Einführung einer gemeinsamen Prozessplattform bei der AOK

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1 Einführung einer gemeinsamen Prozessplattform bei der AOK T-Systems BPM Solution Day , Bonn Torben Schreiter

2 Agenda Kurzporträt AOK Berlin Brandenburg Verständnis Prozessmanagement Prozessmanagement inkl. Personalbedarfsberechnung in der Herausforderungen Prozessmanagement (Kollaboration) Folie: 2

3 Ab Die Gesundheitskasse Marktanteil 27 Prozent Umsatz 4,2 Mrd. Euro Mitarbeiter ~ Privatkunden ~ 1,3 Mio. Firmenkunden ~ Vertragspartner ~ Folie: 3

4 Ab Die Gesundheitskasse Folie: 4

5 Agenda Kurzporträt AOK Berlin Brandenburg Verständnis Prozessmanagement Prozessmanagement inkl. Personalbedarfsberechnung in der Herausforderungen Prozessmanagement (Kollaboration) Folie: 5

6 Verständnis Prozessmanagement Die verschiedenen Herausforderungen verlangen ganzheitliche Lösungen. Externe Herausforderungen: Permanente Rechtsänderungen Wachsender Wettbewerb Kostenexplosion Demographische Entwicklung Schnelle technologische Entwicklungen... Prozessmanagement Interne Herausforderungen Effektivitätsfragen Geschäftsstrategie Produktattraktivität Kundenzufriedenheit Effizienzfragen Kosten Durchlaufzeiten Qualität Produktivität Folie: 6

7 Ziel des Prozessmanagements Informationen zu den eigenen Geschäftsprozessen nutzen, um sich an den Kunden auszurichten und als Ergebnis die Unternehmensziele zu erreichen Prozessmanagement Wie ist die Ausgangssituation? Wie lautet die Unternehmensvision? Welche Strategie muss gewählt werden? Welche Produkte bieten wir an? Welches sind die Kundenzielgruppen? Welche Qualitätsniveau streben wir an? Wo liegen die Stärken und Schwächen? Wo liegen die Chancen und Risiken? Welche Prozessziele sind vorzugeben? Auf welche Prozesse müssen wir uns konzentrieren? Folie: 7

8 Nutzen Prozessmanagement Unternehmen eigene Prozesse kennen, gestalten und optimieren Prozessverantwortung kann übertragen werden Führungskräfte eigene Prozesse kennen, gestalten und optimieren Identifikation Prozesstreiber Instrument um effektive oder effiziente Prozesse zu erstellen Steuerungsinstrument Verantwortung auf den einzelnen MA übertragen Mitarbeiter/-in eigene Prozesse kennen, gestalten und optimieren Verantwortung für den Prozess übernehmen Überblick über funktional getrennte, aber prozessual zusammengehörige Aufgaben Folie: 8

9 Gesetzliche Anforderungen Durch das Verwaltungsvereinfachungsgesetz hat der Gesetzgeber 2005 Methoden der Personalbedarfsermittlung in den Fokus gestellt. Gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren im Sozialrecht (Verwaltungsvereinfachungsgesetz) vom Krankenkassen dürfen als Sozialversicherungsträger Planstellen und Stellen nur ausbringen, soweit sie unter Anwendung angemessener und anerkannter Methoden der Personalbedarfsermittlung begründet sind ( 69 Abs. 6 SGB IV). Folie: 9

10 Agenda Kurzporträt AOK Berlin Brandenburg Verständnis Prozessmanagement Prozessmanagement inkl. Personalbedarfsberechnung in der Herausforderungen Prozessmanagement (Kollaboration) Folie: 10

