Allgemeine Informationsveranstaltung zu dem Berichtswesen in SAP. Präsentation zu den Hörsaalveranstaltungen im März 2012

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1 Buchführung Inventur Liegenschaften Anlagenbuchhaltung Neuorganisation Zukunft Allgemeine Informationsveranstaltung zu dem Berichtswesen in SAP Präsentation zu den Hörsaalveranstaltungen im März 2012 Folie: 1

2 Agenda Einleitung Abt 61- Theoretische Grundbegriffe Abt 61- Berichtswesen D7: Finanzbericht für Drittmittelprojekte SAP-Zugang und Menü Freischaltung Vorstellung Videos Berechtigungen Support - OTRS Fragen Folie: 2

3 Einleitung Folie: 3

4 Ziele und Inhalte des Projekts BILANZ BILANZ Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens auf Basis der integrierten Softwarelösung SAP ERP 6.0 zur Verbesserung der Fähigkeit zur Selbststeuerung Das Projekt schafft die Voraussetzungen für die Schaffung einer einheitlichen Datenbasis Aufbau eines standardisierten Berichtswesens Aufbau umfassender betriebswirtschaftlicher Steuerungsinstrumente Folie: 4

5 Berichte aus den Modulen Schnittstellen SAP ERP 6.0 Gebäudemanagement RE- FX Beihilfe.NRW HIS SOS Personalwesen HCM Logistik und Materialwirtschaft MM Schrader Reiko Finanzbuchhaltung FI SISIS LBV Haushaltsmanagement PSM Controlling/ Projektsystem CO/ PS conjectfm Grantsmanagement GM XML-Export SAP steht als Kürzel für Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung ERP ist die Abkürzung für: Enterprise Resource Planning (Unternehmensressourcenplanung) Folie: 5

6 Online Berichtswesen Direkter Zugriff auf die Datenbasis Aufbau eines einheitlichen Berichtswesens gleiche Berichte für alle Ohne Verzögerung Heute: kamerale Berichte aus den kaufmännischen Buchungen weitere Auswertungen folgen: Kostenstellenbericht Berichte zu den PSP-Elementen usw. Folie: 6

7 KIS 2.0 Ziel der Theorie Folie: 7

8 Abt 61- Theoretische Grundbegriffe Folie: 8

9 Grundlagen für das Berichtswesen Haushaltsbericht, bisher: Kostenarten Aktuelles Soll Festlegungen Kapitel/Titel/Titelgruppen DKZ Projekte neuer Bericht in SAP: Sachkonten Finanzposition Budget Obligo Fonds Kostenstelle = Finanzstelle PSP-Elemente Kostenstelle ehem. TGr.94 (Sachmittel, Hilfskräfte, etc.) PSP-Element besondere Projekte, z.b. Berufungsmittel Folie: 9

10 Arten von PSP-Elementen I-PSP Interne Projekte, z.b. Berufungszusagen / - mittel N-PSP NRW-Sondermittel (Hochschulpaktmittel) S-PSP Aus Qualitätsverbesserungsmitteln (QVM) finanzierte Maßnahmen (sowie aus Resten von Studienbeiträgen) D 6 E-PSP Einnahmen, z.b. (Verwaltungs)Gebühren X-PSP Betriebe gewerblicher Art (steuerlich relevante Einnahmen) D-PSP Alle Drittmittelprojekte u.a. Die I-PSP-Elemente wurden gebildet, um den großen Topf des Zuschusshaushaltes (Landesmittel) intern in verschiedene Töpfe zu unterscheiden, teils aus organisatorischer Sicht, teils aufgrund des Berichtswesens. D 7 Folie: 10

11 Nomenklatur der PSP-Elemente I Fonds Kostenstelle Geldtopf Woraus? Verursacherprinzip Für wen? Folie: 11

12 Nomenklatur der Fonds am Beispiel der Berufungsmittel A Führender Kennbuchstabe Teilprojekt / Aktivität hier: 1= aus zentralen Mitteln Eindeutige (Projekt)-Nummer hier: Berufungsmittel A = ZuschussHH - Landesmittel Geldgeber hier: Land NRW Die Berufungsmittel sind von besonderer Bedeutung, daher wurde separat ein Topf im Bereich der Landesmittel gebildet. je nach Berufungszusage werden 5 Teilprojekte unterschieden: I KST (BM Zentral) besondere Kanzlerzusagen I KST (BM Fakultät) I KST (BM für Geschäftsausstattung über Abteilung 33) I KST (BM Erstausstattungsmittel) I KST (BM Baumaßnahmen) Folie: 12

