Prozess: Neuen Studiengang einrichten Sicht: Gesamte Hochschule

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1 * wird später ergänzt Prozess: Neuen Studiengang einrichten Sicht: Gesamte Hochschule Freigabe Organisationseinheit Name, Vorname Datum Unterschrift Geprüft Präsidentin Prof. Beate Rennen-Allhoff Fachbereich 5 Prof. Detlef Deßaules Präsidium Seite 1 von 12 P:\Prozesse_Systemakkreditierung\Arbeitsergebnisse\Neuen Studiengang einrichten\neuen_studiengang_einrichten_v1.3_freigabe.docx

2 Inhaltsverzeichnis 1. PROZESSSTECKBRIEF PROZESSMODELL PROZESSBESCHREIBUNG TEILPROZESS KONZEPT ENTWICKELN TEILPROZESS STUDIENGANG IN PLANUNG AUFNEHMEN TEILPROZESS STUDIENGANG-UNTERLAGEN DETAILLIEREN TEILPROZESS UNTERLAGEN BEGUTACHTEN TEILPROZESS UNTERLAGEN RECHTLICH BEGUTACHTEN TEILPROZESS BESCHLUSSVORLAGE ERSTELLEN TEILPROZESS STUDIENGANG FREIGEBEN TEILPROZESS BESCHLUSS KOMMUNIZIEREN TEILPROZESS STUDIENBETRIEB ORGANISIEREN TEILPROZESS UNTERLAGEN VERÖFFENTLICHEN TEILPROZESS STUDIENGANG PUBLIZIEREN...12 Seite 2 von 12

3 1. Prozesssteckbrief Ziel des Prozesses Einrichtung eines neuen Studiengangs, der externen und internen Rahmenbedingungen entspricht. Auslösendes Ereignis Neuer Studiengang wird angedacht Bedarfsmeldung extern: Frage von Studieninteressierten/Alumni/Wirtschaft nach neuen Schwerpunkten Ausschreibung von Mitteln für Pilotprojekt Bewerbung sinnvoll? Gesetzesänderung bietet neue Möglichkeiten Bedarfsmeldung intern: Bedarf zur Einrichtung kommuniziert von Studierenden/Professoren/Mitarbeitern Strategischer Bedarf der Hochschulleitung Ergebnis Neuer Studiengang ist eingerichtet und intern und extern kommuniziert. Der Studienbetrieb kann aufgenommen werden. Eingerichteter Studiengang ist weiterzuentwickeln Lieferanten wer liefert dem Prozess etwas zu? Eingangsgrößen Nutzer wer nutzt Ergebnisse des Prozesses? Ausgangsgrößen Lieferanten (Angabe der Funktion und ggf. Organisationseinheit): Studieninteressierte Studierende Wirtschaft Fach- und Berufsverbände Fachbereich Präsidium Absolventen Politik Eingangsgrößen (Auflistung des Inputs, z.b. Material, Informationen, Dokumente): Initiale Ideenskizze Checkliste Akkreditierung I und II Handreichung zur Einrichtung und Weiterentwicklung von Studiengängen Nutzer (Angabe der Funktion und/oder Organisationseinheit): Fachbereiche Hochschulverwaltung Angehörige der Hochschule Studierende Ministerium Ausgangsgrößen (Auflistung des Outputs, z.b. Material, Informationen, Dokumente): Studiengangsunterlagen o Marktanalyse/Bedarfsanalyse Seite 3 von 12

