XY ungelöst - Reisekostenabrechnung. zeitgemäße Abrechnungsprozesse & Trends

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1 XY ungelöst - Reisekostenabrechnung zeitgemäße Abrechnungsprozesse & Trends

2 Einführungsfilm

3 Kurzprofil Wer wir sind... seit mehr als 25 Jahren spezialisiert auf Reisekostenabrechnung Reiner Wilhelm : Inhaber & Geschäftsführer Ressorts Technologien, IT-Entwicklung & Consulting Simone Roth: Geschäftsführer Ressorts Operative Prozesse, CRM, Consulting & Vertrieb monatliches Volumen ca Reisekostenabrechnungen Und was wir tun... von der Bereitstellung eines webbasierten Abrechnungstools über die fiskalisch sichere Prüfung bis zur Übergabe der Verbuchungsdaten im Zentralverfahren Seite 3

4 Prozess-Anforderungen Input Reisender Papier- Belege PC, Upload, Buchungsdaten (OBE/Reisebüro) Input Daten-Feeds Internet Projekte/CRM Smartphone Freigabeaufforderung Reisekosten- Abrechnung Firmenkreditkarte Zeiterfassung/HR Belegträger/ Barcode Projekte/CRM Kommunikation Statusinfos Erinnerungen DMS/ Reporting/MIS digitales Archiv Finanz/FI Personalabrechnung/ Gehalt Output- Schnittstellen Seite 4

5 beispielhafter Abrechnungs-Workflow (Cloud) Belege Belegeingang Daten Scan + Digitalisierung Datenzugriff/ Archiv/DMS Faktenerfassung Reisender Managerfreigabe Prüfung + Korrektur Datenlieferung Zentralverfahren Seite 5

6 Vorteile Abrechnungs-Workflow laufende Eingabe online Belegversand direkt an Reisestelle Online-Freigaben durch Vorgesetze + Prüffunktionen Scan der Belege binnen 24 Std. Einsichtnahme jederzeit und überall aktive Kommunikation jeweils nötiger Aktionen Schnittstellen zu unterschiedlichen Quell- und Zielverfahren Seite 6

7 Mobile Devices - Smartphone Pro Contra automatische Identifikation anhand Tel.Nr./SIM ohne Logon Zugriff/Eingabe jederzeit, auch bereits während der Reise, ohne PC möglich über Daten-Feeds vorgefertigten Abrechnungsvorschlag nur noch ergänzen Komplexe Erfassungsmasken über Display unkomfortabel. Druck des Belegträgers zum Belegversand muss im Nachgang am PC erfolgen. Kosten/Aufwand einer APP bezüglich Prozesseinbindung/Schnittstellen Fazit/Summary Für die komplett manuelle Erfassung einer Abrechnung eignet sich das Smartphone nicht. Zusatznutzen für s Management zur schnellen Freigabe und Einsichtnahme von Abrechnungen & Reports. Seite 7

8 Scan & Dokumentenarchiv Fiskalische Anforderungen Unversehrtheit = Ausschluss von Manipulation/Verlust von Rechnungsinhalten Echtheit/Original = einmalige Verwendung der Rechnung keine doppelte Abrechnung Berichtigung = nachträgliche Anpassungen nur durch Rechnungsaussteller Firmenanforderungen Für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Kontrollverfahren sind firmenindividuelle Regelungen zu beachten. Vernichtung der Originale Vernichtung der Originale nur nach Grundsätzen der GoBS bzw. BDSG zulässig. Fazit/Summary Scan durch den Reisenden nicht umsetzbar Seite 8

9 Einbindung elektronischer Rechnungsdokumente zentrales e-invoicing - signierte Rechnungen - revisionssicherer Ablauf Handy-Rechnungen Kleinbeträge eher unproblematisch Internet-Rechnungen - Formate - Mehrfachabrufe Fazit/Summary Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Anforderungen wie für Papier. Klare Sicherungs- und Kontrollmechanismen sind daher unabdingbar. Seite 9

10 Inhouse oder Outsourcing? Inhouse Ist-Analyse Anforderungen Zielsetzung Make or Buy Kosten Transparenz Flexibilität Know How Qualität Ressourcen Akzeptanz Abhängigkeit Infrastruktur Technologie Koordination/Kontrolle Outsourcing Prozess-Outsourcing Anbieter-Vergleich IT-Outsourcing Seite 10

11 Fazit/Summary Quo Vadis Reisekosten Die Zeiten des manuellen Reisekosten-Excel-Sheets sind definitiv vorbei. Die Zukunft gehört dem elektronischen Workflow. Technologien & Herausforderungen Verschiedene Plattformen wie Beantragung, Buchung, Firmenkreditkartendaten und manuelle Abrechnungsinformationen zusammenführen. Flexibilität & Vernetzung Einfache und schnelle Erfassung der Abrechnung und Abfragemöglichkeiten in Echtzeit Travelmanagement & IT Der Travelmanager ist der Moderator zwischen Einkauf und IT Seite 11

12 Diskussion Ist-Situation Unternehmens- Philosophie Schmerzen Wunsch-Situation des Reisenden Technologien Workflow Vernetzung Mobile devices Internationaler Rollout Zielsetzung Travelmanagement Inhouse oder Oursourcing? Cloud Seite 12

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