11 Verankerung Prozessmanagement in der Geschäftsprozessoptimierung (GPO) 2004 Einführung und unternehmensweite Umsetzung (AOK Brandenburg) der prozessbasierten Personalbedarfsberechnung als Teildisziplin des Prozessmanagements Dokumentation sämtlicher Prozesse und die damit verbundenen Personalbedarfe in einer einheitlichen Prozesslandschaft mit über Prozessmodellen Vorreiter in der AOK-Gemeinschaft Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) laufend Verwaltungsvereinfachungsgesetz 2005 Krankenkassen dürfen als Sozialversicherungsträger Planstellen und Stellen nur ausbringen, soweit sie unter Anwendung angemessener und anerkannter Methoden der Personalbedarfsermittlung begründet sind ( 69 Abs. 6 SGB IV). Vereinigung der AOK Berlin und der AOK Brandenburg 2010 Unternehmensweite Prozessharmonisierung Herausforderungen Kollaborative Prozessmodellierung... Folie: 11

12 Prozessmanagement in der Der Unternehmensbereich Organisationsentwicklung ist Berater in strategischen und operativen organisatorischen Fragestellungen. Organisationsentwicklung Organisationsberatung/Strategieentwicklung OE-Prozess Geschäftsprozesse kontinuierlich dokumentiere n und optimieren/ Personalbedar fermitteln Konzeptionelle Arbeit leisten Entscheidunge n zur Organisationsentwicklung herbeiführen Organisatorisch e Umsetzungen koordinieren und Ergebnisse sichern Prozesse Folie: 12

13 Prozessoptimierung Die versteht Prozessoptimierung als einen vom Unternehmensbereich Organisationsentwicklung gemanagten Kreislauf. Prozessverbesserung Prozesscontrolling Prozesscontrolling und -verbesserung Prozessziele und -anforderungen Prozessgestaltung Prozessplanung und -gestaltung Prozessbewertung Prozessdokumentation Prozessrealisierung und -monitoring Prozessmonitoring Prozesssteuerung Prozessführung Folie: 13

14 Prozessmodellierung in der I Prozessmodellierung stellt die Basis transparenter und nachvollziehbarer Personalbedarfsberechnung dar. Menge/Häufigkeit Ereignisse Wahrscheinlichkeiten Stellentypen Technik Zeiten Funktionen Folie: 14

15 Produkte aus dem Prozessmanagement Prozessmanagement ist die Basis um Produkte des UB Organisationsentwicklung für das Unternehmen zu generieren. Stellenbeschreibungen Personalbedarf Report: AOK Personalbedarfsberechnung (Modell) Datum: Uhrzeit: 16:56:09 Name: Antrag Kostenbeteiligung Im Häufigkeit: 100 ZE-Fachberater/-in Funktion Einsatzfaktor Mittlere Soll VBE [inkl. Bearbeitungszeit [min] Verteilzeit] MDK-Gutachten einleiten 0,25 30,00 0,0088 Privatrechnung prüfen 0,25 10,00 0,0029 Implantatanträge sichten u. prüfen, ob Ausnahmeindikation vorliegt 1,00 5,00 0,0058 Ablehnungschreiben erstellen u. an Vers. senden 0,76 1,50 0,0013 Versicherten über Kostenerstattung informieren 0,25 1,00 0,0003 Kostenvoranschlag prüfen u. Bewilligungsbescheid erstellen 0,25 20,00 0,0057 Zahlung anstoßen 0,25 0,00 0,0000 MDK-GA auswerten 0,25 5,00 0,0015 Summen 0,0262 Organisationshandbuch Sollstellenplan Folie: 15

16 Agenda Kurzporträt AOK Berlin Brandenburg Verständnis Prozessmanagement Prozessmanagement inkl. Personalbedarfsberechnung in der Herausforderungen Prozessmanagement (Kollaboration) Folie: 16

17 Anzahl der Krankenkassen Fusionen sind politisch gewollt. Der Trend zu weiteren Fusionen ist ungebrochen Folie: 17

18 Herausforderungen im System der GKV Die Notwendigkeit einer Zusammenarbeit in der gesetzlichen KV verstärkt sich durch sich ändernde Rahmenbedingungen. Versorgungsstrukturen Tarifentwicklung Personalbedarfe IT-Systeme Einheitliche Prozesse für einheitliche Systeme Gesundheitsfonds Benchmarking auf Grundlage von Prozessen Fusionen Notwendigkeit der Vereinheitlichung von Prozessen in Fusionen Folie: 18