4 o Profil/Übersicht/Ziele o Studiengangskonzept o Modulhandbuch/Modulbeschreibungen o Modulübersicht o Studienverlaufsplan o Prüfungsordnung o Lehrverflechtungsmatrix o Kurz-Lebensläufe der Lehrenden o Diploma-Supplement Machbarkeitsanalyse, Finanzierung/Ressourcen, Planung für die Einführung Protokolle, z.b. von Beiratssitzungen, Workshops, Peer- Verfahren und Fachbereichsratssitzungen Akkreditierungsurkunde Prozessverantwortung Prozessbeteiligung Schnittstellen zu anderen Prozessen Präsidentin FB Dezernat I Dezernat II Hochschulkommunikation Präsidium Externe (Beirat, Peers) Externe (Verbände, Markt, Ministerium) Planungsprozesse (Hochschulentwicklungsplanung, Fachbereichsentwicklungsplanung) Termine / Fristen im Prozessablauf Teilprozesse - 1. Konzept entwickeln 2. Studiengang in Planung aufnehmen 3. Unterlagen detaillieren 4. Unterlagen begutachten 5. Unterlagen rechtlich begutachten 6. Beschlussvorlage erstellen 7. Studiengang freigeben 8. Beschluss kommunizieren 9. Studienbetrieb organisieren 10. Unterlagen veröffentlichen 11. Studiengang publizieren Mitgeltende Unterlagen In Checkliste referenzierte Dokumente MS Excel EDV-Systeme MS Word Zentraler Dokumentenpool Hochschulkompass (Datenbank HRK) Internetportal für Onlineanmeldung der Studierenden Internetseite der FH Intranet der FH Anzahl der Prozessdurchläufe: mehrfach pro Jahr Fallzahlen / Mengengerüst Zeitraum des Prozessablaufs: zu bestimmen Turnus: abhängig von der Planung Kennzahlen aus Trendanalyse und dem Feedback aus Prozesskennzahlen Berufspraxis und Fachwissenschaften sind noch nicht im Detail Seite 4 von 12

5 definiert Steuerungsmaßnahmen 2. Prozessmodell Seite 5 von 12

6 3. Prozessbeschreibung Die Prozessbeschreibung Neuen Studiengang einrichten dokumentiert die einzelnen Schritte, die bei der Einrichtung eines neuen Studiengangs durchlaufen werden müssen. Es werden die eingebundenen Organisationseinheiten und das Zusammenspiel untereinander dargestellt. Grundgedanke der Prozessorganisation ist es, dass die einzelnen Tätigkeiten in den Organisationseinheiten in Eigenregie durchgeführt werden. Durch abgestimmte Schnittstellen und Freigabeprozesse wird gewährleistet, dass der neue Studiengang zum einen in das Portfolio der gesamten Hochschule passt und zum anderen nicht am Bedarf vorbei geplant und mit allen Beteiligten in gemeinsamer Abstimmung eingerichtet wird. Im Fachbereich werden Ideen und Konzepte inhaltlich entwickelt. Dies erfolgt unter Berücksichtigung des externen und internen Umfelds. Dabei werden unter anderem Markt- und Bedarfsanalysen durchgeführt und Empfehlungen von Berufs- und Fachverbänden berücksichtigt. Die in den Fachbereichen ablaufenden Teilprozesse werden innerhalb der vorgegebenen Rahmenbedingungen festgelegt und gelebt. Aufbereitet werden die notwendigen Unterlagen in den Fachbereichen anhand des von den Dezernaten zur Verfügung gestellten Leitfadens (Handreichung, Checklisten Akkreditierung I und II) und den mit der Hochschulleitung in den Planungsgesprächen festgehaltenen Zielen. Verantwortlich für die Arbeiten ist der Dekan. Die Schaffung von Arbeitsgruppen oder einer entsprechenden Projektstruktur für die Erarbeitung erfolgt selbstgesteuert innerhalb der Fachbereiche. Für die Planung und Vorgehensweise der Einführung erfolgt eine Abstimmung mit den Dezernaten I und II. Eine fachliche Abstimmung der Konzepte erfolgt über externe Feedbackverfahren. Diese sind im jeweiligen Fachbereich definiert. Das Dezernat I (D I) Planung, Controlling und Qualitätsmanagement ist für alle beschriebenen Tätigkeiten im Evaluation und Akkreditierung verantwortlich. Das Dezernat II (D II) Studium und Lehre ist für die rechtliche Prüfung der Studiengangsunterlagen und die Eröffnung des Zulassungsverfahrens verantwortlich. In Abstimmung zwischen den Fachbereichen und Dezernat I werden die formalen Rahmenbedingen bei der Einrichtung neuer Studiengänge berücksichtigt. In Abstimmung zwischen den Fachbereichen und Dezernat II werden die Kapazitäten berechnet, zudem werden Module und Prüfungsordnung entwickelt. Dezernat I und II stellen sich als beratende und unterstützende Instanzen für die Fachbereiche auf. Abstimmungsprozesse sollen gemeinsam von Fachbereichen Seite 6 von 12

