Sehr geehrte Damen und Herren,
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- Klara Baumann
- vor 8 Jahren
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Transkript
1 Sehr geehrte Damen und Herren, mit der heutigen erhalten Sie weitere Informationen zur Akkreditierung und zum Buchen von Veranstaltungen. Da sich die Akkreditierung aufwändig gestaltet, ist es für den reibungslosen weiteren Ablauf zwingend erforderlich, das uns jede Gruppe für Ihre Kalenderwoche einen gemeinsamen Ausstellungspartner benennt (durch die Zusammenlegung einiger Wechselaussteller haben sich ja Gruppierungen gebildet; andere Wechselaussteller treten mit Unterausstellern auf). Dieser Ansprechpartner / Verantwortliche muss uns die Angaben zu seiner Woche (bitte gesammelt einmal für die Akkreditierung und einmal für die Veranstaltungen) zu kommen lassen, damit wir einen zentralen Ansprechpartner bei auftretenden Problemen haben, der über alle Aktivitäten in der jeweiligen Wechselausstellungswoche Bescheid weiss und die Richtigkeit der jeweiligen Ergebnisse / Abstimmungen aus den Arbeitskreisen kennt. Akkreditierung: Das Akkreditierungsverfahren beinhaltet die Nennung aller auf dem Stand eingesetzten Mitarbeiter der Wechselaussteller. Es daher unbedingt erforderlich, das Sie uns spätestens 10 Tage vor Ihrem Einsatz ALLE Mitarbeiter für Ihre Woche namentlich und für den jeweiligen Tag nennen! Im Krankheitsfall ist umgehend die Ersatzperson zu benennen. Bitte füllen Sie dazu das Akkreditierungsformular (s. Anlage) aus. Das Standpersonal meldet sich unmittelbar vor dem Einsatz im Akkreditierungsbüro am Heierkerkweg 1 NL 5928 RH Venlo. Nennen Sie Ihren Namen und Ihre Institution und fragen nach dem Ordner für den NRW-Pavillon. In dem extra für die Wechselaussteller angelegten Ordner NRW-Pavillon haben wir die von Ihnen vorab eingereichten Angaben zum Standpersonal des jeweiligen Tages eingeordnet. Die Angaben werden vom Akkreditierungspersonal geprüft und dort entsprechend abgehakt. Auf Nachfrage ist ein Lichtbildausweis mit den Personaldaten vorzulegen. Danach erhalten Sie Ihre Akkreditierung und können auf das Floriadegelände. Der Ausstellereingang befindet sich direkt am Akkreditierungsbüro. Folgen Sie ab da der Ausschilderung zum Themenbereich Environment. Eine Übersichtskarte dieses Bereichs finden Sie unter Parkplatz / Fußweg Der Heierkerkweg 1 ist der einzige Eingang für Aussteller und Mitarbeiter der Floriade. In unmittelbarer Nähe gibt es für Sie auch Parkplätze. Das Procedere (Parkkarte etc.) wird noch mit der Floriade geklärt. Die Parkplätze sind als Ausstellerparkplätze in der externen Beschilderung ausgewiesen. Sie liegen direkt hinter dem Floriadegelände und befinden sich in unmittelbarer Nähe des Akkreditierungsbüros. Die Anlieferzeiten und Möglichkeiten werden derzeit noch mit der Floriade abgestimmt. Veranstaltungskalender Internetkalender der Floriade Wenn Sie Ihre Veranstaltung in den Internetkalender einstellen möchten, müssen Sie diese der Floriade melden. Nehmen Sie dazu bitte frühzeitig Kontakt mit Sandra van Beers, phone: , mail: sandra.vanbeers@floriade.nl auf. B2B-Veranstaltungen Geschlossene B2B-Veranstaltungen im NRW-Pavillon können frühestens um 17 Uhr beginnen und sind so früh wie möglich anzumelden damit es nicht zu Doppelbelegungen kommt (Anmeldeformular ist nochmals beigefügt). Anmeldungen seitens des Ministeriums oder Dritter für B2B- Veranstaltungen erhalten Sie sobald diese