Add-on ProjektManager für Sage CRM

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1 dd-on rojektanager für Sage C Die nachfolgende abelle zeigt Ihnen die verschiedenen eiter des rojektanagers, die im nschluss detailiert erläutert werden. eiter im rojektanager Funktion Zusammenfassung ckdaten des rojektes ommunikation rojektkommunikation im Überblick eilensteine eilziele manifestieren und überprüfen otizen Ideen festhalten und anderen zugänglich machen ickets projektbezogenes eklamationsmanagement Verkaufschance Verkaufschancen, die aus dem rojekt entstanden sind Dokumente blage projektbezogene Dokumente Zeitübersicht Übersicht des Zeitmanagements für eilprojekte und das esamtprojekt Zeiterfassung ufnahme der benötigten Zeit für die einzelnen ufgaben Bilanz Übersicht osten- Zeit Beziehung Übersicht über verknüpfte eilprojekte 1. Hauptnavigation In der Hauptnavigationsleiste findet man den Button rojekt. uf der Startseite des rojektanagers ist eine abelle, in der später alle vorhandenen rojekte aufgelistet werden. Die Liste kann mit der Filterfunktion (Status, hase, yp, rojektleiter) sortiert und mit dem Button eu, der ebenfalls in der Hauptnavigationsliste anzuwählen ist, erweitert werden. Das rojekt ist eine primäre ntität und kann daher durch das echtesystem des C Systems (Berechtigung nlegen, Bearbeiten, Löschen) verwaltet werden. Über den Button S roject Import können diese in den rojektanager übernommen werden

2 Beim nlegen des rojektes werden die inhaltlichen ckpunkte des rojektes fi xiert. Die ingabemasken sind jederzeit erweiterbar. in Speichern der ingaben ist nur möglich, wenn alle fl ichtfelder (ennzeichnung*) ausgefüllt sind. nzahl und uswahl der fl ichtfelder obliegt dem Systemadministrator. s wird empfohlen die Vorauswahl der fl ichtfelder nicht zu verändern, da sie für die Funktionsweise wichtig sind. Feldbeschriftung Feldname yp Länge Beschreibung rojektname* proj_name ext 80 - rojektleiter proj_userid Benutzerauswahl C-Benutzer Firma proj_companyid rw. Suchauswahl uftragsgeber erson proj_personid rw. Suchauswahl nsprechpartner Beschreibung pro_description ehrzeiliger ext rojektbeschreibung Verkaufschance proj_opportunityid rw. Suchauswahl opplung des rojekts an eine Verkaufschance, wenn z.b. das rojekt aus der Verkaufschance hervorgegangen ist Startdatum* proj_datetime Datum und Uhrzeit- rojektbeginn nddatum* proj_todatetime Datum und Uhrzeit rojektende Budget proj_budget Währung rojektgesamtbudget osten proj_cost Währung ein ingabefeld, automatische rrechnung hase proj_stage uswahl rojektstand Status proj_status uswahl Bearbeitungsstatus yp proj_type uswahl ennzeichnung des Fachbereichs 2. Zusammenfassung Die gespeicherten ngaben sind im eiter Zusammenfassung zu sehen. Die Detailansicht der rojektstruktur kann durch den Button Ändern bearbeitet werden, in diesem Bereich erscheint auch die Löschfunktion. it Fortfahren kommt man zur Übersichtsseite (rojektliste) zurück.

3 3. S roject 3.1 S roject Import Über den Button S roject Import gelangt man zu einer Übersichtsliste der Import-Dateien. Zum inspielen von neuen Importdateien muss der Benutzer über Dokumentenbibliotheksrechte verfügen. Über den Button eu können dann Dateien in die Bibliothek (emeinsame Dokumente) geladen werden. Bei der uswahl der Importdatei müssen Importdetails defi niert werden. Dabei ist beim yp Import und bei der ntität rojekt auszuwählen. rfolgt der Import innerhalb des rojektanagers sind diese Daten vorgetragen. Beim Import über den Bereich emeinsame Dokumente müssen diese Felder noch ausgewählt werden.

