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2 Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis dürfen weder das Handbuch noch Auszüge daraus mit mechanischen oder elektronischen Mitteln, durch Fotokopieren oder durch irgendeine andere Art und Weise vervielfältigt oder übertragen werden. Die in den Beispielen verwendeten Firmen und sonstigen Daten sind frei erfunden, evtl. Ähnlichkeiten sind daher rein zufällig. Diesen Unterlagen liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Copyright 2009 myfactory International GmbH, Frankfurt In diesem Buch verwendete Soft- und Hardwarebezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes. Die myfactory International GmbH ist bei der Erstellung dieses Handbuches mit großer Sorgfalt vorgegangen. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. myfactory International GmbH haftet nicht für sachliche oder drucktechnische Fehler in diesem Handbuch. Die Beschreibungen in diesem Handbuch stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. Sollten Sie Korrektur- oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Handbuch haben, schicken Sie uns diese bitte an unsere - Adresse. Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mühe. Weiter Informationen über die Produkte von myfactory International GmbH finden Sie im Internet unter myfactory International GmbH Tel.: / An der Welle 4 Fax: / D Frankfurt am Main

3 Inhaltsverzeichnis 1 EINFÜHRUNG GRUNDLAGEN BERUFE / KÜRZEL LOHNARTEN ZULAGEN ZEITMODELLE Grundlagen Zeitmodellmitglieder Mo So Sondertage ERFASSUNGSTYPEN MITARBEITER Beschäftigungsarten Bundesländer Finanzämter Krankenkassen Standard Lohnstufen Banken Qualifikationen STAMMDATEN MITARBEITER Adresse / Name Persönliche Angaben Beschäftigung Steuer Krankenversicherung Entlohnung Kennzeichen Lebenslauf...25 Qualifikationen Foto Dokumente ARTIKEL Grundlagen Einkauf / Verkauf (*nur bei lizenziertem ERP) Preise Rabatte (*nur bei lizenziertem ERP) Dokumente (*nur bei lizenziertem ERP) Bestände (*nur bei lizenziertem ERP) Kennzeichen (*nur bei lizenziertem ERP) Kosten (*nur bei lizenziertem ERP) Zusätzliche Dateneingabe unter <Optionen> (*nur bei ERP)...51 Auswertungen unter <Optionen> (*nur bei ERP)...57 i

4 Erweiterte Suchfunktionen (*nur bei lizenziertem ERP) ADRESSEN Grundlagen Kommunikation Ansprechpartner Detailerfassung des Ansprechpartners - Grundlagenregister Detailerfassung des Ansprechpartners Persönliche Daten * (Nur bei lizenziertem CRM) Detailerfassung des Ansprechpartners Kennzeichen * (Nur bei lizenziertem CRM) Kennzeichen (*nur bei lizenziertem CRM / ERP) Dokumente (*nur bei lizenziertem ERP)...69 Adressnachweis (*nur bei lizenziertem ERP/CRM) Anlegen zusätzlicher Informationen unter <Optionen> Erweiterte Suchfunktionen KUNDEN Adresse Kundenstamm - Kundendaten Kundenstamm - Kommunikation...81 Kundenstamm Kennzeichen (*nur bei lizenziertem CRM) Kundenstamm Dokumente (*nur bei lizenziertem ERP/CRM) Kundenstamm Adressnachweis (*nur bei lizenziertem ERP/CRM) Anlegen zusätzliche Informationen unter <Optionen> (*nur bei ERP) Auswertungen unter <Optionen> (*nur bei ERP) Erweiterte Suche GRUPPEN Adressgruppen Mitarbeitergruppen Dokumentengruppen Artikelgruppen Kundengruppen ZEITERFASSUNG ÜBERLASSUNGEN GRUNDLAGEN KUNDENVEREINBARUNGEN VEREINBARTE ERFASSUNGEN KENNZEICHEN BELEGE DOKUMENTE ZEITMODELL AUSWAHL KUNDENABRECHNUNGSASSISTENT PERSONALABRECHNUNGSASSISTENT NGSASSISTENT AUSWERTUNGEN MITARBEITER KUNDENABRECHNUNGSSTAPEL ZEITEINGABEN ZEITMODELLE STUNDENZETTELABRECHNUNGEN KOSTENRECHNUNG KOSTENSTELLEN KOSTENTRÄGER KOSTENSTELLENGRUPPE ii

5 9.4 KOSTENTRÄGERGRUPPE KOSTENVERANTWORTLICHE DATENEXPORT iii

6 1 Einführung Dieses Handbuch beschreibt die Personalverwaltungs- und Abrechnungsfunktionalität des Produkts myfactory.hrm. Die in diesem Handbuch dargestellten Abbildungen und Beispiele enthalten Namen, Bezeichnungen, Titel, Preise etc. sind frei erfunden und stellen keinerlei Bezug zu einem real existierenden Objekt jedweder Art dar. Stand: Februar

7 2 Grundlagen Hier werden Grundlagen wie Banken, Finanzämter, Bundesländer oder Krankenkassen definiert. 2.1 Berufe / Kürzel In diesem Dialog werden die für die Stammdaten benötigten Berufe und ihre Berufskürzel erfasst. Beschreibung Eine sinnige, eindeutige Beschreibung für den Beruf Berufskürzel Die Abkürzung für die Berufsbezeichnung, Dipl.-Ing, Makr.Ök. etc. Titel / Abschluss Titel des Abschlusses, z.b.: Diplom Informatiker, Diplom-Soziologe usw. Stand: Februar

8 2.2 Lohnarten Im Dialog für Lohnarten finden Sie die Verwaltungsfunktionen für wie der Name bereits sagt Lohnarten. Lohnarten dienen der reinen Klassifizierung von Löhnen. Eine weitere technische Funktionalität ist hier derzeit noch nicht vorgesehen. 2.3 Zulagen Neben allen Leistungen die in Zeiteinheiten erfasst oder abgerechnet werden sollen, können über die Zeiterfassung auch weitere Leistungen in anderen Mengeneinheiten erfasst werden. Hierzu dient die Entität Zulagen, die in einem separaten Stammdatendialog verwaltet wird. Vergleichbar den Erfassungstypen kann einer Zulage ein Artikel zugeordnet werden, um diesen über die Erfassung automatisch abrechnen zu können. Entsprechend der beim zugeordneten Artikel definierten Mengeneinheit erfolgt auch in der Erfassung die Steuerung der Mengeneingaben. Preise in Relation zu den Mengeneinheiten werden dem Artikelstamm entnommen. Entweder aus den Standardpreislisten oder - falls beim Kunden hinterlegt - über die Artikeldaten im Kundenstamm, oder aber aus der Projektpreisliste zum Zeitpunkt der Abrechnung. In den im Zuge der automatischen Abrechnung erstellten Belegen werden auch kundenspezifische Bezeichnungen (soweit diese eingepflegt sind) automatisch aus dem Kundenstamm übernommen. Die Anzeige der Artikelpreise im Zulagendialog hat nur informativen Charakter. Entscheidend für die tatsächliche Abrechnung sind die Preise die zum Abrechnungszeitpunkt aktuell in der Preisliste / Kundenstamm eingetragen sind. Stand: Februar

9 Die Erfassung von Zulagen erfolgt über einen eigenen Dialog welcher aus der jeweiligen Erfassungsposition aufgerufen werden kann. Einer einzelnen Erfassungsposition können dabei beliebig viele Zulagen zugeordnet werden (Falls angelegt). Wenn in einer Erfassungsposition Zulagen aktiviert wurden, wird dies in der Positionsanzeige durch einen Eintrag Zulagen vorhanden angezeigt. 2.4 Zeitmodelle Zeitmodelle sind die Basis jedweder Terminplanung. In einem Zeitmodell wird festgelegt, zu welchen Zeiten eine Ressource ihre Tätigkeit aufnehmen kann, und wenn nicht, aus welchem Grund. In den Zeitmodellen werden die Sonn- und Feiertage aufgenommen wie auch die Betriebsfreien. Ist kein Zeitmodell zugewiesen gilt die Ressource als frei. Stand: Februar

10 2.4.1 Grundlagen In den Grundlagen werden zeitmodellspezifische allgemeine Angaben hinterlegt. Beschreibung Geben Sie hier eine für Sie eindeutige Beschreibung für ein neues Zeitmodell an. Dieser Text wird später bei Auswahlfeldern, Listboxen oder Auswertungen als Instrument der Identifikation benutzt. Betriebsstätte Hier kann eine von Ihnen gewünschte Betriebsstätte zugeordnet werden. Ein Klick auf den Entity Button [!] öffnet ein Auswahlmenü, in welchem eine solche komfortabel selektiert werden kann. In neues Zeitmodell kopieren Ein Klick auf diesen Button kopiert das gesamte Zeitmodell in ein neues Zeitmodell. Wird ein neues Zeitmodell benötigt, welches sich in nur wenigen Details von einem bestehenden unterscheidet, ist diese Funktion von besonderem Nutzen Zeitmodellmitglieder Durch Hinzufügen von Zeitmodellmitgliedern werden dem Zeitmodell weitere zeitraumabhängige Modelle zugeordnet. Fällt der Zeitpunkt des Augenblicks der Betrachtung (z.b.: während der Planung eines Produktionsprozesses) in einen Zeitraum eines zugeordneten Zeitmodellmitglieds, wird das Hauptzeitmodell mit den Werten des passenden Zeitmodellmitglieds übersteuert. Beispielsweise könnten hier die Betriebsferien für alle Ressourcen bequem angelegt werden Mo So Den einzelnen Tagen der Woche können hier separat Zeiten zugeordnet werden. Dies ist bei Halbtagsressourcen oder aber Maschinen, welche nur an bestimmten Tagen der Woche arbeiten dürfen der klassische Anwendungsfall. Ferner kann hier beispielsweise angegeben werden, dass freitags nur bis Mittag gearbeitet wird, während Mo - Do der Arbeitstag entsprechend verlängert wird Sondertage Feiertage, Betriebsferien etc. werden in den Sondertagen hinterlegt. Ein automatisches Anlegen der in Deutschland derzeit gültigen Feiertage kann mittels Klick auf den auf diesem Reiter ebenfalls befindlichen Button Feiert. eintr. bewerkstelligt werden. Hinweis Prüfen Sie unbedingt die eingetragenen Feiertage auf ihre Richtigkeit! Zum einen kann eine Aktualität nicht garantiert werden, da die Feiertage server- Stand: Februar

11 seitig nicht automatisch täglich und garantiert aktualisiert werden können, zum anderen kann Software keine Entscheidungen über den geographischen Standort und damit das tatsächlich relevante Bundesland treffen. 2.5 Erfassungstypen Erfassungstypen bilden die Grundlage der Zeiterfassungsdatentypen. Über Erfassungstypen können Sie alle relevanten Einstellungen für die Zeiterfassung vornehmen, welche dann über die Aktivitäten mit noch höherer Genauigkeit versehen werden können. Als Erfassungstyp wird also eine Art Gruppierung von Aufgabenbereichen und Vorgangsarten festgelegt. Beispielsweise können Sie hier auch Krankmeldungen und Urlaub verzeichnen, um auch diese Zeiten im System erfassen zu können. Beschreibung Eine Bezeichnung des Erfassungstyps. Es sollte ein aussagekräftiger Text verwendet werden. Kurzbezeichnung Erfassungstypen erscheinen in hoch beladenen Eingabemasken. Zur effektiven Platznutzung auf diesen Masken wird pro Erfassungstyp eine Kurzbezeichnung benötigt, welche dann dort erscheint. Stand: Februar

12 Rundung bei Zeiteingabe Bei der Zeiterfassung werden nicht zwangsläufig passende Zeiten eingegeben. Sie können hier festlegen, ob, und wie diese eingegebenen Zeiten bei deren Abrechnung gerundet werden sollen. Zugeordneter Artikel Bei der Abrechnung der Zeiten werden Artikel und Preise benötigt, welche auf dem Beleg des Kunden verrechnet werden. Der hier hinterlegte Artikel wird für diese Abrechnungen herangezogen. Wird kein Artikel hinterlegt, wird die Zeit zwar während der Abrechnung mit abgerechnet, jedoch wird sie dem Kunden nicht berechnet. Auf diese Weise ist es möglich, Zeiten wie Urlaub, Kranktage etc. zu erfassen, ohne dem Kunden hierfür letzten Endes Kosten in Rechnung zu stellen, indem eine nicht kostenpflichtige Aktivität verwendet wird. Dieser Artikel wird ganz besonders bei der Zeiterfassung auf Pauschalpositionen benötigt. Hierbei wird dann der Preis dieses Artikels vom Pauschalpreis abgezogen. Berechnen Wird diese Option aktiviert, werden bei der Abrechnung jene Zeiten herangezogen, die in der Zeiterfassung diesen Erfassungstyp zugewiesen bekommen haben. Einheit Die Einheit repräsentiert die später dargestellte, dem Artikel zugeordnete Mengeneinheit. Der Artikel kann Stunden oder Minuten enthalten, für die Abrechnung soll aber Minuten benutzt werden. Lohnart Tragen Sie hier die für die Lohnabrechnung geltende Lohnart ein. 2.6 Mitarbeiter Hinterlegen Sie hier Grundlagen, die für die Anlage von Mitarbeitern relevant sind. Stand: Februar

13 2.6.1 Beschäftigungsarten Hinterlegen Sie in diesem Dialog, welche Beschäftigungsarten Sie unterstützen möchten bzw. welche Anwendung finden. Hier kann beispielsweise hinterlegt werden, ob es sich um einen Angestellten oder einen Gehilfen handelt. Nummer Eine interne ID für jede Beschäftigungsart. Um eine neue Beschäftigungsart anzulegen klicken Sie bitte auf [Neu] und geben BE* in dieses Feld ein. Nach Verlassen des Feldes wird eine neue BE - Nummer vergeben. Name Eine Abkürzung für die Beschäftigungsart. Beschreibung Die im Allgemeinen verwendete Beschreibung der Beschäftigungsart, beispielsweise Kaufmännischer Angestellter Bundesländer Für die korrekte Verwaltung Mitarbeitern und Finanzämtern werden die Bundesländer benötigt. Stand: Februar

14 Hinterlegen Sie hier Nummer, Kürzel und Beschreibung je Bundesland. Stand: Februar

15 2.6.3 Finanzämter Hier werden die für die Abrechnung und Verwaltung benötigten Finanzämter verwaltet. In den Stammdaten der Mitarbeiter können diese den Finanzämtern zugeordnet werden. Finanzamts-Name Eine eindeutige Beschreibung für das Finanzamt Finanzamt-ID Für eine eindeutige externe Identifizierung werden erhalten die Finanzämter eine ID. Bitte tragen Sie diese ID hier ein. Beschreibung Eine für Ihre Belange möglichst aussagekräftige Beschreibung des Finanzamtes. Bundesland In diesem Feld muss das Bundesland ausgewählt werden, dem das Finanzamt zugehört. Stand: Februar

16 2.6.4 Krankenkassen In diesem Dialog verwalten Sie alle benötigten Krankenkassen. Krankenkassennummer Die Krankenkassennummer repräsentiert die den Krankenkassen üblicherweise zugeordnete Nummer. Sie finden die Nummer beispielsweise auf der Versichertenkarte. Zugeordnete Adresse Ein Klick auf den zugehörigen Entity Button [!] öffnet den Adressen-Suchen-Dialog, mit dessen Hilfe Sie eine bereits angelegte Adresse dem aktuell ausgewählten Datensatz zuordnen können. Alternativ können Sie auch eine neue zugehörige Adresse anlegen. Krankenkassen-Matchcode Ein Suchbegriff, unter der die Krankenkasse gefunden werden soll. Beschreibung Hinterlegen Sie hier die übliche Beschreibung oder den allgemeinen Namen der Krankenkassen, beispielsweise AOK Hessen Privatkasse Stand: Februar

17 Handelt es sich um eine private Krankenkasse, so muss diese Option aktiviert werden Standard Lohnstufen Das Produkt myfactory factory.hrm bietet die Möglichkeit, Standard Lohnstufen mit ihren entsprechenden möglichen Lohnintervallen zu erfassen. Nummer Die Nummer identifiziert die Lohnstufe innerhalb des Systems eindeutig. Geben Sie für eine neue Lohnstufe nach klicken auf den Button [Neu] ein TL* ein, um automatisch eine neue Nummer vorgeschlagen zu bekommen. Beschreibung Ein für die Verfasser und Bearbeiter Ihrer Abteilung schlüssiger Titel der Lohnstufe. Stundensatz Erfassen Sie hier den üblichen Stundenlohn für die Lohnstufe. Maximal Stundensatz Hier wird der maximal zulässige Stundensatz für eine Ressource mit dieser Lohnstufe festgelegt. Stand: Februar

18 2.6.6 Banken Dieser Dialog spiegelt die Banken und ihre Bankleitzahlen wider. Bankname Name der Bank oder der Bankengruppe Bankleitzahl Die zugehörige Bankleitzahl. In den Stammdaten kann die Bank ausgewählt, und dem Mitarbeiter entsprechend eine BLZ zu seinem Konto automatisch zugewiesen werden. PLZ / Ort Die Postleitzahl und der Ort der Bank Qualifikationen Für eine einfache Selektion nach benötigten Fähigkeiten einer Ressource können in diesem Dialog generelle Hard- und Softskilltypen festgelegt werden. Stand: Februar

19 Stand: Februar

20 Hier werden nur (!) die Typen der Qualifikationen festgelegt, die später in den Mitarbeiterstammdaten ausgewählt und spezifiziert werden können. Beschreibung Geben Sie in diesem Feld eine später möglichst intuitive Beschreibung ein. Zahlenwerte eingeben Wird diese Option gewählt, so können später bei dem Qualifikationstyp Zahlwerte eingegeben werden. Ja/Nein Merkmal Bei dieser Option wird es später nur möglich sein, binäre Angaben zu machen. Listen-Auswahl Die Listenauswahl stellt später in den Stammdaten eine Liste mit vorher definierten Werten zu Auswahl. Die Werte müssen semikolonsepariert im Feld Wert1;Wert2 eingegeben werden und sind nach der ersten Verwendung nicht mehr änderbar. Stand: Februar

21 3 Stammdaten Vor dem Verwalten der Personalkosten und deren Abrechnungen müssen zunächst die Stammdaten für Mitarbeiter, Artikel Adressen und Kunden erfasst werden. 3.1 Mitarbeiter Hier pflegen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter Adresse / Name Für die Mitarbeiterstammdaten werden unter dem Register Adresse folgende Daten erfasst: Mitarbeiternummer Die Mitarbeiternummer definiert einen internen eindeutigen Schlüssel für die Dateneinheit seiner Stammdaten. Das Format der Mitarbeiternummer kann von Ihnen unter <Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Nummernformatierung> festgelegt werden. Standardgemäß wird einer laufenden Nummer ein M vorangestellt. Sie können die Mitarbeiternummern manuell oder automatisch vergeben. Durch die Eingabe von M* in diesem Feld wird die nächste freie Mitarbeiternummer automatisch ermittelt. Adressnummer Stand: Februar

