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1 IAA September 2009 Firmengemeinschaftsstand des Ministeriums für Wirtschaft, Mittelstand und Energie des Landes Nordrhein- Westfalen Organisationsmappe für Aussteller IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 1

2 Sehr geehrte Aussteller des Firmengemeinschaftsstandes des Ministeriums für Wirtschaft, Mittelstand und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen auf der IAA PROJEKTSERVICE Schwan GmbH ist die Veranstaltungsagentur und das Messebauunternehmen des Ministeriums für Wirtschaft, Mittelstand und Energie für die kommenden Messen. Ihre Ansprechpartnerin für Ihre Belange und Fragen, die Sie organisatorisch oder messebautechnisch haben, ist in unserem Haus: Antje Busbach Tel.: Fax.: Nach Ihrer verbindlichen Zusage für eine Teilnahme an der IAA 2009 planen wir den Firmengemeinschaftsstand mit Ihrer individuellen Ausstellerfläche und den für Ihren Messeauftritt erforderlichen Materialien. Hierzu finden Sie in dieser Organisationsmappe Formulare, die Sie uns bitte bis zu den angegebenen Terminen zurücksenden. In diesem Zusammenhang möchten wir Sie bitten, die Abgabetermine einzuhalten. Jede Verzögerung hat eine Verspätung des gesamten Produktionsplans zur Folge. Bitte teilen Sie uns eventuelle Verspätungen so früh wie möglich mit. Denn ggf. resultieren erhöhte Bearbeitungsbeiträge hieraus. Bitte beachten Sie: Der technische Bedarf für die allgemeinen Flächen des Firmengemeinschaftsstands und das Mobiliar wird von PROJEKTSERVICE Schwan GmbH koordiniert und ggf. bei der Messe bestellt. Darüber hinaus gehende Serviceleistungen (Parkausweise, zusätzliche Ausstellerausweise, Eintrittskartengutscheine, Werbematerial etc.) müssen von den Ausstellern selbst bestellt werden. Bei Rückfragen oder Wünschen wenden Sie sich bitte an uns wir helfen gerne weiter. Auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit Antje Busbach PROJEKTSERVICE Schwan GmbH IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 2

3 Allgemeine Informationen IAA 2009 Veranstalter Veranstalter des Firmengemeinschaftsstandes ist die Landesregierung des Landes Nordrhein-Westfalen (Koordination durch das Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen). Messestand Auf dem Firmengemeinschaftsstand des Ministeriums für Wirtschaft, Mittelstand und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen präsentieren Sie Ihr Unternehmen und Ihre innovative Arbeit. Der Firmengemeinschaftsstand lässt sich in drei Bereiche gliedern: Der Präsentationsbereich erstreckt sich über die Ausstellerflächen mit Exponaten, einer dazugehörigen Schautafel und personeller Betreuung durch die Aussteller selbst. Der Kommunikationsbereich umfasst Lounge und Infotheke. Im logistischen Zentrum des Standes befinden sich Küche und Lager. Standbau und Standorganisation PROJEKTSERVICE Schwan GmbH als Agentur und Messebauunternehmen ist vom Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen beauftragt worden, den Messeauftritt zu organisieren und anhand der von den Ausstellern bezeichneten Exponate die Standfläche und ihre Aufteilung zu realisieren. Die Exponate bestehen in der Regel aus Demonstrationsobjekten und/oder Funktionsmodellen. Es besteht kein Anspruch auf eine spezielle Positionierung auf der Standfläche. Je nach Planungsstand kann es möglich sein, dass die einzelnen Aussteller umpositioniert werden. Der Anspruch auf eine fixe Standgröße besteht ebenfalls nicht. Der Ausstellerbeitrag bleibt bei jeder Größe gleich. Messegesellschaft Die auf dem Gemeinschaftsstand ausstellenden Unternehmen und Initiativen werden von PROJEKTSERVICE Schwan GmbH beim VDA als Mitaussteller gemeldet. Der Pflichteintrag im Messeausstellerkatalog wird auf Basis der abgefragten Anmeldedaten erstellt und kann nach Ablauf der Anmeldefrist nur noch für die elektronischen Medien (Katalog im Internet, Besucherinformationssystem) korrigiert werden. Versicherung Das Ministerium kann für den Gemeinschaftsstand keine Versicherung abschließen, da dies aufgrund der Staatshaftung haushaltsrechtlich nicht möglich ist. Der Abschluss einer Transport- und Ausstellungsversicherung Ihrerseits ist jedoch möglich und wird empfohlen. Diese kann über die Messe Frankfurt oder eine andere Versicherung abgeschlossen werden. IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 3

