Laurus Zeiterfassung. Time Management.. Die Software zur Erfassung von Arbeitsund/oder Projektzeiten sowie Ausfällen (Krankheit, Ferien etc.

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1 Laurus Zeiterfassung Basis - Version Die Software zur Erfassung von Arbeitsund/oder Projektzeiten sowie Ausfällen (Krankheit, Ferien etc.) Time Management.. Kalenderübersicht Tagesrapporte Präsenzzeiten Projektzeiten Spesen Aussagekräftige Zahlen für die Personalabteilung und Projektleitung Seite 1

2 Mein Kalender Tagesrapport - Übersicht Je nach Rollen- /Rechtevergabe steht Ihnen eine Gesamtübersicht der einzelnen Mitarbeiter zur Verfügung. Ansicht mein Kalender. Auf einen Blick ersehen Sie die geleisteten Arbeitszeiten und Spesenabrechnung sowie allfällige Abwesenheiten (Absenzen). Arbeitszeitrapport - Übersicht Zeiterfassung intern Einfach und benutzerfreundlich kann jeder Mitarbeiter seine Tages- und/oder Projektrapporte erfassen unter Berücksichtigung von allfälligen Absenzen oder Spesenabrechnungen. Tagesrapport erfassen Der Mitarbeiter kann sich jederzeit seinen Arbeitszeitrapport abrufen und hat somit immer Kenntnis über die kumulierten Zeiten. Spesenabrechnungen - Übersicht Der Mitarbeiter gibt seine Präsenzzeiten ein. Wenn erforderlich, kann er direkt aus dem Tagesrapport heraus einen Projektrapport erstellen. Oder Sie können ebenfalls auf einen Blick die Spesenabrechnungen abrufen. Es können interne sowie externe (verrechenbare) Spesen abgebildet werden. Seite 2

3 Spesenabrechnung interne Spesen Projekt - Zeiterfassung Sie können die Projektzeiten über das Formular Projektrapport erfassen. Die Spesen können nach Ihrem Reglement hinterlegt werden und der Mitarbeiter kann eine konforme Abrechnung mit Beleg zum Visum aufbereiten und monatlich abliefern. Spesenabrechnung Deckblatt Wählen Sie das entsprechende Projekt (Task) an und erfassen Sie die Projektdaten. Projektrapport Zu den einzelnen Spesenbelegen kann Ende Monat das Deckblatt zur Unterschrift vom Mitarbeiter dazu gelegt werden. So haben Sie pro Monat eine saubere Dokumentation für die Buchhaltung. Spesenabrechnung - Freigabe Sie geben die effektive Zeit sowie die verrechenbare Zeit ein und halten unter Tätigkeit fest, was genau ausgeführt worden ist. Sie können eine interne Ergänzung vornehmen. Sie können die Spesenabrechnungen termingerecht frei geben. Seite 3

4 Projektzeiten - Übersicht Projekt - Stundenzusammenfassung Dieser Beleg wird der Rechnung beigelegt. Die Projektzeiten können nach verschiedenen Themen, wie alle Rapporte, Stunden Saldoübersicht, sowie offene und abgeschlossene Rapporte, abgerufen werden. Neuer Task (Projekt) - Eingabe Projekt Stundensaldoübersicht Da Sie die offerierten Std. den verrechneten Std. in dieser Ansicht gegenüber stellen können, sehen Sie sofort die noch verbleibenden Stunden. So haben Sie die Möglichkeit, rechtzeitig vor einer allfälligen Überschreitung, Massnahmen zu ergreifen. Mit Status * offeriert geben Sie alle relevanten Projekt- und Interessenten-Daten ein. Neuer Task Kurz-Offerte/Auftragserteilung Projekt Zeitrapport - Summary Sie können ganz einfach eine übersichtliche Abrechnung erstellen, indem das gewünschte Zeitfenster ausgewählt wird. Direkt aus dem neuen Task heraus können Sie schnell und unkompliziert ein Offert- /Auftragsformular für die Unterzeichnung Seite 4

5 generieren. Nach erfolgter Unterschrift kann das Projekt zur Erfassung der Projektzeiten, freigegeben werden. sowie Ferienguthaben daraus hervorgeht. Administration Task - Abnahmeprotokoll Der Administrator hat die Möglichkeit, alle wichtigen Themen zu hinterlegen wie: Spesenart, Cost Center, Kalenderhinweise, Kunden (für Projekte / Task), Monatsarbeitszeiten, Projekttypen sowie natürlich auch die Mitarbeiter. Nach Beendigung des Projektes können Sie sofort das Abnahmeprotokoll erstellen. Darauf kann angekreuzt werden, ob das Projekt mit oder ohne Vorbehalt abgenommen wird. Bei einem allfälligen Vorbehalt wird direkt die entsprechende Dokumentation beigefügt. Nach erfolgter Unterzeichnung, und unter der Voraussetzung, dass nicht ein Vorbehalt gesetzt worden ist, kann das Projekt definitiv auf abgeschlossen gesetzt werden. Mitarbeiteraustritte Der Administrator kann in einem speziellen Bereich die Soll/Ist-Vorgaben (Arbeitszeiten) entsprechend hinterlegen. Gesamtsystem Offline- und online- Modus Online-Hilfe 100% Notes basierend geringer Einführungsaufwand und einfache Bedienbarkeit Optionsmöglichkeiten Anbindung an Laurus CRM für Fakturierung usw. Bei einem Mitarbeiteraustritt können sie einen Gesamtarbeitszeitnachweis erstellen, aus welchem die allfällige Überzeit (plus / minus) Seite 5

