Erfolg auf Auslandsmärken. Sandardarikel für eine breie Käuferschich, auch echnisch einfache und leich reproduzierbare Produke dürfen es allgemein schwerer haben, einen enfernen Auslandsmark zu erobern. Sind jedoch die Voraussezungen durch das Produk gegeben und erschein ein besimmer Auslandsmark ineressan, biee sich die Teilnahme an einer Auslandsmesse als erser Schri in einen neuen Mark an. Die Teilnahme eines Unernehmens an einer Auslandsmesse is wie jede andere Invesiion sorgfälig vorzubereien. Dies gil in einem ganz besonderen Maß für eine ersmalige Beeiligung. Auf eigene Erfahrungen kann noch nich zurückgegriffen werden. Mi den landesspezifischen Usancen is man noch nich verrau und die Zusammenarbei mi Messediensleisern (z.b. den Sandbauern) is noch nich erprob. Um das Risiko kalkulierbar zu halen, sind frühzeiige Informaion und Planung erforderlich. 9

9 Einsieg: Mehr Wissen über Mark und Messe Informaionen sammeln Eine noch offene Vorenscheidung is geroffen: Ein besimmer Auslandsmark schein ineressan. Auch wenn das Erschließen neuer Märke im Unernehmen Chefsache wäre, so sollen bereis in der Phase der Vorprüfung Miarbeier aus dem Expor mi konkreen Aufgaben eingeschale werden: Daen über eine Wirschafsregion sammeln und aufbereien ( Länderinformaion). Fäll diese generelle Prüfung erfolgversprechend aus, seh als nächse Frage an: Welches is eine geeignee Messe? Hier solle man sich nich zu schnell auf ein besimmes Land der Zielregion feslegen. Eine breier angelege Sich hilf, die ganze Region im Blick zu behalen und Mobiliä und Konzenraion von Kaufkraf und indusrieller Produkion zu berücksichigen. Messedaen werden im Inerne uner in der AUMA- Messedaenbank veröffenlich. Angaben zu weieren Messen sehen beim AUMA auf Anfrage zur Verfügung. Es werden Informaionen geliefer zu: Veransalern, Terminen, Or, Warenangebo, Ausseller- und Besuchersrukur, deusche Ausseller, Kosen für Sandmiee und Ferigsand, Anmeldeschluss, Öffnungszeien. Die Suche uner Branchengesichspunken solle ebenfalls brei angeleg sein und zunächs nach generellen Begriffen vorgehen. Diese erse Vorprüfung müsse Klarhei über einige Grundfragen schaffen: r Ha die Messe einen deulichen Fachbezug? (Das in der AUMA Daenbank aufgeführe Warenangebo biee eine Orienierung.) r Woher kommen die Besucher? r In welcher Größenordnung sind inernaionale Ausseller verreen? Kommen mehrere Messen einer Region in die nähere Auswahl, lassen sich weiere Informaionen beschaffen, z.b. durch den Kaalog. In vielen Fällen sell der Veransaler eine Aussellerlise auf seiner Websie zur Verfügung. Kammern und Verbände können of über ihre inernaionalen Beziehungen Hinweise beschaffen. Falls nich, solle man den Veransaler um Zusendung des lezen Kaaloges und der Kondiionen für Ausseller bien, sofern er diese nich im Inerne bereisell. 10

10 Erfolgreiche Messebeeiligung: Ausland Abb. 1 Suchmaske Welwei Die Suchmaske der AUMA MesseDaenbank. Uner Welwei kann in der vollsändigen AUMA-Messedaenbank (rund Veransalungen) recherchier werden. Uner Auslandsprogramm des Bundes wird die Recherche auf die Messen beschränk, auf denen deusche Ausseller vom Bund unersüz werden ( III). Die Suche kann je nach Bedarf zeilich (Jahr, Mona), regional (Koninen, Land, Sad) und nach Branchen eingeschränk werden, z.b. Mai, 2010, Asien, Bauwirschaf. 11

11 Einsieg: Mehr Wissen über Mark und Messe Abb. 2 Ergebnislise Die Ergebnislise Nach Besäigung der Suchanfrage wird das Ergebnis in einer Lise angezeig. Deails zu jeder einzelnen Messe lassen sich durch einen Klick auf den Messeiel anzeigen. 12