7 und Dezernaten durchgeführt werden. Der Servicegedanke steht im Vordergrund. Dezernat I ist dabei der zentrale Ansprechpartner für Qualitätsfragen für den Fachbereich. Alle zu prüfenden Unterlagen werden im Dezernat I entgegengenommen und in die übrigen e (Dezernat II, Präsidium, Hochschulkommunikation) verteilt. Ein Schwerpunkt bei der Einrichtung neuer Studiengänge ist die Berücksichtigung und Sicherstellung von Vorgaben. Dies betrifft sowohl Vorgaben externer Art von Kultusministerkonferenz (KMK), Hochschulrektorenkonferenz (HRK) und Akkreditierungsrat (AR) sowie rechtliche Vorgaben (z.b. aus dem Hochschulgesetz) als auch Vorgaben interner Art aus z.b. Strategie und Planung. Die Vorgaben sind in der Handreichung für die Fachbereiche gebündelt und werden kontinuierlich in den Dezernaten I und II aktualisiert. Für gemeinsame Abstimmungsprozesse und den Zugriff auf notwendige Unterlagen wird ein gemeinsamer Dokumentenpool verwendet. Dort können auch die rechtlich verbindlichen Dokumente jederzeit eingesehen werden. Die Freigabe eines neuen Studiengangs erfolgt durch das Präsidium. Mit der Freigabe ist der Studiengang intern akkreditiert. Der Studienbetrieb im Fachbereich kann organisiert werden. Rechtlich wirksame Unterlagen werden vom Dezernat II auf den Internetseiten veröffentlicht. Der Studiengang wird publiziert und bekannt gemacht. Die Möglichkeit zur Einschreibung wird geschaffen. Im Falle, dass eine Freigabe mit Auflagen ausgesprochen wurde, wird für den eingerichteten Studiengang eine Klassifizierung des Änderungsbedarfs angestoßen (Prozess Studiengang weiterentwickeln ). Im Falle, dass keine Freigabe erfolgt, werden Überarbeitungen der Unterlagen in Zusammenarbeit Fachbereich, Dezernate und erneute Vorlage zur Freigabe durch das Präsidium notwendig. Das Präsidium führt bei Schwierigkeiten im Abstimmungsprozess zwischen Fachbereichen und Dezernaten eine Klärung herbei, notfalls unter Einbeziehung der Rechtsaufsicht (Ministerium für Innovation, Wissenschaft und Forschung). Im Folgenden werden die einzelnen Teilprozesse beschrieben. 3.1 Teilprozess Konzept entwickeln Hochschulentwicklungsplan in jeweils aktuell gültiger Fassung Handreichung für die Einrichtung neuer Studiengänge, Checklisten Akkreditierung I und II Ideen für neuen Studiengang aus Politik, Wirtschaft, internem Umfeld oder von Studierenden, Beirat/Peers Ideen sammeln Markt- und Bedarfsanalyse durchführen Entscheidung, ob Idee umgesetzt werden soll Konzept entwickeln Umsetzung planen Seite 7 von 12

