Der Newsletter des Instituts für Public Management

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1 Der Newsletter des Instituts für Public Management Ausgabe 01/ 2012 Aus dem Inhalt: # Kommunen beteiligen sich an BilanzanalyseOnline # Roadshow für IT-gestütztes Berichtswesen im Frühjahr # Neue Fortbildungsprogramme zum Finanz- und Bilanzbuchhalter beim Niederlausitzer Studieninstitut # Neue Bücher vom IPM: überarbeiteter Doppik- Leitfaden sowie Kommunaler Gesamtabschluss # So war die Lange Nacht der Verwaltung 2011 # Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung in der Stadt Jüterbog sowie in Neustadt (Dosse) # Potenziale eines kommunalen Vertragsmanagements

2 Newsletter des Instituts für Public Management 01/ Sehr geehrte Leserinnen und Leser, Sie lesen gerade die erste diesjährige Ausgabe des IPM-Newsletter. Mit dem IPM- Newsletter wollen wir Sie über Neuigkeiten, unsere aktuellen Projekte, interessante Themen und unser Seminarangebot informieren. Ich möchte Sie auch einladen unser Seminarangebot auf unserer Homepage zu besuchen. Wir wünschen Ihnen eine informative Lektüre! Herzlichst, Christian Müller-Elmau Leiter des Instituts für Public Management Die Inhalte der aktuellen Ausgabe: Erfahren Sie Neues vom IPM Kommunen beteiligen sich an BilanzanalyseOnline Begleitung des Benchmarking der Tiefbauämter Süddeutscher Städte IPM jetzt auch auf facebook Roadshow für IT-gestütztes Berichtswesen im Frühjahr Neue Fortbildungsprogramme beim Niederlausitzer Studieninstitut Buch vom IPM: überarbeiteter Doppik-Leitfaden So war die Lange Nacht der Verwaltung 2011 IPM auf der Fachtagung Finanztage 2012 vom KBW Buch vom IPM: Kommunaler Gesamtabschluss Lesen Sie mehr zu unseren Projekten Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung in der Stadt Jüterbog Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung in Neustadt (Dosse) Informieren Sie sich über relevante Themen Potenziale eines kommunalen Vertragsmanagements Besuchen Sie unsere Seminare Aufbau eines kommunalen Vertragsregisters Das IPM: Das Institut für Public Management (IPM) bietet als Einrichtung für den öffentlichen Sektor Seminare, Moderation und Beratung an. Das IPM hat das Ziel, die kontinuierliche Reformierung der öffentlichen Institutionen zu begleiten und Lösungen mit Rücksicht auf die spezifischen Belange des staatlichen Sektors bereitzustellen. Vor diesem Hintergrund arbeitet das IPM in einem Netzwerk aus Wissenschaft und Praxis, um Verwaltungsverbesserung grundlegend, fundiert und praxisnah zu gestalten. Wir unterstützen Sie bei Themen wie der Einführung von Doppik, dem Aufbau neuer Führungsinstrumente, Haushaltskonsolidierung und Wirtschaftlichkeitsanalysen. Impressum: Institut für Public Management am Institut für Prozessoptimierung und Informationstechnologien GmbH Boxhagener Straße 119 D Berlin Tel. +49-(0) Fax +49-(0) Mail kontakt@institut-puma.de Web Geschäftsführer: Oliver Massalski Michael Grau Christian Müller-Elmau Amtsgericht Berlin - Charlottenburg HRB Sollten Sie kein Interesse an dem weiteren Bezug des Newsletters haben, senden Sie uns einfach an kontakt@institut-puma.de eine kurze Mail mit STOP in der Betreffzeile. Sie werden dann umgehend aus dem Verteiler entfernt. Wir würden uns jedoch sehr freuen, Sie weiterhin als Leser informieren zu dürfen.