12 Erfolgreiche Messebeeiligung: Ausland Ar und Schnelligkei der Erledigung solcher Anfragen sowie die Akualiä seiner Websie sind bereis ein guer Hinweis auf die Effizienz und Service-Orienierung des Veransalers. Auch bei geringen Ansprüchen an die Qualiä eines Kaalogs müsse er Auskunf über einige wichige Enscheidungskrierien geben, z.b. r Herkunf und Warenangebo der Produzenen, r Differenzierungsgrad der beeiligen Branchen, r Handelshäuser und Großhändler als Ausseller, r ausländische Ausseller (Vorsich: Waren sie asächlich präsen oder nur über ihren lokalen Imporeur verreen? Eine Nachfrage bei einem aufgeführen deuschen Ausseller kann schnell Klarhei verschaffen). Weiere geprüfe Daen europäischer Messen sind in der Messedaenbank des AUMA uner erhällich. Die Wirschafsförderungsgesellschaf der Bundesrepublik Deuschland gai Germany Trade & Inves Gesellschaf für Außenwirschaf und Sandormarkeing mbh und ixpos Das Außenwirschafsporal bieen im Inerne uner bzw. zahlreiche Wirschafsinformaionen zu Branchen, Regionen und auch Messen. Die Wirschafskraf der Region, die Anziehungskraf einer Messe sind geprüf. Eine weiere Vorfrage solle die Siuaion der Branche bereffen. Ha der Fachverband Unerlagen? Gib es bei der gai eine Markanalyse über die bereffende Branche in dem jeweiligen Land oder der Region? Welche Aussagen machen die Länderberiche des Auswärigen Ames? Auch bei dieser fachlich orienieren Prüfung heiß es, die verrauen eigenen Verhälnisse nich absolu zu sezen. Ein Produk läss sich manchmal uner verschiedense Oberbegriffe zuordnen. (Do-i-yourself-Produke werden z.b. in Südamerika of uner Handwerksbedarf genann.) Fanasie is gefrag. Nach diesen länder-, produk- und messeorienieren Informaionen solle die Suche nach Unersüzungsmöglichkeien (ausführlich in Teil 3) sehen. Besonders das Bundeswirschafsminiserium, aus dessen Haushalsmieln im Rahmen des Auslandsmesseprogramms jährlich mehr als 200 Messeeilnahmen unersüz werden, biee eine breie Palee ineressaner Möglichkeien. Außerdem unersüz das BMWi im Rahmen der Exporiniiaive Erneuerbare Energien/Energie-Effizienz die 13

13 Einsieg: Mehr Wissen über Mark und Messe Teilnahme deuscher Unernehmen an mehr als 20 weieren Fachmessen im Ausland. Daneben werden die Programme ergänz durch die Förderprogramme der Bundesländer. Die Auslandsmesseprogramme des Bundes und der Länder werden vom AUMA veröffenlich. Is die vom Ineressenen favorisiere Messe nich aufgenommen, lohn ein Blick über die Grenze : Wenn nich der Bund oder das eigene Bundesland unersüzen, is die gewünsche Messe vielleich im Programm eines anderen Bundeslandes aufgeführ. Eine Nachfrage beim AUMA, ob die Messebeeiligung durch ein Bundesland geförder wird, und dann bei der aufgeführen Konakselle, ob man sich ungeförder beeiligen kann, lohn immer. Bei einem schwierigen Mark zähl die organisaorische Hilfe anlässlich einer offiziellen Beeiligung of mehr als die finanzielle. Daher könne die Teilnahme bei einem anderen Bundesland aus Gründen der organisaorischen Unersüzung durchaus überlegenswer sein. Einige Bundesländer fördern auch Einzeleilnahmen. Daher lohn sich die Prüfung: Is eine Einzelförderung durch das Land möglich? Die Beeiligungsprogramme der Bundesländer (www.auma.de Messedaenbank Auslandsprogramme der Bundesländer) sowie die Adressen der Bundesländerkonaksellen (www.auma.de Messeplanung Ausland Auslandsprogramm Länder) sind auf der AUMA-Websie erhällich. Beeiligen sich weder Bund noch Bundesland an der Messe, is zu prüfen, ob die Messe von einer deuschen Messegesellschaf im Ausland organisier wird. Der Ausseller ha dann einen deuschen Ansprechparner auf dessen Messe- und Branchenkompeenz er bauen kann. Auslandsmessen, die von deuschen Messegesellschafen veransale werden, erhalen vom AUMA das GTQ-Label. GTQ-Messen sind uner Messedaenbank welwei Check-Box Eigenveranalungen deuscher Messegesellschafen im Ausland abrufbar und als Broschüre beim AUMA kosenfrei erhällich. Solle die Teilnahme an der gewünschen Messe von keiner Selle unersüz werden, sell sich als leze Frage in der Phase der Vorprüfung: Geh das Unernehmen allein in den neuen Mark oder versuch es den Markzugang durch Teilnahme an einer anderen, dafür aber unersüzen Messe? Diese Frage kann sich dann ernshaf sellen, wenn die eigene Produkpalee sehr brei is oder die ausgesuche Region kaum eine Differenzierung im Messewesen kenn. 14