8 Unterstützung von D I zu formalen Aspekten einholen Unterstützung von D II zu rechtlichen Aspekten einholen Inhaltliches Feedback einholen Studiengangskonzept freigeben Ergebnisse/Protokolle aus Beiratssitzungen, Workshops bzw. Peer-Verfahren Protokolle aus Fachbereichsratssitzungen Studiengangskonzept mit o skizziertem Studienverlauf o Marktanalyse/Bedarfsanalyse, Benchmark (Vergleich mit anderen Hochschulen), Empfehlungen von Fach- und Berufsverbänden o Bestands-/Machbarkeitsanalyse o Finanzierungs- und Ressourcenplanung o Studiengangsprofil mit definierten Ausbildungszielen der Module Fachbereichsentwicklungsplan (FEP) und mit Fachbereichsrat abgestimmtes Studiengangskonzept zur Vorlage für die Planungsgespräche mit dem Präsidium 3.2 Teilprozess Studiengang in Planung aufnehmen Fachbereichsentwicklungsplan Studiengangskonzept Prüfung durch das Präsidium, ob das Studiengangskonzept in die Planung aufgenommen werden kann. Unter Planung ist die im jährlichen Turnus stattfindende Hochschulentwicklungsplanung gemeint. Wird der Bedarf für einen neuen Studiengang und seine Planung außerhalb dieses Turnus notwendig, so ist dies unabhängig vom Planungsprozess über einen entsprechenden Beschluss möglich. Der Studiengang wird z.b. nicht aufgenommen, wenn gravierende Probleme festgestellt werden. Dies ist der Fall, wenn zum Beispiel o der Studiengang nicht in das Portfolio der Hochschule passt, o die Kapazitätsbetrachtung nicht ausreichend durchgeführt worden ist* o der Ressourcenbedarf zu hoch ist*, o Kosten insgesamt zu hoch sind, o der Studiengang nicht kompatibel zur aktuellen Hochschulplanung ist, o eine mangelnde Abstimmung innerhalb des Fachbereichs festgestellt wird. Auftrag für die Einrichtung offiziell erteilen Hochschulentwicklungsplan (HEP) bzw. Präsidiumsbeschluss mit Auftrag für Studiengangseinrichtung Auftrag für Einrichtung erteilen * Hinweis: die Kapazitätsberechnung im D II erfolgt mit Zielsetzung der Kommunikation der Zulassungszahl an das Ministerium. Dabei wird betrachtet, wie viele Bewerber aufgenommen werden müssen. Eine Kapazitätsberechnung im Verständnis der Fachbereiche ist eine Ressourcenbetrachtung. 3.3 Teilprozess Studiengang-Unterlagen detaillieren Fachbereichsentwicklungsplan Studiengangskonzept Seite 8 von 12

9 Abstimmung mit Verwaltung Planung abstimmen Ressourcen definieren Studiengangsprofil detaillieren Qualifikationsziele detaillieren Studienverlauf detaillieren Module detaillieren, beschreiben und als Modulhandbuch aufbereiten, Modulübersicht erstellen Prüfungsordnung entwickeln Kapazitätsplanung detaillieren Einschreibezeitpunkte definieren Marketingkonzept entwickeln Studienberatung planen Ergebnisse aus dem externen Feedbackprozess berücksichtigen Überarbeitungen/Aktualisierungen kenntlich machen, so dass der Fortschritt des Dokuments dokumentiert ist Unterlagen freigeben Detailliertes Studiengangskonzept mit ausgearbeiteten und durch den Fachbereichsrat (FBR) freigegebenen Modulbeschreibungen und vorbehaltlich der Zustimmung durch das Präsidium erlassene Prüfungsordnung. Schreiben des Dekans mit Bitte um rechtliche Prüfung der Unterlagen, insbesondere der Prüfungsordnung. 3.4 Teilprozess Unterlagen begutachten Die eingereichten Unterlagen werden einer Prüfung unterzogen. Es erfolgt eine formale Prüfung und eine Weitergabe der Modulbeschreibungen und der Prüfungsordnung zur rechtlichen Prüfung. Hochschulentwicklungsplan Studiengangsunterlagen Checkliste Akkreditierung I Handreichung zur Einrichtung und Weiterentwicklung von Studiengängen Schreiben des Dekans mit Bitte um rechtliche Prüfung der Unterlagen, insbesondere der Prüfungsordnung. Unterlagen prüfen mit Hilfe der Checkliste I und der Handreichung zur Einrichtung neuer Studiengänge Ggf. Fragen mit Fachbereich klären Prüfungsordnung und Modulhandbuch zur Prüfung an D II weitergeben Ergebnisse der Prüfung aus D I und DII zusammenfassen Aufbereitung der Ergebnisse für den Fachbereich und ggf. Erstellung von Korrekturvorschlägen Korrekturen übermitteln Überarbeitungen aus FB prüfen Ggf. Übermittlung von Auflagen mit Fristsetzung Formal und rechtlich geprüfte Studiengangsunterlagen Seite 9 von 12

