Effiziente Dienstplanung und Zeiterfassung. Dirk Schirmer. Tagung der Fachgruppe kirchlicher Tagungshäuser 24. März 2014

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1 Effiziente Dienstplanung und Zeiterfassung Dirk Schirmer Tagung der Fachgruppe kirchlicher Tagungshäuser 24. März

2 Über uns Gründung 2006 Focus: Praxisgerechte Lösungen für Klein- und Mittelständische Betriebe der Hotellerie/Gastronomie, des Handels und der Dienstleistungsbranche Kassen-/Abrechnungssysteme Kunden-Management-Systeme (CRM) Archivierung / Dokumentenmanagement Entwicklung einer Dienstplansoftware nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten 2008 Markteinführung Dienstplansoftware Kooperationen mit Dehoga Niedersachsen, gut-hotels-gruppe, Wellness-Hotels, etc Gründung Plannico für cloudbasierte Variante 2

3 Potential Die großen Kostenblöcke im Gastgewerbe: Personalkosten % Wareneinsatz % Energie 7-10 % Miete/Pacht 8-12 % Alle übrige Betriebskosten 10-20% Zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit die Posten angehen, die die größten Anteile/Einzelpotentiale haben Jeder Prozentpunkt bringt bei einem Jahresumsatz von 250 T >>> Gewinn 500 T >>> Gewinn 1 Mio >>> Gewinn 3

4 Operative Steuerungsmöglichkeiten 4 Personalkosten Lohn-/Gehaltsvereinbarungen Aushilfen / Stundenkräfte Arbeitszeit-Flexibilisierung Zeitarbeit / Outsourcing Ausnutzung steuerlicher Vergünstigungen Gewährung von Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen Nutzung des Rabattfreibetrages Optimierung der Einsatzplanung Richtige Anzahl Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort Wareneinsatz Soll-Warenaufwandsermittlung Tägliche Ist-Warenaufwandskontrolle Angebotssteuerung

5 GZSZ-Herausforderung Gute Zeiten Schlechte Zeiten >> Starkes Geschäftszeiten Schwache Geschäftszeiten Frühstück Mittag Abend Werktage Wochenende Ferien / Feiertage Messen Veranstaltungen Idealfall: Mitarbeiter sind nur dann anwesend, wenn sie gebraucht werden Synchronisierung Einsatzzeiten mit Umsatz-Zeiten Ausrichtung der Personalkosten an erzielbaren Umsatz Balance zwischen Servicequalität und Kosten 5

6 Dienstplanung bisher Oft manuell auf Papier oder Excel Zeitaufwendig Individuell Statisch Excel-Lösungen meist unzureichend und fehleranfällig 6

7 Dienstplanung heute Integration von Dienstplanung Leistungsplanung aus operativen Vor-Systemen Urlaubsplan Arbeitszeitkonten Versetzungspläne für Auszubildende Springerverwaltung Ist-Daten für Lohnabrechnung Arbeitszeiten SFN-Zuschlagszeiten Sachbezüge (Kost/Rabatte) Abwesenheits-/Fehlzeiten Ausgabe via Schnittstelle zum Steuerberater 7

8 Wochenplanung Anreisen, Abreisen Umsatz, Wetter Urlaubssaldo Arbeitszeitkonten Überstd/Guttage Arbeitszeiten Stationszuordnung Einsatzstunden Personalkosten 8

9 Fine tuning Optimierung der Tageszeiten Anpassen der Zeiten via Drag n drop Sollbesetzung je Stunde Anzeige Über-/ Unterbesetzung 9

10 Planung im Web 10

11 Wirtschaftlichkeitssteuerung Steuerungsansatz bereits bei der Planung (!) Produktivitätskennziffern Personalkostenermittlung Personalkostenquote Informationen sind Abfallprodukt der Dienstplanung Soll-/Ist-Vergleich Optimierung durch Integration und Entlastung von Verwaltungsaufgaben 11

