Das Informations-, Adress- und Dokumentenmanagementsystem auf der Basis von Microsoft Outlook und Exchange Server

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1 Das Informations-, Adress- und Dokumentenmanagementsystem auf der Basis von Microsoft Outlook und Exchange Server Outlook Infodesk integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook und Microsoft Office (Versionen 2007 bis 2013). Kombiniert mit der Dokumentenautomation ist Outlook Infodesk ein leistungsfähiges und leicht zu bedienendes Werkzeug für die Adressverwaltung und Vorgangsbearbeitung.. Funktionsübersicht: Outlook Infodesk besteht aus 3 zentralen Modulen: 1. Zentrale Adressverwaltung (CRM) mit Anzeige aller Vorgänge zu einer Adresse, Titeln & Anreden 2. Zentrale Vorgangs- / Projektverwaltung mit Dokumentenautomation und verschiedenen Ansichten (z.b. Wiedervorlage, Verteilerliste, etc.) 3. Zentraler Terminkalender für alle Benutzer, auch als Grundlage für Zeiterfassung und Terminabrechnung Sie finden alle Vorgänge zu einem Kontakt sofort wieder: Alle zu erstellenden Dokumente können direkt aus dem zuständigen Vorgang mit zugeordneter Adresse - erzeugt werden. Wenn ein Fälligkeitsdatum angegeben wird, erscheint der Vorgang als Wiedervorlage beim zuständigen Bearbeiter zur Erinnerung Einfache und schnelle -Verwaltung: Die erzeugten s + Dokumente werden automatisch an einem definierbaren Speicherort im Dateisystem abgelegt. Auch die Verarbeitung von eingehenden Mails und Dokumenten ist jetzt in kürzester Zeit erledigt. Zu jedem Vorgang wird eine Historie geführt, die alle Veränderungen, erzeugten s, Dokumente und Statusmeldungen aufzeichnet Sie gestalten einfach und schnell Ihre eigene Oberfläche: Outlook Infodesk ermöglicht es Ihnen, in einfachen Schritten, die Arbeitsoberfläche exakt so zu gestalten, wie Sie diese für Ihre Zwecke benötigen Kostengünstige Zusammenarbeit mehrerer Arbeitsplätze: Durch die Kombination von Outlook Infodesk mit einem Exchange Server können mehrere Nutzer auf einen Datenbestand zurückgreifen und sind immer auf dem neuesten Stand. Ein Kunde sagte dazu wörtlich: Outlook Infodesk ist die perfekte Integration von Projektmanagement, Terminkalender, CRM und Mail-Verwaltung. 200 Mails täglich sind mit Outlook Infodesk leicht zu verwalten. Outlook Infodesk ist eine Eigenentwicklung der Firma Fischer Software Berlin. Die Firma wurde im Dezember 1995 von Herrn Dipl.-Ing. Carsten Fischer in Berlin gegründet Zu den bisherigen Erfolgen gehören: 1. Platz bei der Verleihung des Innovationspreises Cebit 2008 auf dem Forum Innovationen für den Mittelstand ; über zufriedene Anwender im deutschsprachigen Raum Laden Sie sich eine voll funktionsfähige Testversion für 5 User direkt von unserem Webserver. Wenn Ihnen die Software gefällt, können Sie nahtlos weiterarbeiten neuer Lizenzcode genügt Im Internet finden Sie auch alle weiteren Infos und Preise sowie kurze Einführungsvideos zu Outlook Infodesk und den Zusatzmodulen Durch die bekannte Outlook Oberfläche ist die Software schnell im Team eingeführt, aufwendige Schulungen sind nicht erforderlich Die Arbeitsumgebung von Outlook Infodesk ist beliebig zu erweitern und anzupassen, weitere Module: Modul Terminabrechnung / Zeiterfassung Modul Seminarverwaltung Modul Categories (zentrale Outlook-Kategorien) Visitenkartenscanner mit Adresserkennung CTI / Telefon Anbindung InfodeskPhone Weitere Informationen erhalten Sie bei: Fischer Software GmbH & Co. KG Klärwerkstraße 1a, Berlin Tel: +49 (30) Internet:

2 Funktionsschema: Seite 2 von 9

3 Die drei Funktionsbereiche in Outlook Infodesk: Adressverwaltung: Alle Kontakte liegen zentral - Erweiterte Eingabefelder - Einheitliche Kategorisierung Alle Vorgänge zum Kontakt in einer Ansicht Schnelle Serienbrief- und Serien- erstellung Schnellste Filterfunktonen 3clickResult Gewohnte Bedienung über Outlook Vorgangsbearbeitung DMS: Digitale Akte zugehörige Dokumente, Word, Excel, PDF, eingehende und gesendete s zentral im Zugriff Notizen zu Telefonaten Vorgänge kennzeichnen, priorisieren, delegieren und beobachten Teammitglieder informieren Automatische Angebote und Dokumente Gewohnte Bedienung über Outlook Zentraler Terminkalender TMS : Ein Team ein zentraler Kalender Kennzeichnung der Anwendertermine Abrechnungsinformationen zu den Terminen Gewohnte Bedienung über Outlook Kalender Seite 3 von 9

4 Funktionen im Überblick: Erzeugung von Dokumenten (Word, Excel) direkt aus der zentralen Vorgangsverwaltung mit der Adresse und allen Variablen Zuordnung einer zentralen Vorgangs- / Projektzugehörigkeit und damit automatisiertes speichern im entsprechenden Verzeichnis Erzeugung von Vorgangs- / Projekteinträgen direkt aus der zentralen Adresskartei oder den persönlichen Kontakten CTI-Funktionalität: automatisches Wählen bei einer geöffneten Adresse, als Zusatzmodul (optional) auch Anrufidentifikation Verwaltung von beliebigen Vorlagen, alle Outlook - Kontaktinformationen sowie benutzerdefinierte Felder können verwendet werden Verschiedene Postanschriften sowie Briefanreden nach DIN sind möglich (z.b.: Herrn Maier / Sehr geehrter Herr Maier) Übersicht aller Vorgangs- / Projekteinträge zu einer Adresse Vorgangs- bzw. projektbezogene Zeiterfassung über Timer Verschiedene Ordneransichten verfügbar, z.b. Sortierung nach Projekten, Hauptsuchkriterien, Firma, Kontakt, Mieter, Gebäude, Zuständigkeit, Fälligkeit u.v.m. Das Programm stellt zu jedem Vorgang eine Vorgangs- und Dokumentenhistorie bereit, die Ihnen bequem Datum und Art der verschickten Dokumente auflistet Erzeugung von Wiedervorlagen Ihrer Vorgänge bei Angabe einer Fälligkeit: So entgeht Ihnen keine ausstehende Antwort mehr Umfangreiche Suchfunktionen, Volltextsuche Delegation von Vorgangseinträgen an andere Mitarbeiter (Zuständigkeiten), automatische Benachrichtigungen per Erzeugung von Terminen + Wiedervorlagen direkt aus dem Vorgang Volle Integration in das Benutzer- und Sicherheitskonzept von Microsoft Exchange Server, damit einfache Administration Automatische Synchronisation mit Offline-Systemen wie z.b. Notebooks oder externen PCs Seite 4 von 9

5 Die zentrale Infodesk - Toolbar in Outlook: Die zentrale Adressverwaltung: Seite 5 von 9

6 Die Adresskarte: Titel & Anreden (mehrsprachig, förmlich persönlich): Seite 6 von 9

7 Die Vorgangsübersicht: Schneller Zugriff auf alle Einträge eines oben gewählten Vorgangs Seite 7 von 9

8 Die Vorgangsbearbeitung mit Dokumentenautomation: Die Tabelle im Detail: Seite 8 von 9

9 Die Arbeitsumgebung von Outlook Infodesk ist beliebig zu erweitern und anzupassen, weitere Zusatzmodule sind z.b.: Weitere Informationen erhalten Sie bei: Fischer Software, Klärwerkstraße 1a, Berlin Tel: +49 (30) / Fax: 41 / Seite 9 von 9

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