bei uns eingehen zur Kenntnis bzw. weiteren Abstimmung. Bitte beachten Sie, dass der Einlass Ihrer Gäste nur im Rahmen der normalen Öffnungszeiten gewährleistet ist und der Shuttleverkehr der Floriade ebenfalls nur im Rahmen der normalen Öffnungszeiten genutzt werden kann. Dauert die Veranstaltung länger als 19:00 bzw. 20:00 Uhr muss ein Schließdienst geordert werden um den Pavillon ordnungsgemäß abschließen. Die Kosten für die Reinigung des Pavillons nach der Veranstaltung und für den Schließdienst sind vom Veranstalter zu in Absprache mit uns zu organisieren und zu bezahlen. Nach derzeitigem Kenntnisstand kann entgegen
2 Nutzung NRW-Pavillon Veranstalterdaten Veranstaltungs-Nr... Tragen Sie bitte für jede Veranstaltung gesondert die Daten ein! Firma/Institution Ansprechpartner (wird von LAGL eingetragen!) Wechselaussteller KW, von 2012 bis 2012 Adresse Straße: PLZ: Ort: Telefon / Fax / Mobil Offene Veranstaltung Titel/Beschreibung Datum der Veranstaltung Uhrzeit der Veranstaltung Anzahl der Akteure von bis 2012 Uhr Uhr B2B : geschlossene Veranstaltung im Pavillon ab 17 Uhr bis Uhr Titel/Beschreibung Anzahl Gäste/Akteure Gäste: Pers. / Akteure: Pers. Infrastruktur / Technik Sie können folgende Technik kostenfrei in unserem NRW-Pavillon nutzen: (bitte ankreuzen) O Mikrofon (drahtlos, die Boxen sind im Pavillon innen und außen eingebaut) O Beamer (Laptop muss mitgebracht werden) O Catering (muss angemeldet und selbst organisiert werden, s.u.) O Wir benötigen externe Künstlergarderoben (s.u.) Bitte senden Sie das Formular bis spätestens 3 Wochen vor Veranstaltungstermin an uns zurück! Sie erhalten dann eine Bestätigung, ob zu diesem Zeitpunkt eine Nutzung des Pavillons möglich ist. Mit meiner Unterschrift buche ich den NRW-Pavillon für oben genannte Veranstaltung. Das Akkreditierungsformular für die Organisatoren/Künstler/Caterer/sonstige Dienstleister reiche ich spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung ein. Datum/Unterschrift:
3 Veranstalterdaten Tragen Sie bitte ein! Wechselaussteller Ansprechpartner Ausstellungswoche Adresse KW von 2012 bis 2012 Straße: PLZ: Ort: Telefon / Fax / Mobil Akkreditierung Tragen Sie bitte die Anzahl und die Namen der Personen ein! Montag Personen
4 Dienstag Personen Mittwoch Personen Donnerstag Personen
5 Freitag Personen Samstag Personen Sonntag Personen
6 Ansprechpartner NRW-Pavillon für Wechselaussteller Ursula Oepen Tel.: (Tel. bis Anfang April) Anke Snieder Tel.: (Tel. bis Anfang April)
7
8 vorheriger Auskunft der Floriade kein eigenes Catering für die Versorgung der Gäste mitgebracht mitgebracht werden (es muss der Caterer der Floriade beauftragt werden). Generalprobe - Pre-opening am 3 März Gerne laden wir Sie am zur Generalprobe auf die Floriade mit Besichtigung des NRW- Pavillons ein. Der Einlass ist von 10:00 12:00 Uhr. Sie können bis 15:00 Uhr auf dem Gelände bleiben. An dem Tag werden Sie als Besucher behandelt und parken auf den offiziellen Besucherparkplätzen. Danach fahren Sie mit dem Busshuttle zum Besuchereingang. Parken und Eintritt ist natürlich kostenfrei! Sollten Sie mit mehr als 5 Personen anreisen teilen Sie uns dies bitte bis zum mit. An diesem Tag haben Sie die Möglichkeit den NRW-Pavillon schon einmal in Natura zu besichtigen und Frau Oepen und Frau Snieder stehen Ihnen gerne für Fragen zur Verfügung. Wir freuen uns auf spannende und ereignisreiche Wochen mit Ihnen.
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