4 Eine Bewachung des Messestandes außerhalb der Messeöffnungszeiten, innerhalb der tatsächlichen Messetage ist sichergestellt. Personelle Betreuung Die Aussteller präsentieren ihre Exponate in eigenem Namen und Interesse und stellen eine persönliche Standbetreuung ohne Unterbrechung während der gesamten Messedauer sicher. Bitte beachten Sie, dass die Präsenz der Aussteller am Stand über die gesamte Messelaufzeit von Anfang bis Ende unabdingbare Teilnahmevoraussetzung ist. Hier ist insbesondere darauf hinzuweisen, dass der Abbau der Präsentationsfläche sowie die Abreise vor dem offiziellen Messeende :00 Uhr) nicht erfolgen darf. Bei Verstoß gegen diese Voraussetzung erhöht sich der Ausstellerbetrag um 500,00 EUR. Kosten/Leistungen Die Mitaussteller werden an den Kosten für den Stand mit pauschal 3.500,00 zzgl. 19% MwSt. beteiligt. Zuzüglich des Grundeintrags im Katalog, der 208 EUR kostet. Zusätzliche Leistungen der Messe Frankfurt (Z.B. mehrere Produktgruppeneinträge, Logo, etc.) stellt Ihnen die Messe gesondert in Rechnung. Bei der Aufnahme auf den Gemeinschaftsstand handelt es sich um eine Inlandsmesseförderung, die den De-minimis Beihilferegelungen unterliegt. Danach kommt eine solche Förderung nur in Betracht, wenn im Laufe der letzten drei Jahre die Gesamtfördersumme, die durch die öffentliche Hand gewährt wurde, den Grenzwert von insgesamt nicht überschreitet. Hierzu zählt jegliche Zuwendung von öffentlichen Stellen, die als De-minimis-Beihilfen ausdrücklich deklariert wurden. Im Vorfeld der Messebeteiligung wird den Mitausstellern ein Erklärungsvordruck übersandt mit der Bitte um Angaben über bisher erhaltene öffentliche Förderungen. Nach der Auswertung erhalten die Aussteller eine Prüfungsmitteilung. Der Ausstellerbeitrag wird ca. 6 Wochen vor Messebeginn durch PROJEKTSERVICE Schwan GmbH abgerechnet und beinhaltet folgende Leistungen: Messestand moderne, transparente Stand-Architektur exponatabhängige Teilfläche auf dem Stand Platzierung zur Gangseite Grundausstattungs-Mobiliar wie EDV-Counter, Vitrine, Podest in Standardgröße (Absprache mit PROJEKTSERVICE Schwan GmbH), Broschürenständer, Stehhilfe. (Darüber hinaus gehende Leistungen wie Flats, Beamer, Podeste in Sondergrößen, o.ä. werden auf Grundlage eines Angebotes gesondert mit dem Aussteller abgerechnet). IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 4

5 Organisation Organisatorische Betreuung durch PROJEKTSERVICE Schwan GmbH Terminvorgaben und -kontrolle Messeservice Katalogeintrag alle Miet- und Nebenkosten (Strom, Wasser etc. außer Telekommunikation und Internet) Standreinigung Standbewachung Voraussichtlich 2 kostenfreie Ausstellerausweise Hostessen-Service für den Loungebereich und die Info-Theke Schließfächer für die Standbesetzung Verpflegung der Standbesetzung/Messegäste am letzten Aufbautag und während der Messe (Getränke, warmer Mittags-Imbiss, Nachmittags-Snack) Marketing/Drucksachen Aussteller-Handout (Aussteller mit Kurzbeschreibung) Layout + Produktion einer Schautafel Präsentation der Aussteller in einem einheitlichen Layout (Abstimmung und Produktion durch PROJEKTSERVICE Schwan GmbH) Individuelle Pressemitteilung in der Pressemappe des Firmengemeinschaftsstandes (Anmietung Pressefach) Einladung der Fach- und Tagespresse zum Besuch des Messestandes Voraussichtliche Durchführung eines Messevorbereitungs-Workshops Foto-CD vom Profi-Fotografen in 2 Versionen Bewerbung des Standes auf dem Außenwirtschaftsportal und Bei Nichteinhaltung der Anmeldefristen obliegt es PROJEKTSERVICE Schwan GmbH einen erhöhten Bearbeitungsbeitrag, in Höhe von 25% der jeweiligen Aufwendungen, zu berechnen. Storno-Gebühren Bei Stornierung der Teilnahme, nach Abgabe der verbindlichen Anmeldung, fallen Stornogebühren in Höhe von 20% der Ausstellergebühr an. IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 5