22 Es wird automatisch die nächste freie Nummer für die Adress-Stammdatendatei generiert. Die Adressdaten der Mitarbeiter werden separat als Adressstammdaten in den Stammdaten vorgehalten, hier aber erfasst. Matchcode / Zusatzmatchcode (*Zusatzmatchcode nur bei lizenziertem CRM bzw. ERP) Tragen Sie in diesem Feld bitte die Bezeichnung des Mitarbeiters ein, die Sie unternehmensintern verwenden. Dies kann beispielsweise eine Kombination aus Name und Ort sein. Die hier hinterlegte Bezeichnung erscheint auf Auswertungen und dient zur Schnellsuche. Bitte wählen Sie einen logischen und reproduzierbaren Bezeichner. Der Matchcode blabla ist für Werner Meyer ungeeignet, da niemand nach blabla suchen würde. Er sollte intuitiv gewählt werden. Vorname / Nachname Es stehen Ihnen zwei Zeilen für die Eingabe des Namens zur Verfügung. Straße / Straße2 Zum Eingeben der Straße stehen Ihnen zwei Zeilen zur Verfügung. Land, PLZ, Ort Für das Land steht Ihnen eine Auswahlliste aller unter <Stammdaten / Grundlagen / Stammdaten> angelegten Länder zur Verfügung. Der Ort und die dazugehörende PLZ müssen manuell eingetragen werden. Postfach, Postfach PLZ Verfügt der Mitarbeiter über ein Postfach, so haben Sie hier die Möglichkeit, das Postfach sowie die dazugehörende Postleitzahl zu hinterlegen. Telefon / Telefax Bitte geben Sie die Telefonnummer an, unter der Sie Ihren Vertreter während der normalen Geschäftszeiten erreichen. Weitere Telefonnummern können Sie unter dem Register Kommunikation hinterlegen. Funktion Sie haben die Möglichkeit direkt zu der hinterlegten adresse ein zuschreiben. Die adresse wird automatisch als Empfänger im editor übernommen. Funktion Zwischenablage Mit der Funktion Zwischenablage wird der Adressinhalt mit folgenden Feldern in der Zwischenablage übernommen: Name1, Strasse, PLZ, Ort, Telefonnummer. Betriebsstätte Sie können dem Mitarbeiter eine Betriebsstätte zuweisen. Hier stehen Ihnen diese Betriebsstätten zur Verbindung des Mitarbeiters zu einer solchen Betriebsstätte zur Auswahl. Adressgruppe (*nur bei lizenziertem CRM) Stand: Februar

23 Um den Mitarbeiter eine Adressgruppe zuzuweisen, können Sie hier eine dieser Adressgruppen auswählen und den Mitarbeiter dieser so zuordnen. Marketingkennzeichen (*nur bei lizenziertem CRM) Ist das CRM lizenziert, kann hier ein angelegtes Marketingkennzeichen zugewiesen werden. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Marketing Handbuch Persönliche Angaben Hier werden die persönlichen Angaben des Mitarbeiters erfasst. Versicherungsnummern Tragen Sie hier die Versicherungsnummer aus dem Sozialversicherungsnachweis ein. Staatsbürgerschaft Die Staatsbürgerschaft eines Mitarbeiters kann von seinem Geburtsland abweichen. Bitte tragen Sie hier die augenblicklich geltende Staatsbürgerschaft an. Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis Ist der Mitarbeiter in Besitz einer Aufenthalts- und/oder einer Arbeitserlaubnis, können Sie diese hier einschließlich ihres Ablaufdatums erfassen. Schwer behindert Falls es sich um eine schwer behinderte Person handelt, kann hier diese Eigenschaft aktiviert, sowie der Grad der Behinderung hinterlegt werden. Stand: Februar

24 3.1.3 Beschäftigung Beginn der Tätigkeit Tragen Sie bitte das entsprechende Datum im in Ihrem Gebiet üblichen Format ein. Es repräsentiert das Eintrittsdatum des Mitarbeiters. Befristeter Vertrag Besteht zwischen Ihnen und dem Arbeitnehmer ein zeitlich befristeter Vertrag, kann an dieser Stelle die Anzahl der Monate angegeben werden. Befristet Diese Option kennzeichnet die Beschäftigung als eine befristete. Bis Liegt ein Enddatum des Arbeitsvertrages vor, kann dieses Datum hier erfasst werden. Voll-/Teilzeit Hier wird angegeben, ob die Ressource als Vollzeit- oder als Teilzeitarbeitskraft eingestellt ist/werden kann. Stunden/Woche Dieses Feld repräsentiert die Anzahl der Arbeitsstunden pro Woche Standardzeitmodell Stand: Februar

25 In den Stammdaten können Zeitmodelle zur Erfassung der regelmäßigen und vereinbarten Uhrzeiten der Ressourcen administriert werden, zu denen diese mit ihrer Arbeitskraft zur Verfügung stellen sollen. An dieser Stelle kann einem Mitarbeiter ein angelegtes Zeitmodell zugewiesen, oder ein neues Zeitmodell erfasst werden. Ende der Tätigkeit Das hier angegebene Datum zeigt das Austrittsdatum des Mitarbeiters an. Aktueller Mitarbeiterstatus Der hier eingestellte Status beschreibt den datenmodelltechnischen Zustand des Mitarbeiters. Sie können hier beispielsweise hinterlegen, ob es sich um einen Bewerber handelt, einen regulären Mitarbeiter, oder aber die Ressource gekündigt wurde. Angestellt als Bezeichnung des Berufsfeldes, unter dem der Mitarbeiter eingestellt wurde. Ausgeübter Beruf / Tätigkeit Bitte tragen Sie hier die tatsächliche Tätigkeit des Arbeitsnehmers ein, der er tatsächlich zum gegenwärtigen Zeitpunkt nachgeht. Beschäftigungszeiten erfassen Dieser Button ruft das Zeiterfassungsfenster auf. Ausbildung Hier können Sie die Ausbildungseigenschaften der Ressource einstellen. In diesem Register kann eine Anrede / Briefanrede / zu Händen Text, ein Sprachkennzeichen, weitere Telefonnummern, eine Homepageadresse und weitere vier Kommunikationstexte hinterlegt werden. Darüber hinaus kann die Adresse einer Betriebsstätte zugeordnet werden. Über das Sprachkennzeichen werden Textbausteine für Kopf- und Fußtext sowie fremdsprachige Artikelbezeichnung bei der Belegerfassung ermittelt. Stand: Februar

26 3.1.4 Steuer Alle hier aufgeführten Felder finden Sie normalerweise auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers. Übernehmen Sie Daten bitte von diesem amtlichen Dokument. Stand: Februar

27 3.1.5 Krankenversicherung Die Krankenversicherungsdaten des Arbeitnehmers werden auf diesem Reiter erfasst. Krankenkasse Wählen Sie hier eine der in den Stammdatengrundlagen festgelegten Krankenkassen aus. Mitgliedsnummer Hier wird die Mitgliedsnummer des Mitarbeiters bei der soeben ausgewählten Krankenkasse hinterlegt. Arbeitnehmer ist privat versichert Hat der Arbeitnehmer die Option genutzt, sich bei einer privaten statt gesetzlichen Krankenversicherung zu versichern, muss diese Option aktiviert werden. Private Krankenversicherungsnummer Hier wird die Mitgliedsnummer des Mitarbeiters bei der privaten Krankenkasse hinterlegt. Private Krankenversicherungsbezeichnung Die Bezeichnung der privaten Krankenversicherung Gesamtbetrag KV An dieser Stelle wird der Betrag der gesetzlichen Krankenversicherungsbeiträge gespeichert. Gesamtbetrag PV An dieser Stelle wird der Betrag der privaten Krankenversicherungsbeiträge gespeichert. Stand: Februar

28 3.1.6 Entlohnung Auf dem Reiter Entlohnung werden alle für die Lohnbuchhaltung benötigten Basisdaten vervollständigt. Brutto-Vergütung Tarifauswahl Wurden in den Grundlagen Tarife bzw. Standard Lohnstufen hinterlegt, so kann hier ein hinterlegtes Vergütungsmodell ausgewählt werden. Vereinbarter Stundenlohn Der in der konfigurierten Währung zu hinterlegende Bruttolohn je Stunde, falls der Mitarbeiter stundenweise abgerechnet werden soll. Brutto-Vergütung monatlich Handelt es sich um einen Gehaltsempfänger mit einem festen Monatsgehalt, so ist dieses hier zu hinterlegen. Kontonummer Die Kontonummer, an welche das Gehalt bzw. der Lohn überwiesen werden soll. Bankleitzahl Stand: Februar

29 Die für die Überweisung zu verwendende Bankleitzahl. Wurde in den Grundlagen die Bank mit ihrer Bankleitzahl hinterlegt, kann hier auf einfache Weise die korrelierende Bank zur Anzeige und Verwendung herangezogen werden. Ist die Bank noch nicht hinterlegt worden, verwenden Sie bitte das Feld Bankleitzahl (bisher). Bankleitzahl (bisher) / Bankbezeichnung (Zusatz) Wurde in den Grundlagen keine Bank hinterlegt, können Sie hier die Daten manuell eintragen. Im Fall hinterlegter Bankdaten dient die Bankbezeichnung als zusätzliches Informationsfeld. Abweichender Kontoinhaber-Name / PLZ / Ort Weicht der Mitarbeiter vom Inhaber des Empfängerkontos ab, so muss dies an dieser Stelle hinterlegt werden, um spätere Probleme bei der Überweisung verhindern zu können. Urlaubsanspruch (Tage) Geben Sie hier die Anzahl der der Ressource zur Verfügung stehenden Urlaubstage pro Jahr ein. Vermögensbildung Besitzt der Mitarbeiter einen Vertrag zu vermögenswirksamen Leistungen, muss in dieses Feld der monatliche Betrag der VWL hinterlegt werden. Arbeitgeberanteil (Vermögenswirksame Leistungen) Hier wird der entsprechende Arbeitgeber-Anteil zu vermögenswirksamen Leistung gespeichert. Kontonummer (Vermögenswirksame Leistungen) / Institut Die monatlichen Beträge der VWL müssen regelmäßig auf ein Konto überwiesen werden. Diese Felder nehmen hierzu die benötigten Informationen auf. Vertragsnummer / Vertragsdauer von / bis Die Vertragsnummer, sowie die erforderlichen Start- und Endtermine Stand: Februar

30 3.1.7 Kennzeichen Unter [Kennzeichen] haben Sie die Möglichkeit, alle von Ihnen gewünschten zusätzlichen Kennzeichen anzulegen. Um einen Wert zu hinterlegen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche in der Spalte Det.. Sie erhalten dann mit Hilfe eines Dialoges die Möglichkeit, einen Wert für dieses Kennzeichen zu hinterlegen. Wollen Sie alle Kennzeichen gleichzeitig bearbeiten, so klicken Sie auf die Schaltfläche <Kennzeichen bearbeiten> Lebenslauf Pflegen Sie hier den Lebenslauf des Mitarbeiters. Stand: Februar

31 Über die Schaltfläche <Neu> wird eine weitere Zeile zum Lebenslauf hinzugefügt Qualifikationen Der Reiter der Qualifikationen enthält als Felder eine selektierte Untermenge der in den Grundlagen hinterlegten Qualifikationsmerkmale. Ein Klick auf [Hinzufügen] fügt ein weiteres Qualifikationsmerkmal hinzu. Ein Klick auf den Entfernen Button [x] löscht ein Qualifikationsmerkmal Foto Auf dem Foto-Reiter werden die wichtigsten Daten konsolidiert visualisiert, sowie die Möglichkeit eines ressourcenspezifischen Bilddokuments angeboten. Stand: Februar

32 Per Klick auf den Drei-Punkte-Button [ ] gelangen Sie in das Datei-Auswahlmenü, in welchem Sie eine bestehende Datei mit der Ressource verbinden oder eine neue Datei als Bild hinterlegen können. Mithilfe des Entfernen Buttons [x] kann die Verknüpfung zu einem Dokument wieder gelöst werden Dokumente Ordnen Sie hier dem Mitarbeiter weitere Dokumente zu. 3.2 Artikel Die Artikelstammdaten werden in acht Untergruppen, die den Registereinteilungen entsprechen, unterteilt: Grundlagen Unter diesem Punkt werden zunächst alle grundlegenden Daten für diesen Artikel gespeichert, wie z.b. Bezeichnung, Artikelgruppe, Abmessungen, Steuerklasse usw. Einkauf/Verkauf (*nur bei lizenziertem ERP) Sämtliche für den Einkauf/Verkauf wichtige Daten werden unter diesem Registerpunkt zusammengefasst. Das sind unter anderem Hersteller, Lieferanten, Mengeneinheiten sowie die Grundlagen für die Rechnungslegung und Kostenrechnung. Preise An dieser Stelle werden die Verkaufspreise der Preislisten mit Staffelpreisen festgehalten. Stand: Februar

33 Rabatte (*nur bei lizenziertem ERP) Unter diesem Register haben Sie sämtliche Verkaufsrabatte der Rabattlisten mit Staffelrabatten für den entsprechenden Artikel auf einen Blick. Dokumente (*nur bei lizenziertem ERP) Sie können alle Dokumente für diesen Artikel hinterlegen. Bestände (*nur bei lizenziertem ERP) Über dieses Register können alle lagerabhängigen Daten von Ihnen bearbeitet werden. Darüber hinaus erhalten Sie an dieser Stelle einen Überblick über Ihre Lagerbestände, die von dem Programm automatisch bestimmt werden und somit nicht von Ihnen geändert werden können. Kennzeichen (*nur bei lizenziertem ERP) Die zu speichernden Daten können Sie selbst nach Ihren individuellen Bedürfnissen festlegen. Unter <Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Kennzeichen> haben Sie die Möglichkeit, alle von Ihnen gewünschten zusätzlichen Kennzeichen anzulegen. Kosten (*nur bei lizenziertem ERP) Unter dem Reiter Kosten können Sie dem Artikel Kostentypen zuweisen, die dann in der Kalkulation Verwendung finden, sofern der Kostentyp im Kalkulationsschema berücksichtigt ist. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, unter der Schaltfläche Optionen zusätzliche Daten, wie Memotext, Bezeichnungen, länderabhängige Steuerklassen, Umsatzplanungen, Lieferanten, Mengeneinheiten, spezielle Kundendaten und Zusatzartikel für diesen Artikel anzulegen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, folgende Auswertungen aufzurufen: Periodenumsätze, Kundenkartei, Lieferantenkartei, Lagerbestände und Dispositionsstatus. Stand: Februar

34 3.2.1 Grundlagen Artikelnummer Das Format der Artikelnummer kann von Ihnen unter <Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Nummernformatierung> festgelegt werden. Standardgemäß wird einer laufenden Nummer ein A vorangestellt. Sie können die Artikelnummern manuell oder automatisch vergeben. Durch die Eingabe von * in dem Feld Artikelnummer wird die nächste freie Artikelnummer automatisch ermittelt. Favorit Handelt es sich bei diesem Artikel um einen Artikel, auf den Sie häufig zugreifen wollen, so setzen Sie eine Markierung in diese Checkbox. Alle Artikel mit diesem Favoritenkennzeichen finden Sie in dem Filter Favoriten wieder. Matchcode Tragen Sie bitte die Bezeichnung des Artikel ein, die Sie unternehmensintern verwenden. Diese Bezeichnung erscheint z.b. auf Auswertungen und dient zur Schnellsuche. Bezeichnung und Bezeichnung (Zusatz) Tragen Sie nun die Artikelbezeichnung ein, die auf den Verkaufsbelegen erscheinen soll. Artikeltyp (*nur bei lizenziertem ERP) Stand: Februar

35 Artikeltypen sind fest definierte Werte. Der Artikeltyp steuert die Eigenschaften "einkaufsfähig", "lagerfähig" und "verkaufsfähig" und ist wie folgt definiert: Artikeltyp einkaufsfähig lagerfähig verkaufsfähig Artikel ohne Bestandsführung ja nein ja Dienstleistungen nein nein ja Eigenbedarf ja ja nein Eigenfertigung nein ja ja Handelsartikel ja ja ja Handelsset nein nein ja Rohstoff ja ja nein Stückliste ja ja ja Artikelgruppe (*nur bei lizenziertem ERP) Artikelgruppen sowie ihre hierarchische Anordnung werden unter <Stammdaten / Gruppen> angelegt. Bei vielen Auswertungen besteht die Möglichkeit zu einer zusammenfassenden Darstellung über Artikelgruppen. Über die Schaltfläche haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, diverse Auswertungen bezüglich dieser Artikelgruppe anzeigen zu lassen. Diese Programme finden Sie aber auch unter den entsprechenden Umsatzlisten des Verkaufbereichs. Die Umsatzplanungen finden Sie in den Bereichen <Management Informationssystem / Umsatzplanung Verkauf bzw. Einkauf>. Steuerklasse Da Artikel in einigen Ländern vom Inland abweichende Steuerklassen haben, können diese länderabhängig hinterlegt werden. Diese werden zuvor unter <Stammdaten / Grundlagen / Umsatzsteuer> definiert. Basismengeneinheit Wählen Sie nun bitte die Basismengeneinheit aus der Auswahlliste, die Sie unter <Stammdaten / Grundlagen / Stammdaten> festgelegt haben. Diese sollte die kleinste Einheit sein, die für den Artikel möglich ist. Dezimalstellen BME Hinterlegen Sie bitte die Anzahl der Nachkommastellen für die oben angegebene Mengenangabe. Hat ein Artikel die Basismengeneinheit Stück, so ist in der Regel die Dezimalstellen Basismengeneinheit 0. Bei einer Basismengeneinheit Liter könnten die Dezimalstellen Basismengeneinheit jedoch z.b. 1 sein, damit man eine Mengenangabe von 0,5 Litern erfassen kann. Weitere Mengeneinheiten können Sie unter Stammdaten / Grundlagen / Stammdaten anlegen. Stand: Februar

36 Gewicht (*nur bei lizenziertem ERP) Diese Angabe umfasst zwei Felder. In dem zweiten Feld wählen Sie bitte die Gewichtseinheit aus, in der das im ersten Feld eingetragene Gewicht angegeben ist. Dieses wird bei Einfügen des Artikels in die Verkaufsbelegposition übernommen und kann dort manuell auch geändert werden. Das Gesamtgewicht ergibt sich aus dem Einzelgewicht und der (Basis-)Menge der Position. Wird ein Handelsset in den Beleg eingefügt, werden die Gewichte der Bestandteile übernommen und können dann auch manuell geändert werden. Das Positionsgewicht des gesamten Sets ermittelt sich aus den Bestandteilen. Es wird in Kilogramm ausgewiesen, ggf. unterschiedliche Gewichtseinheiten der Bestandteile werden dabei umgerechnet. Länge / Breite / Höhe (*nur bei lizenziertem ERP) Geben Sie bitte die Abmessungen des Artikels ein. EAN Nummer Tragen Sie bitte die EAN Nummer des Artikels ein. Was ist die EAN Nummer? Auf den meisten Verpackungen von Waren befinden sich heute Strichcodes und zugehörige Code- Nummern. Anhand dieses Codes kann eine Ware sowohl an der Kasse des Kaufhauses als auch im internationalen Handel eindeutig identifiziert werden. Meist ist es ein Code nach dem sogenannten EAN- 13-System (Europäische Artikel-Nummerierung mit 13 Ziffern). Mengenformel (*nur bei lizenziertem ERP) Mengenformeln dienen als Eingabe-/Berechnungshilfe im Einkauf bzw. Verkauf. Weisen Sie dem Artikel die zugehörige Mengenformel zu, die Sie unter Stammdaten Mengenformeln hinterlegt haben. Gesamtlagerbestand (*nur bei lizenziertem ERP) An dieser Stelle wird von dem System der aktuelle Lagerbestand ausgewiesen. Zolltarifnummer (*nur bei lizenziertem ERP) Tragen Sie bitte die Zolltarifnummer des Artikels ein. In Deutschland wird bei der Ein- und Ausfuhr häufig von der "Zolltarifnummer" gesprochen. Das Zollamt Berlin-Marzahn erteilt dazu telefonische Auskünfte. Projektzeitabrechnung * (Nur beim Zusatzmodul Projektmanagement) Durch Setzten dieses Kennzeichens wird bestimmt, ob der Artikel generell an der Projektzeitabrechung teilnehmen soll. Diese Einstellung kann aber auch in den Belegpositionsdetails manuell übersteuert werden. Meldebestand (*nur bei lizenziertem ERP) Stand: Februar