4 Systembedingt wird man nach dem Upload in ein C weitergeleitet. anuell muss man jetzt wieder über den Button rojekt den rojektanager anwählen und auf S roject Import klicken. Die vorher gewählte Datei steht nun zum Import zur Verfügung. lickt man auf die zu importierende Datei, kann man die ptionen für den Import festlegen (wie z.b. einen neuen rojektnamen). achdem die Datei importiert (lick auf Button Import ) wurde, wird man zur Zusammenfassungsseite des neuen rojekts geleitet. 3.2 S roject xport Beim xport als S roject kann man wählen, ob ein neuer ame vergeben und ob die Vorgängerrelationen der ommunikationen exportiert werden sollen. Durch lick auf den Button In Datei exportieren wird die Datei exportiert. Die Datei wird ebenfalls im Bereich emeinsame Dokumente gespeichert. Wenn der xport erfolgreich war, wird das rgebnis sofort angezeigt.

5 Wählt man die Datein aus und klickt auf nlage anzeigen kann man das rgebnis mit Ziel speichern unter speichern. nschließend kann die Datei mit S roject geöffnet werden. 4. ommunikation it der Dokumentation der rojektkommunikation wird der Verlauf des rojektes für alle Beteiligten transparent. Wie in der Sage C ommunikation, die auf Firmen oder ersonen bezogen ist, können im eiter ommunikation alle für das rojekt relevanten ein- oder ausgehende nrufe oder -ails, geplante ermine und verteilte ufgaben notiert werden. Beim nlegen für neue ermine (-ail, nruf, Besprechung, ufgaben) kann bei einem rojekt wie im Standard eine Zuweisung mit Firmen, ersonen, und C-Benutzern erfolgen. Die auf die jeweilige ommunikation bezogenen Dokumente können bei dem entsprechenden Vorgang mit abgelegt werden.

6 eu bei der ntität ommunikation sind folgende Funktionen: Zuordnung rojekt und eilenstein Beim nlegen einer neuen ommunikation kann sowohl eine Verknüpfung mit dem rojekt als auch mit einem eilenstein erfolgen. Wird die ommunikation aus einem rojekt heraus erstellt, wird der rojektname automatisch vorgefüllt. eu ist zudem, dass sich eine Vorgängerkommunikation festlegen läßt. Da das uswahlfeld für den Vorgänger nach einem eilenstein gefi ltert wird, muss vorher ein eilenstein gewählt werden. Das System prüft bei der Datumseingabe, ob das Startdatum hinter der Vorgängerkommunikation liegt und das nddatum immer vor allen achfolgern. nsonsten meldet das System einen Fehler. In diesem Fall kann das ästchen bhängige ommunikationen verschieben angeklickt werden, um alle betroffenen Vorgänger und achfolger nach vorn bzw. nach hinten zu verschieben. Budgetangabe In der ommunikation wird eine ktion (Demo, nruf, Besprechung, etc.) ausgewählt. Wenn man eine ommunikation anlegt, hat man die öglichkeit im Währungsfeld, dass für die rfüllung der ufgabe benötigte Budget einzutragen. Die osten, die in der Bearbeitungsphase anfallen, werden automatisch vom System berechnet. Basis für die Berechnung ist die Zeiterfassung, die der ufgabe zugeordnet wurde.

7 nzeige lanstunden und verbrauchte Stunden Die rfassung von lanstunden und verbrauchten Stunden funktioniert nach der gleichen Struktur wie die Budget/osten-ngabe. Bei der nlage der ommunikation können die geplanten Stunden angegeben werden. ittels der Zeiterfassung werden automatisch die verbrauchten Stunden berechnet. In dem eiter Bilanz werden die gesamten ostenpunkte angezeigt, die sich zudem aus den eitern ommunikation und Verkaufschance aufsummieren. Die angelegten ermine und ufgaben erscheinen zusätzlich bei der jeweiligen erson im alender. 5. eilensteine Im eiter eilensteine ist eine abelle zu sehen, in der später alle gesetzten eilensteine aufgelistet werden. ine Filterung nach Benutzern ist möglich. Über den Button eu wird ein neuer eilenstein angelegt, welcher mit der rojektkommunikation verknüpft werden kann. in Speichern der ingaben ist nur möglich, wenn alle flichtfelder (ennzeichnung*) ausgefüllt wurden. Feldbeschriftung Feldname yp Länge Beschreibung Beginn prms_datetime Datum und Uhrzeit rreichen eilenstein Fälligkeit* prms_todatetime Datum und Uhrzeit Zeitpunkt an dem ommunikationen des eilensteins abgeschlossen sein sollen ame* prms_name ext 100 ame eilenstein Beschreibung prms_descriptiom ehrzeiliger ext eilensteinbeschreibung Benutzer prms_userid Benutzerauswahl verantwortlicher Leiter oder Benutzer Firma prms_companyid rw. Suchauswahl für artner oder extern beauftragt erson prms_personid rw. Suchauswahl für artner oder extern beauftragt rojekt prms_projectid rw. Suchauswahl kein ingabefeld Durch licken auf Datum und Uhrzeit des jeweiligen eilensteins gelangt man zur Detailansicht. eben den eilensteindaten sind die zugeordneten Dokumente und ommunikationen aufgelistet, sowie die Bilanz der osten und Stunden der eilensteinkommunikation. ommunikationseinträge werden in verschiedenen ruppen angezeigt: ntweder als inzelne ommunikation oder als ruppen abhängige ommunikation mit den zusammengehörigen Vorgängern bzw. achfolgern. uf der rechten Seite befinden sich die Buttons für die rstellung von erminen, ufgaben, Dokumenten und ickets für den eilenstein. Für eine einfache Zuordnung, ist bei der euanlage einer dieser ktionen, der entsprechende eilenstein bereits vorgetragen.