10 Prüfergebnisse mit Korrekturvorschlägen und Anregungen für die Fachbereiche und als Grundlage für die Beschlussvorlage im Präsidium 3.5 Teilprozess Unterlagen rechtlich begutachten Die Prüfungsordnung und die Modulbeschreibungen werden einer rechtlichen Prüfung unterzogen. Die Abstimmung erfolgt im Vorfeld mit dem Fachbereich. Die Ergebnisse werden an das Dezernat I für die Zusammenfassung und die Beschlussvorlagenerstellung übermittelt. Studiengangsunterlagen: Prüfungsordnung und Modulbeschreibungen Checkliste Akkreditierung II Handreichung zur Einrichtung und Weiterentwicklung von Studiengängen Schreiben des Dekans mit Bitte um rechtliche Prüfung der Unterlagen, insbesondere der Prüfungsordnung. Hochschulentwicklungsplan rechtliche Prüfung durchführen ( Rechtmäßigkeit einschließlich Vereinbarkeit mit HEP HG 2 (4) S.4) Plausibilitätsprüfung durchführen: können bspw. benötigte ECTS-Punktezahlen mit Modulen erreicht werden? Studienverlaufsplan umsetzbar? Ggf. Abstimmung mit den Fachbereichen Übermittlung der abgestimmten rechtlich geprüften Unterlagen an D I Rechtlich geprüfte Prüfungsordnung und Modulbeschreibungen 3.6 Teilprozess Beschlussvorlage erstellen Studiengangsunterlagen und Prüfergebnisse Aufbereitung der Ergebnisse für das Präsidium Beschlussvorlage mit Bitte um Freigabe des Studiengangs 3.7 Teilprozess Studiengang freigeben Beschlussvorlage aus D I Konzept prüfen Entscheiden, ob Studiengang starten kann Studiengang kann ohne Auflagen freigegeben werden Studiengang kann mit Auflagen freigegeben werden Seite 10 von 12

11 Studiengang kann nicht freigegeben werden Überarbeitung notwendig, bei schwerwiegenden Mängeln könnte eine komplette Ablehnung erfolgen. Dieser Fall ist allerdings sehr unwahrscheinlich, da strittige Punkte im Falle der Überarbeitung im laufenden Prozess geklärt werden können. Beschluss mit o Freigabe des Studiengangs und ggf. zu bearbeitenden Auflagen o Ggf. notwendigen Überarbeitungen 3.8 Teilprozess Beschluss kommunizieren Beschluss aus Präsidium Beschluss kommunizieren an Fachbereich inklusive evtl. ausgesprochener Auflagen Abstimmung für Vorgehen bei Auflagen Beschluss kommunizieren an D II mit Freigabe zur Eintragung des Studiengangs in Systeme für die Einschreibung sowie mit der Freigabe für die Veröffentlichung der Prüfungsordnung und der Modulbeschreibungen; evtl. mit Hinweis zur Auflagenbearbeitung im FB Akkreditierungsurkunde erstellen Information an Ministerium Information an Hochschulkommunikation für flurfunk Kommunizierter Beschluss: Studiengang ist intern akkreditiert Akkreditierungsurkunde 3.9 Teilprozess Studienbetrieb organisieren Planung für Einführung des Studiengangs Von D I übermittelter Beschluss aus Präsidium Raumplanung umsetzen Ressourcenplanung umsetzen Beschreibung auf Internetseite des Fachbereichs platzieren Marketingkonzept umsetzen Raumplan Ressourcenplan Stundenplan Studienberatungsunterlagen 3.10 Teilprozess Unterlagen veröffentlichen Von D I übermittelter Beschluss aus Präsidium Seite 11 von 12

12 Durch Präsidium freigegebene und durch FBR erlassene Prüfungsordnung und Modulbeschreibungen Nachricht aus D I entgegennehmen PO von Präsidentin unterschreiben lassen Start für Aufnahme des Studienbetriebs geben Zulassungsverfahren eröffnen (Leitung Studierendensekretariat) Eintrag in Hochschulkompass HRK Eintrag für Onlineanmeldung Informationen und Ansprechpartner zum Studiengang mit FB abstimmen für Flyer und ähnliches Unterschriebene PO, Verkündungsblatt Bestätigung der Veröffentlichung zur Übermittlung an FB Bestätigung der Eintragung in den Systemen 3.11 Teilprozess Studiengang publizieren Beschluss der internen Freigabe aus D I Studiengang im flurfunk/internet und in Flyern darstellen Bericht über den neuen Studiengang Seite 12 von 12

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