6 Einsatz und Nutzen Laurus Time System bringt Produktivität Zeit- und Ressourcenoptimierung durch unternehmensweiten Kalender Geschäftsprozessoptimierung Effektivität und Transparenz durch ganzheitliche Abwicklung der Prozesse Einfach und benutzerfreundlich Arbeitszeiten können direkt vom Mitarbeiter erfasst und verwaltet werden Summen und Totale werden dynamisch berechnet Übersichtliche Darstellung im eigenen Kalender sowie verschiedene Ansichtsmöglichkeiten Stammdaten werden übersichtlich vom Administrator verwaltet Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, allfällige Projektzeiten zu erfassen und nach den gewünschten Perioden auszudrucken und abzurechnen Die Personalabteilung überschaut die Arbeitszeiten und Feriensaldi Detaillierte Gleit- und Urlaubszeitabrechnung pro Mitarbeiter Spesenberichte und Auswertungen Laurus Time System ist einfach zu installieren Auch ausser Haus produktiv durch Wechsel zwischen Online- und Offline- Modus Mehrsprachigkeit für Einsatz in internationalen Firmen Laurus Time System ist skalierbar Einsatz als reine Zeiterfassung (intern) und / oder Projekterfassung möglich Einsatz Abteilungs-, Firmen- oder Konzernweit Hardware vom PC-System bis zum Mainframe Optional erweiterbar: Anbindung an Laurus CRM Laurus Time System ist leicht zu installieren Inbetriebnahme innerhalb weniger Tage möglich Erprobtes Servicepaket für grosse Installationen verfügbar Laurus Time System ist leicht zu benutzen Konsistente Notes Standard- Benutzerschnittstelle Einheitliche und durchgängige Bedienungslogik Online-Hilfe und "Assistenten" Laurus Time System ist sicher Authentifikation zwischen Benutzern und Servern Individuell parametrierbare Zugriffs - kontroll- Einstellungen und Nutzungsrechte Vertreterregelung - basierend auf Domino Directory - Standards Technische Voraussetzungen Das System läuft auf allen Notesplattformen ab 8.x Support & Vertrieb LAURUS IT Inspiration AG bietet als Systemund Beratungshaus jede benötigte Einführungsunterstützung, sowie optional Wartungs- und Servicevereinbarungen. Im Rahmen von Wartungsverträgen erhalten Kunden kostenfreie Updates. Auf Wunsch werden auch kundenspezifische Anpassungen / Erweiterungen vorgenommen. LAURUS IT Inspiration AG ist autorisierter Lotus / IBM Premier Partner - spezialisiert auf Entwicklung, Inbetriebnahme und Einsatz von anspruchsvollen Lotus Notes/ Domino Anwendungen. Seite 6

7 Weitere Produkte LAURUS bietet eine Reihe weiterer Produkte und Dienstleistungen an: LAURUS QM Suite LAURUS CRM Die Customer Relationship (CRM) Management Lösung inkl. Kontakt-, Sales- und Leadmanagement sowie vollständiger Historie gem. separater, vollumfänglicher Leistungsbeschreibung. LAURUS Projekte (Projekt/Aufgaben) mit Gantt Chart Die Software zur Unterstützung von Gruppenarbeit, Projektabwicklung (Aufgaben u.v.m). Die Software zum Aufbau und Betrieb von Qualitätsmanagement Systemen. Lässt sich an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen. Prozesse und Dokumente sind miteinander verknüpft. Ausgeklügelte Suchfunktion. Die QM Suite besteht aus: - Portal - Organisation - Dokumente - KPV-Aufgaben (Workflow) - Handbuch Im Hinblick auf weitere kontinuierliche Produktentwicklung kann die Information in dieser Broschüre und die Funktionalität von Laurus Applikationen Änderungen unterliegen. Die LAURUS übernimmt keine Garantien bezüglich des Inhaltes dieser Broschüre. Lotus and Lotus Notes sind eingetragene Warenzeichen der Lotus Development Corp. / IBM Corp. Microsoft und Windows NT sind ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corp. Macintosh ist ein eingetragenes Warenzeichen der Apple Corp.(C) Copyright LAURUS IT Inspiration AG Alle Rechte vorbehalten. Seite 7

8 Ansicht Laurus Time System die clevere Zeiterfassung Kontaktdaten: LAURUS IT Inspiration AG Obere Bahnhofstrasse 13 CH-5507 Mellingen Fon: Fax: Internet: Mail: Seite 8