13 Arten von Fonds A-Fonds Zuschusshaushalt Land (Landesmittel) Bsp.: A06200A001: Geschäftsbedarf Verbuchung nur über Abt. 33!!! A01010A001: Zuschusshaushalt Land (Landesmittel) Kostenstelle A06323A001: Reisekosten/-beihilfe nur für die Verwaltung relevant! C-Fonds Sonstige Zuschüsse des Landes Q-Fonds Qualitätsverbesserungsmittel E-Fonds Eigene Mittel Bsp.: E06210E999: Programmpauschalen D-Fonds Drittmittel u.a. Folie: 13

14 Zuordnung Fonds PSP-Elemente Folie: 14

15 Warum diese ganzen Informationen? Wichtig für das Berichtswesen! KIS 2.0 Folie: 15

16 Abt 61- Berichtswesen Folie: 16

17 KIS 2.0 BUDCON-Bericht Ansprechpartnerinnen in der Abteilung 61: Frau Kallinowski, Frau Heimken Folie: 17

18 KIS 2.0 BUDCON-Bericht Eingabe der Finanzstelle = Kostenstelle Folie: 18

19 KIS 2.0 BUDCON-Bericht Folie: 19

20 KIS 2.0 BUDCON-Bericht Folie: 20

21 KIS 2.0 BUDCON-Bericht Folie: 21

22 KIS 2.0 BUDCON-Bericht Einzelpostenübersicht Folie: 22

23 KIS 2.0 BUDCON-Bericht Einzelpostenübersicht Folie: 23

24 KIS 2.0 BUDCON-Bericht Einzelpostenübersicht Folie: 24

25 Einzelpostenliste Einzelbelegansicht Folie: 25

26 D7: Finanzbericht für Drittmittelprojekte Folie: 26

27 Die D-PSP-Elemente D Z Führender Kennbuchstabe D = Drittmittelprojekte Teilprojekt / Aktivität hier: Z=Zentrales Projekt (Projekt)-Nummer (hochschulweit eindeutig) hier: 71500= Exzellentes Forschungsprojekt Geldgeber hier: 404=DFG Sachbeihilfe Kostenstelle/ Vorhaben hier: Professur f. Pädagogik und Didaktik hörgesch. Menschen, Prof. Dr. Kaul Förderung ( Grant ): D71500Z Fonds: D71500Z404 Förderung: Grundlage für den Finanzbericht (projektbezogen) Fonds: Grundlage für Finanzbericht (je Mittelgeber) Folie: 27

28 D-PSP-Elemente & Nummernkreise D Z Nummernkreise von Förderungen: D70000Z-D71999Z: Projekte im Bereich nationaler Mittelgeber (DFG, BMBF etc.), Zuständigkeit: D7, Team 73 D72000Z-D72999Z: Großprojekte (SFB, ExzellenzIni, mischfinanzierte Projekte), Zuständigkeit: D7, Team 72 D74000Z-D74999Z: Internationale Projekte (EU, ausl. Mittelgeber), Zuständigkeit: D7, Team 74 D75000Z-D75999Z: Forschungskooperationen, Transferprojekte (hoheitlicher Bereich), Zuständigkeit: D7, Team 75 D80000Z-D80999Z: Forschungskooperationen, Transferprojekte (nicht hoheitlicher Bereich, steuerrelevante Projekte, BgA), Zuständigkeit: D7, Team 75 Teilprojektstrukturen: nach Erfordernissen des Mittelgebers, Zuordnung Sachkonten/Ausgabearten und in Absprache mit dem zuständigen D7 Projektmanager Folie: 28

29 Ableitung Sachkonten zu Ausgabearten Betriebswirtschaftliche Sicht (FI) Sachkonto 1 Geldgeber + Fördermittelgeberspezifische Sicht (PSM-GM) Ausgabeart I Sachkonto 2 Sachkonto 3 Sachkonto Ausgabeart II Ausgabeart III DFG : Publikationskosten EU : Consumables Folie: 29

30 Der GM-Bericht: ZGM_DZ_4GBA Eingabe: Zeitraum Eingabe: Förderung Folie: 30

31 Der GM-Bericht: Projekt Summenbericht - Original Budget (Bewilligung), Veränderung (Zuweisungen) - Obligo (Festlegung, budgetrelevant) - Rechnung (budgetrelevant) - Zahlung (nicht budgetrelevant) - Verfügbar (aktuell verfügbare Bewilligung) Einzelpostenübersicht durch Doppelklick auf jeweilige Ausgabeart oder durch Doppelklick auf angezeigte Werte. Folie: 31

32 Der GM-Bericht: Projekt Einzelpostenbericht Ansicht nach Doppelklick auf Ausgabeart 236: - strukturierte Darstellung von Stammdaten und Bewegungsdaten - vertiefende Informationen durch Klick auf jeweilige Referenz-Belegnummer Ihre auf dem Rechnungsbeiblatt eingetragenen Buchungstext finden Sie in der Spalte Text wieder nun, Bericht in der Praxis Folie: 32