37 Hinterlegen Sie bitte den von Ihnen gewünschten Meldebestand. Unterschreitet der Lagerbestand den Meldebestand, so werden Sie bei der Belegerfassung durch eine Meldung darauf hingewiesen, dass der Meldebestand unterschritten wurde. Variantenmeldebestand * (Nur beim Zusatzmodul Farben / Größen / Varianten) Hinterlegen Sie bitte den von Ihnen gewünschten Meldebestand pro Variante. Unterschreitet der Lagerbestand den Meldebestand, so werden Sie bei der Belegerfassung durch eine Meldung darauf hingewiesen. Betriebsstätte Artikel können Betriebsstätten orientiert zugewiesen werden. Sofern der Artikel für alle Betriebsstätten gelten soll, lassen Sie dieses Feld bitte leer. Sollte der Artikel jedoch einer bestimmten Betriebsstätte angehören, so wählen Sie diese bitte hier aus. ABC-Klasse (*nur bei lizenziertem ERP) Die ABC-Analyse ermöglicht es, aus Umsatz oder Erlöswerten der Vergangenheit eine automatische Klassifizierung vorzunehmen. Sie wird über den Bereich Verkauf/Auswertungen bzw. Einkauf/Auswertungen aufgerufen. Kunden, Artikel und Lieferanten können in A, B, und C-Klasse eingeteilt werden. Die Zuweisung dieser Klassifizierung kann neben der automatischen Klassifizierung auch in den Stammdatendialogen manuell erfolgen. In diesem Fall nehmen Sie die Klassifizierung für den Artikel vor. Es stehen die Klassifizierungsmerkmale A, B und C zur Verfügung. Stand: Februar

38 3.2.2 Einkauf / Verkauf (*nur bei lizenziertem ERP) Einmalartikel Unter Einmalartikel werden alle Artikel verstanden, die so selten im Geschäftsbetrieb auftreten, dass es sich nicht lohnen würde einen gesonderten Artikelstammdatensatz für sie anzulegen. Es hat sich bewährt dafür einen Sammelartikel anzulegen z.b. unter der Artikelnummer A Dieser Artikel darf dann aber nicht mehr gelöscht werden. Es werden dann alle manuellen Positionen in der Belegerfassung verbucht, wenn der Artikel in den Grundlagen entsprechend hinterlegt wurde. Verkaufsmengeneinheit Die Verkaufsmengeneinheit gibt die Mengeneinheit an, in der der Artikel in der Regel verkauft wird. Entspricht die Verkaufsmengeneinheit nicht der Basismengeneinheit, so geben Sie bitte die entsprechende Mengeneinheit ein. ME für Preisangaben Die Preisangabenverordnung, die seit dem in Kraft getreten ist, sieht vor, dass Waren mit einem Grundpreis auszuzeichnen sind, um Artikel mit unterschiedlichen Mengeneinheiten für den Anwender vergleichbar zu machen. Tragen Sie in dem ersten Feld bitte die entsprechende Mengeneinheit und in dem zweiten Feld den dazugehörenden Grundpreis ein. Verkaufspreisbasis Stand: Februar

39 Soll der Preis für den Artikel nicht für die Verkaufsmengeneinheit angegeben werden, so können Sie eine abweichende Mengeneinheit hinterlegen. PAngV-ME enthält BME Entspricht die Verkaufsmengeneinheit nicht der Mengeneinheit für Preisangaben, so geben Sie bitte den Umrechnungsfaktor ein. Er errechnet sich aus Mengeneinheit für Preisangaben / Basismengeneinheit. Preiseinheit Gibt die Anzahl der zu verkaufenden Einheiten für den entsprechenden Betrag an. Verkaufen Sie z.b. zwei T-Shirts im Set so tragen Sie bitte eine 2 ein. Hersteller Geben Sie bitte den Hersteller des Artikels ein. Die Stammdaten dazu können Sie unter <Stammdaten / Grundlagen / Stammdaten / Hersteller> erfassen. Über die Schaltfläche können Sie die Herstellerstammdaten suchen und bearbeiten. Darüber hinaus können Sie einen angegebenen Datensatz in die Wiedervorlage geben. Hersteller-Artikelnummer Geben Sie bitte die Artikelherstellernummer ein. Diese kann auch anstatt der Artikelnummer in den EK Belegen zur Belegpositionseingabe genutzt werden. Standardpreisaufschlag Der Standardpreisaufschlag wird dann herangezogen, wenn in der Preisfindungslogik kein anderer Preis gefunden wird. Preisfindungslogik: Kunden-Artikel-Preis Preis aus Preisliste beim Kunden (Preislisten jeweils mit Aktions/Basislisten) Preis aus Preisliste bei Kundengruppe Preis aus Preisliste bei Betriebsstätte Preis aus Preismatrix Preis über Standardpreisaufschlag Preis / Rabattgruppe Bitte wählen Sie eine Preis/Rabattgruppe aus, die Sie zuvor unter <Verkauf / Verkaufsgrundlagen / Preise/Rabatte /Preismatrix/Rabattmatrix> angelegt haben. Verbrauchsmengeneinheit Wird bei einem Verkauf einer bestimmten Teilmenge die gesamte Mengeneinheit verbraucht, so tragen Sie dieses bitte unter der Verbrauchsmengeneinheit ein. Rabattfähig / Provisionierbar/Kein Skontoabzug Markieren Sie bitte diese Felder, wenn Sie auf den Artikel Rabatte gewähren bzw. eine Provision zahlen oder aber kein Skontoabzug gewähren wollen. Hauptlieferant Stand: Februar

40 Sie haben die Möglichkeit Ihren Hauptlieferanten zu hinterlegen. Bitte beachten Sie, sofern Sie vom Hersteller direkt kaufen wollen, sämtliche Daten des Herstellers in der Lieferantendatei zu hinterlegen sind. Über die Schaltfläche können Sie Daten eines Hauptlieferanten in den Lieferantenstammdaten suchen und ggf. bearbeiten, einen Memotext anlegen, diverse Umsatzauswertungen starten, eine Offene Posten Liste bezüglich dieses Lieferanten abfragen und eine Artikel-Lieferanten-Datei anlegen, in der die speziellen Lieferdaten bezüglich dieses Lieferanten hinterlegt werden können. Dieses Programm können Sie auch über die <Optionen>-Schaltfläche aufrufen. Sie finden auch die genaue Beschreibung zu diesem Programm. Disposition Bitte geben Sie die Dispositionsmethode an, auf deren Basis beim automatischen Dispositionslauf die benötigte Menge ermittelt wird. Es besteht die Auswahl zwischen: Keine Disposition Meldebestand Meldebestand + Auftragsbestand Historisch ungewichtet Historisch gewichtet Basis Roherlösermittlung Legen Sie bitte fest auf welcher Basis die Roherlösermittlung durchgeführt werden soll: Einzelbewertung Durchschnittlicher Bestand Letzter Einkaufspreis Durchschnittlicher Einkaufspreis Mittlerer Wert Kalkulatorischer Wert Die einzelnen Werte errechnen sich wie folgt: Durchschnittlicher Bestand: Der durchschnittliche Bestand bezeichnet den durchschnittlichen Wert aller auf Lager befindlichen Artikel. Er wird sowohl durch Lagerzugänge als auch durch Lagerabgänge beeinflusst. Der durchschnittliche Bestand ermittelt sich wie folgt: Summe aus (Menge * Preis) je Lagerbestand (wenn Menge pos.) / Gesamtbestand Buchun g Lager Men ge Wert - > Lager 1 Lager 2 Be- durchschnittlicher stand Bewegungsdatum Bewegungsart Zugang Lager 1 5 Stk 2 - > 5 Stk zu 2 0 Stk (5 * 2) / 5 = Zugang Lager 2 5 Stk 4 - > 5 Stk zu 2 5 Stk zu 4 (5 * 2) + (5 * 4) / 10 = Entnahme Lager 1 20 Stk - > -15 Stk 5 Stk zu 4 (5 * 4) / 5 = 4 Stand: Februar

41 Zugang Lager 1 5 Stk 2 - > -10 Stk 5 Stk a 2 5 Stk zu 4 (5 * 2) + (5 * 4) / 10 = Zugang Lager 1 10 Stk 3 - > -10 Stk 5 Stk a 2 5 Stk zu 4 (5 * 2) + (10 * 3) + (5 * 4) / 20 = 3 10 Stk a Zugang Lager 1 10 Stk 4 - > -10 Stk 5 Stk a 2 5 Stk zu 4 (5 * 2) + (10 * 3) + (10 * 4) +(5 * 4) / 30 = 3,33 10 Stk a 3 10 Stk a Änderung Buchung 6 Lager 1 10 Stk 2 - > -10 Stk 5 Stk a 2 10 Stk a 3 5 Stk zu 4 (5 * 2) + (10 * 3) + (10 * 2) + (5 * 4) / 30 = 2,67 10 Stk a 2 Durch eine Änderung eines Lagerzugangs oder Lagerabgangs wird der durchschnittliche Bestand korrigiert. Letzter EK: Der letzte EK wird in Abhängigkeit des Bewegungsdatums einer Lagerbuchung ermittelt. Gibt es zu einem Bewegungsdatum mehrere Buchungen, ist die zuletzt erfasste Buchung ausschlaggebend. Dabei wird das Lagerbuchungsjournal ausgewertet. Durch eine Änderung eines Lagerzugangs wird ggf. der letzte EK korrigiert. Buchung Bewegungsdatum Bewegungsart Lager Menge Wert > letzter EK Zugang Lager 5 Stk 2 -> Zugang Lager 2 5 Stk 4 -> 2 (da Bewegungsdatum vor Buchung 1) Entnahme Lager 20 Stk -> Zugang Lager 5 Stk 2 -> Zugang Lager 10 Stk 3 -> Zugang Lager 10 Stk 4 -> Änderung Lager 10 Stk 2 -> 2 Stand: Februar

42 Buchung 6 1 Durchschnittlicher EK: Der durchschnittliche EK bezeichnet den durchschnittlichen Wert aller Lagerzugänge. Dabei wird das Lagerbuchungsjournal ausgewertet. Summe aus (Menge * Preis) je Lagerzugang des gewählten Zeitraums / Summe aller Lagerzugänge des gewählten Zeitraums. Zeitraum: letzte 100 Tage Buchung Bewegungsdatum Bewegungsart Zugang Zugang Entnahme Zugang Zugang Zugang Änderung Buchung 6 Lager Lager 1 Lager 2 Lager 1 Lager 1 Lager 1 Lager 1 Lager 1 Menge Wert -> durchschnittlicher EK 5 Stk 2 -> (5 * 2) / 5 = 2 5 Stk 4 20 Stk 5 Stk 2 10 Stk 3 10 Stk 4 10 Stk 2 -> -> -> (5 * 4) + (5 * 2) / 10 = 3 (5 * 4) + (5 * 2) / 10 = 3 (5 * 4) + (5 * 2) + (5 * 2) / 15 = 2,67 -> (5 * 2) + (5 * 2) + (10 *3) / 20 = 2,50 -> (5 * 2) + (10 * 3) + (10 * 4) / 25 = 3,20 -> (5 * 2) + (10 * 3) + (10 * 2) / 25 = 2,40 Der durchschnittliche EK kann sich auf einen Zeitraum beziehen. Dieser wird unter "Extras / Grundlagen" im Register "Lager" eingestellt. Der durchschnittliche EK wird durch Lagerzugänge beeinflusst. Durch eine Änderung eines Lagerzugangs wird der durchschnittliche EK korrigiert. Mittlerer Wert (MEK): Ist der alte Lagerbestand < 0 und alter Lagerbestand + Lagerzugang >= 0, so wird der MEK durch Wert aus "Ersatz für Mittleren Wert (MEK)" ersetzt (Fall 1.1). Ist der alte Lagerbestand + Lagerzugang <= 0, so wird der MEK nicht geändert (Fall 1.2). Ist der alte Lagerbestand + Lagerzugang > 0 und der alte Lagerbestand <= 0, so wird der Wert der Lagerzugangs als MEK übernommen. (Fall 1.3). Ist der alte Lagerbestand + Lagerzugang > 0 und der alte Lagerbestand > 0, so berechnet sich der MEK zu (alter Lagerbestand * alter MEK) + (Lagerzugang * Wert des Lagerzugangs) / (alter Lagerbestand + Lagerzugang) (Fall 1.4). Der mittlere EK wird durch Lagerzugänge sowie ggf. Umbuchungen beeinflusst. Durch eine Änderung eines Lagerzugangs wird der mittlere EK auf den Wert gesetzt, der unter "Ersatz für Mittleren Wert (MEK)" eingetragen ist. (Fall 1.5) Beispiel: Lagerbestand = 0 Buch Lager Me nge W e rt - > Bewee- gungs- datum Bewee- gungs- art alter Be- stand La- ger- zu- - > Fall neuer Bestand MEK Stand: Februar

43 ung gang Zugang Lager Zugang Lager Entnahme Lager Zugang Lager Zugang Lager Zugang Lager Änderung Buchung 6 Lager 1 5 Stk 5 Stk 20 Stk 5 Stk 10 Stk 10 Stk 10 Stk > 0 Stk 5 Stk - > - 5 Stk 5 Stk - > > - > Stk - > Stk > - -5 Stk 10 - > Stk > - 5 Stk 10 - > Stk > - > Stk Stk (5 * * 4) / (5 + 5) = 3-10 Stk Stk Stk Ersatz für MEK (z.b. 2 ) Stk (5 * * 4) / (5 + 10) = 3, Stk Ersatz für MEK (z.b. 2 ) Kalkulatorischer EK Der kalkulatorische EK wird manuell gepflegt. Hinterlegen Sie für jede im Preislistenstamm angelegte Preisliste den gültigen Preis. Wenn Sie Staffelpreise erfassen wollen, achten Sie darauf, dass zuerst die entsprechende Preisliste durch Klick auf das Pfeilsymbol ausgewählt wird. Die Überschrift ändert sich von "Staffelpreise" in "Staffelpreise - Preislistenname". Zusammenfassung: Die Gegenüberstellung aller Werte sieht wie folgt aus: Lager Wert - > Bu- chung Bew ewee- gungs- datum Bewee- gung- sart Men- ge mittle- rer EK letz- ter EK durchs. Be- stand durchs. EK kalk. EK Zugang Lager 1 5 Stk 2 - > Zugang Lager 2 5 Stk 4 - > Entnahme Lager 1 20 Stk - > Zugang Lager 1 5 Stk 2 - > , Zugang Lager 1 10 Stk 3 - > ,50 2 Stand: Februar

44 Zugang Lager 1 10 Stk 4 - > 3,33 4 3,33 3, Änderung Buchung 6 Lager 1 10 Stk 2 - > 2 2 2,67 2,40 2 Bei einem Lagerzugang werden die Bewertungssätze wie folgt aktualisiert: aktuelle Betriebsstätte Betriebsstätte, die ebenfalls Zugriff auf das angesprochene Lager haben Wert für alle Betriebsstätten mittlerer EK X X X letzter EK X X durchschnittlicher Bestand X X X durchschnittlicher EK X X Als Set-Bestandteil Es kann eingestellt werden, ob dieser Artikel beim Druck des Handelsets mit angedruckt werden soll. Beschaffungszeit in Tage Für die Disposition ist es wichtig, wie lange die Beschaffungszeit des entsprechenden Artikels ist. Diese kann aber auch noch speziell pro Lieferant festgelegt werden. Dispositionsfaktor Um diesen Faktor wird die errechnete Bestellmenge korrigiert. Dies ist bei Lieferungen mit bekanntem Ausschussanteil oder Schwund sinnvoll. Wenn Sie wissen, dass der Ausschuss 10 % beträgt, müssen Sie als Dispositionsfaktor 1,1 eingeben. Ersatz für mittleren Wert Da der mittlere EK nicht in allen Konstellationen korrekt ermittelt werden kann, können Sie unter folgenden Angaben einen möglichen Ersatz wählen: Durchschnittlicher Bestand Letzter EK Durchschnittlicher EK Kalkulatorischer EK Dieser Wert wird dann herangezogen, wenn der mittlere Wert rechnerisch negativ wird. Stand: Februar

45 Variantenpreise * (Nur beim Zusatzmodul Farben / Größen / Varianten)Beim Aktivieren dieser Option können pro Variante Verkaufspreise und Rabatte vergeben werden. Die Preise und Rabatte werden auf den entsprechenden Reitern Preise und Rabatte hinterlegt. Mindestdispositionsmenge An dieser Stelle geben Sie die Mindestbestellmenge bekannt, mit der der Artikel in der Disposition berücksichtigt werden soll. Produktionsmengeneinheit * (Nur bei lizenzierter PPS) Wählen Sie bitte die Produktionsmengeneinheit aus der Auswahlliste, die Sie unter <Stammdaten / Grundlagen / Stammdaten> festgelegt haben. Diese sollte die Einheit sein, mit der der Artikel in der Regel in der Stückliste berücksichtigt werden soll. Diese Einheit kann in den Stücklistenoptionen aber noch mal geändert werden. Kostenstelle / Kostenträger Sollen die erfassten Daten in Ihre Finanzbuchhaltung übernommen werden, so ordnen Sie bitte jedem Artikel eine Kostenstelle und ein Kostenträger zu. Über die Schaltfläche können Sie die entsprechenden Daten in den Stammdaten suchen und ggf. bearbeiten. Erlöscode / Eingangscode Tragen Sie bitte den Erlöscode und den Eingangscode ein, unter denen die Erlöse bzw. Wareneingänge in Ihrer Finanzbuchhaltung verbucht werden sollen. Sachkonto Verkauf / Einkauf Alternativ zu dem Erlöscode / Eingangscode können Sie direkt ein Sachkonto angeben. Über die Schaltfläche können Sie die entsprechenden Daten in den Stammdaten suchen und ggf. bearbeiten. Diese Felder sollten Sie nur in Ausnahmefällen füllen. Üblicherweise wird die Kontenzuordnung über Erlös- bzw. Eingangscodes vorgenommen. Besondere Hinweise zu Mengeneinheiten Basismengeneinheit Basismengeneinheit, sollte immer die kleinste Einheit sein. Verkaufsmengeneinheit Wird in der Belegerfassung vorgeschlagen. Verkaufspreisbasis Gibt an, worauf sich die Preise in der Preisliste beziehen. Verbrauchsmengeneinheit Gibt an, in welcher Einheit abgebucht wird. Stand: Februar