3 Newsletter des Instituts für Public Management 01/ Erfahren Sie Neues vom IPM # Kennzahlen des kommunalen Jahresabschlusses - Kommunen beteiligen sich an Erprobungsphase von BilanzanalyseOnline Im Juni 2011 stellte das Institut für Public Management erstmals seine Web- Applikation BilanzanalyseOnline zur Analyse kommunaler Jahresabschlusskennzahlen vor. Seit dem Online-Start entwickelt das IPM die Anwendung unter Einbeziehung von Kommunen kontinuierlich weiter. Bereits in der aktuell laufenden Erprobungsphase wird die Anwendung von mehr als 30 Kommunen aus den Bundesländern Brandenburg, Niedersachsen und Hessen genutzt. Im Rahmen der Fortentwicklung beteiligt sich das Institut für Public Management zudem an der Entwicklung eines kommunalen Bilanzkennzahlenkataloges des brandenburgischen Kämmererfachverbandes zur weiteren Verfeinerung der Interpretationsansätze kommunaler Jahresabschlusskennzahlen. Den letzen Newsletter verpasst? Schauen Sie sich hier die vergangenen Ausgaben des IPM-Newsletters an! Veröffentlichungen Es stehen zwei neue Veröffentlichungen an: BilanzanalyseOnline ermöglicht eine vereinfachte Analyse kommunaler Jahresabschlüsse mit Hilfe eines integrierten kommunalen Kennzahlensets. In vier Kennzahlenperspektiven können Kommunen ihre Vermögens-, Kapital-, Ertrags- und Liquiditätslage auswerten. Die Auswertungsfunktionen der Web-Anwendung unterstützen neben Zeitreihenvergleichen auch indirekte und direkte Kennzahlenvergleiche mit anderen Kommunen. Sämtliche zeitraumbezogene und interkommunale Vergleiche werden durch grafische Darstellungen aufbereitet. Zudem werden Erläuterungen und Hinweise zur Interpretation der jeweiligen Kennzahl gegeben. Alle Auswertungen können mit eigenen Anmerkungen innerhalb des Reporting-Moduls der Anwendung zu einem individuellen Kennzahlenbericht zusammengestellt und als PDF-Dokument exportiert werden. BilanzanalyseOnline (Release-Version 1.03) # Eingabefunktion für Profildaten, Kommunendaten, Jahresabschlussdaten # Kennzahlenbezogene Einzelauswertung # Kennzahlenbezogene Zeitreihenauswertung mit Trendanalysen # Kennzahlenbezogener direkter und indirekter interkommunaler Vergleich # Kennzahlenbezogene Interpretationshilfen # Grafiken zu kennzahlenbezogenen Auswertungen und Kommentarfunktion # Individuelle und einfache Berichtsgestaltung # Berichtsdruck/ PDF-Exportfunktion Mehr zum Buch finden Sie hier. Innerhalb der Erprobungsphase können Kommunen BilanzanalyseOnline vollkommen kostenfrei in der Vollversion nutzen und ausprobieren. Auch nach der Erprobungsphase ist weiterhin eine kostenfreie Nutzung in der Basisversion der Anwendung vorgesehen. An einer Teilnahme interessierte Kommunen können sich unter nachfolgender Internetadresse registrieren und BilanzanalyseOnline anschließend im vollen Umfang nutzen. Registrieren Sie Ihre Kommune jetzt unter: Christoph Lehmitz Mehr zum Buch finden Sie hier. c.lehmitz@institut-puma.de