33 SAP-Zugang Folie: 33

34 SAP Zugang Das SAP-Portal erreichen Sie über die nachfolgenden Links: extern bzw. UKLAN: intern Lovernet (innerhalb des Verwaltungsnetzes) Sie werden diese Links auch auf den Seiten der Abteilungen 32 und 61 und des finden. Folie: 34

35 SAP Transaktionen Transaktionen sind ausführbare Funktionen, Programme in SAP Ihre ersten Berichte: Gesamtbudget vs. Obligo-Istsummen Übersicht Budgetverbrauch Belege anzeigen

36 SAP Zugang Folie: 36

37 SAP Zugang Der Benutzername und das Kennwort ist identisch mit den Angaben, die Sie bei der Anmeldung an dem UNI- Account eingeben. Folie: 37

38 SAP Zugang Folie: 38

39 SAP Zugang Der Benutzername ist identisch mit den Angaben, die Sie bei der Anmeldung an dem UNI-Account eingeben. Ein Initialkennwort wird Ihnen zugesandt. Folie: 39

40 SAP Menü

41 SAP Menü mit Favoriten

42 Freischaltung Folie: 42

43 Freischaltung Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliche Fakultät RRZK Rechtswissenschaftliche Fakultät USB Philosophische Fakultät Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät Humanwissenschaftliche Fakultät Verwaltung

44 Vorstellung der Videos Folie: 44

45 SAP Videos Folie: 45

46 SAP Videos Folie: 46

47 Berechtigungen Folie: 47

48 Berechtigungen / System - Überleitung der Berechtigungen des alten KIS in das neue Berechtigungssystem von SAP - Der Kostenstellenverantwortliche meldet die Veränderung Vergabe und Entzug von Zugriffsrechten- über OTRS - KIS2 bitte nicht in den Autostart nehmen, sondern nur starten, wenn Sie es benötigen

49 Support - OTRS Folie: 49

50 SAP-Support Themenbereiche Wenn Sie ein Ticket erstellen*, müssen Sie es einem Themenbereich (Queue) zuordnen (s. Folie Ticket erstellen Feld An ). In OTRS sind für den SAP-Support folgende Themenbereiche hinterlegt: - Anlagebuchhaltung - Beschaffung Abt.33 - Beschaffung D5 - Controlling - Finanzbuchhaltung - Fördermittelmanagement - Projektmanagement - Haushaltsmanagement - Immobilienverwaltung - Personaladministration - Personalwirtschaft - Rollen & Berechtigungen - Systembetreuung * Dies ist ein OTRS-Begriff

51 An- und Abmelden am OTRS Wenn sie nachfolgende Adresse in einen Browser eingeben, gelangen Sie zum OTRS-Anmeldebildschirm Der Benutzername und das Passwort ist identisch mit den Angaben, die Sie bei der Anmeldung an dem UNI-Account eingeben.

52 Ticketformular (Ticket erstellen) Folgende Felder sind auszufüllen : 1. Aus der Wertehilfe zu An ordnen Sie Ihre Frage einem Themenbereich zu. (s. Folie SAP- Support Themenbereich) 2. Betreff (Kurzbeschreibung des Problems) 3. Beschreibung des Problems im Textfeld (Formatierung möglich) 4. Sie können dem Ticket auch eine Anlage hinzufügen (z.b.: Hardkopie in einer Datei abgespeichert, Excel-Liste). 5. Priorität (hoch, mittel, niedrig) 6. Ticket-Typ (Hilfestellung oder Störungsmeldung) 7. Übermittelt es an OTRS

53 Meine Tickets in OTRS Wenn Sie OTRS starten gelangen Sie automatisch in den Menüpunkt Meine Tickets. Hier können Sie wählen: - Möchte ich alle meine Tickets sehen? - Nur meine noch offenen Tickets? - Nur meine Tickets, die bereits geschlossen sind? Jedes Ticket wird mit folgenden Informationen angezeigt: - die Ticketnummer, - den Betreff, und der Anfang des Textes, den Sie im Ticketformular eingetragen haben, - sowie den Status des Tickets - und wie lange er bereits im OTRS-System bis zum Status geschlossen.

54 Bearbeitungsverlauf eines Tickets Wenn Sie in ein Ticket hineinklicken, sehen Sie im oberen Bereich die Informationen zum Ticket (Status, Nummer, Priorität, Themenbereich (Queue)). Darunter sind die einzelnen Beiträge zu dem Ticket zu sehen. 1. Beitrag: Kunde erstellt ein Ticket: Welche Warengruppe hat Windkraftstrom 2. Beitrag: Rückfrage durch den Agenten: Aus welchem Land kommt der Windkraftstrom? 3. Beitrag: Kunde antwortet: Aus Norwegen 4. Beitrag: Lösung des Agenten: Warengruppe xxx

55 Fragen? Folie: 55

56 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit Die reinste Form des Wahnsinns ist es, alles beim Alten zu lassen und gleichzeitig zu hoffen, dass sich etwas ändert. Albert Einstein Folie: 56

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