14 Erfolgreiche Messebeeiligung: Ausland Informaionen gewichen Allgemeine Daen zu Mark und Messe sind erkunde. Aussellersrukur und Warenangebo sind bekann, ebenfalls die wichigsen Kosen, sowei diese aus den Unerlagen der lezen Veransalung hervorgehen. Die Kosen für Reise und Hoel gib das Reisebüro an. Dami wäre ein grober Überblick über die Kosen des Auslandsengagemens gegeben. Was ha das Unernehmen von der Messe zu erwaren? So sellen sich späesens jez u.a. folgende generelle Fragen: r Teilnahme an der Messe als Ausseller oder Besucher? Vor einer ersen Teilnahme als Ausseller solle die Möglichkei eines Messebesuchs in Kombinaion mi einer ohnehin fälligen Reise geprüf werden. r Welche unernehmenspoliischen Ziele sollen durch die Messeeilnahme erreich werden? Hilfreich sind Unerscheidungen wie: r generelle Ziele: Markkennnis, Erkunden von Exporchancen, Anbahnen von Kooperaionsformen, Kennenlernen des Webewerbs. r Kommunikaionsziele: Ausbau von Kundenkonaken, Kennenlernen neuer Abnehmergruppen. r Verkaufsziele: Preisspielräume und Kondiionen ausloen, Qualiä präsenieren, Serviceleisungen vorsellen. Auslandsmessebeeiligungen haben sich zu kommunikaiven Plaformen enwickel. Der Abschluss von Verrägen erfolg zunehmend im Zuge der Nachmessebearbeiung. r Disribuionsziele: Ausbau des Verriebsnezes, Verreersuche, Errichung dezenraler Verkaufslager. r Produkziele: Akzepanz des Sorimens oder einzelner Produke am Mark esen, Neuenwicklungen vorsellen. r Mi welchen Produken soll sich das Unernehmen präsenieren? r Is im eigenen Unernehmen die ensprechende Infrasrukur vorhanden (sprachlich, abwicklungsechnisch, produkionsechnisch)? r Welches sind die geschäzen Kosen? Wie reduzieren sich die Kosen bei einer unersüzen Teilnahme? 15

15 Einsieg: Mehr Wissen über Mark und Messe Enscheidungen fällen Ein nüzliches Insrumen für die Enscheidungsfindung sell der AUMA uner mi dem MesseNuzenCheck berei. Er unersüz Ausseller bei der Planung einer Messebeeiligung insbesondere bei der Definiion der Messeziele, der Fessezung der angesreben Nuzwere und der daraus folgenden Budgeierung. Mindesens neun Monae vor Messebeginn solle die Enscheidung zur Teilnahme gefallen sein. Das mag früh erscheinen. Aber lange Vorlaufzeien sind beriebsinern und wegen der inernaionalen Kommunikaion, des Transpores und der Aufbereiung des Umfeldes unvermeidlich. Manchmal sind auch längere Vorlaufzeien nowendig, wenn z. B. der Messeveransaler einen sehr frühen Anmeldeschluss fesgeleg ha oder Frühanmeldern einen sogenannen Early Bird -Raba gewähr. Längere Vorlaufzeien sollen auch dann einkalkulier werden, wenn mi Verzögerungen bei der Güerabferigung am Zoll oder auf dem Transporweg zu rechen is. Die Überlasung von Güerumschlagpläzen wie z. B. einiger Seehäfen in der Subsahara kann ein Nadelöhr für die ermingereche Anlieferung darsellen. Eine ausreichende zeiliche Sicherheismarge is deshalb einzuplanen. Mi der Region verraue Messespedieure besizen Erfahrungswere. Mi der Enscheidung zur Teilnahme solle auch die Sandgröße und die Produkauswahl fesgeleg werden. Eine opmale Feslegung der Sandfläche solle uner Berücksichigung folgender Aspeke erfolgen: r Wie hoch is das Markeingbudge? r Welche Bedeuung ha der Zielmark für das Unernehmen? Welche Bedeuung ha die Messe? Welche Ziele werden angesreb? r Welche Exponae werden demzufolge ausgesell? Soll z. B. eine einzige Produkionslinie herausgesell werden? Oder erschein das Expona in einem opischen Zusammenhang mi Vorsufen und der Endsufe der Verarbeiung? Oder will man auf die Anwendungsmöglichkeien hinweisen? 16 Die Flächengröße seh fes. Jez kann die Anmeldung erfolgen und die firmeninerne Vorbereiung beginnen. Gleichzeiig solle enschieden werden, wer das Unernehmen auf der Messe verri. Zumindes solle ein Messe-Koordinaor besimm werden. Eine solche Vorenscheidung erleicher die persönliche Planung und zwing zu konsequener Vorbereiung.