46 Beispiel: 1 Kiste Wasser hat 12 Flaschen zu je 0,7 Liter Basismengeneinheit (BME): Liter Verkaufsmengeneinheit: Kiste Umrechnungsfaktor: 12 * 0,7 l = 8,4 l Verkaufspreisbasis: Flasche Umrechnungsfaktor: 0,7 l Verbrauchseinheit: Flasche Umrechnungsfaktor: 0,7 l Weitere Mengeneinheiten können hinterlegt werden und stehen in der Belegerfassung ebenfalls zur Verfügung. In der Preisliste steht 1,00 Euro (pro Flasche) Preis pro Liter = 1 Euro / 0,7 = 1,43 Euro Preis pro Kiste = 1 Euro / 0,7 l * 8,4 l = 12 Euro In der Verkaufsbelegerfassung wird Kiste als Mengeneinheit vorgeschlagen. Werden nun 10 Milliliter Wasser verkauft, so wird trotzdem eine ganze Flasche (Verbrauchsmengeneinheit) im Beleg verbucht. Besondere Hinweise zur Dispositionsmethode / Vergangenheitsdisposition ition Sollen Artikel anhand ihres historischen Bedarfs disponiert werden, so kann dafür die Vergangenheitsdisposition verwendet werden. Historisch ungewichtet Historisch gewichtet Welcher Zeitraum für die Betrachtung verwendet wird, wird in den Anwendungsgrundlagen eingestellt. Die Vergangenheitsdisposition kann nach zwei Methoden durchgeführt werden: linear gewichtet und ungewichtet. Für folgendes Beispiel seien die Unterschiede in den Dispositionsmethoden erläutert. Artikel A wurde in den vergangenen drei Monaten wie folgt verkauft: Januar: 100 Stk Stand: Februar

47 Februar: März: 100 Stk 400 Stk Bei ungewichteter Disposition über drei Monate im April ergibt sich eine zu disponierende Menge von ( ) / 3 = 200 Bei gewichteter Disposition über drei Monate im April ergibt sich eine zu disponierende Menge von ( (100 * 1) + (100 * 2) + (400 * 3) ) / ( ) = 250 Bei veränderten Zeiträumen für die Vergangenheitsbetrachtung ändern sich die Formeln entsprechend. Die disponierende Menge wird wie bei den anderen Dispositionsmethoden mit dem Meldebestand, Lagerbestand und den laufenden Dispositionen sowie Bestellungen abgeglichen und das Ergebnis disponiert. Liegen bereits Aufträge vor, die die berechnete Menge übersteigen, so wird die Menge dieser Aufträge herangezogen Preise In diesem Register erfassen Sie Preisinformationen. Stand: Februar

48 Hinterlegen Sie für jede im Preislistenstamm angelegte Preisliste den gültigen Preis. Wenn Sie Staffelpreise erfassen wollen, achten Sie darauf, dass zuerst die entsprechende Preisliste durch Klick auf das Pfeilsymbol ausgewählt wird. Die Überschrift ändert sich von "Staffelpreise" in "Staffelpreise - Preislistenname". (*Staffelpreise sind nur bei lizenziertem ERP verfügbar) Rabatte (*nur bei lizenziertem ERP) An dieser Stelle erfassen Sie bitte die notwendigen Rabattinformationen. Hinterlegen Sie bitte für jede im Rabattlistenstamm angelegte Rabattliste den gültigen Rabatt. Wenn Sie Staffelrabatte erfassen wollen, achten Sie darauf, dass zuerst die entsprechende Rabattliste durch Klick auf das Pfeilsymbol ausgewählt wird. Die Überschrift ändert sich von "Staffelrabatte" in "Staffelrabatte - Rabattlistenname" Dokumente (*nur bei lizenziertem ERP) In diesem Register werden Dokumente einem Artikel zugeordnet. Wollen Sie ein neues Dokument zu einem Artikel hinzufügen, so klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu". Sie erhalten einen Dateiauswahldialog. Ist das Dokument schon im Dokumentenstamm vorhanden, so können Sie dort das Dokument auch direkt einem Artikel zuordnen. Bilder, die einem Artikel zugeordnet sind, können sowohl in der Belegerfassung als auch im Webshop/Portal angezeigt werden. Stand: Februar

49 Durch Anklicken des Dokumentennamens öffnet sich das Dokument in der Vorschau. Über die Schaltfläche in der Spalte "Det." können Sie in den Dokumentenstamm verzweigen. Über die Schaltfläche in der Spalte "Lö." löschen Sie die Verknüpfung zwischen Artikel und Dokument, jedoch nicht das Dokument an sich. Über die Schaltfläche <Auswahl> wird Ihnen in dem Dialogfenster Dokument suchen eine Liste aller bereits vorhandenen Dokumente angezeigt. Über die Schaltfläche <Neu> besteht die Möglichkeit, ein neues Dokument anzulegen, mit Hilfe der Schaltfläche <Übernehmen> können Sie Ihrem Artikel ein bereits bekanntes Dokument zuordnen Bestände (*nur bei lizenziertem ERP) Über dieses Register können alle lagerabhängigen Stammdaten von Ihnen bearbeitet werden. Darüber hinaus erhalten Sie an dieser Stelle einen Überblick über Ihre Lagerbestände sowie über den Wert Ihrer Lagerbestände, die von dem Programm automatisch bestimmt werden und somit nicht von Ihnen geändert werden können. Stand: Februar

50 Lagermengeneinheit Wählen Sie bitte die Mengeneinheit aus, mit der Sie die gelagerten Artikel führen möchten. Bestandsführung An dieser Stelle haben Sie die Wahl zwischen einer Einzel- oder einer Gesamtbetrachtung. Bei der Einzelbetrachtung greifen die Bewertungsverfahren Fifo, Lifo und Hifo. Negative Bestände Negative Bestände: Ja / Nein / Warnung In Kombination mit dem Lagerstamm ergibt sich die Möglichkeit, negative Bestände in einem Lager zuzulassen, wobei das jeweilige Verbotsrecht überwiegt. (Bsp: Lager Ja / Produkt Nein Verbot; Lager Warnung / Produkt Ja Warnung) Als Standardeinstellung für negative Lagerbestände wird "Nein" vorgeschlagen. Ändern Sie diese Voreinstellung auf Ja, wenn für Artikel auch negative Artikellagerbestände erzeugt werden dürfen. Ja Bei dieser Einstellung können Sie die Belege ohne Fehlermeldung erstellen. Die Lagerbestände werden negativ. Nein Stand: Februar

51 Bei der Erstellung eines Lieferscheins, einer Direktrechnung, einer Sofortrechung erhalten Sie, wenn ein Artikel nicht verfügbar ist, eine Meldung. Der Beleg kann somit nicht verarbeitet werden. Es kann aber auch sein, dass Sie die Einstellung negative Lagerbestände zulässig Nein und in den Voreinstellungen im Menü in den <Grundlagen/Belegverarbeitung/Trotz Warnung speichern> eingestellt haben. Dann würden Sie folgende Meldung erhalten. Bestätigen Sie diese Meldung mit OK, so wird in der Lagerbewegung der Job/Lagerbuchung dennoch durchgeführt, jedoch im Feld "Stat" erscheint ein " " als Fehler. Der Artikellagerbestand bleibt hierbei unverändert. Damit diese Buchung Gültigkeit erlangt, müsste beim nächsten Wareneingang diese Buchung manuell nachgebucht werden. Dieses erreichen Sie über die Funktion Verarbeiten. Stand: Februar

52 Warnung Diese Einstellung gilt nur im Dialog Lagerbewegungen buchen (Manuelle Lagerbuchung) und nicht für die Einkaufs- oder Verkaufsbelegerfassung. Sofern bei der Entnahme eines Artikels der Artikelbestand ins Negative geht, kommt folgende Meldung. Bestätigen Sie diese Meldung mit Ja, so wird in der Lagerbewegung der Job/Lagerbuchung, im Feld "Stat" erscheint ein " " als erfolgreich durchgeführt. Der Lagerbestand reduziert sich dabei um die eingebende Menge. Bestätigen Sie diese Meldung mit Nein, so wird in der Lagerbewegung der Job/Lagerbuchung zwar durchgeführt, jedoch im Feld "Stat" " " als Fehler gekennzeichnet. Der Lagerbestand bleibt dabei unverändert. Die Einstellung negative Bestände zulässig gilt auch im Lagerbereich pro Lagerort (Platz). Aus diesem Grunde ist die Prüfung immer eine Kombination aus Artikel und Lager. Bewertungsverfahren Über dieses Feld können Sie steuern, ob Artikel bei Verkäufen oder manuellen Lagerabbuchungen in einer bestimmten Reihenfolge aus dem Lager entnommen werden sollen. Das Entnahmeverfahren kann Auswirkungen für die Lagerbewertung haben, da Erhöhungen der Einkaufspreise bei der Bewertung berücksichtigt werden können. Sperre FIFO (FirstInFirstOut) Abk. für First in first out. Wertermittlungsverfahren, das sich an der Verbrauchsfolge von Vorräten (first in, first out) orientiert. Für die Bewertung sind die Preise der letzten Einkäufe zugrunde zu legen. LIFO (LastInFirstOut) Abk. für Last in first out. Bewertungsverfahren in Unternehmen: Lagerbestände, welche als Letzte ins Lager aufgenommen werden (Last In), werden annahmegemäß als Erstes wieder entnommen (First Out). HIFO (HighestInFirstOut) Abk. für Highest in first out. Variante der Sammelbewertung, bei der unterstellt wird, dass die am teuersten eingekauften Gegenstände des Vorratsvermögens zuerst aufgebraucht werden. Stand: Februar

53 Artikel, Lager und Lagerorte können gesperrt werden. Hierfür werden Lagersperren erstellt. Für bestimmte Lagerbewegungsarten können diese aber auch wieder aufgehoben werden. Dieses kann allerdings nur auf Tabellenebene erfolgen und sollte nur von erfahrenen Anwendern durchgeführt werden (Definiert werden die Sperrtypen in der Tabelle tdproductlocktypes. Hier werden die Ausnahmen für die Lagerbuchungen hinterlegt) Gesperrt Gesperrt heißt, es sind nur noch Inventurbuchungen möglich. Nur Manuell Nur manuell heißt, es sind nur noch Buchungen über den Lagerbewegungsdialog buchen und Inventurbuchungen möglich. Betriebsstättenabhängig Bitte markieren Sie diese Checkbox, wenn die Erlösermittlung über alle Betriebsstätten separat erfolgen soll. Setzen Sie keine Markierung, so erfolgt eine konsolidierte Berechnung über alle Betriebsstätten. Variante * (Nur beim Zusatzmodul Farben / Größen / Varianten) Über das Auswahlmenü Variante können sie die entsprechende Variante auswählen, zu der Ihnen dann detaillierte Artikelbestandsinformationen angezeigt werden. Hauptlager Geben Sie bitte das Hauptlager Ihrer Betriebsstätte sowie das Hauptlager aller Betriebsstätten an. Sie haben die Möglichkeit bei Anklicken der Schaltfläche sich eine Auswahlliste aller unter <Stammdaten> angelegten Lager anzeigen zu lassen, einen ausgewählten Lagerdatensatz zu bearbeiten, sich eine Lagerbestandsliste ausgeben zu lassen und einen ausgewählten Datensatz in die Wiedervorlage zu ü- bernehmen. Produktion * (Nur beim lizenzierter PPS) Neben den Hauptlagern besteht auch die Möglichkeit für die Produktion pro Artikel ein Produktionseingangs- / Produktionsausgangslager zu definieren. Aus diesen wird dann standardmäßig aus- oder zugebucht. Stand: Februar

54 Kalkulatorischer EK Bitte geben Sie den kalkulatorischen EK für Ihre aktuelle Betriebsstätte und für alle Betriebsstätten an. Hinweis Alle anderen Felder, wie durchschnittlicher Bestand, letzter EK Werte etc. wurden bereits unter dem Reiter Einkauf/Verkauf, Basis Roherlösermittlung beschrieben. Stand: Februar

55 3.2.7 Kennzeichen (*nur bei lizenziertem ERP) Die zu speichernden Daten können Sie selbst nach Ihren individuellen Bedürfnissen festlegen. Unter <Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Kennzeichen> haben Sie die Möglichkeit, alle von Ihnen gewünschten zusätzlichen Kennzeichen anzulegen. Um einen Wert zu hinterlegen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche in der Spalte Det.. Sie erhalten dann mit Hilfe eines Dialoges die Möglichkeit, einen Wert für dieses Kennzeichen zu hinterlegen. Um alle angelegten Kennzeichen gleichzeitig zu bearbeiten, können Sie auch die Schaltfläche <Kennzeichen bearbeiten> anklicken Kosten (*nur bei lizenziertem ERP) Im Register Kosten können dem Artikel unterschiedliche Kostentypen hinterlegt werden. Diese werden dann zur Kalkulation herangezogen, sofern diese in den Kalkulationsschemas berücksichtigt wurden. Kosten Kostenarten setzen sich zusammen aus unterschiedlichen Kostentypen, die ihrerseits wiederum bei Artikeln, Arbeitsgängen bzw. den Ressourcen der Arbeitsgänge hinterlegt werden können. Stand: Februar

56 Über den Button Neu können die Kostentypen hinzugefügt werden. Im Feld Kosten tragen Sie den Wert ein mit dem der Artikel in der Kalkulation berücksichtigt werden soll. Über den Button können die Kostentypen wieder entfernt werden Zusätzliche Dateneingabe unter <Optionen> (*nur bei ERP) Durch Anklicken der Schaltfläche <Optionen> haben Sie noch die Möglichkeit, folgende Daten für den aktuellen Artikel anzulegen: Memotext Sie können einen beliebig langen Text hinterlegen. Dieser kann optional bei der Belegerfassung automatisch angezeigt werden. Bezeichnungen Sie haben die Möglichkeit, in unterschiedlichen Sprachen die Bezeichnung, eine Zusatzbezeichnung, einen Langtext, Dimensionstext sowie einen Zusatztext einzugeben. Stand: Februar

57 Steuerklassen Sollte in einem EU-Land eine andere Steuerklasse gelten, als die von Ihnen eingetragene, so können Sie die notwendigen Angaben festhalten. Lieferanten An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, für jeden Lieferanten folgende Daten bezüglich eines Artikels zu erfassen: Lieferant Stand: Februar

58 Geben Sie bitte die Lieferantennummer des betreffenden Lieferanten ein. Anschließend wird automatisch der betreffende Matchcode des Lieferanten angezeigt. Bestellnummer An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit die Bestellnummer des Artikels bei dem betreffenden Lieferanten zu hinterlegen. Preis und Währungskennzeichen Geben Sie bitte den Preis mit dem entsprechenden Währungskennzeichen ein, der für diesen Artikel zu zahlen ist. Rabatt Wird Ihnen von dem Lieferanten ein Rabatt für diesen Artikel gewährt, so tragen Sie diesen bitte ein. Datum Es wird automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt, um den Zeitpunkt der Datenerfassung zu dokumentieren. Einheit Zum Schluss wird noch die Einheit ausgegeben, in der dieser Artikel erworben werden kann. Über die Schaltfläche können Sie weitere Informationen eingeben: Register Grundlagen Stand: Februar

59 Unter dem Register Grundlagen können Sie zusätzlich die Bezeichnung des Artikels, eine Mindestbestellmenge, die Mengeneinheit, den Einzelpreis je Mengeneinheit, einen Rabatt, die Preiseinheit, die Lieferzeit in Tagen sowie das Konditionsdatum hinterlegen. Register Staffelpreise/-rabatte Zusätzlich haben Sie in dem zweiten Register Staffelpreise / -rabatte noch die Möglichkeit, die von dem Lieferanten gewährten Staffelpreise und Staffelrabatte anzugeben. Mengeneinheiten Sollte ein Artikel in unterschiedlichen Mengeneinheiten verkauft werden, so haben Sie die Möglichkeit unterschiedliche Umrechnungskriterien zu hinterlegen. Kundendaten Sie können kundenspezifische Angebote mit gesonderten Bestellnummern, Preisen und Rabatten hinterlegen. Stand: Februar

60 Schalt- Um die Daten einer Zeile noch genauer zu spezifizieren, haben Sie die Möglichkeit, über die fläche eine detailliere Ansicht zu erhalten: Über das zweite Register dieser Detailansicht können Sie zusätzlich kundenspezifische Staffelpreise und Staffelrabatte zu diesem Artikel anlegen. Zusatzartikel Stand: Februar

61 Es besteht die Möglichkeit Zusatzartikel anzulegen, auf Alternativartikel hinzuweisen oder einen Nachfolgeartikel anzugeben. Hinweis Zusatzartikel sind Artikel, die im Shop oder Portal unter Cross-Selling dargestellt und angeboten werden. Alternativartikel Für einen Artikel können über den Artikelstamm Alternativartikel angelegt werden. Diese werden dann herangezogen, wenn der eigentliche Artikel keinen ausreichenden Artikelbestand im Verkauf aufweisen kann. Nachfolgeartikel Dieses Kennzeichen dient nur zu Informationszwecken, hat aber im Programm keine weitere Auswirkung. Kalkulation Über die Funktion Kalkulation kann eine Kalkulation für einen Handelsartikel durchgeführt werden. Wählen Sie dazu ein Kalkulationsschema aus, welches Sie zuvor unter <Extras/ Kalkulation/Schema> angelegt haben (Nähere Details zur Kalkulation erhalten Sie im Kapitel Kalkulation). Der Kostennachweis gibt an, aus welchen Bestandteilen sich die einzelnen Positionen der Kalkulation zusammensetzen. Geben Sie die Mengen bekannt für die der Artikel kalkuliert werden soll. Über die Funktion Berechnen wird die Kalkulation gestartet. Das Ergebnis kann dann sowohl in die Preisliste über die Funktion Preisliste als auch in Zielkosten im Artikelstamm über die Funktion Zielkosten übernommen werden. Stand: Februar

62 Hinweis Die Kalkulation einer Stückliste erfolgt im Stücklistenstamm. Dort werden auch die Unterpositionen, welches wiederum Stücklisten sein können, in der Berechnung der Kalkulation berücksichtigt. Wird eine Stückliste über die Artikeloption aufgerufen, so wird der Artikel wie ein normaler Handelsartikel berücksichtigt Auswertungen unter <Optionen> (*nur bei ERP) Unter der Schaltfläche <Optionen> haben Sie die Möglichkeit, folgende Auswertungen und Übersichten zu erhalten. Periodenumsätze Sie erhalten einen Überblick über die getätigten Umsätze dieses Artikels in der angewählten Periode. Die ausgegebenen Informationen können Sie durch die optionale Ausgabe von Vergleichswerten und einem prozentualen Vergleich noch erweitern. Kundenkartei Es besteht die Möglichkeit, eine Übersicht aller Verkaufsbelege dieses entsprechenden Artikels zu erhalten. Durch die Angabe eines Kundennummernbereichs und die Auswahl einer Kundengruppe (mit oder ohne Untergruppen) kann die Auswertung beschränkt werden. Über die Belegart (Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung) können Sie steuern, welche Belegarten angezeigt werden. Lieferantenkartei Sie können an dieser Stelle eine Übersicht aller Einkaufsbelege dieses entsprechenden Artikels erhalten. Durch die Angabe eines Lieferantennummernbereichs und die Auswahl einer Lieferantengruppe (mit oder ohne Untergruppen) kann die Auswertung beschränkt werden. Über die Belegart (Anfragen, Bestellungen, Wareneingang, Eingangsrechnung) können Sie steuern, welche Belegarten angezeigt werden. Lagerbestände Unter dieser Auswertung erhalten Sie eine Übersicht aller Lagerbestände für die aktuelle Betriebsstätte. Dispositionsstatus Sie erhalten eine komplette Übersicht über den Lagerbestand sowie alle Einkaufs- und Verkaufs- und Produktionsvorgänge für den entsprechenden Artikel Erweiterte Suchfunktionen (*nur bei lizenziertem ERP) Volltextsuche In den Stammdaten (Adressen, Kunden, Lieferanten, Interessenten, Artikel, Auftragschancen) kann ein Datensatz auch über die Volltextsuche gefunden werden. Stand: Februar