6 Externe Kosten Die Mitaussteller tragen alle weiteren Kosten selber, die ihnen im Zusammenhang mit der Messebeteiligung entstehen, wie Z.B. Personalkosten Reisekosten Exponatvorbereitungs- und -gestellungskosten Transportkosten Drucksachen zum Exponat Bestellungen aus dem Servicepaket des Messeveranstalters Versicherungen Zusätzliche Schautafeln Podeste in Sondergrößen (Absprache mit PROJEKTSERVICE Schwan GmbH) Servicekatalog der Messegesellschaft Die auf dem Firmengemeinschaftsstand ausstellenden Firmen und Initiativen werden der Messegesellschaft als Mitaussteller gemeldet. Bestellungen aus dem Service-Paket oder im Internet erfolgen auf eigene Rechnung und eigenes Risiko. Sonstiges Bitte beachten Sie, dass es auf dem Firmengemeinschaftsstand zugunsten der Ausstellerpräsentation wenig Lagermöglichkeiten gibt. Das Lager steht lediglich für den jeweiligen Tagesbedarf an Prospekten, sowie die persönlichen Dinge der Aussteller (Handtasche, Diplomatenkoffer, u.ä.) zur Verfügung. Koffer des Standpersonals müssen anderweitig untergebracht werden (Z.B. Messeschließfächer).! IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 6

7 Verbindliche Anmeldung IAA 2009 Formular Anmeldung Seite 1 Zur Teilnahme als Mitaussteller auf dem Firmengemeinschaftsstand des Ministeriums für Wirtschaft, Mittelstand und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen auf der IAA 2009 vom in Frankfurt. Rückgabe: bis an: PROJEKTSERVICE Schwan GmbH Antje Busbach Per Fax: Firma Ansprechpartner für die Messevorbereitung Titel/Funktion Vorname/Name Tel. Fax. Handy-Nr. Vertretung für die Messevorbereitung Straße PLZ/Ort Internet-Adresse Titel/Funktion Vorname/Name Tel. Fax. Handy-Nr. Wir erkennen die Teilnahmebedingungen ausdrücklich an. Wir möchten unter folgendem Buchstaben in das Ausstellerverzeichnis: Datum Unterschrift IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 7

8 Rechnungsadresse: Formular Anmeldung Seite 2 Firma Vorname/Name Straße PLZ Ort IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 8

9 Angaben zu Exponaten - IAA Seite pro Exponat bei Bedarf bitte kopieren! Rückgabe bis zum Formular Exponate Seite 1 Firma Kurzbeschreibung des Exponats WICHTIG: Bitte geben Sie nur die tatsächliche Exponatsgröße ohne Verkehrsflächen an!! Größen / Bezeichnungen der zum Exponat gehörenden Teile L. cm, B cm, H cm. Gewicht kg Stromangaben für das Exponat Verbrauch in Watt: Steckdose nein: Steckdose ja: Anzahl: Besonderheit: (Z.B. 16Ah CEE o.ä.) Druckluft Nein: ja: Anschluss:. Rauch- / Gasabzug Nein: ja: Wasser Zu- und / oder Ablauf Nein: ja: Anschluss:. Internetanschluß Nein: ja: Tonunterstützte Präsentation mit Laptop oder PC (wichtig für die Lautsprecherinstallation,- verkabelung) Nein: ja: Bitte geben Sie genaue Hinweise zu Besonderheiten Ihres Exponates wie Auftreten von Geräuschen, Vibration, Abgasen, etc. IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 9

10 Angaben zur Standausstattung IAA 2009 (Zusätzliches Mobiliar ist ggf. kostenpflichtig) Formular Exponate Seite 2 Rückgabe bis zum Firma Podeste für Ihre Exponate ja nein Eigene Podeste (Größe) Podeste von PROJEKTSERVICE Schwan GmbH Anzahl Größe oder Säulenvitrine 50*50*200 cm (Breite*Tiefe*Höhe) Anzahl Foto entspricht unseren Vitrinen Hochvitrine 100*50*200 cm Anzahl Foto entspricht unseren Vitrinen Tischvitrine 100*50*100 cm Anzahl Foto entspricht unseren Vitrinen Sonstige Ausstattung IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 10