4 Newsletter des Instituts für Public Management 01/ # Niederlausitzer Studieninstitut und das IPM haben neue Fortbildungsprogramme entwickelt Das Institut für Public Management und das Niederlausitzer Studieninstitut für kommunale Verwaltung (NLS) haben ihre Zusammenarbeit intensiviert. Für die Lehrgänge zum kommunalen Finanz- und Bilanzbuchhalter wurden neue Fortbildungsinhalte entwickelt, die an den aktuellen Bedarf der Kommunen nach der Doppik-Einführung angepasst sind. Die einzelnen Module werden jetzt fast ausschließlich von den erfahrenen Mitarbeitern des IPMs übernommen. Der Lehrgang zum kommunalen Bilanzbuchhalter wird erstmals ab Mai 2012 angeboten und baut auf dem Lehrgang zum kommunalen Finanzbuchhalter auf, welcher ebenfalls im Mai startet. Starttermin am Niederlausitzer Studieninstitut für kommunale Verwaltung: Kommunaler Finanzbuchhalter: 22. Mai 2012 Kommunaler Bilanzbuchhalter: 07. Mai 2012 # Begleitung des Benchmarking der Tiefbauämter Süddeutscher Städte Das Institut für Public Management begleitet zehn Städte aus Süddeutschland bei ihrem Benchmarking der Tiefbauamtsleistungen. Dieses Projekt ist, nach dem Benchmarking Führungskräfte-Recruiting und dem Benchmarking Gebäudekosten, das Dritte, welches in Kooperation mit dem Deutschen Benchmarking Zentrum durchgeführt wird. In dem auf zwei Jahre angelegten Vorhaben wird die Durchführung von baulichen Unterhaltsmaßnahmen analysiert, um daraus verschiedene Best-Practice-Lösungen abzuleiten. Im Vordergrund steht hierbei nicht der sportliche Wettbewerb um die besten Plätze, sondern der Austausch von Lösungen und Erfahrungen. Es geht darum zu erfahren: Wie machen es denn die Anderen?. Dieses Benchmarking ist nicht als offener Vergleich gedacht, da er grundsätzlich auf die zehn teilnehmenden Städte beschränkt ist. Wenn Sie jedoch auch Interesse an einem kommunalen Vergleich haben, kontaktieren Sie Oliver Maßalski. # Institut für Public Management jetzt auch auf facebook! In Zukunft werden die aktuellen Informationen zum IPM und zum Thema Verwaltungsmodernisierung auch bei facebook gepostet. Gehen Sie auf unsere facebook-seite und drücken Sie Gefällt mir. Sie werden dann automatisch über Neuigkeiten informiert. Seien Sie stets über das IPM informiert und zum Thema Verwaltungsmodernisierung auf dem Laufenden. Ausführlichere Informationen über unser Unternehmen und unsere Leistungen können Sie wie bisher aus unserer Homepage entnehmen. # Überarbeiteter Doppik-Leitfaden Der im Kommunal- und Schulverlag erhältliche Doppik-Leidfaden erscheint im Frühjahr in einer zweiten, überarbeiteten Auflage. Mit seinen an Praktiker gerichteten Beiträgen deckt das Praxishandbuch alle relevanten Themenfelder zur kommunalen Doppik umfassend ab. Die zwei Kapitel von Christian Müller-Elmau zu den Themen Nutzen und Ausgestaltung einer kommunalen KLR sowie Hinweise für die Ausgestaltung eines produktorientierten Zielsystems wurden in der zweiten Auflage um aktuelle Entwicklungen sowie Erfahrungen aus Kommunen weit reichend überarbeitet. Der KLR-Beitrag wurde vor allem im Themenkomplex der Internen Leistungsverrechnung stark erweitert sowie um die Notwendigkeit der Planpreisbestimmung für ausgewählte Vorleistungen ergänzt. Im Beitrag zum produktorientierten Zielsystem wurden deutlichere Beispiele aus der Praxis eingearbeitet, die Kennzahlenproblematik vertieft sowie die strategische Zielentwicklung als Vorbedingung für gute Produktziele umfangreicher behandelt. Der überarbeitete Doppik-Leitfaden ist für 49,50 erhältlich. Kommunaler Finanzbuchhalter Lehrgangsort: Lübben Beginn: 22. Mai Umfang: 296 Unterrichtsstunden; max. 3 Unterrichtstage/Woche Gesamtdauer: ca. 1 Jahr Zeugnis berechtigt die Bezeichnung Kommunale/r Finanzbuchhalter/in