63 Durch Aktivieren der Checkboxen entscheiden Sie, welche Felder bei der Suche berücksichtigt werden sollen. Im Feld Suchbegriff geben Sie den Begriff oder aber auch nur einen Teil des zu suchenden Begriffs ein und bestätigen den Button <OK>. Die Verwendung von Wildcards wird dabei nicht unterstützt, da es sich um eine Volltextsuche handelt. Kennzeichensuche In den Stammdaten (Adressen, Kunden, Lieferanten, Interessenten, Artikel, Auftragschancen) kann ein Datensatz auch nach Kennzeichen gesucht werden. Die Kennzeichen werden unter <Grundlagen/Allgemein/Kennzeichen> angelegt. Durch Auswahl der Kennzeichen (auch Mehrfachauswahl möglich) und bestätigen des <OK> Buttons wird die Suche über die ausgewählten Kenzeichen gestartet. Zusätzlich können auch (darauf vorbereitete) Listen nach Kennzeichen (in diesem Beispiel wurde die Adressliste ausgewählt) eingeschränkt werden: Stand: Februar

64 Nach Bestätigen des <OK> Buttons und anschließend des <Anzeigen> Buttons wird die Liste nach den eingestellten Kriterien ausgegeben. 3.3 Adressen Grundlagen Unter diesem Register werden neben der Adressnummer und dem Matchcode der Adresse die vollständige Anschrift mit Telefon, Telefax und -Adresse hinterlegt. Kommunikation Es werden neben der Korrespondenzsprache auch die Daten zur Briefgestaltung, sämtliche mögliche Telefonnummern wie Mobiltelefon, Autotelefon usw. festgehalten. Ansprechpartner Unter dem Register Ansprechpartner werden alle Ansprechpartner relevanten Informationen geführt. Kennzeichen (*nur bei ERP) Die zu speichernden Daten können Sie selbst nach Ihren individuellen Bedürfnissen festlegen. Unter <Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Kennzeichen> haben Sie die Möglichkeit, alle von Ihnen gewünschten zusätzlichen Kennzeichen anzulegen. Dokumente (*nur bei ERP) Sie können sämtliche Dokumente für diese Adresse hinterlegen. Stand: Februar

65 Adressnachweis (*nur bei ERP) Sie erhalten einen Überblick, wo diese Adresse verwendet wird. Darüber hinaus haben Sie durch Anklicken der Schaltfläche <Optionen> die Möglichkeit, einen Memotext für die angewählte Adresse einzugeben Grundlagen Folgende Daten müssen erfasst werden: Adressnummer Das Format der Adressnummer kann von Ihnen unter <Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Nummernformatierung> festgelegt werden. Standardmäßig wird einer laufenden Nummer ein AD vorangestellt. Sie können die Adressnummern manuell oder automatisch vergeben. Durch die Eingabe von * in diesem Feld wird die nächste freie Adressnummer automatisch ermittelt. Favorit Handelt es sich bei der Adresse um eine Adresse, auf die Sie häufig schnell zugreifen wollen, so setzen Sie das Favoritenkennzeichen. Alle Adressen mit den Favoritenkennzeichen finden Sie in dem Filter Favoriten wieder. Matchcode Stand: Februar

66 Tragen Sie in diesem Feld bitte die Bezeichnung der Adresse ein, die Sie unternehmensintern verwenden. Dies kann z.b. eine Kombination aus Name und Ort sein. Diese Bezeichnung erscheint auf Auswertungen und dient zur Schnellsuche. Name1 / Name2 Es stehen Ihnen zwei Zeilen für die Eingabe des Namens zur Verfügung. Straße / Straße2 Es stehen Ihnen zwei Zeilen für die Eingabe der Straße zur Verfügung. Land, PLZ, Ort Für das Land steht Ihnen eine Auswahlliste aller unter <Stammdaten / Grundlagen / Stammdaten> angelegten Länder zur Verfügung. Den Ort und die dazugehörende PLZ geben Sie bitte manuell ein. Postfach, Postfach PLZ Wollen Sie für diese Adresse auch eine Postfachadresse anlegen, so haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, das Postfach sowie die dazugehörende Postleitzahl zu hinterlegen. Telefon / Telefax Bitte geben Sie die Telefonnummer an, unter der Sie die Adresse während der normalen Geschäftszeiten erreichen. Weitere Telefonnummern können Sie unter dem Register Kommunikation hinterlegen. An dieser Stelle können Sie die -Adresse hinterlegen. DUNS Nummer Verfügt Ihre Firma über eine eigene DNUS Nummer, so geben Sie diese in diesem Feld ein. D-U-N-S steht für Data Universal Numbering System, einen 1962 durch D&B entwickelten und heute international als Standard eingesetzten Zahlencode zur eindeutigen Identifizierung von Unternehmen sowie zum Aufzeigen von Konzernstrukturen. Funktion Sie haben die Möglichkeit, direkt zu der hinterlegten adresse ein zu schreiben. Die adresse wird automatisch als Empfänger im editor übernommen. Funktion Zwischenablage Mit der Funktion Zwischenablage wird der Adressinhalt mit folgenden Feldern in der Zwischenablage übernommen: Name1, Strasse, PLZ, Ort, Telefonnummer. Stand: Februar

67 3.3.2 Kommunikation In diesem Register kann eine Anrede / Briefanrede / zu Händen Text, ein Sprachkennzeichen, weitere Telefonnummern, eine Homepageadresse sowie weitere vier Kommunikationstexte hinterlegt werden. Darüber hinaus kann die Adresse einer Betriebsstätte zugeordnet werden. Über das Sprachkennzeichen werden Textbausteine für Kopf- und Fußtext sowie fremdsprachige Artikelbezeichnung bei der Belegerfassung ermittelt. (*Kommunikation1-4 nur bei CRM) Stand: Februar

68 3.3.3 Ansprechpartner An dieser Stelle werden die einzelnen Daten der Ansprechpartner zusammengestellt. Funktion Belege Es kann hinterlegt werden, welcher Ansprechpartner welche Belegart/en erhalten soll. Stand: Februar

69 Dieser Ansprechpartner erscheint dann im Adressenfeld. Weiterhin werden die Platzhalter bei Kopf- oder Fußtexten aus den Ansprechpartnerdaten gefüllt. Die Checkbox <aus Vorlage> bestimmt, ob der Ansprechpartner aus einem weiterverarbeiteten Beleg übernommen werden soll, unabhängig von dem Ansprechpartner der der eigentlichen Belegart zugewiesen wurde. Neuer Ansprechpartner Um einen neuen Ansprechpartner zu erfassen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche <Neu>. Um die Daten eines bereits vorhandenen Ansprechpartners zu ändern, benutzen Sie bitte die Schaltfläche. In beiden Fällen erhalten Sie folgende Erfassungsfenster: Detailerfassung des Ansprechpartners - Grundlagenregister Unter dem Grundlagen-Register können Sie folgende Daten hinterlegen: Nummer Es wird automatisch die nächste freie Adressnummer angezeigt. Sie besteht aus der Adressnummer, der ausgewählten Adresse, einem Punkt und einer laufenden Nummer. Diese laufende Nummer wird für jeden neuen Ansprechpartner um eins erhöht. Hauptansprechpartner Setzen Sie eine Markierung, wenn es sich um den Hauptansprechpartner handelt. Stand: Februar

70 Matchcode Geben Sie den Matchcode dieses Ansprechpartners ein. Gruppe Sie können den Ansprechpartner einer Ansprechpartnergruppe zuordnen. Dafür wird Ihnen eine Auswahlliste von Ansprechpartnergruppen zur Verfügung gestellt, die Sie unter <Vertrieb / Grundlagen / Gruppen / Ansprechpartnergruppen> oder <Stammdaten / Grundlagen / Gruppen angelegt> haben. Anrede Geben Sie bitte die Anrede für Ihren Ansprechpartner ein. Vorname / Nachname Hinterlegen Sie bitte den Vornamen und den Nachnamen Ihres Ansprechpartners. Titel / Akad. Grad Sie haben die Möglichkeit dem Ansprechpartner einen Titel oder akademischen Grad aus der Auswahlliste zuzuweisen. Die Stammdaten dazu werden unter <Vertrieb / Grundlagen / Ansprechpartner / Titel/Grade> oder <Stammdaten / Grundlagen / Stammdaten / Ansprechpartner / Titel/Grade> hinterlegt. Briefanrede Für Standardanschreiben oder Serienbriefe geben Sie bitte die gewünschte Briefanrede an. Zu Händen Text Geben Sie bitte den Zu Händen Text ein, der in ihren Briefen verwendet werden soll. Telefon / Telefon2 Sie haben die Möglichkeit unterschiedliche Telefonnummern zu hinterlegen, unter denen Sie Ihren Ansprechpartner erreichen können. Sprache Geben Sie die Sprache ein, in der Sie mit Ihrem Ansprechpartner kommunizieren möchten. Telefax Hinterlegen Sie bitte die Faxnummer Ihres Ansprechpartners. Mobiltelefon / Autotelefon Verfügt Ihr Ansprechpartner über ein Mobiltelefon und / oder ein Autotelefon, so haben Sie die Möglichkeit, die Telefonnummern festzuhalten. An dieser Stelle können Sie die -Adresse des Ansprechpartners angeben. Stand: Februar

71 Homepage Hat Ihr Ansprechpartner eine eigene Homepage, so können Sie die Adresse dieser Homepage hinterlegen. Büro Sie haben die Möglichkeit eine Beschreibung des Büros zu erfassen. Position Zur Eingabe der Position Ihres Ansprechpartners steht Ihnen eine Auswahlliste zur Verfügung, die Sie unter <Vertrieb / Grundlagen / Ansprechpartner / Position> oder <Stammdaten / Grundlagen / Stammdaten / Ansprechpartner / Position> anlegen können. Abteilung Für die Eingabe der Abteilung Ihres Ansprechpartners steht Ihnen eine Auswahlliste zur Verfügung, die Sie unter <Vertrieb / Grundlagen / Ansprechpartner / Abteilung> oder <Stammdaten / Grundlagen / Stammdaten / Ansprechpartner / Abteilung> anlegen und erweitern können. Vorgesetzte(r) * (Nur bei lizenziertem CRM) Sie haben die Möglichkeit, den Namen des Vorgesetzten Ihres Ansprechpartners zu hinterlegen. Sekretär(in) * (Nur bei lizenziertem CRM) An dieser Stelle können Sie den Namen des Sekretärs bzw. der Sekretärin Ihres Ansprechpartners vermerken. Kommunikation * (Nur bei lizenziertem CRM) Sie haben die Möglichkeit, vier weitere Kommunikationstexte zu hinterlegen. Stand: Februar

72 3.3.5 Detailerfassung des Ansprechpartners Persönliche Daten * (Nur bei lizenziertem CRM) Unter dem zweiten Register zur Erfassung der Ansprechpartner können Sie nun die privaten Daten Ihrer Ansprechpartner hinterlegen. Dazu gehört neben der privaten Anschrift mit Telefon- und Faxnummer auch das Geburtsdatum, das Datum eines evtl. anstehenden Jahrestages und der Beruf. Darüber hinaus können Sie Angaben über Hobbies, Spitznamen, Partner und Kinder hinterlegen. Auch haben Sie die Möglichkeit anzugeben, durch wen dieser Ansprechpartner empfohlen wurde. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, über die Schaltfläche <Memo> einen beliebigen Memotext für Ihren Ansprechpartner anzulegen. Über die Schaltfläche <OK> werden die eingegebenen Daten gespeichert. Stand: Februar

73 3.3.6 Detailerfassung des Ansprechpartners Kennzeichen * (Nur bei lizenziertem CRM) Die zu speichernden Daten können Sie selbst nach Ihren individuellen Bedürfnissen festlegen. Unter <Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Kennzeichen> haben Sie die Möglichkeit, alle von Ihnen gewünschten zusätzlichen Kennzeichen anzulegen. Um einen Wert zu hinterlegen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche in der Spalte Det.. Sie erhalten dann mit Hilfe eines Dialoges die Möglichkeit, einen Wert für dieses Kennzeichen zu hinterlegen. Um alle angelegten Kennzeichen gleichzeitig zu bearbeiten, können Sie auch die Schaltfläche <Kennzeichen bearbeiten> anklicken Kennzeichen (*nur bei lizenziertem CRM / ERP) Die zu speichernden Daten können Sie selbst nach Ihren individuellen Bedürfnissen festlegen. Stand: Februar

74 Unter <Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Kennzeichen> haben Sie die Möglichkeit, alle von Ihnen gewünschten zusätzlichen Kennzeichen anzulegen. Um einen Wert zu hinterlegen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche in der Spalte Det.. Sie erhalten dann mit Hilfe eines Dialoges die Möglichkeit, einen Wert für dieses Kennzeichen zu hinterlegen. Wollen Sie alle Kennzeichen gleichzeitig bearbeiten, so klicken Sie auf die Schaltfläche <Kennzeichen bearbeiten> Dokumente (*nur bei lizenziertem ERP) In diesem Register werden Dokumente einer Adresse zugeordnet. Wollen Sie ein neues Dokument zu einem Artikel hinzufügen, so klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu". Sie erhalten einen Dateiauswahldialog. Ist das Dokument schon im Dokumentenstamm vorhanden, so können Sie dort das Dokument auch direkt einem Artikel zuordnen. Bilder, die einem Artikel zugeordnet sind, können sowohl in der Belegerfassung als auch im Webshop / Portal angezeigt werden. Stand: Februar

75 Durch Anklicken des Dokumentennamens öffnet sich das Dokument in der Vorschau. Über die Schaltfläche in der Spalte "Det." können Sie in den Dokumentenstamm verzweigen. Über die Schaltfläche in der Spalte "Lö." löschen Sie die Verknüpfung zwischen Artikel und Dokument, jedoch nicht das Dokument an sich. Über die Schaltfläche <Auswahl> wird Ihnen in dem Dialogfenster Dokument suchen eine Liste aller bereits vorhandenen Dokumente angezeigt. Über die Schaltfläche <Neu> besteht die Möglichkeit, ein neues Dokument anzulegen, mit Hilfe der Schaltfläche <Übernehmen> können Sie Ihrem Artikel nun bereits bekannte Dokumente zuordnen. Stand: Februar

76 3.3.9 Adressnachweis (*nur bei lizenziertem ERP/CRM) Unter diesem Register erhalten Sie einen Überblick, für welchen Zweck die Adresse verwendet wird. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, eine bereits vorhandene Adresse für andere Verwendungszwecke einzutragen. Wird z.b. ein Lieferant auch Ihr Kunde, so müssen nicht alle bereits erfassten Adressdaten in der Kundendatenbank neu erfasst werden. Wählen Sie bitte den entsprechenden Lieferanten an, indem Sie die entsprechende Zeile markieren, wählen Sie dann das Register Adressnachweis und klicken Sie auf die Schaltfläche <Neu>. Anschließend erhalten Sie folgende Dialogmaske: Geben Sie bitte die entsprechende Kundennummer und den Matchcode (Zusatz) ein. Außerdem können Sie über die Auswahlliste eine Kundengruppe zuordnen. Anschließend klicken Sie bitte auf die Schaltfläche <OK>. Sie wechseln dann automatisch in das Kundenstammdatenerfassungsprogramm. An dieser Stelle können Sie die noch fehlenden Daten eingeben. Möchten Sie einer bereits vorhandenen Adresse eine neue Lieferanschrift zuordnen, die Sie bereits in den Adressdaten erfasst haben, so können Sie dies über die Schaltfläche <Auswahl> erreichen. Stand: Februar

77 In dem an dieser Stelle zur Verfügung gestellten Suchfenster wählen Sie bitte die entsprechende Lieferanschrift aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche <Übernehmen>. Die so hergestellte Verknüpfung mit dieser Adresse, wird in den Adress-Stammdaten angezeigt, indem der betreffende Name wieder aufge- unter der Lieferanschrift aufgelistet wird. Diese Verknüpfung kann über die Schaltfläche hoben werden Anlegen zusätzlicher Informationen unter <Optionen> Durch Anklicken der Schaltfläche <Optionen> haben Sie die Möglichkeit, einen Memotext für die angewählte Adresse einzugeben (*nur bei ERP). Darüber hinaus können Sie einen Stammsatz über die Auswahl Wiedervorlage als neue Aufgabe für sich oder einen anderen Benutzer anlegen Erweiterte Suchfunktionen Kennzeichensuche In den Stammdaten (Adressen, Kunden, Lieferanten, Interessenten, Artikel, Auftragschancen) kann ein Datensatz auch nach Kennzeichen gesucht werden. Die Kennzeichen werden unter <Grundlagen / Allgemein / Kennzeichen> angelegt. Stand: Februar

78 Durch Auswahl der Kennzeichen (auch Mehrfachauswahl möglich) und Bestätigen des <OK> Buttons wird die Suche über die ausgewählten Kenzeichen gestartet. Zusätzlich können auch (darauf vorbereitete) Listen nach Kennzeichen (in diesem Beispiel wurde die Adressliste ausgewählt) eingeschränkt werden. 3.4 Kunden Die Kundenstammdaten werden in sieben Untergruppen, die den Registereinteilungen entsprechen, unterteilt: Adresse Unter diesem Register werden neben der Kundennummer, Adressnummer und dem Matchcode des Kunden seine vollständige Anschrift mit Telefon, Telefax und -Adresse hinterlegt. Kundendaten Darunter verbergen sich alle notwendigen Daten des Kunden, um diesen reibungslos mit Ihrem Programm bedienen zu können. Hierzu zählen Daten für Rechnungen, Mahnungen, Preisgestaltung und Zuordnungen für Ihre Kostenrechnung. Kommunikation Es werden neben der Korrespondenzsprache auch die Daten zur Briefgestaltung, sämtliche möglichen Telefonnummern wie Mobiltelefon, Autotelefon usw. sowie vier Zusatztexte zur Kommunikation angelegt. Ansprechpartner Unter dem Register Ansprechpartner werden alle Ansprechpartner relevanten Informationen geführt. Kennzeichen (*nur bei CRM) Die zu speichernden Daten können Sie selbst nach Ihren individuellen Bedürfnissen festlegen. Unter <Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Kennzeichen> haben Sie die Möglichkeit, alle von Ihnen gewünschten zusätzlichen Kennzeichen anzulegen. Dokumente (*nur bei ERP und CRM) Sie können sämtliche Dokumente für diesen Kunden hinterlegen. Stand: Februar