8 Die Funktionen Daten zum nfang bzw. zum nde des eilensteins aufschließen gelten jeweils für alle ausgewählten ruppen von ommunikationseinträgen, wobei immer die bstände zwischen allen betroffenen erhalten bleiben. Dafür muss vor dem licken des Buttons in die Checkbox Daten aufschließen ein Haken gesetzt werden. s können auch mehrere Checkboxen gleichzeitig aktiviert werden. 6. otizen In diesem eiter können alle rojektbeteiligten neue otizen eingeben, bearbeiten und löschen. Die ingabe erfolgt per Freitext. Datum und Benutzer werden automatisch eingetragen. it dieser Funktion wird ein projektbezogener Ideenpool geschaffen, auf den alle C-Benutzer Zugriff haben.

9 7. ickets Zur inbindung des undenservice kommt es im eiter icket. s handelt sich um Standard-icket des C-Systems, welches mit dem jeweiligen rojekt und optional einem eilenstein verknüpft ist. eklamationaufgaben (ickets) können erstellt, bearbeitet und gelöscht werden. Beim rstellen eines neuen ickets wird es automatisch mit dem rojekt verknüpft. Im oberen eil dieses Bereiches ist eine ipeline und darunter eine Liste mit den verknüpften ickets zu sehen. In dieser Übersicht kann man die Leistungsqualität durch den Leistungsumfang, die eaktionszeit und die Schnelligkeit der Bearbeitung ablesen. Die Liste lässt sich auch durch licken auf die ipeline fi ltern. 8. Verkaufschance Im eiter Verkaufschancen sehen Sie die Standard-Verkaufschancen des C-Systems, die mit dem rojekt verknüpft sind. Die hier aufgelisteten Verkaufschancen sind immer Folge eines rojektes. berhalb der Liste wird eine ipeline angezeigt. Die einzelnen Verkaufschancen können erstellt, bearbeitet und gelöscht werden. Über den Button eu können weitere Verkaufschancen angelegt werden. Die neue Verkaufschance ist automatisch mit dem rojekt verknüpft. Die ufträge, die an der Verkaufschance hängen, werden in die Bilanz eingerechnet. rodukte, die dem uftrag zugeordnet sind z.b. Lizenzen, können so mit abgerechnet werden. uch die Zeiterfassung kann an diese geknüpft werden, beim Buchen entsteht ein uftrag.

10 9. Dokumente Sollen projektbezogene Dokumente abgelegt werden, die nicht direkt mit einer ommunikation verbunden sind, kann dies im eiter Dokumente erfolgen. 10. Zeitübersicht Die ontrolle des Zeitmanagements wird durch zwei Funktionen bedient. Zum einen durch den eiter Zeitübersicht und zum anderen durch den eiter Zeiterfassung. Die Zeitübersicht zeigt eine dynamische Darstellung des rojektes, der verknüpften ommunikationen, der eilensteine und anderen rojekten. Sie ist in zwei Bereiche, den oberen Hauptteil und dem unteren Übersichtsteil gegliedert, deren Zoomstufe sich unabhängig voneinander verändern lässt. Dies kann durch Benutzung des ausrades oder der entsprechenden Buttons (oben links) geschehen. Die nsicht lässt sich durch Ziehen mit der aus horizontal verschieben oder durch die Benutzung der feiltasten.