16 Erfolgreiche Messebeeiligung: Ausland 2. Planung: 9 bis 6 Monae vor Messebeginn Anmelden Aufgrund der Vorprüfung sind die Anschrif und Fax-Nummer des Veransalers bekann, ebenso die Leisungen und die Preise des Vorjahres. Wahrscheinlich liegen auch bereis Anmeldeformulare vor. Mi der Anmeldung sollen besondere Wünsche des Unernehmens weiergegeben werden (z. B. Plazierung mi anderen inernaionalen Aussellern, produkbezogen, in klimaisierer Halle). Mi der Besäigung der Anmeldung kann man einen Hallenauszugsplan und einen Belegungsplan (für bereis fes vergebene Flächen) anfordern. Manche Veransaler vergeben die Pläze im Windhundverfahren : Wer zuers komm, darf den Plaz wählen. Es zähl jedoch nich der Eingang der Anmeldung, sondern der Überweisung. Zumindes eine Anzahlung solle mi der Anmeldung geleise werden. Es empfiehl sich außerdem, r nach dem Erscheinungsdaum des Aussellerhandbuchs (Exhibiors Manual) zu fragen bzw. sich das lezjährige zuschicken zu lassen oder von der WebSie des Veransalers herunerzuladen. Einige Veransaler gehen dazu über, Anmeldeunerlagen ers nach Konkreisierung des Aussellungsineresses für den Anfrager freizuschalen; r sich die Anschrif des offiziellen Sandbauunernehmens (Sandfier) und weierer ansässiger Sandbauunernehmen geben zu lassen; r nach dem zugelassenen Spedieur (Forwarder) zu fragen. Solle der Veransaler die akuellen Preise noch nich veröffenlich haben, dann sind auch die Unerlagen der Vorveransalung ausreichend für eine verlässliche Planung und zeigen, was örlich machbar is. 17

17 Planung Reise planen Wer preisbewuss fliegen und logieren will, solle früh planen. Ein Reisebüro, das nich uner Zeidruck arbeien muss, kann leicher Sonderkondiionen erfragen und opimale Flugrouen zusammensellen. Dies gil auch für die eigensändige Buchung der Reise über Inerneporale. So lassen sich evenuelle Besuche bei Kunden in der Zielregion zu geringen Zusazkosen einplanen. Sollen sich Termine verschieben, is eine Änderung immer noch möglich. Hoelkeen gewähren bei frühen Buchungen eher Rabae. Diese Buchungen werden meis kosenlos bis zum Tag vor Anreise aufrecherhalen. Neben dem Preis der Übernachung is naürlich die Enfernung des Hoels zum Messegelände von Bedeuung, besonders bei of chronisch versopfen Säden und ensprechend langen Anfahren. Ha der Messeveransaler ein (nahegelegenes) Hoel für Ausseller reservier, is eine Buchung of nur über ihn und zu seinen Kondiionen möglich. (Das is insbesondere in den USA der Fall.) Wer an den Rahmenprogrammen und am Neworking des Kongresses bzw. der Messe beeilig sein will, solle diese Angeboe des Veransalers nuzen. 18