79 Adressnachweis (*nur bei ERP und CRM) An dieser Stelle können Sie feststellen, wo diese Adresse verwendet wird. Darüber hinaus haben Sie durch Anklicken der Schaltfläche <Optionen> die Möglichkeit, folgende Zusatzinformationen und Auswertungen aufzurufen: Memotext, Bankverbindungen, Artikeldaten, Periodenumsätze, Artikelumsätze, Belegkartei, Umsatzplanung * (nur bei lizenziertem MIS), Offene Posten, Vertreterzuordnung * (nur beim Zusatzmodul Vertreterprovisionierung), Artikelgruppenrabatte sowie die Wiedervorlage Adresse Für die Kundenstammdaten werden in dem Register Adresse folgende Daten hinterlegt: Kundennummer Das Format der Kundennummer kann von Ihnen unter <Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Nummernformatierung> festgelegt werden. Standardmäßig wird einer laufenden Nummer ein D vorangestellt. Sie können die Kundennummern manuell oder automatisch vergeben. Durch die Eingabe von * in dem Feld Kundennummer wird die nächste freie Kundennummer automatisch ermittelt. Stand: Februar

80 Hinweis Der Kunde D00001 dient als Vorlage für Webshopkunden, die automatisch bei einer Webshopbestellung angelegt werden. Diesen Kunden sollten Sie somit bitte nicht löschen. Adressnummer (*nur bei ERP und CRM) Es wird automatisch die nächste freie Nummer für die Adress-Stammdatendatei generiert. Matchcode und Zusatz-Matchcode (*Zusatzmatchcode nur bei ERP) Tragen Sie in diesen beiden Feldern bitte die Bezeichnung des Kunden ein, die Sie unternehmensintern verwenden. Dies kann z.b. eine Kombination aus Name und Ort sein. Diese Bezeichnung erscheint auf Auswertungen und dient zur Schnellsuche. Name1 / Name2 Es stehen Ihnen zwei Zeilen für die Eingabe des Namens zur Verfügung Straße / Straße2 Zum Eingeben der Straße stehen Ihnen zwei Zeilen zur Verfügung. Land, PLZ, Ort Für das Land steht Ihnen eine Auswahlliste aller unter <Stammdaten / Grundlagen / Stammdaten> angelegten Länder zur Verfügung. Den Ort und die dazugehörende PLZ geben Sie bitte manuell ein. Postfach, Postfach PLZ Verfügt der Kunde über ein Postfach, so haben Sie die Möglichkeit, das Postfach sowie die dazugehörende Postleitzahl zu hinterlegen. Telefon / Telefax Bitte geben Sie die Telefonnummer an, unter der Sie Ihren Kunden während der normalen Geschäftszeiten erreichen. Weitere Telefonnummern können Sie unter dem Register Kommunikation hinterlegen. Funktion Sie haben die Möglichkeit, direkt zu der hinterlegten adresse ein zuschreiben. Die adresse wird automatisch als Empfänger im editor übernommen. Funktion Zwischenablage Mit der Funktion Zwischenablage wird der Adressinhalt mit folgenden Feldern in der Zwischenablage übernommen: Name1, Strasse, PLZ, Ort, Telefonnummer. DUNS Nummer Verfügt Ihre Firma über eine eigene DNUS Nummer, so geben Sie diese in diesem Feld ein. Stand: Februar

81 D-U-N-S steht für Data Universal Numbering System, einen 1962 durch D&B entwickelten und heute international als Standard eingesetzten Zahlencode zur eindeutigen Identifizierung von Unternehmen sowie zum Aufzeigen von Konzernstrukturen Kundenstamm - Kundendaten Favorit Handelt es sich bei dem Kunden um einen Kunden, auf den Sie häufig schnell zugreifen wollen, so setzen Sie das Favoritenkennzeichen. Alle Kunden mit den Favoritenkennzeichen finden Sie in dem Filter Favoriten wieder. Kundengruppe (*nur bei ERP und CRM) Legen Sie dann die Kundengruppe fest. Kundengruppen werden unter <Stammdaten / Gruppen> angelegt. Die Zuordnung zu einer Kundengruppe bietet die Möglichkeit, Informationen zu Preis- und Rabattliste sowie Zahlungskondition und Mahninformationen einmalig einer Kundengruppe zuzuordnen. Alle Kunden dieser Gruppe erhalten dann diese Konditionen, es sein denn, im Kundenstamm sind in den entsprechenden Feldern abweichende Informationen hinterlegt. Stand: Februar

82 Über die Schaltfläche können Sie die Kundengruppenstammdaten bearbeiten, diverse Umsatzauswertungen abfragen, eine Umsatzplanung *(Nur bei lizenziertem MIS Umsatzplanung und Analyse) durchführen und bei Bedarf eine Wiedervorlage definieren. Referenznummer (*nur bei ERP und CRM) An dieser Stelle können Sie die Nummer eintragen, unter der der Kunde Sie als seinen Lieferanten führt. Diese Nummer kann dann beispielsweise auch im Belegwesen mit angedruckt werden. Hinweis Die Referenznummer wird auch für die Businesslink Funktionalität verwendet. Währung (*nur bei ERP und CRM) Aus den unter <Stammdaten / Grundlagen / Rechnungslegung> definierten Währungen können Sie die Währung auswählen, in der die Rechnung für den Kunden ausgestellt werden soll. Über die Schaltfläche können Sie die Währungsstammdaten bearbeiten, die dazugehörenden Währungskurse eintragen und bei Bedarf eine neue Aufgabe bezüglich dieser Währung über die Wiedervorlage anlegen. Sperrkennzeichen (*nur bei ERP und CRM) Weisen Sie dem Kunden ein Sperrkennzeichen zu welches dann zu Informationszwecken im Verkaufsbelegwesen herangezogen werden soll. Sperrkennzeichen werden unter <Stammdaten / Grundlagen / Stammdaten / Sperrkennzeichen> angelegt. Vertreter (*nur bei Vertreterprovisionierung + ERP) Wählen Sie bitte den für diesen Kunden zuständigen Vertreter aus den Vertreterstammdaten aus. Sollten die Stammdaten dieses Vertreters noch nicht angelegt worden sein, so haben Sie durch Anklicken der Schaltfläche <Neu> die Möglichkeit, diese Daten anzulegen. Über die Schaltfläche können Sie die Stammdaten eines Vertreters suchen, ggf. bearbeiten, eine Umsatzplanung durchführen und wenn nötig eine Wiedervorlage anlegen. Liefersperre (*nur bei ERP und CRM) Markieren Sie dieses Feld, wenn Sie für diesen Kunden eine Liefersperre einrichten möchten. Provisionsfähig (*nur bei ERP + Vertreterprovisionierung) Setzen Sie bitte eine Markierung, wenn die über diesen Kunden getätigten Umsätze provisionsfähig sind. Rechnungsempfänger (*nur bei ERP) Ist der Rechnungsempfänger nicht identisch mit dem angelegten Kunden, so können Sie die Kundennummer des Rechnungsempfängers hinterlegen. Selbstverständlich steht Ihnen über die Schaltfläche eine Suchfunktion über die bereits angelegten Kunden zur Verfügung. Auch haben Sie die Möglichkeit, diese Stammdaten zu bearbeiten. Beleg-Druckvariante Stand: Februar

83 Sie können ein unter <Administration / Druckvarianten> angelegtes Formular hinterlegen, das bei der Gestaltung von Ausdrucken für diesen Kunden benutzt werden soll. Wird eine Druckvariante hinterlegt, so übersteuert diese alle weiteren Zuordnungsmechanismen. Zentralregulierer (*nur bei ERP und CRM) Hinterlegen legen Sie den zuständigen Zentralregulierer zu dem Kunden. Sollen Teilnehmer von Einkaufsverbünden beliefert werden, so kann die Funktionalität der Zentralregulierer verwendet werden. Dabei werden Rechnungen normal an die Teilnehmer verschickt. Die Teilnehmer haben aber nicht selbst die Zahlung zu leisten, sondern diese werden über den Zentralregulierer ausgeglichen. Das wird auf dem Rechnungsbeleg vermerkt. Zusätzlich kann der Regulierer eine regelmäßige Aufstellung der Rechnungen erhalten. Versandart / Lieferbedingungen (*nur bei ERP und CRM) Es steht Ihnen jeweils eine Auswahlliste über Versandart und Lieferbedingung zur Verfügung. Diese Auswahllisten können unter <Stammdaten / Grundlagen / Lieferung> erweitert bzw. geändert werden. Steuernummer Verfügt der Kunde über eine eigene Steuernummer, so geben Sie diese in diesem Feld ein. Zentralregulierer-Referenz In das Feld Zentralregulierer-Referenz kann die Nummer eingetragen werden, unter der der Kunde beim Zentralregulierer geführt wird. Teillieferung (*nur bei ERP und CRM) Setzen Sie eine Markierung, wenn dieser Kunde auch Teillieferungen akzeptiert. Steuergebiet Hinterlegen Sie dann das richtige Steuergebiet bei Ihrem Kunden. Preisliste / Rabattliste / Preiskennzeichen (Rabattliste nur bei ERP) Damit der Kunde die Ware zum richtigen Preis erhält, ordnen Sie dem Kunden Preisliste, Rabattliste, Preiskennzeichen und Währung zu. Preiskennzeichen und Währung des Kunden müssen nicht mit den Angaben der Preisliste übereinstimmen. Sie können also einem Kunden, dem eine Brutto-Preisliste in DEM zugeordnet wurde auch das Preiskennzeichen Netto und die Währung EURO zuordnen. Die Preise werden dann dementsprechend umgerechnet. EU-Land, EU USt.-ID Bei EU-Kunden mit UstID müssen die Felder EU-Land und EU USt.-ID ausgefüllt werden. Für EU- Land steht Ihnen eine Auswahlliste zur Verfügung, die Sie unter <Stammdaten / Grundlagen / Umsatzsteuer> erweitern und ändern können. Rabatt in % (*nur bei ERP) Stand: Februar

84 Statt der unter Rabattliste gewährten Rabatte können Sie einen davon abweichenden Rabatt eintragen. Dieser Rabatt wird dann für die Preisfindung herangezogen. Preis/Rabattgruppe (*nur bei ERP und CRM) An dieser Stelle kann eine speziell für diesen Kunden geltende Preis/Rabattgruppe hinterlegt werden. Zahlungskonditionen Ordnen Sie dem Kunden eine Zahlungskondition zu, wenn diese nicht von der Kundengruppe übernommen werden soll. Rechnungskreis (*nur bei ERP und CRM) Ordnen Sie Ihrem Kunden bitte einen Rechnungskreis zu. Die Auswahlliste kann unter <Verkauf / Sammelrechnungen> von Ihnen beliebig erweitert werden. ABC-Klasse (*nur bei ERP und CRM) Die ABC-Analyse ermöglicht es, aus Umsatz oder Erlöswerten der Vergangenheit eine automatische Klassifizierung vorzunehmen. Sie wird über den Bereich Verkauf/Auswertungen bzw. Einkauf/Auswertungen aufgerufen. Kunden, Artikel und Lieferanten können in A, B, und C-Klasse eingeteilt werden. Die Zuweisung dieser Klassifizierung kann neben der automatischen Klassifizierung auch in den Stammdatendialogen manuell erfolgen. In diesem Fall nehmen Sie die Klassifizierung für den Kunden vor. Es stehen die Klassifizierungsmerkmale A, B und C zur Verfügung. Erlöscode / Sammelkonto (*nur bei ERP und CRM) Für eine korrekte Wertübermittlung an Ihre Finanzbuchhaltung können die betreffenden Konten eingetragen werden. Kreditlimit (*nur bei ERP und CRM) Geben Sie einen maximalen Wert ein, bis zu dem der Kunde bei Ihnen bestellen darf. Dieser Wert wird durch Heranziehen der Kundennummer im Beleg geprüft. Sollte der Bestellwert überschritten werden, so erscheint ein Warnhinweis. Bei der Prüfung werden alle offenen Rechnungen wertmäßig berücksichtigt. Mahnkonditionen / Letzte Mahnung (*nur bei ERP und CRM) Im Feld Mahnkonditionen kann eine kundenspezifische Mahnkondition zugeordnet oder diese aus der Kundengruppe übernommen werden. Zur Information wird das Datum der letzten Mahnung angezeigt. Zahlungsmoral (*nur bei ERP und CRM) Stand: Februar

85 Das Feld Zahlungsmoral enthält Informationen über die letzten 10 Zahlungsvorgänge des Kunden. Dabei werden folgende Kennzeichen verwendet: Zahlung Kennzeichen In Skontofrist In Nettofrist Nach Mahnung A B 1,2,3, Nach letzter Mahnung! Kostenstelle / Kostenträger (*nur bei ERP und CRM) Für die Übernahme Ihrer Umsätze in die Finanzbuchhaltung können Sie dem Kunden eine Kostenstelle und einen Kostenträger zuordnen. Über die Schaltfläche können Sie die entsprechenden Stammdaten suchen und ggf. bearbeiten. Betriebsstätte Sie können den Kunden einer Betriebsstätte zuweisen. Stand: Februar

86 3.4.3 Kundenstamm - Kommunikation In diesem Register kann eine Anrede / Briefanrede / zu Händen Text, ein Sprachkennzeichen, weitere Telefonnummern, eine Homepageadresse, weitere vier Kommunikationstexte hinterlegt werden. Darüber hinaus kann die Adresse einer Betriebsstätte zugeordnet werden. Über das Sprachkennzeichen werden Textbausteine für Kopf- und Fußtext sowie fremdsprachige Artikelbezeichnung bei der Belegerfassung ermittelt. (Kommunikation 1-4 nur bei CRM) Kundenstamm Kennzeichen (*nur bei lizenziertem CRM) Die zu speichernden Daten können Sie selbst nach Ihren individuellen Bedürfnissen festlegen. Stand: Februar

87 Unter <Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Kennzeichen> haben Sie die Möglichkeit, alle von Ihnen gewünschten zusätzlichen Kennzeichen anzulegen. Um einen Wert zu hinterlegen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche in der Spalte Det.. Sie erhalten dann mit Hilfe eines Dialoges die Möglichkeit, einen Wert für dieses Kennzeichen zu hinterlegen. Wollen Sie alle Kennzeichen gleichzeitig bearbeiten, so klicken Sie auf die Schaltfläche <Kennzeichen bearbeiten> Kundenstamm Dokumente (*nur bei lizenziertem ERP/CRM) In diesem Register werden Dokumente einem Kunden zugeordnet. Wollen Sie ein neues Dokument zu einem Artikel hinzufügen, so klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu". Sie erhalten einen Dateiauswahldialog. Ist das Dokument schon im Dokumentenstamm vorhanden, so können Sie dort das Dokument auch direkt einem Artikel zuordnen. Bilder, die einem Artikel zugeordnet sind, können sowohl in der Belegerfassung als auch im Webshop / Portal angezeigt werden. Stand: Februar

88 Durch Anklicken des Dokumentennamens öffnet sich das Dokument in der Vorschau. Über die Schaltfläche in der Spalte "Det." können Sie in den Dokumentenstamm verzweigen. Über die Schaltfläche in der Spalte "Lö." löschen Sie die Verknüpfung zwischen Artikel und Dokument, jedoch nicht das Dokument an sich. Über die Schaltfläche <Auswahl> wird Ihnen in dem Dialogfenster Dokument suchen eine Liste aller bereits vorhandenen Dokumente angezeigt. Über die Schaltfläche <Neu> besteht die Möglichkeit, ein neues Dokument anzulegen, mit Hilfe der Schaltfläche <Übernehmen> können Sie Ihrem Artikel ein nun bereits bekanntes Dokument zuordnen Kundenstamm Adressnachweis (*nur bei lizenziertem ERP/CRM) Sie erhalten die Information, wo diese Adresse verwendet wird Anlegen zusätzliche Informationen unter <Optionen> (*nur bei ERP) Durch Anklicken der Schaltfläche <Optionen> haben Sie noch die Möglichkeit, folgende Daten für den aktuellen Kunden anzulegen: Memotext Im Memotext kann ein beliebiger Zusatztext zu einem Kunden angelegt werden. Dieser kann optional bei der Belegerfassung automatisch angezeigt werden. Bankverbindung Stand: Februar

89 Unter Bankverbindungen können beliebig viele Banken mit Namen des Instituts, der Bankleitzahl, der Kontonummer und ggf. dem abweichenden Inhaber des Kontos hinterlegt werden. Markieren Sie dann, ob diese Bank beim Zahlungsverkehr (ZVK) und / oder für Lastschriftverfahren genutzt werden soll. Über die Schaltfläche Artikeldaten. kann eine Bankverbindung gelöscht werden. Sie können kundenspezifische Angebote für einzelne Artikel mit gesonderten Bestellnummern, Preisen und Rabatten hinterlegen. Umsatzplanung (*Nur beim Zusatzmodul Umsatzplanung und Analyse) Sie können für jede Periode des angewählten Geschäftsjahres Ihren geplanten Umsatz eintragen. Als Hilfe erhalten Sie für die einzelnen Perioden folgende Angaben: Ist Vorjahr, Abweichung %, Plan Vorjahr und Abweichung in %. Vertreterzuordnung (*Nur beim Zusatzmodul Vertreterprovisionierung) Soll ein Kunde für unterschiedliche Artikelgruppen von verschiedenen Vertretern betreut werden, so haben Sie die Möglichkeit, die entsprechenden Daten zu hinterlegen. Artikelgruppenrabatte Sie können für den aktuellen Kunden Artikelgruppenrabatte hinterlegen. Kreditauskunft Die Kreditauskunft für einen Kunden kann über das Optionen-Menü in den Stammdaten oder über Drill- Down an jeder Stelle des Programms aufgerufen werden. In der Kreditauskunft werden die Offenen Belege und die Offenen Posten dem Kreditlimit gegenübergestellt und damit der verfügbare Rahmen ermittelt. Das Kreditlimit wird im Kundenstamm auf der Seite Kundendaten eingetragen. In den Grundlagen kann eingestellt werden, ob die Anzeige der Belege nach Positionen aufgeschlüsselt werden soll. Daneben lässt sich in den Grundlagen der Berechungsmodus für Stand: Februar

90 das Kreditlimit festlegen. Wahlweise kann hier bestimmt werden, ob bereits beauftragte Positionen das Kreditlimit ausschöpfen, oder ob das erst mit Lieferung geschehen soll Auswertungen unter <Optionen> (*nur bei ERP) Unter der Schaltfläche <Optionen> haben Sie die Möglichkeit, folgende Auswertungen und Übersichten zu erhalten: Periodenumsätze Sie erhalten einen Überblick über die getätigten Umsätze dieses Kunden in der angewählten Periode. Die ausgegebenen Informationen können Sie durch die optionale Ausgabe von Vergleichswerten und einem prozentualen Vergleich noch erweitern. Artikelumsätze Es besteht die Möglichkeit eine Übersicht über alle Artikel, die der Kunde von Ihnen bezogen hat, zu erhalten. Durch die Angabe eines Artikelnummernbereichs und die Auswahl einer Artikelgruppe (mit oder ohne Untergruppen) kann die Auswertung beschränkt werden. Darüber hinaus können Sie entscheiden, ob die Auswertung über alle Betriebsstätten erfolgen soll oder nur über die aktuelle Betriebsstätte. Belegkartei Sie können eine Übersicht über alle Belege erhalten, die für diesen Kunden erstellt wurden. Dabei haben Sie die Möglichkeit den Zeitrahmen der Auswertung einzuschränken. Die Übersicht kann alle Belegarten ausweisen oder nur einzelne Belegarten: Angebotsbelege, Auftragsbelege, Lieferbelege, Rechnungsbelege und Webshopbestellungen. Offene Posten Sie erhalten eine Liste aller offenen Posten dieses Kunden Erweiterte Suche Kennzeichensuche In den Stammdaten (Adressen, Kunden, Lieferanten, Interessenten, Artikel, Auftragschancen) kann ein Datensatz auch nach Kennzeichen gesucht werden. Die Kennzeichen werden unter <Grundlagen / Allgemein / Kennzeichen> angelegt. Stand: Februar