zu führen Inhalte Einführung in das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) Gesetzliche Grundlagen zur Umsetzung des NKHR Arbeit mit Produkt- und Kontenrahmen Haushaltsplanung im NKHR Aufbau der kommunalen Bilanz Buchungssystematik Anlagenbuchhaltung im NKHR Kosten- und Leistungsrechnung im NKHR Finanzbuchhaltung (Haushaltsbewirtschaftung) im NKHR Jahresabschluss im NKHR Lesen Sie mehr! Kommunaler Bilanzbuchhalter Lehrgangsort: Lübben Beginn: 07. Mai Fortbildungsangebot für Absolventen des Lehrganges Kommunaler Finanzbuchhalter Umfang: 152 Unterrichtsstunden; max. 3 Unterrichtstage/Woche an max. 2 Terminen/Monat Inhalte: Vertiefung: KLR im NKHR Vertiefung: Kommunale Bilanz im NKHR Konsolidierter Jahresabschluss im NKHR Controlling, Berichtswesen, Kennzahlen im NKHR Steuerrecht und Steuerlehre im NKHR Planungs- und Investitionsrechnung im NKHR Lesen Sie mehr!

5 Newsletter des Instituts für Public Management 01/ # Institut für Public Management plant Roadshow für IT-gestütztes Berichtswesen Das Institut für Public Management wird im Mai/Juni 2012 eine Roadshow zum Thema IT-gestütztes Berichtswesen für Kommunen durchführen. Auf der Veranstaltung werden die Mitarbeiter des IPM ein softwaregestütztes Berichtswesens für Kommunen demonstrieren. Besonderes Augenmerk gilt hierbei der Adressatengerechtigkeit und der Möglichkeit ein flächendeckendes Berichtswesen auf die speziellen Anforderungen des öffentlichen Sektors abzustimmen, wobei sowohl Finanz- als auch Sachperspektiven integriert werden. Es wird gezeigt, wie IT-Einsatz dazu beiträgt, ein effektives Berichtswesen mit minimalem Personaleinsatz zu betreiben. Momentan stehen die Termine für die Roadshow noch nicht abschließend fest. Auf unserer Homepage finden Sie in Kürze nähere Informationen. Bei Interesse können Sie auch einen Termin vor Ort vereinbaren, bei dem die Präsentation der Berichtswesenlösung auf Ihre Kommune angepasst werden kann. # So war die Lange Nacht der Verwaltung 2011 Recht spät, erst im November, fand am Institut für Public Management die Lange Nacht der Verwaltung 2011 statt. Thema der Veranstaltung war Berichtswesen für Kommunen Führen durch Information. In der stets komplexer werdenden Kommunallandschaft, die häufig in finanzieller Hinsicht mit dem Rücken an der Wand steht, ist die Gewinnung, Aufbereitung und effiziente Vermittlung von führungsrelevanten Informationen eine Gretchenfrage für eine nachhaltige Verwaltungsführung. In der softwaregestützten Betrachtung von Kosten, Erlösen, Qualitätsmerkmalen und Wirkungen kommunalen Handelns können Rückschlüsse auf die bestmögliche Ausrichtung der Entwicklungsrichtung von Städten und Gemeinden gewonnen werden. Besonderer Dank gilt den beiden Referenten Herrn Wille (Amtsleiter Wirtschaft und Finanzen der Universitäts- und Hansestadt Greifswald) sowie Herrn Teschner (Kämmerer der Stadt Ludwigsfelde) für ihre gehaltvollen Vorträge. Ein Kommentar von Holger Schubert, Hauptamtsleiter der Stadt Jüterbog: Auch die 2. Lange Nacht der Verwaltung hat überzeugt. Einerseits drei interessante, praxisbezogene und informative Vorträge und andererseits ein schöner Ausklang des Tages in überaus angenehmer Atmosphäre mit direktem Blick auf die Spree. Es wäre wünschenswert, dass diese Art der Veranstaltung im Institut für Public Management zur Tradition