12 Urlaubsplanung bisher 12 12

13 Urlaubsplanung heute Integriert in die Dienstplanung einschließlich Schulzeiten, Sonderurlaub, etc. 13

14 Urlaubsplanung im Web 14

15 Immer den Resturlaub im Blick 15

16 und mobil 16

17 mit aktuellen Informationen 17

18 Übersicht Anträge 18

19 Ist-Zeitenermittlung bisher Gar nicht oder als isolierte Lösung 19 19

20 Zeiterfassung heute Integriert in die Dienstplanung basierend auf Planzeiten oder angebundene Zeiterfassung 20

21 Nutzen wir die Techniken Zeiterfassungsterminals Stempelung am Smartphone oder PC SMS Erinnerungen vor Dienstbeginn Planung und Zeiterfassung mit Kundenund/oder Projektzuordnung 21

22 Abwesenheiten/Fehlzeiten Urlaubstage, Krank, AZV, Schule, Sonderurlaub, etc. 22

23 Den Überblick behalten 23

24 Planungsunterstützung Schicht-/Zeitmodelle Kopieren /Vorbelegen von Dienstplänen Flexible Pausenregelungen für automatischen Pausenabzug Springer/Vertretungsdienste Ferien-/Feiertags-Kalender Hinweis auf Einhaltung der Arbeitszeitregelungen Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, Pausen Hinweis auf Einhaltung des Jugendarbeitsschutzes Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, Pausen, Nachtruhe Genehmigungsworkflow Langzeitplanung (z.b. für Auszubildende) 24

25 Vorteile durch effektive Mitarbeiterplanung Kosteneinsparungen durch Ausnutzung von steuerlichen Regelungen Aufzeichnungspflichten beachten Synchronisierung Arbeitszeiten mit Umsatzzeiten Ablaufoptimierung Durchgehende Prozesse von der Planung bis zur Abrechnung Vermeidung doppelter Datenpflege Transparente Datenhaltung 25

26 Vorteile webbasierte Planung Kein Investitionsaufwand Keine Betriebskosten Server Kurzfristiger Einstieg Keine langfristige Vertragsbindung Ortsunabhängiger Zugriff: Büro, Zentrale, mobil, zuhause Permanente Datensicherung 26

27 Wareneinsatzkontrolle bisher Warenwirtschaft Inventuren Artikelstatistiken Diebstahlkontrollen Verbrauchskontrollen Portionierungskontrollen Passkontrollen und, und, und... >>> meist unpraktikabel, aufwändig, wenn nicht gar unmöglich. 27

28 Warenaufwandssteuerung heute Ermittlung Soll-Warenaufwand Kalkulation des Speisen- und Getränke-Angebotes Gewichtung mit den Abverkäufen (aus dem Kassensystem) >> Objektivierung der erreichbaren Wareneinsatzquote Ermittlung Ist-Warenaufwand Verkäufe nach Sparten Aus dem Kassensystem Einkäufe nach Sparten Die meisten Lieferanten liefern sparten-rein 28

29 Herausforderung Zeitnahe Ermittlung nicht auf die BWA warten Aktualität geht vor Genauigkeit um reagieren zu können Aktualisierung Kalkulationen bei EK-Preis-Änderungen Gegensteuerungsmaßnahmen Überprüfung Rezepttreue Diebstahl Verderb / Überproduktion / Hygiene überprüfen Gestiegene Einkaufspreise, veränderte Marktpreise: > Kalkulationen anpassen Aktives Verkaufsverhalten fördern Angebotspräsentation nach Wirtschaftlichkeitskriterien überarbeiten 29

30 Legen Sie los Unternehmerische Sicherheit durch effiziente einfache flexible Personaleinsatzplanung 30

31 Einfach ausprobieren plannico TESTGUTHABEN 31

32 PersoPlan Entwicklungsges. mbh Customer in Focus GmbH & Co. KG 32 Steinhof 5a, Haus 2 D Erkrath Telefon

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