18 Erfolgreiche Messebeeiligung: Ausland Die firmeninerne Vorbereiung Der Messe-Beaufrage muss firmeninern als Koordinaor Durchgriffsmöglichkeien haben. In der ersen Phase war die Exporfähigkei der Produke unersell worden. Nun is es die Aufgabe des Messe-Beaufragen, die Arbei von Enwicklung, Produkion, Design, Expor, Werbung im Blick auf das Zielland und den Messeermin zu koordinieren: alle sollen über die geplane Messeeilnahme informier sein und bei der Vorbereiung planen und miwirken können. Als Fragen reen auf: r Was mach das eigene Produk besonders webewerbsfähig? r Wo siz der inernaionale Webewerb? r Was is über die Verriebssrukur im Zielmark bekann? r Wo liegen Probleme (vielleich Produkhafung, klimaische Anfälligkei, Transporempfindlichkei, leiche Kopierbarkei)? r Welches sind bisher gebräuchliche Anwendungsbereiche, welche weieren sind denkbar? r Wie wird das Design beureil? Könne es im Zielland akzepier werden? Is es leich, Änderungen ensprechend den Kundenwünschen vorzunehmen? r Welche Erfahrungen ha das Unernehmen bisher im (außereuropäischen) Expor? Welche Produke haben sich durchgesez? Wo gib es Reklamaionen? Wie sind die Lieferbedingungen, die Zahlungsziele, die finanzielle Abwicklung? r Und schließlich zur Werbung: Uner welchem Namen ri das Unernehmen auf? Gib es eine Kurzform? (Mehr als zwei Silben kann man sich bei fremden Namen of nich merken.) Werden Umlaue beibehalen? Soll die Rechsform immer mi dem Firmennamen genann werden? (Spiel es beim Erskonak eine Rolle, ob eine ausländische Firma als Lda. oder Pv.Ld. regisrier is?) 19

19 Planung r Sind Werbemiel, insbesondere Prospeke, echnische Beschreibungen und Anwendungsbereiche in der inernaionalen Geschäfssprache des Ziellandes verfügbar? Wie wirk die Illusrierung? Kulurelle Eigenaren sollen berücksichig werden. r Gerade auf Messen erfahren Unernehmen ersmals von Plagiaen ihrer Produke. Was kann der Ausseller un? Bereis im Vorfeld einer Messe sollen Maßnahmen ergriffen werden, um späer böse Überraschungen zu vermeiden. Um ein Produk bzw. eine Marke überhaup wirksam vor Nachahmern zu schüzen, muss das Unernehmen hierfür eines der Schuzreche (wie ewa Paene, Gebrauchsmuser, Markenund Geschmacksmuser) haben. Schuz wird in den für die Produke relevanen Hersellungs- und Exporländern benöig. Alle Unerlagen, die nachweisen, dass das Unernehmen der Schuzrechsinhaber is (Originale oder beglaubige Kopien der Schuzrechsurkunde sowie gegebenenfalls bereis erwirke Unerlassungserklärungen oder Ureile gegen den Plagiaor) sollen zur Messe migebrach werden. Vor der Messe solle man sich vergewissern, dass der eigene Rechsanwal nofalls auch am Wochenende mi einem Rechsanwal am Or der Veransalung Konak aufnehmen kann. Der AUMA sell im Download-Bereich uner uner Rechsinformaionen das Infobla Plagiae auf Auslandsmessen kosenfrei berei. Nich jede Frage muss auf ein Problem führen. Aber alle Fragen sollen während der Vorbereiung zugelassen sein, um unliebsame oder auch eure Überraschungen späer zu vermeiden. Auf jeden Fall brauch der Messe-Beaufrage ein umfassendes Bild von der eigenen Firma, ihren Möglichkeien, ihrem Profil und ihren Absichen auf dem neuen Mark. Die persönliche Vorbereiung Die firmeninerne Enscheidung zur Messeeilnahme ha auch eine persönliche Konsequenz: Das unbekanne Land, der neue Mark verdienen eine persönliche Vorbereiung. Je mehr man sich mi der Region verrau gemach ha, deso besser wird man sie und die Menschen versehen. 20 Dies is nich nur eine wichige Voraussezung für die späere Kommunikaion bei der Messe: Der Kunde merk bald, ob sein Gegenüber sich auf das Land vorbereie ha und über die bisweilen einschränkenden Gegebenheien des Allags informier is. Wenn die persönliche Vorbereiung über eine längere Zei koninuierlich safinde, kose sie kaum Freizei: Die Auslandsberichersaung des Fernsehens, die Leküre der