wird." Natürlich wird es in 2012 auch eine Lange Nacht der Verwaltung geben. Diesmal im Spätsommer. Schauen Sie mal hin und wieder auf unsere Homepage oder auf unsere facebook-seite und melden Sie sich rechtzeitig an. Softwaregestütztes Berichtswesen Ziel eines kommunalen Berichtswesen ist grundsätzlich die Informationsversorgung von Führungskräften und Gremien mit den für sie relevanten Informationen. Rechtliche Grundlage für das Berichtswesen bilden in den meisten Ländern die Regelungen zum neuen Haushaltsund Rechnungswesen und sehen i.d.r. eine unterjährige Berichterstattung vor. Das Institut für Public Management unterstützt Kommunen bei der inhaltlichen und technischen Konzeption ihres Berichtswesen als Basis einer kennzahlengestützten Steuerung. Der Ablauf Analyse bestehender Berichtssysteme Klärung des Informationsbedarfs Konzeption der Berichte technische Implementierung Evaluation # IPM auf der Fachtagung - Finanztage 2012 vom KBW Am 10. und 11. Mai finden in Berlin die Finanztage 2012, organisiert vom Kommunalen Bildungswerk e.v. (KBW), statt. Die Fachforen der diesjährigen Veranstaltung beschäftigen sich mit "Kommunales Finanzmanagement" und "Doppik kommunal in der Praxis". Mitarbeiter des IPMs werden ebenfalls einen Vortrag übernehmen: Bilanzen verstehen - kein Ding der Unmöglichkeit. Genauere Informationen können Sie demnächst unserer Homepage oder facebook-seite entnehmen. Arndt Krischok a.krischok@institut-puma.de Flyer Berichtswesen-Software

6 Newsletter des Instituts für Public Management 01/ # Buchveröffentlichung zum kommunalen Gesamtabschluss Mitte April erscheint das Buch Der kommunale Gesamtabschluss - Konsolidierung in der Doppik beim Wiley-VCH Verlag. Die Veröffentlichung befasst sich neben dem aktuellen Entwicklungsstand und den rechtlichen Rahmenbedingungen der kommunalen Konzernrechnungslegung, mit dem konkreten Ablauf der Aufstellung kommunaler Gesamtabschlüsse. Anhand zahlreicher Beispiele wird die Konsolidierung von der Anpassung der Einzelabschlüsse bis hin zur Durchführung der notwendigen Eliminierungsbuchungen systematisch dargestellt. Darüber hinaus gibt das Buch praktische Handlungshinweise zur Erstellung kommunaler Konsolidierungsrichtlinien und zur Anwendung der notwendigen Konsolidierungssoftware. Das Buch Der kommunale Gesamtabschluss - Konsolidierung in der Doppik wurde durch Christoph Lehmitz in Zusammenarbeit mit Christian Kamp verfasst. Es richtet sich insbesondere an kommunale Finanz- und Konsolidierungsverantwortliche, Rechnungsprüfer und verantwortliche Mitarbeiter kommunaler Unternehmen. Das Buch ist ab April lieferbar und kann bereits jetzt bei Wiley-VCH oder Amazon vorbestellt werden. Lesen Sie mehr zu unseren Projekten RPA-Hotline Die Rechnungsprüfungsämter (RPA) sind erstmalig mit der Prüfung kommunaler Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse beauftragt. Zur Unterstützung der Prüfungsarbeiten bietet das Institut einen schnellen und unkomplizierten Weg zur Lösung spezifischer Fachfragen der kommunalen Bewertung, Bilanzierung und Buchung spezieller Geschäftsvorfälle. Der Ablauf RPA-Anfrage # Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung in der Stadt Jüterbog Das IPM ist seit Mitte des Jahres 2011 mit der Einführung der KLR in der Stadt Jüterbog beauftragt. Gemeinsam mit den Produkt- und