91 Durch Auswahl der Kennzeichen (auch Mehrfachauswahl möglich) und bestätigen des <OK> Buttons wird die Suche über die ausgewählten Kenzeichen gestartet. 3.5 Gruppen Gruppen erlauben eine Klassifizierung und Zuordnung von Stammdaten. Später in weiteren Stammdatenmasken oder Auswertungen werden die Gruppen dann informativ angezeigt oder als Auswahlkriterium zur präzisen Selektion angeboten Adressgruppen Über Artikelgruppen können die von Ihnen angelegten Artikel nach Ihren Bedürfnissen zusammengefasst werden. Diese Zusammenfassungen finden in statistischen Auswertungen und bei der Erstellung von Listen ihre Anwendung. Die Artikelgruppen werden in <Stammdaten / Gruppen / Artikelgruppen> angelegt. Unter <Stammdaten / Artikel> können dann die einzelnen Artikel einer Artikelgruppe zugeordnet werden. Die von Ihnen angelegte Beschreibung erscheint auf allen Ausdrucken. Jeder Artikelgruppe kann eine Preis-/Rabattgruppe zugeordnet werden, die dann bei der Preisgestaltung berücksichtigt wird. Stand: Februar

92 Innerhalb der Artikelgruppen kann eine beliebige Hierarchiebildung durch die Definition von Untergruppen erfolgen. Die Struktur der Hierarchieebenen kann unter der Schaltfläche <Optionen / Artikelgruppe> individuell von Ihnen festgelegt werden. Anlegen von Adressgruppen Zum Anlegen einer neuen Artikelgruppe wird zunächst die Schaltfläche <Neu> angewählt. Erfassen Sie nun die Artikelgruppe, die Preis-/Rabattgruppe sowie die Beschreibung der Artikelgruppe. Artikelgruppe Zur Formulierung der Artikelgruppe stehen Ihnen max. 10 Zeichen zur Verfügung. Es handelt sich um die eindeutige Kurzbezeichnung der Artikelgruppe, die nur bei der Arbeit mit den Stammdaten Verwendung findet. Preis-/Rabattgruppe Es besteht die Auswahlmöglichkeit unter allen Preis-/Rabattgruppen, die Sie unter <Verkauf / Verkaufsgrundlagen / Preise/Rabatte / Preismatrix/Rabattmatrix> angelegt haben. Beschreibung Für die Beschreibung der Artikelgruppe stehen Ihnen 50 Zeichen zur Verfügung. Diese Beschreibung erscheint in allen Auswertungen und auf allen Listen. Haben Sie alle Daten festgelegt, so kann die neue Artikelgruppe durch Anklicken der Schaltfläche <Speichern> angelegt werden. Stand: Februar

93 Ändern von Adressgruppen Wollen Sie die Daten einer beliebigen Artikelgruppe ändern, so müssen Sie zunächst den entsprechenden Datensatz in der Auswahlliste anwählen. Die dazugehörenden Daten werden dann in den Feldern Preis-/Rabattgruppe und Beschreibung eingeblendet und können dort von Ihnen beliebig geändert werden. Die Änderungen werden dann durch Anklicken der Schaltfläche <Speichern> übernommen Mitarbeitergruppen Über Mitarbeitergruppen können die von Ihnen angelegten Mitarbeiter nach Ihren Bedürfnissen zusammengefasst werden. Diese Zusammenfassungen finden in statistischen Auswertungen und bei der Erstellung von Listen ihre Anwendung. Die Mitarbeitergruppen werden in <Stammdaten / Gruppen / Mitarbeitergruppen> angelegt. Unter <Stammdaten / Mitarbeiter> können dann die einzelnen Mitarbeiter einer Mitarbeitergruppe zugeordnet werden. Die von Ihnen angelegte Beschreibung erscheint auf allen Ausdrucken. Innerhalb der Mitarbeitergruppen kann eine beliebige Hierarchiebildung durch die Definition von Untergruppen erfolgen. Die Struktur der Hierarchieebenen kann unter der Schaltfläche <Optionen / Gruppenhierarchie> individuell von Ihnen festgelegt werden. Anlegen einer Mitarbeitergruppe Stand: Februar

94 Zum Anlegen einer neuen Mitarbeitergruppe wird zunächst die Schaltfläche <Neu> angewählt. Erfassen Sie nun die Mitarbeitergruppe sowie die Beschreibung der Mitarbeitergruppe. Mitarbeitergruppe Zur Formulierung der Mitarbeitergruppe stehen Ihnen max. 10 Zeichen zur Verfügung. Es handelt sich um die eindeutige Kurzbezeichnung der Mitarbeitergruppe, die nur bei der Arbeit mit den Stammdaten Verwendung findet. Beschreibung Für die Beschreibung der Mitarbeitergruppe stehen Ihnen 50 Zeichen zur Verfügung. Diese Beschreibung erscheint in allen Auswertungen und auf allen Listen. Haben Sie alle Daten festgelegt, so kann die neue Mitarbeitergruppe durch Anklicken der Schaltfläche <Speichern> angelegt werden Dokumentengruppen Über Dokumentengruppen können die von Ihnen angelegten Dokumente nach Ihren Bedürfnissen zusammengefasst werden. Diese Zusammenfassungen finden in statistischen Auswertungen und bei der Erstellung von Listen ihre Anwendung. Die Dokumentengruppen werden in <Stammdaten / Gruppen / Dokumentengruppen> angelegt. Unter <Information / Dokumente> können dann die einzelnen Dokumente einer Dokumentengruppe zugeordnet werden. Die von Ihnen angelegte Beschreibung erscheint auf allen Ausdrucken. Innerhalb der Dokumentengruppen kann eine beliebige Hierarchiebildung durch die Definition von Untergruppen erfolgen. Die Struktur der Hierarchieebenen kann unter der Schaltfläche <Optionen / Gruppenhierarchie> individuell von Ihnen festgelegt werden. Stand: Februar

95 Anlegen einer Dokumentengruppe Zum Anlegen einer neuen Dokumentengruppe wird zunächst die Schaltfläche <Neu> angewählt. Erfassen Sie nun die Dokumentengruppe sowie die Beschreibung der Dokumentengruppe. Dokumentengruppen Zur Formulierung der Dokumentengruppen stehen Ihnen max. 10 Zeichen zur Verfügung. Es handelt sich um die eindeutige Kurzbezeichnung der Dokumentengruppe, die nur bei der Arbeit mit den Stammdaten Verwendung findet. Beschreibung Für die Beschreibung der Dokumentengruppen stehen Ihnen 50 Zeichen zur Verfügung. Diese Beschreibung erscheint in allen Auswertungen und auf allen Listen. Haben Sie alle Daten festgelegt, so kann die neue Dokumentengruppe durch Anklicken der Schaltfläche <Speichern> angelegt werden Artikelgruppen Über Artikelgruppen können die von Ihnen angelegten Artikel nach Ihren Bedürfnissen zusammengefasst werden. Diese Zusammenfassungen finden in statistischen Auswertungen und bei der Erstellung von Listen ihre Anwendung. Die Artikelgruppen werden in <Stammdaten / Gruppen / Artikelgruppen> angelegt. Unter <Stammdaten / Artikel> können dann die einzelnen Artikel einer Artikelgruppe zugeordnet werden. Die von Ihnen ange- Stand: Februar

96 legte Beschreibung erscheint auf allen Ausdrucken. Jeder Artikelgruppe kann eine Preis-/Rabattgruppe zugeordnet werden, die dann bei der Preisgestaltung berücksichtigt wird. Innerhalb der Artikelgruppen kann eine beliebige Hierarchiebildung durch die Definition von Untergruppen erfolgen. Die Struktur der Hierarchieebenen kann unter der Schaltfläche <Optionen / Artikelgruppe> individuell von Ihnen festgelegt werden. Anlegen von Artikelgruppen Zum Anlegen einer neuen Artikelgruppe wird zunächst die Schaltfläche <Neu> angewählt. Erfassen Sie nun die Artikelgruppe, die Preis-/Rabattgruppe sowie die Beschreibung der Artikelgruppe. Artikelgruppe Zur Formulierung der Artikelgruppe stehen Ihnen max. 10 Zeichen zur Verfügung. Es handelt sich um die eindeutige Kurzbezeichnung der Artikelgruppe, die nur bei der Arbeit mit den Stammdaten Verwendung findet. Preis-/Rabattgruppe Es besteht die Auswahlmöglichkeit unter allen Preis-/Rabattgruppen, die Sie unter <Verkauf / Verkaufsgrundlagen / Preise/Rabatte / Preismatrix/Rabattmatrix> angelegt haben. Beschreibung Für die Beschreibung der Artikelgruppe stehen Ihnen 50 Zeichen zur Verfügung. Diese Beschreibung erscheint in allen Auswertungen und auf allen Listen. Stand: Februar

97 Haben Sie alle Daten festgelegt, so kann die neue Artikelgruppe durch Anklicken der Schaltfläche <Speichern> angelegt werden. Ändern von Artikelgruppen Wollen Sie die Daten einer beliebigen Artikelgruppe ändern, so müssen Sie zunächst den entsprechenden Datensatz in der Auswahlliste anwählen. Die dazugehörenden Daten werden dann in den Feldern Preis-/Rabattgruppe und Beschreibung eingeblendet und können dort von Ihnen beliebig geändert werden. Die Änderungen werden dann durch Anklicken der Schaltfläche <Speichern> übernommen Kundengruppen Über Kundengruppen können die von Ihnen angelegten Kunden nach Ihren Bedürfnissen zusammengefasst werden. Diese Zusammenfassungen finden in statistischen Auswertungen und bei der Erstellung von Listen ihre Anwendung. Die Kundengruppen werden in <Stammdaten / Gruppen / Kundengruppen> angelegt. Unter <Stammdaten / Kunden> können dann die einzelnen Kunden einer Kundengruppe zugeordnet werden. Die von Ihnen angelegte Beschreibung erscheint auf allen Ausdrucken. Für jede Kundengruppe können noch eine Preisliste, eine Rabattliste sowie eine Preis-/Rabattgruppe für die Preisgestaltung festgelegt werden. Sie können der Kundengruppe einen Rechnungskreis zuordnen und Sie können die Zahlungskonditionen sowie Mahnkonditionen der Kundengruppe bestimmen. Innerhalb der Kundengruppen kann eine beliebige Hierarchiebildung durch die Definition von Untergruppen erfolgen. Die Struktur der Hierarchieebenen kann unter der Schaltfläche <Optionen / Gruppenhierarchie> individuell von Ihnen festgelegt werden. Die Kundengruppen und ihre Verwaltung Stand: Februar

98 Zum Anlegen einer neuen Kundengruppe wird zunächst die Schaltfläche <Neu> angewählt. Erfassen Sie nun die Kundengruppe, die Preis-/Rabattgruppe sowie die Beschreibung der Kundengruppe. Kundengruppe Zur Formulierung der Kundengruppe stehen Ihnen max. 10 Zeichen zur Verfügung. Es handelt sich um die eindeutige Kurzbezeichnung der Kundengruppe, die nur bei der Arbeit mit den Stammdaten Verwendung findet. Beschreibung Für die Beschreibung der Kundengruppe stehen Ihnen 50 Zeichen zur Verfügung. Diese Beschreibung erscheint in allen Auswertungen und auf allen Listen. Preisliste / Rabattliste Sie können eine unter <Verkauf / Verkaufsgrundlagen / Preise/Rabatte> angelegte Preisliste bzw. Rabattliste hinterlegen. Die eingetragenen Daten können aber durch die direkte Eintragung einer Preis- und Rabattliste in den entsprechenden Kundendaten übersteuert werden. Preis-/Rabattgruppe Es besteht die Auswahlmöglichkeit unter allen Preis-/Rabattgruppen, die Sie unter <Verkauf / Verkaufsgrundlagen / Preise/Rabatte / Preismatrix/Rabattmatrix> angelegt haben. Rechnungskreis Bitte wählen Sie einen unter <Verkauf / Sammelrechnungen> festgelegten Rechnungskreis aus. Zahlungskonditionen An dieser Stelle können Sie eine unter <Stammdaten / Grundlagen / Zahlungen> definierte Zahlungskondition auswählen. Mahnkonditionen Sie haben die Möglichkeit, eine unter <Rechnungswesen / Mahnwesen> angelegte Mahnkondition auszuwählen. Haben Sie alle Daten festgelegt, so kann die neue Kundengruppe durch Anklicken der Schaltfläche <Speichern> angelegt werden. Stand: Februar

99 4 Zeiterfassung Die Zeiterfassung bildet die Grundlage für alle Rechnungsbestellungen an Kunden sowie für die Lohnabrechnungsinformationen eines Mitarbeiters. In der Zeiterfassung werden die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten eines Mitarbeiters erfasst. Wählen Sie zunächst einen Mitarbeiter aus. Tragen Sie dann ein, für welchen Tag Sie Zeiten erfassen wollen. Unter Woche von/bis erkennen Sie die Kalenderdaten der zu erfassenden Woche. Wählen Sie unter <Übersicht> aus, für welche Überlassung Zeiten erfasst werden sollen. Im Bereich Zusammenfassung am Tag werden die Zeiten je Erfassungstyp aufgeführt. Zur Erfassung einer Zeit wählen Sie bitte einen Erfassungstypen aus. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche <Tageseintrag>]. Es wird im unteren Bereich eine neue Zeile für den gewählten Tag erstellt, in welcher Sie nun die erbrachte Leistung erfassen können. Stand: Februar

100 Tag stellt den Wochentag dar, Info den Typ der Zeit (hier immer Überlassung), Zeittyp den soeben ausgewählten Erfassungstyp. Sie können den Erfassungstyp jetzt noch <Ändern>. Das Datum zeigt den kalendermäßigen Tag und die Uhrzeiten den Beginn sowie das Ende der Leistungserstellung. Im Feld <Beschreibung> können Sie einen freien Text erfassen, der später auch auf dem Rechnungsbeleg erscheinen wird. Die Optionen <Lohnabrechnung> und <Kundenabrechnung> legen fest, ob diese Zeit einen für die Abrechnungsassistentenrelevanten Eintrag darstellt. Mit der Schaltfläche <x> unter <Lö> kann die Zeiteingabezeile gelöscht werden. Ein Klick auf die Schaltfläche <Autom. Einträge> erstellt alle notwendigen Einträge der Woche automatisch anhand der Informationen aus Zeitmodell. Stand: Februar

101 5 Überlassungen Hier werden Ihre Mitarbeiterüberlassungen verwaltet. Eine Überlassung kann einerseits als vorübergehenden Übergang des Arbeitsverhältnisses eines Mitarbeiters von einer Firma zur nächsten verstanden werden, andererseits als dauerhafter Wechsel des Arbeitgebers seitens des Mitarbeiters. Der neue Arbeitgeber wird durch die hier hinterlegte Kundennummer repräsentiert. Durch diese Verknüpfung werden dem Arbeitgeber später entweder der Lohn des Mitarbeiters oder bei dauerhaftem Übergang die Transferleistung für die Vermittlung berechnet. 5.1 Grundlagen Dieses sind die Grunddaten der Überlassung. Überlassungsnummer Stand: Februar

102 Zur eindeutigen Zuordnung hat jede Überlassung eine Nummer. Aktueller Auftragsstatus Der aktuelle Auftragsstatus gibt Auskunft über den Zustand der Überlassung. Auftrag angenommen Der Überlassungsvertrag ist seitens des Kunden angenommen worden und aktiv. Es ist jetzt möglich, Zeiten zu erfassen und Kunden- und Lohnabrechnungen auf diesen Überlassungsvertrag zu erstellen. Nicht vergeben Der Auftrag wurde seitens des Kunden nicht akzeptiert oder wurde dem Wettbewerb erteilt. Erfasst Der Auftrag wurde im System erfasst, sein endgültiger Status ist aber noch nicht entschieden. Es ist nicht möglich, Zeiten zu erfassen. Beschreibung Hier kann eine Beschreibung hinterlegt werden. Diese wird bei Auswertungen und in der Zeiterfassung angezeigt. Kundennummer Hier wird der zur Überlassung zugehörige Kunde angezeigt. Mitarbeiter In diesem Feld wird der Mitarbeiter eingetragen, welcher dem Kunden überlassen oder verliehen werden soll. Beginn/Ende Hier wird die Zeitspanne des Vertrages hinterlegt. Ausgeübte Tätigkeit Ein Arbeitnehmer kann beim Arbeitgeberwechsel eine andere Tätigkeit ausführen, als er als Ausbildung nachweisen kann oder unter welcher er ursprünglich angestellt wurde. In diesem Feld muss daher angegeben werden, unter welcher Tätigkeit er beim Kunden unter Vertrag steht. Ressourcenplanung Existiert für den Mitarbeiter eine Planung für den im oberen Bereicht ausgewählten Vertrag, so wird hier die Planungs-ID zur Kenntnisnahme angezeigt. Drucken Stellen Sie hier die Druckvariante für den Vertrag ein. Druckvarianten können im Administrationsmenü verwaltet werden. Stand: Februar

103 Betriebsstätte Hier wird die Betriebsstätte für den Vertrag mit dessen Daten verknüpft. Nach der Verknüpfung ist der Vertrag nur noch von der verknüpften Betriebsstätte zugreifbar. Benachrichtigung Soll der Mitarbeiter per kontaktiert werden, kann hier der Editor gestartet werden. Zwischenablage Wurde ein Vertrag über das Menü in die Zwischenablage kopiert, so übernimmt ein Klick auf diesen Button die Daten aus der Zwischenablage in den aktuell selektierten Vertrag. Vertragsende Mitarbeiter Sie finden in diesem Feld das aus den Stammdaten des Mitarbeiters ermittelte Enddatum seines Anstellungsverhältnisses. Aktueller Mitarbeiter-Status Sie finden in diesem Feld den aus den Stammdaten des Mitarbeiters ermittelten Status. Unterlagen versendet: Wurden die Vertragsunterlagen an den Kunden verschickt, kann dies hier durch Eintragen des Versanddatums deutlich gemacht werden. Unterlagen erhalten: Sind die Unterlagen unterschrieben zurückerhalten worden, tragen Sie hier bitte das entsprechende Eingangsdatum ein. Memo Das Memofeld dient zur Aufnahme eines freien Texts. 5.2 Kundenvereinbarungen Stand: Februar

104 Kundenzeitmodell An dieser Stelle wird das Zeitmodell hinterlegt, mit welchem beim Kunden (der neue Arbeitgeber der Ressource) gearbeitet wird. Nettoarbeitszeit Dieser Wert stellt die wöchentliche Arbeitszeit der Ressource dar. Überstundenberechnung Übersteigt die Arbeitszeit der Ressource die vereinbarte Nettoarbeitszeit, kann hier hinterlegt werden, ab welcher wöchentlichen Arbeitszeit der erhöhte Stundensatz angesetzt werden soll. Vereinbarter Stundensatz Tragen Sie hier den mit dem Kunden vereinbarten Stundensatz ein. Fahrtkostenrückerstattung Werden Zuschläge angerechnet, wird hier der Wert pro Kilometer für die spätere Abrechnung hinterlegt. Fahrtkostenrückerstattung pauschal Handelt es sich um einen kilometerleistungsunabhängigen Betrag, so muss dieser hier abgespeichert werden. Spesen Tragen Sie hier die anfallenden Spesen ein. 5.3 Vereinbarte Erfassungen Stand: Februar