20 Erfolgreiche Messebeeiligung: Ausland Wirschafspresse, eine geziele Auswahl bei Kinofilmen oder beim Lesen eines Buches, das alles kann fas ohne zusäzlichen Zeiaufwand erfolgen. Einige Wore des äglichen Umgangs in der jeweiligen Landessprache zu sprechen kann hilfreich sein, z.b. bei der Begrüßung am Sand, aber mehr noch zeig dieses Bemühen die Achung vor einem anderen Volk. 3. Vorbereiung 6 bis 3 Monae vor Messebeginn Inzwischen ha der Veransaler sein Aussellerhandbuch (Service-Pake) veröffenlich. Es enhäl eine Reihe von Frisen, die einzuhalen sind, und vermulich die Adressen unerschiedlicher Ansprechparner für Messebelange, Serviceleisungen, Presse und Werbung. Es is zu empfehlen, unbeding diese Termine einzuhalen. Dabei is auch der Zeiraum für die Übermilung, z.b. von Foos und Unerlagen zu berücksichigen. Den Sand planen In die firmeninernen Vorüberlegungen is auch die opimale Sandgröße einbezogen worden. Jez muss über die Sandgesalung enschieden werden: r Srukur und Umfang der Produkauswahl sehen fes. Nach welcher logischen Ordnung werden die Exponae im Sand vereil? r Wie werden sie präsenier? Was is dazu an Sandaussaung erforderlich? (Hier können meis problemlos die Erfahrungen von Inlandsmessen überragen werden.) r Welche Exponae sollen durch Beleuchung, farbigen Hinergrund, Bewegung unersrichen werden? r Wie werden die Sandwände genuz? r Brauch man eine Kabine für einen Kühlschrank und Küchenmaerial? Oder genüg ein abschließbares Sideboard für das Aufbewahren von Unerlagen? 21

21 Vorbereiung Is der Sand geplan, können der Energiebedarf und die gewünschen Anschlüsse fesgeleg werden. Eine Skizze des Sandes mi einfachen Symbolen für die Plazierung der Elekro-Anlagen und der Aussaung is nich nur für die eigene Planung, sondern auch für die späere Ausführung durch die Sandbaufirma hilfreich. Sandbeschrifung und Graphik feslegen Mögliche Fragen reen auf r bei der Kurzform des Firmennamens, r bei der Ar der Beschrifung (Logo oder Einheisbuchsaben?), r bei der Häufigkei der Nennung des Firmennamens (nur auf der Blende, wie häufig innerhalb des Sandes?). Aus Kosengründen is es rasam, das Firmenlogo auf Transparenfolie im Handgepäck mizuführen und am Tag vor Beginn der Messe anbringen zu lassen. Schrifzug und Farbabsimmung sind dann auf jeden Fall korrek. Bie prüfen: Pass die Schrifgröße auf die Normmaße der Blende? Weiere Fragen können sein: r Sollen graphische Aussagen gemach werden, z. B. über die Produkbreie des Unernehmens, über Qualiäsmerkmale, Expormärke? r Wird ein Schild gebrauch Verreung gesuch? r Werden Aufsellafeln zur Beschreibung der Exponae gebrauch? Wenn diese in der Landessprache hergesell sein sollen, is es empfehlenswer, dem Sandbauer einen reproduzierbaren Tex zuzusenden. 22