11 Durch einfaches licken auf einen intrag können Detailinformationen abgerufen werden. Im aufklappenden Fenster hat man die öglichkeit ommunikationen eines eilensteins oder alle Vorgänger und achfolger einer ommunikation farbig hervorzuheben, sowie über Link zur entsprechenden C Seite zu springen. Durch Drag & Drop lassen sich auch die Datumswerte handhaben. Um Start- und nddatum eines intrags zu ändern, wird dieser einfach zum gewünschten Zeitpunkt verschoben. Vor der Übernahme der Änderung können Zeit und Datum noch genau eingestellt werden. Verknüpfte rojekte lassen sich nicht verschieben. Die Farbe eines intrags gibt seinen yp an: eilenstein - grau; ermin - blau; ufgabe - grün; andere (mails, rojekte, etc.) - rosa.

12 11. Zeiterfassung Die rbeitszeiten können im eiter Zeiterfassung erfasst und abgerechnet werden. Die Zeiterfassung kann manuell erfolgen oder systematisch. Zur systematischen rfassung muss am nfang der rbeitszeit der Button rfassung starten und nach rledigung der Button rfassung stoppen gedrückt werden. Dabei kann die Zeiterfassung unterbrochen und anschließend wieder fortgesetzt werden. ach endgültiger Stoppung öffnet sich anschließend das gleiche Bedienfeld wie bei der manuellen rfassung, nur das in diesem Falle die rbeitszeit bereits erfasst ist. in Speichern der ingaben ist wieder nur möglich, wenn alle fl ichtfelder (ennzeichnung*) ausgefüllt sind und die ktivität einer ufgabe oder einem ermin zugeordnet wurde. Feldbeschriftung Feldname yp Beschreibung Datum* prre_datetime ur Datum bspeicherdatum Benutzer* prre_userid Benutzerauswahl C-Benutzer * prre_uomid uswahl engeneinheit enge* prre_quantity umerisch nzahl der engeneinheit reisliste* prre_princinglistid uswahl ingabe wird roduktfamilie prre_productfamilyid rw. Suchauswahl benötigt, um die Zuordnung des entsprechenden rodukt* prre_productid rw. Suchauswahl ostensatzes zu ermöglichen rojekt rre_projectid rw. Suchfunktion kein ingabefeld osten prre_cost Währung kein ingabefeld Verkaufschance prre_opportunityid rw. Suchauswahl für die Buchung, wo de uftrag angelegt wird Checkbox Buchen prre_post ontrollkästchen Synchronisierung mit fficeline ufgabe prre_communicationid anzzahl uswahl der entsprechenden ufgabe

13 ach dem Speichern können die Daten bearbeitet und gelöscht werden. Wurde für den intrag jedoch die Checkbox Buchen ausgewählt, kann der Datensatz nicht mehr bearbeitet werden. ine Stornierung ist weiterhin möglich. Ursache für diese inschränkung ist die öglichkeit der Synchronisierung mit der ffi celine oder einem anderen -System. 12. Bilanz Den esamtüberblick über das rojekt und den bis jetzt erläuterten rfassungsmöglichkeiten, erhalten Sie im eiter Bilanz. Hier fi ndet man die zusammengefasste egenüberstellung von Budget und osten, lanstunden und verbrauchten Stunden, sowie eine automatische Berechnung, was von den einzelnen osten noch verfügbar ist. leichzeitig werden in einer Übersichtsliste die projektbezogene ommunikation und die Verkaufschancen aufgelistet. uf einem Blick ist so zu erkennen, ob man die zeitlichen Vorgaben einhalten wird, oder ob das kalkulierte Budget bis zu Beendigung des rojektes ausreichen wird.

14 13. Beziehungen ufschlussreich, wenn sich das aktuelle rojekt durch eilprojekte ergänzt, ist der eiter Beziehungen. s handelt sich dabei um das Sage C-eigene Beziehungssystem, welches mit dem rojektmanager verknüpft wurde. Verknüpfte Beziehung zwischen rojekten werden im eiter Zeitübersicht und dem eiter Bilanz herangezogen. leichzeitig können auch Beziehung z.b. zu Firmen festgelegt werden. Bei ückfragen wenden Sie sich bitte an: sellmore esellschaft für Vertriebsentwicklung mbh m Brauhaus 10a Dresden elefon Fax

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