Budgetverantwortlichen wurden Kostenstellen- und Kostenträgerstrukturen eingerichtet. Wie auch schon in anderen Kommunen wurden im Rahmen dieser Gespräche Disharmonien in der Verantwortung der Produkte und somit des Zugriffsrechts auf die jeweiligen Produktbudgets aufgedeckt. Die Diskussion zu den Kostenstellen und Kostenträgern verdeutlichte den Produkt- und Budgetverantwortlichen, dass die Doppik nicht nur ein Auswechseln von Begrifflichkeiten ist. Die gelebte Doppik definiert über Budgets und Produkte eine klare und einheitliche Verantwortung für die Erstellung kommunaler Leistungen. Damit wurde klar, dass es mit der bisherigen Aufteilung der Verwaltungsaufgaben in Jüterbog unzulässige Mehrfachzugriffe verschiedener Organisationseinheiten auf ein Budget gibt. Dies will nun keiner mehr verantworten, da es plötzlich wirklich um das eigene Geld geht. Die Konsequenz in Jüterbog ist, dass mittels der Erkenntnisse aus der KLR-Einführung eine konstruktive Auseinandersetzung mit dem Thema der Neustrukturierung der Verwaltungsorganisation in Gang gesetzt wurde, welche eine klare Abgrenzung der Zuständigkeiten zum Ziel hat. Die zu verbessernde Verwaltungsstruktur und die Wahl eines neuen Bürgermeisters haben das KLR-Projekt zeitlich etwas ins Hintertreffen geraten lassen. Nach Aussagen der Projektgruppe wird die Umsetzung des Projektes voraussichtlich in diesem Jahr abgeschlossen werden. Hotline -Telefonat 1. Hotline - Antwort 2. Hotline - Rückruf 3. Fachberatung Rene Wolter # Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung in Neustadt (Dosse) Das Institut für Public Management hat im vergangenen Halbjahr die Kosten- und Leistungsrechnung in Neustadt (Dosse) erfolgreich eingeführt. Während der intensiven Zusammenarbeit mit dem Amt Neustadt (Dosse) wurde zunächst der Kostenstellen/ -trägerplan entwickelt und in das bestehende HKR-System eingepflegt. Hierauf folgend wurden die internen Leistungsbeziehungen mittels einer Umlagematrix abgebildet, die Umlageschlüssel definiert und das Personal des Amtes geschult. Für das Jahr 2012 planen Amt und das Institut für Public Management die Konzeption und Umsetzung des internen Berichtswesens. r.wolter@institut-puma.de Flyer für RPA-Hotline

7 Newsletter des Instituts für Public Management 01/ Informieren Sie sich über relevante Themen # Potenziale des kommunalen Vertragsmanagements Um ihre öffentliche Leistungen stetig zu gewährleisten gehen Kommunen eine Vielzahl vertraglicher Beziehungen mit Dritten ein. Die angewendeten Vertragsarten mit den verschiedenen öffentlichen oder privaten Vertragspartnern sind aber verschiedenartig und komplex. So schließen Kommunen beispielsweise schlichte Werk- und Dienstleistungsverträge aber auch hochkomplexe Finanzierungsverträge oder Rechtsgeschäfte über öffentlich-private Partnerschaften (ÖPP) ab. Verträge welche die Kommunen mit Dritten eingehen, wurden in der Vergangenheit zumeist durch die entsprechende Fachabteilungen bearbeitet, überwacht und in schriftlich-papiergebundener Form abgelegt. Dies führte mit ansteigender Anzahl und zunehmender inhaltlicher Komplexität der Verträge zu wachsenden Problemen des kommunalen Vertragsmanagements. Beispielweise bedingt die zumeist dezentrale Ablage von Verträgen einer Fachabteilung einen erschwerten Zugriff anderer Fachabteilungen auf diese Verträge. Die