22 Erfolgreiche Messebeeiligung: Ausland Sandbauer beaufragen Sobald die baulichen, graphischen und gesalerischen Elemene fessehen, kann die deailliere Anfrage zur Kosenkalkulaion an lokale oder inernaional äige Sandbaufirmen verschick werden. Auch der Sandbauer brauch Zei zur Kalkulaion. Wer einen Termin für die Rücksendung des Angebos sez, erspar sich Nachfragen und gewinn ein zusäzliches Krierium für die Zuverlässigkei des Sandbauunernehmens. Is der Sandbauer unbekann, solle man ihn bien, eine Referenzlise (z. B. für den Bau von deuschen Gemeinschafssänden oder von Sänden für deusche Firmen) beizufügen. Denn Qualiä des Maerials und der Leisung, Zuverlässigkei und Pünklichkei der Ausführung sind wichiger als (of geringe) Preisunerschiede. Eine besondere Prüfung verdienen die Graphikleisungen. Es kann preisgünsiger und verlässlicher sein, die Graphik und Vergrößerungen daheim anferigen zu lassen und sie ähnlich wie das Firmenlogo in einer Rolle im Handgepäck mizunehmen. Die Beaufragung solle umgehend, spezifizier und vollsändig erfolgen, mi Angabe, wann der Sand an welchen Repräsenanen der Firma übergeben werden soll. Besonders in asiaischen Ländern nimm man für späe Nachbesellungen und Nachbesserungen in lezer Minue erhebliche Aufschläge. Diese Praxis zwing zu einer präzisen Vorplanung. Es is üblich, 50 % der Aufragssumme mi Aufragsereilung zu überweisen. Ohne Anzahlung wird der Aufrag nich ausgeführ. Aussellerhandbuch durcharbeien Neben Sandbau und -dekoraion sind eine Reihe anderer Begleimaßnahmen zu veranlassen. Sie dürfen vollsändig im Aussellerhandbuch erwähn sein. Die wichigsen sind: r Spediion: Mi dem Transpor der Exponae, der Informaionsschrifen und des Dekoraionsmaerials solle ein inernaional äiger Messespedieur beaufrag werden. Er wird auch Auskunf geben über die Zweckmäßigkei, die Deckung und die Kosen einer Transporversicherung. Is man wegen des geringen Umfangs nich auf die Hilfe eines Spedieurs angewiesen, solle man die Unerlagen für den Sand roz 23

23 Vorbereiung höherer Kosen im Handgepäck miführen, aber nich als unbegleiees Fluggepäck. Dies bring meis keine Enlasung, da das Gepäck nich mi dem Reisenden ankomm. So is ein persönliches Abholen im Frachbereich des Flughafens nowendig, meis verbunden mi einer genaueren Zollkonrolle. r Pressearbei des Veransalers ( Öffenlichkeisarbei/Werbung): Professionelle Veransaler arbeien mi den Aussellern zusammen und werben mi den Neuheien, die auf der Messe zu sehen sind. Der Ausseller solle daher von dem Angebo des Veransalers Gebrauch machen und frühzeiig Presse-Arikel mi Foos zusenden. Mi der Zusendung der Unerlagen kann man erfragen, ob und wann eine Pressekonferenz safinde und um Zulassung bien. r Sandpersonal: Über den Veransaler (im Aussellerhandbuch finde sich meis die Adresse eines Personalservice) oder vor Or auf dem Messegelände läss sich Sandpersonal anheuern. Die Anforderungen an das Personal sollen Sprachkennnisse, Aufreen und Erscheinungsbild, Service-Bereischaf und insbesondere auch Ineresse an ökonomischen Fragen umfassen. Wenn man keinen Personalservice in Anspruch nimm, solle man sich vorab über die Höhe der orsüblichen Vergüung und ewa erwaree Nebenleisungen einigen (Guschein für Miagessen, Rückfahr im Taxi nach Einbruch der Dunkelhei). Eine klare Vereinbarung über Ar und Umfang der Arbei, erwaree Vorkennnisse und Regelungen (wie Miagspause, Arbeisdauer) hilf, unausgesprochene Erwarungen und späere Enäuschungen zu vermeiden. Bei einer Personalvermilung sind diese Kondiionen fesgeleg. Nowendig sind aber Angaben über die gewünsche Täigkei des Personals (Produkpräsenaion, Gäsebewirung, Dolmeschen), erforderliche Kennnisse (sprachliche, echnische Voraussezungen) und die gewünschen Einsazage. Die Ausgaben für einheimisches Sandpersonal lohnen: Der Ausseller ha eine Hilfe beim Aufbau, gewinn die Möglichkei, gelegenlich seinen Sand zu verlassen und sich einen Überblick über die Messe zu verschaffen und kann außerdem eine Reihe von Informaionen zum Land und zum Mark im Gespräch sammeln. 24

PRAXIS. Erfolgreiche Messebeteiligung. Teil 2: Spezial Auslandsmessen

PRAXIS. Erfolgreiche Messebeteiligung. Teil 2: Spezial Auslandsmessen PRAXIS Erfolgreiche Messebeeiligung Teil 2: Spezial Auslandsmessen Herausgeber: AUMA Aussellungs- und Messe-Ausschuss der Deuschen Wirschaf e.v. Liensraße 9 10179 Berlin Telefon 030 24000-0 Telefax 030

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