105 Mithilfe der vereinbarten Erfassungen verwalten Sie die Erfassungstypen, für welche die Ressource Leistungen erbringen soll. Ferner wird hier festgelegt, welcher Erfassungstyp für die spätere Abrechnung herangezogen werden kann. Krankmeldungen etc. können Sie hier gegen Abrechnung also sperren. Ein Klick auf [Neu] liefert Ihnen einen Suchdialog für die Erfassungstypen, deren Selektion sich anschließend im dargestellten Dialog befindet. Mit dem Button [x] können Sie einen eingetragen Erfassungstyp wieder von der Überlassung lösen. 5.4 Kennzeichen Unter dem Reiter der Kennzeichen haben Sie die Möglichkeit, alle von Ihnen gewünschten zusätzlichen Kennzeichen anzulegen. Um einen Wert zu hinterlegen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche in der Spalte Det.. Sie erhalten dann mit Hilfe eines Dialoges die Möglichkeit, einen Wert für dieses Kennzeichen zu hinterlegen. Wollen Sie alle Kennzeichen gleichzeitig bearbeiten, so klicken Sie auf die Schaltfläche <Kennzeichen bearbeiten> 5.5 Belege Wurden mithilfe des Assistenten Abrechungen für diesen Überlassungsvertrag erstellt, so erscheinen diese unterhalb dieses Reiters zur späteren Einsichtnahme und optisch komfortablen Verknüpfung. Mit dem [ ] Button werden Sie zur Belegerfassungsmaske des Beleges geleitet. Der Entfernen Button [x] löscht den Beleg. 5.6 Dokumente In diesem Register werden Dokumente einer Überlassung zugeordnet. Wollen Sie ein neues Dokument zu einer Überlassung hinzufügen, so klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu". Sie erhalten einen Dateiauswahldialog. Ist das Dokument schon im Dokumentenstamm durch Anklicken des Dokumentennamens öffnet sich das Dokument in der Vorschau. Stand: Februar

106 Über die Schaltfläche in der Spalte "Det." können Sie in den Dokumentenstamm verzweigen. Über die Schaltfläche in der Spalte "Lö." löschen Sie die Verknüpfung zwischen Überlassung und Dokument, jedoch nicht das Dokument an sich. Über die Schaltfläche <Auswahl> wird Ihnen in dem Dialogfenster Dokument suchen eine Liste aller bereits vorhandenen Dokumente angezeigt. Über die Schaltfläche <Neu> besteht die Möglichkeit, ein neues Dokument anzulegen, mit Hilfe der Schaltfläche <Übernehmen> können Sie Ihrer Überlassung nun bereits bekannte Dokument zuordnen vorhanden, so können Sie dort das Dokument auch direkt einer Überlassung zuordnen. 5.7 Zeitmodell Auswahl Wurde die Ressource bereits einmal abgerechnet, so finden Sie hier die dazugehörigen bereits verwendeten Zeitmodelle. Mit Anwahl des Hakens am Anfang der Zeile eines Zeitmodells wird dieses automatisch für die ausgewählte Überlassung gesetzt. Über den Details Button [ ] gelangen Sie zum Stammdatendialog des Zeitmodells bzw. zum Zeitmodell des ausgewählten Kunden. Stand: Februar

107 Mit dem Button [Neu] können Sie der Liste ein neues Zeitmodell hinzufügen (nicht neu erstellen!). Bitte beachten Sie, dass dieses automatisch aus der Liste gelöscht wird, falls es keine Verwendung findet. Stand: Februar

108 6 Kundenabrechnungsassistent Wurden Zeiten für einen Kunden erfasst, so werden diese über den Kundenabrechnungsassistenten geltend gemacht und in Lieferscheine, sowie auf Wunsch in Rechnungen übernommen. Öffnen Sie zu diesem Zweck den Kundenabrechnungsassistenten: Ein Klick auf <Weiter> startet den Assistenten: Stand: Februar

109 Wählen Sie die abzurechnenden Zeiträume aus und klicken Sie auf die Schaltfläche <Weiter>. Sodann gelangen Sie zur Auswahl abrechenbarer Überlassungsdaten, für die abrechenbare Zeiten existieren: Stand: Februar

110 Nach der Auswahl der abzurechnenden Einträge und einem Klick auf <Weiter> werden die Lieferscheine erstellt. Stand: Februar

111 Der Button < > unter <Details> öffnet für Sie die Verkaufsbelegerfassung mit dem erstellten Lieferschein. Sie können an dieser Stelle dann Änderungen vornehmen und den Lieferschein selbst manuell in eine Rechnung weiterverarbeiten, oder dieses automatisch vom System bewerkstelligen lassen. Wählen Sie den Lieferschein aus und klicken dann auf <Weiter> Stand: Februar

112 so werden aus den Lieferscheinen für Sie zudem noch die entsprechenden Rechnungen erstellt. Das Ergebnis der Abrechnungen können Sie in den Stammdaten der Überlassung auf dem Reiter <Belege> einsehen: Stand: Februar

113 Stand: Februar

114 7 Personalabrechnungsassistent Ein Mitarbeiter hatte in der Zeiterfassung angegeben, dass er am das Pflichtenheft für einen Kunden während eines Überlassungszeitraumes geprüft hat. Diese Information wurde im System hinterlegt. Um Informationen für die Lohnabrechnung zu erhalten, können Sie den Personalabrechnungsassistent verwenden. In der Zeiterfassung ist die Leistung vom erfasst worden. Starten Sie nun den Personalabrechnungsassistenten: Stand: Februar

115 Nach einem Klick auf <Weiter> werden alle derzeit zur Verfügung stehenden Perioden visualisiert. Für unser Beispiel wird die Periode <Januar 2005> gewählt. Setzen Sie den Vorgang via Klick auf <Weiter> fort. Stand: Februar

116 Im nächsten Fenster werden Ihnen alle Ressourcen angezeigt, zu denen Zeiten existieren, die abgerechnet werden können. Stand: Februar

117 Durch Markieren der relevanten Ressourcen und anschließendem Klick auf <Weiter> werden die Abrechnungen nun erstellt und als Ergebnisse auf Wunsch angezeigt. Klicken Sie zur Anzeige der Abrechnungsauswertung nach Selektion der Ressource auf <Ergebnisse>. Stand: Februar

118 Der Button <Fertigstellen> beendet den Assistenten. Stand: Februar

119 8 Auswertungen Hier erhalten Sie den erforderlichen Überblick über Ihre Mitarbeiter und deren Zeiteingaben. 8.1 Mitarbeiter Die Mitarbeiterauswertung zeigt eine Liste aller im Unternehmen angelegten Ressourcen an. 8.2 Kundenabrechnungsstapel Kundenabrechungsstapel sind das Resultat des Kundenabrechnungsassistenten. Nutzen Sie diese Auswertung, um einen Überblick über die abgerechneten Belege zu erhalten. 8.3 Zeiteingaben Die Auswertung bietet Ihnen einen Überblick über alle erfassten Zeiten je Mitarbeiter. 8.4 Zeitmodelle Administratoren und Mitarbeiter, die die Daten pflegen, können bei der Prüfung und Erfassung von Zeitmodellen diese Auswertung zu Rate ziehen. Sie zeigt alle im System erfassten Zeitmodelle an. Stand: Februar

120 8.5 Stundenzettelabrechnungen Der Personalberechnungsassistent erzeugt Stundenzettelabrechnungen. Diese Abrechnungen können Sie mit dieser Auswertung erneut anzeigen bzw. für die Archivierung ausdrucken lassen. Stand: Februar

121 Stand: Februar

122 9 Kostenrechnung An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kostenstellen und Kostenträger anzulegen und in Gruppen zusammenzufassen. Die Gruppenbildung können Sie beliebig hierarchisch strukturieren, um eine bessere Übersicht zu erhalten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, jeder Kostenstelle und jedem Kostenträger einen Verantwortlichen zuzuordnen. Bei der Erfassung der Stammdaten empfiehlt es sich, zunächst den Kostenverantwortlichen anzulegen. Anschließend sollten Sie Kostenstellengruppen sowie Kostenträgergruppen definieren. Erst danach legen Sie bitte die Kostenstellen und die Kostenträger an, da bei dieser Stammdatenerfassung Auswahllisten der dazugehörenden Gruppen und der Kostenverantwortlichen zur Verfügung stehen. 9.1 Kostenstellen Hier sollten Sie in Abstimmung mit Ihrer Finanzbuchhaltung sämtliche Kostenstellen hinterlegen, für die eine Datenübernahme in die angeschlossene Finanzbuchhaltung geplant ist. Dafür müssen folgende Daten erfasst werden: Kostenstellennummer Stand: Februar

123 Die von Ihnen eingegebene Kostenstellennummer wird automatisch nach den unter <Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Nummernformatierung> definierten Kriterien formatiert. Bitte achten Sie dabei darauf, dass die Kostenstellennummern den Nummern der Finanzbuchhaltung entsprechen. Bezeichnung Für die Bezeichnung können Sie einen 50 Zeichen langen beliebigen Text anlegen. Kostenstellengruppe Sie können jetzt die Kostenstelle einer Kostenstellengruppe zuordnen. Hierfür steht Ihnen eine Auswahlliste aller Kostenstellengruppen zur Verfügung, die Sie unter <Stammdaten / Grundlagen / Kostenrechnung / Kostenstellengruppen> angelegt haben. Verantwortlicher Es steht Ihnen eine Auswahlliste aller Kostenverantwortlichen zur Verfügung, die Sie unter <Stammdaten / Grundlagen / Kostenrechnung / Kostenverantwortliche> definiert haben. Zusatztext An dieser Stelle kann ein beliebiger Text von Ihnen hinterlegt werden. Zusätzliche Möglichkeiten unter <Optionen> Unter der Schaltfläche <Optionen> haben Sie die Möglichkeit, über Wiedervorlage Bearbeitungswünsche als Aufgabe für sich selbst oder andere zu formulieren. 9.2 Kostenträger An dieser Stelle müssen Sie sämtliche Kostenträger hinterlegen, für die eine Datenübernahme in die angeschlossene Finanzbuchhaltung geplant ist. Bitte achten Sie darauf, dass die Kostenträgernummern denen der Finanzbuchhaltung entsprechen. Folgende Stammdaten müssen nun angelegt werden: Kostenträgernummer Die eingegebene Nummer wird automatisch nach den unter <Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Nummernformatierung> erfassten Kriterien formatiert. Bitte informieren Sie sich bei Ihrer Finanzbuchhaltung, welche Kostenträgernummern benötigt werden. Bezeichnung Tragen Sie bitte die genaue Bezeichnung des Kostenträgers ein. Die Bezeichnung darf eine Länge von maximal 50 Zeichen haben. Kostenträgergruppe An dieser Stelle können Sie dem Kostenträger eine Kostenträgergruppe zuordnen. Diese Kostenträgergruppe muss zuvor unter <Stammdaten / Grundlagen / Kostenrechnung / Kostenträgergruppe> angelegt worden sein. Stand: Februar

124 Verantwortlicher Es steht Ihnen eine Auswahlliste aller Kostenverantwortlichen zur Verfügung, die Sie unter <Stammdaten / Grundlagen / Kostenrechnung / Kostenverantwortliche> definiert haben. Zusatztext Sie können einen beliebig langen Zusatztext hinterlegen. Zusätzliche Möglichkeiten unter <Optionen> Unter der Schaltfläche <Optionen> haben Sie die Möglichkeit, über Wiedervorlage Bearbeitungswünsche als Aufgabe für sich selbst oder andere zu formulieren. 9.3 Kostenstellengruppe Über die Kostenstellengruppen, können die von Ihnen angelegten Kostenstellen nach Ihren Bedürfnissen zusammengefasst werden. Diese Zusammenfassungen dienen der besseren Übersicht über Ihre Kostenstellen. Innerhalb der Kostenstellengruppen kann eine beliebige Hierarchiebildung durch die Definition von Untergruppen erfolgen. Die Struktur der Hierarchieebenen kann unter der Schaltfläche <Optionen / Gruppenhierarchie> von Ihnen definiert werden. Für jede Kostenstellengruppe muss eine Kurzbezeichnung, die Kostenstellengruppe sowie die Bezeichnung hinterlegt werden: Kostenstellengruppe Sie können eine 10 Zeichen lange Kurzbezeichnung anlegen. Bezeichnung Für die Bezeichnung der Kostenstellengruppe definieren Sie einen beliebigen Text aus maximal 50 Zeichen. Stand: Februar

125 Um die Gruppenhierarchien der einzelnen Kostenstellengruppen festzulegen, wählen Sie bitte unter <Optionen> den Menüpunkt Gruppenhierarchie an. Sie können nun die Hierarchiestruktur neu anlegen oder einzelne Kostenstellengruppen hinzufügen. Um genauere Informationen zu erhalten, lesen Sie bitte in dem übernächsten Abschnitt nach unter Bilden von Hierarchieebenen innerhalb der Gruppen. Zusätzliche Möglichkeiten unter <Optionen> Unter der Schaltfläche <Optionen> haben Sie die Möglichkeit, über Wiedervorlage Bearbeitungswünsche als Aufgabe für sich selbst oder andere zu formulieren. 9.4 Kostenträgergruppe Die von Ihnen angelegten Kostenträger können Sie nach Ihren Vorstellungen über die Kostenträgergruppen zusammenfassen. Diese Gruppenbildungen dienen der besseren Übersicht über Ihre Kostenträger. Innerhalb der Kostenträgergruppen kann eine beliebige Hierarchiebildung durch die Definition von Untergruppen erfolgen. Die Struktur der Hierarchieebenen kann unter der Schaltfläche <Optionen / Gruppenhierarchie> von Ihnen festgelegt werden. Für jede Kostenträgergruppe muss eine Kurzbezeichnung, die Kostenträgergruppe sowie die Bezeichnung definiert werden: Kostenträgergruppe Zur eindeutigen Identifikation legen Sie eine 10 Zeichen lange Kurzbezeichnung an. Bezeichnung Zur Formulierung der Bezeichnung für die Kostenträgergruppe stehen Ihnen maximal 50 Zeichen zur Verfügung. Stand: Februar

126 Um die Gruppenhierarchien der einzelnen Kostenträgergruppen festlegen zu können, wählen Sie bitte unter <Optionen> den Menüpunkt Gruppenhierarchie an. Sie können nun die Hierarchiestruktur neu anlegen oder einzelne Kostenträgergruppen hinzufügen. Um genauere Informationen zu erhalten, lesen Sie bitte gleich im nächsten Abschnitt nach unter Bilden von Hierarchieebenen innerhalb der Gruppen. Zusätzliche Möglichkeiten unter <Optionen> Unter der Schaltfläche <Optionen> haben Sie die Möglichkeit, über Wiedervorlage Bearbeitungswünsche als Aufgabe für sich selbst oder andere zu formulieren. Nach der Wahl <Optionen / Gruppenhierarchie> werden Ihnen im linken Bereich des Bildschirms die schon angelegten Hierarchien der Gruppen in Form einer Baumstruktur angezeigt. Diese Struktur kann in beliebig viele Ebenen verschachtelt werden. Um alle Untergruppen einer Kostenstellen- bzw. Kostenträgergruppe anzuzeigen, klicken Sie bitte auf die betreffende Gruppenbezeichnung. Unter Freie Gruppen finden Sie eine Liste aller Kostenstellen- bzw. Kostenträgergruppen, die noch nicht in die Baumstruktur eingefügt wurden. Sie haben jetzt die Möglichkeit, die Baumstruktur zu bearbeiten. Sie können Kostenstellen- bzw. Kostenträgergruppen in eine bereits bestehende Hierarchieebene hinzufügen. Sie können zu einzelnen Gruppen Untergruppen anlegen und Sie können auch bereits eingeordnete Gruppen wieder aus der Baumstruktur entfernen. Gruppen in der gleichen Hierarchieebene einfügen Dafür bewegen Sie sich bitte an die Stelle der Baumstruktur, an der Sie eine neue Gruppe hinzufügen wollen. Wählen Sie nun aus der Liste der Freien Gruppen die Kostenstellen- bzw. Kostenträgergruppe aus, die in der gleichen von Ihnen markierten Hierarchieebene eingefügt werden soll. Mit der Schaltfläche <Vorgänger einfügen> wird die ausgewählte freie Gruppe vor dem markierten Platz in der Baumstruktur eingefügt. Mit der Schaltfläche <Nachfolger einfügen> wird die freie Gruppe hinter dem markierten Platz in der Baumstruktur eingefügt. Gruppen in Untergruppen anlegen Hierfür markieren Sie bitte die Gruppe in der Baumstruktur, unter der Sie eine Untergruppe anlegen möchten. Wählen Sie dann eine Kostenstellen- bzw. Kostenträgergruppe aus der Liste der Freien Gruppen aus, die Sie in diese Untergruppe aufnehmen möchten. Mit der Schaltfläche <Untergruppe anlegen> wird dann diese Gruppe aus der Freien Liste eine Hierarchieebene tiefer eingefügt. Gruppen aus der Baumstruktur entfernen Die in der Baumstruktur markierte Kostenstellen- bzw. Kostenträgergruppe wird durch Anklicken der Schaltfläche <Aus Baum entfernen> aus der bestehenden Baumstruktur entfernt. Sie steht dann wieder in der Liste der Freien Gruppen zur Verfügung. Zusätzliche Möglichkeiten unter <Optionen> Unter der Schaltfläche <Optionen> haben Sie die Möglichkeit, über Wiedervorlage Bearbeitungswünsche als Aufgabe für sich selbst oder andere zu formulieren. Stand: Februar

127 9.5 Kostenverantwortliche Für alle Kostenstellen und Kostenträger kann ein Verantwortlicher hinterlegt werden. Durch diese Stammdaten, die unter <Stammdaten / Grundlagen / Kostenrechnung / Kostenverantwortliche> angelegt werden, wird eine Auswahlliste in den entsprechenden Stammdatenmasken zur Verfügung gestellt. Diese Auswahlliste enthält alle unter Bezeichnung gespeicherten Daten. Für die Stammdaten der Kostenverantwortlichen werden folgende Daten erfasst: Kurzname Als Kurzname wird ein maximal zehn Zeichen langes Kürzel eingegeben, das der eindeutigen internen Identifikation dient. Bezeichnung Für die Bezeichnung stehen Ihnen 50 Zeichen zur Verfügung. Der eingegebene Text steht Ihnen in der Auswahlliste Kostenverantwortlicher zur Verfügung. Telefon Sie haben die Möglichkeit die Telefonnummer des Kostenverantwortlichen zu hinterlegen. Fax An dieser Stelle können Sie die Faxnummer des Kostenverantwortlichen angeben. Stand: Februar

128 An dieser Stelle können Sie die -Adresse des Kostenverantwortlichen eintragen. Zusätzliche Möglichkeiten unter <Optionen> Unter der Schaltfläche <Optionen> haben Sie die Möglichkeit, über Wiedervorlage Bearbeitungswünsche als Aufgabe für sich selbst oder andere zu formulieren. Stand: Februar

129 10 Datenexport Hier können Sie Änderungsprotokolle exportieren. Zur Auswahl stehen Stammdaten, Lohndaten und Zeiteingaben. Stand: Februar

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