11 Angaben zur Broschüre IAA 2009 Rückgabe bis zum Informationen zum Text für die 2-sprachige Einladungsbroschüre für die Mitaussteller des Firmengemeinschaftsstandes des Ministeriums für Wirtschaft, Mittelstand und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen auf der IAA Zur Messe wird eine 2-sprachige Einladungsbroschüre des Ministeriums für Wirtschaft, Mittelstand und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen erscheinen. Darin ist jeder Aussteller des Firmengemeinschaftsstandes mit Logo, Adresse und einem Kurzprofil des Unternehmens, sowie der Messepräsentation vertreten. Zur Produktion der Broschüre benötigen wir: Ihr Logo als druckfertige EPS-Datei, vektorisiert. Ihre Kommunikationsdaten mit Name der Firma Name des Instituts Straße, PLZ, Ort Telefon und Internetadresse. Text mit maximal 880 Zeichen inkl. Leerzeichen (als Word-Datei). (880 Zeichen Deutsch und 880 Zeichen englisch) Mit diesem Text stellen Sie interessierten Besuchern der Messe, also potentiellen Kooperationspartnern bzw. Kunden, Ihr Projekt vor. Schwerpunkt der Beschreibung sollte sein, was die Innovation an Ihrem Produkt, Projekt oder Forschungsergebnis ist. Die Broschüre richtet sich nicht nur an Fachleute, sondern auch an interessierte Besucher, deswegen sollte der Text so allgemeinverständlich wie möglich, mit möglichst wenig Fachvokabular formuliert sein. Wichtig: Bitte halten Sie sich an die vorgegebene Textmenge, da die Zeichenanzahl auf einer Broschürenseite begrenzt ist. Wichtig: Wir benötigen durch Sie im Vorfeld abgestimmte und verabschiedete Texte, Logos, Adressen und Bilder (bitte beachten Sie ggf. Bildrechte!!). Nach Layouterstellung Ihrer Seite der Einladungsbroschüre erhalten Sie lediglich einen Korrekturabzug von PROJEKTSERVICE Schwan GmbH!! Ggf. ein Foto, eine Graphik oder eine Zeichnung IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 11

12 Für Fotos setzt man üblicherweise 300 dpi an, eine (Strich-)Zeichnung sollte idealerweise 800 dpi haben. Noch ein Wunsch von unserer Seite aus: Wenn es Ihnen möglich ist, schicken Sie uns bitte noch einige Fotos mehr mit, für den Fall, dass wir Platzhalter in der Broschüre benötigen! Nach Fertigstellung der Broschüre erhält jeder Aussteller automatisch 50 Exemplare. Sollte eine höhere Auflage seitens der Aussteller gewünscht werden, bittet PROJEKTSERVICE Schwan GmbH um rechtzeitige Information. Die Unterlagen schicken Sie bitte bis an: oder auf CD per Post an PROJEKTSERVICE Schwan GmbH Antje Busbach Grenzstraße Meckenheim oder schicken Sie die Daten auf unseren ftp-server: projektservice-ftp.de login: web31f1 Passwort: Y9JVnwVY IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 12

13 Rückgabe bis Angaben zur Schautafel - IAA 2009 Wichtig: Um bei der Informationsflut der Messeveranstaltung den einzelnen Besucher zu fangen, sind folgende Kriterien maßgeblich: Die Schautafel soll ein Eyecatcher der jeweiligen Standfläche sein! Das wichtigste Tafelelement ist ein Bild. Es soll Aufmerksamkeit erzielen und den Besucher zu einem zweiten Blick animieren. Das kann bedeuten: interessante Detailaufnahme, ungewöhnliche Perspektive, farbverfremdete Darstellung. Es sollte nicht bedeuten: Abbild des in natura vorhandenen Exponats, vielschichtige Prozessdarstellung, Gruppenbild von Menschen, die wenig aussagekräftiges Objekt betrachten. Bitte beachten Sie, dass auf Grund eines neuen CDs für das Land im Eyecatcher keinerlei Logos oder Text auftauchen dürfen.! Das zweitwichtigste Element ist eine aufmerksamkeitsstarke Headline entweder aufgrund der Wortwahl, der Mehrdeutigkeit ihrer Aussage oder eines Spannungsverhältnisses zwischen Headline und Bild. Der Text ist (leider) Nebensache. Er sollte nur Schlagworte oder kurze prägnante Aussagen enthalten. Je kürzer desto besser nur STICHWORTE! Logo und Absender der Tafel sollten auf den ersten Blick erkennbar sein. Die Schautafel wird mit Ihren Vorlagen im Design des Standes gestaltet und mit Ihnen abgestimmt. Das Beispiel auf der nachfolgenden Seite soll als Muster dienen. Wichtig: Bitte halten Sie sich unbedingt an die vorgegebenen Textmengen, da die Zeichenzahl nicht überschritten werden darf. Als Vorlagen benötigen wir von Ihnen: Kontaktdaten Internetadresse Logo digitale Vorlage Ihres Logos mit verbindlicher Angabe der Farbwerte (z. B. druckfertige vektorisierte EPS-Datei) eine farbverbindliche Vorlage wünschen wir uns - Das Logo erscheint auf dem Leitsystem und nicht auf der Schautafel selber -!!! IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 13