Auffindbarkeit und der Zugriff auf den jeweiligen Vertrag ist erschwert, wodurch sich die Gesamtbearbeitungszeit mitunter erheblich verlängert. Die dezentral-papiergebundene Vertragsablage und -archivierung in den Fachabteilungen erfolgt oft nach uneinheitlichen Ordnungsmustern, wodurch die einfache fachübergreifende Auffindbarkeit und Bearbeitung weiterhin behindert wird. Neben der dezentralen Archivierung und uneinheitlichen Systematisierung von Verträgen sind Schwierigkeiten in der stetigen Behandlung laufender Verträge oftmals erkennbar. Der Lebenszyklus eines Vertrages beginnt mit seinem Entwurf und endet bei Vertragsende mit seiner revisionsfähigen Archivierung. Die Betreuung von Verträgen erfolgt in den Kommunen in der Regel passiv, dass heißt der jeweilige Vertrag wird erst dann bearbeitet, wenn ein akutes Problem auftaucht oder der Vertrag endet. Als Folge werden Verträge nicht rechtzeitig, oder im schlimmsten Fall überhaupt nicht durch die entsprechenden Instanzen bearbeitet. Als Ausgangspunkt für die Entwicklung eines aktiven Vertragsmanagements kann ein so genanntes zentrales Vertragsregister angesehen werden. Die Notwendigkeit der Führung eines solchen Vertragsregisters spiegelt sich insbesondere in den haushaltsrechtlichen Anforderungen zur Inventarisierung sämtlicher kommunaler Verbindlichkeiten und potentieller finanzieller Risiken wieder, die regelmäßig ihren Niederschlag in den Bestimmungen zum Anhang des kommunalen Jahresabschlusses und in den Richtlinien für die kommunale Rechnungsprüfung findet. Im kommunalen Vertragsregister werden die wesentlichen Informationen über Verträge der Kommune systematisch erfasst, fortlaufend gepflegt und überwacht. Damit ergeben sich Potentiale für ein effizienteres und zudem rechtsicheres Vertragsmanagement in den Kommunen. Nachfolgende Verbesserungen können sich aus der Entwicklung eines zentralen Vertragsregisters ergeben: Zentraler Zugriff auf aktuelle Vertragsinformationen aus verschiedenen Fachabteilungen der Kommune. Zentrale Bereitstellung von Informationen über die Einhaltung vertraglicher Fristen (Vertragslebenszyklus). Einhaltung der rechtlichen Anforderungen zur Rechnungslegung der Kommunen (Darstellung vertraglicher Risiken im Anhang zum kommunalen Jahresabschluss). Bereitstellung von Informationen über aktuelle haushaltsrelevante Belastungen aus laufenden Verträgen (z.b. aus doppelt abgeschlossenen Verträgen). Risikobewertung und damit Darstellung zukünftiger finanzielle Risiken aus laufenden Verträgen für die Kommune. Kommunaler Gesamtabschluss Neben dem kommunalen Jahresabschluss sind alle Jahresabschlüsse der kommunalen Unternehmen unter besonderen kommunal- und handelsrechtlichen Voraussetzungen in den Gesamtabschluss einzubeziehen. Die Aufstellung des Gesamtabschlusses bildet damit eine zusätzliche Herausforderung im Rahmen der Umstellung des gemeindlichen Rechnungswesens. Wir unterstützen Sie dabei! Der Ablauf Projektplanung Konsolidierungsrichtlinie Software Probekonsolidierung Gesamtabschluss Christoph Lehmitz c.lehmitz@institut-puma.de Flyer KGA