19 Philosophie der kollaborativen Prozessmodellierungen Für alle Partner ist eine vollständige Transparenz und regelmäßige Kommunikation selbstverständlich. Teilen von Wissen Individueller und gemeinsamer Ansatz Regelmäßiger Austausch Transparenz + Kommunikation Offene Kommunikation Flexibilität Gemeinsames Verständnis Freiwilligkeit Folie: 19

20 Anforderungen für kollaborative Prozessmodellierung Die Arbeit unter sich ändernden Rahmenbedingungen erfordert ein flexibles Modellierungswerkzeug. Schnelle Modellierung Intuitive Bedienung Gemeinsames Verständnis zum Modellieren/Gemeinsame Prozesslandkarte Möglichkeit zum Austausch/Rückmeldung Integrative Lösung (inkl. Personalbedarfsberechnung) Differenzierungsmöglichkeiten (Regionale Berechnung innerhalb eines Prozesses) Flexibilität Bedarfsorientierte Kostengestaltung Schneller und einfacher Einstieg/Umstieg Hohes Maß an Transparenz Einfacher Zugang/Zugriff Folie: 20

21 Signavio GmbH Das Unternehmen. Signavio unterstützt die Prozessgestaltung im Team Ausgründung aus dem Hasso-Plattner-Institut in Potsdam Gründung: 2009 Mitarbeiter: 14 Sitz: Berlin Charlottenburg Auszeichnungen:

22 Prozessgestaltung erfordert eine Zusammenarbeit vieler Beteiligter. Abteilungsleiter Kunde Methodenexperte Lieferant Mitarbeiter Modellierungsexperte Teamleiter

23 Methodenexpertise Signavio ermöglicht die Einbindung aller Beteiligten in die Prozessgestaltung. Leser Ideengeber Gelegenheits- Prozessgestalter Modellierungsexperte Integrierte und versionierte Prozesslandschaft Einfacher Zugang über den Web-Browser keine Installation

24 Der Signavio Process Editor: Funktionsübersicht. BPMN 2.0 Internationaler Standard XML-Austauschformat EPK Import aus ARIS Syntaxhilfen Prozesshierarchien Top-Down-Modellierung Prozesslandkarten Team-Kollaboration Versionshistorie Zum Kommentieren einladen Glossar Konsistente Begriffe Autovervollständigung Kostenrechnung Prozesskennzahlen Excel-Reporting

25 IT-Umsetzung von Geschäftsprozessen. Formular-Workflows Dokumenten-Workflows Integrierte Prozesse Z.B. Urlaubsantrag Z.B. Rechnungseingang Z.B. Produktionsprozesse Keine Integration mit anderen Systemen Implementierung an einem Tag Integration mit DMS / ECM-System Implementierung in wenigen Tagen Integration mit SAP- oder anderen Systemen Implementierung in Wochen/Monaten

26 Kostenloser 30-Tage-Test

27 Referenzkunde: AOK wie Signavio ARIS in einem großen Szenario verdrängt. AOK ist Deutschlands größte Krankenversicherung Versicherte Mitarbeiter Unabhängige Regionalgesellschaften Juni 2009 Sept 2010 Gemeinsame Prozessplattform Zusammenarbeit über Orga.grenzen Personalbedarfsplanung, Benchmarking Unsere Mitarbeiter sind begeistert. Das Werkzeug lässt sich intuitiv bedienen und die Prozesserstellung geht deutlich schneller als zuvor. Norbert Sandau, Unternehmensbereichsleiter, 7 von 15 Organisationen haben bereits zu Signavio gewechselt 27 Prozesse einfach besser gestalten mit Signavio

28 und Signavio eine verlässliche Partnerschaft Norbert Sandau Torben Schreiter Folie: 28

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