14 Text als Worddatei, max. 10 Zeilen (5 deutsch und 5 englische) max Zeichen (inkl. Leerzeichen) Headline 4 Zeilen (2 deutsch und 2 englische) à max. 20 Zeichen (inkl. Leerzeichen) Zusätzliche Schautafeln sind kostenpflichtig! Bilder/Grafiken! ein interessantes, plakatives Bild oder eine Grafik, als Negativ, Fotoabzug, Dia, als EPS-Datei oder in einem der üblichen Mac-Formate. 100 dpi braucht unsere Druckerei mindestens, um ein gutes Druckergebnis zu erzielen (diese Angabe bezieht sich auf das entgültige Zielformat= Breite 4488 Pixel * Höhe 3937 Pixel) Bitte kennzeichnen Sie Ihre Sendungen mit dem Namen der Veranstaltung (IAA 2009 MWME) und Ihrem Firmennamen Sehr wichtig! Wir benötigen durch Sie im Vorfeld abgestimmte und verabschiedete Texte, Bilder, etc. Nach der Layouterstellung durch PROJEKTSERVICE erhalten Sie lediglich einen Korrekturabzug zur Freigabe. Sollten Sie uns eine CD zuschicken, so senden Sie uns bitte einen Kontrollausdruck mit. PROJEKTSERVICE Schwan GmbH Antje Busbach Grenzstraße Meckenheim Telefon 02225/ Fax 02225/ IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 14

15 LOGO LOGO Bild / Foto Bild / Foto IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 15

16 Rückgabe bis zum Angaben zur Pressemitteilung IAA 2009 Das Ministerium mietet für die Messelaufzeit zwei Pressefächer an und stellt eine gemeinsame Pressemappe aller Aussteller zusammen. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, die Pressemitteilung Ihres Unternehmens / Ihrer Institution kostenfrei auszulegen. Der Text darf maximal eine DIN A4-Seite, eine Seite für die deutsche Fassung und eine Seite für die englische Fassung, umfassen. Bitte stellen Sie uns die von Ihnen gesetzte, korrigierte und zum Druck freigegebene Mitteilung zum angegebenen Datum per zu. Erfahrungsgemäß arbeiten Journalisten gerne mit Word-Dateien, um sich Textpassagen einfach kopieren zu können. Aus diesem Grund benötigen wir Ihren Pressetext + Kommunikationsdaten + Ansprechpartner auf einer Word-Datei. Bitte senden Sie die Word-Dateien per an: PROJEKTSERVICE Schwan GmbH Antje Busbach IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 16

17 Rückgabe bis Namensschilder für Standbetreuer - IAA 2009 Die Mitaussteller auf dem Firmengemeinschaftsstand des Ministeriums für Wirtschaft, Mittelstand und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen auf der Messe IAA erhalten für die Messe Namensschilder von PROJEKTSERVICE Schwan GmbH. Bitte teilen Sie uns bis zum Namen und die Handy-Nr. der Standbetreuer mit. Sowie ggf. die Nummer Ihres Spediteurs, Lieferanten oder Aufbauers. Dazu wird Ihnen eine Woche vor Deadline eine Excel-Datei zugesandt, die Sie bitte ausgefüllt an folgende -Adresse senden: PROJEKTSERVICE Schwan GmbH Antje Busbach IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 17

18 Zu Ihrer Erinnerung! IAA 2009 in Frankfurt Das Wichtigste noch einmal in Kürze: Logos, Fotos und Graphiken müssen mindestens eine Auflösung von 100 dpi haben. (Ausgehend von einer Zielgröße von: 4488*3937 Pixel) Wir benötigen genaue Angaben zu Ihren Exponaten, um Ihre Firma optimal präsentieren zu können. Bitte halten Sie sich an die Deadlines! Ablaufplan Abgabe bei PROJEKTSERVICE Schwan GmbH bis erledigt Anmeldung Angaben zu Exponat/Standausstattung Text für die Broschüre Firmen-Logo Angaben zur Schautafel Ausstellersitzung :00 Uhr Text für Pressemitteilung Angaben für Namensschilder Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir diese Deadlines strikt einhalten werden, um einen reibungslosen Ablauf sicher zu stellen, im Sinne aller Aussteller. IAA Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie 18

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