8 Newsletter des Instituts für Public Management 01/ Einsparung durch rechtzeitige Vertragsänderungen sowie durch die Verringerung des Bestandes an Doppelverträgen Darüber hinaus bietet sich das kommunale Vertragsregister als Grundlage für eine Weiterentwicklung zu einem zentralen Vertragsmanagementsystem an. Im zentralen Vertragsmanagementsystem werden neben den Vertragsregisterinformationen auch sämtliche inhaltliche Vertragsdaten der Kommune unter Zuhilfenahme eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) systematisch erfasst, bearbeitet und überwacht. Dadurch ergeben sich insbesondere Potentiale zur prozessorientierten Verarbeitung von Vertragsinformationen und damit einer effizienteren Behandlung kommunaler Verträge über den gesamten Vertragslebenszyklus. Public-Private Partnership - An Appropriate Institutional Arrangement for Public Services? ZögU Beiheft 41/2011 Systematik eines kommunalen Vertragregisters Januar, 2012 Christoph Lehmitz Zum Beiheft Public Private Partnership der Zeitschrift für öffentliche und gemeinwirtschaftliche Unternehmen steuerte Arndt Krischok den Beitrag Unde venis PPP? bei. Weitere Informationen erhalten Sie hier. Arndt Krischok a.krischok@institut-puma.de

9 Newsletter des Instituts für Public Management 01/ Unsere Seminare zum Thema Vertragsmanagement Um Ihnen in diesem Newsletter einen näheren Eindruck über unser Seminarangebot zu geben, möchten wir Ihnen unser Seminar zum kommunalen Vertragsmanagement vorstellen. Seminare am IPM Bei Interesse an speziellen Inhouse- Seminaren oder unserem Seminarprogramm, melden Sie sich bitte unter: kontakt@institut-puma.de. Seminar: Aufbau eines kommunalen Vertragsregisters Beschreibung: Im Sinne des Grundsatzes der Vollständigkeit bei der Bilanzierung sind auch die geschlossenen Verträge der Gemeinde zu inventarisieren. Durch die Erfassung der Verträge im Vertragsregister wird der Dokumentationspflicht der Gemeinden Rechnung getragen. Ebenso können Vertragsauswirkungen rechtzeitig bilanz- und haushaltswirksam berücksichtig werden. Im Seminar werden den Teilnehmern die Anforderungen an das Vertragsregister vorgestellt und der systematische Aufbau beispielhaft entwickelt. Darüber hinaus werden Lösungsansätze zur Einführung eines Vertragsmanagements entwickelt. Schlagwörter: Rechtliche Grundlagen und Regeln zur Bilanzierung von Verträgen Erfassung und Systematisierung kommunaler Verträge Aufbau des Haupt- und Unterregisters Führung des Vertragsregisters Möglichkeiten elektronisch geführter Vertragsregister Dienstanweisungen zum Vertragsregister Ableitung des Rückstellungsbedarfs Risiko-Bewertung von Verträgen/Eventualverbindlichkeiten Anforderungen und Aufbau eines kommunalen Vertragsmanagements Erfahrungsaustausch und Fragen der Teilnehmenden Zielgruppe: Kämmerer und Finanzverantwortliche, Doppik-Projektmitglieder, Rechtsamt, Haupt-/ Organisationsamt, IT-Beauftragte In folgenden Seminarkategorien haben wir Angebote für Sie: 1. Doppik/ NKR 2. Kosten- und Leistungsrechnung 3. Kostenmanagement 4. Investition und Finanzierung 5. Controlling allgemein 6. Berichtswesen 7. Jahresabschluss 8. Gesamtabschluss 9. Beteiligungen 10. Bilanzanalyse 11. Strategien und Ziele 12. Demografischer Wandel 13. Qualitätsmanagement 14. Prozessoptimierung 15. Organisation Ihr Dozent: Dauer: Voraussetzung: Christoph Lehmitz 1 Tag keine Auf unserer Homepage finden Sie im Seminarbereich unsere Angebote mit genauer Themenbezeichnung, Terminen, Kooperationspartner und Veranstaltungsort dargestellt. Besuchen Sie unsere Homepage oder lesen Sie unser Seminarprogramm!